MS Booking_Guidebook_2019_Edition

Page 1 of 30

Microsoft Bookings : ลดความซบั ซอ้ น ไดก้ ารวางแผนและ

จดั ตารางนดั หมายกบั ลกู คา้ ของคณุ

Microsoft Booking เป็นแอปสาหรบั การจองนัดหมายออนไลน์สาหรบั ธุรกจิ SME โดยใช้พน้ื ฐานจากความ
ต้องการของลูกค้าท่ตี ้องการจองนัดหมาย เพ่ือขอเข้าใช้บริการ ยกตัวอย่างเช่น ร้านตัดผม, ร้านหมอฟัน, สปา,
สานกั งานกฎหมาย, ผใู้ หบ้ รกิ ารทางการเงนิ , ทป่ี รกึ ษา และรา้ นใหบ้ รกิ ารเกย่ี วกบั รถยนต์
ในบทน้ี เราจะพดู ถงึ เร่อื งดงั ต่อไปน้ี

• การจดั เตรยี มหน้า Booking ของธรุ กจิ เรา
• การจดั ทาตารางนดั หมายลกู คา้ ทงั้ ทางตรงและทางออ้ ม
• การจดั ระเบยี บพนกั งาน และบรกิ ารของธรุ กจิ เรา
• การจดั การบรหิ ารลกู คา้ ไม่ใหล้ กู คา้ รอนาน
หมายเหตุ การใช้ Microsoft Bookings ผู้ใช้งานจะต้องใช้งาน Office 365 Business Premium หรือ Microsoft 365
Business เทา่ นนั้

Page 2 of 30

ในบทน้ีจะแนะนำเทคนิคดงั ตอ่ ไปน้ี

หนำ้ ตำของ Bookings...........................................................................................................................................4
เริ่มเขำ้ ใชง้ ำน .......................................................................................................................................................4
8 ข้นั ตอนกำรใชง้ ำน Microsoft Booking ฉบบั ใชง้ ำนไดจ้ ริง .........................................................................6

1. กรอกขอ้ มูลของธุรกิจเรำ......................................................................................................................6
ใส่ขอ้ มูลทำงธุรกิจ...................................................................................................................................8
กำหนดเวลำทำกำร ..................................................................................................................................9

2. ต้งั คำ่ นโยบำยกำรจดั กำรนดั หมำยของธุรกิจเรำ ............................................................................11
3. กำหนดขอ้ เสนอและบริกำรถึงลูกคำ้ ................................................................................................12

กำหนดรำยละเอียดของบริ กำร............................................................................................................ 12
กำหนดพนกั งำน เพื่อรองรบั บริกำร...................................................................................................15
ต้งั คำ่ นโยบำยกำรบริกำร......................................................................................................................16
4. สร้ำงรำยชื่อพนกั งำน ..........................................................................................................................16
5. กำหนดชว่ั โมงกำรทำงำนของพนกั งำน ..........................................................................................18
6. แจง้ เวลำเปิ ด-ปิ ด ของธุรกิจของเรำ...................................................................................................21
7. ประกำศ หรือยกเลิกประกำศกำรจอง ..............................................................................................23
8. สร้ำงและพนกั งำนที่ถูกจองเวลำ.......................................................................................................25
คิดต่อ ................................................................................................................................................................... 30

Page 3 of 30

หน้าตาของ Bookings

Bookings ประกอบดว้ ยสว่ นประกอบหลกั สามสว่ น คอื
1. หน้าของ Bookings จะเป็นส่วนทล่ี ูกคา้ สามารถทาตารางนัดหมาย กบั พนักงานของเรา เพ่อื ขอเขา้ ใชบ้ รกิ าร
ซง่ึ หน้าน้สี ามารถแสดงผลบน Facebook หรอื เวบ็ ไซตข์ องธุรกจิ ของคุณ
2. หน้าของ Management ใช้สาหรบั เกบ็ บนั ทกึ ขอเขา้ ใบรกิ าร, กาหนดประเภทของลูกคา้ , จดั การรายช่อื ของ
พนกั งาน, ค่าบรกิ าร, เวลาทาการ และปรบั แต่งตารางทางานของพนกั งานได้
3. หน้าของ Bookings บนโมบาย ใชส้ าหรบั เจา้ ของธรุ กจิ ใชท้ าการนดั หมาย เพ่อื เขา้ ถงึ รายชอ่ื ทต่ี ดิ ต่อของลกู คา้
และบรหิ ารจดั การ Bookings ไดผ้ า่ นสมารท์ โฟน

เริ่มเข้าใช้งาน

การใชง้ านหลงั จากลอ็ คอนิ เขา้ มายงั Office 365 ใหเ้ ลอื กไอคอนของ Microsoft Bookings จาก App Launcher

เลือก Bookings

Page 4 of 30

หน้าเรม่ิ ตน้ เขา้ ใชง้ านของ Bookings สาหรบั เจา้ ของธรุ กจิ
Page 5 of 30

8 ขนั้ ตอนการใช้งาน Microsoft Booking ฉบบั ใช้งานได้จริง

1. กรอกข้อมลู ของธรุ กิจเรา
ใน Microsoft Bookings ขอ้ มูลของทางธุรกจิ ไวส้ าหรบั การติดต่อ เหมอื นกบั หน้า “About us” รายละเอยี ดของ
ธุรกจิ , ทอ่ี ย่,ู เบอรโ์ ทร, เวบ็ URL, โลโก้ และเวลาทาการ

โดยขอ้ มลู จะแสดงใหล้ กู คา้ ไดเ้ หน็

สงิ่ แรกทจ่ี ะตอ้ งทาคอื สรา้ งหน้าเพจของธรุ กจิ เลอื ก New

Page 6 of 30

ตงั้ ช่อื ของธรุ กจิ และประเภทธุรกจิ ของเรา
Page 7 of 30

ใส่ขอ้ มลู ทำงธุรกิจ

กรอกข้อมลู เรยี บรอ้ ย อยา่ ลืมคลิก Save

• กรอกชอ่ื ธรุ กจิ , ทอ่ี ย่,ู และเบอรโ์ ทรศพั ท์
• ในช่อง “Send customer replies to” ใหพ้ มิ พอ์ เี มลทใ่ี ชส้ าหรบั ตดิ ต่อลูกคา้ เพ่อื ยนื ยนั ในการนดั หมายและ

การแจง้ เตอื น
• ในชอ่ ง “Display name for email address” ใหก้ รอกช่อื ทส่ี ามารถจาไดง้ า่ ยๆ เพราะลกู คา้ จะเป็นคนเหน็ ช่อื

น้ี เช่น อเี มล [email protected] ลกู คา้ จะเหน็ เป็น “Contact Contoso”

Page 8 of 30

• ในช่อง Website URL ใหก้ รอกเวบ็ ไซตข์ องธรุ กจิ ถา้ มี และทาการคลกิ Save
กำหนดเวลำทำกำร

สาหรบั เวลาทาการ คา่ ตงั้ ตน้ คอื 8 โมงเชา้ ถงึ 5 โมงเยน็ วนั จนั ทรถ์ งึ วนั ศกุ ร์ โดยเวลาจะสามารถเพมิ่ ไดท้ ุกๆ 15
นาที และนาฬกิ าจะเป็นแบบ 12 ชวั่ โมง เราสามารถเพม่ิ หรอื ลดได้

หากเวลาทาการตอ้ งมกี ารแบง่ เป็นกะ ใหค้ ลกิ ท่ี “+” เพ่อื แยกเวลาทเ่ี ป็นกะออกมา และคลกิ Save

คลิก “+” เพือ่ แยกเวลาเป็น กะ ออกมา
จากในตวั อยา่ งจะเป็นเวลา 8 โมงเชา้ ถงึ บา่ ยโมง และบา่ ยสองถงึ หกโมงเยน็

Page 9 of 30

อย่าลมื อพั โหลดโลโกข้ องธุรกจิ ของเราดว้ ย

อพั โหลดโลโกบ้ ริษทั

อพั โหลดเรยี บรอ้ ย

Page 10 of 30

และคา่ เงนิ ทใ่ี ชง้ าน ใหเ้ ปลย่ี นเป็นเงนิ บาท

2. ตงั้ ค่านโยบายการจดั การนัดหมายของธรุ กิจเรา
ทกุ การนดั หมาย มกั จะไมเ่ หมอื นกนั บางลกู คา้ ใชเ้ วลาไม่กน่ี าที บางลกู คา้ ใชเ้ วลามากกวา่ หน่งึ ชวั่ โมง ในหน้า Booking
Page เราสามารถกาหนดนโยบายการจดั การนดั หมาย เช่น ระยะเวลาของการนัดหมาย, การรบั นัดหมาย, การยกเลกิ
การนดั หมาย และการแจง้ เตอื นอตั โนมตั ิ
ประเภทของนโยบายการนัดหมาย

• Time increments
เราสามารถตงั้ ค่าชว่ งเวลาการนดั หมาย โดยเพม่ิ ขน้ึ ตงั้ แต่ 5 นาทถี งึ 4 ชวั่ โมง เชน่ ปรบั แต่งเวลาใหเ้ พมิ่ ขน้ึ ได้
ทุกๆ 15 นาที เช่น 8.00, 8.15, 8.30 หมายความว่าหากต้องการนัดหมายเป็น 60 นาที จะต้องนัดเป็น 1
ชวั่ โมง

• Minimum lead time
การวางแผนตารางเวลาพนักงานให้รองรบั บริการเป็นเร่อื งสาคญั ลูกค้าจะต้องแจ้งล่วงหน้า หรือยกเลกิ
ล่วงหน้าอย่างน้อยก่ีวนั โดยตัง้ ค่าเป้นหน่วยชวั่ โมง เช่น หากเราตัง้ เป็น 24 หมายถึงลูกค้าต้องแจ้งเรา
ลว่ งหน้าก่อน 1 วนั นนั่ เอง

• Maximum lead time
ถา้ ตอ้ งการกาหนดใหจ้ องลว่ งหน้าสงู สดุ ไดไ้ มเ่ กนิ กว่ี นั เช่น ในทน่ี ้คี อื 365 วนั ดงั นนั้ ลกู คา้ สามารถนดั ลว่ งหน้า
ไดไ้ ม่เกนิ 365 วนั นบั จากเวลาปัจจบุ นั

• Notify when a booking is created or changed
ตวั เลอื กน้ี จะเป็นการส่งอเี มลแจง้ เตอื น หากมกี ารเปลย่ี นแปลงหรอื มกี ารนัดหมายใหม่ ตามอเี มลทไ่ี ดร้ ะบใุ น
ขอ้ มลู ทางธรุ กจิ

Page 11 of 30

3. กาหนดขอ้ เสนอและบริการถงึ ลูกค้า
เม่อื เราระบุบรกิ ารทจ่ี ะใหบ้ รกิ ารถงึ ลกู คา้ เราตอ้ งระบุว่าบรกิ ารของเราช่อื อะไร มรี ายละเอยี ดอะไรบา้ ง ใชเ้ วลากช่ี วั่ โมง
และต้องตงั้ แจง้ เตือนทงั้ ลูกค้าและพนักงานของเรา เพราะเม่อื ลูกคา้ มาทเ่ี วบ็ ไซต์ของเรานัน้ ลูกค้าสามารถทราบถึง
บรกิ ารและราคา รวมถงึ สามารถเลอื กพนกั งานทค่ี อยใหบ้ รกิ ารเขาไดเ้ ช่นกนั
กำหนดรำยละเอียดของบริกำร
เลอื ก Service > Add Service

Page 12 of 30

เพิ่มบริการ
กรอกรายละเอยี ดของบรกิ าร พรอ้ มสถานทต่ี งั้ โดยท่ี Bing จะแนะนาสถานทต่ี งั้ ตน้ ให้

Page 13 of 30

กรอกช่วงเวลาทส่ี ามารถขอใชบ้ รกิ ารได้ และควรตงั้ คา่ บฟั เฟอรเ์ พ่อื ไมใ่ หน้ ดั หมายซ้าซอ้ นกนั

กาหนดราคาตงั้ ตน้ ราคาต่อชวั่ โมง ในทน่ี ้เี ลอื กตงั้ ตน้ เป็น 150 บาท

Page 14 of 30

กรอกขอ้ มลู ถวั่ ไป เพอ่ื แจง้ เตอื นใหก้ บั ลกู คา้ ก่อนเขา้ ใชบ้ รกิ าร และคลกิ Save

กำหนดพนกั งำน เพื่อรองรับบริกำร
หากบรกิ ารของธุรกจิ ของเราเป็นบรกิ ารทต่ี อ้ งใชค้ วามเชย่ี วชาญเป็นพเิ ศษ การกาหนดพนกั งานเพอ่ื รองรบั จะเป็นการ
เรยี กลกู คา้ ไดเ้ ป็นอยา่ งมาก หากไม่มรี ายช่อื พนกั งาน จะตอ้ งเขา้ ไปเพมิ่ ทห่ี น้า Staff ก่อน

Page 15 of 30

ต้งั ค่ำนโยบำยกำรบริกำร
โดยปกตคิ ่าตงั้ ต้นท่เี ราตงั้ ค่านัน้ จะไม่ปรากฏให้ลูกค้าได้เหน็ จนกว่าเราจะเลอื ก Show this service on the booking
page และการตงั้ ค่านนั้ จะตอ้ งเป้นไปตามนโยบายกลางทเ่ี ราตงั้ ไว้ สามารถตงั้ คา่ ในหน้า Service ตามรปู ภาพดา้ นล่าง

4. สรา้ งรายชื่อพนักงาน
เราเจา้ ของธรุ กจิ สามารถเพม่ิ รายชอ่ื พนกั งานไดโ้ ดยไปทห่ี น้า Staff > Add Staff

Page 16 of 30

เพ่ิมรายชื่อพนักงาน

ประเภทของพนกั งานแบง่ ไดด้ งั น้ี
Administrator
พนกั งานทม่ี บี ญั ชี Office 365 สามารถชว่ ยกาหนดคา่ ต่างๆใน Bookings ได้
Viewer
พนกั งานทม่ี บี ญั ชี Office 365 ทส่ี ามารถจดั การตารางของตนเองได้ และรบั การนดั หมายได้ รวมถงึ การแจง้ เตอื น
วา่ มงี านกาลงั เขา้ มา หรอื มกี ารเปลย่ี นแปลงหรอื ยกเลกิ การนดั หมายนนั้
Guest
พนกั งานทไ่ี มม่ บี ญั ชี Office 365 สามารถรบั การแจง้ เตอื น หากมกี ารนดั หมาย โดยพนกั งานนนั้ ใชเ้ มลส์ ว่ นตวั ไป
ทป่ี ฏทิ นิ ของเขาเอง รวมถงึ ไดร้ บั การแจง้ เตอื นหากมนี ดั หมายกาลงั เขา้ และแจง้ เตอื นการเปลย่ี นแปลงหรอื ยกเลกิ
การนดั หมาย แต่ไม่สามารถเขา้ ใชง้ านหน้า Bookings ไดต้ รงๆ

Page 17 of 30

5. กาหนดชวั่ โมงการทางานของพนักงาน
ชวั่ โมงการทางานของพนกั งาน ควรจะสอดคลอ้ งกบั บรกิ าร และลกู คา้ ทต่ี อ้ งการนดั หมาย โดยเราทเ่ี ป็นเจา้ ของ
ธรุ กจิ สามารถตงั้ คา่ ไดท้ ห่ี น้า Staff
ไปท่ี Staff เลอื กคนทต่ี อ้ งการกาหนดชวั่ โมงการทางาน

Page 18 of 30

เลือกคนท่ีต้องการ
กาหนดชวั่ โมงการทางาน

ภายใตช้ วั่ โมงทางาน ใหน้ าเคร่อื งหมายถกู ออกหน้า Use Business hours

Page 19 of 30

ปรบั เวลา เพม่ิ หรอื ลด และคลกิ Save

หากเราตอ้ งการตงั้ คา่ วนั หยุด (days off) ของพนกั งานใหค้ ลกิ “x”

Page 20 of 30

คลิก “x” สาหรบั กาหนด
วนั หยุดให้พนักงาน

6. แจ้งเวลาเปิ ด-ปิ ด ของธรุ กิจของเรา
โดยปกติ ธุรกจิ ของเราจะมวี นั หยดุ ตามราชการ, วนั หยุดบรษิ ทั , หรอื มงี าน Event หรอื แมก้ ระทงั่ พนกั งานลาป่วย,
ลาหยดุ ทไ่ี ม่สามารถใหบ้ รกิ าร ณ ชว่ งเวลาหน่งึ ๆ เราสามารถตงั้ ค่านนั้ ได้ โดยไปท่ี Calendars > Time off

เลือก Time Off

กรอกรายละเอยี ดของ Time off เลอื ก All day event และเลอื กพนกั งานทงั้ หมด

Page 21 of 30

กาหนดเวลาตงั้ ต้น
และสิ้นสุดของวนั หยดุ

เม่อื ลกู คา้ ตอ้ งการเลอื กวนั ทห่ี ยดุ จะปรากฏหน้าต่างว่าไมส่ ามารถจองได้ ใหเ้ ลอื กวนั อ่นื แทน

เม่ือเลือกวนั หยดุ จะไมแ่ สดง
บริการที่สามารถใช้งานได้
แต่ถา้ เป็นการลาหยดุ ของพนกั งานบางคน เราใชว้ ธิ เี ดยี วกนั ไปท่ี Calendar > Time off และเลอื กพนกั งานทล่ี า
หยุด ณ วนั นนั้

Page 22 of 30

เลอื กเฉพาะพนักงานท่ี
ลาหยุดวนั นัน้

ลกู คา้ จะเหน็ ว่าคณุ Megan ไมว่ า่ งวนั ท่ี 17 เมษายน หากตอ้ งเขา้ รบั บรกิ ารจะตอ้ งเป็นพนกั งานทา่ นอน่ื แทน

พนักงานลาหยดุ วนั นี้
ไม่พรอ้ มให้บริการ
7. ประกาศ หรอื ยกเลิกประกาศการจอง
เม่อื เราตงั้ ค่าทุกอย่างแลว้ ขนั้ ตอนถดั ไป คอื ต้องประกาศเป็นสาธารณะใหล้ ูกคา้ ไดท้ ราบว่า ธุรกจิ ของเรามีให้
ระบบบริการจองออนไลน์ท่ีทนั สมยั เราจาเป็นต้อง Publish ระบบ Bookings ก่อน โดยไปท่ี Booking Page

Page 23 of 30

ปรบั แต่งค่าสขี องหน้าเวบ็ เพจทเ่ี ราต้องการ หรอื จะเช่อื มต่อ Facebook สาหรบั วธิ กี ารเช่อื มต่อกบั Facebook ให้
ศกึ ษาเพมิ่ เตมิ ท่ี http://bit.ly/BookingsFacebook
เม่อื ปรบั แต่งเรยี บรอ้ ยใหค้ ลกิ Save and publish

เม่อื ปรบั แต่งเรียบรอ้ ยให้
เลอื ก Save and Publish

ถา้ ตอ้ งการทราบวา่ ลกู คา้ จะเหน็ อะไรบา้ ง ใหค้ ลกิ Open published page

Page 24 of 30

แต่ถา้ เราอยากยกเลกิ การ Publish เพ่อื ไมใ่ หล้ กู คา้ เหน็ ใหเ้ ลอื ก Unpublish
8. สรา้ งและพนักงานที่ถกู จองเวลา
Bookings สามารถทาตารางนัดหมายกบั พนักงานได้สองรูปแบบ คือ ทางแรกลูกค้าสามารถเข้าท่ีหน้าเพจ
Bookings ไดต้ รงๆ หรอื ผ่านการฝังโค๊ดท่เี วบ็ ไซตข์ องธุรกจิ เรา ทางทส่ี องคอื พนักงานเราทาการจองตารางนัด
หมายแบบแมนนวล เชน่ ลกู คา้ โทรสงั่ จองนดั หมายทเ่ี รา ซง่ึ ในหวั ขอ้ น้จี ะครอบคลุมการจองแบบแมนนวล
ไปท่ี Calendar > New Booking เลอื ก Service ทต่ี อ้ งการใหบ้ รกิ าร

Page 25 of 30

กรอกรายละเอยี ดขอ้ มลู ของลกู คา้ เชน่ ชอ่ื , อเี มล, เบอรโ์ ทรตดิ ต่อกลบั หรอื ขอ้ มลู อ่นื ๆ ทเ่ี กย่ี วขอ้ ง
Page 26 of 30

เลอื กพนกั งานทเ่ี กย่ี วขอ้ งกบั บรกิ ารน้ี
ระบุรายละเอยี ดของบรกิ ารน้ี โดยเมอ่ื มกี ารบนั ทกึ อเี มลจะยนื ยนั ทงั้ ทางลกู คา้ และพนกั งาน

Page 27 of 30

เลอื ก Add an email reminder เพ่อื แจง้ เตอื นว่าใหแ้ จง้ ไปทใ่ี คร ลกู คา้ , พนกั งาน หรอื ทงั้ หมด คลกิ Save > Send
เพิ่มการแจ้งเตือน

Page 28 of 30

ปรากฏตวั อย่างดงั ภาพ
เมอ่ื มกี ารกรอกขอ้ มลู ของลกู คา้ ขอ้ มลู ลกู คา้ ทกุ คา้ ทกุ คนจะเกบ็ ในระบบใหไ้ ปท่ี Bookings > Customer

Page 29 of 30

คิดต่อ

จากเร่อื งราวในค่มู อื น้ี ทาใหธ้ รุ กจิ ของเรามรี ะบบการจองนัดหมายลว่ งหน้าทช่ี ว่ ยจดั การลูกคา้ และพนกั งานภายในรา้ น
หรอื บรษิ ทั ไดโ้ ดยง่าย โดยไม่ตอ้ เสยี ค่าใชจ้ ่ายในราคาแพง และยงั ใชง้ านร่วมกบั แอปอน่ื ๆของ Office 365 ไดด้ ว้ ย ลอง
คดิ ต่อว่า จะนาไปใชก้ บั ธุรกจิ ของคณุ อย่างไร เพ่อื ลดความซ้าซอ้ นทค่ี ุณต้องใชใ้ น Excel หรอื กระดาษ อกี ทงั้ ลกู คา้ ของ
คณุ สามารถเขา้ ถงึ และจองไดเ้ องผ่านออนไลน์ และประโยชน์ทส่ี าคญั ขอ้ มูลการจอง ขอ้ มลู ลกู คา้ จะเกบ็ ในระบบทงั้ หมด
ทาให้คุณสามารถตรวจสอบและนาไปใช้งานต่อได้ทันที สามารถศึกษาประโยชน์ของการใช้งาน Bookings ได้ท่ี
http://bit.ly/Bookings4waysToSuccess

Page 30 of 30