Minit Mesyuarat HEM

SMK TOKAI, 06660 ALOR SETAR

MINIT MESYUARAT HEM KALI KE 3 2020

TARIKH : 07/10/2020
HARI : RABU
MASA : 2:30 petang
TEMPAT : Bilik Mesyuarat, SMK Tokai
PENGERUSI : Pn Jaliah Binti Juewani
KEHADIRAN:

1. En. Haridan Bin Yob
2. En. Mat Zafri bin Ngah
3. Pn. Zuraida bt.Abdullah
4. Pn. Izzuna bt.Khalid
5. Pn. Che Rosnah bt. Hashim
6. Pn. Nur Izzati bt. Ismail
7. En. Mohd Rizal Bin Mohamad Saharan
8. Tn Hj. Azizan bin Saad
9. Pn. Fatin Hanim bt. Mohd Fadzil
10. Pn. Hamizah bt.Hashim
11. Cik Hazawati bt. Hassan
12. Pn. Lee Bee Leng
13. En. Md Zahir bin Kassim
14. Pn. Che Naziroh bt. Hj.Hitam @ Yusuff
15. Pn. Tan Saw Peih
16. Cik Lee Choon Boey
17. En. Mohd.Saifolizam bin Abu Bakar
18. En. Mohd .Wafi bin Salleh
19. Pn. Normahani bt.Mohamad
20. Pn. Lee Wei Nie
21. Pn. Siti Asma bt.Morad
22. En. Jamaludin bin Mydin Pitchay
23. Pn. Wan Taherah bt.Wan Abdullah
24. Tn Hj Jamal bin Che Don
25. Pn. Norfadzila Bt Abd Rahman
26. Pn Zurina Binti Zulkifli
27. Pn Nor’in Binti Bakar
28. Pn. Suriani Binti Mahdi
29. Pn Siti Hajar bt Abdul Hamid
30. Pn. Hanani Bt Hashim
31. Cik Aida Binti Zakria
32. Pn. Nur Syahida Binti Abdul Manap
33. Pn. Norfizah Binti Samshi @ Shamsi
34. Pn. Shuhaida Binti Saad
35. Pn. Juhairah Binti Abdul
36. Siti Adibah Binti Amir Hamzah

1

I PERUTUSAN PENGERUSI
1. Puan Pengetua, Pn Jaliah Binti Juewani selaku pengerusi mengalu-alukan
kehadiran semua guru ke Mesyuarat HEM bilangan (3) tahun 2020. Pengetua
memanjatkan rasa syukur kerana mesyuarat HEM kali ke tiga berjaya dijalankan.
2. Terdapat 18 Jawatankuasa yang terlibat di bawah unit HEM yang perlu
dikendalikan dengan sebaiknya agar pengurusan pelajar teratur dan dapat
melahirkan murid yang seimbang dari segi Jasmani, emosi, rohani dan intelek
seperti yang terkandung di dalam Falsafah Pendidikan Negara.
3. Disiplin yang tinggi perlu diterapkan dalam diri pelajar untuk mendapatkan
sahsiah diri terpuji. Semua guru perlu bekerjasama dan bertanggungjawab dalam
membentuk sahsiah murid.
4. Unit HEM diharap dapat merancang program yang sesuai untuk perkembangan
sahsiah murid , disiplin serta kehadiran ke sekolah. Selepas pelaksanaan sesuatu
program perlu diadakan penilaian untuk menguji keberkesanan program tersebut.
Contohya pelaksanaan SOP covid-19.
5. Segala perancangan HEM diharap dapat berjalan dengan lebih lancar sepanjang
tahun 2020.
Tindakan : Makluman

II Membentang dan mengesahkan minit mesyuarat yang lalu
6. Pembentangan minit mesyuarat telah dibuat oleh Puan Zurina Binti Zulkifli.
7. Pengesahan minit mesyuarat HEM 3/2020 dicadang oleh: Cik Aida Binti Zakria
8. Disokong oleh: Cik Hazawati binti Hassan
Tindakan : Makluman

iii Maklum balas
9. Puan pengerusi membangkitkan tentang perkara 2.11 iaitu mengenai SSDM. Semua
guru sangat digalakkan untuk memasukkan data SSDM untuk membantu markah
sahsiah murid. Penambahbaikan perlu dilakukan untuk pelaksanaan SSDM di sekolah.

2

Iv Pengurusan HEM.

10. SOP Covid-19

10.1 Belum ada sebarang perubahan pada SOP Covid 19 di sekolah.

10.2 Setiap hari persekolahan, guru bertugas mingguan perlu berada di pagar sekolah
pada stesen yang ditetapkan untuk mengambil suhu pelajar pada waktu pagi dan
memastikan murid mengikut laluan yang ditetapkan ketika pulang . Aktiviti ini
juga merupakan Program Sekolah Penyayang. Murid-murid perlu memakai
pelitup muka ketika hadir ke sekolah.

10.3 Setiap kelas mesti mengikut jadual waktu pulang yang telah ditetapkan.

10.4 Semua guru dan murid digalakkan memakai pelitup muka sepanjang keberadaan
mereka di sekolah.

10.5 Kerjasama daripada semua guru kelas diperlukan untuk memastikan tanda kaki
meja, senarai nama dan nombor meja pada setiap meja ditampal dimeja dan
pintu.
Tindakan : Guru bertugas dan guru tingkatan.

11 Jadual masa waktu pulang

11.1 Berikut adalah jadual masa pulang murid yang perlu dipatuhi .

Ahad hingga Rabu

Masa Kelas yang terlibat

2.10 Petang 1S, 1M, 3KA dan 4 STEM C

2.15 Petang 1T, 2S, 2M, 3M, 4 STEM A dan 4 SASKEM

2.20 Petang 1KA, 2KA dan 3S

* Tingkatan 5 pulang selepas “ Stay On”

Khamis

Masa Kelas yang terlibat

2.10 Petang 1S, 1M, 3KA, 4 STEM C, 5T dan 5S

2.15 Petang 1T, 2S, 2M, 3M, 4 STEM A, 4 SASKEM, 5M dan 5MPV

2.20 Petang 1KA, 2KA dan 3S

Tindakan: Semua guru
3

12 APDM/ Kehadiran.

12.1 Setakat ini tiada masalah pengisian kehadiran dalam APDM .Semua data APDM
lengkap. Kerjasama dan komitmen guru tingkatan amat dihargai. Kehadiran perlu
diisi sebelum jam 9.00 pagi.

12.2 Peringatan untuk semua guru tingkatan, laporan bulanan perlu disahkan setiap
hujung bulan. Kemudian cetak dan masukkan dalam fail kelas. Fail kelas sentiasa
ada di rak yang disediakan di pejabat. Selain itu, guru kelas perlu mengemas kini
maklumat berikut:

i) Maklumat murid
ii) Laporan Kehadiran bulanan
iii) Surat amaran 1/ amaran 2/ amaran 3/ Kaunseling/ buang sekolah/ berhenti
sukarela/ surat ibubapa@penjaga/cuti sakit/ Time slip
iv) Sebarang maklumat berkaitan seperti maklumat murid baru

12.3 Bermula 27hb September, surat amaran pertama/kedua/ketiga boleh dikeluarkan
bagi murid yang sengaja tidak hadir ke sekolah atau ponteng.

Tindakan : Guru tingkatan

13 Maklumat kemasukan pelajar baru/ tingkatan 5

13.1 Setinggi-tinggi penghargaan diucapkan kepada semua guru kelas dan penyelia
tingkatan 1 kerana telah menyiapkan pendaftaran murid tingkatan 1 dalam buku
daftar sekolah .

13.2 Jika ada pelajar baru, guru kelas perlu mencatat maklumat murid dalam buku
daftar sekolah.

13.3 Kebanyakan kelas tingkatan 5 telah menyiapkan draf sijil berhenti sekolah. Guru
tingkatan yang belum menyiapkannya diminta selesaikan dengan segera untuk
memudahkan tindakan selanjutnya.

Tindakan : Guru Tingkatan

14 Skim pinjaman buku teks

14.1 Semua murid telah dibekalkan dengan buku teks.

14.2 Kutipan buku teks sesi 2020 dan pengagihan buku teks 2021 akan diuruskan oleh
guru tingkatan. Maklumat tarikh/ masa / kaedah dan borang akan dimaklumkan
kemudian.

4

14.3 Dijangkakan masalah kutipan buku teks pada tahun ini kerana ketidakhadiran
murid ke sekolah.

Tindakan : Guru tingkatan

15 Disiplin

15.1 Sekolah tidak menghadapi masalah disiplin yang besar atau berat.

15.2 Masalah disiplin di sekolah setakat ini melibatkan murid ponteng sekolah,
masalah rambut, stoking, baju PJ dan kuku panjang. Semua guru perlu
bekerjasama untuk mengurangkan masalah disiplin di sekolah ini.

Tindakan : semua guru

16 Kebajikan, KWAMP,EMK, Biasiswa dan zakat

16.1 Pengagihan kepada semua murid telah selesai.

16.2 Guru-guru kelas diharap dapat memaklumkan kepada PK HEM sekiranya ada
murid yang memerlukan bantuan kerana masih ada peruntukan duit zakat.

Tindakan :Semua Guru Tingkatan

17 Perhimpunan Mingguan

17.1 Perhimpunan mingguan akan diadakan setiap hari Isnin pada jam 7.30 pagi
hingga 8.25 pagi mengikut tingkatan secara bergilir-gilir seperti berikut .

12/10/2020 – Tingkatan 4
19/10/2020 – Tingkatan 3
26/10/2020 – Tingkatan 2
2/11/2020 – Tingkatan 1

17.2 Perhimpunan tersebut akan diuruskan oleh:

i) Semua guru bertugas
ii) Kaunselor
iii)Guru kanan bertugas – Ustazah Hamizah atau Puan Norfadzila

Tindakan : Guru Kanan Sains Matematik
Guru Kanan Bahasa
Kaunselor
Guru bertugas mingguan

5

18 Kaunseling
18.1 Kebanyakan aktiviti yang dirancang telah Berjaya dilaksanakan. Antara aktiviti
aktiviti yang telah dirancang bagi bulan Oktober dan November adalah seperti
berikut.
i) Pentaksiran psikometrik – telah dilaksanakan
ii) Program mentor mentee
iii) Motivasi Pecutan Akhir SPM – telah dilaksanakan pada 5/10/2020
iv) Lawatan ke kolej dan institut kemahiran
Tindakan: Kaunselor

19 Surau
19.1 Setinggi tinggi penghargan didedikasikasikan kepada jawatan kuasa SURAU
NURALHIDAYAH atas keceriaan yang telah dilaksanakan selain mencipta logo
tersendiri.
Tindakan : Semua guru Pendidikan Islam

20 Keselamatan/ Kesihatan
20.1 Alat pemadam api yang ada di sekolah telah tamat tempoh dan tidak boleh
digunakan pelan kebakaran telah ditampal di sudut info kelas. Latihan kebakaran
belum dilaksanakan kerana kekangan Covid-19. Perancangan dua kali untuk tahun
2020 iaitu pada bulan April dan September.
20.2 Rawatan kesihatan murid telah dijalankan seperti berikut:
i) HPV (Murid perempuan tingkatan 1) Dos 1 – Februari, Dos 2 – 18 Ogos .
ii) ATT (Murid lelaki dan perempuan tingkatan 3)
iii) Talasemia ( belum hadir )
iv) Gigi ( telah hadir )
Tindakan : AJK Kesihatan
Guru Tingkatan

6

21 Program dan aktiviti melibatkan penceramah/pihak luar
21.1 Banyak aktiviti dan ceramah yang melibatkan pihak luar telah dilaksanakan . Satu
penambahbaikan telah dibuat iaitu pengelola program perlu maklumkan kepada
pengawal keselamatan tentang penceramah jemputan yang hadir.
Tindakan :Semua guru

v Hal-hal lain
22 PK HEM mengucapkan ribuan terima kasih kepada AJK unit HEM 2020 yang telah
berjaya menjalankan tugas dengan cemerlang.

Mesyuarat ditangguhkan pada pukul 4.00 petang.

7

SENARAI SEMAK/MAKLUMBALAS MINIT MESYUARAT HAL EHWAL MURID (HEM)

KALI KETIGA TAHUN 2020

BIL MUKA PERKARA STATUS TINDAKAN
SURAT PERLAKSANAAN

SELESAI BELUM
SELESAI

1 m/s 2 SSDM / Guru Data
/ Guru Disiplin
Per 9 / Guru Tingkatan
Guru Tingkatan
2 m/s 4 APDM/ Kehadiran
Kemaskini fail kehadiran – cetakan Guru Tingkatan

Per 12.2 laporan bulanan

3 m/s 4 Draf Sijil Berhenti Sekolah

Per 13.3

3 m/s 4 Kutipan Buku Teks / Guru SPBT

Per 14.2 Guru Tingkatan

4 m/s 6 Majlis Restu SPM / Kaunselor

Per 18.1

5 m/s 6 iii) Talasemia / AJK Kesihatan

Per 20 Guru Tingkatan

8