Kajian Tindakan -APH(Analisis PBD Holistik) SJKC YU HWA 2022

SEKOLAH JENIS KEBANGSAAN (CINA) YU HWA

JALAN SS 7/5, TAMAN SRI SAUJANA,
81900, KOTA TINGGI

LAPORAN KAJIAN TINDAKAN

SISTEM APH (ANALISIS PBD HOLISTIK):
MENINGKATKAN PROSES PEMANTAUAN DAN

KECEKAPAN TINDAKAN SUSULAN

Puan Fun Swee Kean
Encik Goh Fook Guan
Puan Suzilawati Bt Hasmunih
Puan Fam Yok Choo

OGOS 2022

ISI KANDUNGAN Muka
Surat
Bil Perkara
1
ABSTRAK 2
1. PENDAHULUAN 3-6
2. Pernyataan Masalah/Isu 6
3. Kerangka Konsep Kajian 7
4. Tujuan Kajian 7
5. Objektif Kajian 7-9
6. TINJAUAN LITERATUR 10
7. METODOLOGI KAJIAN 11 - 18
8. DAPATAN KAJIAN 19 - 22
9. RUMUSAN DAN PERBINCANGAN 23
10. KESIMPULAN 24
11. Rujukan 25 - 28
12. Lampiran

SISTEM APH (ANALISIS PBD HOLISTIK): MENINGKATKAN PROSES
PEMANTAUAN DAN KECEKAPAN TINDAKAN SUSULAN.
Oleh:

Puan Fun Swee Kean
Encik Goh Fook Guan
Puan Suzilawati Bt Hasmunih
Puan Fam Yok Choo

SJKC Yu Hwa
81900 Kota Tinggi, Johor

[email protected]

ABSTRAK

Hampir kebanyakan guru SJKC Yu Hwa, Kota Tinggi menghadapi isu yang sama iaitu kesukaran untuk
mendapatkan data analisis headcount PBD secara menyeluruh bagi membuat analisis dan tindakan susulan
setelah selesai melaksanakan PBD. Kajian ini bertujuan untuk membantu para guru mengumpul, mengutip data
dan membuat analisis headcount PBD secara menyeluruh dengan lebih mudah dan efisien. Tinjauan awal untuk
mengatasi masalah tersebut telah dilaksanakan dengan menganalisis dokumen dan soal selidik. Soal selidik
digunakan bagi meninjau pandangan ketua panitia dan para guru terhadap proses menganalisis data PBD.
Laporan dapatan analisis dokumen ketua panitia dan para guru untuk menyediakan analisis headcount PBD
mengikut subjek juga dikumpulkan. Berdasarkan analisis tersebut, didapati guru hanya menyediakan headcount
dan analisis PBD untuk mata pelajaran yang diajar sahaja. Ini menyebabkan mereka menghadapi kesukaran
untuk mendapatkan rujukan data analisis headcount PBD secara keseluruhan meliputi pelbagai mata pelajaran
dan murid secara individu. Kaedah yang digunakan juga secara manual dan ini menyebabkan guru-guru
mengambil masa yang lama untuk menghasilkan analisis headcount yang diperlukan. Bagi menangani masalah
ini, pelan tindakan telah dirancang bagi mewujudkan sistem kutipan data yang lebih holistik dan efektif.
Perancangan ini juga meliputi aplikasi yang akan digunakan dan item yang perlu ada dalam sistem tersebut.
Hasil daripada kajian ini, Sistem APH telah diperkenalkan dan diwujudkan. Hasil daripada kajian ini, guru-guru
berpendapat Sistem APH ini sangat efektif kerana mereka dapat merujuk dan mendapatkan maklumat data PBD
dalam masa yang singkat dan lebih mudah. Sistem APH ini juga membantu ketua panitia, mengenal pasti dan
mendapatkan maklumat data semua subjek teras yang terlibat bagi membuat perancangan, analisis data dan
pelan intervensi. Pihak pentadbir juga mudah untuk membuat pemantauan & pementoran. Sistem APH yang
diwujudkan ini dapat mewujudkan sistem penjaminan kualiti PBD supaya lebih efisien pada masa akan datang.

Kata Kunci: analisis headcount PBD, holistik, efektif, pemantauan & pementoran, tindakan susulan

1

PENDAHULUAN

SJKC Yu Hwa merupakan sebuah sekolah yang terletak di Taman Sri Saujana, Kota Tinggi.
Pada tahun 2018, sekolah ini telah dipilih menjadi salah sebuah sekolah Transformasi.
Pemilihan ini berdasarkan potensi sekolah yang telah dikenal pasti. Program ini merupakan
sebahagian daripada usaha KPM ke arah meningkatkan kemenjadian murid dan sekolah yang
berkualiti. Bagi merealisasikan program Transformasi sekolah dalam melahirkan pemimpin
berkesan dan guru berkualiti, pihak sekolah sentiasa mengenal pasti dan mengatasi sesuatu isu
atau permasalahan yang timbul. Ini bagi memastikan kelancaran pengurusan sekolah di tahap
yang terbaik. Bahagian kepimpinan SJKC Yu Hwa amat menekankan gerak kerja yang
terancang dan berkesan selaras dengan prinsip kerja mantan Pengarah Pendidikan Negeri Johor,
Tuan Haji Azman bin Adnan yang menekankan tentang DRONE. Salah satu elemen yang
paling penting dalam DRONE ialah penekanan dalam penggunaan Data ( Driven ) bagi
membuat perancangan dan intervensi. Menurut beliau juga, bermula daripada kenal pasti isu
atau kelemahan, melaksanakan intervansi , pengubahsuaian, membuat keputusan , dan juga
proses POLC (Planning, Organizing, Leading, Controlling) harus berteraskan pada data dan
bukannya hanya berteraskan andaian dan persepsi semata-mata di semua peringkat.
Pengurusan dan pentadbiran sekolah seharusnya berpandukan analisis data bagi memacu
kecemerlangan sekolah.

Menurut Killian & Bellamy, Memahami dan menggunakan data mengenai prestasi sekolah dan
murid adalah asas kepada peningkatan sekolah. Tanpa menganalisis dan menggunakan DATA,
sekolah tidak mungkin berupaya mengenal pasti dan menyelesaikan masalah atau mengetahui
perkembangan prestasi semasa ke arah pencapaian. Data adalah nadi transformasi sekolah.

Understanding and using data about school and student performance are fundamental
to improving schools. Without analyzing and discussing DATA, schools are unlikely
to identify and solve problems …….or know how they are progressing toward
achievement….Data are the fuel of school reform.

Killian & Bellamy, 2000

Justeru, melalui data yang diperoleh, kita dapat melaksanakan intervensi yang betul
terhadap isu atau permasalahan yang ingin kita tangani. Data juga akan menjadikan keputusan
yang akan kita lakukan merupakan keputusan yang tepat sepanjang proses pengurusan dan
pelaksanaan sesuatu program atau aktiviti.

2

Pernyataan Masalah/Isu

Pemerhatian Guru Besar terhadap para guru dalam pengurusan Headcount PBD menunjukkan
para guru menggunakan kaedah sendiri dalam penyediaan Headcount PBD. Isu ini berlaku
adalah disebabkan tiada tapak pengumpulan data Headcount yang selaras. Tapak PBD sedia
ada yang disediakan oleh pihak KPM hanya untuk pengisian data PBD sahaja.

Satu sesi perjumpaan bersama PK Pentadbiran dan Setiausaha PBD diadakan untuk
mengenal pasti isu berkaitan pengurusan Headcount PBD. Hasil perjumpaan tersebut didapati
bahawa isu yang berlaku adalah sama dengan hasil permerhatian daripada pihak Guru Besar
iaitu para guru menggunakan kaedah tersendiri secara manual untuk menyediakan Headcount
PBD.

Menurut Cheever et. al. t (1986), pentadbiran yang masih beroperasi secara manual
sudah pasti bakal menghadapi masalah, iaitu maklumat yang tidak mencukupi dan kurang tepat,
maklumat yang tidak seragam, masalah memperolehi maklumat yang telah disimpan, masa
yang lama diperlukan untuk mengumpul dan memproses data-data, tidak cukup masa untuk
menganalisis data dan membuat perancangan, sukar untuk membuat inferensi dan integrasi di
antara maklumat dan tidak dapat menyebarkan maklumat dalam masa yang ditetapkan dan
dalam format yang sebenar. Justeru, pihak pentadbiran harus merancang tindakan segera agar
kecekapan pengurusan sekolah tidak terjejas.

Di samping itu, PK pentadbiran selaku PP untuk semua guru juga menghadapi masalah
iaitu tiada satu platform untuk pihak pentadbir memantau sasaran keberhasilan yang ditentukan
oleh PYD. Selain itu, Setiausaha PBD hanya mampu menyediakan analisis penguasaan PBD
berdasarkan templat yang disediakan oleh KPM dan ketua panitia hanya mampu membuat
perancangan, analisis data dan pelan intervensi berdasarkan data tersebut mengikut darjah
tanpa dapat membuat analisis headcount PBD keseluruhan sekolah.

Isu analisis PBD juga dikemukakan semasa sesi kunjung bantu SIP PPD pada tahun
lepas agar membuat analisis PBD murid secara individu meliputi semua subjek teras untuk
memudahkan pihak sekolah mengenal pasti murid yang masih belum atau tidak mampu
menguasai tahap pencapaian minimum.

Bagi mendapatkan maklumat awal, pihak pentadbir telah melaksanakan soal selidik dan
analisis dokumen bagi meninjau pandangan ketua panitia dan semua guru terhadap proses
menganalisis data PBD. Guru-guru diminta mengemukakan isu atau masalah utama yang
dihadapi dalam proses menganalisis data dan kaedah yang digunakan untuk mendapatkan data
PBD tersebut secara keseluruhan. Laporan dapatan analisis ketua panitia mengikut subjek ini
dikumpulkan. Berikut merupakan hasil dapatan peringkat awal daripada soal selidik ke atas 12
orang guru.

3

Rajah 1 : Maklum balas guru tentang headcount dan analisis PBD

Rajah 2 : Maklum balas guru tentang headcount dan analisis PBD

Rajah 3 : Maklum balas guru tentang headcount dan analisis PBD
4

Rajah 4 : Maklum balas guru tentang isu/masalah headcount dan analisis PBD

Rajah 5 : Maklum balas guru tentang isu semasa menyediakan headcount dan analisis PBD.
5

Berdasarkan dapatan soal selidik dan analisis dokumen, didapati majoriti guru hanya
menyediakan headcount dan analisis PBD untuk mata pelajaran yang diajar sahaja. Mereka
menghadapi kesukaran untuk mendapatkan rujukan data analisis PBD secara keseluruhan
meliputi pelbagai mata pelajaran dan murid secara individu. Dapatan maklum balas para guru
berkaitan isu rujukan dan penyediaan analisis PBD seiring dengan masalah yang sedang
dihadapi oleh pihak pentadbir.

Terdapat 2 kaedah yang sedang digunakan oleh ketua panitia dan para guru untuk
menyediakan analisis headcount PBD. Kaedah yang digunakan ialah secara manual dengan
menggunakan senarai nama murid sebagai tapak dan membuat analisis headcount PBD (sila
rujuk lampiran B). Guru-guru yang menggunakan kaedah ini perlu mengira data analisis
kendiri dan mengambil masa yang lama untuk menghasilkan analisis headcount yang
diperlukan. Selain itu, terdapat 4 orang guru menggunakan Excel untuk menyediakan analisis
hedcount PBD kendiri (sila rujuk lampiran B). Analisis headcount PBD yang dihasilkan dengan
menggunakan Excel tiada format yang selaras, guru-guru tersebut menggunakan kreativiti
masing-masing.

Perkara ini menjadi isu utama kepada pihak pentadbir dalam pengurusan dan
pentadbiran sekolah. Pelaksanaan intervensi ini adalah penting bagi pengurusan data, proses
pemantauan dan kecekapan tindakan susulan pengurusan dan mengelakkan permasalahan
lanjutan kesan daripada pengumpulan data dan analisis Headcount PBD. Sekiranya perkara ini
tidak diatasi dengan sewajarnya, pihak pentadbir dan ketua panitia akan mengalami
permasalahan panduan data untuk proses pemantauan, perancangan program, penilaian
keberkesanan program dan peracangan pelan intervensi.

Kerangka Konsep Kajian
Pelaksanaan kajian tindakan ini adalah berdasarkan model Kemmis & McTaggart (1988) yang
telah diadaptasi seperti dalam Rajah 6 iaitu melibatkan proses memerhati, refleksi, merancang
dan tindakan.

Rajah 6 : Model Kajian Tindakan (adaptasi Kemmis & McTaggart 1988)

6

Tujuan Kajian

Pelaksanaan kajian tindakan ini adalah bertujuan mendapatkan analisis Headcount PBD secara
holistik dan efektif serta meningkatkan proses pemantauan dan kecekapan tindakan susulan.

Objektif Kajian

Objektif kajian ini adalah:

1. Dapat mewujudkan tapak headcount PBD untuk semua guru menganalisis data murid
secara lebih menyeluruh merangkumi 6 subjek utama dari tahun 1 hingga 6

2. Dapat menyediakan tapak rujukan sasaran keberhasilan PP dan PYD

TINJAUAN LITERATUR

Merujuk kepada isu yang diperhatikan serta dapatan kajian awal sesi perjumpaan bersama PK
Pentadbiran dan Setiausaha PBD, satu tinjauan literatur terhadap pendekatan strategi
penggunaan sistem maklumat pengurusan atas talian dalam bidang pendidikan telah
dilaksanakan. Sistem Maklumat Pengurusan dalam talian dilihat penting dalam persekitaran
hari ini dan berupaya meningkatkan kecekapan dan keberkesanan organisasi. Dengan pelbagai
faedah yang boleh didapati dari penggunaan sistem maklumat pengurusan dalam talian ini,
bidang pendidikan di Malaysia tidak terkecuali dalam menggunakan inovasi ini (Aslina Saad,
2013). Dengan menggunakan sistem maklumat interaktif, pengurus atasan tidak perlu melalui
pengurus pertengahan untuk mendapatkan maklumat di peringkat bawahan tetapi terus
mencapai maklumat daripada pengurus bawahan (Hellriegel and J. Slocum, 1992). Ini jelas
dapat menjimatkan masa, sumber tenaga dan maklumat yang diperlukan lebih cepat diterima.

Pemprosesan Maklumat

Perkembangan teknologi maklumat atau lebih dikenali dengan teknologi komputer sering
dikaitkan dengan kemajuan. Penggunaan komputer telah memberi kesan yang besar dalam
setiap bidang usaha manusia. Penggunaan komputer semakin meluas kerana komputer
memiliki beberapa kelebihan seperti pemprosesan maklumat dengan lebih cepat, tetap dan
berkesan, keupayaan untuk menyimpan jumlah maklumat yang besar dan jangkamasa yang
lama juga merupakan satu "tabiat pemprosesan yang automatik" (Abdullah & Alaudin 1991).
Menurut hasil kajian Ab Aziz (2003), tidak dinafikan kini tanpa bantuan komputer, kerja- kerja
yang dilakukan menjadi lambat dan kadang-kadang tanpa penggunaan teknologi computer,
kerja-kerja tersebut tidak boleh dilaksanakan. Dalam zaman teknologi sekarang, kebanyakan
peralatan atau kerja yang perlu dilakukan mestilah menggunakan komputer seperti dalam hal
menguruskan penyimpanan data yang mana kita boleh menggunakan sistem pangkalan data.
Pangkalan data digunakan hampir setiap sudut kehidupan moden hari ini. Laudon dan Laudon
(1997) turut menjelaskan sistem maklumat (berteraskan komputer) adalah diperlukan bagi
mengoptimakan aliran maklumat dan pengetahuan ke dalam organisasi dan membantu pihak
pentadbiran memaksimakan sumber pengetahuan secara tekal. Pengurus dan pentadbir tidak
boleh sama sekali mengabaikan sistem maklumat kerana ia memainkan peranan yang penting

7

dengan cara mempengaruhi para pengurus dan pentadbir dalam membuat keputusan,
merancang dan dalam kebanyakan keadaan memutuskan mengenai apa dan bagaimana
barangan dan perkhidmatan akan dihasilkan. Ini bermakna aplikasi sistem maklumat dalam
semua bidang di setiap institusi pendidikan adalah penting dan perlu diberi perhatian
sepenuhnya (Mat 2003).

Penggunaan Teknologi Dalam Sistem Pendidikan

Guru-guru di sekolah di Malaysia pula telah menggunakan pelbagai sistem maklumat
pengurusan pusat dalam talian yang boleh membantu memudahkan pengurusan mereka dalam
perancangan dan pelaksanaan proses pengajaran dan pembelajaran seperti mengadaptasikan
teknologi internet untuk sistem kehadiran pelajar, sistem tempahan bilik mesyuarat, sistem
inventori alatan sukan, sistem maklumat pelajar dan lain-lain. Kini, terdapat pelbagai teknologi
dan kemudahan peralatan untuk mengumpul, menyusun dan menyediakan capaian kepada
maklumat dengan mudah. Pada masa dahulu, guru-guru menyediakan bahan pengajaran
menggunakan maklumat dalam bentuk data bukan digital seperti nota kuliah, nota penyelidikan,
helaian kerja, buku, majalah dan jurnal tetapi kini guru-guru sudah boleh mencapai maklumat
dalam bentuk data digital daripada laman web, persembahan elektronik, dokumen elektronik,
pemprosesan kata, fail audio digital, pengkalan data bermaklumat, CD Rom, pangkalan data
penyelidikan, papan maklumat, video digital dan banyak lagi sumber maklumat berbentuk
digital. Banyak organisasi menyelesaikan masalah pengurusan melalui rangkaian elektronik
dan banyak sistem pengurusan pengetahuan yang digunakan sedang mengalami perubahan atau
evolusi daripada sistem mencari dan memanggil kepada teknologi berasaskan kecerdasan
buatan yang lebih canggih, yang mampu mengikut keperluan dan pilihan pengguna.

Penyimpanan Maklumat

Kedatangan era digital mengakibatkan perubahan dalam bentuk maklumat. Ini memerlukan
strategi pengurusan yang berbeza. Dalam era yang mengutamakan urusan membeli-belah dan
perbankan dalam talian, penyampaian perkhidmatan kerajaan secara elektronik (e-kerajaan),
maklumat yang berekod menjadi aset yang penting. Maklumat berekod ini perlu diorganisasi
secara sistematik dan berkesan (sentiasa tersedia untuk dicapai pada ketika diperlukan untuk
membuat keputusan dan sentiasa terkini dan tepat) adalah menjadi nadi kepada pembangunan
organisasi yang berdaya saing (Yusof 2007). Ahmad Sobri (2001) dalam kajiannya
menyatakan cara penyampaian dan penyimpanan maklumat dan data adalah berbeza dari masa
ke semasa. Jika dahulu maklumat disimpan di dalam fail dan disusun dalam laci atau kabinet
dan kebanyakan maklumat yang difailkan ini akhinya akan menjadi usang apabila disimpan
terlalu lama dan himpunan maklumat yang banyak juga menjadi masalah kerana kekurangan
ruang untuk menyimpan maklumat. Akhirnya kebanyakan maklumat ini akan dilupuskan
apabila ia tidak diperlukan lagi. Seperti mana yang telah kita ketahui, maklumat merupakan
sumber rujukan yang penting dalam kehidupan harian kita. Tiada maklumat yang terlalu usang
untuk dibuat rujukan. Oleh itu, teknik penyimpanan dan penyampaian data yang berkesan
merupakan keperluan yang penting untuk meningkatkan interaksi maklumat.

8

Pengurusan Organisasi
Organisasi dan pengurusan merupakan satu hubungan yang tidak dapat dipisahkan. Apabila
wujudnya sesebuah organisasi sama ada organisasi itu kecil atau besar, swasta atau awam ia
tetap memerlukan pengurusan atau pengendalian aktiviti aktiviti dalam organisasi. Pengurusan
penting kerana setiap organisasi perlu diurus dengan sempurna dan berkesan bagi mencapai
matlamat yang dirancang. Kegagalan sesebuah organisasi bukan semata-mata kerana masalah
luaran tetapi juga disebabkan oleh masalah dalaman seperti sistem pengurusan yang tidak
sistematik, tahap pengetahuan pihak pengurusan yang rendah dan kegagalan mengurus dengan
baik. Tanpa pengurusan yang betul, pelbagai masalah mungkin akan timbul, baik dari segi
kewangan, inventori, penyelenggaraan peralatan dan bahan hinggalah kepada masalah peribadi
dalam kalangan para pekerja. Keadaan ini akan menyebabkan berlakunya pembaziran sumber
dan meningkatkan kos pengeluaran (Husain 2011). Kejayaan atau kegagalan satu institusi
mahupun organisasi adalah bergantung kepada tunjang kepimpinannya. Dalam institusi
pengajian tinggi (IPT), pihak pengurusan adalah bertanggungjawab sepenuhnya untuk
menerajui institusi ke arah mencapai kecemerlangan. Seseorang pemimpin perlu menghayati
dan memahami akauntabilitinya bagi memastikan segala tugas dan tanggungjawab dapat
dilaksanakan dengan lancar. Tanggungjawab yang perlu dilaksanakan merangkumi pelbagai
aspek bermula daripada peringkat merancang, melaksana, menyelaras sehinggalah memantau
semua aktiviti di dalam institusi. Ini adalah untuk memastikan setiap objektif yang disasarkan
dapat dicapai tanpa berlakunya masalah ataupun penyelewengan.

Cara penyampaian dan penyimpanan maklumat dan data inventori adalah berbeza dari
masa ke semasa. Jika dahulu, maklumat-maklumat ini disimpan secara manual di dalam fail
dan disusun dalam laci dan kabinet. Namun, secara umumnya cara ini adalah kurang efisien
dengan perkembangan teknologi yang ada sekarang dan memerlukan pembaharuan.
Perkembangan yang mendadak dalam bidang teknologi telah meningkatkan penghasilan
maklumat. Maklumat menjadi semakin banyak dan ianya disebarkan dan disimpan dalam
pelbagai medium dan format. Salah satu medium penyimpanan maklumat yang digunakan
adalah pangkalan data elektronik (Osman & Idris 2009).

Berdasarkan kepada literatur ini, pihak pentadbiran SJKC Yu Hwa telah mewujudkan
Sistem APH ( Analisis PBD Holistik ) bagi membantu guru-guru mendapatkan analisis
Headcount PBD secara holistik dan efektif serta meningkatkan proses pemantauan dan
kecekapan dalam membuat tindakan susulan.

9

METODOLOGI KAJIAN

Kajian ini adalah kajian tindakan yang mengikuti langkah yang sistematik iaitu pemerhatian
(isu), refleksi, perancangan, tindakan, pemerhatian semula dan refleksi semula. Sasaran kajian
ialah melibatkan semua guru dan semua data PBD murid. Satu kajian awalan secara
berperingkat dilaksanakan terhadap ketua panitia dan para guru untuk mengenalpasti isu
permasalahan dalam pernyediaan data Headcount dan analisis Headcount PBD. Soal selidik
diadakan bagi meninjau pandangan ketua panitia dan para guru terhadap proses menganalisis
data PBD. Sebanyak 12 orang guru diminta mengemukakan isu atau masalah utama yang
dihadapi dalam proses menganalisis data dan kaedah yang digunakan untuk mendapatkan data
tersebut secara keseluruhan.

Selepas proses pemerhatian (isu) dan refleksi dilaksanakan oleh pihak pentadbir, maka
satu jawatankuasa diwujudkan. Guru Besar sebagai mentor, PK Pentadbiran sebagai ketua
kumpulan, Setiausaha PBD & ketua panitia BM sebagai ahli kumpulan. Pertemuan dan
perbincangan diadakan bagi perancangan mewujudkan sistem kutipan data yang lebih holistik
dan efektif. Perbincangan meliputi aplikasi yang akan digunakan dan item yang perlu ada
dalam sistem tersebut. Jadual 1 menunjukkan urutan aktiviti yang dijalankan sepanjang tempoh
pelaksanaan.

Aktiviti Minggu 1 Minggu 2 Minggu 3 Minggu 4

Wujudkan Jawatankuasa

Tentukan Objektif

Wujudkan sistem APH

Bengkel Pengunaan sistem APH

Semak kelemahan sistem (Ujian Pos)

Penambahbaik sistem

Jadual 1 menunjukkan Carta Gantt yang dijalankan sepanjang tempoh pelaksanaan empat minggu kajian
sebenar.

Bengkel penggunaan sistem APH juga telah dianjurkan agar semua guru dapat
memahami dan menggunakan sistem APH tersebut. Pihak pentadbir juga turut membuat soal
selidik dan refleksi semula bagi melihat keberkesanan penggunaan sistem APH ini untuk
mengatasi isu-isu yang dihadapi oleh guru-guru. Dalam fasa ini, pandangan dan pendapat guru-
guru tentang kelemahan sistem ini dikumpul dan dianalisis bagi menambahbaik sistem.

10

DAPATAN KAJIAN
Berikut merupakan pelaksanaan tindakan yang dijalankan :
Aktiviti 1 : Perancangan - Wujudkan jawatankuasa & tentukan objektif
Satu jawatankuasa diwujudkan. Guru Besar sebagai mentor, PK Pentadbiran sebagai ketua
kumpulan, Setiausha PBD & ketua panitia BM sebagai ahli kumpulan. Pertemuan dan
perbincangan diadakan bagi mewujudkan sistem kutipan data yang lebih holistik dan efektif.
Perbincangan meliputi aplikasi yang akan digunakan dan item yang perlu ada dalam sistem
tersebut.
Pemerhatian :
Setiausaha PBD dan Ketua Panitia BM sangat komited memberi cadangan pembinaan sistem
kutipan data.
Refleksi :
Kumpulan jawatankuasa yang diwujudkan berkeyakinan akan dapat menyelesaikan isu dan
masalah yang timbul. Kumpulan yang dibentuk ini dapat memberi sumbangan berdasarkan
kepakaran dan kelebihan masing-masing. PK Pentadbiran mahir dalam mewujudkan sistem,
Setiausaha PBD mahir dalam menyediakan laporan PBD dan Ketua Panitia BM mengetahui
keperluan dan kehendak ketua panitia setiap subjek.

Aktiviti 2 : Tindakan - Wujudkan Sistem APH
Selepas perbincangan, pihak jawatankuasa sebulat suara menggunakan Excel sebagai platform
dalam menyediakan tapak sistem. Ini kerana Excel merupakan satu software yang paling sesuai
untuk menganalisis data. PK Pentadbiran mahir menggunakan software Excel. Dapatan
daripada idea dan cadangan yang dikongsi, maka wujudlah SISTEM APH.
Pemerhatian :
Sistem Titian Bintang yang sedia ada dan masih diguna pakai sehingga kini menjadi rujukan.
Kesamaan kedua-dua sistem ini membantu memudahkan guru menggunakannya dan
mengaplikasikan kaedah yang sama dalam mengumpulkan data.
Refleksi :
Setiausaha PBD dan Ketua Panitia BM berpuas hati dengan reka bentuk sistem yang
diwujudkan oleh PK Pentadbiran. Mudah difahami kerana tapak hampir sama dengan sistem
headcount sekolah dan sistem Titian Bintang.

11

Aktiviti 3 : Tindakan - Kegunaan Sistem APH
Bengkel penggunaan sistem APH diadakan untuk membimbing guru.

A. Pengisian Data APH

Langkah 1 – Membimbing Setiausaha PBD & para guru mengimport data TOV dari templat
off-line PBD ke APH dengan kaedah “copy & paste’’. Guru-guru tak perlu mengisi data PBD
berulang kali di pelbagai tapak. Sistem APH akan auto generate analisis dan hasilkan laporan
analisis yang diperlukan. Sistem ini mengelakkan bebanan tugasan pengkeranian guru.

Langkah 2 – Membimbing para guru mengisi data ETR dengan panduan TOV. Sistem APH
akan auto generate OTR1 berdasarkan ETR yang diisi oleh guru dan hasilkan laporan analisis
yang diperlukan. Tugasan pengisian data headcount selesai.

12

Langkah 3 – Membimbing Setiausaha PBD & para guru mengimport data AR1 (PBD
Pertengahan Tahun) dari templat off-line PBD ke APH dengan kaedah “copy & paste’’. Guru-
guru tidak perlu mengisi data PBD berulang kali di pelbagai tapak. Sistem akan auto generate
analisis dan hasilkan laporan analisis yang diperlukan.

B. Membaca Data Analisis Headcount PBD melalui sistem APH

Langkah 1 – Membimbing pihak pentadbir, Setiausaha PBD, ketua panitia & para guru
membaca data APH (Laporan Pencapaian Headcount PBD mengikut kelas dan mata pelajaran).

1. Analisis peningkatan peratusan Headcount PBD.
2. Analisis Headcount PBD berdasarkan jumlah bilangan murid.
3. Analisis Headcount PBD berdasarkan jumlah peratusan.

13

Langkah 2 – Membimbing pihak pentadbir, Setiausaha PBD, ketua panitia & para guru
membaca data APH (Analisis Headcount PBD 6 mata pelajaran teras mengikut jumlah
keseluruhan murid).

1. Carta Pai Analisis Headcount PBD mata pelajaran teras mengikut jumlah bilangan
murid.

2. Carta Pai Analisis Headcount PBD mata pelajaran teras mengikut jumlah peratusan.

Langkah 3 – Membimbing pihak pentadbir, Setiausaha PBD, ketua panitia & para guru
membaca data APH (Analisis Headcount PBD mata pelajaran teras mengikut jumlah
keseluruhan murid).

1. Analisis Headcount PBD mata pelajaran teras mengikut jumlah bilangan murid.
2. Analisis Headcount PBD mata pelajaran teras mengikut jumlah peratusan.

14

Langkah 4 – Membimbing pihak pentadbir, Setiausaha PBD, ketua panitia & para guru
membaca data APH (Analisis Headcount PBD mata pelajaran mengikut jumlah kelas).

1. Carta Pai Analisis Headcount PBD mata pelajaran berdasarkan jumlah bilangan
murid.

2. Carta Pai Analisis Headcount PBD mata pelajaran berdasarkan jumlah peratusan.

Langkah 5 – Membimbing pihak pentadbir, Setiausaha PBD, ketua panitia & para guru
membaca data APH (Analisis Headcount PBD mata pelajaran mengikut jumlah kelas).

3. Analisis Headcount PBD mata pelajaran berdasarkan jumlah bilangan murid.
4. Analisis Headcount PBD mata pelajaran berdasarkan jumlah peratusan.

15

Langkah 6 – Membimbing pihak pentadbir, Setiausaha PBD, ketua panitia & para guru
membaca data APH (Analisis Headcount PBD mata pelajaran teras mengikut murid secara
individu).

1. Analisis Headcount PBD mata pelajaran teras mengikut murid secara individu.
Pemerhatian :
Selepas bengkel diadakan, guru-guru mudah faham dan dapat menggunakan sistem ini dalam
masa yang singkat. Semua data headcount PBD telah dapat dipindahkan daripada menu lama
dalam sistem.
Refleksi :
Guru-guru berpendapat kaedah ini sangat efektif kerana mereka dapat merujuk dan
mendapatkan maklumat data PBD dalam masa yang singkat dan lebih mudah. Sebagai ketua
panitia pula, mereka dapat mengenal pasti dan mendapatkan maklumat data semua subjek teras
yang terlibat.

16

Aktiviti 4 : Pemerhatian dan refleksi semula - Semak kelemahan sistem
Pandangan dan pendapat guru-guru tentang kelemahan sistem ini dikumpul dan dianalisis bagi
menambahbaik sistem.

Rajah 7 : Maklum balas guru tentang isu semasa menggunakan sistem APH.

Rajah 8 : Maklum balas guru tentang cadangan penambahbaik sistem APH.
17

Pemerhatian :
Kebanyakan guru memberikan respons bahawa sistem ini terlalu banyak slide dan
menyukarkan untuk pengisian data dan rujukan semula. Sekiranya masalah ini tidak diatasi,
mungkin ada guru yang membuat kesilapan memasukkan data dan terpadam maklumat rakan
guru yang lain.
Refleksi :
Jawatankuasa akan cuba menyelesaikan isu yang dikemukakan oleh guru supaya sistem APH
yang dihasilkan lebih lengkap dan menyeluruh.

Aktiviti 5 : Perancangan & tindakan semula -Penambahbaik sistem
Penambahbaikkan sistem diadakan. Menu utama diwujudkan seperti cadangan para guru untuk
memudahkan guru merujuk slide yang dikehendaki.

Gambar 1 : Tindakan penambahbaik sistem dengan mewujudkan menu utama

Pemerhatian :
Semua guru memberikan respons yang positif terhadap penambahbaik sistem. Menu utama
sistem APH diwujudkan untuk memudahkan guru menggunakan sistem ini secara
menyeluruh.
Refleksi :
Satu sistem yang memenuhi keperluan warga pendidik sekolah telah berjaya diwujudkan.

18

RUMUSAN DAN PERBINCANGAN

Setelah semua langkah kajian dan tindakan intervensi dilaksanakan, maka satu soal selidk
(ujian pos) ke atas 12 orang guru telah diadakan untuk melihat persepsi guru terhadap
keberkesanan tindakan intervensi sama ada Sistem APH dapat mengatasi isu dan masalah
analisis headcount. Sistem APH yang dihasilkan mengandungi item data headcount dan
pelbagai analisis data PBD yang diperlukan. Maka, soal selidik (ujian pos) yang disediakan
turut menyelitkan persoalan sama ada data headcount dan analisis PBD yang dihasilkan oleh
sistem APH mampu membantu para guru dalam perancangan, pelaksanaan PdP dan tindakan
intervensi PBD agar dapat memastikan sistem APH yang dihasilkan bukan saja dapat
menyediakan data analisis yang diperlukan kepada semua guru, bahkan dapat mencapai
objektif kajian iaitu meningkatkan kecekapan tindakan susulan berdasarkan analisis data.
Berikut adalah rumusan dan perbincangan mengenai dapatan kajian berdasarkan kepada
objektif kajian.

Objektif 1 : Dapat mewujudkan tapak headcount PBD untuk semua guru menganalisis data
murid secara lebih menyeluruh merangkumi 6 subjek utama dari tahun 1 hingga 6

Rajah 9 : Maklum balas guru tentang headcount Rajah 10 : Maklum balas guru tentang sistem APH
dan analisis PBD (Ujian Pra) yang diwujudkan.(Ujian Pos)

Berdasarkan perbandingan maklum balas ujian pra (rajah 9) dan ujian pos (rajah 10),
didapati bahawa sebelum diwujudkan sistem APH, 66.7% guru berpendapat data headcount
PBD dan analisis PBD yang dihasilkan tidak meliputi semua murid tahap 1 dan 2. Para guru
hanya mampu menyediakan data headcount dan analisis PBD mata pelajaran mengikut kelas
yang diajar. Mereka menghadapi masalah kesukaran untuk mendapatkan data headcount dan
analisis PBD mata pelajaran untuk dirujuk. Sekiranya mereka ingin mendapatkan data dan
analisis tersebut, mereka terpaksa merujuk kepada ketua panitia atau guru mata pelajaran yang
terlibat. Setelah sistem APH diwujudkan, 91.7% guru berpendapat bahawa guru mudah untuk
merujuk data headcount dan mendapatkan analisis PBD mata pelajaran bagi semua kelas pada
bila-bila masa dan di mana-mana sahaja dengan adanya komputer dan telefon bimbit yang
boleh melayari sistem APH melalui dashboard sekolah. Mereka juga berpendapat bahawa
analisis headcount sistem APH sememangnya mampu menjadi sumber data rujukan untuk
membuat perancangan dan tindakan intervensi bagi pelaksanaan PdP harian.

19

Rajah 11 : Maklum balas guru tentang headcount Rajah 12 : Maklum balas guru tentang sistem APH
dan analisis PBD (Ujian Pra) yang diwujudkan.(Ujian Pos)

Melalui maklum balas ujian pra (rajah 11) dan ujian pos (rajah 12), didapati bahawa
sebelum sistem APH wujud, 75% guru berpendapat data headcount PBD dan analisis PBD
yang dihasilkan tidak meliputi mata pelajaran lain untuk mengenal pasti kelebihan murid secara
individu. Seorang guru (8.3%) pula berpendapat bahawa guru mata pelajaran tidak perlu
menyediakan analisis PBD untuk mata pelajaran lain dan analisis PBD untuk semua mata
pelajaran seharusnya disediakan oleh pihak pentadbir sekolah.

Setelah sistem APH diperkenalkan, para guru dapat merujuk data headcount dan
analisis PBD meliputi enam mata pelajaran teras untuk mengenal pasti kelebihan murid secara
individu tanpa menyediakan data analisis tersebut secara kendiri. Kekuatan sistem APH ini
mendapat sambutan hangat daripada para guru, 83.3% guru bersetuju bahawa dengan adanya
analisis headcount PBD yang meliputi mata pelajaran lain, maka kini mereka dapat mengenal
pasti kelebihan murid secara individu dan membuat perancangan dan tindakan susulan yang
lebih berfokus kepada murid-murid secara individu. Dua orang guru (16.6%) pula berpendapat
bahawa mereka tidak mengajar mata pelajaran teras yang mempunyai data analisis PBD dalam
sistem APH, maka mereka tidak pasti sama ada analisis tersebut dapat membantu mereka
dalam proses perancangan dan pelaksanaan tindakan susulan PdP. Walau bagaimanapun,
mereka mengamalkan sikap positif terhadap inisiatif pihak pentadbir mewujudkan sistem APH
ini untuk membantu para guru meningkatkan kecekapan menganalisis data dan urusan tindakan
susulan PdP. Mereka berharap bahawa sistem APH seharusnya melibatkan semua mata
pelajaran elektif supaya data analisis yang dikumpulkan lebih sempurna.

20

Rajah 13 : Maklum balas guru tentang headcount Rajah 14 : Maklum balas guru tentang sistem APH
dan analisis PBD (Ujian Pra) yang diwujudkan.(Ujian Pos)

Rajah 15 : Maklum balas guru tentang headcount Rajah 16 : Maklum balas guru tentang sistem APH
dan analisis PBD (Ujian Pra) yang diwujudkan.(Ujian Pos)

Merujuk kepada maklum balas ujian pra (rajah 13 & 15) dan ujian pos (rajah 14 & 16),
didapati bahawa sebelum diwujudkan sistem APH, 100% guru berpendapat bahawa data
headcount dan analisis PBD mata pelajaran tidak mudah dirujuk kerana tiada tapak headcount
yang disediakan oleh pihak sekolah. Tambahan pula, data headcount yang dicatat oleh guru
mata pelajaran secara kendiri hanya disimpan oleh guru berkenaan sahaja. Setelah sistem APH
yang merupakan tapak data headcount PBD diperkenalkan, maka 75% guru berpendapat
bahawa kini data headcount dan analisis PBD mata pelajaran lain mudah dirujuk melalui sistem
APH. Manakala, didapati 2 orang guru (16.6%) tidak bersetuju dengan kenyataan ini kerana
mereka berpendapat bahawa data headcount dan analisis PBD mata pelajaran elektif tidak
terlibat dalam sistem APH. Menurut rajah 16, terdapat satu maklum balas tidak sahih, setelah
mengenal pasti dengan guru berkenaan didapati bahawa beliau salah mengisi maklum balas di
ruangan yang disediakan dalam soal selidik.

Berdasarkan maklum balas para guru dan kaji selidik bersama guru, Sistem APH ini
dapat membantu guru mengutip data dan membuat analisis PBD secara lebih holistik dan
efektif. Ini disebabkan tapak headcount PBD yang diwujudkan merangkumi 6 subjek utama
dari tahun 1 hingga 6. Proses menganalisis data ini menjadi lebih mudah dan tidak
membebankan tugasan guru.

21

Selain itu, sistem APH juga menjadikan sumber rujukan ketua panitia untuk menilai
keberkesanan program yang dilaksanakan. Kutipan data dapatan analisis Sistem APH ini juga
dapat membantu dalam dialog prestasi panitia sebagai TOV dan ETR. Analisis data ini dapat
membantu guru melaksanakan pelan intervensi yg diperlukan untuk meningkatkan prestasi
akademik murid.

Objektif Khusus 2 : Dapat menyediakan tapak rujukan sasaran keberhasilan PP dan PYD
Sistem APH yang diwujudkan bukan sahaja memberi keberkesanan terhadap pengurusan
analisis headcount PBD, namun ianya turut memberikan persepsi yang positif oleh para guru
selepas menggunakannya sebagai tapak rujukan pengisian data borang sasaran keberhasilan.

Gambar 2 : Pengisian data sasaran keberhasilan dan pencapaian semasa dengan panduan data analisis
headcount melalui sistem APH (sila rujuk lampiran A)

Para guru berpendapat bahawa dengan rujukan data analisis PBD melalui sistem APH,
mereka mudah dapat mengisi data sasaran keberhasilan. Maka, terbuktilah bahawa sistem APH
dapat memperkasakan urusan PBPPP berkaitan penetapan sasaran keberhasilan PYD. Melalui
analisis sistem APH ini, PP juga dapat mengetahui pencapaian semasa sasaran keberhasilan
PYD dan dapat melaksanakan proses bimbingan dan tindakan susulan bersama PYD untuk
mencapai sasaran keberhasilan yg ditetapkan. Dengan adanya Sistem APH ini dapat membantu
semua pihak mendapatkan maklumat dengan lebih tepat dan efektif.

22

KESIMPULAN
Dalam era ledakan maklumat ini, penggunaan teknologi maklumat dan komunikasi atau ICT
amat penting. Hampir setiap saat orang menggunakan teknologi ini dan dengan teknologi
jugalah menyebabkan kita boleh menguasai dan mengawal hampir setiap perkara di hujung jari
sahaja. Pemprosesan data dan penyimpanan maklumat melalui ICT ini mendatangkan banyak
manfaat terutama dalam bidang pendidikan. Integrasi teknologi maklumat dalam pendidikan
banyak menyumbang kepada pembangunan sesebuah negara.

Secara tuntasnya, sistem APH yang diwujudkan ini dapat meningkatkan keberkesanan
penjaminan kualiti Pelaksanaan PBD supaya lebih terjamin dan dipercayai. Adalah diharap
sistem APH ini menjadi satu sistem headcount yang dapat menganalisis data PBD secara
hoslitik untuk meningkatkan pemimpin berkesan, guru berkualiti dan seterusnya meningkatkan
kemenjadian murid selaras dengan misi dan visi KPM bagi meningkatkan dan melestarikan
Sistem Pendidikan yang Berkualiti.

23

RUJUKAN
Azman bin Safii ( 21 Mei 2017 ). Jurnal Kepimpinan.

https://azmanss.blogspot.com/2017/05/penggunaan-data-dalam-program.html
Ermie Dharlya Che Daud, Aslina Saad (2013). Sistem Maklumat Pengurusan dalam talian di

sekolah dalam konteks Malaysia. Seminar Kebangsaan ICT Dalam Pendidikan 2013.
Hani Bahiyah Bahari, Ummu Salmah Mohamad Hussin, Siti Nur Izyandiyana binti Ab Hadi

(2019) Kajian Terhadap Keberkesanan Penggunaan Sistem ‘1 Government Financial
Management Accounting System’ (1GFMAS) dalam Pengurusan Kewangan di Pejabat
Pendidikan Daerah Negeri Perak. Al Qimah Al Mudhafah The Journal of
Management and Science (ALQIMAH) Volume 5, Issue 1.
Jabatan Pendidikan Negeri Johor (2019). Bingkisan Minda Warga Pendidikan Negeri Johor
Siri 1. Jabatan Pendidikan Negeri Johor.
Kementerian Pendidikan Malaysia (2019) Panduan Pelaksanaan Pentaksiran Bilik Darjah
Edisi Ke-2 : Kementerian Pendidikan Malaysia.
Lembaga Peperiksaan Kementerian Pendidikan Malaysia (2014) Panduan Penjaminan Kualiti
Pentaksiran Berasaskan Sekolah : Lembaga Peperiksaan Kementerian Pendidikan
Malaysia.
Mohd Amerul Akmal Bin Mohd Yunos. Meningkatkan Penguasaan Kemahiran Pengelasan
Tuas Dalam Kalangan Murid Tingkatan 2. SMK Agama Bandar Penawar.
Pejabat Pendidikan Daerah Kota Tinggi (2021) Jurnal Kajian Tindakan Sekolah Menengah
Dan Rendah Daerah Kota Tinggi Edisi 1/2021 : Pejabat Pendidikan Daerah Kota
Tinggi.
Pendidik2U ( 1 Julai 2020 ). Apa itu Program Transformasi Sekolah 2025 (TS25)?
https://www.pendidik2u.my/program-transformasi-sekolah-2025-ts25/
Sharipah Khadijah binti S. Hashim1 , Hasnieza binti Mokhtar (2021) Kajian Keberkesanan
Penggunaan Projek Inovasi Sistem Invenmed Dalam Pengurusan Inventori Ubat-
Ubatan. pkb.journalstem.my
SISC+ ANURA MD DUM. Pendidikan Holistik.
https://anyflip.com/zxfc/jmuh

24

LAMPIRAN A

Video Sokongan Pengenalan Sistem APH (Analisis PBD Holistik)

tiny.cc/aph

25

LAMPIRAN B

Analisis Dokumen (Contoh Penyediaan Headcount PBD Para Guru)

26

LAMPIRAN C
Soal Selidik Persepsi Guru Sebelum Pelaksanaan Intervensi (Ujian Pra)

27

LAMPIRAN D
Soal Selidik Persepsi Guru Selepas Pelaksanaan Intervensi (Ujian Post)

28