Outlook Customer Manager_Guidebook_2019_Edition

Page 1 of 16

Outlook Customer Manager จะช่วยใหธ้ ุรกจิ SME ของคุณเกบ็ ขอ้ มลู ไวจ้ ากส่วนกลาง และสามารถนามาใช้
ไดโ้ ดยง่าย ในบทความน้จี ะแสดงใหเ้ หน็ วา่ เคร่อื งมอื น้ชี ่วยในการจดั การความสมั พนั ธข์ องลกู คา้ ผา่ น Microsoft Outlook
ไดด้ งั ต่อไปน้ี

- การตดิ ตามสถานะของลกู คา้ ใหมท่ เ่ี ขา้ มา
- การจดั การลกู คา้ ใหมๆ่
- การแจง้ เตอื นใหค้ ณุ และเพ่อื นร่วมงานไม่ลมื ทจ่ี ะตดิ ตามลกู คา้
- การแบง่ ปันขอ้ มลู ระกวา่ งเซลลด์ ว้ ยกนั
หมายเหตุ
การใชง้ าน Outlook Customer Manager ผใู้ ชง้ านตอ้ งมสี ทิ ธขิ์ อง Office 365 Business Premium หรอื Microsoft 365
Business

บทบาทสมมติ

คุ ณ Megan, เ จ้ า ข อ ง ธุ ร กิจ SME ช่ือ “Contoso
Landscape”

คุณ Emily, ผูจ้ ดั การแผนกอเี วนทข์ องบรษิ ัท “Litware
Events”

เล่าเรอื่ ง

Megan Bowen เป็นเจา้ ของธุรกจิ จดั สวนขนาดเลก็ ชอ่ื “Contoso Landscape” ธุรกจิ ของเธอนนั้ ขน้ึ อย่กู บั การ
หาลูกคา้ รายใหม่ๆ การตอบสนองความต้องการของลูกคา้ เดมิ และบรหิ ารจดั การงานหลงั บา้ นของเธอ ซง่ึ เป็นเร่อื งท่ี
ยากมาทเ่ี ธอจะสามารถจดั การความต้องการของลูกคา้ ทม่ี าก การพฒั นาสนิ คา้ ตามความตอ้ งการ และจดั การวนั นัดสง่
งาน

Page 2 of 16

ในบทน้ีจะแนะนำเทคนิคดงั ต่อไปน้ี

การเพมิ่ รายชอ่ื ผตู้ ดิ ต่อไปยงั Contact Manager........................................................................................................4
การเพม่ิ Task และ Deal สาหรบั ลกู คา้ เฉพาะ............................................................................................................6
แดชบอรด์ แสดงสถานะของแต่ละ Deal......................................................................................................................9
เทคนคิ ยงั ไม่หมดการใชง้ าน Outlook Customer Manager .....................................................................................11

การใชง้ าน Outlook Customer Manager ผา่ น Outlook Online.........................................................................11
เกบ็ ประวตั กิ ารโทร การสง่ เมล์ และนดั หมายใน Outlook Customer Manager ...................................................11
การแชรข์ อ้ มลู รายช่อื ลกู คา้ ภายในทมี ................................................................................................................12
การนาเขา้ ขอ้ มลู จาก Excel ไปยงั Outlook Customer Manager........................................................................13
การเพมิ่ /ปรบั แต่ง Column ทต่ี อ้ งการ................................................................................................................14
การเปลย่ี นสกุลเงนิ จาก $ เป็น บาท ..................................................................................................................15
คดิ ต่อ.....................................................................................................................................................................16

Page 3 of 16

ดว้ ย Business Apps บน Office 365 การจดั การธุรกจิ ขนาดเลก็ จะเป็นเร่อื งทง่ี ่ายขน้ึ Megan สามารถทาให้
ธรุ กจิ ของเธอโตขน้ึ ดว้ ยการใชง้ าน Business Apps บน Office 365 เช่น จดั ตารางการนดั หมายออนไลน์ผ่าน Microsoft
Booking และสามารถจดั การตดิ ตามความสมั พนั ธก์ บั ลกู คา้ ภายใน Outlook ดว้ ย Outlook Customer Manager

Outlook Customer Manager ชว่ ยให้ Megan จดั การขอ้ มลู ของลกู คา้ ภายในกลอ่ งจดหมายของเธอ ตดิ ตาม
ภาระงาน และดลี ทย่ี งั ดาเนินอยู่ และยงั ตดิ ตาม แจง้ เตอื นเวลาเป็นระยะๆ

Megan สามารถจดั การความสมั พนั ธก์ บั ลกู คา้ ของเธอไดอ้ ยา่ งมปี ระสทิ ธภิ าพภายใต้ Contact Manager

Contact Manager
Megan ได้รบั อเี มลจากลูกค้าใหม่ช่อื Emily Braun ซ่งึ Emily กาลงั หาสถานท่ใี นการจดั งานแต่งงาน โดย
Megan บอกวา่ คอื ลกู คา้ ทแ่ี นวโน้มจะใชบ้ รกิ ารสงู

การเพิ่มรายช่ือผตู้ ิดต่อไปยงั Contact Manager

เพ่อื ไม่ใหก้ ารตดิ ต่องานขาดตอน จงึ เพมิ่ ช่อื Emily เขา้ ไปยงั รายช่อื ทต่ี ดิ ต่อ เพยี งแค่คลกิ ไอคอน Customer
Manager ใน Outlook จะปรากฏหน้าต่าง Customer Manager ทแ่ี จง้ รายละเอยี ดของรายชอ่ื ลกู คา้ รายน้ี อกี ทงั้ จะเหน็
ว่าใน Deals และ Task List อะไรบา้ ง (แต่ปัจจบุ นั ยงั ไม่มขี อ้ มลู เราสามารถเพมิ่ ไดภ้ ายหลงั ) ซง่ึ ในทน่ี ้ีจะทาการบนั ทกึ
รายช่อื ก่อน โดยคลกิ “Add as contact”

Page 4 of 16

“Add as Contact” เพิ่มรายชื่อของ
ลกู ค้าไปยงั Contact ใน Outlook

คุณ Emily เป็นผจู้ ดั การแผนกอเี วนทข์ องบรษิ ทั “Litware Events” ซง่ึ ช่อื ของบรษิ ทั เป็นรายช่อื เดมิ ทม่ี อี ยู่ใน
Outlook Customer Manager ของ Megan อยู่แล้ว ในส่วนของ Contact Details ให้คลิก Company และพิมพ์ช่ือ
บรษิ ทั จะปรากฏว่ามรี ายช่อื ตดิ ต่อเดมิ อยู่ ซง่ึ ขอ้ มลู สว่ นอ่นื ของ Emily ทาง Megan สามารถเพมิ่ เขา้ ไปไดเ้ อง

กรอกรายละเอียดช่ือบริษทั
ลูกค้า

Megan ต้องการแบ่งปันรายช่อื ลูกค้ารายน้ีไปยงั ทีมงานของเธอ เพ่อื ให้ทุกคนมรี ายช่อื ท่ตี ิดต่อเหมอื นกนั
เพราะเม่อื เวลาลูกคา้ ตดิ ต่อกลบั มาจะไดต้ อบกลบั ไปในทศิ ทางเดยี วกนั ซง่ึ Megan เพยี งแค่เลอื ก Share Contact ให้
เป็น “Yes” และคลกิ Save

Page 5 of 16

เลือก Share Contact ให้ “Yes”
เพอ่ื แบง่ ปันรายช่ือกบั ทีมงาน

เม่อื ทาการบนั ทกึ เรยี บรอ้ ย สงิ่ ทจ่ี ะเป็นประโยชน์ให้ Megan คอื สามารถเพม่ิ โน๊ตและไฟลข์ องลกู คา้ รายน้จี าก
รายช่อื น้ีได้เลยทนั ที ทาให้ไม่พลาดว่าเคยคุยหรือส่งไฟล์อะไรก่อนหน้าน้ีไว้ รวมถึงนัดหมายท่จี ะเกดิ ข้นึ อีเมลท่ี
เกย่ี วขอ้ งกบั คุณ Emily และบรษิ ทั Litware Events

เพิ่ม Notes สาหรบั
ลกู ค้ารายนี้

การเพิ่ม Task และ Deal สาหรบั ลกู ค้าเฉพาะ

ตอนน้ี Megan เองต้องการเพม่ิ Task ใหม่ สาหรบั โครงการของคุณ Emily จงึ ไปท่ี Task และ “New Task”
เลอื กหวั ขอ้ และพมิ พว์ ่า “Scope landscaping for tropical wedding” กาหนดวนั ทต่ี อ้ งสง่ งาน และวนั แจง้ เตอื น โดย
คลกิ ท่ี Due Date และ Reminder Date ตามลาดบั เม่อื เสรจ็ แลว้ ใหค้ ลกิ Create

Page 6 of 16

เพิ่ม Task โดยคลิก New Task
สาหรบั ลูกคา้ รายนี้ เช่น กาหนด
วนั นัดส่ง, ผรู้ บั ผิดชอบ เป็นตน้

เม่อื Task ถูกสรา้ งสาเรจ็ แล้วต่อไปคอื ทาการเพม่ิ Opportunity สาหรบั งานน้ีโดยเขา้ ไปท่ี Deal ใหพ้ มิ พว์ ่า
“Tropical Garden Wedding”

เพ่ิม Deal โดยคลิก New Deal
สาหรบั ลูกคา้ รายนี้

หลงั จากสร้างแล้วให้เลือก View Detail จะปรากฏข้อมูลจานวนมูลค่าของ Deal น้ี จากตวั อย่างใหใ้ ส่เป็น
จานวน 34,000

Page 7 of 16

กาหนดมลู ค่าของโครงการ,
ลาดบั ความสาคญั , สถานะของ

โครงการ เป็นต้น
หลงั จากทเ่ี พมิ่ ขนาดของ Deal ไปแลว้ ทาให้ Megan ทราบว่า Deal น้ีขนาดเท่าใด วนั ส่งงาน และสถานะ
ลา่ สดุ ของ Deal น้ี

Page 8 of 16

เม่อื เราทาการเกบ็ ขอ้ มลู ไปเรอ่ื ยๆ Outlook Customer Manger สามารถแสดง Dashboard ภาพรวม
ของวนั สง่ งาน หรอื Deal เป็นตน้ ใหไ้ ปท่ี (…) ขา้ ง Contacts คลกิ Add-ins

แดชบอรด์ แสดงสถานะของแต่ละ Deal

ในหน้า Today View จะแสดงงานทต่ี อ้ งทาในวนั น้ี ผา่ น Task Lists โดยเรยี งตามวนั ทก่ี าหนดสง่ โดยใหเ้ ลอื ก
Focuses และเลอื ก Task Lists ซง่ึ Megan เองสามารถดสู รปุ ยอดปัจจบุ นั และรายชอ่ื ทต่ี ดิ ต่อเมอ่ื เรว็ ๆน้ี ผา่ น Recent
Contacts

Page 9 of 16

เลือก Today View เพอ่ื แสดง
Task Lists ท่ีใกลว้ นั กาหนดสง่

Megan สามารถเขา้ ไปดลู ูกคา้ ทต่ี อนน้ีกาลงั สนใจสนิ คา้ หรอื ลูกคา้ ทม่ี ดี ลี ปัจจุบนั อยู่ ซง่ึ รายการดา้ นล่างของ
ชอ่ื จะปรากฏรายละเอยี ดของแต่ละรายช่อื

Contacts View แสดงลูกคา้ ท่ี
สนใจสินค้าของเรา

หากไปดมู ุมมองของ Companies จะแสดงรายละเอยี ดลูกคา้ และงานทเ่ี กย่ี วขอ้ งกบั บรษิ ทั ลกู คา้ น้ี ซง่ึ ขอ้ มลู
อาจจะเกดิ จากฝ่ายขายหลายๆคนได้

Company View แสดงรายช่ือ
ของบริษทั ท่ีสนใจสินคา้ ของเรา

Page 10 of 16

ไปดมู มุ มองของ Deals จะแสดงผลรวมของ Deal ทเ่ี กดิ ขน้ึ และสถานะวา่ ถงึ ไหนแลว้ บา้ ง
Deal View แสดงรายละเอียด
ของแต่ละ Deal วา่ มมี ลู ค่า
เท่าไหร่

หลงั จากท่ี Megan ทราบแต่ละงาน Outlook Customer Manager ช่วยใหเ้ ธอประหยดั เวลา และการหาขอ้ มลู
ไปไดม้ าก เพราะว่า Outlook Customer Manager จะรวมเอาอเี มล, การประชุม, การโทร, โน๊ต, งาน และวนั ทก่ี าหนด
สง่ งานไวใ้ นทท่ี เ่ี ดยี ว ทาใหไ้ มพ่ ลาดทกุ ขอ้ มลู ในการตดิ ต่อลกู คา้ ยง่ิ ลกู คา้ ไหนทส่ี าคญั ยงิ่ ตอ้ งเน้นยา้ ไมใ่ หห้ ลดุ

เทคนิ คยงั ไม่หมดการใช้งาน Outlook Customer Manager

การใช้งาน Outlook Customer Manager ผา่ น Outlook Online
สาหรบั ผู้ใช้งานท่ถี นัดการใช้งานผ่าน Outlook Online แอป Outlook Customer Manager สามารถใช้งาน

Online ไดเ้ ลย การใชง้ านจะคลา้ ยคลงึ กบั บน Microsoft Outlook โดยจะปรากฏไอคอนเลก็ ๆขา้ งๆ Reply All

ปรากฏ Icon สามารถเรยี กใช้
งานไดท้ นั ที

เกบ็ ประวตั ิการโทร การส่งเมล์ และนัดหมายใน Outlook Customer Manager
ในหน้าต่างของ Outlook Customer Manager จากตวั อย่าง เราจะเห็นว่าเราสามารถเกบ็ รายละเอยี ดการ

โทรศพั ทว์ า่ เราคุยอะไรบา้ ง หรอื วา่ เรานดั ประชุมอะไรบา้ ง โดยเราไปท่ี Timeline

Page 11 of 16

เลอื ก Add a Post ในทน่ี ้เี ราโทรตามดลี

แสดงยอ้ นหลงั ในแต่ละดลี วา่ มกี ารตดิ ต่อเม่อื ไหรบ่ า้ ง

การแชรข์ ้อมูลรายชื่อลกู ค้าภายในทีม
ใน Outlook Customer Manager เปิดให้ผู้ใช้งานสามารถแชร์ขอ้ มูลรายช่อื , บรษิ ัท และดลี กนั ภายในกลุ่ม

ผใู้ ชง้ านดว้ ยกนั ทุกคนทใ่ี ช้ Outlook Customer Manager และอยใู่ นกลุ่มเดยี วกนั จะเหน็ ขอ้ มลู ทแ่ี ชรร์ ่วมกนั
วธิ กี ารแชร์ ทาไดโ้ ดยไปทร่ี ายชอ่ื , บรษิ ท หรอื ดลี คลกิ View Detail

หากเป็นรายช่อื ใหไ้ ปท่ี Share Contact เลอื ก Yes

Page 12 of 16

หากเป็นดลี ใหไ้ ปท่ี Share Deal เลอื ก Yes เช่นกนั

การนาเข้าขอ้ มลู จาก Excel ไปยงั Outlook Customer Manager
เราสามารถเรม่ิ ตน้ การใชง้ าน Outlook Customer Manager โดยทเ่ี รามขี อ้ มลู อย่แู ลว้ ในไฟล์ Excel ทงั้ รายชอ่ื ลกู คา้

, รายละเอยี ดบรษิ ทั และดลี ต่างๆ โดยไฟลท์ จ่ี ะนาเขา้ จะตอ้ งถกู บนั ทกึ ในรปู แบบ .CSV
ขนั้ ตอนการนาเขา้ มดี งั น้ี
1) ใหบ้ นั ทกึ ไฟล์ Excel นนั้ เป็นไฟล์ CSV โดยไปท่ี File > Save As
2) จากนนั้ ไปท่ี (…) เลอื ก Add-ins

3) หากเป็นรายช่ือ เลือก Contacts หากเป็นรายช่ือบริษัทให้เลือก Companies หรือถ้าเป็นดีลท่ีกาลัง
ดาเนินการอย่ใู หเ้ ลอื ก Deals

4) เลอื ก Import ทอ่ี ย่ดู า้ นบน และเลอื กไฟลท์ เ่ี ป็น CSV

Page 13 of 16

5) คลกิ Next และทาการเลอื กหวั ขอ้ คอลมั น์ใหส้ มั พนั ธก์ บั ฟิลดใ์ น Outlook Customer Manger เชน่ ใน CSV
เราใช้ City แต่ใน Outlook Customer Manager เราใช้ Business Address

6) คลกิ Next และดวู ่ามขี อ้ มลู รายช่อื บรษิ ทั และดลี ทซ่ี ้ากนั ไหม
7) คลกิ Next และเลอื ก Begin Import เป็นอนั เสรจ็ สมบรู ณ์
การเพิ่ม/ปรบั แต่ง Column ท่ีต้องการ
บางครงั้ คอลมั น์ทม่ี ใี หใ้ น Outlook Customer Manager อาจจะไม่ตอ้ งตามความตอ้ งการของธรุ กจิ เราเลอื กท่ี
Add Column

เลอื กประเภทของขอ้ มลู

Page 14 of 16

จากตวั อย่าง เลอื กเป็น Choice จะแสดงผลดงั รปู ทาใหม้ กี ารเกบ็ ขอ้ มลู ทล่ี ะเอยี ดมากขน้ึ

กาหนดตวั เลอื กคาตอบเป็น
Choice ทาให้เกบ็ ขอ้ มูลได้

หลากหลายมากขนึ้

การเปลี่ยนสกลุ เงินจาก $ เป็น บาท
จากในค่าตงั้ ตน้ ของระบบเป็น $ เราสามารถเปลย่ี นเป็นสกลุ เงนิ บาทไดง้ า่ ยๆ โดยไปท่ี Deals เลอื ก Amount

และ Edit Column Amount

เปลย่ี นสกุลเงนิ เป็นเงนิ บาท

Page 15 of 16

เปล่ียนจาก $ เป็น ฿

และทาการ Update เพยี งเทา่ น้เี วลาเกบ็ ขอ้ มลู สกุลเงนิ จะเป็นเงนิ บาททกุ ดลี

คิดต่อ

หลงั จากทเ่ี ราดตู วั อยา่ งไปขา้ งตน้ สงั เกตสง่ิ หน่งึ คอื ปกตกิ ารนงั่ เกบ็ ขอ้ มลู ลกู คา้ ใหเ้ ป็นขอ้ มลู จากทเ่ี ดยี วกนั นัน้
ยาก เพราะว่าโดยสว่ นใหญ่ไมเ่ กบ็ ในอเี มล กจ็ ะเป็นไฟล์ Excel คาถามคอื ขอ้ มลู เหล่านนั้ อปั เดตล่าสดุ ไหม อกี ทงั้ ก่อน
หน้าน้ีเราไม่ทราบเลยว่าแต่ละดลี ความเคลย่ี นไหวเป็นอย่างไรบ้าง ลองคดิ ต่อกนั หน่อยครบั ว่าหากเรามาใชใ้ นธุรกจิ
SME ของเราจะช่วยลดเวลา และความซ้าซ้อนของขอ้ มูลแบบใดบา้ ง อกี ทงั้ ลูกคา้ จะแปลกใจเลยว่า ไม่ว่าจะคุยกบั
พนกั งานคนใดกไ็ ดข้ อ้ มลู ทเ่ี หมอื นๆ กนั ฝากช่วยต่อยอดในทมี ของคณุ ดว้ ยครบั

Page 16 of 16