Perumda Dharma Jaya

Draft E-Booklet
Materi Kearsipan
Perumda Dharma Jaya

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi DKI Jakarta
Jl. Perintis Kemerdekaan No.1 Jakarta Timur
(021) 47860095 / (021) 47865922
www.dispusip.jakarta.go.id
http://smart-one.jakarta.go.id
[email protected]
arsip_jakarta
@dispusipprovinsidkijakarta



Daftar Isi

1. Apa itu BUMD ? 1
2
2. BUMD Perumda Dharma Jaya 4
5
3. Latar Belakang Penyusunan Materi 6
8
4. Hasil Audit Kearsipan 2021 8
9
5. Rekomendasi Tindak Lanjut 10
12
6. Ketaatan Terhadapa Peraturan Perundang-Undangan 14
15
7. Dasar Hukum 20

8. Tata Naskah Dinas 21
23
9. Klasifikasi 33
38
10. Sistem Klasifikasi Keamanan Akses Arsip Dinamis 39
40
11. Jadwal Retensi Arsip

12. Pengelolaan Arsip Inaktif

13. Pengolahan Arsip Inaktif dengan Retensi di

Bawah dan Sekurang-Kurangnya 10 Tahun

14. Ketertiban Pelaksanaan Penyusutan Arsip

15. Penyusutan Arsip

16. Pengelolaan Arsip Vital

17. SDM Kearsipan

18. Unit Kearsipan

19. Prasarana dan Sarana

1 PENDAHULUAN

APA ITU BUMD ?

Dalam perkembangan praktek otonomi daerah, pengelolaan pendapatan asli daerah
diberikan kepada Pemerintah Daerah yang bersangkutan agar dapat mengatur dan
mengurus sendiri urusan pemerintahan. Bahkan otonomi daerah diberikan untuk
mempercepat terwujudnya kesejahteraan masyarakat, selain juga untuk meningkatkan daya
saing daerah dalam sistem Negara Kesatuan Republik Indonesia. Untuk itu Pemerintah
Daerah dapat mengatur sendiri beberapa bidang kehidupan di daerahnya, diantaranya
bidang sosial, budaya, kesehatan, pendidikan, ekonomi, dan sebagainya. Guna
meningkatkan Pendapatan Asli Daerah, Pemerintah Daerah dapat mendirikan Badan Usaha
Milik Daerah atau yang disingkat menjadi BUMD untuk mengelola potensi daerah,
meningkatkan perekonomian daerah, dan memberikan pelayanan kepada masyarakat untuk
mewujudkan kesejahteraan dan kemakmuran masyarakat.

Jenis dan tujuan BUMD berdasarkan PP Nomor 54 Tahun 2017 adalah sebagai berikut :

Jenis BUMD adalah :

■ Perusahaan Umum Daerah merupakan BUMD yang seluruh modalnya dimiliki satu
daerah dan tidak terbagi atas saham

■ Perusahaan perseroan Daerah merupakan BUMD yang berbentuk perseroan terbatas
yang modalnya terbagi dalam saham yang seluruhnya atau paling sedikit 51% (lima
puluh satu persen) sahamnya dimiliki oleh 1 (satu) Daerah.

Tujuan BUMD adalah :

■ Memberikan manfaat bagi perkembangan perekonomian Daerah;
■ Menyelenggarakan kemanfaatan umum berupa penyediaan barang dan/atau jasa

yang bermutu bagi pemenuhan hajat hidup masyarakat sesuai kondisi, karakteristik
dan potensi Daerah yang bersangkutan berdasarkan tata kelola pemsahaan yang baik;
dan
■ Memperoleh laba dan/atau keuntungan.

2

BUMD Perumda Dharma Jaya

Perumda Dharma Jaya merupakan Badan Usaha MIlik Daerah (BUMD) DKI Jakarta
yang bergerak dalam bidang perdagangan dan industri daging. Perumda Dharma
Jaya berdiri sejak tahun 1966 berdasarkan Surat Keputusan Gubernur Kepala
Daerah Khusus Ibukota Jakarta Nomor: Ib.3/2/17/1966 tanggal 24 Desember 1966
dan Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 78 Tahun 1971 pada tanggal 2
Agustus 1971. Perumda Dharma Jaya bertugas membantu dan menunjang
kebijaksanaan umum Pemerintah Daerah dalam rangka ketahanan pangan dan
meningkatkan kesejahteraan masyarakat, khususnya produk hewani dan petani
ternak.

Perumda Dharma Jaya didirikan dengan maksud dan tujuan untuk :

■ Menyelenggarakan kemanfaatan umum bagi perkembangan perekonomian daerah
berupa pelayanan pangan yang mempunyai persyaratan kesehatan bagi pemenuhan
hajat hidup masyarakat sesuai kondisi, karakteristik, dan potensi daerah berdasarkan
tata kelola perusahaan yang baik;

■ Membantu dan menunjang kebijakan umum Pemerintah Provinsi DKI Jakarta dalam
rangka ketahanan pangan dan meningkatkan kesejahteraan masyarakat khususnya
produk hewani, peternakan dan perikanan serta hasil olahannya;

■ Turut serta dalam melaksanakan pembangunan Provinsi DKI Jakarta, menunjang
kebijakan serta prograrn Pemerintah Provinsi DKI Jakarta di bidang ekonomi dan
perdagangan serta membantu terciptanya ketahanan pangan dan perlindungan
konsumen di Provinsi DKI Jakarta;

■ Mendukung ketersediaan pasokan, stabilitas dan keterjangkauan harga barang
kebutuhan pokok khususnya produk hewani, peternakan dan perikanan serta hasil
olahan di Provinsi DKI Jakarta;

■ Mengembangkan sistem pengelolaan komoditas produk hewani, peternakan dan
perikanan serta hasil olahannya dalam mendukung ketahanan pangan khususnya di
Provinsi DKI Jakarta;

■ Memanfaatkan serta mendayagunakan sumber daya dan aset yang dimiliki dalam
rangka mendukung fasilitas rantai pasokan dan meningkatkan rasio likuiditas, aktivitas,
profitabilitas dan daya saing perusahaan;

■ memberikan kontribusi terhadap pendapatan asli daerah; dan
■ mengembangkan investasi daerah.

3

Perumda. Dharma Jaya pada awal kegiatan usahanya mempunyai kewajiban khusus
di bidang pangan protein hewani, dalam membantu peran Pemerintah Daerah untuk
mewujudkan ketersediaan, keterjangkauan, dan pemenuhan konsumsi pangan yang
cukup, aman, bermutu, dan bergizi seimbang, baik pada tingkat daerah hingga
perseorangan sepanjang waktu dengan memanfaatkan sumber daya, kelembagaan,
dan budaya lokal, adapun bidang usaha yang dilakukan Perumda Dharma Jaya
adalah sebagai penyediaan dan penampungan ternak potong, mengelola rumah
potong hewan dan pemotongan ternak, penyediaan tempat penyimpanan daging,
pendistribusian, pengangkutan, dan pemasaran daging hewani serta hasil ikutannya.

4

Latar Belakang Penyusunan Materi

Penyelenggaraan kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan,
pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional
yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber
daya lainnya. Penyelenggaraan kearsipan bertujuan menjamin terciptanya arsip dari
kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga
pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, maupun
perseorangan, menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai
alat bukti yang sah, menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan
pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan,
menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui
pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya, mendinamiskan
penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem yang komprehensif dan
terpadu, menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti
pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara,
menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya,
pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa, dan
meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip
yang autentik dan terpercaya.

Sebagai upaya untuk mendorong pencipta arsip agar dalam melaksanakan
pengelolaan arsip dinamis sesuai dengan prinsip, kaidah, standar kearsipan, dan
peraturan perundangan yang berlaku perlu dilakukan pengawasan secara
komprehensif. Tim Pengawas Kearsipan Daerah Provinsi DKI Jakarta yang dibentuk
oleh Gubernur DKI Jakarta telah melaksanakan audit kearsipan eksternal terhadap
Perumda Dharma Jaya, untuk menilai pengelolaan arsip dinamis yang telah
dilakukan dan memberikan rekomendasi perbaikan untuk meningkatkan pengelolaan
arsip dinamis di Perumda Dharma Jaya.

Selanjutnya sebagai upaya peningkatan perbaikan dari hasil audit kearsipan yang
telah dilakukan, maka disusunlah sebuah E-Booklet dengan memuat materi
kearsipan yang sesuai dengan rekomendasi tindak lanjut dari hasil audit kearsipan
tahun 2021 pada Perumda Dharma Jaya.

5

Hasil Audit Kearsipan Tahun 2021

Ruang lingkup audit kearsipan eksternal terhadap Perumda Dharma Jaya meliputi
aspek ketaatan terhadap peraturan perundang-undangan bidang kearsipan dalam
penetapan kebijakan kearsipan, aspek program kearsipan, aspek pengelolaan arsip
inaktif, aspek ketertiban pelaksanaan penyusutan arsip, aspek sumber daya manusia
kearsipan, aspek kelembagaan, aspek prasarana dan sarana.

Hasil nilai audit kearsipan tahun 2021 pada Perumda Dharma Jaya bisa dilihat

sebagaimana pada tabel berikut :

No. Aspek Nilai

I I.1 Tata Naskah Dinas 93.22

I.2 Klasifikasi Arsip 88.24

I.3 Sistem Klasifikasi 0
Keamanan dan Akses Arsip Dinamis

I.4 Jadwal Retensi Arsip 0

I.5 Pedoman Penyusutan 0
Arsip

I.6 Pedoman Pengelolaan Arsip Inaktif 0

I.7 Pedoman Pengelolaan Arsip Vital 0

II Program Kearsipan 78.95

III Pengolahan Arsip Inaktif dengan Retensi Sekurang- 47.37
Kurangnya 10 Tahun

IV Ketertiban Pelaksanaan Penyusutan Arsip 9.09

V Pengolaan Arsip Statis 0

VI SDM Kearsipan 56.52

VII Kelembagaan 60

VIII Prasarana dan Sarana Kearsipan 70

Total Nilai 39.58

Kategori Kurang

6

Rekomendasi Tindak Lanjut

Berdasarkan laporan nilai hasil audit kearsipan pada tahun 2021 pada Perumda
Dharma Jaya, ada rekomendasi – rekomendasi yang diberikan sebagai sarana
tindak lanjut bagi Perumda Dharma Jaya dalam memperbaiki kearsipanya. Dari
rekomendasi tersebutlah akan dibuat materi kearsipan yang sesuai dengan
kebutuhan dari hasil audit kearsipan pada tahun 2021.

Rekomendasi tindak lanjut pada Perumda Dharma Jaya adalah :

Ketaatan terhadap - Melegalkan Tata Naskah Dinas keadalam
peraturan perundang - Peraturan Direksi.

undangan - Melegalkan Klasifikasi arsip keadalam
Peraturan Direksi
Program Kearsipan
- Mengonsep dan melegalkan Sistem
Pengolahan Arsip klasifikasi keamanan akses arsip dinamis
Inaktif dengan Retensi
Sekurang-Kurangnya - Mengonsep dan melegalkan jadwal
retensi arsip sebagai dasar penyusutan
10 Tahun arsip.

- Melegalkan peraturan Pengelolaan Arsip
Inaktif

- Mengonsep dan melegalkan Pedoman
Penyusutan

- Mengonsep dan melegalkan Pedoman
Pengelolaan Arsip Vital

- Membuat program Kearsipan yang sesuai
dengan regulasi

- Mengelola arsip inaktif dengan retensi di
bawah 10 tahun dengan menggunakan
standar kearsipan.

7 - Membuat daftar berkas dan isi berkas untuk
pelaksaaan penyusutan
Ketertiban Pelaksanaan
Penyusutan Arsip - Menunjuk/ merekrut SDM kearsipan yang
berkualitas untuk mengelola kearsipan di
SDM Kearsipan Perumda Dharma Jaya

Kelembagaan - Membentuk unit kearsipan untuk penataan
arsip
Prasarana dan Sarana
Kearsipan - Melengkapi sarana dan prasarana yang
sesuai standar kearsipan

8

Ketaatan Terhadap Peraturan
Perundang-undangan

Dasar Hukum

s UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

Peraturan Pemerintah Nomor 54 Tahun 2017 tentang Badan Usaha
Milik Daerah

Perka ANRI Nomor 36 tahun 2016 tentang Pedoman Penyusutan Arsip

Perka ANRI Nomor 9 Tahun 2018 tentang Pedoman Pemeliharaan
Arsip Dinamis

Peraturan Gubernur Nomor 99 Tahun 2021 tentang Tata Naskah Dinas

Peraturan Gubernur Nomor 100 Tahun 2018 tentang Program Arsip
Vital

Keputusan Gubernur bisa dilihat di Kepgub Nomor 1598 Tahun 2021
tentang Klasifikasi Arsip

Kepgub Nomor 1599 Tahun 2021 tentang Jadwal Retensi Arsip

9

Tata Naskah Dinas

Tata Naskah Dinas adalah pengelolaan informasi tertulis yang meliputi pengaturan
jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengelolaan, distribusi dan penyimpanan
naskah dinas serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.

Prinsip penyelenggaraan Tata Naskah Dinas terdiri atas :
A. ketelitian, diselenggarakan secara teliti dan cermat dari bentuk, susunan

pengetikan, isi, struktur, kaidah bahasa dan penerapan kaidah ejaan di dalam
pengetikan;
B. kejelasan, diselenggarakan dengan memperhatikan kejelasan aspek fisik dan
materi dengan mengutamakan metode yang cepat dan tepat;
C. singkat dan padat, diselenggarakan secara efektif, singkat, padat, dan lengkap
dengan menggunakan Bahasa Indonesia yang baik dan benar sehingga mudah
dipahami bagi pihak yang menerima naskah dinas; dan
D. logis dan relevan, diselenggarakan secara runtut.

Penyelenggaraan tata naskah dinas meliputi :
A. Pengelolaan Naskah Dinas Masuk;
B. Pengelolaan Naskah Dinas Keluar;
C. Pembuatan Naskah Dinas;
D. Kecepatan Proses;
E. Penggunaan Kertas;
F. Keamanan Naskah Dinas;
G. Pengetikan Sarana Administrasi dan Komunikasi Perkantoran;
H. Pengiriman Naskah Dinas;
I. Pengelolaan dan Penyimpanan Naskah Dinas Rahasia;
J. Penyusutan Surat;
K. Digitalisasi Arsip; dan
L. Naskah Dinas Elektronik

10

Klasifikasi

Klasifikasi Arsip adalah pola pengaturan arsip secara berjenjang dari hasil
pelaksanaan fungsi dan tugas instansi menjadi beberapa kategori unit
informasi kearsipan. Klasifikasi Arsip juga merupakan tanda pengenal urusan
sesuai fungsi dan tugas unit kerja, dasar pemberkasan dan penataan arsip,
dan acuan bagi unit pengelola dan unit kearsipan pencipta arsip dalam
mengelola arsip dinamis, untuk membantu menyusun tata letak identitas
arsip yang terdiri dari:

a. Sistem kode klasifikasi berdasarkan urusan primer, sekunder dan tersier;
b. Susunan kode menggunakan alfanumerik dengan menggabungkan antara

alfabetis dan numerik;
c. Urusan primer dengan kode alfabet berdasarkan dua huruf;
d. Urusan sekunder berdasarkan numerik berdasarkan dua nomor; dan
e. Urusan tersier berdasarkan numerik dan menjadi satu kesatuan kode

Klasifikasi Arsip.

Contoh Klasifikasi :

I. KA. KEARSIPAN

00. Kebijakan Kearsipan

00.00 Pengkajian dan Pengusulan Kebijakan

Naskah terkait Pengkajian dan Pengusulan Kebijakan

00.01 Perumusan Kebijakan

Naskah terkait Perumusan Kebijakan

00.02 Masukan dan Dukungan Kebijakan

Naskah terkait Masukan dan Dukungan Kebijakan

00.03 Standarisasi, Kewenangan dan Pedoman

Naskah terkait Standarisasi, Kewenangan dan Pedoman

00.04 Penyiapan Kebijakan

Naskah terkait Penyiapan Kebijakan

01. Pembinaan Kearsipan

01.00 Akreditasi dan Fasilitasi Akreditasi Kearsipan: Lembaga Kearsipan Unit

Kearsipan, Lembaga Penyelenggaraan Jasa Kearsipan, dan Diklat

Kearsipan Naskah terkait Proses Akreditasi/Fasilitasi; Berkas Penetapan
Akreditasi dan Penghargaan Kearsipan; Database Akreditasi dan

Penghargaan

11

01.01 Sertifikasi Arsiparis

Naskah terkait Proses Sertifikasi Arsiparis; Berkas Penetapan Sertifikas i

Arsiparis; Database Sertifikasi Arsiparis

01.02 Bina Arsiparis

Naskah terkait Pengembangan Profesi Arsiparis; Bimbingan Konsultasi

Arsiparis; Penilaian Arsiparis; Pemilihan Arsiparis Teladan; Database

Arsiparis

01. 03 Bimbingan dan Konsultasi

Naskah terkait Penerapan Sistem (Klasifikasi Arsip, Tata Naskah Dinas);

Penggunaan Sarana dan Prasarana Kearsipan; Unit Kearsipan; Sumber

Daya Manusia

II. PP. PERPUSTAKAAN

00 Kebijakan

00.00 Pengkajian dan Pengusulan Kebijakan

Naskah terkait Pengkajian dan Pengusulan Kebijakan

00.01 Perumusan Kebijakan

Naskah terkait Perumusan Kebijakan

00.02 Masukan dan Dukungan Kebijakan

Naskah terkait Masukan dan Dukungan Kebijakan

00.03 Standarisasi, Kewenangan dan Pedoman

Naskah terkait Standarisasi, Kewenangan dan Pedoman

00.04 Penyiapan Kebijakan

Naskah terkait Penyiapan Kebijakan

12

Sistem Klasifikasi Keamanan
Akses Arsip Dinamis

Klasifikasi Keamanan Arsip Dinamis adalah kategori kerahasiaan informasi
Arsip Dinamis berdasarkan pada tingkat keseriusan dampak yang
ditimbulkannya terhadap kepentingan dan keamanan negara, masyarakat,
dan perorangan. Klasifikasi Akses Arsip Dinamis adalah kategori
pembatasan akses terhadap Arsip Dinamis berdasarkan kewenangan
Penggunaan Arsip terkait dengan pelaksanaan tugas dan fungsi tertentu.

Penentuan tingkat klasifikasi keamanan ditentukan dari tingkat keseriusan
dampak yang timbul dalam hal informasi yang terdapat dalam Arsip Dinamis
disalahgunakan oleh pihak yang tidak berhak untuk tujuan kepentingan yang
tidak sah. Klasifikasi keamanan terbagi menjadi 4 (empat) tingkat klasifikasi
keamanan yang meliputi:

a. Biasa/Umum/Terbuka;
Arsip yang memiliki informasi yang jika diketahui oleh orang banyak
tidak merugikan siapapun.

b. Terbatas;
Arsip yang memiliki informasi yang jika diketahui oleh pihak yang tidak
berhak dapat mengakibatkan terganggunya pelaksanaan tugas dan
fungsi lembaga pemerintahan.

c. Rahasia; dan
Arsip yang memiliki informasi yang jika diketahui oleh pihak yang tidak
berhak dapat mengakibatkan terganggunya fungsi penyelenggaraan
negara, sumber daya nasional,

d. Sangat Rahasia.
Arsip yang memiliki informasi yang jika diketahui oleh pihak yang tidak
berhak dapat membahayakan kedaulatan negara, keutuhan wilayah
Negara Kesatuan Republik Indonesia, dan keselamatan bangsa.

13

Hak Akses diberikan kepada pejabat tertentu yang memiliki kewenangan dan
tanggung jawab dalam pembuatan, penanganan, pengelolaan keamanan
fisik, dan informasi Arsip. Pejabat dengan kedudukan yang lebih tinggi dapat
mengakses Arsip yang dibuat oleh pejabat atau staf di bawahnya sesuai
dengan hierarki kewenangannya dalam struktur organisasi. Pejabat atau staf
dengan kedudukan yang lebih rendah tidak dapat mengakses Arsip yang
dibuat oleh pejabat di atasnya kecuali sebelumnya telah mendapatkan izin
dari pejabat yang berwenang.

Sistem klasifikasi keamanan dan Akses Arsip Dinamis memuat:
a. kode klasifikasi;
b. jenis Arsip;
c. klasifikasi keamanan;
d. hak akses;
e. dasar pertimbangan; dan
f. unit pengolah.

Contoh :

14

Jadwal Retensi Arsip

Jadwal Retensi Arsip adalah suatu daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka
waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi
rekomendasi tentang penetapan suatu jenis dimusnahkan, dinilai kembali, atau
dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan
penyelamatan arsip.

Jadwal Retensi Arsip digunakan untuk menentukan retensi aktif dan retensi inaktif.
Retensi arsip dihitung sejak arsip diciptakan dan diregistrasi hingga pokok masalah
pada naskah selesai diproses memuat rekomendasi yang menetapkan arsip
dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan. Rekomendasi yang dituangkan
dalam keterangan tentang penetapan suatu jenis arsip dibagi menjadi tiga jenis
rekomendasi yaitu :

a. keterangan musnah ditentukan apabila pada masa akhir retensi arsip
tersebut tidak memiliki nilai guna;

b. keterangan permanen ditentukan apabila dianggap memiliki nilai guna
kesejarahan; dan

c. keterangan dinilai kembali ditentukan pada arsip yang dianggap berpotensi
menimbulkan sengketa atau perselisihan.

Contoh Jadwal Retensi Arsip :

15

Pengelolaan Arsip Inaktif

Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya untuk penyelenggaraan
administrasi sehari hari suatu kantor sudah menurun. Untuk menentukan arsip sudah
masuk inaktif atau belum, bisa dilihat dari Jadwal Retensi Arsip yang ada di
Institusinya. Dalam pelaksanaanya Unit Kearsipan mempunyai kewajiban
mengingatkan kepada setiap unit pengolah untuk dapat memindahkan arsip di unit
pengolah yang sudah memenuhi kriteria arsip inaktif sesuai dengan jadwal retensi
arsip masing-masing Institusi setiap akhir tahunnya.

Unit pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan
tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan
arsip di lingkungannya. Tempat diolahnya arsip di unit pengolah adalah Central File.
Sedangkan unit kearsipan adalah satuan kerja yang melekat pada pencipta arsip
yang memiliki tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan yang
meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem
kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan
sarana, serta sumber daya lainnya. Tempat dioahnya arsip di unit kearsipan adalah
Records Center.

Pengelolaan arsip inaktif meliputi kegiatan penataan arsip inaktif dan penyimpanan
arsip inaktif. Penataan dan penyimpanan Arsip Inaktif dilakukan berdasarkan prinsip
asal-usul (principle of provenance) dan prinsip aturan asli (principle of original order).
Yang dimaksud prinsip asal – usul (provenance) adalah suatu arsip tidak bisa
dilepaskan dari sumber asalnya, artinya arsip arsip tersebut harus menjadi satu
kesatuan informasi yang utuh, yang teratur, tanpa melepaskan ikatan dari instansi
yang menciptakannya. Sedangkan prinsip aturan asli (original order) adalah dalam
melakukan pengaturan kembali arsip, aturan/struktur arsip yang lama kalau bisa
tetap dipertahankan, sebagai dasar dalam penyusunan kembali.

16

A. Penataan Arsip Inaktif
Penataan arsip inaktif dilaksanakan melalui tiga prosedur yaitu :
1. Pengaturan fisik arsip,
Kegiatan pengaturan fisik arsip inaktif pada unit kearsipan diawali kegiatan
pemeriksaan dan verifikasi arsip yang dipindahkan untuk memastikan
kelengkapan arsip, kesesuaian fisik arsip dengan daftar arsip serta
penyusunan daftar arsip inaktif.

2. Pengolahan informasi arsip; dan
Pengolahan informasi arsip dilakukan untuk menyediakan bahan layanan
informasi publik dan kepentingan internal lembaga, dengan cara
mengidentifikasi dan menghubungkan keterkaitan arsip dalam satu keutuhan
informasi berdasarkan arsip yang dikelola di unit kearsipan.

3. Penyusunan daftar arsip inaktif.
Unit kearsipan mengolah daftar arsip inaktif dengan menambahkan informasi
nomor definitif folder dan boks yang diurutkan sesuai dengan database daftar
arsip inaktif masing-masing provenance pencipta arsip. Pembaharuan Daftar
Arsip Inaktif dilakukan setiap terjadi pemindahan, pemusnahan, dan
penyerahan arsip paling sedikit satu tahun sekali. Penyusunan daftar arsip
inaktif sebaiknya memuat informasi tentang: a. pencipta arsip; b. unit
pengolah; c. nomor arsip; d. kode klasifikasi; e. uraian informasi arsip/berkas;
f. kurun waktu; g. jumlah; dan h. tingkat perkembangan; i. keterangan (media
arsip, kondisi, dll) ; j. nomor definitif folder dan boks; k. lokasi simpan
(ruangan dan nomor rak) ; l. jangka simpan dan nasib akhir; dan m. kategori
arsip.

17

Contoh Daftar Arsip Inaktif :

Petunjuk Pengisian :
Kolom (1), diisi dengan kop lembaga;
Kolom (2), diisi dengan nomor urut berkas/arsip;
Kolom (3), diisi dengan kode klasifikasi arsip;
Kolom (4), diisi dengan uraian jenis/series arsip;
Kolom (5), diisi dengan kurun waktu;
Kolom (6), diisi dengan tingkat perkembangan arsip;
Kolom (7), diisi dengan jumlah arsip;
Kolom (8), diisi dengan media arsip, kondisi, dll;
Kolom (9), diisi dengan nomor definitif folder dan boks;
Kolom (10), diisi dengan lokasi simpan yang mencakup ruangan dan nomor
boks;
Kolom (11), diisi dengan jangka Simpan dan Nasib Akhir;
Kolom (12), diisi dengan kategori arsip, merupakan arsip vital, arsip
terjaga, dan keterangan klasifikasi dan keamanan akses (rahasia, sangat
rahasia, terbatas).

18

B. Penyimpanan Arsip Inaktif
Penyimpanan arsip inaktif dilakukan berdasarkan daftar arsip inaktif yang telah
dibuat oleh unit pengolah yang kemudian akan dipindahkan ke Records Center yang
diolah oleh unit kearsipan. Records Center adalah tempat dengan spesifikasi tertentu
yang dirancang untuk menyimpan, memelihara, merawat dan mengelola arsip inaktif,
dengan maksud agar tercapai efisiensi dan efektivitas.

Penyimpanan arsip inaktif di Record Center dilaksanakan dengan melakukan
penataan boks arsip pada rak secara berurut berdasarkan nomor boks dan disusun
berderet ke samping (vertikal) yang dimulai dari rak paling atas dan diatur dari posisi
kiri menuju ke kanan.

19

20

Pengolahan Arsip Inaktif dengan Retensi di
Bawah dan Sekurang-Kurangnya 10 Tahun

Pengolahan arsip inaktif di lingkungan BUMD dilakukan sebagai berikut:
1. Penataan dan penyimpanan Arsip Inaktif yang memiliki jangka waktu simpan

dibawah 10 (sepuluh) tahun menjadi tanggung jawab kepala Unit Kearsipan pada
tiap BUMD.
2. Penataan dan penyimpanan Arsip Inaktif yang memiliki jangka waktu simpan
paling sedikit 10 (sepuluh) tahun menjadi tanggung jawab Lembaga Kearsipan
Daerah.

Pemusnahan arsip inaktif di lingkungan BUMD dilakukan sebagai berikut:
1. Pemusnahan arsip di lingkungan BUMD yang memiliki retensi di bawah 10

(sepuluh) tahun ditetapkan oleh pimpinan BUMD setelah mendapat pertimbangan
tertulis panitia penilai arsip dan persetujuan tertulis dari Gubernur.
2. Pemusnahan arsip di lingkungan BUMD yang memiliki retensi sekurang-
kurangnya 10 (sepuluh) tahun ditetapkan oleh pimpinan BUMD setelah mendapat
pertimbangan tertulis panitia penilai arsip dan persetujuan tertulis dari ANRI.

21
15 3. Ketertiban Pelaksanaan Penyusutan Arsip

Dalam pemberkasan Arsip Aktif menghasilkan tertatanya fisik dan informasi Arsip
serta tersusunnya daftar Arsip Aktif. Daftar Arsip Aktif terdiri atas daftar berkas dan
daftar isi berkas.

1. Daftar Berkas
Daftar berkas paling sedikit memuat informasi tentang:
a. Unit pengolah;
b. Uomor berkas;
c. Kode klasifikasi;
d. Uraian informasi berkas;
e. Kurun waktu;
f. Jumlah; dan
g. Keterangan.

Contoh tabel daftar berkas :

Keterangan Petunjuk Pengisian:
Kolom (1), diisi dengan kop lembaga;
Kolom (2), diisi dengan nomor urut berkas;
Kolom (3), diisi dengan kode klasifikasi arsip;
Kolom (4), diisi dengan uraian informasi dari berkas arsip berdasarkan
kegiatan dalam klasifikasi arsip;
Kolom (5), diisi dengan masa/kurun waktu arsip yang tercipta;
Kolom (6), diisi dengan jumlah banyaknya arsip dalam satuan yang sesuai
dengan jenis arsip;
Kolom (7), diisi dengan keterangan spesifik dari jenis arsip , seperti tekstual,
kartografi , audio visual, elektronik dan digital.

22

2. Daftar Isi Berkas
Daftar berkas paling sedikit memuat informasi tentang:
a. nomor berkas;
b. nomor item Arsip;
c. kode klasifikasi;
d. uraian informasi Arsip;
e. tanggal;
f. jumlah; dan
g. keterangan.

Contoh tabel daftar isi berkas :

Keterangan Petunjuk Pengisian:
Kolom (1), diisi dengan kop lembaga;
Kolom (2), diisi dengan nomor berkas arsip;
Kolom (3), diisi dengan nomor item arsip;
Kolom (4), diisi dengan kode klasifikasi arsip;
Kolom (5), diisi dengan uraian informasi arsip dari setiap naskah dinas;
Kolom (6), diisi dengan tanggal arsip itu tercipta;
Kolom (7), diisi dengan jumlah arsip dalam satuan naskah dinas;
Kolom (8), diisi dengan keterangan spesifik dari jenis arsip, seperti tekstual,
kartografi , audio visual, elektronik , dan digital.

23

Penyusutan Arsip

:
Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah Arsip dengan cara
memindahkan Arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan, Pemusnahan Arsip
yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan Arsip Statis kepada lembaga
kearsipan.

A. Pemindahan Arsip
Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan menjadi tanggung
jawab pimpinan unit pengolah. Pemindahan arsip inaktif dilaksanakan setelah
melewati retensi aktif. Pelaksanaan pemindahan arsip inaktif dilakukan dengan
penandatangan berita acara dan dilampiri daftar arsip yang akan dipindahkan. Berita
acara dan daftar arsip inaktif yang dipindahkan ditandatangani oleh pimpinan unit
pengolah dan pimpinan unit kearsipan

Kegiatan pemindahan Arsip Inaktif meliputi kegiatan:
1. Penyeleksian Arsip Inaktif;
Penyeleksian Arsip Inaktif dilakukan melalui JRA dengan cara melihat pada
kolom retensi aktif. Dalam hal retensi aktifnya telah habis atau terlampaui, maka
arsip tersebut telah memasuki masa inaktif atau frekuensi penggunaan arsip
yang telah menurun (ditandai dengan penggunaan kurang dari 5 (lima) kali
dalam setahun).

2. Penataan Arsip Inaktif; dan
Penataan Arsip Inaktif dilakukan berdasarkan asas asal usul (Provenance) dan
asas aturan asli (Original Order).

3. Pembuatan daftar Arsip Inaktif.
Pencipta Arsip menyusun daftar Arsip Inaktif yang dipindahkan dan
ditandatangani oleh pimpinan Unit Pengolah/Unit Kerja selaku yang
memindahkan arsip dan Unit Kearsipan di lingkungan Pencipta Arsip selaku
penerima arsip atau pejabat yang diberi kewenangan.

24

Daftar Arsip Inaktif sekurang-kurangnya memuat:
a. Pencipta Arsip;
b. Unit Pengolah;
c. nomor arsip;
d. kode klasifikasi;
e. uraian informasi arsip;
f. kurun waktu;
g. jumlah; dan
h. keterangan.

Contoh Daftar Arsip Inaktif yang dipindahkan :

Petunjuk Pengisian :
(1) Nomor : Berisi nomor urut jenis arsip
(2) Kode Klasifikasi Arsip : Berisi tanda pengenal arsip yang dapat membedakan
antara masalah yang satu dengan masalah yang lain
(3) Jenis/Series Arsip : Berisi jenis/series arsip
(4) Tahun : Berisi tahun terciptanya arsip
(5) Jumlah : Berisi jumlah arsip dalam setiap jenis arsip (eksemplar/folder/
boks).
(6) Tingkat Perkembangan : Berisi tingkat perkembangan arsip
(asli/copy/tembusan). Bila terdiri dari beberapa tingkat perkembangan
dicantumkan seluruhnya
(7) Nomor Boks : Berisi nomor yang memuat lokasi pada boks berapa jenis
arsip disimpan
(8) Keterangan : Berisi kekhususan arsip (kertas rapuh/berkas tidak
lengkap/lampiran tidak ada)

25

Dalam hal pemindahan arsip yang memiliki nilai guna berkelanjutan ke unit
depot penyimpanan Arsip Inaktif yang dikelola oleh ANRI atau Pemindahan
Arsip Inaktif di lingkungan Pencipta Arsip yang memiliki retensi sekurang-
kurangnya 10 (sepuluh) tahun, pendokumentasian proses pemindahan
dilakukan dengan membuat Berita Acara Pemindahan Arsip. Berita Acara
Pemindahan Arsip sekurang-kurangnya memuat waktu pelaksanaan, tempat,
jenis arsip yang dipindahkan, jumlah arsip, pelaksana dan penandatangan oleh
pimpinan Unit Pengolah dan/atau Unit Kearsipan.

Contoh Berita Acara :

B. Pemusnahan Arsip
Pemusnahan arsip dapat dilakukan terhadap arsip yang tidak memiliki nilai
guna, telah habis retensinya, berketerangan dimusnahkan berdasar JRA, tidak
ada peraturan perundang-undangan yang melarang dan tidak berkaitan dengan
penyelesaian proses suatu perkara.

Prosedur pemusnahan arsip oleh Pencipta Arsip melalui tahapan sebagai
berikut:
1. Pembentukan Panitia Penilai Arsip;
2. Penyeleksian Arsip;
3. Pembuatan Daftar Arsip Usul Musnah;
4. Penilaian Arsip;
5. Permintaan Persetujuan Pemusnahan;
6. Penetapan Arsip yang Akan Dimusnahkan; dan
7. Pelaksanaan Pemusnahan Arsip.

26

1. Pembentukan Panitia Penilai Arsip
a. Pembentukan panitia penilai arsip ditetapkan oleh pimpinan Pencipta
Arsip.
b. Panitia penilai arsip bertugas untuk melakukan penilaian arsip yang akan
dimusnahkan.
c. Panitia penilai arsip berjumlah ganjil.
d. Panitia penilai arsip sekurang-kurangnya memenuhi unsur pimpinan Unit
Kearsipan sebagai ketua merangkap anggota; pimpinan Unit Pengolah
yang arsipnya akan dimusnahkan sebagai anggota; dan Arsiparis sebagai
anggota.
e. Panitia penilai arsip pemerintah daerah yang memiliki retensi dibawah 10
(sepuluh) tahun terdiri dari: pimpinan Unit Kearsipan pada tiap perangkat
daerah sebagai ketua merangkap anggota; pimpinan Unit Pengolah yang
arsipnya akan dimusnahkan sebagai anggota; danArsiparis sebagai
anggota.
f. Panitia penilai arsip pemerintah daerah yang memiliki retensi
sekurangkurangnya 10 (sepuluh) tahun terdiri dari: a. pimpinan Lembaga
Kearsipan daerah sebagai ketua merangkap anggota; pimpinan perangkat
daerah yang arsipnya akan dimusnahkan sebagai anggota; dan Arsiparis
sebagai anggota.
g. Dalam hal Pencipta Arsip belum memiliki Arsiparis, anggota dapat
digantikan oleh pegawai yang mempunyai tugas dan tanggungjawab di
bidang pengelolaan arsip.

2. Penyeleksian arsip
a. Penyeleksian arsip dilakukan oleh panitia penilai arsip melalui JRA dengan
cara melihat pada kolom retensi inaktif dan pada kolom keterangan
dinyatakan musnah.
b. Dalam hal retensi inaktifnya telah habis atau terlampaui dan pada kolom
keterangan dinyatakan musnah, maka arsip tersebut dapat dikategorikan
sebagai arsip usul musnah.
c. Dalam hal Pencipta Arsip belum memiliki JRA, dalam melaksanakan
pemusnahan arsip mengikuti tahapan prosedur pemusnahan arsip dan
setelah mendapat persetujuan Kepala ANRI.

27

3. Pembuatan Daftar Arsip Usul Musnah
Hasil penyeleksian arsip dituangkan dalam daftar arsip usul musnah.Daftar
arsip usul musnah sekurang-kurangnya berisi: nomor, jenis arsip, tahun,
jumlah, tingkat perkembangan, dan keterangan.

Contoh Daftar Arsip Usul Musnah :

Keterangan :
- Nomor : berisi nomor urut
- Jenis/Series Arsip : berisi jenis/series arsip
- Tahun : berisi tahun pembuatan arsip
- Jumlah : berisi jumlah arsip
- Tingkat Perkembangan : berisi tingkatan keaslian arsip (asli, copy, atau

salinan)
- Keterangan : berisi informasi tentang kondisi arsip (misalnya rusak/tidak

lengkap/berbahasa asing/daerah.

4. Penilaian Arsip
Panitia penilai melakukan penilaian terhadap daftar arsip usul musnah dengan
melakukan verifikasi secara langsung terhadap fisik arsip. Hasil penilaian
dituangkan dalam pertimbangan tertulis oleh panitia penilai arsip.

28

Contoh Surat Pertimbangan Panitia Penilai :

5. Permintaan Persetujuan Pemusnahan :
Persetujuan/pertimbangan pemusnahan arsip terdiri dari:
a. Pemusnahan arsip di lingkungan BUMN atau BUMD yang memiliki retensi
sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun harus mendapatkan
pertimbangan tertulis dari Kepala ANRI;.
b. Pemusnahan arsip di lingkungan BUMN atau BUMD yang memiliki retensi
dibawah 10 (sepuluh) tahun harus mendapat pertimbangan tertulis dari
pimpinan BUMD.
c. Dalam hal pemusnahan arsip tanpa JRA harus mendapatkan persetujuan
dari Kepala ANRI tanpa membedakan retensinya.

29

6. Penetapan Arsip Yang Akan Dimusnahkan.
Pimpinan Pencipta Arsip mengeluarkan penetapan terhadap arsip yang
akan dimusnahkan dengan mengacu pada persetujuan tertulis dari Kepala
ANRI / BUMD sesuai wilayah kewenangannya dan pertimbangan tertulis dari
panitia penilai arsip.

7. Pelaksanaan Pemusnahan Arsip.
Pelaksanaan Pemusnahan Arsip Pelaksanaan pemusnahan arsip
memperhatikan ketentuan:
a. Dilakukan secara total sehingga fisik dan informasinya tidak dapat dikenali.
b. Disaksikan oleh sekurang-kurangnya 2 (dua) pejabat dari unsur hukum
dan unsur pengawasan disertai penandatanganan berita acara yang
memuat daftar arsip yang dimusnahkan.
c. Pelaksanaan pemusnahan arsip dilakukan dengan membuat Berita Acara
Pemusnahan Arsip beserta Daftar Arsip Musnah yang dibuat rangkap 2
(dua).
d. Berita acara tersebut ditandatangani oleh pimpinan Unit Kearsipan
pimpinan Unit Pengolah yang arsipnya akan dimusnahkan beserta saksi.

Contoh Berita Acara Pemusnahan :

30

C. Penyerahan Arsip Statis
Penyerahan arsip statis yang dimiliki oleh BUMD untuk dikelola oleh lembaga
kearsipan sebagai memori kolektif bangsa, serta merupakan wujud peran serta
masyarakat dalam penyelamatan arsip dalam kegiatan penyelenggaraan
negara.
Prosedur penyerahan Arsip Statis dilaksanakan sebagai berikut:

1. Penyeleksian dan Pembuatan Daftar Arsip Usul Serah;
2. Penilaian;
3. Pemberitahuan Penyerahan Arsip Statis;
4. Verifikasi dan Persetujuan.
5. Penetapan Arsip yang Akan Diserahkan; dan
6. Pelaksanaaan Serah Terima Arsip Statis.

1. Penyeleksian dan Pembuatan Daftar Arsip Usul Serah
Penyeleksian Arsip Statis dilakukan melalui JRA dengan cara melihat pada
kolom retensi inaktif dan pada kolom keterangan yang dinyatakan permanen.
Dalam hal retensi inaktifnya telah habis atau terlampaui dan pada kolom
keterangan dinyatakan permanen, maka arsip tersebut telah memasuki masa
arsip usul serah. Hasil penyeleksian arsip dituangkan dalam daftar arsip usul
serah. Daftar arsip usul serah sekurang-kurangnya berisi: nomor, kode
klasifikasi, uraian informasi arsip, kurun waktu, jumlah arsip dan keterangan.

Contoh Daftar Arsip Statis :

31

Petunjuk Pengisian :
(a) Nama Pencipta : Diisi nama instansi/Pencipta Arsip;
(b)Alamat : Diisi alamat instansi/Pencipta Arsip;
1. Nomor : Nomor urut;
2. Kode Klasifikasi : Kode klasifikasi arsip (apabila memiliki klasifikasi
arsip);
3. Uraian Informasi Arsip : Uraian informasi yang terkandung dalam arsip;
4. Kurun Waktu : Kurun waktu terciptanya arsip;
5. Jumlah Arsip : Jumlah arsip (lembaran,berkas);
6. Keterangan : Informasi khusus yang penting untuk diketahui,
seperti: kertas rapuh, berkas tidak lengkap,
lampiran tidak ada, tingkat keaslian dan
sebagainya.

2. Penilaian
Panitia penilai melakukan penilaian terhadap daftar arsip usul serah dengan
melakukan verifikasi secara langsung terhadap fisik arsip. Hasil penilaian
dituangkan dalam pertimbangan tertulis oleh panitia penilai arsip.

3. Pemberitahuan Penyerahan Arsip Statis
a. Pemberitahuan akan menyerahkan Arsip Statis oleh pimpinan Pencipta
Arsip kepada Kepala Lembaga Kearsipan sesuai wilayah kewenangannya
disertai dengan pernyataan dari pimpinan Pencipta Arsip bahwa arsip
yang diserahkan autentik, terpercaya, utuh, dan dapat digunakan.
b. Proses pemberitahuan penyerahan Arsip Statis harus memenuhi
persyaratan sebagai berikut: menyampaikan surat permohonan
penyerahan Arsip Statis dari pimpinan Pencipta Arsip kepada Kepala
Lembaga Kearsipan sesuai wilayah kewenangannya, menyampaikan
daftar arsip usul serah, dan menyampaikan surat pertimbangan oleh
panitia penilai arsip.

32

4. Verifikasi dan Persetujuan.
a. Kepala Lembaga Kearsipan sesuai wilayah kewenangannya melakukan
verifikasi daftar arsip usul serah berdasarkan permohonan penyerahan
Arsip Statis dari Pencipta Arsip.
b. Kepala Lembaga Kearsipan sesuai wilayah kewenangannya dapat
memberikan rekomendasi atas hasil verifikasi daftar arsip usul serah
terhadap arsip yang diterima atau ditolak kepada Pencipta Arsip.
c. Kepala Lembaga Kearsipan sesuai wilayah kewenangannya memberikan
persetujuan atas daftar arsip usul serah dari Pencipta Arsip.

5. Penetapan Arsip yang Akan Diserahkan
Pimpinan Pencipta Arsip mengeluarkan penetapan terhadap arsip yang akan
diserahkan kepada Lembaga Kearsipan sesuai wilayah kewenangannya
dengan mengacu pada persetujuan dari Kepala Lembaga Kearsipan.

6. Pelaksanaaan Serah Terima Arsip Statis.
Pelaksanaaan serah terima Arsip Statis oleh pimpinan Pencipta Arsip kepada
Kepala Lembaga Kearsipan dengan disertai berita acara, daftar arsip usul
serah dan fisik arsip yang akan diserahkan.

Contoh Berita Acara Serah Terima Arsip Statis :

33

Pengelolaan Arsip Vital

Arsip Vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi
kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak
tergantikan apabila rusak atau hilang. Sedangkan program arsip vital adalah
Tindakan dan prosedur yang sistematis dan terencana yang bertujuan untuk
memberikan pelindungan dan menyelamatkan arsip vital pencipta arsip pada
saat darurat atau setelah terjadi musibah.

Tujuan Program Arsip Vital
1. Menjamin terwujudnya ketersediaan arsip vital yang autentik dan

terpercaya
2. Meningkatkan kualitas pelayanan publik
3. Pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya
4. Menjamin perlindungan kepentingan daerah dan hak-hak keperdataan

masyarakat melalui Program Arsip Vital.
5. Menjamin perlindungan dan penyelamatan Arsip Vital

Contoh Arsip Vital pada BUMD
1. Kebijakan perusahaan,
2. Rups,
3. Dokumen aset perusahaan (sertifikat tanah, bpkb, gambar gedung, blue

print),
4. Akta pendirian,
5. Risalah rapat direksi/komisaris,
6. Gambar teknik,
7. Piutang lancar (account receivable),
8. Saham/obligasi/surat berharga,
9. Neraca rugi laba.

34

Prosedur Pengelolaan Arsip Vital :
1. Identifikasi arsip vital.
2. Perlindungan dan pengamanan serta penyimpanan arsip vital.
3. Penyelamatan dan Pemulihan Arsip Vital.

A. Identifikasi arsip vital.
- Pembentukan Tim Kerja Program Arsip Vital.
1) Pejabat Struktural Organisasi Pencipta Arsip
2) Arsiparis/ Staf Pengelola Arsip Organisasi Pencipta Arsip.
- Kriteria
Ciri-cirinya merupakan prasyarat keberadaan organisasi, benar-benar
bernilai guna dan dibutuhkan, mengandung bukti kepemilikan kekayaan,
dan berkaitan dengan kebijakan strategis Pemda.
- Analisis Organisasi
Untuk menentukan satuan organisasi pencipta arsip yg berpotensi
menciptakan arsip vital melalui pendekatan analisis Tupoksi organisasi.
- Pendataan
Teknik dalam mengumpulkan data mengenai arsip vital.
- Pengolahan hasil pendataan
Untuk memperoleh kepastian hasil identifikasi memenuhi kriteria yang
telah ditetapkan berdasarkan analisis hukum dan analisis resiko.
- Penentuan arsip vital
Dilakukan setelah kegiatan pengolahan data untuk menentukan jenis
arsip vital secara pasti.
- Penyusunan daftar arsip vital
Dilakukan setelah kegiatan penentuan arsip vital

Contoh daftar arsip vital :

35

Keterangan:
a. Nomor : diisi dengan nomor urut arsip vital;
b. Jenis arsip : diisi dengan jenis arsip vital yang telah didata;
c. Tingkat Perkembangan : diisi dengan tingkat perkembangan arsip vital;
d. Kurun waktu : diisi dengan tahun arsip vital tercipta;
e. Media : diisi dengan jenis media rekam arsip vital;
f. Jumlah : diisi dengan banyaknya arsip vital misal 1(satu) berkas;
g. Jangka simpan : diisi dengan batas waktu sebagai arsip vital;
h. Lokasi simpan : diisi dengan tempat arsip vital tersebut disimpan;
i. Metode Pelindungan : diisi dengan jenis metode pelindungan sesuai
dengan kebutuhan media rekam yang digunakan; dan
j. Keterangan : diisi dengan informasi spesifik yang belum/tidak ada
dalam kolom yang tersedia.

B. Perlindungan dan pengamanan serta penyimpanan arsip vital.
1. Metode pelindungan arsip vital yang dapat dilakukan meliputi:
- Duplikasi
Duplikasi arsip vital ANRI dilakukan dengan metode digitalisasi alih
media khususnya terhadap arsip aset dan produk hukum. Untuk arsip
vital selain arsip aset dan produk hukum, metode duplikasi yang
dilakukan dengan menciptakan salinan atau digitalisasi. Penentuan
kriteria arsip vital yang perlu dilakukan digitalisasi ditentukan oleh unit
kearsipan.
- Pemencaran
Pemencaran arsip vital ANRI dilakukan dengan menyimpan arsip
hasil duplikasi ke unit kearsipan, sedangkan arsip vital yang asli
disimpan di unit kerja pencipta arsip vital.
- Dengan Peralatan Khusus (Vaulting)
Pelindungan bagi arsip vital dari musibah atau bencana dilakukan
dengan menggunakan peralatan penyimpanan khusus, seperti:
almari besi, filing cabinet tahan api. Pemilihan peralatan simpan
tergantung pada jenis, media dan ukuran. Namun demikian secara
umum peralatan tersebut memiliki karakteristik tidak mudah terbakar
(sedapat mungkin memiliki daya tahan sekurang-kurangnya 4 (empat)
jam kebakaran), kedap air dan bebas medan magnet untuk jenis arsip
berbasis magnetik/elektronik.

36

2. Pengamanan Fisik Arsip Vital
- Penggunaan sistem keamanan ruang penyimpanan arsip seperti
pengaturan akses, pengaturan ruang simpan, dan penggunaan
sistem alarm yang dapat digunakan untuk mengamankan arsip
dari bahaya pencurian, sabotase, penyadapan, dan lain-lain;
- Menempatkan arsip vital pada tingkat ketinggian yang bebas dari
banjir;
- Struktur bangunan tahan gempa dan lokasi yang tidak rawan
gempa, angin topan dan badai; dan
- Penggunaan ruangan tahan api serta dilengkapi dengan peralatan
alarm dan alat pemadam kebakaran dan lain-lain.

3. Pengamanan Informasi Arsip
- Menjamin arsip hanya digunakan oleh orang yang berhak;
- Memberi kode rahasia pada arsip vital; dan
- Membuat spesifikasi orang-orang yang memiliki hak akses.

C. Penyelamatan dan Pemulihan
1. Penyelamatan /evakuasi :
- Evakuasi Arsip Vital
Mengevakuasi arsip vital yang terkena bencana dan memindahkan
ke tempat yang lebih aman;
- Identifikasi Jenis arsip yang mengalami kerusakan
Mengidentifikasi jenis arsip yang mengalami kerusakan, jumlah dan
tingkat kerusakannya dengan mengacu pada daftar arsip vital; dan
- Memulihkan kondisi (Recovery)
Memulihkan kondisi (recovery) baik untuk fisik arsip vitalnya maupun
tempat penyimpanannya yang dapat dilakukan dalam bentuk
rehabilitasi fisik arsip atau rekonstruksi bangunan.

37

2. Pemulihan (recovery)
- Stabilisasi dan pelindungan arsip yang dievakuasi
Setelah terjadinya bencana segera mungkin dilakukan perbaikan
terhadap kerusakan struktur bangunan atau kebocoran. Pengaturan
stabilitas suhu udara dan kelembaban dapat dikurangi dengan
pengaturan sirkulasi udara atau menggunakan kipas angin. Apabila
seluruh bangunan mengalami kerusakan, maka arsip yang sudah
dievakuasi dan dipindahkan ke tempat aman harus dijaga untuk
mencegah kerusakan yang semakin parah, karena dalam waktu 48
(empat puluh delapan) jam arsip tersebut akan ditumbuhi jamur, yang
kemudian akan segera membusuk dan hancur. Sedangkan dalam
musibah kebakaran, kerusakan terhadap arsip dari jelaga, asap,
racun, api, suhu udara yang sangat tinggi dan lain-lain, harus
dinetralisir sesegera mungkin dengan cara dijauhkan dari pusat
bencana.
- Penilaian tingkat kerusakan dan spesifikasi kebutuhan pemulihan
Penilaian dan pemeriksaan terhadap tingkat kerusakan dilakukan
untuk menentukan jumlah dan jenis kerusakan, media atau peralatan
apa yang terpengaruh dan ikut rusak, peralatan dan lain-lain termasuk
memperhitungkan kebutuhan tenaga ahli dan peralatan untuk
melakukan operasi penyelamatan.
- Pelaksanaan Penyelamatan
a. Pelaksanaan penyelamatan dalam bencana besar.
Dibuat tim penyelamatan satuan organisasi pencipta arsip
berkoordinasi dengan instansi lain yang terkait.
b. Pelaksanaan penyelamatan bencana yang berskala kecil.
Dibuat tim penyelamatan cukup dengan satuan organisasi pencipta
arsip.
- Prosedur penyimpanan kembali
Arsip yang telah dibersihkan dan dikeringkan disimpan kembali
ketempat yang bersih dengan suhu dan kelembaban yang sesuai.

38

SDM Kearsipan

Unit kearsipan pada Perumda Dharma Jaya harus didukung oleh sumber daya
manusia kearsipan yang berkualitas untuk mengelola kearsipan di PD Dharma
Jaya yang terdiri atas pejabat struktural di bidang kearsipan dan Arsiparis;

1. Pejabat struktural unit kearsipan:
Mempunyai kedudukan sebagai tenaga manajerial yang mempunyai fungsi,
tugas, dan tanggung jawab melakukan perencanaan, penyusunan program,
pengaturan, pengendalian pelaksanaan kegiatan kearsipan, monitoring dan
evaluasi pengelolaan sumber daya kearsipan, serta mempunyai kompetensi
sekurang-kurangnya:
a) Sarjana (S1) di bidang kearsipan; atau
b) Sarjana (S1) di bidang selain bidang kearsipan dan telah mengikuti serta
lulus pendidikan dan pelatihan kearsipan yang dipersyaratkan.

2. Arsiparis unit kearsipan:
Mempunyai tugas dan tanggungjawab melakukan pengelolaan arsip mulai dari
penilaian arsip, pendataan, pengolahan, penataan, pemeliharaan, pelayanan,
pembuatan SOP, pembinaan, pengawasan, dan evaluasi. Serta mempunyai
kompetensi sekurang-kurangnya:
a) Sarjana (S1) atau Diploma III (DIII) di bidang kearsipan dan duduk dalam
jabatan yang mempunyai fungsi, tugas, dan tanggungjawab melaksanakan
kegiatan kearsipan; atau
b) Sarjana (S1) atau Diploma III (DIII) di bidang selain bidang kearsipan yang
telah mengikuti dan lulus pendidikan dan pelatihan fungsional Arsiparis tingkat
ahli dan duduk dalam jabatan yang mempunyai fungsi, tugas, dan
tanggungjawab melaksanakan kegiatan kearsipan.

39

Unit Kearsipan

Unit kearsipan adalah satuan kerja yang melekat pada pencipta arsip yang
memiliki tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan yang
meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu
sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana
dan sarana, serta sumber daya lainnya.

Unit Kearsipan pada BUMD dibentuk sesuai dengan kebutuhan organisasi
BUMD. Unit Kearsipan pada BUMD memiliki tugas:
a. melaksanakan pengelolaan Arsip Inaktif dan Unit Pengolah di lingkungannya;
b. melaksanakan standardisasi pusat Arsip Inaktif;
c. melaksanakan pembuatan daftar arsip dan penyerahan duplikasi arsip vital

ke Lembaga Kearsipan Daerah;
d. menyerahkan daftar arsip untuk kegiatan tahun sebelumnya pada bulan

keenam tahun berjalan kepada Lembaga Kearsipan Daerah;
e. mengolah arsip untuk disajikan sebagai informasi publik;
f. melaksanakan perlindungan dan penyelamatan arsip vital;
g. melaksanakan alih media/ digitalisasi arsip penting;
h. menerima pemindahan arsip dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan;
i. melaksanakan pemusnahan arsip yang memiliki retensi di bawah 10(sepuluh)

tahun; menyiapkan penyerahan Arsip Statis oleh pimpinan BUMD
kepada Lembaga Kearsipan;
k. melaksanakan pembinaan dan evaluasi penyelenggaraan kearsipan pada
Unit Pengolah;
m. melaksanakan tugas lain sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-

undangan.

40

Sarana dan Prasarana

Prasarana dan sarana kearsipan dibutuhkan untuk mengelola arsip dinamis
dan arsip statis sesuai dengan bentuk dan medianya. Ketentuan prasarana dan
sarana akan berbeda-beda sesuai dengan bentuk dan media arsip, seperti
kertas, foto, audio kaset, video kaset, film, peta, gambar teknik, dan arsip
elektronik (berbasis teknologi informasi dan komunikasi). Prasarana dan sarana
kearsipan disediakan untuk mendukung pengelolaan arsip aktif, inaktif, arsip
vital, dan statis, meliputi:

1. Prasarana dan sarana pengelolaan arsip aktif, untuk mendukung kegiatan
penciptaan, pemberkasan, pembuatan daftar, dan layanan arsip aktif;

2. Prasarana dan sarana pengelolaan arsip inaktif, untuk mendukung kegiatan
penyimpanan, penataan, pembuatan arsip inaktif, penyusutan arsip, dan
layanan arsip inaktif;

3. Prasarana dan sarana pengelolaan arsip statis, untuk mendukung kegiatan
akuisisi, pengolahan, preservasi inaktif, akses dan layanan arsip statis pada
unit pengolah dan unit kearsipan.

Perencanaan prasarana dan sarana kearsipan harus mencakup pertimbangan
jenis dan media rekam arsip yang dikelola, lingkungan organisasi, potensi
penggunaan arsip, dan layanan program yang akan diberikan. Beberapa faktor
penting dalam pemilihan prasarana dan sarana kearsipan, antara lain:

1. Volume dan pertumbuhan rata-rata arsip. Perlu dipertimbangkan:
a. Proyeksi rata-rata pertumbuhan arsip untuk menghindari kekurangan
fasilitas tempat penyimpanan;
b. Kapasitas media penyimpanan digital untuk arsip elektronik;
c. Prakiraan volume dan rata-rata pertumbuhan arsip untuk memilih media
yang sesuai.

41

3. Penggunaan arsip. Berbagai penggunaan arsip akan menentukan tingkat
pelindungan yang diperlukan untuk menghindari kehilangan atau kerusakan.
Untuk arsip elektronik, penggunaan sistem dan media yang reliabel yang
memiliki ketahanan lebih besar dan lebih kuat akan diidentifikasi. Kemudian,
kemudahan dalam memindahkan dan melindungi backup merupakan hal
utama yang dipertimbangkan dalam memilih tempat penyimpanan arsip
elektronik;

4. Kebutuhan keamanan dan sensivitas arsip menyebabkan beberapa arsip
terbatas untuk diakses karena alasan kerahasiaan, karakter informasi yang
dimiliki atau pelindungan hukum;

5. Karakteristik fisik akan mempengaruhi tempat penyimpanan: berat, jarak
lantai yang diperlukan, kontrol temperatur dan kelembapan, serta ketentuan-
ketentuan preservasi fisik media arsip (misalnya, kertas, penyimpanan
digital, dan microform). Arsip dalam format elektronik perlu dikonversikan
atau dimigrasikan. Media penyimpanan digital perlu direfresh. Arsip perlu
dilindungi dari api, banjir, dan resiko lain berkaitan dengan kondisi
lingkungan setempat;

6. Penggunaan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan temu-balik.
Penemuan kembali arsip merupakan pertimbangan utama. Arsip yang sering
diakses perlu kemudahan akses pada fasilitas tempat penyimpanan. Arsip
elektronik disimpan dengan berbagai cara agar lebih mudah ditemukan
kembali;

7. Biaya yang relatif untuk pemilihan tempat penyimpanan arsip. Pertimbangan
biaya mempengaruhi keputusan untuk outsourcing tempat penyimpanan fisik
dan/atau elektronik dan pilihan media penyimpanan arsip elektronik;

8. Kebutuhan akses. Analisis untung-rugi “penyimpanan di dalam” versus
“penyimpanan di luar” dapat menunjukkan bahwa fasilitas tempat
penyimpanan, sistem, dan/atau peralatan diperlukan untuk mendukung
penuh kebutuhan organisasi;

9. Lokasi penyimpanan arsip harus mudah diakses dan terletak di daerah yang
relatif aman;

42

10. Struktur bangunan harus memberikan tingkat dan stabilitas temperatur dan
kelembapan yang sesuai, pelindungan dari kebakaran, pelindungan dari
kerusakan karena air, pelindungan dari kontaminasi (seperti racun isotop
radioaktif, dan pertumbuhan jamur), tindakan keamanan, kontrol akses di
daerah tempat penyimpanan, sistem pendeteksi, dan pelindungan yang
sesuai terhadap kerusakan yang disebabkan oleh serangga dan binatang
kecil yang mengganggu seperti kutu.

11. Peralatan. Rak arsip harus sesuai dengan ukuran format arsip dan cukup
kuat untuk menahan beban. Boks dan pembungkus arsip harus dapat
menahan beban arsip di dalamnya, tanpa merusakkan arsip. Penggunaan
arsip dapat menentukan pembungkus khusus untuk memberikan tambahan
pelindungan terhadap kerusakan.

Prasarana dan sarana kearsipan yang dibutuhkan dalam pengelolaan arsip
dapat dirinci sebagai berikut:
1. Prasarana
Prasarana kearsipan untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis
dan arsip statis, antara lain:
a. Ruangan untuk menyimpan arsip aktif (central file) pada unit

pengolah/satuan kerja di lingkungan perguruan tinggi;
b. Gedung untuk mengelola arsip inaktif yang memiliki retensi di bawah 10

(sepuluh) tahun (records center) pada unit kearsipan II;
c. Gedung untuk mengelola arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang

kurangnya 10 (sepuluh) tahun (records center) pada unit kearsipan I;
d. Gedung/ruangan untuk mengelola arsip statis (depot arsip).
e. Ruangan, gedung, dan depot arsip harus dirancang secara khusus tahan-api

dan dilengkapi dengan pendeteksi panas/api serta sistem pemadaman,
termasuk detektor asap dan panas dan alat pemadam kebakaran;
e. Ruangan, gedung, dan depot dipelihara dengan baik, stabilitas temperatur
dan kelembapan udara diatur sesuai dengan jenis dan media rekam arsip;
f. Gedung/ruangan untuk mengelola arsip inaktif (pusat arsip/records center)
dan gedung/ruangan untuk mengelola arsip statis (depot arsip) harus memiliki
akses ruangan yang memadai untuk membawa muatan dan elevator sesuai
kebutuhan, serta didukung dengan sistem jaringan informasi dan komunikasi.

43

2. Sarana
Jenis sarana kearsipan untuk mendukung pengelolaan arsip
dinamis dan arsip statis, antara lain:
a. Filing kabinet, rak, dan lemari arsip (tidak bergerak, bergerak)
b. Komputer, pemroses words, printer, mesin fotokopi, dan peralatan elektronik

lain sesuai kebutuhan;
d. Folder, boks, atau tempat lainnya yang sesuai untuk memelihara arsip

dinamis dan preservasi jangka panjang arsip statis;
e. Alat tulis kantor yang standard;
f. Mesin untuk mengolah arsip audio visual (video, audio, film, microfilm)

player;
g. Mesin untuk mengevaluasi dan memelihara arsip audio visual (video, audio,

film, microfilm);

Sarana kearsipan lain yang perlu dipertimbangkan adalah sarana
untuk reproduksi arsip, akses publik, jaringan terminal komputer,
printer, dan mesin pengindai (scanner).

ran serta masing-PERTANYAAN 7