MyPortfolio W29

myPortfolio

PENOLONG AKAUNTAN
BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN DAN

KEURUSETIAAN
MAJLIS AGAMA ISLAM DAN ADAT ISTIADAT

MELAYU PERLIS

BAHAGIAN : MAJLIS AGAMA ISLAM DAN ADAT
ALAMAT ISTIADAT MELAYU PERLIS (MAIPs)

NO. TELEFON : A2 TAMAN PENGKALAN ASAM
NO. FAKS. JALAN TUANKU SYED PUTRA
LAMAN SESAWANG 01000 KANGAR
PERLIS

: 049794439
: 049782400
: www.maips.gov.my

MAKLUMAT PEGAWAI

Nama : Ahmad Fitri bin Mat Isa @ Mat Hassan

Gelaran Jawatan : Penolong Akauntan

Gred Hakiki Jawatan : W29/W32

Tarikh Penempatan : 16 Disember 2011

DILULUSKAN OLEH

Nama : Halina bt. Abd. Wahid
Gelaran Jawatan : Ketua Bahagian Khidmat Pengurusan Dan Keurusetiaan
Gred Jawatan : N41
Tarikh : 29 Oktober 2018

JADUAL PENGEMASKINIAN

BIL. TARIKH TAJUK TANDATANGAN
PENYELIA

1. 27 Oktober 2018 Perwujudan myPortfolio

Catatan: Ketua Jabatan hendaklah memastikan bahawa myPortfolio dikaji semula dan
dikemas kini apabila berlaku sebarang perubahan.

KANDUNGAN

PERKARA MUKA SURAT

Carta Organisasi
Carta Fungsi
Aktiviti-aktiviti bagi Fungsi
Deskripsi Tugas
Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai
Semak bagi Aktiviti 1
Senarai Undang-undang, Peraturan dan
Punca Kuasa
Senarai Borang
Senarai Jawatankuasa yang Dianggotai

2. CARTA ORGANISASI
1.1 Agensi

DYMM TUANKU RAJA

DYTM TUANKU RAJA MUDA
/ YANG DIPERTUA

AHLI-AHLI MAJLIS

SETIAUSAHA /
KETUA PEGAWAI

EKSEKUTIF

KETUA BAHAGIAN KETUA BAHAGIAN KETUA BAHAGIAN
PENGURUSAN KHIDMAT PEMBANGUNAN
ZAKAT WAKAF, HARTANAH
PENGURUSAN DAN
KEURUSETIAAN DAN MAL

KETUA UNIT KETUA KETUA UNIT KETUA UNIT
KUTIPAN UNIT KEWANGAN HARTANAH

KETUA UNIT PENTADBIRAN KETUA UNIT KETUA UNIT
AGIHAN AUDIT WAKAF
KETUA UNIT
ICT

1.2 Jabatan

SETIAUSAHA /
KETUA PEGAWAI

EKSEKUTIF
N48/52

KETUA BAHAGIAN KETUA BAHAGIAN KETUA BAHAGIAN
PENGURUSAN KHIDMAT PEMBANGUNAN
ZAKAT WAKAF, HARTANAH
PEG TADBIR PENGURUSAN DAN
N41/44 KEURUSETIAAN DAN MAL
PEG TADBIR N41/44
N41/44 PEG TADBIR N41/44

PEN PT N29/32

UNIT KUTIPAN UNIT PENT. UNIT KEWANGAN UNIT HARTANAH

PHEI K S22/26 PT (P/O) K N22/26 PEN. AK K W32/36 PT (P/O) N19/22
PHEI S19/22 PT (P/O) N19/22 (1) PEN. AK W29/32 PT W19/22
PT (P/O) N19/22 (1) PT (P/O) N19/22 (2) PA W19/22
PT (P/O) N19/22 (2) PO N11/14 PT (P/O) N19/22
PT (P/O) N19/22 (3) PK H11/14
PHEI S19 (1) PA H11/14 (1)
PHEI S19 (2) PA H11/14 (2)

UNIT AGIHAN UNIT ICT UNIT AUDIT DLM UNIT WAKAF

PHEI K S22/26 PEN.PEG. ICT PEN.JURUAUDIT PHEI S19/22
PHEI S19/22 (1) FA29/32 W29/32 PT (P/O) N19/22
PHEI S19/22 (2)
PA W19/22
PT (P/O) N19/22 (1)
PT (P/O) N19/22 (2)

1.3 CARTA PENTADBIRAN

SETIAUSAHA KETUA PEGAWAI
KHAS YDP EKSEKUTIF

KETUA BAHAGIAN KETUA BAHAGIAN KETUA BAHAGIAN
PENGURUSAN KHIDMAT PEMBANGUNAN
ZAKAT WAKAF, HARTANAH
PEG TADBIR PENGURUSAN DAN
N41/44 KEURUSETIAAN DAN MAL
PEG TADBIR N41/44
UNIT KUTIPAN PEG TADBIR N41/44

PHEI K S22/26 PEN PT N29/32
PHEI S19/22
PT (P/O) N19/22 (1) UNIT PENT. UNIT KEWANGAN UNIT HARTANAH
PT (P/O) N19/22 (2)
PT (P/O) N19/22 (3) PT (P/O) K N22/26 PEN. AK K W32/36 PEG. PEL E41
PT (P/O) N19 (5) SEK. BELANJA PT (P/O) N19/22
SEK. SUMBER
SEK.PENERANGAN PEN. AK W29/32 PT W19/22
PT (P/O) N19/22 PA W19/22
PEG.HEI S41 PT (P/O) N19 SEK. TEKNIKAL
PHEI S19 (1) PT (P/O) N19/22
PHEI S19 (2) SEK. ASET & STOR PPEENN..JURUTERA JAA2299
PHEI S19 (3) SSEEKK. .BAEKLAUNNJA PPEENN..JURUTERA JAA2299
PHEI S19 (4) PEN PT N29 PPEENN..JURUTERA JAA2299
PHEI S19 (5) PT (P/O) N19 PEN. AK W29/32
PT (P/O) N19 UNIT WAKAF
UNIT AGIHAN SEK.KEURUSETIAAN PT (P/O) N19
PO N11 PHEI S19/22
PHEI K S22/26 PT (P/O) N19 PT (P/O) N19/22
PHEI S19/22 UNIT ICT
PHEI S19/22 SEK PENTADBIRAN
PA W19/22 PEG. ICT F41/44
PT (P/O) N19/22 (1) PT (P/O) N19/22 PEN.PEG. ICT FA29/32
PT (P/O) N19/22 (2) PO N11/14
PT (P/O) N19 PK H11/14 PT (P/O) N19
PT (P/O) N19 PK H11
PHEI S19 PK H11 UNIT AUDIT DALAM
PK H11
TDA PA H11/14 PEN.JURUAUDIT
PA H11/14 W29/32
PEG. TADBIR N41 PA H11
PEN PT N29 PA H11 PT (P/O) N19
PA H11

2. CARTA FUNGSI

BAHAGIAN KHIDMAT
PENGURUSAN DAN

KEURUSETIAAN

BAHAGIAN BAHAGIAN KHIDMAT BAHAGIAN
PENGURUSAN ZAKAT PENGURUSAN DAN PEMBANGUNAN WAKAF,

KEURUSETIAAN HARTANAH DAN MAL

UNIT KUTIPAN UNIT PENTADBIRAN UNIT HARTANAH

i. Mengurus dan i. Mengurus hal ehwal i. Menguruskan
merekod pentadbiran Majlis
penerimaan zakat berkaitan Pentadbiran pembangunan
di Negeri Perlis Am, Sumber manusia,
serta Aset dan Stor hartanah Majlis
ii. Melaksanakan
promosi kutipan ii. Menguruskan hal ehwal ii. Menguruskan projek
zakat di Negeri keurusetiaan Majlis
Perlis pembinaan dan

iii. Memantau pembangunan Majlis
pengurusan
Masjid Alwi dan iii. Memantau
Masjid Al-Hussain
pengurusan Anak

Syarikat MAIPs

UNIT KEWANGAN UNIT WAKAF

UNIT AGIHAN i. Mengurus hal ehwal i. Mengurus dan
kewangan Majlis
i. Menguruskan merekod
ii. Melaksanakan
agihan zakat di pengurusan akaun Majlis penerimaan wakaf

Negeri Perlis iii. Melaksanakan dan sumber am di
perbelanjaan dan bajet
ii. Melaksanakan Majlis Negeri Perlis

aktiviti dan ii. Melaksanakan

program agihan UNIT ICT promosi program

zakat di Negeri wakaf dan sumber

Perlis i. Menguruskan hal ehwal am Majlis

iii. Memantau teknologi maklumat Majlis iii. Menguruskan

operasi Taman ii. Menguruskan perbelanjaan wakaf

Desa Asnaf penyelenggaran ICT dan sumber am di

MAIPs MAIPs Negeri Perlis

UNIT AUDIT DALAM

i. Menguruskan urusan
audit dalam bagi Majlis

3. AKTIVITI-AKTIVITI BAGI FUNGSI

Bahagian : Bahagian Khidmat Pengurusan Dan Keurusetiakan
Unit : Kewangan

1. Menyemak dan menyelenggara buku tunai terimaan harian bagi kumpulan akaun
MAIPs.

2. Menyemak dan menyelenggara daftar mel harian bagi kumpulan akaun MAIPs.
3. Menyediakan Baucer Panjar Wang Runcit dan Rekupmen Panjar bagi kumpulan

Wang Zakat.
4. Membantu mengendali dan menyediakan akaun-akaun harian, bulanan dan

tahunan
5. Menyediakan jawapan pemerhatian audit.
6. Menyelaras pelupusan dokumen kewangan mengikut rekod tahun yang tepat.
7. Melaksana urusan keurusetiaan Mesyuarat Jawatankuasa Kewangan MAIPs dan

Mesyuarat Jawatankuasa Kewangan dan Akaun MAIPs.
8. Menyediakan dan menyelenggara Baucar Jurnal.
9. Menyelenggara laporan Akaun Belum Terima (ABT).

4. DESKRIPSI TUGAS

MAKLUMAT UMUM

GELARAN JAWATAN Penolong Akauntan KETUA PERKHIDMATAN Ketua Pegawai Eksekutif
RINGKASAN GELARAN JAWATAN PEN. AK.
GRED JAWATAN KEDUDUKAN DI WARAN Program 1.2 Butiran (10)
GRED JD PERJAWATAN Disenaraikan dalam S.K.P.
STATUS JAWATAN Bil. B59/2016
HIRARKI 1(BAHAGIAN) W29/W32 BIDANG UTAMA -
HIRARKI 2 (CAWANGAN/SEKTOR/UNIT)
SKIM PERKHIDMATAN W29 SUB-BIDANG -

TETAP DISEDIAKAN OLEH Ahmad Fitri Bin Mat
DISEMAK OLEH Isa@Mat Hassan
Bahagian Khidmat DILULUSKAN OLEH
Pengurusan dan Halina Binti Abd. Wahid
Keurusetiaan
Hj. Mohd Nazim Bin Mohd
Unit Kewangan Noor

Penolong Akauntan TARIKH DOKUMEN

TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN

Bertanggungjawab melaksanakan, menyelia sistem dan operasi berkaitan dengan kutipan hasil, terimaan hasil, klasifikasi hasil, penyelenggaraan
buku tunai dan penyediaan penyata kewangan bagi memastikan akauntabiliti Jabatan tercapai.

AKAUNTABILITI TUGAS UTAMA

1. Melaksana dan menyelia proses terimaan bagi memastikan semua a. Menyemak dan menyelenggara buku tunai terimaan
perekodan terimaan dilaksanakan dengan teratur dan tepat harian bagi kumpulan akaun MAIPs.
mengikut pekeliling yang berkuat kuasa.
b. Menyemak dan menyelenggara daftar mel harian
bagi kumpulan akaun MAIPs.

c. Menyediakan dan menyelenggara Baucar Jurnal dan
menyemak cek yang belum dituntut untuk
dikembalikan ke peruntukan.

2. Membantu merangka Bajet MAIPs berdasarkan keperluan dan a. Melaksana urusan keurusetiaan Mesyuarat
kehendak organisasi mengikut kelulusan Majlis. Jawatankuasa Kewangan MAIPs dan Mesyuarat
Jawatankuasa Kewangan dan Akaun MAIPs.
3. Membantu dan menguruskan pelaksanaan pengurusan kewangan
dan akaun MAIPs dijalankan dengan teratur bagi memastikan a. Membantu mengendali dan menyediakan akaun-
tindakan dan risiko kesilapan dikurangkan. akaun harian, bulanan dan tahunan

4. Menguruskan proses dan kawalan bayaran bagi memastikan b. Menyediakan jawapan pemerhatian audit.
tuntutan yang lengkap dan sempurna selaras dengan peraturan c. Menyediakan dan menyelenggara Baucar Jurnal.
yang berkuat kuasa
Menyelenggara laporan Akaun Belum Terima (ABT).
5. Menguruskan prosedur pelupusan dokumen kewangan MAIPs
berdasarkan prosedur yang ditetapkan oleh pekeliling megikut a. Menyediakan Baucer Panjar Wang Runcit dan
tempoh masa yang ditetapkan Rekupmen Panjar bagi kumpulan Wang Zakat.

a. Menyelaras pelupusan dokumen kewangan
mengikut rekod tahun yang tepat.

DIMENSI

1. Pelanggan dalaman (67 orang)
2. Bilangan baucar jurnal yang dibuat (200 transaksi)
3. Jumlah resit yang disemak (20,000 resit)
4. Kumpulan Wang yang diuruskan (Zakat,Sumber Am dan Wakaf)

KELAYAKAN AKADEMIK / IKHTISAS

Diploma dalam bidang pengajian perniagaan, kewangan, perbankan atau perakaunan yang diiktiraf oleh Kerajaan daripada institusi pengajian
tinggi tempatan atau kelayakan yang diiktiraf setaraf dengannya.

KOMPETENSI

-Kebolehan menggunakan perisian komputer pada tahap yang baik
-Kemahiran komunikasi yang baik
-Kebolehan melakukan mengikut arahan arahan dan peraturan berkuat kuasa
-Kemahiran dalam pengiraan, statistik dan laporan

PENGALAMAN

1-3 tahun pengalaman dalam bidang pegurusan kewangan dan bidang berkaitan

5. PROSES KERJA

Aktiviti 1: Menyemak dan menyelenggara buku tunai terimaan harian bagi
kumpulan akaun MAIPs.

BIL. TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI UNDANG-
1. JAWAB LAIN YANG UNDANG,
2. PERATURAN
3. KBKPK ADA DAN PUNCA
4. Pen. Ak. HUBUNGAN/
PT (P/O) KUASA
5. PT (P/O) DIRUJUK
6. AP 72
Pen. Ak. Mengeluarkan arahan
7. Pen. Ak. AP 143 (a)
8. untuk menguruskan buku
Pen. Ak. Sistem
KBKPK tunai Pengurusan
Maklumat
Menerima arahan untuk Bersepadu

menguruskan buku tunai

Menerima slip deposit

tunai dan cek daripada

pembantu tadbir

kewangan

Memasukkan data

berdasarkan no slip,

jumlah, Tarikh slip dan

senarai jumlah resit yang

sama dengan jumlah slip

Mencetak buku tunai

melalui sistem

perakaunan Majlis

berdasarkan akaun

Menyemak buku tunai

berdasarkan

a) Jumlah

b) Tarikh

c) No slip deposit

bank

d) Maklumat Bayaran

e) No cek

Memperakukan buku

tunai untuk difailkan

Buku tunai diserahkan

kepada Akauntan untuk

pengesahan setiap bulan.

Aktiviti 2: Menyemak dan menyelenggara daftar mel harian bagi kumpulan
akaun MAIPs.

BIL. TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI UNDANG-
1. JAWAB LAIN YANG UNDANG,
2. PERATURAN
3. KBKPK ADA DAN PUNCA
4. Pen. Ak. HUBUNGAN/
Pen. Ak. KUASA
5. Pen. Ak. DIRUJUK
AP 71 (c) i
6. Pen. Ak. Mengeluarkan arahan
Sistem
Pen. Ak. untuk menyemak daftar Pengurusan
Maklumat
mel harian Bersepadu

Menerima arahan untuk

menyemak daftar mel

harian

Cetak laporan mel

daripada sistem zakat

Menyemak terimaan cek

melalui daftar mel

berdasarkan Salinan mel

surat daripada

pentadbiran.

Sekiranya resit tidak

dicetak perlu

memaklumkan kepada

penyelia resit supaya

mencetak resit

berkenaan.

Menandatangani daftar

mel dan Salinan mel surat

untuk difailkan bersama.

Aktiviti 3: Menyediakan Baucer Panjar Wang Runcit dan Rekupmen Panjar
bagi kumpulan Wang Zakat.

BIL. TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI UNDANG-
1. JAWAB LAIN YANG UNDANG,
2. Mengeluarkan arahan PERATURAN
3. Pen. Ak. K untuk membuat bayaran ADA DAN PUNCA
4. Pen. Ak. panjar wang runcit HUBUNGAN/
5. Pen. Ak. Menerima arahan untuk KUASA
6. Pen. Ak. membuat bayaran panjar DIRUJUK AP 97(e)
Pen. Ak. wang runcit
7. Pen. Ak. Terima resit dan tuntutan
8. yang disahkan oleh ketua
Pen. Ak. unit
9. Pen. Ak. Semak resit tuntutan
10. sama ada lengkap atau
Pen. Ak. tidak
Pen. Ak. Sediakn Sub Baucar Kew
50 dengan melengkapkan
maklumat yang berkaitan
Cetak dan dapatkan
tandatangan orang yang
menuntut bayaran tunai
berkenaan
Baucer yang dicetak
dicapkan “TELAH
BAYAR”
Simpan sub baucar
bekenaan dan kepilkan
bersama laporan panjar
wang runcit apabila
rekupmen.
Simpan baucar panjar
wang runcit setelah
selesai proses.
Kumpul baucar untuk
membuat rekupmen
Panjar.

Aktiviti 4: Membantu mengendali dan menyediakan akaun-akaun harian,
bulanan dan tahunan

BIL. TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI UNDANG-
JAWAB LAIN YANG UNDANG,
PERATURAN
ADA DAN PUNCA
HUBUNGAN/
KUASA
DIRUJUK
1. KBKPK Mengeluarkan arahan
KPE
untuk menguruskan

akaun-akaun harian,

bulanan dan tahunan

2. Pen. Ak. Menerima arahan untuk

mengurus akaun-akaun

harian, bulanan dan

tahunan

3. PT (P/O) Imbang dan tutup semua

dokumen perakaunan

pada akhir tahun bagi

tiap-tiap kumpulan wang

4. PT (P/O) Kemaskini dokumen-

dokumen yang berkaitan

seperti buku tunai, lejar

Daftar pelaburan,

Laporan aset, Penyata

Penyesuaian Bank dan

sebagainya.

5. Pen. Ak. Sediakan draf akaun bagi
6. Pen. Ak.
7. Pen. Ak. tiap-tiap kumpulan wang

8. Pen. Ak. Semak draf penyata

9. Pen. Ak. kewangan berdasarkan

dokumen-dokumen yang

berkaitan

Sediakan penyata

kewangan beserta kertas

kerja, jadual-jadual

sokongan dan

sebagainya.

Kemukakan draf penyata

kewangan kepada ketua

pegawai eksekutif untuk

penyemakan dan

pengesahan

Sahkan penyata

kewangan dengan

menandatangani penyata

pengakuan oleh ketua

pegawai eksekutif.

Aktiviti 5: Menyediakan Jawapan Pemerhatian Audit

BIL. TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI UNDANG-
1. JAWAB LAIN YANG UNDANG,
Mengeluarkan arahan PERATURAN
2. KBKPK ADA DAN PUNCA
3. untuk menyediakan HUBUNGAN/
4. Pen. Ak. KUASA
Pen. Ak. jawapan pemerhatian DIRUJUK
5. Pen. Ak. AP306
Audit KBKPK
6. Pen. Ak.
7. Menerima arahan untuk
8. Pen. Ak.
Pen. Ak. menyediakan jawapan
Pen. Ak.
pemerhatian Audit

Terima Laporan

Pengauditan daripada

Jabatan Audit Negara

Teliti teguran audit dan

membuat semakan

terhadap teguran audit

berkenaan.

Bincangkan dengan

Akauntan untuk

mendapatkan ulasan

daripada unit berkaitan

Sediakan jawapan yang

tepat mengenai teguran

berkenaan

Kumpulkan dan

dokumenkan jawapan

yang telah dibincangkan

Hantar jawapan bagi

teguran audit dalam

tempoh 14 hari selepas

menerima laporan

berkenaan.

Aktiviti 6: Menyelaras pelupusan dokumen kewangan mengikut rekod tahun
yang tepat.

BIL. TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI UNDANG-
1. JAWAB LAIN YANG UNDANG,
2. Mengeluarkan arahan PERATURAN
3. KBKPK ADA DAN PUNCA
4. KU (Kew) HUBUNGAN/
5. PT (P/O) KUASA
Pen. Ak. DIRUJUK AP 326(a)
6. Pen. Ak.
untuk melupus dokumen KPE
7. Pen. Ak.
kewangan
8. Pen. Ak.
Menerima arahan untuk
Pen. Ak.
melupus dokumen

kewangan

Edar surat kepada semua

unit dan cawangan

Terima senarai dokumen

kewangan yang perlu

dibuat pelupusan

Membantu sediakan

kertas kerja untuk

diangkat kelulusan

Jawatankuasa Baitulmal

bagi permohonan

pelupusan dokumen

kewangan. Diperakukan

dalam Mesyuarat Majlis.

Bincang dengan Ketua

Pegawai Eksekutif untuk

mengadakan Mesyuarat

Jawatakuasa Baitulmal

dan Mesyuarat Majlis.

Edar kertas kerja

permohonan Pelupusan

Dokumen Kewangan

kepada semua ahli

Jawatkuasa berkenaan.

Bincang kertas kerja

pemohonan

Aktiviti 7: Melaksana urusan keurusetiaan Mesyuarat Jawatankuasa
Kewangan MAIPs dan Mesyuarat Jawatankuasa
Kewangan dan Akaun MAIPs.

BIL. TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI UNDANG-
JAWAB LAIN YANG UNDANG,
PERATURAN
ADA DAN PUNCA
HUBUNGAN/
KUASA
DIRUJUK

1. Pen. Ak. K Mengeluarkan arahan

untuk mengadakan

mesyuarat

2. Pen. Ak. Menerima arahan untuk
3. Pen. Ak.
mengadakan mesyuarat

Mesyuarat hendaklah

diadakan mengikut

pekeliling yang telah

ditetapkan.

4. Pen. Ak. Maklumbalas dan

dokumen perlu

dikemukakan sekurang-

kurangnya 14 hari

sebelum mesyuarat

bermula

5. Pen. Ak. Notis mesyuarat

hendaklah dikemukakan

kepada ahli-ahli

mesyuarat selewat-

lewatnya 7 hari sebelum

mesyuarat.

6. Pen. Ak. Minit mesyuarat
7. Pen. Ak.
hendaklah disediakan

selewatnya 3 hari selepas

mesyuarat

Minit mesyuarat

hendaklahlah diedarkan

kepada ahli-ahli

mesyuarat selewatnya 7

hari selepas mesyuarat

Aktiviti 8: Menyediakan dan menyelenggara Baucar Jurnal

BIL. TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI UNDANG-
JAWAB LAIN YANG UNDANG,
PERATURAN
ADA DAN PUNCA
HUBUNGAN/
KUASA
DIRUJUK
1. KBKPK Mengeluarkan arahan
KBKPK
untuk menyediakan dan

menyelenggara Baucar

Jurnal

2. Pen. Ak. Menerima arahan untuk

menyediakan dan

menyelenggara Baucar

Jurnal

3. Pen. Ak. Terima dokumen

sokongan bagi

menyediakan Baucar

Jurnal

4. Pen. Ak. Teliti dokumen sokongan

5. Pen. Ak. bagi mengenalpasti
6. Pen. Ak.
transaksi yang terlibat

Merekod Baucar Jurnal di

dalam sistem SPMB

Mendapatkan kelulusan

daripada Akauntan bagi

Baucar Jurnal yang

dibuat

7. Pen. Ak. Menandatangani Baucar

Jurnal dan failkan

bersama dokumen

sokongan.

Aktiviti 9: Menyelenggara laporan Akaun Belum Terima (ABT).

BIL. TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI UNDANG-
JAWAB LAIN YANG UNDANG,
Mengeluarkan arahan PERATURAN
untuk menyelenggara ADA DAN PUNCA
Akaun Belum Terima HUBUNGAN/
(ABT) KUASA
Menerima arahan untuk DIRUJUK
1. KBKPK menyelenggara Akaun
Belum Terima (ABT) KBKPK
2. Pen. Ak. Terima laporan Akaun
3. PT (P/O) Belum Terima (ABT)
4. Pen. Ak. Semak dan teliti laporan
5. Pen. Ak. Akaun Belum Terima
(ABT)
6. Pen. Ak. Bincangkan dengan
akauntan tindakan
susulan terhadap jumlah
tertunggak
Tindakan susulan diambil
terhadap jumlah yang
tertunggak

6. CARTA ALIR

Aktiviti 1: Menyemak dan menyelenggara buku tunai terimaan harian bagi
kumpulan akaun MAIPs.

TANGGUNGJAWAB MULA

KBKPK PROSES KERJA
PEN. AK.
Keluarkan arahan untuk
menguruskan buku tunai

Terima arahan untuk
menguruskan buku tunai

PT (P/O) Terima slip deposit tunai dan
cek
PT (P/O) Masukkan data berdasarkan
no slip, jumlah, tarikh slip
PEN. AK PEMBETULAN TIDAK dan senarai jumlah resit
PEN. AK. PEMETULAPE LENGKAP? yang sama dengan jumlah
slip
MBETUP Cetak buku tunai

Memperakukan buku tunai

KBKPK Pengesahan buku tunai

TAMAT

Aktiviti 2: Menyemak dan menyelenggara daftar mel harian bagi kumpulan
akaun MAIPs.

TANGGUNGJAWAB MULA

KBKPK PROSES KERJA
PEN. AK.
Keluarkan arahan untuk
menyemak daftar mel harian

Terima arahan untuk
menyemak daftar mel harian

PEN. AK. Cetak laporan mel dari
system zakat
PEN. AK.
Semak terimaan cek melalui
daftar mel berdasarkan
salinan mel surat dari
Pentadbiran

PT (P/O) MAKLUM RESIT Cetak resit
PEN. AK. PENYEDIA DICETAK?
Tandatangan daftar mel dan
RESIT salinan mel surat
PEMETULAPE

MBETUP

PEN. AK. Failkan daftar mel dan
salinan mel surat bersama

TAMAT

Aktiviti 3: Menyediakan Baucer Panjar Wang Runcit dan Rekupmen Panjar
bagi kumpulan Wang Zakat.

TANGGUNGJAWAB MULA

KBKPK PROSES KERJA
PEN. AK.
Keluarkan arahan untuk
PEN. AK. membuat bayaran panjar
wang runcit
LENGKAP?
Terima arahan untuk
PEN. AK. SERAH UNTUK membuat bayaran panjar
DIBUAT wang runcit

PEMBETULAN Terima resit tuntutan yang
telah disahkan Ketua Unit

Semak resit tuntutan

Sediakan sub baucar

PEN. AK. Cetak
PEN. AK.
PEN. AK. Cap telah dibayar pada
baucar kecil

Simpan Baucar

Kumpul baucar untuk
direkumpen

TAMAT

Aktiviti 4: Membantu mengendali dan menyediakan akaun-akaun harian,
bulanan dan tahunan

TANGGUNGJAWAB MULA

KBKPK PROSES KERJA

PEN. AK. Keluarkan arahan sediakan
PEN. AK. akaun-akaun harian, bulanan
PEN. AK. dan tahunan

PEN. AK. BUAT Terima arahan sediakan
PEN. AK. PEMBETULAN/ akaun-akaun harian, bulanan
dan tahunan
PELARASAN
Imbang dan tutup semua
dokumen perakaunan bagi
semua Kumpulan Wang

Kemaskini dokumen-
dokumen yang berkaitan

Sediakan Draf Penyata
Kewangan bagi semua
Kumpulan Wang

Semak Draf Penyata
Kewangan Bagi semua
Kumpulan Wang

TIDAK Tepat?

PEN. AK. YA
PEN. AK. Sediakan Penyata
Kewangan dan lain-lain
KPE dokumen

Kemukakan draf Penyata
Kewangan kepada CEO
untuk semakan dan
pengesahan

Semak Draf Penyata
Kewangan

YA Pindaan?

TIDAK
Sahkan Penyata Kewangan
yang lengkap

PEN. AK. Dapatkan tandatangan CEO

TAMAT

Aktiviti 5: Menyediakan Jawapan Pemerhatian Audit

TANGGUNGJAWAB MULA PROSES KERJA

KBKPK Keluarkan arahan untuk
PEN. AK. menyediakan jawapan
PEN. AK. pemerhatian audit
PEN. AK. Terima arahan untuk
PEN. AK. menyediakan jawapan
PEN. AK. pemerhatian audit
PEN. AK.
Terima laporan audit dari
Jabatan Audit Negara
Teliti laporan audit

Bincang perkara yang
berbangkit

Sediakan jawapan

Kumpul dan dokumenkan

Hantar jawapan kepada
Jabatan Audit Negara

TAMAT

Aktiviti 6: Menyelaras pelupusan dokumen kewangan mengikut rekod tahun
yang tepat.

TANGGUNGJAWAB MULA PROSES KERJA

KBKPK Keluarkan arahan untuk
PEN. AK. meguruskan pelupusan
PEN. AK. dokumen kewangan
PEN. AK.
Terima arahan untuk
PEN. AK. menguruskan pelupusan
PEN. AK. dokumen kewangan

Edar surat

Terima dokumen kewangan
yang hendak dilupuskan

Sediakan kertas kerja

Bincang untuk mengadakan
mesyuarat

Edar kertas kerja

TIDAK Bincang
LULUS
LULUS
Maklumkan kepada Jabatan
Audit Negara

Menerima kebenaran
melupuskan

Kumpul dan lupuskan
dokumen

Keluarkan sijil pelupusan

TAMAT

Aktiviti 7: Melaksana urusan keurusetiaan Mesyuarat Jawatankuasa
Kewangan MAIPs dan Mesyuarat Jawatankuasa
Kewangan dan Akaun MAIPs.

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA

KBKPK MULA
PEN. AK.
PEN. AK. Keluarkan arahan untuk
PEN. AK. mengadakan mesyuarat
Terima arahan untuk
PEN. AK. mengadakan mesyuarat
PEN. AK.
Kemukakan maklumbalas
dan dokumen sekurangnya
14 hari
Notis mesyuarat diedarkan
kepada ahli mesyuarat
sekurangnya 7 hari
Mesyuarat dijalankan

Minit mesyuarat disediakan

Minit mesyuarat diedarkan
kepada ahli mesyuarat
sekurangnya 7 hari

TAMAT

Aktiviti 8: Menyediakan dan menyelenggara Baucar Jurnal

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA

KBKPK MULA
PEN. AK.
PEN. AK. Keluarkan arahan untuk
PEN. AK menyediakan Baucar Jurnal
PEN. AK. Terima arahan untuk
PEN.AK. menyediakan Baucar Jurnal
PEN. AK.
Terima dokumen sokongan
bagi menyediakan Baucar
Jurnal
Teliti dokumen sokongan
bagi mengenalpasti transaksi
terlibat
Rekod baucar jurnal dalam
sistem SPMB

Dapatkan kelulusan
Akauntan
Tandatangan Baucar jurnal
dan failkan bersama
dokumen sokongan

TAMAT

Aktiviti 9: Menyelenggara laporan Akaun Belum Terima (ABT).

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA

KBKPK MULA
PEN. AK.
PEN. AK. Keluarkan arahan untuk
PEN. AK menyelenggara ABT
PEN. AK.
PEN.AK. Terima arahan untuk
menyelenggara ABT

Terima laporan Akaun Belum
Terima

Semak dan teliti laporan
Akaun Belum Terima

Bincang dengan Akauntan
tindakan susulan

Tindakan susulan diambil
terhadap jumlah yang
tertunggak

TAMAT

7. SENARAI SEMAK

Aktiviti 1: Menyemak Buku Tunai Terimaan Pembayaran Harian Bagi Akaun
MAIPs

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1. Mengeluarkan arahan

untuk menguruskan buku

tunai

2. Menerima arahan untuk

menguruskan buku tunai

3. Menerima slip deposit

tunai dan cek daripada

pembantu tadbir

kewangan

4. Memasukkan data

berdasarkan no slip,

jumlah, Tarikh slip dan

senarai jumlah resit yang

sama dengan jumlah slip

5. Mencetak buku tunai

melalui sistem

perakaunan Majlis

berdasarkan akaun

6. Menyemak buku tunai

berdasarkan

a) Jumlah

b) Tarikh

c) No slip deposit

bank

d) Maklumat Bayaran

e) No cek

7. Memperakukan buku

tunai untuk difailkan

8. Buku tunai diserahkan

kepada Akauntan untuk

pengesahan setiap bulan.

Aktiviti 2: Menyemak Daftar Mel Harian

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1. Mengeluarkan arahan

untuk menyemak daftar

mel harian

2. Menerima arahan untuk

menyemak daftar mel

harian

3. Cetak laporan mel

daripada sistem zakat

4. Menyemak terimaan cek

melalui daftar mel

berdasarkan Salinan mel

surat daripada

pentadbiran.

5. Sekiranya resit tidak

dicetak perlu

memaklumkan kepada

penyelia resit supaya

mencetak resit

berkenaan.

6. Menandatangani daftar

mel dan Salinan mel surat

untuk difailkan bersama.

Aktiviti 3: Menyediakan Panjar Wang Runcit

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1. Mengeluarkan arahan
untuk membuat bayaran
panjar wang runcit

2. Menerima arahan untuk
membuat bayaran panjar
wang runcit

3. Terima resit dan tuntutan
yang disahkan oleh ketua
unit

4. Sediakn Sub Baucar
Kew 50 dengan
melengkapkan maklumat
yang berkaitan

5. Cetak dan dapatkan
tandatangan orang yang
menuntut bayaran tunai
berkenaan

6. Baucer yang dicetak
dicapkan “TELAH
BAYAR”

7. Simpan sub baucar
bekenaan dan kepilkan
bersama laporan panjar
wang runcit apabila
rekupmen.

8. Simpan baucar panjar
wang runcit setelah
selesai proses.

Aktiviti 4: Membantu mengendalikan dan menyediakan akaun-akaun harian,
bulanan dan tahunan MAIPs

BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN

1. Mengeluarkan arahan

untuk menguruskan

akaun-akaun harian,

bulanan dan tahunan

2. Menerima arahan untuk

mengurus akaun-akaun

harian, bulanan dan

tahunan

3. Imbang dan tutup semua

dokumen perakaunan

pada akhir tahun bagi

tiap-tiap kumpulan wang

4. Kemaskini dokumen-

dokumen yang berkaitan

seperti buku tunai, lejar

Daftar pelaburan,

Laporan aset, Penyata

Penyesuaian Bank dan

sebagainya.

5. Sediakan draf akaun bagi

tiap-tiap kumpulan wang

6. Semak draf penyata

kewangan berdasarkan

dokumen-dokumen yang

berkaitan

7. Sediakan penyata

kewangan beserta kertas

kerja, jadual-jadual

sokongan dan

sebagainya.

8. Kemukakan draf penyata

kewangan kepada ketua

pegawai eksekutif untuk

penyemakan dan

pengesahan

9. Sahkan penyata

kewangan dengan

menandatangani penyata

pengakuan oleh ketua

pegawai eksekutif.

Aktiviti 5: Membantu Menyediakan Jawapan Pemerhatian Audit

BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN

1. Mengeluarkan arahan

untuk menyediakan

jawapan pemerhatian

Audit

2. Menerima arahan untuk

menyediakan jawapan

pemerhatian Audit

3. Terima Laporan

Pengauditan daripada

Jabatan Audit Negara

4. Teliti teguran audit dan

membuat semakan

terhadap teguran audit

berkenaan.

5. Bincangkan dengan

Akauntan untuk

mendapatkan ulasan

daripada unit berkaitan

6. Sediakan jawapan yang

tepat mengenai teguran

berkenaan

7. Kumpulkan dan

dokumenkan jawapan

yang telah dibincangkan

8. Hantar jawapan bagi

teguran audit dalam

tempoh 14 hari selepas

menerima laporan

berkenaan.

Aktiviti 6: Membantu Menguruskan Pelupusan Dokumen Kewangan

BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN

1. Mengeluarkan arahan

untuk melupus dokumen

kewangan

2. Menerima arahan untuk

melupus dokumen

kewangan

3. Edar surat kepada semua

unit dan cawangan

4. Terima senarai dokumen

kewangan yang perlu

dibuat pelupusan

5. Membantu sediakan

kertas kerja untuk

diangkat kelulusan

Jawatankuasa Baitulmal

bagi permohonan

pelupusan dokumen

kewangan. Diperakukan

dalam Mesyuarat Majlis.

6. Bincang dengan Ketua

Pegawai Eksekutif untuk

mengadakan Mesyuarat

Jawatakuasa Baitulmal

dan Mesyuarat Majlis.

7. Edar kertas kerja

permohonan Pelupusan

Dokumen Kewangan

kepada semua ahli

Jawatkuasa berkenaan.

8. Bincang kertas kerja

pemohonan

Aktiviti 7: Melaksana urusan keurusetiaan Mesyuarat Jawatankuasa
Kewangan MAIPs dan Mesyuarat Jawatankuasa
Kewangan dan Akaun MAIPs.

BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN

1. Mengeluarkan arahan

untuk mengadakan

mesyuarat

2. Menerima arahan untuk

mengadakan mesyuarat

3. Mesyuarat hendaklah

diadakan mengikut

pekeliling yang telah

ditetapkan.

4. Maklumbalas dan

dokumen perlu

dikemukakan sekurang-

kurangnya 14 hari

sebelum mesyuarat

bermula

5. Notis mesyuarat

hendaklah dikemukakan

kepada ahli-ahli

mesyuarat selewat-

lewatnya 7 hari sebelum

mesyuarat.

6. Minit mesyuarat

hendaklah disediakan

selewatnya 3 hari selepas

mesyuarat

7. Minit mesyuarat

hendaklahlah diedarkan

kepada ahli-ahli

mesyuarat selewatnya 7

hari selepas mesyuarat

Aktiviti 8: Menyediakan dan menyelenggara Baucar Jurnal

BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN

1. Mengeluarkan arahan

untuk menyediakan dan

menyelenggara Baucar

Jurnal

2. Menerima arahan untuk

menyediakan dan

menyelenggara Baucar

Jurnal

3. Terima dokumen

sokongan bagi

menyediakan Baucar

Jurnal

4. Teliti dokumen sokongan

bagi mengenalpasti

transaksi yang terlibat

5. Merekod Baucar Jurnal di

dalam sistem SPMB

6. Mendapatkan kelulusan

daripada Akauntan bagi

Baucar Jurnal yang

dibuat

7. Menandatangani Baucar

Jurnal dan failkan

bersama dokumen

sokongan.

Aktiviti 9: Menyelenggara laporan Akaun Belum Terima (ABT).

BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN

1. Mengeluarkan arahan
untuk menyelenggara
Akaun Belum Terima
(ABT)

2. Menerima arahan untuk
menyelenggara Akaun
Belum Terima (ABT)

3. Terima laporan Akaun
Belum Terima (ABT)

4. Semak dan teliti laporan
Akaun Belum Terima
(ABT)

5. Bincangkan dengan
akauntan tindakan
susulan terhadap jumlah
tertunggak

6. Tindakan susulan diambil
terhadap jumlah yang
tertunggak

8. SENARAI UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA

9. 1. Enakmen Pentadbiran Agama Islam Negeri Perlis 2006
2. Arahan Pentadbiran Dalaman Majlis Agama Islam dan Adat Istiadat Melayu
Perlis (AP)
3. Keputusan Mesyuarat Majlis Agama Islam dan Adat Istiadat Melayu Perlis
4. Fatwa-fatwa berkaitan yang diwartakan Dewan Undangan Negeri Perlis
5. Garis Panduan Agihan Zakat Negeri Perlis
6. Anggaran Pendapatan dan Perbelanjaan Majlis Agama Islam dan Adat
Istiadat Negeri Perlis
7. Perintah Am Bab B
8. Arahan Perbendaharaan
9. Pekeliling dan Surat Pekeliling Perkhidmatan
10. Akta Acara Kewangan 1957
11. Surat Pekeliling Ketua Akauntan Negara
12. Piagam Pelanggan Majlis Agama Islam Dan Adat Istiadat Melayu Perlis

9. SENARAI BORANG

BIL. BORANG KOD BORANG
1. Daftar surat menyurat MAIPs am10-pin.3/80

2. Baucar Panjar Wang Runcit

3. Borang Tuntutan Tanpa Resit

Borang Permohonan Bagi Borang Kewangan-Arkib
4. 4/08

Pemusnahan

Borang Penentusahan Borang Kewangan Arkib
5.
Pemusnahan Rekod 13/08

10. SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

1. Urusetia Mesyuarat Jawatankuasa Kewangan MAIPs
2. Urusetia Mesyuarat Kewangan dan Pengurusan dan Akaun