รายงานโปรเเกรมสำเร็จรูป

รายงาน เรื่อง โปรแกรมสำเร็จรูปในงานสำนักงาน นางสาวจรรยพร บุญหนุน รหัสนักศึกษา 66302160001 ระดับประกาศนียบัตรวิชาชีพชั้นสูงชั้นปีที่ 1/1 รายงานฉบับนี้เป็นส่วนหนึ่งของการเรียนวิชา สาขาการจัดการสำนักงาน วิทยาลัยอาชีวศึกษาอุบลราชธานี ภาคเรียนที่ 1 ปีการศึกษา 2566

รายงาน เรื่อง โปรแกรมสำเร็จรูปในงานสำนักงาน นางสาวจรรยพร บุญหนุน รหัสนักศึกษา 66302160001 ระดับประกาศนียบัตรวิชาชีพชั้นสูงชั้นปีที่ 1/1 รายงานฉบับนี้เป็นส่วนหนึ่งของการเรียนวิชาการใช้โปรแกรมสำเร็จรูปในงานสำนักงาน สาขาการจัดการสำนักงาน วิทยาลัยอาชีวศึกษาอุบลราชธานี ภาคเรียนที่ 1 ปีการศึกษา 2566

ก คำนำ รายงานฉบับนี้จัดทำขึ้นเพื่อประกอบการเรียนวิชาการใช้โปรแกรมสำเร็จรูปในงานสำนักงาน โดยมีจุดประสงค์เพื่อให้ผู้จัดทำได้ฝึกการศึกษาค้นคว้า และนำสิ่งที่ได้ศึกษาค้นคว้ามาสร้างเป็น ชิ้นงานเก็บไว้เป็นประโยชน์ต่อการเรียนการสอนของตนเอง ทั้งนี้ เนื้อหาได้รวบรวมมาจากหนังสือเรียนและจากหนังสือคู่มือการเรียนอีกหลายเล่มพร้อมทั้ง ค้นหาบนเว็บซ์หรืออินเทอร์เน็ตต่าง ๆ ด้วย ผู้จัดทำหวังว่ารายงานฉบับนี้คงมีประโยชน์ต่อผู้ที่ นำไปใช้ให้เกิดผลตามความคาดหวัง จรรยพร บุญหนุน 21 พฤษภาคม 2566

ข สารบัญ เรื่อง หน้า คำนำ ก สารบัญ ข โปรแกรมสำเร็จรูป 1 Microsoft Office (ไมโครซอฟท์ ออฟฟิต) 1 Microsoft Excel (ไมโครซอฟท์ เอ็กซ์เซว) 2 Microsoft Teams (ไ มโครซอฟท์ ไทม์) 5 Microsoft word (ไมโครซอฟต์เวิร์ด) 8 Microsoft Powerpoint (ไมโครซอฟท์พาวเวอร์พ้อย ) 12 Microsoft Outlook (ไมโครซอฟท์ เอ้าลุค) 20 Microsoft OneNote (ไมโครซอฟท์ วันโน๊ต) 25 Microsoft OneDrive (ไมโครซอฟท์ วันได ร ) 27 Microsoft SharePoint (ไมโครซอฟท์แชร์พอนท์ ) 29 Canva (แคนวา ) 41 บรรณานุกรม ค ประวัติผู้จัดทำ ง

1 โปรแกรมสำเร็จรูป โปรแกรมหรือซอฟต์แวร์ เป็นชุดคำสั่งที่มีการจัดเรียงลำดับได้ถูกต้อง และสามารถนำมาทำงาน ได้ผลลัพธ์อย่างที่ผู้ใช้ต้องการ โดยซอฟต์แวร์แบ่งได้เป็นสองแบบได้แก่ ซอฟต์แวร์ หรือ โปรแกรมประยุกต์ ที่มีผู้จัดทำไว้เพื่อใช้ในการทำงานประเภทต่าง ๆ โดยที่ผู้อื่นสามารถนำโปรแกรมไปใช้กับข้อมูลของตัวเอง ได้ แต่ดัดแปลงหรือแก้ไขไม่ได้ ซอฟต์แวร์ถูกสร้างขึ้นมาเพื่อใช้งานในสำนักงานหรืองานส่วนตัวทั่วไป โปรแกรมแบ่งออกเป็นสองประเภท 1. โปรแกรมสำเร็จรูป (Package Program) เป็นโปรแกรมที่นักพัฒนาระบบได้เขียนเอาไว้เพื่อ จำหน่าย และทำให้ผู้ใช้งานโปรแกรมสามารถใช้งานในสิ่งที่ตนเองต้องการได้ โดยที่ผู้ใช้ไม่จำเป็นต้องมี ความรู้ความสามารถด้านคอมพิวเตอร์มาก แต่เพียงแค่ผู้ใช้ต้องเรียนรู้วิธีการใช้งานเท่านั้น ซึ่งทางผู้พัฒนา จะมีคู่มือสอนใช้งานโปรแกรมสำเร็จรูปมาให้ไว้อยู่แล้ว 2. โปรแกรมที่ผู้ใช้เขียนเอง (User Written Program) เป็นโปรแกรมที่ผู้ใช้เขียนขึ้นมาใช้งานเอง ตามที่ตนเองต้องการ โดยใช้เทคนิคและความชำนาญของผู้เขียนโปรแกรมเองโดยเฉพาะ Microsoft Office เป็นชุดโปรแกรมสำนักงาน ที่นิยมใช้กันมากในสำนักงานหรือสถานศึกษา พัฒนาขึ้นโดย Microsoft (ไมโครซอฟท์) ชุดโปรแกรมภายใน Microsoft Office (ไมโครซอฟท์ ออฟฟิต) จะมีโครงสร้าง คล้ายๆกัน สามารถใช้ได้ทั้งระบบปฏิบัติการวินโดวส์ และแอปเปิล Microsoft Office (ไมโครซอฟท์ออฟฟิต) จะประกอบด้วย Microsoft word (ไมโครซอฟท์ เวิร์ด, Microsoft Excel (ไมโครซอฟท์ เอ็กเซล), Microsoft Access (ไมโครซอฟท์ แอคเซส), Microsoft Powerpoint (ไมโครซอฟท์ พาวเวอร์พอยต์), Microsoft Outlook (ไมโครซอฟท์ เอาท์ลุค), Microsoft Publisher (ไมโครซอฟท์ พับบลิชเชอร์), Microsoft Visio (ไมโครซอฟท์ วิซิโอ), Microsoft Onenote (ไมโครซอฟท์ วันโน๊ต), Microsoft InfoPathfillers (ไมโครซอฟท์ อินโฟพาธ ฟิลเลอร์), Microsoft InfoPathDesigner (ไมโครซอฟท์ อินโฟพาธ ดีไซน์เนอร์), Microsoft SharePoint Kraftwerk Spanish left (ไมโครซอฟท์แชร์พอยท์เวิร์กเสปซ) และยังสามารถใช้บริการผ่านระบบเครือแม่ข่าย นอกจากนี้ยังมี บริการทำงานผ่านหน้าเว็บ ทำให้การทำงานสามารถทำงานแบบออนไลน์ได้ ในรุ่นใหม่ๆ ของไมโครซอฟท์ ออฟฟิศ เราจะเรียกมันว่า ระบบสำนักงาน (Office system) แทนแบบเก่าคือ ชุดโปรแกรมสำนักงาน

2 (Office Suite) ซึ่งการเรียกว่า ระบบสำนักงานจะรวมการทำงานกับเครื่องแม่ข่ายเอาไว้ด้วย ในวันที่ 16 กุมภาพันธ์ ค.ศ. 2006 ไมโครซอฟท์ได้ประกาศเรื่อง "ไมโครซอฟท์ ออฟฟิศ 2007" ที่จะเปลี่ยนแปลง หน้าจอการใช้งาน (User Interface) และ รูปแบบไฟล์แบบ XML เป็นหลัก รุ่นเสถียรล่าสุด คือ ไมโครซอฟท์ ออฟฟิศ 2007 Microsoft Office (ไมโครซอฟท์ ออฟฟิต) คือ ชุดโปรแกรมสำนักงานที่มีโปรแกรมเอกสาร หลากหลาย ที่นิยมใช้งานกันทั่วไป ผลิตขึ้นโดย บริษัท Microsoft (ไมโครซอฟท์) สามารถรองรับทั้งระบบ ปฏิบัตการวินโดวส์และแอปเปิล และยังสามารถทำงานผ่านระบบแม่ข่ายและหน้าเว็บได้ Microsoft Excel Microsoft Excel เป็นโปรแกรมสามัญประจำเครื่องที่มีประโยชน์มากมาย ใช้ช่วยงานทางธุรกิจ ได้มากมาย หากใช้ได้อย่างคล่องแคล่ว และใช้งานความสามารถของมันได้อย่างครบถ้วน บทความนี้จะ ช่วยให้เรารู้จักกับความสามารถของ Microsoft Excel ที่เราอาจจะยังไม่ทราบ เพื่อที่จะได้นำไป ประยุกต์ใช้งานในทางธุรกิจต่อไปได้ Microsoft Excel คือ เป็นโปรแกรมทางด้านตารางคำนวณ หรือที่เรียกว่า เสปรตชีต (Spreadsheet) เป็นโปรแกรมในชุด Microsoft Office มีความสามารถในด้านการสร้างตาราง การ คำนวณ การวิเคราะห์ การออกรายงานในรูปแบบตารางและกราฟ เรามารู้จัก Excel ให้มากขึ้นกันใน บทความนี้ วิธีสร้างเวิร์กบุ๊กและใส่ข้อมูลเบื้องต้น แน่นอนว่าการจะเริ่มใช้งาน Excel ก็ต้องเปิดโปรแกรมขึ้นมาก่อน หลังจากนั้นก็จะขึ้น Template ต่าง ๆ มาให้เลือก (หน้าจออาจต่างกันขึ้นอยู่กับแต่ละเวอร์ชั่น) โดยทั่วไปให้เลือกแบบ เวิร์กบุ๊ กเปล่า (Blank workbook) ก่อน หรือจะกด Ctrl+N ก็ได้เช่นกัน แล้วก็จะเจอหน้าจอตารางสเปรดชีต สำหรับใช้ทำงาน โดยสามารถใส่ข้อมูลลงในแต่ละเซลล์ (ช่อง) ได้ด้วยวิธีดังต่อไปนี้ 1. เลือกช่องเซลล์เปล่า เช่น A1 จากนั้นพิมพ์ข้อความหรือตัวเลข จากนั้นกด Enter เพื่อย้ายไป เซลล์แถวถัดไป หรือกด Tab เพื่อย้ายไปยังเซลล์คอลัมน์ถัดไป

3 2. สำหรับการเติมข้อมูลแบบชุดนั้น ให้ใส่จุดเริ่มต้นของชุดข้อมูลในเซลล์ 2 เซลล์ติดกันในแนวตั้ง และแนวนอน เช่น มกราคม และกุมภาพันธ์หรือ 2014 และ 2015 จากนั้นให้ลากครอบเลือกเซลล์ 2 เซลล์นั้น แล้วคลิกที่จุดมุมขวาล่างของเซลล์ลากไปในแนวตั้งหรือแนวนอน ข้อมูลในเซลล์ถัดไปจะถูกเติม ให้อัตโนมัติโดยไม่ต้องพิมพ์เองทีละช่อง วิธีคำนวณผลรวมอย่างรวดเร็วด้วย AutoSum 1. คลิกเลือกช่องที่ต้องการให้แสดงผลรวม จากนั้นไปที่แท็บ Home แล้วคลิกปุ่ม AutoSum (ผลรวมอัตโนมัติ) 2. คลิกลากครอบเซลล์ทั้งหมดที่ต้องการให้คำนวณผลรวม แล้วกด Enter ผลรวมก็จะปรากฏใน เซลล์นั้น ๆ ทันที 3. นอกจากนี้ก็ยังสามารถเลือกลูกศรลงที่อยู่ถัดจากปุ่ม AutoSum เพื่อเลือกการคำนวณแบบอื่น ๆ เพิ่มเติมได้อีกด้วย วิธีสร้างแผนภูมิ 1. คลิกลากครอบตารางเพื่อเลือกข้อมูลที่ต้องการสร้างแผนภูมิ จากนั้นคลิกปุ่ม การวิเคราะห์ อย่างรวดเร็ว (Quick Analysis) ที่มุมขวาล่างของเซลล์ตารางที่เลือก 2. คลิกเลือก แผนภูมิ (Charts) จากนั้นเลือกรูปแบบแผนภูมิที่ต้องการสร้างก็จะสามารถสร้าง แผนภูมิได้แล้ว

4 วิธีแชร์เวิร์กบุ๊กกับผู้อื่น 1. คลิกปุ่ม แชร์ ที่มุมขวาบน หรือเลือกเมนู ไฟล์> แชร์ 2. ถ้าหากยังไม่ได้เซฟงานลงใน OneDrive ระบบจะบอกให้เซฟใน OneDrive ก่อนทำการแชร์ 3. เลือกบุคคลที่ต้องการแชร์ด้วย หรือใส่ชื่ออีเมล จากนั้นกดปุ่ม ส่ง (Send) เพื่อทำการแชร์ก็ เป็นอันเรียบร้อย

5 ประโยชน์ของ Microsoft Excel 1. สร้างตารางทำงาน จัดตารางสวยงาม ในรูปแบบต่าง ๆ 2. สร้างเอกสารที่ต้องมีการคำนวณ เชื่อมโยงสูตร (สามารถเชื่อมโยงในไฟล์เดียวกัน ข้ามไฟล์ หรือ ข้ามเครื่องก็ได้) 3. งานจัดเก็บข้อมูลเบื้องต้นที่จำนวนข้อมูลไม่เกิน 1 ล้านแถว (ในทางปฏิบัติ แนะนำว่าไม่เกิน หลักแสน จะทำงานได้คล่องตัว) 4. สร้างรายงานสรุปผลในมุมมองต่าง ๆ เช่น ตารางสรุปยอดขาย ตารางสรุปข้อมูลสินค้า สรุป งบดุล สรุปแผนการผลิต สรุปข้อมูล ขาดลามาสาย ของพนักงาน เป็นต้น 5. สร้างกราฟ นำเสนอข้อมูล ในรูปแบบต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นกราฟแท่ง กราฟเส้น วงกลม จุด ทั้ง 2 มิติ และ 3 มิติ มีรูปแบบต่าง ๆ มากมาย ลักษณะงานเหมาะกับ Excel งานด้านบัญชี (Accounting) งานด้านการเงิน (Financial) งานด้านการวางแผน (Planning) งานด้านงบประมาณ (Budgeting) งานด้านสถิติ (Statistic) งานด้านวิศวกรรมศาสตร์ (Engineering) ข้อจำกัดของ Excel (.xlsx) 1,048,576 rows by 16,384 columns จำนวน Sheets ใน Workbook = ไม่จำกัด รายการที่จะอยู่ใน Dropdown = 10,000 ฟังก์ชัน ซ้อนกันได้ = 64 ชั้น ตัวแปรสูงสุดในฟังก์ชัน = 255 ตัวแปร จำนวนคนที่เปิดพร้อมกัน = 256 คน จำนวนขั้นของการ Undo = 100 ขั้น จำนวน คอลัมน์ ใน Pivot = 16,384 จำนวน แถว ใน Pivot = 1,048,576 เครื่องมือสำหรับใช้ในงานขั้นสูง 1. PivotTable และ PivotChart เป็นเครื่องมือใช้ในการสรุปผลข้อมูลในรูปแบบตาราง และ กราฟ สามารถจัดกลุ่มข้อมูล สรุปผลได้ในมุมมองที่ต้องการ 2. Power BI ได้แก่ Power Pivot, Power VIew, Power Query, Power Map เป็นเครื่องมือ ขั้นสูงเพื่อใช้ประมวลผลในงาน Business Intelligence (BI) เพื่อนำเสนอในมุมมองที่เราต้องการได้ และ ปลดล็อคข้อจำกัดต่าง ๆ ของ Excel ในการทำงานกับข้อมูลลงไป Microsoft Teams

6 Microsoft Teams คือซอฟต์แวร์ เพื่อการสื่อสาร ประชุม พูดคุย ติดต่อกัน โดยเป็นซอฟต์แวร์ใน ชุด Microsoft 365 สำหรับการประชุมออนไลน์ โดยในยุคปัจจุบัน เราใช้งาน Microsoft Teams ในการ เรียนการสอน สามารถแชร์สกรีน เปิดไมค์โครโฟน เปิดกล้อง กำหนดค่า ตั้งสิทธิ์ในการใช้งานกันได้ เหมาะสำหรับการเรียนการสอนในยุค New Normal ที่อาจจะต้องรักษาระยะห่างกัน และยังสามารถ ใช้ได้ทั้ง Desktop, Mobile หรือ Tablet ได้อีกด้วย Microsoft Teams คือ ชุดเครื่องมือ เพื่อการสื่อสาร ประชุม พูดคุย ติดต่อกัน Online Meeting ใน Microsoft Teams เราสามารถเรียกใช้งาน Meeting พร้อมแชร์เนื้อหา เปิดกล้อง เพื่อประชุม หรือ ใช้ในการสอนได้ ซึ่งเป็น Highlight ของ Microsoft Teams วิธีสร้าง Microsoft Teams Hub 1. คลิกเลือก Teams ตรง App bar 2. กดเลือกปุ่ม Join or Create a Team 3. คลิก Create a Team 4. ใส่ชื่อทีมที่ตั้งขึ้นใหม่ 5. เลือกตั้งค่าความเป็นส่วนตัว (Private / Public) หากเลือก Private ผู้ที่เป็นเจ้าของทีมที่ ตั้งขึ้นเท่านั้นที่มีสิทธิเพิ่มสมาชิกในทีมได้ ขณะที่ Public จะอนุญาตให้ทุกคนในองค์กรสามารถกดเข้าร่วม ทีมได้ 6. คลิก Next 7. เพิ่มสมาชิกที่ต้องการให้เข้าร่วมทีม โดยใสชื่อ อีเมล ของสมาชิก 8. สมาชิกที่เพิ่มเข้ามาในทีม เราสามารถกำหนดบทบาทให้ได้ด้วย ซึ่งสามารถทำภายหลังได้ 9. คลิก Close เป็นอันเสร็จสิ้นการสร้าง Microsoft Teams Hub และเมื่อต้องการเข้ามาที่ Microsoft Teams Hub ให้คลิกที่จุดไข่ปลายตรง App Bar ได้เลย สำหรับการจัดการหรือตั้งค่า Microsoft Teams Hub สามารถดำเนินการภายหลังได้ ทั้งการ เปลี่ยนบทบาทสมาชิก, เพิ่มสมาชิก, นำชื่อสมาชิกที่มีอยู่ออกจากทีม, ค้นหาสมาชิก รวมถึงสามารถเพิ่ม กล่องสนทนาที่เป็น Dialog Box ได้ด้วย การแชร์ไฟล์งานต่าง ๆ ใน Microsoft Teams เมื่อสร้าง Hub เรียบร้อยแล้ว SharePoint จะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมติ ซึ่งในแต่ละ Channel ไฟล์ต่าง ๆ ที่อัปโหลดใน Teams จะแสดงอยู่ในแท็บ Files ด้วย โดยสามารถคลิกที่จุดไข่ปลาที่อยู่ถัดจาก ชื่อไฟล์ เพื่อเลือกเปิดไฟล์จากตำแหน่งที่ตั้งใน SharePoint ได้ด้วย

7 การแชร์ไฟล์งานใน Microsoft Teams 1. คลิกเลือก Teams ตรง App bar 2. พิมพ์ข้อความในช่อง Compose box 3. คลิกที่ไอคอนคลิป (Attach) เพื่อแนบไฟล์ ตรงด้านล่างของ Compose box จากนั้นเลือก ไฟล์ที่ต้องการแชร์ 4. อัปโหลดไฟล์ 5. กดไอคอน Send เพื่อส่งข้อความและไฟล์ที่ต้องการแชร์ ซึ่งไฟล์จะปรากฏให้เห็นในโพสต์ และจะไปถูกเก็บไว้ในแท็บ Files ด้วย การประชุมผ่าน Microsoft Teams Microsoft Teams ช่วยให้การประชุมเป็นไปด้วยความราบรื่น ไม่ว่าจะเป็นโทรศัพท์คุยกันหรือ ประชุมแบบวิดีโอ คอนเฟอเรนซ์ เหมาะกับเทรนด์การทำงานในปัจจุบันที่เน้นการ Work from Home มากขึ้น และยังใช้งานไม่ยุ่งยากด้วย เนื่องจากไม่จำเป็นต้องออกจากระบบ หรือต้องเปิดแอปพลิเคชันต่าง หากแต่อย่างใด การตั้งค่าประชุมแบบไม่ได้นัดหมายล่วงหน้า การประชุมผ่าน Microsoft Teams

8 ความสามารถของ Microsoft Teams ประชุม (Meeting) แชร์หน้าจอ พูดคุย (Chat) เก็บไฟล์ที่ต้องใช้ร่วมกัน นัดหมายการประชุม สามารถบันทึกการสอน การประชุม ได้ สามารถบันทึก Attendant สำหรับผู้เข้าเรียน เข้าประชุมได้อีกด้วย Microsoft word ความหมายและประโยชน์ของโปรแกรมไมโครซอฟต์เวิร์ด โปรแกรมไมโครซอฟต์เวิร์ด ซึ่งเป็นโปรแกรมประมวลผลคำแบบพิเศษ ช่วยให้สร้างเอกสารแบบ มืออาชีพอย่างมีประสิทธิภาพและประหยัด และยังสามารถตรวจสอบ ทบทวน แก้ไข ปรับปรุงความถูก ต้องในการพิมพ์เอกสารได้อย่างง่ายดาย สามารถตรวจสอบ สะกดคำ และหลักไวยากรณ์ เพิ่มตาราง เพิ่ม กราฟิก ในเอกสารได้อย่างง่ายดาย เริ่มเอกสาร การสร้าง เอกสารใหม่โดยใช้เทมเพลต มักจะง่ายกว่าการเริ่มต้นด้วยหน้าเปล่า เทมเพลต Word พร้อมใช้ งานกับธีมและสไตล์ที่กําหนดไว้ล่วงหน้า สิ่งที่คุณต้องทําคือเพิ่มเนื้อหาของคุณ แต่ละครั้งที่คุณเริ่ม Word คุณสามารถเลือกเทมเพลตจากแกลเลอรีได้ ให้คลิกประเภทเพื่อดูเทมเพลต เพิ่มเติม หรือค้นหาเทมเพลตเพิ่มเติมออนไลน์ สำหรับรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับเทมเพลต ให้คลิกเพื่อเปิดการแสดงตัวอย่างขนาดใหญ่ ถ้าคุณไม่ต้องการใช้เทมเพลต ให้คลิก เอกสารเปล่า

9 เปิดเอกสาร ทุกครั้งที่คุณเริ่ม Word คุณจะเห็นรายการเอกสารที่คุณใช้ล่าสุดในคอลัมน์ด้านซ้าย ถ้าไม่มีเอกสารที่คุณ กําลังค้นหาอยู่ ให้คลิก เปิดเอกสารอื่น ถ้าคุณใช้งาน Word อยู่ ให้คลิก ไฟล์> เปิด จากนั้นเรียกดูตำแหน่งที่ตั้งไฟล์ เมื่อคุณเปิดเอกสารที่สร้างขึ้นใน Word เวอร์ชันก่อนหน้า คุณจะเห็น โหมดความเข้ากันได้ ในแถบชื่อเรื่อง ของหน้าต่างเอกสาร คุณสามารถทํางานที่เข้ากันได้มากขึ้น หรือคุณสามารถปรับรุ่นเอกสารเพื่อใช้ Word 2016 การบันทึกเอกสาร เมื่อต้องการเก็บบันทึกเอกสารเป็นครั้งแรก ให้ทำดังต่อไปนี้ 1. บนแท็บ ไฟล์ให้คลิก บันทึกเป็น 2. การเรียกดูตำแหน่งที่คุณต้องการบันทึกเอกสารของคุณ หมายเหตุ: เมื่อต้องการบันทึกเอกสารบนคอมพิวเตอร์ของคุณ ให้เลือกโฟลเดอร์ภายใต้พีซีเครื่องนี้หรือ คลิก เรียกดูเมื่อต้องการบันทึกเอกสารของคุณแบบออนไลน์ ให้เลือกตําแหน่งที่ตั้งออนไลน์ภายใต้บันทึก เป็น หรือคลิก เพิ่มสถานที่ เมื่อไฟล์ของคุณออนไลน์ คุณสามารถแชร์ ให้คําติชม และทํางานร่วมกันแบบ เรียลไทม์ได้ 3. คลิก บันทึก หมายเหตุ: Word จะบันทึกไฟล์ในรูปแบบไฟล์ .docx โดยอัตโนมัติ เมื่อต้องการบันทึกเอกสารของคุณใน รูปแบบอื่นที่ไม่ใช่.docx ให้คลิกรายการ บันทึกเป็นชนิด แล้วเลือกรูปแบบไฟล์ที่คุณต้องการ เมื่อต้องการบันทึกเอกสารของคุณขณะทำงานต่อไป คลิก บันทึก ใน แถบเครื่องมือด่วน การอ่านเอกสาร การเปิดเอกสารของคุณใน โหมดการอ่าน จะซ่อนปุ่มและเครื่องมือส่วนใหญ่ ทำให้คุณสามารถซึม ซับกับการอ่านได้โดยไม่มีการรบกวน

10 1. เปิดเอกสารที่คุณต้องการอ่าน หมายเหตุ: บางเอกสารจะเปิดใน โหมดการอ่าน โดยอัตโนมัติ เช่น เอกสารที่มีการป้องกัน หรือสิ่งที่แนบ มา 2. คลิก มุมมอง > โหมดการอ่าน 3. เมื่อต้องการย้ายจากหน้าหนึ่งไปยังอีกหน้าหนึ่งในเอกสาร ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้ ▪ คลิกลูกศรบนแถบซ้ายและขวาของหน้า ▪ กด page down และ page up หรือ spacebar และ backspace บนคีย์บอร์ด คุณยัง สามารถใช้แป้นลูกศรหรือล้อเลื่อนบนเมาส์ของคุณ ▪ ถ้าคุณใช้อุปกรณ์สัมผัส ให้ปัดไปทางซ้ายหรือขวาด้วยนิ้วของคุณ เคล็ดลับ: คลิก มุมมอง > แก้ไขเอกสาร เพื่อแก้ไขเอกสารอีกครั้ง การติดตามการเปลี่ยนแปลง เมื่อคุณกําลังทํางานบนเอกสารกับบุคคลอื่น หรือกําลังแก้ไขเอกสารด้วยตัวคุณเอง ให้เปิด การติดตาม การเปลี่ยนแปลง เพื่อดูการเปลี่ยนแปลงทั้งหมด Word จะทําเครื่องหมายการเปลี่ยนแปลงการเพิ่ม การ ลบ การย้าย และการจัดรูปแบบทั้งหมด 1. การเปิดเอกสารเพื่อรีวิว 2. คลิกปุ่ม รีวิว และคลิกปุ่ม ติดตามการเปลี่ยนแปลง แล้วเลือก ติดตามการเปลี่ยนแปลง อ่าน ติดตามการเปลี่ยนแปลง เพื่อเรียนรู้เพิ่มเติม พิมพ์เอกสารของคุณ คุณสามารถดูลักษณะเอกสารที่จะพิมพ์ ตั้งค่าตัวเลือกการพิมพ์ รวมทั้งพิมพ์ไฟล์ของคุณได้ทั้งหมดในที่ เดียว

11 1. บนแท็บ ไฟล์ให้คลิก พิมพ์ 2. ทำดังต่อไปนี้ ▪ ภายใต้พิมพ์ในกล่อง สำเนา ให้ใส่จำนวนสำเนาที่คุณต้องการพิมพ์ ▪ ภายใต้เครื่องพิมพ์ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเลือกเครื่องพิมพ์ที่คุณต้องการแล้ว ▪ ภายใต้การตั้งค่า การตั้งค่าการพิมพ์เริ่มต้นสําหรับเครื่องพิมพ์ของคุณจะถูกเลือกไว้ให้ คุณ หากคุณต้องการเปลี่ยนการตั้งค่า เพียงคลิกการตั้งค่าที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง แล้วเลือกการตั้งค่าใหม่ 3. เมื่อปรับเปลี่ยนการตั้งค่าจนพอใจแล้ว ให้คลิก พิมพ์ ประโยชน์ของโปรแกรม Microsoft Word มีระบบอัตโนมัติต่าง ๆ ที่ช่วยในการทำงานสะดวกขึ้น เช่น การตรวจคำสะกด การตรวจสอบ ไวยากรณ์ การใส่ข้อความอัตโนมัติ เป็นต้น 1. สามารถใช้Word สร้างตารางที่สลับซับซ้อนอย่างไรก็ได้ 2. สามารถใช้สร้างจดหมายได้อย่างรวดเร็ว 3. ตกแต่งเอกสารได้ง่ายและรวดเร็ว 4. สามารถแทรกรูปภาพ กราฟ หรือผังองค์กรลงในเอกสารได้ 5. เป็นโปรแกรมที่ทำงานบนวินโดว์ ดังคุณสมบัติต่างๆของวินโดว์จะมีอยู่ใน Word ด้วย 6. ความสามารถในการเชื่อมต่อกับโปรแกรมอื่นๆในชุดโปรแกรม Microsoft Office สามารถ โอนย้ายข้อมูลต่างๆระหว่างโปรแกรมได้ เช่น สามารถดึงข้อมูลใน Excel มาใส่ใน Word ได้ 7. อยากทราบอะไรเกี่ยวกับ Word ถามผู้ช่วยเหลือที่มีชื่อว่า " Office Assistance" ตลอดเวลา ขณะที่ใช้งาน Word 8. สร้างเอกสารให้ใช้งานในอินเตอร์เนตได้อย่างง่ายๆ จากที่กล่าวมานี้เป็นเพียงความสามารถบางส่วนของ Microsoft Word เท่านั้น รายละเอียดอื่น ๆ จะขอกล่าวถึงในภายหลัง

12 สามารถทำงานต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับงานประมวลคำได้ ดังนี้ 1. สามารถพิมพ์และแก้ไขเอกสาร 2. สามารถลบ โยกย้าย และสำเนาข้อความ 3. สามารถพิมพ์ตัวอักษรประเภทต่าง ๆ 4. สามารถขยายขนาดตัวอักษร 5. สามารถจัดตัวอักษรให้เป็นตัวหนา ตัวเอียง และ ขีดเส้นใต้ได้ 6. สามารถใส่เครื่องหมายและตัวเลขลำดับหน้าหัวข้อ 7. สามารถแบ่งคอลัมน์ 8. สามารถตีกรอบและแรเงา 9. สามารถตรวจการสะกดและแก้ไขให้ถูกต้อง 10. สามารถค้นหาและเปลี่ยนแปลงข้อความที่พิมพ์ผิด 11. สามารถจัดข้อความในเอกสารให้พิมพ์ชิดซ้าย ชิดขวาและกึ่งกลางบรรทัด 12. สามารถใส่รูปภาพในเอกสาร 13. สามารถประดิษฐ์ตัวอักษร 14. สามารถพิมพ์ตาราง 15. สามารถพิมพ์จดหมายเวียน ซองจดหมายและป้ายผนึก Microsoft PowerPoint Microsoft Powerpoint (ไมโครซอฟท์พาวเวอร์พ้อย) คือ โปรแกรมนำเสนอข้อมูล ในปัจจุบันไม่ว่าจะอยู่มหาวิทยาลัยหรือวัยทำงาน เวลาจะนำเสนอผลงานส่วนใหญ่ก็จะใช้ โปรแกรม Microsoft Powerpoint (ไมโครซอฟท์พาวเวอร์พ้อย) ซึ่งเป็นโปรแกรมหนึ่งในตระกูล Microsoft Office (ไมโครซอฟท์ออฟฟิศ) เหมาะสำหรับการจัดสร้างงานนำเสนอข้อมูล (Presentation) สำหรับนำไปประยุกต์ใช้ในงานได้หลายประเภท เช่น การนำเสนอข้อมูลสินค้าและบริการ การจัดทำ Slide Show (สไลด์โชว์) การออกแบบแผ่นพับ หลักการทำงานของ Presentation (พรีเซนเทชั่น) ที่สร้างจาก Powerpoint (พาวเวอร์พ้อย) จะ สร้างออกเป็น slide (สไลด์) ย่อยๆ แต่ละ slide (สไลด์) สามารถใส่ข้อมูล รูปภาพ ภาพเคลื่อนไหวหรือ เสียง เพื่อสร้างความน่าสนใจเพิ่มขึ้น นอกจากนี้เรายังสามารถกำหนดให้ Presentation (พรีเซนเทชั่น)

13 ของเรานำเสนอออกมาแบบในรูปแบบอัตโนมัติได้โดยไม่จำเป็นต้องมีการกดเลือก ก่อนเริ่มต้นสร้าง Presentation (พรีเซนเทชั่น) ควรกำหนดรูปแบบของ Presentation (พรีเซนเทชั่น) ของเราก่อนว่า ต้องการให้แสดงออกในรูปแบบใด เช่น ต้องการให้ส่วนด้านบน แสดงเป็นชื่อหัวข้อ ด้านล่างเป็นชื่อบริษัท และฉากหลังให้แสดงเป็นสีน้ำเงิน เป็นต้น แต่ถ้ายังคิดไม่ออก สามารถเลือกรูปแบบจาก ตัวอย่าง Themes (ธีม) (เวอร์ชั่นเก่าเรียกว่า Template (เทมเพลต)) ที่โปรแกรมมีไว้ให้ได้ เช่นเดียวกัน ความสามารถพื้นฐานของ Microsoft Powerpoint 1. สำหรับนำเสนอข้อมูลในรูปแบบของ ข้อความ รูปภาพ เสียง ภาพเคลื่อนไหว 2. สามารถตกแต่งตัวอักษรให้สวยๆด้วย WordArt (เวิดอาท) 3. การทำงานจะแบ่งออกเป็นหน้าๆ แต่ละหน้าเรียกว่า Slide (สไลด์) 4. การสร้างจะมี Slide Layout (สไลด์เลเอาท์) ช่วยในการออกแบบและใส่ข้อมูล 5. รูปแบบหรือ Themes (ธีม) จะมี Design (ดีไซน์) สำหรับรูป ช่วยให้สร้าง Presentation (พรีเซนเทชั่น) ได้สะดวกมากขึ้น 6. รองรับไฟล์ข้อมูลประเภทต่างๆ เช่น ตารางจาก Microsoft Excel (ไมโครซอฟท์เอ็กเซล) รองรับภาพเคลื่อนไหว 7. สามารถสั่งรันแบบอัตโนมัติได้ 8. สามารถสั่งพิมพ์ในรูปแบบต่าง ๆ Microsoft Powerpoint ก็เป็นอีกหนึ่งทางเลือกของผู้ที่จะนำเสนอผลงาน เพราะสามารถทำงาน ได้หลากหลายสะดวกและง่ายทำให้สามารถใช้ได้ทุกเพศทุกวัย แต่ก็มีอีกหลายโปรแกรมที่ช่วยในการ นำเสนองานได้เหมือนกัน และนี้ก็เป็นอีกโปรแกรมของค่าย Microsoft วิธีการใช้งาน Microsoft PowerPoint โปรแกรม Microsoft PowerPoint 2007 เป็นโปรแกรมหนึ่งในตระกูล Microsoft Office สำหรับการจัดสร้างงานนา เสนอข้อมูล (Presentation) สา หรับนา ไปประยุกต์ใช้ในงานได้ หลายประเภท Interface หรือหน้าจอโปรแกรมนับเป็นสิ่งแรกที่เห็นถึงความเปลี่ยนแปลงของ PowerPoint2007 ได้อย่างชัดเจน เนื่องจากมีการออกแบบปรับโฉมเป็นรูปแบบใหม่ทั้งหมด โดย คำนึงถึงผู้ใช้งานเป็นหลัก จึงทำให้สามารถเรียกใช้เครื่องมือและคา สั่งต่างๆ ได้สะดวกรวดเร็วขึ้น กฎในการออกแบบหน้าสไลด์ ในการสร้างสไลด์ในแต่ละหน้านั้น ผู้ใช้ควรมีกฎที่เป็นแนวทางในการสร้างงานนา เสนอก่อน เพื่อไม่ให้เกิดความสับสน โดยสรุปได้ดังนี้ 1. ในแต่ละสไลด์ควรมีหัวเรื่องเพื่อบอกถึงสิ่งที่จะอธิบาย 2. ตัวอักษรควรใช้ขนาดใหญ่ เพื่อให้ผู้รับฟังและรับชมสามารถมองเห็นอย่างชัดเจน 3. ควรใช้คา สั้นๆ ที่อ่านเข้าใจง่าย เพื่อให้เกิดความน่าสนใจและน่าติดตาม 4. หัวข้อของเนื้อหาไม่ควรเกิน 8 บรรทัดในหนึ่งสไลด์ เพราะถ้ามีมากเกินไปจะส่งผลทำให้ สื่อได้ไม่ชัดเจน

14 5. ไม่ควรนา ภาพมาเป็นพื้นหลัง (Background) เพื่อจะทา ให้อ่านยาก 6. การใส่รูปภาพลงในสไลด์ควรใช้ขนาดพอสมควรไม่ใหญ่เกินไป การสร้าง Presentation ใหม่ จาก Template สำหรับการเริ่มสร้างงานพรีเซนต์ใหม่จาก PowerPoint 2007 จะช่วยให้คุณสามารถสร้างงาน ได้อย่างรวดเร็วขึ้นจาก Template1 หรือแม่แบบสไลด์สำเร็จรูปที่มีให้เลือกมากมาย โดยที่คุณไม่ จำเป็นต้องเริ่มออกแบบงานใหม่ทุกครั้งและยังสามารถดาว์นโหลดแม่แบบเพิ่มเติมผ่านทาง เว็บไซต์Microsoft.comได้อีกด้วย วิธีการสร้างงานใหม่ เมื่อคลิกสัญลักษณ์ เลือก New เลือก Installed Themes ที่ชอบแล้วคลิกปุ่ม Create การเปิดโปรแกรม Microsoft PowerPoint 2007 1. คลิก Start Menu 2. คลิกเลือก Program 3. คลิก Microsoft Office 4. คลิกเลือก Microsoft PowerPoint 2007 5. ปรากฏหน้าจอโปรแกรม Microsoft PowerPoint 2007 โฆษณา REPORT THIS AD การสไลด์แผ่นใหม่ การสร้างสไลด์ใหม่ในโปรแกรม Microsoft PowerPoint 2007 จะสร้างสไลด์ที่ไม่มีข้อความ หรือรูปภาพใดๆ อยู่ในเอกสาร ซึ่งมีขั้นตอนดังนี้ 1. คลิกปุ่ม (Office) 2. คลิกเลือกงานนำเสนอเปล่า การพิมพ์ข้อความลงในสไลด์ เมื่อเปิดหน้าสไลด์แล้วจะพบว่า มีพื้นที่สีขาวสำหรับพิมพ์ข้อความลงไป โดยการเริ่มต้นพิมพ์ ข้อความลงในสไลด์ มีขั้นตอนดังนี้ 1. คลิกให้ปรากฏเส้นเคอร์เซอร์ ตรงบริเวณกรอบที่ต้องการพิมพ์ตัวอักษร 2. พิมพ์ข้อความตามต้องการ เมื่อพิมพ์ข้อความจนสุดบรรทัด โปรแกรมจะขึ้นบรรทัดใหม่ ให้โดยอัตโนมัติ (หากต้องการลบข้อความหรือคำผิดให้แดรกเมาส์เลือกข้อความ จากนั้นกดปุ่ม <Backspace> ที่คีย์บอร์ด) การจัดข้อความให้สวย 1. คลิกข้อความที่จะจัด 2. คลิกรูปแบบ 3. คลิกเลือกเครื่องมือที่ Ribbon โดยจัดตามต้องการ

15 เทคนิคการทา Presentation การเลือกใช้ข้อความที่มีขนาดเหมาะสม ช่วยให้การนาเสนอมีประสิทธิภาพเพิ่มมากขึ้นในการสื่อให้ผู้ที่มา รับข้อมูลเข้าใจ โดยมีหลักการดังนี้ 1. ตัวอักษรต้องอ่านง่าย โดยปกติตัวอักษรควรมีขนาดตั้งแต่ 36-60 Point และควรเป็น ตัวหนา เพื่อจะสื่อได้ชัดเจนมากขึ้น 2. ในหนึ่งสไลด์ไม่ควรใช้แบบตัวอักษรเกิน 2 ประเภท เพื่อความสวยงาม การเลือกสีในการออกแบบ สีนับว่าเป็นความสำคัญของการออกแบบหน้าจอ เนื่องจากผู้ใช้ ต้องใช้สายตาดูจอคอมพิวเตอร์เป็นเวลานานถ้าใช้สีร้อนอาจทำให้เกิดความระคายเคืองได้ การออกแบบตัวหนังสือ Microsoft PowerPoint 2007 ยังมีเครื่องมือที่จะช่วยให้งานพรีเซนต์ของคุณเป็นมืออาชีพได้ โฆษณา REPORT THIS AD ง่ายๆ ด้วยการออกแบบสำเร็จรูปที่พร้อมให้เลือกอย่างจุใจ เช่น การออกแบบพื้นหลังสไลด์ด้วย Themes Design การปรับแต่งข้อความศิลป์ ด้วย WordArt Style รวมทั้งการเลือกสีสันตามใจชอบด้วย Themes Color 1. เลือกข้อความที่ต้องการเปลี่ยน 2. คลิกปุ่ม Insert เลือก วิธีการใส่Effect ให้กับตัวอักษร 1. คลิกเลือกคลุมข้อความที่เป็นตัวอักษร 2. คลิกเมนูแท็ป Format ด้านบน 3. คลิกเลือกปรับแต่งข้อมูลในหัวข้อ WordArt Styles ทิป แทป็Format จะแสดงต่อเมื่อเรามีการคลิกเลือกข้อความที่สามารถปรับแต่งรูปแบบได้ เท่านั้น สำหรับผู้ที่ต้องการปรับแต่งพื้นหลังของตัวอักษรให้มีความโดดเด่น หรือสร้างเป็นปุ่มข้อความ โดยใช้ Themes Color เป็นตัวกำหนด 1. เลือกกรอบข้อความ 2. คลิกแท็บ Format การเลือกพื้นหลังสไลด์ สำหรับบางท่านที่ต้องการความโดดเด่นพื้นหลังของงานพรีเซนต์ ซึ่งถือเป็นปัจจัยแรกที่ส่งผล กับการออกแบบและผู้รับข้อมูลโดยตรง เพราะถ้าพื้นหลังไม่ดีจะทำให้ดูแล้วไม่สบายตา สามารถเลือกพื้น หลัง Themes Design ได้เองอย่างง่าย ดังนี้ 1. เลือกกรอบข้อความ 2. คลิกแท็บ Design

16 การแทรกรูปภาพเข้ามาใหม่ 1. คลิกแท็กแทรก (Insert) 2. คลิกปุ่มเพื่อเลือกรูปภาพที่จะนำมาใส่ในสไลด์ 3. จะปรากฏหน้าต่างแทรกรูปภาพขึ้นมาให้เลือกโฟล์เดอร์ที่เก็บไฟล์ภาพ 4. คลิกเลือกรูปภาพที่ต้องการ 5. คลิกปุ่มแทรก (Insert) เพื่อแทรกรูปในสไลด์ การปรับแต่งกราฟิกให้สวยงาม สำหรับผู้ที่ไม่ถนัดการออกแบบศิลปะ Microsoft PowerPoint ก็ได้ออกแบบโปรแกรมให้มี เครื่องมือที่ใช้สำหรับแต่งภาพขึ้นมาด้วย ในชื่อเครื่องมือ Picture Styles ซึ่งเพียงเราเลือกรูปแบบที่ ต้องการ ภาพก็จะถูกปรับแต่งออกมาสวยงามน่ามอง การเลือกใช้ภาพประกอบ เป็นการเสริมให้สไลด์ดู น่าสนใจยิ่งขึ้น แต่ถ้ามีมากเกินไปจะทำให้เกิดความสับสนกับข้อมูลที่นำเสนอได้ ดังนั้นจึงมีวิธีการในการ เลือกใช้ภาพให้เหมาะสม ดังนี้ 1. ภาพที่นำมาใช้ต้องส่งเสริมข้อความที่นำเสนอ 2. ไม่ควรมีอักษรในภาพถ้าไม่จำเป็น 3. ภาพที่นำมาใช้ไม่ควรใช้ไฟล์ที่มีขนาดใหญ่มาก เพราะจะทำให้โปรแกรมทำงานหนักขึ้น การกำหนด Effect การเปลี่ยนสไลด์ การสร้างสร้างสไลด์จะมีลักษณะเหมือนการเปลี่ยนหน้าหนังสือ ซึ่งดูแล้วไม่น่าสนใจ ซึ่งเรา ควรที่จะเพิ่มลูกเล่น (Effects) เข้าไป 1. คลิกหน้าสไลด์ที่จะใส่ Effect 2. คลิกแท็บภาพเคลื่อนไหว (Animation) 3. คลิกเลือกรูปแบบ Effects ที่ต้องการ (ซึ่งจะมีตัวอย่างของเอฟเฟ็กต์แสดงขึ้นมาให้ดูด้วย ระหว่างที่เลือก) 4. จะแสดงตัวอย่างการเปลี่ยนแปลงให้เห็น สร้างภาพเคลื่อนไหวแบบตามใจ ใน PowerPoint 2007 ความสามารถอีกอย่างหนึ่งของ PowerPoint ทุกๆ เวอร์ชั่น ก็คือการสร้าง Animation หรือทา ให้ภาพของเราที่แสดง บน PowerPoint สามารถเคลื่อนไหวได้ ซึ่งคา สั่งเหล่านี้ จะอยู่ในหัวข้อ “Custom Animation” ถ้าเป็นเวอร์ชั่นเก่าๆ ที่ต่ำกว่า PowerPoint 2007 ส่วนใหญ่เราสามารถเรียกใช้ คา สั่งนี้ได้ดังนี้ คือ คลิกขวาที่รูปภาพที่ต้องการทา Animation จากนั้นคลิก Custom Animation แต่ สำหรับ PowerPoint 2007 จะต่างกันมาก เนื่องจาก Microsoft มีการเปลี่ยนโฉมหน้าทั้งหมด คำสั่ง ต่างๆ จึงต้องเรียนรู้ใหม่อีกครั้งว่าเก็บอยู่ในหัวข้อไหนอย่างไรก็ตามวันนี้จะแนะนา การสร้างภาพ เคลื่อนไหว ไปตามเส้นทางที่เราต้องการ (เราเรียกว่า Motion Paths) เช่น ภาพจะเลื่อนจากจุด A ไปยัง จุด B เป็นต้น ซึ่งเป็นอีกเทคนิคหนึ่งที่คนส่วนใหญ่มักไม่ค่อยรู้จักหรือไม่ค่อนเข้าใจกัน

17 วิธีการสร้าง Animation ใน PowerPoint 2007 1. คลิกเลือกรูปภาพที่ต้องการ 2. คลิกแท็ป Animations 3. คลิก Custom Animation ด้านล่างของแท็ป Animations 4. จะเห็นหน้าต่างคา สั่ง Custom Animation ด้านขวามือ 5. คลิก Add Effect เลือก Motion Paths 6. คลิกเลือก Draw Custom Paths 7. เลือกหัวข้อ Scribble ลูกศรหรือเคอร์เซอร์ จะเปลี่ยนเป็นรูปดินสอ 8. ให้เขียนเส้นลากไปตามทางที่ต้องการ (ให้จิตนาการว่า จะให้ภาพวิ่งไปในแนวทางใด) 9. จากนั้นปล่อยเมาส์ ที่คลิกค้างไว้ 10.โปรแกรมจะแสดงภาพเคลื่อนไหวไปตามเส้นทางที่เราวาด การออกแบบไดอะแกรม สำหรับงานที่จำเป็นต้องสร้างไดอะแกรมหรือผังองค์กรแล้ว Smart Art จะช่วยให้เราทำงานได้ อย่างไม่ยากเย็น ทั้งยังช่วยให้มีความสวยงามมากขึ้นอีกด้วย เพราะภายในชุดตัวเลือกนี้จะมีรูปแบบของ ไดอะแกรมให้เลือกมากมายรองรับกับงานทุกประเภท การนาเสนอสไลด์ หลังจากที่ได้สร้างสไลด์กันไปแล้ว ก่อนจะจบขั้นตอนผู้สร้างควรทดลองดูว่ามีข้อผิดพลาด อะไรบ้าง ก่อนการนาเสนอจริง 1. คลิกแท็บ View เพื่อนาเสนอภาพนิ่ง (Slide Show) 2. คลิกปุ่ม Slideshow ให้ทา การพรีเซนต์ตั้งแต่ต้นเพื่อเริ่มแสดงการฉายสไลด์ตั้งแต่สไลด์แรก 3. สไลด์จะปรากฏเต็มจอคอมพิวเตอร์ 4. กดปุ่ม Enter ที่คีย์บอร์ด โปรแกรมจะเปลี่ยนหน้าสไลด์ทีละหน้า 5. เมื่อสิ้นสุดจะปรากฏหน้าจบการนาเสนอภาพนิ่ง 6. กดปุ่ม Enter บนคีย์บอร์ดอีกครั้ง ก็จะกลับเข้าสู่หน้าโปรแกรมหลัก การบันทึกไฟล์PowerPoint จากขั้นตอนสร้างงาน Presentation พร้อมทั้งทดลองตรวจสอนเสร็จเรียบร้อยแล้ว ขั้นตอน สุดท้ายคือ การบันทึกไฟล์ PowerPoint ลงในเครื่องคอมพิวเตอร์เพื่อเรียกใช้งานในครั้งต่อไป ซึ่งการ บันทึกไฟล์ PowerPoint มีขั้นตอนดังนี้ 1. คลิกปุ่ม (Office) 2. คลิกบันทึก 3. เลือกตำแหน่งที่ใช้ในการเก็บเอกสารในช่องบันทึกใน (Save in) 4. ตั้งชื่อเอกสารในช่องชื่อแฟ้ม (File name) ในตัวอย่างผู้เขียนใช้ทัศนคติที่ดีในการทำงาน 5. คลิกปุ่มบันทึก เพื่อยืนยันการบันทึก 6. ปรากฏชื่อไฟล์ที่บันทึกบนแท็บชื่อหัวเรื่อง (Titlebar)

18 การสั่งพิมพ์ใน PowerPoint 2007 โดยปกติแล้วไม่ว่าโปรแกรมอะไรในตระกูล Microsoft Office เราสามารถสั่งพิมพ์โดยตรง ได้ จากเมนู File เลือกคา สั่ง Print แต่ถ้าเป็น Office 2007 จะต้องคลิกปุ่ม Office Button และเลือก Print ได้เลย แต่สาหรับโปรแกรม PowerPoint มีความสามารถพิเศษเกี่ยวกับเรื่องการพิมพ์อยู่บางอย่าง พิมพ์แบบ Handouts คืออะไร โดยปกติเวลาสั่งพิมพ์ใน PowerPoint จะได้หน้าตาเหมือนที่เห็นบนหน้าจอ presentation แต่ ถ้าเราต้องการพิมพ์ เพื่อใช้เป็นเอกสารและมีพื้นที่ ในเอกสารให้สามารถจดข้อความเพิ่มเติมได้ด้วยหรือที่ PowerPoint เรียกว่า “Handouts” เราก็สามารถทา ได้ด้วยเช่นกัน ? และถ้าเราเลือก 3 Slide ต่อหนึ่ง หน้า จะมีพื้นที่ด้านขวามือเหลือให้เราไว้จดอีกด้วยเลือกพิมพ์ Slide มากกว่า 1 Slide ในแต่ละหน้า ในคา สั่ง Handouts เราสามารถเลือกจำนวน Slide ต่อหน้าได้หลายแบบ เช่น 1,3,4,6 และ 9 เป็นต้น วิธีสั่งพิมพ์แบบ Handouts 1. คลิกเมนู Print 2. ในหัวข้อ Print What ให้คลิกเลือก Handouts 3. ในหัวข้อ Handouts ในช่อง Slides per page ให้เลือกจา นวน Slide ตามต้องการ 4. คลิก OK เพื่อสั่งพิมพ์ได้เลย ลองทดสอบกันดูเลยค่ะ แถมวิธีนี้ยังช่วยประหยัดกระดาษได้อีกมากเลย คุ้มจริงๆ ลดขนาดไฟล์ให้จิ๋วใน PowerPoint 2007 ในพริบตา ถ้าคุณเป็นผู้หนึ่งที่มักต้องสร้างไฟล์ Presentation ด้วย PowerPoint คุณอาจเคยประสบปัญหา เกี่ยวกับขนาดไฟล์ที่มักมีขนาดใหญ่ผิดปกติ บางครั้งแค่สร้างไฟล์ Presentation เพียงหน้าเดียว ก็มีขนาด หลาย MB เลยทีเดียว คุณทราบหรือไม่ว่า สาเหตุหลักของปัญหานี้อยู่ที่ไฟล์ รูปภาพ หรือ Photos ที่ถ่าย จาก กล้องดิจิตอลที่มีความละเอียดสูง ๆ และแน่นอนเรามีคา ตอบที่จะแก้ไขปัญหานี้มาให้พร้อมเสร็จ สรรพ.. ลดขนาดไฟล์Presentation ด้วย PowerPoint 2007 เราสามารถลดขนาดไฟล์ใหญ่ๆ ของ PowerPoint เวอร์ชั่นเก่าๆ ได้ รวมทั้งเวอร์ชั่น 2007 ด้วยกัน ก็สามารถลด ขนาดไฟล์ของรูปภาพได้ง่ายๆ เพียงแค่ใช้คำสั่งพิเศษที่ซ่อนอยู่ใน PowerPoint 2007 ซึ่งโปรแกรม PowerPoint 2007 จะทา การลดขนาดไฟล์รูปภาพที่อยู่ใน presentation แบบ อัตโนมัติ สา หรับขั้นตอนการทา มีดังนี้ 1. เปิดไฟล์ presentation เวอร์ชั่นใดๆ ด้วย PowerPoint 2007 2. คลิกเมนู Save As 3. คลิกเลือกปุ่ม Tools ที่ด้านล่างซ้ายมือ 4. เลือกคา สั่ง “Compress Pictures” 5. คลิกปุ่ม Options จากนั้น ในบรรทัด Target Output คลิกเลือก

19 – Print (220 ppi) สา หรับงานที่ต้องการพิมพ์คุณภาพสูงๆ? (ปกติไม่จา เป็น) – Screen (150 ppi) สาหรับงานที่ต้องการแสดงบนเว็บ – E-mail (96 ppi) สา หรบงานที่ต้องการส่งผ่านเมล์? (แนะนา ให้ใช้หัวข้อนี้) 6. คลิกปุ่ม OK สองครั้ง 7. คลิกปุ่ม Save เพื่อบันทึก ตรวจสอบไฟล์ที่บันทึกใหม่ จะเห็นได้ว่าไฟล์มีขนาดเล็กลงอย่างเห็นได้ชัด ไม่เชื่อต้องพิสูจน์ค่ะ.. ข้อควรทราบ คุณสามารถนำไฟล์ที่สร้างจาก PowerPoint รุ่นที่ต่ำกว่ามาเปิดใน Microsoft PowerPoint 2007 สร้างปุ่มเมนูบนเว็บด้วย PowerPoint 2007 สำหรับเว็บมาสเตอร์มือใหม่ทุกท่าน ถ้าคุณต้องการสร้างปุ่มเมนู สีสันสวยๆ บนเว็บ เราสามารถ สร้างจาก Microsoft PowerPoint 2007 ได้ง่ายๆ พูดจริงค่ะ เราสามารถ สร้างปุ่มเมนูสวยๆ ได้อย่าง ง่ายมากๆ ด้วย PowerPoint 2007 ไม่เชื่อก็ต้องท้าพิสูจน์เช่นเคย 1. เปิดโปรแกรม PowerPoint 2007 2. เปิดหน้าสไลด์ว่างๆ 3. คลิกเมนู Insert 4. เลือกคา สั่ง Shapes และเลือกรูปแบบของเมนูที่ต้องการ 5. จากตัวอย่างเลือก สี่เหลี่ยมมุมขอบมน 6. คลิกและลากเพื่อสร้างรูปสี่เหลี่ยม 7. ดับเบิลคลิกรูปภาพที่สร้าง เมนูด้านบนจะเปลี่ยนไปคา สั่ง Format 8. ในช่อง Shapes Styles 9. ให้เลือกสีสัน และรูปแบบที่ต้องการ 10.หลังจากเลือกจะพบว่ารูปสี่เหลี่ยมที่สร้างขึ้น จะเปลี่ยนรูปแบบ และสีตามที่เราเลือก 11.คลิกขวาที่รูปภาพที่สร้างเลือกคา สั่ง Save as Pictures กำหนดประเภทของไฟล์รูปภาพที่ ต้องการ เช่น JPG, GIF, PNG เป็นต้น (แค่นี้ก็จะได้ไฟล์รูปภาพที่เราสร้าง พร้อมใช้งานบนเว็บ แล้ว) 12.สร้างปุ่มเมนูต่อไป ตามจำนวนที่ต้องการจะเห็นว่า ไฟล์เมนูภาพที่สร้างขึ้น จะถูกเก็บไว้ในรูปแบบ ไฟล์ภาพที่ต้องการ สามารถนา ไปใช้งานได้ทันที (สา หรับไฟล์รูปภาพที่นา ไปขึ้นเว็บ แนะนา ให้ บันทึกเป็น .gif, .png หรือ .jpg เท่านั้นสำหรับเพื่อนๆ อีกหลายๆ คนที่ต้องการมีเว็บไซต์เป็นของ ตัวเอง เพื่อทา การค้าขายบนอินเตอร์เน็ต หรือต้องการหารายได้พิเศษจากอินเตอร์เน็ตในรูปแบบ ต่างๆ ? หลายๆ คนท้อที่จะมีเว็บเป็นของตนเอง เพราะไม่ทราบรายละเอียดว่าจะต้องทา อย่างไร บ้าง แถมบางคนกลัวว่าจะทา ไม่ได้ เพราะไม่มีความรู้เกี่ยวกับคอมพิวเตอร์เลย? วันนี้มีคา แนะ นา มาบอกกัน เพื่อให้ทราบว่า เว็บไซต์ทาง่าย ทา ด้ทุกคนเพียงคุณแค่ใช้งานอินเตอร์เน็ตเป็น และมีความรู้พื้นฐานคอมพิวเตอร์สัก

20 Microsoft Outlook Microsoft Outlook (ไมโครซอฟท์ เอ้าลุค) เพิ่มประสิทธิภาพในการส่ง Email ในสังคมยุคปัจจุบันผู้คนนิยมส่ง Email (อีเมล) มากกว่า จดหมาย เนื่องจากสะดวกรวดเร็วส่ง ข้อมูลหรือเอกสารถึงกันได้ทันทีสามารถแนบไฟล์ รูปภาพ เพลงต่างๆ ไป ด้วยใน Email (อีเมล) ได้เลย ทำ ให้การส่ง Email (อีเมล) เป็นที่นิยมอย่างมากในปัจจุบัน ผู้คนส่วนมากจะนิยมส่ง Email (อีเมล) ผ่าน Website (เว็บไซต์) กันซะเป็นส่วน ใหญ่ แต่ก็มีหนึ่งโปรแกรมที่ทำให้การส่ง Email (อีเมล) มีลูกเล่น เพิ่มขึ้นมากมายนั้นคือโปรแกรม Microsoft Outlook (ไมโครซอฟท์เอ้าลุค) Microsoft Outlook (ไมโครซอฟท์เอ้าลุค) เป็นโปรแกรมของค่าย Microsoft (ไมโครซอฟท์) ที่ใช้ สำหรับการจัดการ Email (อีเมล) เพื่อการใช้งานที่ดียิ่งขึ้น สามารถบันทึกราย ชื่อผู้ที่เราติดต่อเพื่อความ สะดวกในการส่ง Email (อีเมล) ถึงกัน บริหารจัดการเวลา การจดบันทึกและนัดหมายต่างๆ อย่างมี ประสิทธิภาพและเชื่อมต่อกับเครือข่ายส่วน บุคคลและธุรกิจได้ตลอดเวลา องค์กร หน่วยงานต่างๆและ ออฟฟิตส่วนใหญ่ถึงนิยมใช้ Microsoft Outlook (ไมโครซอฟท์เอ้าลุค) ในการรับส่ง Email (อีเมล) เพราะ มีการจัดเก็บข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ สะดวกต่อการใช้งาน ไม่ซับซ้อน ทำให้ผู้ใช้งานส่วนใหญ่ ถนัดกับ การใช้งาน เนื่องจากระบบการรับและส่งเมล์เป็นแบบ Pop Mail (ป๊อบเมล) การทำงานของระบบจะ เสถียรและดีกว่าระบบ Web Mail(เว็บเมล) วิธีตั้งค่าใช้งานอีเมล์ กับ Outlook เพื่อใช้รับส่งเมล์ โปรแกรม Microsoft Office Outlook เป็นโปรแกรม สำหรับใช้เช็คอีเมล์ และ รับส่งเมล์ ระหว่างผ่านคอมพิวเตอร์ โดยเป็นชุดโปรแกรมที่มาพร้อมกับ Microsoft Office โดยสามารถใช้งานได้ ทันทีผ่านคอมพิวเตอร์ที่ใช้ระบบปฏิบัติการ Windows ในเวอร์ชั่นต่างๆ โดย Microsoft Office Outlook รองรับการใช้งานหลายบัญชีอีเมล์พร้อมกัน ( Multiple Email Account ) ทั้งนี้โดยส่วนใหญ่จะมี Microsoft Outlook และ Outlook Express จะแตกต่างกันในฟิต เจอร์และคุณสมบัติบางประการ แต่ก็สามารถตั้งค่า เพื่อใช้งานอีเมล์ได้เช่นกัน

21 วิธีตั้งค่าบัญชีอีเมล์ ใช้งานกับ Outlook 1. เปิดโปรแกรม Microsoft Office Outlook หรือ Outlook Express คลิกเมนู Tools > Account Settings... ดังภาพ 2. คลิก E-mail > New ... เมื่อต้องการเพิ่มบัญชีอีเมล์ใหม่ หรือ เลือกชื่อบัญชีอีเมล์ และกด Change เพื่อแก้ไขการตั้งค่า

22 3. กรณีต้องการเพิ่มบัญชีอีเมล์ใหม่ กด Manually configure server settings or additional server types กด Next 4. คลิก Internet Email 5. ตั้งค่าบัญชีอีเมล์ Your name: ชื่อ-นามสกุล, ชื่อของผู้ส่งจดหมาย E-mail Address: ระบุชื่ออีเมล์แบบเต็ม Account Type: POP3 ระบบ Feed Email มาเก็บบนคอมพิวเตอร์ที่ใช้งานเพียงเครื่องเดียว เหมาะสำหรับอีเมล์ ที่มีความสำคัญ ป้องกันอีเมล์ศูนย์หาย IMAP ระบบ Synce Email การใช้งานอีเมล์กับหลายอุปกรณ์, หลาย Device เช่น ใช้กับคอมพิวเตอร์ มือถือ และเว็บเมล์ หรือ จากอุปกรณ์ใดๆ ก็ได้ * ทั้งนี้ 1 บัญชีอีเมล์ ควรเลือกใช้งาน Protocal Mail เพียงประเภทเดียว

23 Incoming mail server / Outgoing mail server (SMTP) : ระบุ mail.ชื่อโดเมนเนม เช่น mail.ireallyhost.com ************************** เปลี่ยนค่า smtp.your-domain.com หรือ pop.your-domain.com เป็น mail.your-domain.com ทั้งหมด ************************** User Name: ระบุชื่ออีเมล์แบบเต็ม Password: ระบุรหัสผ่านอีเมล์ ทำการตั้งค่า Outgoing Mail ( สำคัญ ! ) กด More Settings ... กด Outgoing Server ติ๊ก My outgoin server (SMTP) requires authentication ติ๊ก Use same settings as my incoming mail server กด OK

24 6. ทดสอบการตั้งค่าบัญชี กดปุ๋ม Test Account Settings ... หากแสดงสถานะ Completed แสดงว่าสามารถรับส่งได้อย่างสมบูรณ์ ความสามารถของ Microsoft Outlook 1. สามารถใช้ Microsoft Outlook (ไมโครซอฟเอ้าลุค) รับ – ส่ง จดหมายอีเมล์ เพื่อสื่อสารกับ บุคคลภายในองค์กรและบุคคลภายนอกองค์กรได้ 2. กำหนดเวลานัดหมายที่สำคัญลงไว้บนปฏิทินและจัดการตารางนัดหมายเพื่อให้โปรแกรมแจ้ง เตือนก่อนถึงเวลานัดหมาย 3. มีการแจ้งเตือนเมื่อมีอีเมลเข้ามา ทำให้ไม่พลาดต่อการอ่านและตอบอีเมล 4. สามารถจัดเก็บรายละเอียดข้อมูลผู้ติดต่อเพิ่มเติมได้เช่น ชื่อ บริษัท ที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์ หรือ ข้อมูลต่างๆ

25 ระบบ Windows (วินโดว์) สามารถกำจัดไว้รัสได้เพราะไวรัสไม่สามารถที่จะทำงานบน Microsoft Outlook (ไมโครซอฟเอ้าลุค) ได้จึงลดความเสี่ยงในคอมพิวเตอร์ลงได้ จะเห็นได้ว่าเทคโนโลยีเข้ามาอำนวยความสะดวกทำให้การใช้ชีวิตหรือการติดต่อสื่อสารทำได้อย่าง รวดเร็วมากยิ่งขึ้นซึ่งส่งผลดีอย่างมากในการจะส่งข้อความเพื่อติดต่อหรือพูดคุยใดๆ ซึ่ง Microsoft Outlook (ไมโครซอฟเอ้าลุค) เอื้อประโยชน์อย่างมากในการรับ-ส่ง Email (อีเมล) Microsoft OneNote OneNote สมุดจดบันทึกในรูปแบบดิจิทัล เป็นหนึ่งในผลิตภัณฑ์ Office ของ Microsoft ที่หลาย คนมองข้ามเพราะคิดว่าเป็นแค่เพียงกระดาษจดบันทึกธรรมดาเท่านั้น แต่ในความเป็นจริงแล้ว OneNote นั้นมีความสามารถมากมายที่ซ่อนอยู่ ทั้งนี้ยังสามารถจดข้อมูลอะไรลงไปก็ได้ ไม่ว่าจะเป็น การจัดระเบียบ ข้อความ รูปภาพ ลายมือในรูปแบบดิจิทัล การบันทึกเสียงและวิดีโอ และอื่น ๆ ในการจดข้อมูลบน OneNote นั้น จะสามารถจดได้อย่างอิสระในมุมใดก็ได้ของกระดาษ ต่างจาก การพิมพ์เอกสารใน Word ที่จะต้องพิมพ์จากบนลงล่าง ดังนั้น OneNote จึงเหมาะสำหรับนักเรียน นักศึกษา หรือผู้ที่ต้องการจดบันทึกผลการประชุมแล้วแชร์ในภายหลัง นอกจากนี้ OneNote ยังได้มีการ พัฒนามาอย่างต่อเนื่อง จนในปัจจุบันนั้นมีฟีเจอร์ต่าง ๆ มากมายที่ช่วยรองรับการทำงานในด้านต่าง ๆ เช่น - การรวมเข้ากับโปรแกรม Office อื่น ๆ ไม่ว่าจะเป็น สเปรดชีต Excel และงาน Outlook - สามารถแปลงลายมือเป็นข้อความได้ - สามารถเพิ่มสมการที่ซับซ้อนได้ - สามารถจัดประเภทของบันทึกย่อได้ - นำเทมเพลตไปใช้กับหน้าอื่น ๆ ได้ - สามารถจัดเก็บได้ทั้งบนฮาร์ดไดรฟ์ และระบบคลาวด์ - สามารถซิงค์บันทึกย่อระหว่างคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์ต่าง ๆ ได้ จะเห็นได้ว่าการใช้งาน OneNote นั้น จะช่วยคุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ และตอบสนอง ได้ทุกความต้องการ สำหรับผู้ที่สนใจใช้งานสามารถดาวน์โหลดใช้งานได้ทั้งบน Windows, Android, iOS

26 วิธีใช้ Microsoft OneNote (iPad) OneNote for iOS เมื่อต้องการค้นหาหัวข้อที่ไม่อยู่ในรายการด้านล่างให้ใช้ กล่อง ค้นหาวิธีใช้ในหน้าต่างนี้ เริ่มต้นใช้งาน OneNote ใหม่ แนะนำ OneNote งานพื้นฐานใน Microsoft OneNote ลงชื่อเข้าใช้ Microsoft OneNote ฝ่ายสนับสนุนการเข้าถึงสำหรับ OneNote แทรกไฟล์จากที่เก็บข้อมูลบน Cloud แทรกรูปภาพ เขียนด้วยมือ วาด และร่าง สร้างไดอะแกรมด้วยการรู้จํารูปร่าง สลับระหว่างโหมดการวาดและข้อความ ซิงค์สมุดบันทึก OneNote บน Mac หรือพีซีของคุณกับ iPad หรือ iPhone ของคุณ ป้องกันบันทึกย่อด้วยรหัสผ่านใน Microsoft OneNote แชร์สมุดบันทึก สร้างหน้า ส่วน หรือสมุดบันทึก เปลี่ยนชื่อหน้า ส่วน หรือสมุดบันทึก ลบหน้า ส่วน หรือสมุดบันทึก การแก้ปัญหาหรือวิธีแก้ปัญหาใหม่ๆ แบบเฉพาะหน้าใน OneNote for Mac, iPhone และ iPad ทำซ้ำตามพร้อมท์ลงชื่อเข้าใช้ใน OneNote for Mac, iPhone และ iPad แก้ไขปัญหาการซิงค์ใน OneNote สำหรับ iOS หรือ Android

27 Microsoft OneDrive Microsoft OneDrive เป็นบริการเก็บข้อมูล (Storage) ที่อยู่บน Cloud ให้เราสามารถเก็บไฟล์ ในเครื่องและ Sync เข้ามือถือ เพื่อให้เราเปิดได้จากมือถือ สามารถแชร์ไฟล์ พร้อมกำหนดค่าความ ปลอดภัยให้กับบุคคลต่าง ๆ ได้อย่างง่ายดาย ทำให้ไฟล์ต่าง ๆ ที่เราใช้ Microsoft 365 เก็บได้ จัดการได้ อย่างดี และยังสามารถเพิ่ม พื้นที่ หรือใช้งานพื้นที่ดังกล่าวร่วมกันเป็นทีมได้อีกด้วย สามารถดาวน์โหลด App เพื่อใช้งานบนมือถือ และสามารถเข้าใช้งานผ่านเว็บไซต์ https://www.onedrive.com ได้อีกด้วย โดยต้อง Sign In ด้วย Microsoft 365 Account ประโยชน์ของ OneDrive 1. สามารถเข้าถึงไฟล์ได้ทุกที่ ทุกเวลา ทุกอุปกรณ์ ไม่ว่าจะเป็น PC, Mac หรือ Mobile / Tablet 2. ข้อมูลจะ Sync กันระหว่างอุปกรณ์อัตโนมัติ 3. ประหยัดพื้นที่การใช้งานในคอมพิวเตอร์ เพราะสามารถเก็บไฟล์ไว้บน Cloud หากใช้จึงโหลดมาได้ 4. สะดวกในการส่งต่อไฟล์ขนาดใหญ่ โดยส่งเป็นลิงก์ ทำให้ไม่เปลืองพื้นที่ใน Email ที่จะต้องแนบไฟล์ ใหญ่ ๆ มีระบบการรักษาความปลอดภัยที่ดี สามารถกำหนดรหัสผ่าน และ วันหมดอายุของไฟล์ที่แชร์ได้ Status ของไฟล์ใน OneDrive 5. หลังจากติดตั้ง OneDrive ใน คอมพิวเตอร์แล้ว เราสามารถดูสถานะของไฟล์/โฟลเดอร์ ว่ามีสถานะ อย่างไร

28 ได้จากไอคอนซึ่งจะเป็นดังรูป การแชร์ไฟล์และโฟลเดอร์ใน Microsoft OneDrive เราสามารถทำการแชร์ไฟล์และโฟลเดอร์ได้จาก ใน Desktop หรือ Cloud ได้ โดยจะสามารถ กำหนดรูปแบบของการแชร์ ได้ว่า Anyone with link คือ ให้ใครก็ได้ที่ลิงก์เข้ามาใช้งาน People in Organization with the link คือ จะต้องเป็นคนใน Domain เดียวกับเราเท่านั้น People with existing access คือ คนที่เรากำหนดการเข้าถึงไว้แล้ว Specific people ต้องเป็นคนที่กำหนดเท่านั้น โดยเราสามารถกำหนด email ของผู้ที่จะเข้าถึงได้ พร้อมสามารถ กำหนดรหัสผ่านได้ และ กำหนด วันหมดอายุ (Expiration Date) ได้ อีกทั้งยังกำหนดได้ว่า จะให้แก้ไขได้หรือไม่ (Allow Edit) จากในรูปต่อไปนี้เป็นขั้นตอนการแชร์ในเว็บไซต์ ซึ่งในเครื่องก็ทำใน ลักษณะคล้าย ๆ กัน ขั้นตอน การแชร์ไฟล์และโฟลเดอร์ เลือกไฟล์/โฟลเดอร์ คลิก Share กำหนดการเข้าถึง กำหนดให้แก้ไขไฟล์ได้หรือไม่ กำหนดวันหมดอายุของการแชร์ กำหนดรหัสผ่านให้การเข้าถึง

29 กด Apply ตรวจสอบพื้นที่และการตั้งค่า เราสามารถดูพื้นที่ที่ใช้งานไปใน OneDrive และกำหนดการตั้งค่าได้โดย R-Click OneDrive OneDrive > Settings ป้าย Account Microsoft SharePoint Microsoft SharePoint คือ SharePoint เป็นแพลตฟอร์มในรูปแบบของเว็บไซต์ ที่ใช้สื่อสาร แลกเปลี่ยน ของคนทำงานร่วมกันในองค์กร โดยปัจจุบันเป็นส่วนหนึ่งใน Microsoft 365 โดย SharePoint เริ่มใช้งานครั้งแรกตั้งแต่ปี 2001 พัฒนาโดย Microsoft โดยปัจจุบันถือเป็นซอฟต์แวร์ที่มี ความสำคัญตัวหนึ่ง ทำหน้าที่ทั้ง Content Management System, List ซึ่งทำหน้าที่เป็นเสมือน Database และยังมี Documents ที่บริหารจัดการไฟล์และโฟลเดอร์ต่าง ๆ และยังแชร์และกำหนดสิทธิ์ ในการใช้งานได้อีกด้วย

30 SharePoint ถูกนำไปใช้กับ Microsoft Power Platform โดยสั่งให้ทำงานกับ Power Apps หรือทำงานในแบบ Automation สั่งการผ่าน Microsoft Power Automate ที่เป็น ซอฟต์แวร์RPA (Robotic Process Automation) เพื่อเก็บข้อมูล เก็บไฟล์ ได้ โดยมี Trigger และ Action ให้เรียกใช้มากมาย และยังใช้เป็น Data Source ของ Microsoft Power BI ได้อีกด้วย ดังนั้นคน ที่ใช้Microsoft 365 จึงจำเป็นต้องรู้จักและเข้าใจการทำงานแต่ละส่วนของ SharePoint เพื่อที่จะได้ ประโยชน์สูงสุดของการใช้งานกับค่า License ที่ใช้งานกัน ความสามารถของ SharePoint 1. Content Management สามารถสร้างเว็บไซต์ และ เว็บเพจ โดยเป็นซอฟต์แวร์ที่ทำหน้าที่ Content Management System (CMS) เราสามารถเข้าถึงเนื้อหาต่าง ๆ ได้ผ่าน SharePoint ด้วย Browser หรือ App ก็ได้ 2. Data Collection จัดเก็บข้อมูลด้วย SharePoint List ซึ่งเป็นเสมือนตารางในการเก็บข้อมูลในรูปแบบตาราง มี Data Type หลายประเภท และมี Data Validation 3. Document Management สามารถทำการจัดเก็บเอกสาร ค้นหาเอกสารได้ แชร์เอกสาร กำหนดสิทธิ์ในการเข้าถึงเอกสารได้ 4. Team Collaboration สามารถให้ทีมเข้าถึงส่วนประกอบต่าง ๆ เพื่อทำงานร่วมกัน โดยทำได้ทั้งในระดับบริษัท ระดับหน่วยงาน ระดับ Business Units หรือ ระดับบุคคล เพื่อให้แต่ละคนสามารถแลกเปลี่ยน ทำงานร่วมกันได้อย่างมี ประสิทธิภาพ 5. Security SharePoint มีการตั้งค่าการรักษาความปลอดภัยของแต่ละส่วนของ SharePoint ได้ ว่าจะ เพิ่ม ลบ แก้ไข โดยใครได้บ้าง 6. Business Process Automation SharePoint ได้ integrate การทำงานแบบ Automation โดยทำงานร่วมกับ Power Automate ได้ เพื่อทำงานแบบอัตโนมัติ

31 เริ่มต้นกับ SharePoint ก่อนอื่นจะต้องทำการสมัครเข้าใช้งาน SharePoint กันก่อน โดยต้องใช้ Microsoft 365 (ดู รายละเอียดกันได้ที่บทความ Microsoft 365 คืออะไร ช่วยงานอะไรได้บ้าง) หรือจะซื้อเป็น SharePoint Online Plan ก็ทำได้ ผ่านทาง https://www.sharepoint.com โดยหากเป็น Microsoft 365 จะเริ่มที่ Office 365 E3 และ Microsoft 365 Business Basic เป็นต้นไป เมื่อเข้ามาที่ SharePoint สำหรับการใช้งาน Microsoft 365 ให้กด App Launcher แล้วเลือก SharePoint

32 การสร้าง Team Site ใหม่ เราสามารถสร้างเว็บไซต์ให้กับหน่วยงาน บุคคล ได้อย่างง่ายดายด้วย Microsoft SharePoint โดย 1. คลิกที่ Create Site 2. เลือกประเภทของเว็บไซต์ • Team site เหมาะสำหรับการจัดเก็บเอกสาร การแชร์กันในองค์กร • Communication site จะเป็นรูปแบบ Modern เพื่อเน้นการสร้างเนื้อหาที่สวยงาม ทันสมัย 3. ตั้งชื่อเว็บไซต์ (Site name) 4. กำหนด Site address โดยท้ายที่สุดจะได้ url เพื่อเข้าถึงเว็บไซต์ 5. กำหนด Description 6. กำหนด Privacy setting เพื่อจะให้เฉพาะสมาชิก หรือว่าทุกคนที่ทราบ url เข้าถึงได้ 7. เลือกภาษาในการแสดงผล (language) 8. คลิก Finish

33 เพียงเท่านี้เราก็จะได้เว็บไซต์มาเรียบร้อย โดยเราสามารถปรับแต่งได้ภายหลัง โดยสำหรับ Team Site จะแสดงรายละเอียดการตั้งค่าดังรูป สำหรับ Communication Site จะแสดงรายละเอียดการตั้งค่าดังรูป

34 การกำหนด Group Member ว่าใครจะเป็น Member หรือ Owner ของ SharePoint Team Site Design SharePoint สามารถทำการกำหนดความสวยงาม โดยมี Theme ให้เลือกใช้งานมากมาย พร้อม ยังสามารถ Custom ได้อีกด้วย เมื่อทำการสร้างเว็บไซต์เสร็จสามารถเลือก Template ของ SharePoint ได้หรือจะกำหนดภายหลังก็ได้ มีรูปแบบให้เลือก Template มากมายใน SharePoint Site

35 Team Site Template Communication Site Template

36 เมื่อเลือกรูปแบบที่ต้องการก็จะมีการยืนยัน การ สร้างเนื้อหาใหม่ SharePoint สามารถทำการสร้างเนื้อหาใหม่ เพื่อใช้แสดงเนื้อหา ข่าวสาร ประชาสัมพันธ์ โดยใช้ Page โดยมีวิธีการดังนี้ 1. คลิกที่ New 2. เลือก Page 3. ทำการใส่เนื้อหา ได้ทั้งข้อความ รูปภาพ ตามที่ต้องการ โดยหากใช้งาน Microsoft Word หรือ PowerPoint ได้ ก็จะใช้งานได้แบบง่าย ๆ เลยทีเดียว

37 4. คลิกที่ปุ่ม Publish เพื่อบันทึกและเผยแพร่ เนื้อหาของ Page นี้ การแสดงผลในมือถือ เราสามารถติดตั้ง App SharePoint ได้จาก App Store หรือ Google Play Store โดยเมื่อ ติดตั้งเสร็จเรียบร้อยแล้ว เราสามารถเข้าถึงส่วนของเว็บไซต์และส่วนต่าง ๆ ได้จาก App เลย

38 รู้จักกับ SharePoint List SharePoint List เป็นเสมือน ฐานข้อมูล ในรูปแบบตาราง (Table) แต่ใน SharePoint เรียกว่า List โดยประกอบด้วย Field ต่าง ๆ โดยมี Data Type ให้เลือกมากมาย ทั้ง Single Line of Text, Multiple Line of Text, Number, Date and Time, Choice, Image เป็นต้น การสร้าง SharePoint List 1. คลิก New 2. เลือก List 3. กำหนดว่าจะสร้าง List จากประเภทใด 4. เพิ่ม Field กำหนด Field และ Data Type ที่เหมาะสมกับข้อมูล

39 การตั้งชื่อ Column หรือ Field ในการเก็บข้อมูล พร้อมกำหนด Data Type ซึ่งจะมี Data Type ด้วยกันหลากหลายประเภทให้เลือกใช้ตามความต้องการ เพียงเท่านี้เราก็จะได้ List ซึ่งเป็นเสมือนตาราง เพื่อการจัดเก็บฐานข้อมูลด้วย SharePoint List เรียบร้อยแล้ว Documents ใน SharePoint สามารถใช้จัดเก็บเอกสาร แชร์ ในทีมงาน องค์กรได้ โดยใช้ Documents ซึ่งหากใครใช้ OneDrive มาก่อน ก็ให้ทราบว่า ฉากหลังของ OneDrive คือ SharePoint นั่นเอง เมื่อเข้ามาที่ Documents เราก็จะสามารถนำเอกสารเราขึ้นไปใช้งาน จัดเก็บ และ Share ได้ การแชร์เอกสารใน SharePoint เราสามารถทำการแชร์เอกสาร พร้อมกำหนดการเข้าถึงได้ โดยขั้นตอนในการแชร์เอกสารเป็นดังนี้ 1. เลือก File หรือ Folder ที่ต้องการ 2. คลิกที่ปุ่ม ... (ปุ่ม จุด ๆ ๆ แนวตั้ง) 3. เลือก Share 4. กำหนดว่าจะแชร์ให้ใครดูบ้าง 5. สามารถกดปุ่ม Send เพื่อส่ง Email หรือ Copy link เพื่อส่งให้ในช่องทางอื่น ๆ ได้

40 ข้อจำกัดของ SharePoint ตาม Plan การใช้งาน LIMITS BY PLAN Feature Microsoft 365 Business Basic, Business Standard, or Business Premium Microsoft 365 E3 or E5, Office 365 E1, E3, or E5, or SharePoint Plan 1 or 2 Microsoft 365 F1 or F3, Office 365 F3 Total storage per organization 1 TB plus 10 GB per license purchased 1 TB plus 10 GB per license purchased 1 TB Max storage per site (site collection) 25 TB 25 TB 25 TB Sites (site collections) per organization 2 million 2 million 2 million Number of users Up to 300 1 - 500,000 1 - 500,000 ในบทความนี้น่าจะช่วยให้เราทำความเข้าใจการทำงานของ Microsoft SharePoint ว่ามี เครื่องมืออะไรบ้าง โดยเรียนรู้การสร้างเว็บไซต์ การสร้างเนื้อหา การสร้าง List เพื่อเป็นตารางฐานข้อมูล เพื่อใช้เก็บข้อมูลใน Microsoft 365 เพื่อนำไปต่อยอดในการทำ Automation หรือเรียกใช้ ใน Microsoft Power Platform ได้อีกด้วย

41 Canva Canva คืออะไร เครื่องมือที่จะช่วยให้การออกแบบง่ายขึ้น แม้ว่าคุณจะไม่ใช่นักออกแบบหรือไม่ เก่งการออกแบบเลยก็ตาม ปัจจุบันมีหลายๆ คนได้นำเอา Canva มาใช้ออกแบบทำโฆษณา ตกแต่ง รูปภาพ ทำปกนิตยสาร หนังสือ งานพรีเซ้น คอนเทนต์รูปภาพ ฯลฯ หรือแม้แต่ธุรกิจใหญ่ๆ นักออกแบบ นักทำโฆษณาเก่งๆ ก็ใช้ Canva ในการสร้างเงินมหาศาล ถ้าคุณอยากรู้ว่า Canva คืออะไร มีฟีเจอร์อะไร ที่สำคัญและช่วยอะไรคุณได้บ้าง เราจะพาทุกคนมาหาคำตอบไปพร้อมกัน พร้อมทั้งแนะนำวิธีใช้ Canva ด้วย Canva คือโปรแกรมสำหรับรูปที่ใช้งานบนเว็บไซต์ ช่วยเรื่องของการดีไซน์งานต่างๆ เป็น แพลตฟอร์มออนไลน์ สำหรับนักออกแบบงานกราฟิกหรือคนทั่วๆ ไป ยกตัวอย่างเช่น งานโฆษณา ทำ โปสเตอร์ งาน Present ภาพสำหรับโซเชียลมีเดียหรือ Content บนรูปภาพ โดย Canva สามารถใช้งาน ผ่าน Application บนมือถือหรือจะใช้งานผ่านเว็บไซต์ก็ได้ คุณสามารถใช้งาน Canva ได้ฟรีไม่มีค่าใช้จ่าย แถมยังมีเทมเพลตและรูปภาพที่ช่วยในการออกแบบที่เยอะมากๆ ด้วย Canva ช่วยให้งานดีไซน์หรือช่วย ให้ทุกงาน Artwork ของคุณออกมาดูดีมากที่สุด แม้ว่าคุณจะไม่มีความรู้ในเรื่องการออกแบบหรือไม่ จำเป็นต้องมีความรู้ศิลปะก็สามารถใช้งานได้ ในปัจจุบันมีผู้ใช้งาน Canva ทั้งใน Application บนโทรศัพท์มือถือและคอมพิวเตอร์ โดยส่วนตัว ของผู้เขียนมองว่า การใช้งาน Canva ใน Application บนมือถือนั้นก็สะดวก แต่ถ้าพูดถึงการใช้งานที่ รวดเร็ว สามารถมองเห็นรูปภาพตัวหนังสือได้ชัดเจน รวมถึงการจัดระเบียบตัวอักษรต่าง ๆ การใช้งานบน คอมพิวเตอร์น่าจะเหมาะสมมากกว่า อันนี้ขึ้นอยู่กับมุมมองหรือความสะดวกของแต่ละคน คู่มือการใช้งาน Canva

42 1. สมัครสมาชิก Canva สมัครสมาชิก Canva สำหรับคนที่ไม่เคยเข้ามาใช้งาน Canva ก็ต้องเข้าไปสมัคสมาชิกก่อน มันสามารถทำได้ง่ายมาก โดย สามารถสมัคผ่าน Facebook สมัคผ่าน google หรือ จะสมัคด้วย E-mail ส่วนตัวของเราก็ได้ สำหรับในขั้นตอนนี้ คิด ว่าทุกคนก้ไม่น่าจะติดปัญหาอะไรกัน เพราะเป็นขั้นตอนการทำง่ายๆไม่ ซ้ำซ้อนอะไรมาก โดยโปรแกรม Canva เคยมีปัญหาด้านความปลอดภัย ข้อมูลถูกแฮก เพราะฉะนั้นหาก คุณมีข้อมูลสำคัญ ไม่ควรที่จะใช้ password เดียวกันกับ password ของอีเมลส่วนของตัวคุณ 2. เลือกการออกแบบ Canva ที่คุณอยากได้ เลือกการออกแบบ Canva ที่คุณอยากได้ หลังจากได้มามีการสมัคสมาชิกและ ได้ กด login เข้ามาแล้ว โดยคุณสามารถกดคลิดปุ่มทาง ด้านขวาบน ชื่อ Create a Design เพื่อทำการเลือกรูปแบบของ Canva ที่เราต้องการได้เลย รูปแบบก็มี ให้เลือกเยอะ

43 หรือถ้าคุณยังเลือกรูปแบบที่จะใช้ไม่ได้ ก็ให้เลื่อนลงไปทางด้านล่าง มันจะขึ้นตัวอย่าง ต่างๆของ คนที่เขาเตยทำไว หรือ รูปแบบสวยๆที่ ทางCanva ออกแบบเอาไว้เช่น การออกแบบโพสอินสตาแกรม , การออกแบบเรซูเม่ , การสร้างโลโก้ หรือ การสร้างแผ่นพับต่างๆ 3. เลือก Template ที่เหมาะกับการใช้งาน ขั้นตอนต่อไปก็คือการเลือก Template ที่คุณอยากจะเริ่มออกแบบภาพในรูปแบบของคุณขึ้นมา ข้อดีของ Template ก็คือเราสามารถ ‘ยืมความคิด’ คนอื่นและนำสิ่งเหล่านี้มาดัดแปลงให้เหมาะกับสิ่งที่ เราอยากได้ เราสามารถใช้ Template ส่วนมากได้ฟรี แต่ Template บางตัวก็ต้องเสียเงินในการที่จะเอามา ออกแบบ โดยแบบเสียเงินมีราคาที่ไม่แพงมาก แต่ถ้าเราไม่อยากจะเสียเงิน ก็ให้เลือกที่เป็นแบบฟรีตอน แรกไปเลย โดยแบบฟรีก็มีให้เลือกเยอะ แต่T emplate อาจจะยังไม่ค่อยน่าสนใจ เท่ากับ Template ที่ ต้องซื้อมาเท่าไร ส่วนมากเอาตามที่เราพอใจไปเลย จะได้ไม่เกิดปัญหาในการออกแบบ 4. การออกแบบ: ลบ เพิ่ม และเปลี่ยนสี ในขั้นตอนนี้ จะอธิบาย ส่วนประกอบและฟิเจอร์ต่างๆของ Canva ภาพ (Photo) คือ ภาพที่ canva มีให้โดย มีทั้งแบบฟรี และ แบบเสียเงิน หรือเราจะใช้ภาพจาก ที่เราเตรียมมาจากที่อื่นก็ได้ Canva ก็จะมีฟิเจอร์ให้เราตกแต่งเพิ่มเติมได้ Element คือ องค์ประกอบในการออกแบบอื่นที่ Canva ให้มาเพื่อช่วยให้การออกแบบเรามีสีสันมากขึ้น เช่น รูปร่าง หรือ ไอคอน ต่างๆ Font คือ Font ที่เราพิมลงไปใน งานของเราบน Canva โดยมีFont ภาษาอังกฤษ สวยๆ ให้ เราเลือกใช้เยอะมาก แต่ Font ภาษาไทย ยังมีให้เราเลือกใช้ ไม่เยอะเท่าไร โดยเราก็สามารถใช้ฟ้อนที่เรา ไปหามาจากที่อื่นก็ได้ โดย เราต้องเป็นสมาชิกก่อน ถึงจะ เอา Font จากที่อื่นมาใช้กับ Canva ได้ สี คือ Element ที่ Canva ให้เรามา และ Font ต่างๆที่เราใช้สามารถเปลี่ยนสีได้ ในส่วนนี้ Canva จะมีการแนะนำสีที่เหมาะหรือคล้ายกับ Element อื่นๆที่เราใช้ 5. การเซฟ และ การเลือกชนิดของไฟล์

44 หลังจากที่เราได้ออกแบบและทำ งานของเราในส่วนต่างๆ บน Cana ไปแล้ว ในขั้นตอนนี้จะมา สอยวิธี เซฟ และ เลือกชนิดของไฟล์ เพื่อเอาไปใช้ที่อื่นได้ โดยเซฟภาพจะอยู่ที่ด้านขวาบน อาจจะเป็นคำ ว่า Download หรือเป็นตัวลูกศรชี้ลงก็ได้ การเซฟไฟล์ที่เราเห็นได้บ่อยก็คือ JPEG GIF และ PDF ซึ่งเราจะเซฟหนึ่งหน้าหรือทุกหน้าก็ได้ แต่ ฟิเจอร์การเซฟแบบภาพโปร่งใส (Transparent) มันเป็นฟิเจอร์ ที่ต้องเสียงเงิน หรือ เป็นสมาชิกก่อน ถึงจะเซฟในส่วนตรงนี้ได้ พอล็อกอินเข้ามาก็จะเจอหน้าเลย์เอาท์ว่างๆให้เลือกว่าจะสร้างชิ้นงานแบบไหนดี ทาง Canva เค้ามีให้เลือกเยอะมาก ละลานตาจริงๆค่ะ มีเทมเพลทให้เลือกมากกว่า 50,000 แบบ สนุกกันเลยค่ะทีนี้ เราก็เริ่มจากเลือกขนาดหน้ากระดาษ หรือขนาดเทมเพลทกันก่อนนะคะ โดยเลือกที่คำว่า Find Templates สำรวจแม่แบบว่าจะใช้งานอาร์ทเวิร์คแบบไหนที่เหมาะกับงานเรา อย่างเช่น แบนเนอร์ เฟซบุ๊ค อินสตาแกรม หรือจะเป็นแบนเนอร์ที่ใช้กับเว็บไซต์ ที่สำคัญคือเค้าตั้งค่ามาให้เรียบร้อยแล้ว เราจะ ได้ไม่ต้องไปเสียเวลาย่อรูปอีกรอบ ถ้าวิธีแรกเลือกไม่ถูกเพราะมันเยอะไป งั้นมาลองเลือกที่ปุ่มสี่เหลี่ยมเส้นประ ทีมีเครื่องหมายบวก ด้านขวาบนดูค่ะ คราวนี้อาจจะเลือกประเภทการใช้งานได้ง่ายขึ้นนะคะ ทั้งหมดนี้มันแตกต่างกันตรงที่ขนาดพื้นที่งานที่ จะต้องเอาไปใช้ค่ะ

45 เราเลือกแบบแบนเนอร์ เพราะจะเอาไปใช้บนเว็บไซต์ที่เราใช้ในการสร้างแบรนด์ตัวเองออนไลน์ นะคะ แบบนี้จะมีขนาดเป็นสี่เหลี่ยมผืนผ้า เทมเพลทนี้เห็นแล้วถูกใจเลยทีเดียว สีสันสดใส