PT Food Station Tjipinang Jaya

E-Booklet
Materi Kearsipan
PT Food Station Tjipinang Jaya

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi DKI Jakarta
Jl. Perintis Kemerdekaan No.1 Jakarta Timur
(021) 47860095 / (021) 47865922
www.dispusip.jakarta.go.id
[email protected]



Daftar Isi

1. Apa itu BUMD ? 1
2
2. BUMD PT Food Station Tjipinang Jaya 4
5
3. Latar Belakang Penyusunan Materi 6
8
4. Hasil Audit Kearsipan 2022 8
9
5. Rekomendasi Tindak Lanjut 11
12
6. Ketaatan Terhadapa Peraturan Perundang-Undangan 14
15
7. Dasar Hukum 16

8. Sistem Klasifikasi Keamanan Akses Arsip Dinamis

9. Jadwal Retensi Arsip

10. Ketertiban Pelaksanaan Penyusutan Arsip

11. SDM Kearsipan

12. Unit Kearsipan

13. Prasarana dan Sarana

APA ITU BUMD ? PENDAHULUAN

Dalam perkembangan praktek otonomi daerah, pengelolaan pendapatan asli daerah diberikan
kepada Pemerintah Daerah yang bersangkutan agar dapat mengatur dan mengurus sendiri
urusan pemerintahan. Bahkan otonomi daerah diberikan untuk mempercepat terwujudnya
kesejahteraan masyarakat, selain juga untuk meningkatkan daya saing daerah dalam sistem
Negara Kesatuan Republik Indonesia. Untuk itu Pemerintah Daerah dapat mengatur sendiri
beberapa bidang kehidupan di daerahnya, diantaranya bidang sosial, budaya, kesehatan,
pendidikan, ekonomi, dan sebagainya. Guna meningkatkan Pendapatan Asli Daerah,
Pemerintah Daerah dapat mendirikan Badan Usaha Milik Daerah atau yang disingkat menjadi
BUMD untuk mengelola potensi daerah, meningkatkan perekonomian daerah, dan
memberikan pelayanan kepada masyarakat untuk mewujudkan kesejahteraan dan
kemakmuran masyarakat.

Jenis dan tujuan BUMD berdasarkan PP Nomor 54 Tahun 2017 adalah sebagai berikut :

Jenis BUMD adalah :

■ Perusahaan Umum Daerah merupakan BUMD yang seluruh modalnya dimiliki satu
daerah dan tidak terbagi atas saham

■ Perusahaan perseroan Daerah merupakan BUMD yang berbentuk perseroan terbatas
yang modalnya terbagi dalam saham yang seluruhnya atau paling sedikit 51% (lima
puluh satu persen) sahamnya dimiliki oleh 1 (satu) Daerah.

Tujuan BUMD adalah :

■ Memberikan manfaat bagi perkembangan perekonomian Daerah;
■ Menyelenggarakan kemanfaatan umum berupa penyediaan barang dan/atau jasa yang

bermutu bagi pemenuhan hajat hidup masyarakat sesuai kondisi, karakteristik dan
potensi Daerah yang bersangkutan berdasarkan tata kelola pemsahaan yang baik; dan
■ Memperoleh laba dan/atau keuntungan.

BUMD PT Food Station Tjipinang Jaya

PT Food Station Tjipinang Jaya merupakan Badan Usaha MIlik Daerah (BUMD) DKI
Jakarta yang bergerak dalam bidang distribusi, penjualan, jasa pergudangan,
pergudangan dalam resi gudang, jasa pertokoan, dan pengangkutan bahan pangan
(beras). Memiliki fungsi strategis sebagai pilar ketahanan pangan di wilayah DKI
Jakarta dan sekitarnya, sebagai pusat perdagangan beras & pangan pokok di DKI
Jakarta yang mencakup antar daerah & antar pulau, serta menjadi instrument
Pemerintah untuk pengendalian harga beras di DKI Jakarta & menjadi acuan harga
bagi pasar beras Nasional yang akan menggambarkan isu perberasan secara
Nasional.

Upaya perbaikan dan inovasi sesuai tuntutan kondisi global merupakan salah satu
komitmen , PT. Food Station Tjipinang Jaya dalam setiap kiprahnya menjalankan
Fungsi strategis nya. Dengan inisatif dalam memanfaatkan sumber daya dan potensi
yang dimiliki untuk melakukan terobosan dan pengembangan bisnis di samping bisnis
utama yang saat ini dijalankannya, PT. Food Station Tjipinang Jaya bergerak maju
dengan mantap untuk mewujudkan visi perusahaan, “ Menjadi Pilar Ketahanan
Pangan dan Produsen Pangan Pilihan Utama Pelanggan ”.

PT Food Station Tjipinang Jaya didirikan dengan maksud dan tujuan untuk :

■ Sebagai pilar ketahanan pangan di wilayah DKI Jakarta dan sekitarnya.
■ Sebagai pusat informasi perberasan Nasional dan pengelola Pasar Induk Beras

Cipinang.
■ Sebagai pemain kunci dalam rantai pasok pangan Nasional.
■ Sebagai produsen berbagai produk pangan pilihan utama pelanggan

Landasan yang kokoh digunakan Food Station dalam melaksanakan kiprahnya untuk
mewujudkan visi dan misi perusahaan dengan menerapkan Tata Kelola Perusahaan
yang sesuai dengan standar global best practice, serta dengan mengusung tata nilai
korporat yang telah dimiliki dan dipahami oleh seluruh unsur perusahaan. Seiring
dengan itu Food Station juga senantiasa menjalankan program sosial dan
lingkungannya secara terprogram dan terstruktur, sebagai perwujudan dari kepedulian
serta tanggung jawab perusahaan terhadap seluruh stakeholder-nya.
Aktivitas pengadaan beras dan komoditi lainnya oleh PT. Food Station Tjipinang Jaya
sepenuhnya dilakukan dengan bekerjasama dengan para produsen beras atau
penggilingan padi di seluruh Indonesia ditujukan untuk mendukung program
pemerintah dalam ketahanan pangan.

PT. Food Station Tjipinang Jaya akan masuk secara total dalam tata niaga beras
sebagai buffer stock, pusat informasi beras untuk lingkup yang lebih luas. Memainkan
peran lebih besar dalam menjaga stabilitas harga pangan dan bertransformasi
menjadi sebuah pusat industri dan informasi bahan pangan Nasional. Membangun
perdagangan pangan elektronis yang memungkinkan pengembangan standardisasi
kualitas, meniadakan mobilisasi produk yang tidak perlu yang pada gilirannya akan
menurunkan biaya logistik dan transportasi.

Latar Belakang Penyusunan Materi

Penyelenggaraan kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan,
pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional
yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya
lainnya. Penyelenggaraan kearsipan bertujuan menjamin terciptanya arsip dari
kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga
pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, maupun
perseorangan, menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat
bukti yang sah, menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan
arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan, menjamin
pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui
pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya, mendinamiskan
penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem yang komprehensif dan
terpadu, menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti
pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara,
menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya,
pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa, dan meningkatkan
kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik
dan terpercaya.

Sebagai upaya untuk mendorong pencipta arsip agar dalam melaksanakan
pengelolaan arsip dinamis sesuai dengan prinsip, kaidah, standar kearsipan, dan
peraturan perundangan yang berlaku perlu dilakukan pengawasan secara
komprehensif. Tim Pengawas Kearsipan Daerah Provinsi DKI Jakarta yang dibentuk
oleh Gubernur DKI Jakarta telah melaksanakan audit kearsipan eksternal terhadap PT
Food Station Tjipinang Jaya, untuk menilai pengelolaan arsip dinamis yang telah
dilakukan dan memberikan rekomendasi perbaikan untuk meningkatkan pengelolaan
arsip dinamis di PT Food Station Tjipinang Jaya.

Selanjutnya sebagai upaya peningkatan perbaikan dari hasil audit kearsipan yang
telah dilakukan, maka disusunlah sebuah E-Booklet dengan memuat materi kearsipan
yang sesuai dengan rekomendasi tindak lanjut dari hasil audit kearsipan tahun 2022
pada PT Food Station Tjipinang Jaya.

Hasil Audit Kearsipan Tahun 2022

Ruang lingkup audit kearsipan eksternal terhadap PT Food Station Tjipinang Jaya
meliputi aspek ketaatan terhadap peraturan perundang-undangan bidang kearsipan
dalam penetapan kebijakan kearsipan, aspek program kearsipan, aspek pengelolaan
arsip inaktif, aspek ketertiban pelaksanaan penyusutan arsip, aspek sumber daya
manusia kearsipan, aspek kelembagaan, aspek prasarana dan sarana.

Hasil nilai audit kearsipan tahun 2022 pada PT Food Station Tjipinang Jaya bisa dilihat
sebagaimana pada tabel berikut :

No. Aspek Nilai Akhir

I. Kebijakan Kearsipan 24,15
II. Pembinaan Kearsipan 10,00
III. Pengelolaan Arsip Dinamis 16,24
IV. Sumber Daya Kearsipan 13,86
64,25 (BAIK)
Total Nilai

Rekomendasi Tindak Lanjut

Berdasarkan laporan nilai hasil audit kearsipan pada tahun 2022 pada PT Food Station
Tjipinang Jaya, ada rekomendasi – rekomendasi yang diberikan sebagai sarana tindak
lanjut bagi PT Food Station Tjipinang Jaya dalam memperbaiki kearsipanya. Dari
rekomendasi tersebutlah akan dibuat materi kearsipan yang sesuai dengan kebutuhan
dari hasil audit kearsipan pada tahun 2022.

Rekomendasi tindak lanjut pada PT Food Station Tjipinang Jaya adalah :

Kebijakan Kearsipan

- Merevisi kebijakan Tata Naskah Dinas agar sesuai dengan kriteria.
- Mengonsep dan melegalkan Sistem klasifikasi keamanan akses arsip

dinamis
- PT Food Station Tjipinang Jaya agar segera mendapatkan persetujuan

ANRI, serta menyusun JRA berdasarkan klasifikasi.
- Melegalkan peraturan Pengelolaan Arsip Inaktif
- Mengonsep dan melegalkan Pedoman Penyusutan
- Mengonsep dan melegalkan Pedoman Pengelolaan Arsip Vital
- Menetapkan kebijakan alih media yang memenuhi dari semua kriteria
- Melakukan sosialisasi dari kebijakan yang dibuat.
- PT Food Station Tjipinang Jaya agar menyusun Kebijakan

Pengorganisasian Kearsipan yang mengatur kedudukan, tugas, dan fungsi
Unit Pengolah dan Unit Kearsipan dengan memenuhi kriteria yang ada.

Pembinaan Kearsipan

- Melaksanakan koordinasi dengan Unit Pengolah dan Unit Kearsipan jenjang
berikutnya.

- Melaksanakan Bimbingan, Supervisi, dan konsultasi penyelenggaraan
Kearsipan terhadap Unit Pengolah dan Unit Kearsipan jenjang berikutnya.

- Melaksanakan pengawasan internal terhadap Unit Pengolah dan Unit Kearsipan
Jenjang Berikutnya.

- Melaksanakan Pembinaan Pengelolaan Arsip Vital terhadap Unit Pengolah.
- Melaksanakan pemberian apresiasi penghargaan kearsipan kepada Unit

Pengolah dan Pengelola Arsip di lingkungannya.

Pengelolaan Arsip Dinamis

- Menyediakan dan menggunakan sarana penggunaan arsip inaktif serta SOP
Peminjaman Arsip.

- Melaksanakan penataan arsip inaktif yang sesuai dengan prinsip asal usul dan
aturan asli terhadap keseluruhan arsip.

- Melaksanakan penataan arsip inaktif yang sesuai dengan prinsip asal usul dan
aturan asli terhadap keseluruhan arsip.

- Menyusun Daftar Arsip Inaktif terhadap keseluruhan arsip inaktif yang
dipindahkan.

- Menyimpan keseluruhan arsip inaktif menggunakan sarana penyimpanan yang
sesuai dengan bentuk dan media.

- Menyusun Daftar Arsip Inaktif berdasarkan Sistem Klasifikasi Keamanan dan
Akses Arsip Dinamis.

- Keseluruhan Unit Pengolah agar melaksanakan pemindahan arsip inaktif ke Unit
Kearsipan PT Food Station Tjipinang Jaya.

- Mempersiapkan pemusnahan arsip sesuai ketentuan.
- Mempersiapkan penyerahan arsip statis kepada LKD sesuai prosedur.
- Melaksanakan alih media arsip sesuai dengan ketentuan.
- Melaksanakan pengelolaan arsip audiovisual/arsip elektronik/arsip digital

beserta ruang simpan yang sesuai ketentuan.
- Melaksanakan pemanfaatan arsip inaktif pada Unit Kearsipan.

Sumber Daya Kearsipan

- Mengusulkan Pimpinan Unit Kearsipan mengikuti diklat kompetensi kearsipan.
- Menyediakan Arsiparis Non PNS pada unit kearsipan Perumda Dharma Jaya

sesuai kebutuhan.
- Analisis kebutuhan Arsiparis Non PNS dan Pengelola Arsip pada Perumda Dharma

Jaya agar segera ditetapkan.
- Melakukan rekrutmen arsiparis non PNS/Pengelola Arsip berdasarkan analisis

kebutuhan yang telah ditetapkan.
- Menyusun dan melakukan pemetaan SDM Kearsipan.
- Melengkapi peralatan pendukung kegiatan penyimpanan arsip inaktif berdasarkan

ketentuan peraturan perundang-undangan.
- Merealisasikan pengadaan teknologi informasi dalam Pengelolaan Arsip Inaktif

dalam rangka peningkatan layanan pemanfaatan arsip inaktif.

Ketaatan Terhadap Peraturan
Perundang-undangan

Dasar Hukum

s UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

Peraturan Pemerintah Nomor 54 Tahun 2017 tentang Badan Usaha
Milik Daerah

Perka ANRI Nomor 36 tahun 2016 tentang Pedoman Penyusutan Arsip

Perka ANRI Nomor 9 Tahun 2018 tentang Pedoman Pemeliharaan
Arsip Dinamis

Peraturan Gubernur Nomor 99 Tahun 2021 tentang Tata Naskah Dinas

Peraturan Gubernur Nomor 100 Tahun 2018 tentang Program Arsip
Vital

Keputusan Gubernur bisa dilihat di Kepgub Nomor 1598 Tahun 2021
tentang Klasifikasi Arsip

Kepgub Nomor 1599 Tahun 2021 tentang Jadwal Retensi Arsip

Sistem Klasifikasi Keamanan
Akses Arsip Dinamis

Klasifikasi Keamanan Arsip Dinamis adalah kategori kerahasiaan informasi
Arsip Dinamis berdasarkan pada tingkat keseriusan dampak yang
ditimbulkannya terhadap kepentingan dan keamanan negara, masyarakat, dan
perorangan. Klasifikasi Akses Arsip Dinamis adalah kategori pembatasan
akses terhadap Arsip Dinamis berdasarkan kewenangan Penggunaan Arsip
terkait dengan pelaksanaan tugas dan fungsi tertentu.

Penentuan tingkat klasifikasi keamanan ditentukan dari tingkat keseriusan
dampak yang timbul dalam hal informasi yang terdapat dalam Arsip Dinamis
disalahgunakan oleh pihak yang tidak berhak untuk tujuan kepentingan yang
tidak sah. Klasifikasi keamanan terbagi menjadi 4 (empat) tingkat klasifikasi
keamanan yang meliputi:

a. Biasa/Umum/Terbuka;
Arsip yang memiliki informasi yang jika diketahui oleh orang banyak
tidak merugikan siapapun.

b. Terbatas;
Arsip yang memiliki informasi yang jika diketahui oleh pihak yang tidak
berhak dapat mengakibatkan terganggunya pelaksanaan tugas dan
fungsi lembaga pemerintahan.

c. Rahasia; dan
Arsip yang memiliki informasi yang jika diketahui oleh pihak yang tidak
berhak dapat mengakibatkan terganggunya fungsi penyelenggaraan
negara, sumber daya nasional,

d. Sangat Rahasia.
Arsip yang memiliki informasi yang jika diketahui oleh pihak yang tidak
berhak dapat membahayakan kedaulatan negara, keutuhan wilayah
Negara Kesatuan Republik Indonesia, dan keselamatan bangsa.

Hak Akses diberikan kepada pejabat tertentu yang memiliki kewenangan dan
tanggung jawab dalam pembuatan, penanganan, pengelolaan keamanan fisik,
dan informasi Arsip. Pejabat dengan kedudukan yang lebih tinggi dapat
mengakses Arsip yang dibuat oleh pejabat atau staf di bawahnya sesuai
dengan hierarki kewenangannya dalam struktur organisasi. Pejabat atau staf
dengan kedudukan yang lebih rendah tidak dapat mengakses Arsip yang
dibuat oleh pejabat di atasnya kecuali sebelumnya telah mendapatkan izin dari
pejabat yang berwenang.

Sistem klasifikasi keamanan dan Akses Arsip Dinamis memuat:
a. kode klasifikasi;
b. jenis Arsip;
c. klasifikasi keamanan;
d. hak akses;
e. dasar pertimbangan; dan
f. unit pengolah.

Contoh :

Jadwal Retensi Arsip

Jadwal Retensi Arsip adalah suatu daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka
waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi
tentang penetapan suatu jenis dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan
yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.

Jadwal Retensi Arsip digunakan untuk menentukan retensi aktif dan retensi inaktif.
Retensi arsip dihitung sejak arsip diciptakan dan diregistrasi hingga pokok masalah
pada naskah selesai diproses memuat rekomendasi yang menetapkan arsip
dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan. Rekomendasi yang dituangkan
dalam keterangan tentang penetapan suatu jenis arsip dibagi menjadi tiga jenis
rekomendasi yaitu :

a. keterangan musnah ditentukan apabila pada masa akhir retensi arsip tersebut
tidak memiliki nilai guna;

b. keterangan permanen ditentukan apabila dianggap memiliki nilai guna
kesejarahan; dan

c. keterangan dinilai kembali ditentukan pada arsip yang dianggap berpotensi
menimbulkan sengketa atau perselisihan.

Contoh Jadwal Retensi Arsip :

Ketertiban Pelaksanaan Penyusutan Arsip

Prosedur pemusnahan arsip di BUMD melalui tahapan sebagai berikut:
1. Pembentukan panitia penilai;
2. Penyeleksian arsip;
3. Pembuatan daftar arsip usul musnah;
4. Penilaian oleh panitia penilai;
5. Permintaan persetujuan pemusnahan dari pimpinan pencipta arsip;
6. Penetapan arsip yang akan dimusnahkan; dan
7. Pelaksanaan pemusnahan arsip.

1. Pembentukan Panitia Penilai
Panitia penilai pemusnahan arsip ditetapkan oleh pimpinan pencipta arsip.
Panitia penilai arsip sekurang-kurangnya memenuhi unsur:
a. Pimpinan Unit Kearsipan sebagai ketua merangkap anggota;
b. Pimpinan unit pengolah yang arsipnya akan dimusnahkan sebagai
anggota;
c. Arsiparis sebagai anggota. (bagi lembaga yang belum mempunyai
arsiparis, anggota dapat dilibatkan dari pengelola arsip). Panitia penilai
arsip mempunyai tugas melakukan penilaian arsip yang akan
dimusnahkan

2. Penyeleksian Arsip
Penyeleksian arsip dilakukan oleh panitia penilai berdasarkan JRA terhadap
pencipta arsip yang sudah memiliki JRA, dengan tahapan:
a. Mencermati daftar arsip usul musnah
b. Memverifikasi daftar arsip usul musnah dengan JRA yang telah
dimilikinya, khususnya pada kolom retensi inaktif dan berketerangan
musnah.

3. Pembuatan Daftar Arsip Usul Musnah
Hasil penyeleksian arsip dituangkan dalam daftar arsip usul musnah
sekurang-kurangnya berisi: nomor, jenis arsip, tahun, jumlah, tingkat
perkembangan, dan keterangan.

Contoh Daftar Arsip Usul Musnah :

Nomor : menunjuk nomor jenis arsip

Jenis Arsip : menunjuk jenis berkas atas dasar series

Tahun : menunjuk tahun pembuatan arsip

Jumlah : menunjuk jumlah arsip, misalnya boks, odner

Tingkat Perkembangan : menunjuk pada tingkatan asli,copy, atau turunan.

Keterangan : menunjuk pada informasi tentang arsip, misalnya rusak, tidak

lengkap, berbahasa Belanda.

4. Penilaian oleh Panitia Penilai
Panitia penilai melakukan penilaian terhadap daftar arsip usul musnah dan
verifikasi secara langsung terhadap fisik arsip. Hasil penilaian tersebut
dituangkan dalam pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip

5. Permintaan persetujuan pemusnahan dari pimpinan pencipta arsip
Persetujuan pemusnahan arsip dapat dibedakan dalam 2 cara:
a.Pemusnahan arsip berdasarkan JRA bagi arsip memiliki retensi sekurang-
kurangnya 10 tahun harus mendapatkan persetujuan tertulis dari Kepala
ANRI bagi BUMD.Untuk arsip yang memiliki retensi di bawah 10 tahun
cukup persetujuan tertulis dari pimpinan pencipta arsip tembusan kepada
Kepala ANRI.

b. Pemusnahan arsip tanpa jadwal retensi arsip harus mendapatkan
persetujuan dari Kepala ANRI tanpa membedakan retensinya.

6. Penetapan arsip yang akan dimusnahkan
Pimpinan pencipta arsip mengeluarkan penetapan terhadap arsip yang akan
dimusnahkan dengan mengacu pada persetujuan tertulis dari pencipta
arsip atau Kepala ANRI.

7. Pelaksanaan pemusnahan arsip
a. Dilakukan dengan membuat Berita Acara Pemusnahan beserta Daftar
Arsip Usul Musnah yang dibuat rangkap 2. Berita Acara tersebut
ditandatangani oleh Pimpinan Unit Kearsipan, Pimpinan Unit Pengolah
yang arsipnya akan dimusnahkan, dan disaksikan sekurang kurangnya
dari unit hukum dan unit pengawasan.
b. Dilakukan secara total sehingga tidak dikenal lagi baik fisik maupun
informasinya. Pemusnahan dapat dilakukan dengan cara, antara lain:
1) Pembakaran
2) Pencacahan
3) Penggunaan bahan kimia
4) Pulping
5) Cara-cara lain yang memenuhi kriteria yang disebut dengan istilah
musnah.
c. Harus dilaporkan pada pimpinan pemerintahan daerah/perguruan
tinggi/Perusahaan/instansi/ANRI
d. Arsip yang tercipta dalam pelaksanaan pemusnahan arsip wajib
disimpan oleh pencipta arsip, meliputi:
1) Keputusan pembentukan panitia pemusnahan arsip;
2) Notulen rapat penitia pemusnahan arsip pada saat melakukan penilaian;
3) Surat pertimbangan dari panitia penilai kepada pimpinan pencipta arsip
yang menyatakan bahwa arsip yang diusulkan musnah dan
telah memenuhi syarat untuk dimusnahkan;
4) Surat persetujuan pemusnahan dari pimpinan pencipta arsip;
5) Surat persetujuan pemusnahan dari Kepala ANRI untuk pemusnahan
arsip yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 tahun;

6) Keputusan pimpinan pencipta arsip tentang penetapan pelaksanaan
pemusnahan arsip.

7) Berita acara pemusnahan arsip
8) Daftar arsip yang dimusnahkan.

SDM Kearsipan

Unit kearsipan pada PT Food Station Tjipinang Jaya harus didukung oleh sumber
daya manusia kearsipan yang berkualitas untuk mengelola kearsipan yang terdiri
atas pejabat struktural di bidang kearsipan dan Arsiparis;

1. Pejabat struktural unit kearsipan:
Mempunyai kedudukan sebagai tenaga manajerial yang mempunyai fungsi,
tugas, dan tanggung jawab melakukan perencanaan, penyusunan program,
pengaturan, pengendalian pelaksanaan kegiatan kearsipan, monitoring dan
evaluasi pengelolaan sumber daya kearsipan, serta mempunyai kompetensi
sekurang-kurangnya:
a) Sarjana (S1) di bidang kearsipan; atau
b) Sarjana (S1) di bidang selain bidang kearsipan dan telah mengikuti serta lulus
pendidikan dan pelatihan kearsipan yang dipersyaratkan.

2. Arsiparis unit kearsipan:
Mempunyai tugas dan tanggungjawab melakukan pengelolaan arsip mulai dari
penilaian arsip, pendataan, pengolahan, penataan, pemeliharaan, pelayanan,
pembuatan SOP, pembinaan, pengawasan, dan evaluasi. Serta mempunyai
kompetensi sekurang-kurangnya:
a) Sarjana (S1) atau Diploma III (DIII) di bidang kearsipan dan duduk dalam
jabatan yang mempunyai fungsi, tugas, dan tanggungjawab melaksanakan
kegiatan kearsipan; atau
b) Sarjana (S1) atau Diploma III (DIII) di bidang selain bidang kearsipan yang
telah mengikuti dan lulus pendidikan dan pelatihan fungsional Arsiparis tingkat
ahli dan duduk dalam jabatan yang mempunyai fungsi, tugas, dan tanggungjawab
melaksanakan kegiatan kearsipan.

Unit Kearsipan

Unit kearsipan adalah satuan kerja yang melekat pada pencipta arsip yang
memiliki tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan yang
meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu
sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana
dan sarana, serta sumber daya lainnya.

Unit Kearsipan pada BUMD dibentuk sesuai dengan kebutuhan organisasi
BUMD. Unit Kearsipan pada BUMD memiliki tugas:
a. melaksanakan pengelolaan Arsip Inaktif dan Unit Pengolah di lingkungannya;
b. melaksanakan standardisasi pusat Arsip Inaktif;
c. melaksanakan pembuatan daftar arsip dan penyerahan duplikasi arsip vital

ke Lembaga Kearsipan Daerah;
d. menyerahkan daftar arsip untuk kegiatan tahun sebelumnya pada bulan

keenam tahun berjalan kepada Lembaga Kearsipan Daerah;
e. mengolah arsip untuk disajikan sebagai informasi publik;
f. melaksanakan perlindungan dan penyelamatan arsip vital;
g. melaksanakan alih media/ digitalisasi arsip penting;
h. menerima pemindahan arsip dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan;
i. melaksanakan pemusnahan arsip yang memiliki retensi di bawah 10(sepuluh)

tahun; menyiapkan penyerahan Arsip Statis oleh pimpinan BUMD
kepada Lembaga Kearsipan;
k. melaksanakan pembinaan dan evaluasi penyelenggaraan kearsipan pada
Unit Pengolah;
m. melaksanakan tugas lain sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-

undangan.

Prasarana dan Sarana

Prasarana dan sarana kearsipan dibutuhkan untuk mengelola arsip dinamis dan
arsip statis sesuai dengan bentuk dan medianya. Ketentuan prasarana dan
sarana akan berbeda-beda sesuai dengan bentuk dan media arsip, seperti kertas,
foto, audio kaset, video kaset, film, peta, gambar teknik, dan arsip elektronik
(berbasis teknologi informasi dan komunikasi). Prasarana dan sarana kearsipan
disediakan untuk mendukung pengelolaan arsip aktif, inaktif, arsip vital, dan
statis, meliputi:

1. Prasarana dan sarana pengelolaan arsip aktif, untuk mendukung kegiatan
penciptaan, pemberkasan, pembuatan daftar, dan layanan arsip aktif;

2. Prasarana dan sarana pengelolaan arsip inaktif, untuk mendukung kegiatan
penyimpanan, penataan, pembuatan arsip inaktif, penyusutan arsip, dan
layanan arsip inaktif;

3. Prasarana dan sarana pengelolaan arsip statis, untuk mendukung kegiatan
akuisisi, pengolahan, preservasi inaktif, akses dan layanan arsip statis pada
unit pengolah dan unit kearsipan.

Perencanaan prasarana dan sarana kearsipan harus mencakup pertimbangan
jenis dan media rekam arsip yang dikelola, lingkungan organisasi, potensi
penggunaan arsip, dan layanan program yang akan diberikan. Beberapa faktor
penting dalam pemilihan prasarana dan sarana kearsipan, antara lain:

1. Volume dan pertumbuhan rata-rata arsip. Perlu dipertimbangkan:
a. Proyeksi rata-rata pertumbuhan arsip untuk menghindari kekurangan
fasilitas tempat penyimpanan;
b. Kapasitas media penyimpanan digital untuk arsip elektronik;
c. Prakiraan volume dan rata-rata pertumbuhan arsip untuk memilih media
yang sesuai.

3. Penggunaan arsip. Berbagai penggunaan arsip akan menentukan tingkat
pelindungan yang diperlukan untuk menghindari kehilangan atau kerusakan.
Untuk arsip elektronik, penggunaan sistem dan media yang reliabel yang
memiliki ketahanan lebih besar dan lebih kuat akan diidentifikasi. Kemudian,
kemudahan dalam memindahkan dan melindungi backup merupakan hal
utama yang dipertimbangkan dalam memilih tempat penyimpanan arsip
elektronik;

4. Kebutuhan keamanan dan sensivitas arsip menyebabkan beberapa arsip
terbatas untuk diakses karena alasan kerahasiaan, karakter informasi yang
dimiliki atau pelindungan hukum;

5. Karakteristik fisik akan mempengaruhi tempat penyimpanan: berat, jarak
lantai yang diperlukan, kontrol temperatur dan kelembapan, serta ketentuan-
ketentuan preservasi fisik media arsip (misalnya, kertas, penyimpanan digital,
dan microform). Arsip dalam format elektronik perlu dikonversikan atau
dimigrasikan. Media penyimpanan digital perlu direfresh. Arsip perlu dilindungi
dari api, banjir, dan resiko lain berkaitan dengan kondisi lingkungan setempat;

6. Penggunaan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan temu-balik.
Penemuan kembali arsip merupakan pertimbangan utama. Arsip yang sering
diakses perlu kemudahan akses pada fasilitas tempat penyimpanan. Arsip
elektronik disimpan dengan berbagai cara agar lebih mudah ditemukan
kembali;

7. Biaya yang relatif untuk pemilihan tempat penyimpanan arsip. Pertimbangan
biaya mempengaruhi keputusan untuk outsourcing tempat penyimpanan fisik
dan/atau elektronik dan pilihan media penyimpanan arsip elektronik;

8. Kebutuhan akses. Analisis untung-rugi “penyimpanan di dalam” versus
“penyimpanan di luar” dapat menunjukkan bahwa fasilitas tempat
penyimpanan, sistem, dan/atau peralatan diperlukan untuk mendukung penuh
kebutuhan organisasi;

9. Lokasi penyimpanan arsip harus mudah diakses dan terletak di daerah yang
relatif aman;

10. Struktur bangunan harus memberikan tingkat dan stabilitas temperatur dan
kelembapan yang sesuai, pelindungan dari kebakaran, pelindungan dari
kerusakan karena air, pelindungan dari kontaminasi (seperti racun isotop
radioaktif, dan pertumbuhan jamur), tindakan keamanan, kontrol akses di
daerah tempat penyimpanan, sistem pendeteksi, dan pelindungan yang
sesuai terhadap kerusakan yang disebabkan oleh serangga dan binatang
kecil yang mengganggu seperti kutu.

11. Peralatan. Rak arsip harus sesuai dengan ukuran format arsip dan cukup
kuat untuk menahan beban. Boks dan pembungkus arsip harus dapat
menahan beban arsip di dalamnya, tanpa merusakkan arsip. Penggunaan
arsip dapat menentukan pembungkus khusus untuk memberikan tambahan
pelindungan terhadap kerusakan.

Prasarana dan sarana kearsipan yang dibutuhkan dalam pengelolaan arsip dapat
dirinci sebagai berikut:
1. Prasarana
Prasarana kearsipan untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis
dan arsip statis, antara lain:
a. Ruangan untuk menyimpan arsip aktif (central file) pada unit pengolah/satuan

kerja di lingkungan perguruan tinggi;
b. Gedung untuk mengelola arsip inaktif yang memiliki retensi di bawah 10

(sepuluh) tahun (records center) pada unit kearsipan II;
c. Gedung untuk mengelola arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang

kurangnya 10 (sepuluh) tahun (records center) pada unit kearsipan I;
d. Gedung/ruangan untuk mengelola arsip statis (depot arsip).
e. Ruangan, gedung, dan depot arsip harus dirancang secara khusus tahan-api

dan dilengkapi dengan pendeteksi panas/api serta sistem pemadaman,
termasuk detektor asap dan panas dan alat pemadam kebakaran;
e. Ruangan, gedung, dan depot dipelihara dengan baik, stabilitas temperatur dan
kelembapan udara diatur sesuai dengan jenis dan media rekam arsip;
f. Gedung/ruangan untuk mengelola arsip inaktif (pusat arsip/records center) dan
gedung/ruangan untuk mengelola arsip statis (depot arsip) harus memiliki
akses ruangan yang memadai untuk membawa muatan dan elevator sesuai
kebutuhan, serta didukung dengan sistem jaringan informasi dan komunikasi

2. Sarana
Jenis sarana kearsipan untuk mendukung pengelolaan arsip
dinamis dan arsip statis, antara lain:
a. Filing kabinet, rak, dan lemari arsip (tidak bergerak, bergerak)
b. Komputer, pemroses words, printer, mesin fotokopi, dan peralatan elektronik

lain sesuai kebutuhan;
d. Folder, boks, atau tempat lainnya yang sesuai untuk memelihara arsip

dinamis dan preservasi jangka panjang arsip statis;
e. Alat tulis kantor yang standard;
f. Mesin untuk mengolah arsip audio visual (video, audio, film, microfilm) player;
g. Mesin untuk mengevaluasi dan memelihara arsip audio visual (video, audio,

film, microfilm);

Sarana kearsipan lain yang perlu dipertimbangkan adalah sarana
untuk reproduksi arsip, akses publik, jaringan terminal komputer,
printer, dan mesin pengindai (scanner).

-PERTANYAAN 7