คู่มือแนวทางการตรวจสอบและการจัดทำงบกระทบยอดเงินฝากธนาคารกรุงไทยด้านรับ

คู่มือ แนวทางการตรวจสอบ และการจัดท างบกระทบยอดเงินฝากธนาคารกรุงไทยด้านรับ นางวันดี แก้วกอง เจ้าพนักงานการคลังปฏิบัติงาน กลุ่มงานระบบการคลัง ส านักงานคลังจังหวัดเพชรบุรี

ค าน า ส านักงานคลังจังหวัดเพชรบุรีได้ตรวจสอบบัญชีเงินฝากธนาคารกรุงไทยของส านักงานคลัง จังหวัดในระบบ GFMIIS ให้มีความถูกต้องตรงตาม Bank Statement และรายงานกระทบยอดเงินฝาก ธนาคารกรุงไทย (ด้านรับ) เป็นประจ าทุกเดือน ตั้งแต่ปีงบประมาณ พ.ศ. 2553 โดยจัดส่งส านักมาตรฐาน ด้านการบัญชีภาครัฐ และส านักงานคลังเขต 7 ภายในวันที่ 10 ของเดือนถัดไป ต่อมากรมบัญชีกลาง ได้พัฒนาระบบขึ้นมาใหม่เรียกว่า ระบบบริหารเงินการคลังภาครัฐแบบอิเล็กทรอนิกส์ใหม่ (New GFMIS Thai) เริ่มใช้งานตั้งแต่วันที่ 4 เมษายน 2565 เป็นต้นมา เพื่อให้การจัดท างบกระทบยอดเงินฝากธนาคารกรุงไทย (ด้านรับ) โดยตรวจสอบบัญชีเงิน ฝากธนาคารกรุงไทยของส านักงานคลังจังหวัดในระบบ New GFMIS Thai ให้มีความถูกต้องตรงตาม Bank Statement จึงได้จัดท าคู่มือแนวทางการตรวจสอบและการจัดท างบกระทบยอดเงินฝาก ธนาคารกรุงไทยด้านรับเพื่อเป็นแนวทางขั้นตอนในการด าเนินการตรวจสอบความถูกต้อง ตรงตามยอดเงินฝาก ธนาคารกรุงไทยกับบัญชีแยกประเภทเงินฝากธนาคารในระบบ New GFMIS Thai ของส านักงานคลังจังหวัด เพชรบุรีต่อไป วันดี แก้วกอง มีนาคม 2566

เรื่อง แนวทางการตรวจสอบและการจัดทางบกระทบยอดเงินฝากธนาคาร หน้า ระบบการบริหารการเงินการคลังภาครัฐแบบอิเล็กทรอนิกส์ใหม่ (New GFMIS Thai) 1 วัตถุประสงค์ 2 ขอบเขตและข้อความจ ากัด 3 ประโยชน์ที่คาดว่าจะได้รับ 4 ขั้นตอนการจัดท างบกระทบยอดเงินฝากธนาคาร 5 - 12 ตัวอย่างงบกระทบยอดเงินฝากธนาคาร 13 ตัวอย่างรายงานเปรียบเทียบยอดคงเหลือ ฯ 14 เอกสารอ้างอิง สารบัญ

1 ตามที่กรมบัญชีกลาง มีนโยบายปรับปรุงการบริหารงานด้านการเงินการคลังภาครัฐให้มีประสิทธิภาพ และประสิทธิผลจึงได้พัฒนาระบบการบริหารการเงินการคลังภาครัฐแบบอิเล็กทรอนิกส์ (Government Fiscal Management Information System: GFMIS) เพื่อให้ส่วนราชการและหน่วยงานภาครัฐใช้ปฏิบัติงาน ตั้งแต่ปีงบประมาณ พ.ศ. 2548 ต่อมาปรับปรุงการบริหารงานด้านการเงินการคลังภาครัฐ (Government Fiscal Management Information System: GFMIS) ให้มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลจึงได้พัฒนาระบบ มีชื่อว่า การบริหารการเงินการคลังภาครัฐแบบอิเล็กทรอนิกส์ใหม่ (New Government Fiscal Management Information System: New GFMIS Thai) เริ่มใช้งานตั้งแต่วันที่ 4 เมษายน 2565 เป็นต้นมา เพื่อให้ส่วนราชการและหน่วยงานภาครัฐใช้ปฏิบัติงานเป็นแนวทางเดียวกัน แนวทางการตรวจสอบและการจัดท างบกระทบยอดเงินฝาก ธนาคาร ระบบการบริหารการเงินการคลังภาครัฐแบบอิเล็กทรอนิกส์ใหม่ (New GFMIS Thai)

2 1. เพื่อให้การปฏิบัติงานด้านบัญชีสอดคล้องกับนโยบาย วิสัยทัศน์ภารกิจ และเป้าหมายของส านักงาน คลังจังหวัดเพชรบุรี 2. เพื่อให้ผู้บริหารส านักงานคลังจังหวัดเพชรบุรี สามารถติดตามงานได้ทุกขั้นตอน 3. เพื่อเสริมสร้างความรู้ความเข้าใจให้ผู้ที่จะปฏิบัติงานทราบว่าควรจะปฏิบัติงานอย่างไรก่อนและหลัง เนื่องจากแสดงล าดับขั้นตอนการท างานที่ชัดเจน 4. เพื่อเป็นเอกสารอ้างอิงในการปฏิบัติงาน 5. เพื่อเป็นเครื่องมือในการฝึกอบรม ช่วยเสริมสร้างความเข้าใจที่ชัดเจน โดยระบุรายละเอียดได้ครบถ้วน วัตถุประสงค์

3 คู่มือวิธีการตรวจสอบข้อมูลเงินฝากธนาคารและแนวทางการจัดท างบกระทบยอดเงินฝาก ธนาคารของส านักงานคลังจังหวัดเพชรบุรีเล่มนี้จัดท าขึ้นเพื่อเป็นแนวทางในการตรวจสอบยอดเงินฝาก ธนาคารคงเหลือตาม Bank Statement กับยอดคงเหลือของบัญชีแยกประเภทเงินฝากธนาคารในระบบ New GFMIS Thai ตามขั้นตอนการปฏิบัติงาน และวิธีการบันทึกรายการทางบัญชีในระบบ New GFMIS Thai ขอบเขตและข้อความจ ากัด

4 ประโยชน์ที่คาดว่าจะได้รับ 1. พิสูจน์ยอดคงเหลือ และยอดเคลื่อนไหวในรายงานแสดงยอดบัญชีแยกประเภททั่วไป และ Bank Statement ท าให้ส านักงานคลังจังหวัดเพชรบุรี สามารถทราบสาเหตุของข้อแตกต่างได้สามารถ ติดตามและแก้ไขข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นจากการบันทึกบัญชีได้ 2. ส านักงานคลังจังหวัดเพชรบุรีสามารถใช้งบกระทบยอดเงินฝากธนาคารเป็นเครื่องมือในการควบคุมภายใน และใช้ในการสอบทานการปฏิบัติงานทางการเงินและบัญชีของตนเองได้ 3. ส านักงานตรวจเงินแผ่นดินใช้เป็นข้อมูลในการตรวจสอบรายงานการเงินของสานักงานคลังจังหวัดเพชรบุรี 4. ใช้เป็นข้อมูลในการรายงานเข้าสู่ระบบค ารับรองการปฏิบัติราชการของส านักงานคลังจังหวัดเพชรบุรี 5. ได้งานที่มีคุณภาพตามที่ก าหนด ผู้ปฏิบัติงานไม่เกิดความสับสน 6. บุคลากรหรือเจ้าหน้าผู้ปฏิบัติงานสามารถท างานแทนกันได้และสามารถรู้งานซึ่งกันและกัน 7. บุคลากรสามารถเริ่มปฏิบัติงานได้อย่างถูกต้อง และรวดเร็วเมื่อมีการโยกย้ายเปลี่ยนต าแหน่ง 8. ลดขั้นตอนที่ท างานซ้ าซ้อน 9. ช่วยเสริมสร้างความมั่นใจในการท างานของผู้ปฏิบัติงาน 10. ช่วยลดระยะเวลาในการสอนงานให้ผู้ปฏิบัติงานรายใหม่ 11. ช่วยให้การท างานเป็นมืออาชีพ

5 ขั้นตอนการจัดท างบกระทบยอดเงินฝากธนาคาร ขั้นตอนเป็นการตรวจสอบข้อมูลเงินฝากธนาคารของหน่วยงานทุกบัญชี และการจัดท างบกระทบ ยอดเงินฝากธนาคารของหน่วยงานภาครัฐโดยใช้ยอดเงินคงเหลือตามใบแจ้งยอดเงินฝากธนาคาร (Bank Statement) เป็นหลักแล้วเปรียบเทียบกับยอดเงินคงเหลือในรายงานแสดงยอดบัญชีแยกประเภททั่วไปในระบบ New GFMIS Thai ถ้ารายการใดในรายงานการแสดงยอดบัญชีแยกประเภททั่วไปแตกต่างไม่ตรงกับใบแจ้ง ยอดเงินฝากธนาคารหรือ Bank Statement จะต้องแสดงรายการกระทบยอดให้ตรงกับBank Statement โดยมีขั้นตอนการจัดท า ดังนี้ ตรวจสอบยอดเงินคงเหลือ ณ วันสิ้นเดือนในรายงานแสดงยอดบัญชีแยกประเภททั่วไป ตรวจสอบยอดคงเหลือบัญชีเงินฝากธนาคาร เงินงบประมาณ ในรายงานแสดงยอดบัญชีแยกประเภททั่วไป บัญชีแยกประเภทเงินฝากธนาคารเงินงบประมาณบัญชี 1101020361 ในระบบNew GFMIS Thai เรียกรายงานกระทบยอดกรุงไทย (ด้านรับ) จากระบบ New GFMIS Thai จากการใช้ 2 ค าสั่ง NFI_FS10N และ ค าสั่ง NRP_CM_FF6 โดยค าสั่ง 1. NFI_FS10N มีขั้นตอนดังนี้ 1.1 เข้าระบบ New GFMIS Thai คลิกเลือก ระบบรายงานหน่วยงานภาครัฐ (Agency online Report)

6 1.2 คลิกเลือก ระบบบัญชีแยกประเภท (GL) 1.3 คลิกเลือก รายงานแสดงเอกสารและบัญชี

7 1.4 คลิกเลือก การแสดงยอดบัญชีแยกประเภททั่วไป NFI_FS10N (รายละเอียดตามภาพ) 1.5 ใส่รหัสบัญชีแยกประเภท 1101020361 1.6 รหัสหน่วยงาน 99999 1.7 ปีบัญชี ใส่ปีบัญชีปัจจุบันคือ 2566 1.8 รหัสพื้นที่และรหัสหน่วยเบิกจ่าย ว่างเว้นไว้ไม่ต้องใส่ 1.9 คลิกเลือก แสดงรายงาน ระบบจะแสดงข้อมูลตามภาพ

8 1.10 คลิกเลือกรูป Excel ระบบจะแสดงข้อมูลตามภาพ 1.12 คลิกเลือกรูป 1.11 คลิกเลือก เปิดเมื่อเสร็จ ระบบจะแสดงข้อมูลตามภาพ Enabit E

9 ตรวจสอบว่ายอดคงเหลือสะสมหน้าจอที่ปรากฏตรงกับยอดคงเหลือใน Bank Statement ที่ธนาคาร ฯ แจ้งยอดมาหรือไม่ หากตรงกันก็แสดงว่าถูกต้อง 1.12 พิมพ์จ านวน 2 แผ่น เพื่อน าไปรวมกับรายงานเปรียบเทียบยอดคงเหลือสะสมบัญชีเงิน ฝากธนาคารกรุงไทยกับยอดคงเหลือสะสมตาม Bank Stetement , รายงานกระทบยอดเงินฝาก ธนาคารกรุงไทย จ ากัด (มหาชน) บัญชีแยกประเภท GL (1101020361) และ รายงานแสงดผลรายการ น าเข้าข้อมูลใบแจ้งยอดธนาคาร จากการใช้ค าสั่ง NRP_CM_FF6 ต่อไป 2.ค าสั่ง NRP_CM_FF6 มีขั้นตอนดังนี้2.1 คลิกเลือกระบบรายงานหน่วยงานภาครัฐ (Agency online Report) ตามภาพ 2.2 คลิกเลือก ระบบรับและน าส่งรายได้(RP)

10 2.3 คลิกเลือก รายงานบริหารและจัดการเงินคงคลัง 2.4 คลิกเลือก รายงานผลการรายการน าเข้าข้อมูลใบแจ้งยอดธนาคาร NRP_CM_FF6 ระบบจะแสดงข้อมูลดังภาพ 2.5 ใส่ระบบงาน 0001 2.6 รหัสหน่วยงาน 99999 2.7 ใส่รหัสธนาคารตัวแทน 06703 2.8 ใส่รหัสบัญชีธนาคาร G9063 2.9 เลขที่ใบแจ้งยอด ว่างเว้นไว้ไม่ต้องใส่ 2.10 รายการที่เคลื่อนไหว ใส่เลขวันที่ตั้งแต่ต้นเดือน เดือน ปี พ.ศ. ของเดือน ที่เรียกรายงาน เช่น 1 ธันวาคม 2565 และเลขวันที่สิ้นเดือน เดือน ปี พ.ศ. ของเดือนที่เรียกรายงาน เช่น 31 ธัน ว าคม 2565 2 .11 คลิ กเ ลื อกแ ถบ แ สดง ร ายง าน ร ะบบ จ ะแ ส ดง ข้อมูล ต ามภ าพ

11 ตรวจสอบว่ายอดคงเหลือสะสมตรงกับยอดคงเหลือใน Bank Statement ธนาคารกรุงไทย หรือไม่ หากตรงกันก็แสดงว่าถูกต้อง 2.12 พิมพ์ข้อมูลหน้าแรกกับหน้าสุดท้ายที่แสดงตัวเลขตรงกับ Bank Statement ธนาคารกรุงไทย 3. จัดท ารายงานภาคผนวก ก-2 ส านักงานคลังจังหวัดเพชรบุรี รายงานกระทบยอดเงิน ฝากธนาคารกรุงไทย จ ากัด (มหาชน) บัญชีแยกประเภท GL (1101020361) ณ วันที่ .... เดือน ..... ปี .... ของที่รายงานมีรายละเอียดตามตัวอย่าง โดยใส่ข้อมูลของเดือนที่รายงานดังนี้ 3.1 ณ วันที่.. เดือน.. ปี...เป็นวันที่สุดท้ายของเดือนข้อมูลที่รายงาน เดือน และ ปี พ.ศ.ที่รายงาน เช่น ณ วันที่ 31 ธันวาคม 2565 3.2 ยอดคงเหลือตามบัญชีแยกประเภท ณ วันที่ ให้ใส่วันที่สุดท้ายของเดือนข้อมูลที่ รายงานงาน ปี พ.ศ. ที่รายงาน เช่น วันที่ 31 ธันวาคม 2565 3.3 ยอดเงินคงเหลือ ใส่ยอดเงินคลเหลือที่ตรวจสอบแล้วว่ายอดเงินตรงกัน ทั้งสองยอด คือยอดเงินจากระบบ New GFMIS Thai กับ Bank Statement 3.4 บวก ใส่ 0.00 3.5 แสดงยอดคงเหลือตามบัญชีแยกประเภท ณ วันที่ ให้ใส่วันที่สุดท้ายของเดือน ข้อมูลที่รายงาน เดือนของข้อมูลที่รายงาน และปี พ.ศ.ที่รายงานเช่น 31 ธันวาคม 2565 3.6 หัก ใส่ 0.00 3.7 แสดงยอดคงเหลือตามใบแจ้งยอดของธนาคาร เช่น ณ วันที่ 31 ธันวาคม 2565 4. จัดท ารายงานเปรียบเทียบยอดคงเหลือสะสมบัญชีเงินฝากธนาคารกรุงไทยกับยอด คงเหลือสะสมตาม Bank Statement บัญชีแยกประเภท รหัส GL (1101020361) ประจ าปีงบประมาณ ปัจจุบัน รายละเอียดตามตัวอย่าง 4.1 ช่องงวดใส่เลขงวดใน 1 ปีงบประมาณ มี 12 งวด/เดือน งวดที่ 1 คือเดือน ตุลาคม งวดที่ 2 คือเดือน พฤศจิกายน งวดที่ 3 คือเดือน ธันวาคม เรียงเช่นนี้จนหมด 12 งวด 12 เดือน เมื่อถึงคราวงวดที่รายงาน 4.2 ช่องยอดคงเหลือสะสม ณ สิ้นงวดบัญชีแยกประเภท ใส่จ านวนเงินคงเหลือ ณ สิ้นงวดบัญชีแยกประเภทซึ่งได้จากระบบ New GFMIS 5. รวบรวมเอกสารทั้งหมดรวมทั้ง Bank Statement น าเสนอคลังจังหวัด 2.กองบัญชีภาครัฐ การด าเนินการรายงานเพื่อส่งกองบัญชีภาครัฐ มีขั้นตอนดังนี้ 1. จัดท าบันทึกข้อความเพื่อตอบหนังสือกรมบัญชีกลาง ส านักมาตรฐานด้านการบัญชีภาครัฐ ด่วนมาก ที่ กค 0423.2/238 ลงวันที่ 10 กรกฎาคม 2552 ให้ส านักงานคลังจังหวัดตรวจสอบบัญชีเงิน ฝากธนาคารกรุงไทยของส านักงานคลังจังหวัดในระบบ GFMIS ให้มีความถูกต้องตรงตาม Bank Statement และรายงานกระทบยอดเงินฝากธนาคารกรุงไทย (ด้านรับ) เป็นประจ าทุกเดือน ตั้งแต่ปีงบประมาณ พ.ศ. 2553 โดยจัดส่งรายงานภายในวันที่ 10 ของเดือนถัดไป การจัดส่งรายงานทาง e-mail หรือ e-office แล้ว ไม่ต้องส่งรายงานช่องทางไปรษณีย์เพื่อป้องกันการซ้ าซ้อนของเอกสาร

12 2. ส าเนารายงานกระทบยอดกรุงไทย (ด้านรับ) จากระบบ GFMIS จากการใช้ 2 ค าสั่ง คือ ค าสั่ง NFI_FS10N และ ค าสั่ง NRP_CM_FF6 3. ส าเนารายงานภาคผนวก ก-2 4. ส าเนารายงานเปรียบเทียบยอดคงเหลือสะสมบัญชีเงินฝากธนาคารกรุงไทยกับยอด คงเหลือสะสมตาม Bank Statement บัญชีแยกประเภท รหัส GL (1101020361) ประจ าปีงบประมาณ ปัจจุบัน 5. ส าเนา Bank Statement 6. รวบรวมเอกสารทั้งหมดน าเสนอคลังจังหวัด

ส านักมาตรฐานด้านการบัญชีภาครัฐ ศูนย์บริการข้อมูลการเงินคลังภาครัฐ กรมบัญชีกลาง หมายเลขโทรศัพท์กลาง, 0-2127-7000 ; Call Center กรมบัญชีกลาง, [email protected] ; Call Center (GFMIS) 0-2298-6800 ถึง 19 www.gfmis.go.th กลุ่มงานระบบการคลัง โทร 0 3242 5486 ต่อ 319 : โทรสาร 0 3242 6486 เอกสารอ้างอิง

13 ตัวอย่างรายงานกระทบยอดเงินฝากธนาคารกรุงไทย ภาคผนวกก-2 (หน่วย: บาท) ยอดคงเหลือตามบญัชีแยกประเภท ณ วันที่28 กมุภาพันธ์2565 77,471,448.83 บวก 0.00 77,471,448.83 หัก 0.00 ยอดคงเหลือตามใบแจง้ยอดของธนาคาร ณ วันที่28 กมุภาพันธ์2565 77,471,448.83 บญัชแียกประเภท GL (1101020361) ส านักงานคลังจังหวัดเพชรบรุี รายงานกระทบยอดเงินฝากธนาคารกรงุไทย จ ากัด (มหาชน) ณวันที่28 กุมภาพนัธ์2565

ตัวอย่างรายงานเปรียบเทียบยอดคงเหลือ ฯ 14 ส านักงานคลังจังหวัดเพชรบุรี รายงานเปรียบเทียบยอดคงเหลือสะสมบัญชีเงินฝากธนาคารกรุงไทยกับยอดคงเหลือสะสมตาม Bank Statement บัญชีแยกประเภท รหัส GL (1101020361) ประจ าปีงบประมาณ 2565 งวด ยอดคงเหลือสะสม ณ สิ้น งวด ยอดคงเหลือสะสม ณ สิ้น งวด ผลต่างสะสม ผลต่างที่เกิดขึ้น บัญชีแยกประเภท Bank Statement ณ สิ้นงวด ระหว่างงวด ยอดยก มา 150,511,239.71 150,511,239.71 0.00 1 24,323,908.70 24,323,908.70 0.00 0.00 2 117,932,540.67 117,932,540.67 0.00 0.00 3 172,679,963.56 172,679,963.56 0.00 0.00 4 148,985,100.54 148,985,100.54 0.00 0.00 5 77,471,448.83 77,471,448.83 0.00 0.00 6 0.00 0.00 7 0.00 0.00 8 0.00 0.00 9 0.00 0.00 10 0.00 0.00 11 0.00 0.00 12 0.00 0.00 รวม 0.00