Guide du bénévole, Festirame 2022

GUIDE DU BÉNÉVOLE

2022

418-662-4083

festirame.com

1.1 Implication

Les bénévoles sont au coeur de notre organisation. Sans votre implication, aucun
évènement ne pourrait avoir lieu. Les bénévoles sont souvent le premier contact
que les festivaliers ont en arrivant sur le site de l'évènement. Vous avez donc la
responsabilité de BIEN représenter l'organisation et faire une bonne impression
auprès des festivaliers.

S'impliquer comme bénévole au sein de Festirame c'est ...

- Faire partie d'une grande famille de 250 bénévoles ;
- Vivre une expérience unique au sein d'un évènement qui attirent plusieurs milliers
de festivaliers et ce, à chaque année ;
- Sortir de votre zone de confort et vivre de nouveaux défis ;
- S'impliquer dans sa communauté et faire une différence ;
- Contribuer à améliorer l'offre évènementielle à Alma ;
- Apporter sa couleur à ce festival qui existe depuis plus de 49 ans.

1.2 Droits du bénévole

- Être bien informé sur l'organisation, le fonctionnement et les procédures de
l'évènements ;
- Connaître clairement ce qui est attendu de vous et vous sentir confortable avec les
tâches qui vous sont assignés ;
- Être reconnu pour votre contribution et comme un membre de l'équipe de
l'évènement choisi ;
- Être identifié et reconnu comme bénévole.

1.3 Responsabilités

- Représenter de façon positive le festival ;
- Assister aux réunions de secteur pré-évènements
organisées par votre responsable ;

1.3 Responsabilités SUITE

- Respectez vos engagements ou encore aviser votre responsable en cas de
changement et annulation;
- Porter les vêtements qui vous sont remis afin que vous soyez bien identifiés en
tant que bénévole ;
- Avoir en main, en tout temps, votre accréditation (la carte qui vous donne accès au
site), lors de votre quart de travail.
- Si possible, se joindre au groupe Facebook ''Bénévole Festirame 2022'', pour être à
l'affût de tous les détails.

1.4 Les postes et leurs privilèges

Bénévoles directeurs

- Accès au party réservé aux directeurs pendant l'année ;
- Vêtements (veste, polo, casquette, t-shirt) ;
- Prix réduits pour les consommations (système de coupons) ;
- 6 x accès terrain, lors des spectacles ;
- Dîner lors de la réunion des directeurs ;
- Une radio, lors de Festirame ;
- Un lunch, après les spectacles ;
- Breuvages (eau, jus), au besoin.

Bénévoles adjoints (bras droits)

- Accès au party des bénévoles, pendant Festirame ;
- Un t-shirt ;
- Dîner fourni (s'il remplace le directeur lors de la réunion quotidienne) ;
- Une radio (si absence du directeur) ;
- Une accréditation, après 30 heures ou + de bénévolat ;
- Un lunch, après les spectacles ;
- Breuvages (eau, jus), au besoin.

Bénévoles activités

- Accès au party des bénévoles, pendant Festirame ;
- Un t-shirt ;
- Une accréditation, après 21 heures ou plus de bénévolat ;
- Un lunch après les spectacles (après 4 heures ou + de bénévolat) ;
- Breuvages (eau, jus), au besoin.

1.5 Niveau d'implication

Bénévoles « Directeurs »

Les bénévoles directeurs sont les directeurs de chacun des départements. Ils
siègent sur le comité organisateur, tout au long de l'année. Ils se doivent d'assister
aux réunions du comité organisateur. S'ils sont absents, ils doivent être remplacés
par leurs adjoints, en autant que ces derniers transmettent les informations.

Bénévoles « Adjoints »

Ce sont les bénévoles ''bras droit'' des directeurs. Ils ont parfois quelques tâches
durant l'année précédant l'évènement. Ils sont présents à la générale et pendant
l'évènement, pour appuyer et supporter le directeur dans ses tâches.

Bénévoles « Activités »

Les bénévoles activités sont les bénévoles qui sont sur le terrain, lors de
l'évènement.

NIVEAU D'IMPLICATION - SCHÉMA

Directeur ou directrice de secteur

( Logistiques, admissions, sécurité, restaurants,

loges et artistes, nettoyage, bars, etc...)

Directeur ou directrice adjoint(e)

Équipe de bénévoles sur le terrain

2.1 Festivalma

Festivalma est une corporation sans but lucratif, qui stimule le paysage
événementiel sur le territoire de la ville d'Alma, par la production et le parrainage
de spectacles et d'évènements. Nous sommes reconnus pour la qualité et le
professionnalisme de notre organisation.

Festivalma réunit plus de 250 bénévoles qui s'impliquent à toutes les étapes des
événements, passant de la planification à la réalisation. Ces bénévoles sont nos
ambassadeurs et développent, avec nous, un fort sentiment d'appartenance vis-à-
vis notre organisation. Festivalma contribue significativement à bonifier l'offre
culturelle québécoises et participe au rayonnement de la ville d'Alma.

2.2 La mission

Notre mission vise à soutenir la réalisation d'activités récréatives, sportives et
culturelles de nos comités organisateurs, tout en assurant la bonne gestion des
ressources matérielles, humaines et financières dont nous disposons dans l'optique
d'animer le territoire de la ville d'Alma.

2.3 Les employés

L'équipe de Festivalma est composée de quatre employés permanents et d'un
employé à temps partiel, pour ainsi assurer la communication entre les comités
organisateurs et la bonne gestion de la corporation.

De gauche à droite:
Diane Villeneuve, adjointe administrative ; Vincent Julien, coordonnateur estival ;
Janie Maltais, directrice générale ; Frédéric Gagnon, responsable des communications
(Absent sur la photo) Gabriel Ouellet, coordonnateur aux événements.

2.4 Le conseil d'administration

Le conseil d'administration de Festivalma est composé de 8 personnes qui se
partagent la présidence des comité organisateurs de nos différents évènements,
activités et campagne de financement. Le président de Festivalma ne siège sur
aucun comité et s'assure du bon fonctionnement de la corporation.

De gauche à droite:
Rita Labbé, présidente Maison Festivalma 2022 ; Mathieu Dallaire, administrateur ;
Patrice Lapointe, président de Festivalma ; Mario Lesage, président de Festirame ;
Jean-Sébastien Fortin, vice-président de Festivalma ; Mélanie Poitras, trésorière
(Absent sur la photo) Jocelyn Tremblay, observateur Ville d'Alma; Raphaël Gaboury, administrateur.

3.1 Festirame

Festirame est une fête populaire, alliant sport et culture, qui rayonne depuis 49 ans.
C'est sans contredit l'évènement majeur du territoire de la MRC Lac-Saint-Jean-Est.
Le populaire marathon de chaloupe à rames de Festirame, sur le Lac Saint-Jean, est
un défi sportif unique au Canada.

Une programmation familiale variée s'ajoute aux activités de Festirame, avec de
l'animation, et des jeux gonflables pour les enfants. Pour clôturer l'évènement,
l'équipe de Festirame mets en place, année après année, le populaire Parcours
Illuminé ainsi que les feux d'artifice

Pour être plus que prêt!

4.1 Un peu d'histoire

La fête de la rame a pris naissance dans les années 70, à Alma. À l'époque, des
équipes de policiers traversaient le Lac St-Jean, à la rame, à bord d'embarcation
conçues spécialement pour affronter les vagues.

Des classes ouvertes ont ensuite accueillies d'autres compétiteurs issus du milieu
sportif ainsi que des femmes.

10 ans plus tard, dans le centre-ville d'Alma, un volet de spectacles s'est annexé à la
fête, pour ensuite être déplacé sur le terrain de balle, près du Centre Mario-
Tremblay. Comme les coûts en montage-démontage étaient exorbitants, le conseil
d'administration, alors présidé par M. Marc Asselin, décida de construire un endroit
permanent pour simplifier les festivités. C'est en 1997 que la Place Festivalma fut
construite. En 2020, la scène fut rénovée, afin de pouvoir continuer à recevoir des
artistes d'envergure internationale.

25 ans plus tard, elle permet toujours la représentation de spectacles en plein air,
pouvant accueillir 8 000 spectateurs.

4.2 Signification du logo

Les éléments colorés du logo contribuent à créer l'esprit de fête, autour de
l'évènement.

L'ensemble forme un cercle autour du mot Festirame, faisant référence aux
rassemblements, mais en prenant bien soin de ne pas le fermer pour laisser place à
l'ouverture et à l'accueil des gens d'ici.

Tout comme le logo d'origine, sous forme d'énumération, nous retrouvons
quelques éléments associés à Festirame : Les feux d'artifice, un cœur, des ballons
de fête, des feuilles (pour le côté plein-air), des phylactères pour les discussions, les
rassemblements et les spectacles d'humour, des notes de musique, la chaloupe à
rames et l'eau, pour notre beau lac Saint-Jean.

Nouveau logo Ancien logo

4.3 Formulaire

Chaque bénévole doit avoir complétée et signée la fiche du bénévole/feuille de
renonciation, avant l'entrée en poste.

4.4 Réunion de secteur

Chaque directeur de secteur tiendra obligatoirement une réunion, avec tous les
bénévoles de son secteur, pour leur remettre leur chandail et leur carte de
bénévole.

4.5 Habillement

Nous demandons aux bénévoles de porter les vêtements fournis par le directeur de
leur secteur, lors de l'événement. Le port du chandail permet aux festivaliers de
repérer un bénévole, lorsqu'ils ont besoin d'informations.

4.6 Groupe Facebook

Afin de faciliter la communication entre l'organisation et les bénévoles, un groupe
Facebook a été créé: Bénévoles Festirame 2022.

4.7 Remboursement dépenses (directeurs seulement)

Lorsque vos dépenses seront autorisées par un employé, vous recevrez un
formulaire identique à celui-ci. Vous devrez le compléter, le signer et joindre vos
factures, avant de le remettre à un employé.

4.8 Assurances

Les bénévoles* sont assurés uniquement dans l'exercice de fonction se rattachant
aux activités de Festirame.

*Définition:

Travailleur bénévole désigne toute personne qui n'est pas un employé, qui travaille et
agit sous notre direction et dans le cadre des fonctions déterminées par nous, et qui ne
reçoit pas d'honoraires, de salaire, ni aucune autre forme de rémunération de nous ou
de qui que ce soit, en échange de son travail pour nous.

4.9 Stupéfiants

Un bénévole qui a les capacités affaiblies par l'alcool ou la drogue, se fera
demander de quitter les lieux immédiatement. Il est aussi interdit de consommer
des stupéfiants sur les sites d'évènements de Festirame, sous peine de sanction du
poste de bénévole.

4.10 Médias sociaux et traditionnels

La page Facebook de Festivalma et de ses différents évènements sont administrés
par un employé formé en la matière. Si certains festivaliers émettent des opinions
ou des commentaires déplacés vis-à-vis le personnel ou l'évènement, nous vous
serions reconnaissants de ne pas répondre, et de rapporter la situation auprès du
responsable des communications. Dans le cas où vous répondriez, Festivalma se
dégage de toute responsabilités envers vos propos écrits.

Toutes les demandes d'entrevues radios, télés et autres, doivent être acheminées à
notre responsable des communications, M. Frédéric Gagnon, par courriel à
[email protected], ou par téléphone au 418-480-7184.

Selon les différentes demandes, les seules personnes autorisées à répondre au
nom de l'organisation sont :

- M. Patrice Lapointe, président de Festivalma
- Mme Janie Maltais, directrice générale de Festivalma
- M. Mario Lesage, président de Festirame
- M. Frédéric Gagnon, responsable des communications de Festivalma

Merci de votre compréhension.

4.11 Stationnement

Il est interdit de se stationner dans la zone arrière-scène. Tous les bénévoles
doivent utiliser le stationnement du Centre Mario-Tremblay. Les membres du CO
peuvent utiliser le stationnement du Centre Multisport.

4.12 Cigarette & vapoteuse

Il est interdit de fumer ou de vapoter dans l'enceinte de Place Festivalma. Tout
bénévole se doit d'aller fumer à 9 mètres des entrées du bâtiment.

4.13 Accréditation

Chaque bénévole doit obligatoirement être accrédité pour avoir accès au site de
Place Festivalma et des autres sites de l'évènement.

Une prise de photo aura lieu à la rencontre de secteur avec le directeur,
directement au bureau de Festivalma, au 525 rue Sacré-Coeur Ouest, Alma, entre
8h30 et 12h et entre 13h et 16h30.

Cette accréditation n'est pas transférable, ni monnayable.

4.14 Lettre de référence

Sur demande, une lettre de référence pourra vous être acheminée. Veuillez-vous
adresser à votre directeur de secteur, pour de plus amples renseignements.

4.15 COVID-19

Nous vous invitons à consulter la dernière mise à jour de la Santé Publique, dans le
volet ''Fêtes et évènements'' et/ou référez vous à votre directeur de département.

Si vous avez des symptômes reliés à la COVID-19, nous vous demandons d'aviser
votre directeur de secteur et de ne pas vous présenter sur les lieux avant d'obtenir
un résultat négatif.

Au plaisir de vous rencontrer !