GUIDE DU BÉNÉVOLE 2023 418-662-4083 festirame.com
1.1 Implication Les bénévoles sont au coeur de notre organisation. Sans votre implication, aucun évènement ne pourrait avoir lieu. Les bénévoles sont souvent le premier contact que les festivaliers ont en arrivant sur le site de l'évènement. Vous avez donc la responsabilité de BIEN représenter l'organisation et faire une bonne impression auprès des festivaliers. - Faire partie d'une grande famille de 250 bénévoles ; - Vivre une expérience unique au sein d'un évènement qui attirent plusieurs milliers de festivaliers et ce, à chaque année ; - Sortir de votre zone de confort et vivre de nouveaux défis ; - S'impliquer dans sa communauté et faire une différence ; - Contribuer à améliorer l'offre évènementielle à Alma ; - Apporter sa couleur à ce festival qui existe depuis 50 ans. S'impliquer comme bénévole au sein de Festirame c'est ... 1.2 Droits du bénévole - Être bien informé sur l'organisation, le fonctionnement et les procédures de l'évènements ; - Connaître clairement ce qui est attendu de vous et vous sentir confortable avec les tâches qui vous sont assignés ; - Être reconnu pour votre contribution et comme un membre de l'équipe de l'évènement choisi ; - Être identifié et reconnu comme bénévole. 1.3 Responsabilités - Représenter de façon positive le festival ; - Assister aux réunions de secteur pré-évènements organisées par votre responsable ;
- Accès au party réservé aux directeurs pendant l'année ; - Vêtements (veste, polo, casquette, t-shirt) ; - Prix réduits pour les consommations (système de coupons) ; - 6 x accès terrain, lors des spectacles ; - Dîner lors de la réunion des directeurs ; - Une radio, lors de Festirame ; - Un lunch, après les spectacles ; - Breuvages (eau, jus), au besoin. 1.3 Responsabilités SUITE - Respectez vos engagements ou encore aviser votre responsable en cas de changement et annulation; - Porter les vêtements qui vous sont remis afin que vous soyez bien identifiés en tant que bénévole ; - Avoir en main, en tout temps, votre accréditation (la carte qui vous donne accès au site), lors de votre quart de travail. - Si possible, se joindre au groupe Facebook ''Bénévole Festirame 2023'', pour être à l'affût de tous les détails. 1.4 Les postes et leurs privilèges Bénévoles directeurs Bénévoles adjoints (bras droits) - Accès au party des bénévoles, pendant Festirame ; - Un t-shirt ; - Dîner fourni (s'il remplace le directeur lors de la réunion quotidienne) ; - Une radio (si absence du directeur) ; - Une accréditation, après 30 heures ou + de bénévolat ; - Un lunch, après les spectacles ; - Breuvages (eau, jus), au besoin. Bénévoles activités - Accès au party des bénévoles, pendant Festirame ; - Un t-shirt ; - Une accréditation, après 21 heures ou plus de bénévolat ; - Un lunch après les spectacles (après 4 heures ou + de bénévolat) ; - Breuvages (eau, jus), au besoin.
Les bénévoles directeurs sont les directeurs de chacun des départements. Ils siègent sur le comité organisateur, tout au long de l'année. Ils se doivent d'assister aux réunions du comité organisateur. S'ils sont absents, ils doivent être remplacés par leurs adjoints, en autant que ces derniers transmettent les informations. 1.5 Niveau d'implication Bénévoles « Directeurs » Ce sont les bénévoles ''bras droit'' des directeurs. Ils ont parfois quelques tâches durant l'année précédant l'évènement. Ils sont présents à la générale et pendant l'évènement, pour appuyer et supporter le directeur dans ses tâches. Bénévoles « Adjoints » Les bénévoles activités sont les bénévoles qui sont sur le terrain, lors de l'évènement. Bénévoles « Activités » NIVEAU D'IMPLICATION - SCHÉMA Directeur ou directrice de secteur Directeur ou directrice adjoint(e) Équipe de bénévoles sur le terrain ( Logistiques, admissions, sécurité, restaurants, loges et artistes, nettoyage, bars, etc...)
Festivalma est une corporation sans but lucratif, qui stimule le paysage événementiel sur le territoire de la ville d'Alma, par la production et le parrainage de spectacles et d'évènements. Nous sommes reconnus pour la qualité et le professionnalisme de notre organisation. 2.1 Festivalma Festivalma réunit plus de 250 bénévoles qui s'impliquent à toutes les étapes des événements, passant de la planification à la réalisation. Ces bénévoles sont nos ambassadeurs et développent, avec nous, un fort sentiment d'appartenance vis-àvis notre organisation. Festivalma contribue significativement à bonifier l'offre culturelle québécoises et participe au rayonnement de la ville d'Alma. Notre mission vise à soutenir la réalisation d'activités récréatives, sportives et culturelles de nos comités organisateurs, tout en assurant la bonne gestion des ressources matérielles, humaines et financières dont nous disposons dans l'optique d'animer le territoire de la ville d'Alma. 2.2 La mission
L'équipe de Festivalma est composée de quatre employés permanents et d'un employé à temps partiel, pour ainsi assurer la communication entre les comités organisateurs et la bonne gestion de la corporation. 2.3 Les employés De gauche à droite: Diane Villeneuve, adjointe administrative ; Gabriel Ouellet coordonnateur aux événements ; Julie Deschênes, directrice générale ; Frédéric Gagnon, responsable des communications ; Cécile Mahébèze, adjoint à la coordination d'événements et service client. Le conseil d'administration de Festivalma est composé de 8 personnes qui se partagent la présidence des comité organisateurs de nos différents évènements, activités et campagne de financement. Le président de Festivalma ne siège sur aucun comité et s'assure du bon fonctionnement de la corporation. Voici les membres présents dans le conseil d'administration: 2.4 Le conseil d'administration Jean-Sébastien Fortin, président Festivalma Mathieu Dallaire, vice-président Festivalma Mario Lesage, président Festirame Nadine Martel, trésorière Raphaël Gaboury, administrateur Jocelyn Tremblay, observateur Ville d'Alma
Festirame est une fête populaire, alliant sport et culture, qui rayonne depuis 50 ans. C'est sans contredit l'évènement majeur du territoire de la MRC Lac-Saint-Jean-Est. Le populaire marathon de chaloupe à rames de Festirame, sur le Lac Saint-Jean, est un défi sportif unique au Canada. 3.1 Festirame Une programmation familiale variée s'ajoute aux activités de Festirame, avec de l'animation, et des jeux gonflables pour les enfants. Pour clôturer l'évènement, l'équipe de Festirame mets en place, année après année, le populaire Parcours Illuminé ainsi que les feux d'artifice
La fête de la rame a pris naissance en 1973, à Alma. À l'époque, des équipes de policiers traversaient le Lac St-Jean, à la rame, à bord d'embarcation conçues spécialement pour affronter les vagues. Des classes ouvertes ont ensuite accueillies d'autres compétiteurs issus du milieu sportif ainsi que des femmes. 10 ans plus tard, dans le centre-ville d'Alma, un volet de spectacles s'est annexé à la fête, pour ensuite être déplacé sur le terrain de balle, près du Centre MarioTremblay. Comme les coûts en montage-démontage étaient exorbitants, le conseil d'administration, alors présidé par M. Marc Asselin, décida de construire un endroit permanent pour simplifier les festivités. C'est en 1997 que la Place Festivalma fut construite. En 2020, la scène fut rénovée, afin de pouvoir continuer à recevoir des artistes d'envergure internationale. 26 ans plus tard, elle permet toujours la représentation de spectacles en plein air, pouvant accueillir 8 000 spectateurs. Pour être plus que prêt! 4.1 Un peu d'histoire
Les éléments colorés du logo contribuent à créer l'esprit de fête, autour de l'évènement. L'ensemble forme un cercle autour du mot Festirame, faisant référence aux rassemblements, mais en prenant bien soin de ne pas le fermer pour laisser place à l'ouverture et à l'accueil des gens d'ici. Tout comme le logo d'origine, sous forme d'énumération, nous retrouvons quelques éléments associés à Festirame : Les feux d'artifice, un cœur, des ballons de fête, des feuilles (pour le côté plein-air), des phylactères pour les discussions, les rassemblements et les spectacles d'humour, des notes de musique, la chaloupe à rames et l'eau, pour notre beau lac Saint-Jean. 4.2 Signification du logo Nouveau logo Ancien logo Chaque bénévole doit avoir complétée et signée la fiche du bénévole/feuille de renonciation, avant l'entrée en poste. 4.3 Formulaire Chaque directeur de secteur tiendra obligatoirement une réunion, avec tous les bénévoles de son secteur, pour leur remettre leur chandail et leur carte de bénévole. 4.4 Réunion de secteur Nous demandons aux bénévoles de porter les vêtements fournis par le directeur de leur secteur, lors de l'événement. Le port du chandail permet aux festivaliers de repérer un bénévole, lorsqu'ils ont besoin d'informations. 4.5 Habillement
Afin de faciliter la communication entre l'organisation et les bénévoles, un groupe Facebook a été créé: Bénévoles Festirame 2023. 4.6 Groupe Facebook Lorsque vos dépenses seront autorisées par un employé, vous recevrez un formulaire identique à celui-ci. Vous devrez le compléter, le signer et joindre vos factures, avant de le remettre à un employé. 4.7 Remboursement dépenses (directeurs seulement) Les bénévoles* sont assurés uniquement dans l'exercice de fonction se rattachant aux activités de Festirame. *Définition: Travailleur bénévole désigne toute personne qui n'est pas un employé, qui travaille et agit sous notre direction et dans le cadre des fonctions déterminées par nous, et qui ne reçoit pas d'honoraires, de salaire, ni aucune autre forme de rémunération de nous ou de qui que ce soit, en échange de son travail pour nous. 4.8 Assurances Un bénévole qui a les capacités affaiblies par l'alcool ou la drogue, se fera demander de quitter les lieux immédiatement. Il est aussi interdit de consommer des stupéfiants sur les sites d'évènements de Festirame, sous peine de sanction du poste de bénévole. 4.9 Stupéfiants
La page Facebook de Festivalma et de ses différents évènements sont administrés par un employé formé en la matière. Si certains festivaliers émettent des opinions ou des commentaires déplacés vis-à-vis le personnel ou l'évènement, nous vous serions reconnaissants de ne pas répondre, et de rapporter la situation auprès du responsable des communications. Dans le cas où vous répondriez, Festivalma se dégage de toute responsabilités envers vos propos écrits. Toutes les demandes d'entrevues radios, télés et autres, doivent être acheminées à notre responsable des communications, M. Frédéric Gagnon, par courriel à [email protected], ou par téléphone au 418-480-7184. Selon les différentes demandes, les seules personnes autorisées à répondre au nom de l'organisation sont : - M. Jean-Sébastien Fortin, président de Festivalma - Mme Julie Deschênes, directrice générale de Festivalma - M. Mario Lesage, président de Festirame - M. Frédéric Gagnon, responsable des communications de Festivalma Merci de votre compréhension. 4.10 Médias sociaux et traditionnels Il est interdit de se stationner dans la zone arrière-scène. Tous les bénévoles doivent utiliser le stationnement du Centre Mario-Tremblay. Les membres du CO peuvent utiliser le stationnement du Centre Multisport. 4.11 Stationnement Il est interdit de fumer ou de vapoter dans l'enceinte de Place Festivalma. Tout bénévole se doit d'aller fumer à 9 mètres des entrées du bâtiment. 4.12 Cigarette & vapoteuse
Chaque bénévole doit obligatoirement être accrédité pour avoir accès au site de Place Festivalma et des autres sites de l'évènement. Vous devez soumettre votre photo dans votre formulaire d'inscription, afin que nous puissions vous délivrer votre passe. Cette accréditation n'est pas transférable, ni monnayable. 4.13 Accréditation Sur demande, une lettre de référence pourra vous être acheminée. Veuillez-vous adresser à votre directeur de secteur, pour de plus amples renseignements. 4.14 Lettre de référence Au plaisir de vous rencontrer !