WHAT?/ APA? • Suatu dokumentasi pengistiharan hibah DOKUMEN HIBAH PENERANGAN MASALAH MENGGUNA KAEDAH 5W 1H
WHAT?/ APA? PENERANGAN MASALAH MENGGUNA KAEDAH 5W 1H • Kandungan dokumen hibah CIRI-CIRI DALAM DOKUMEN HIBAH
WHAT?/ APA? • Aset alih dan tidak alih HARTA YANG DIHIBAHKAN PENERANGAN MASALAH MENGGUNA KAEDAH 5W 1H
WHAT?/ APA? PERBEZAAN • WASIAT VS HIBAH PENERANGAN MASALAH MENGGUNA KAEDAH 5W 1H
WHEN?/ BILA? • Ada hasrat untuk melaksanakan hibah Bila boleh buat hibah? • Mempunyai aset • Ada penerima hibah Situasi yang sesuai PENERANGAN MASALAH MENGGUNA KAEDAH 5W 1H
WHY?/ MENGAPA? • Memudahkan pengurusan harta seperti yang dihasratkan • Kos pentadbiran yang rendah • Selaras dengan fungsi MAIS berdasarkan Enakmen Pentadbiran Agama Islam Negeri Selangor (EPAINS) Kelebihan membuat hibah di MAIS PENERANGAN MASALAH MENGGUNA KAEDAH 5W 1H
WHERE?/ DIMANA? • Hibah boleh dilaksanakan di ibu pejabat Ibu pejabat Baitulmal • Hibah boleh dilaksanakan di Pejabat Baitulmal Daerah Pejabat Baitulmal Daerah PENERANGAN MASALAH MENGGUNA KAEDAH 5W 1H
WHO?/ SIAPA? • warganegara beragama islam berumur 18 tahun keatas dan memiliki harta tak alih Siapakah yang layak buat hibah? • Pemberi Hibah • Penerima Hibah • Saksi Siapa yang terlibat untuk proses hibah? PENERANGAN MASALAH MENGGUNA KAEDAH 5W 1H
HOW?/ BAGAIMANA? • Apabila penghibah melaksanakan akad hibah dan penerima hibah menerimanya Bagaimana proses hibah berlaku? • Apabila berlaku Ijab dan Qabul serta qobat dalam hibah Bagaimana status terima atau tolak ditentukan? PENERANGAN MASALAH MENGGUNA KAEDAH 5W 1H
BAB 3 ANALISA PELUANG PENAMBAHBAIKAN PERCAMBAHAN PUNCA MASALAH PEMILIHAN PUNCA MASALAH VERIFIKASI DAN VALIDASI PUNCA MASALAH JUSTIFIKASI PUNCA UTAMA
RAJAH ISHIKAWA Bahan Prosedur Simpanan tempat fail terhad Fail mudah rosak Dokumen mudah tercicir Borang permohonan Hibah tidak lengkap Keupayaan Mesin (perincih,printer,photostat) Cepat rosak dan peralatan terhad Kurang Kakitangan Kemahiran kakitanga kurang Skop tugas kurang spesifik Kurang latihan spesifik berkaitan Hibah Pengalaman dan pengetahuan konsep Hibah Terhad Format borang manual Kaedah permohonan masih konvensional Manusia Peralatan Kurang kesedaran Hibah dalam kalangan pelanggan Promosi Hibah kurang efektif Pemohon tidak tahu status permohonan Kesukaran mengumpulkan penerima hibah Kesukaran penerima hibah untuk melalukan akad bersama pemberi hibah “Proses Mengurus Dokumen HIBAH Mengambil Masa Yang Lama” Tiada panduan kaedah mengisi borang Persekitaran Lokasi terhad Tertumpu hanya di ibu pejabat dan Daerah MAIS Ruang menunggu kaunter Hibah terhad
ANALISIS PUNCA MASALAH SUB PUNCA PEMERHATIAN & VALIDASI DIANALISIS OLEH KEPUTUSAN Kurang latihan spesifik berkaitan hibah 1) Merujuk kepada lampiran, setiap minggu Sektor Baitulmal akan mengadakan kursus dalaman kepada kakitangan Baitulmal berkaitan Hibah. FAKTOR MANUSIA PUNCA UTAMA KAKITANGAN KURANG BERKEMAHIRAN
ANALISIS PUNCA MASALAH SUB PUNCA PEMERHATIAN & VALIDASI DIANALISIS OLEH KEPUTUSAN Pengalaman dan pengetahuan konsep Hibah Terhad 1) Merujuk kepada soal selidik yang dijalankan atas pegawai Sektor Baitulmal termasuk di ibu pejabat dan pegawai Daerah, lebih 90% pegawai menjawab soalan berkaitan Hibah dengan betul. FAKTOR MANUSIA PUNCA UTAMA KAKITANGAN KURANG BERKEMAHIRAN
ANALISIS PUNCA MASALAH SUB PUNCA PEMERHATIAN & VALIDASI DIANALISIS OLEH KEPUTUSAN Skop tugas kurang spesifik Berdasarkan lampiran dokumen, Manual Prosedur Kerja (MPK) menunjukkan ada pegawai khas yang berperanan untuk menguruskan permohonan Hibah. FAKTOR MANUSIA PUNCA UTAMA KURANG KAKITANGAN
ANALISIS PUNCA MASALAH SUB PUNCA PEMERHATIAN & VALIDASI DIANALISIS OLEH KEPUTUSAN Kurang kesedaran hibah dalam kalangan masyarakat islam Merujuk kepada soal selidik yang dijalankan ke atas 70 individu, sebanyak 60% individu masih belum membuat Hibah. Manakala, 71.4% masyarakat tidak tahu bahawa MAIS ada menyediakan dokumen Hibah. FAKTOR MANUSIA PUNCA UTAMA PROMOSI HIBAH KURANG EFEKTIF
ANALISIS PUNCA MASALAH SUB PUNCA PEMERHATIAN & VALIDASI DIANALISIS OLEH KEPUTUSAN Fail mudah tercicir Berdasarkan gambar yang tertera, rekod pergerakan fail sentiasa dikemaskini oleh pegawai. Fail mudah rosak Merujuk kepada gambar berkaitan, fail tersusun rapi di dalam dan luar kabinet fail. FAKTOR BAHAN PUNCA UTAMA SIMPANAN TEMPAT FAIL TERHAD
ANALISIS PUNCA MASALAH SUB PUNCA PEMERHATIAN & VALIDASI DIANALISIS OLEH KEPUTUSAN Borang permohonan Hibah tidak lengkap Merujuk kepada borang permohonan Hibah manual, terdapat senarai semak pada helaian pertama borang yang menjadi panduan pemohon untuk dilengkapkan. FAKTOR BAHAN PUNCA UTAMA TIADA PANDUAN KAEDAH MENGISI BORANG
ANALISIS PUNCA MASALAH SUB PUNCA PEMERHATIAN & VALIDASI DIANALISIS OLEH KEPUTUSAN Pemohon tidak tahu status permohonan Berdasarkan lampiran dokumen, sekiranya pemohon ingin mengetahui status permohonan mereka, mereka perlu menghubungi pegawai untuk mengetahui status permohonan mereka. FAKTOR PROSEDUR PUNCA UTAMA KAEDAH PERMOHONAN MASIH KONVENSIONAL
ANALISIS PUNCA MASALAH SUB PUNCA PEMERHATIAN & VALIDASI DIANALISIS OLEH KEPUTUSAN Format borang manual Borang permohonan masih dalam bentuk manual yang mana pemohon perlu dapatkan borang di pejabat dan perlu diserahkan ke pejabat secara fizikal dengan lengkap untuk semakan pegawai. FAKTOR PROSEDUR PUNCA UTAMA KAEDAH PERMOHONAN MASIH KONVENSIONAL
ANALISIS PUNCA MASALAH SUB PUNCA PEMERHATIAN & VALIDASI DIANALISIS OLEH KEPUTUSAN Kesukaran penerima hibah untuk melakukan akad bersama pemberi hibah Merujuk kepada lampiran, pegawai akan menghubungi penghibah dan penerima Hibah untuk menetapkan tarikh membuat akad dalam satu majlis bagi melengkapkan rukun Hibah. FAKTOR PROSEDUR PUNCA UTAMA KESUKARAN MENGUMPULKAN PENERIMA HIBAH
ANALISIS PUNCA MASALAH SUB PUNCA PEMERHATIAN & VALIDASI DIANALISIS OLEH KEPUTUSAN Cepat rosak dan peralatan terhad 1) Mesin fotostat di pejabat MAIS akan diselenggara 2 kali sebulan dan dipantau oleh pegawai yang bertugas. 2) Juru teknik mesin fotostat akan baiki mesin dengan segera sekiranya terdapat aduan. FAKTOR PERALATAN PUNCA UTAMA KEUPAYAAN MESIN (PERINCIH, PRINTER, FOTOSTAT)
ANALISIS PUNCA MASALAH SUB PUNCA PEMERHATIAN & VALIDASI DIANALISIS OLEH KEPUTUSAN Tertumpu hanya di ibu pejabat Berdasarkan lampiran, permohonan Hibah juga boleh dibuat di daerah seluruh Selangor. FAKTOR PERSEKITARAN PUNCA UTAMA LOKASI TERHAD
ANALISIS PUNCA MASALAH SUB PUNCA PEMERHATIAN & VALIDASI DIANALISIS OLEH KEPUTUSAN Ruang menunggu kaunter terhad Berdasarkan lampiran, ada beberapa ruang menunggu yang telah disediakan di ibu pejabat dan daerah. FAKTOR PERSEKITARAN PUNCA UTAMA LOKASI TERHAD
PENJELASAN MASALAH PALING MUNGKIN Permohonan secara konvensional 1 Promosi hibah kurang efektif 2
PENYELESAIAN KREATIF & INOVATIF BAB 4 PERCAMBAHAN IDEA PENYELESAIAN PEMILIHAN CADANGAN PENYELESAIAN PELAN TINDAKAN PENYELESAIAN UJICUBA DAN TINDAKAN PEMBETULAN
PECAMBAHAN IDEA PENYELESAIAN MyeTaPP (JKPTG) E-Faraid MAIS Lembaga Zakat Selangor (LZS) As-Salihin Trustee Berhad
CADANGAN PENYELESAIAN BIL PUNCA MASALAH CADANGAN PECAMBAHAN IDEA PENYELESAIAN (BENCHMARK) TUJUAN CADANGAN OLEH 1 Permohonan secara konvensional Pendigitalan permohonan hibah MyeTaPP (JKPTG) Permohonan bicara surat kuasa pusaka yang melibatkan harta tak alih tidak melebihi RM 2juta Sistem efaraid (MAIS) Permohonan penebusan, pembelian dan penjualan bahagian milik Baitulmal MAIS pada harta pusaka seseorang 2 Promosi hibah kurang efektif Kolaborasi dan kerjasama dengan agensi luar Lembaga Zakat Selangor (LZS) Kerjasama dengan LZS berhubung lantikan ejen bagi menguruskan terimaan Wang Tidak Patuh Syariah As-Salihin Trustee Berhad Kerjasama dengan AsSalihin Trustee Berhad bagi perkhidmatan ejen kutipan Fidyah dan Kaffarah
CADANGAN PENYELESAIAN BIL PECAMBAHAN IDEA PENYELESAIAN VISUAL PRO KONTRA KEPUTUSAN 1 Permohonan bicara surat kuasa pusaka melibatkan harta tak alih tidak melebihi RM 2 juta MyeTaPP (JKPTG) 1. Maklumat boleh dikemaskini pada bila-bila masa. 2. Keperluan dokumen boleh dilampirkan. 1. Borang fizikal perlu dicetak oleh pemohon bagi mendapatkan tarikh perbicaraan. 2 Permohonan penebusan, pembelian dan penjualan bahagian milik Baitulmal MAIS pada harta pusaka seseorang Efaraid (MAIS) 1. Maklumat boleh dikem askini pada bilabila masa. 2. Keperluan dokumen b oleh dilampirkan. 3. Pengguna dapat sema k terus status permohonan di dalam sistem. 1. Dokumen akan dicetak oleh pegawai bagi tujuan tindakan operasi.
CADANGAN PENYELESAIAN BIL PECAMBAHAN IDEA PENYELESAIAN VISUAL PRO KONTRA KEPUTUSAN 1 Kerjasama dengan Zakat bagi perkhidmatan Wang Tidak Patuh Syariah Surat Perjanjian Pelantikan LZS sebagai ejen Perkhidmatan MAIS bagi kutipan Wang Tidak Patuh Syariah 1. Agensi yang mempunyai cawangan di daerah Negeri Selangor dan menerima pelbagai jenis terimaan hasil umat Islam. 2. Sebagai ejen kutipan yang dilantik bagi menguruskan terimaan Wang Tidak Patuh Syariah. 1. Tiada pengiraan tetap bagi terimaan Wang Tidak Patuh Syariah. 2 Kerjasama dengan AsSalihin Trustee Berhad bagi perkhidmatan ejen kutipan Fidyah dan Kaffarah Kertas cadangan As-Salihin Trustee Berhad sebagai ejen kutipan Fidyah MAIS. 1. Sebagai ejen kutipan yang mengurus terima an Fidyah dan Kaffarah 1. Agensi yang mempunyai satu cawangan di Selangor.
PEMILIHAN CADANGAN PENYELESAIAN
MODIFIKASI IDEA PENYELESAIAN MENGGUNAKAN KAEDAH (SCAMPER)
MODIFIKASI IDEA PENYELESAIAN MENGGUNAKAN KAEDAH (SCAMPER) Substitute Menggantikan senarai permohonan kepada status permohonan Hibah. Combine Menggabungkan maklumat pembayaran dengan beberapa pilihan maklumat seperti manual pengguna, soalan lazim & hubungi kami. Rearrange Menyusun atur semula format paparan senarai permohonan dan kalkulator faraid Modify Mengubahsuai kedudukan dan saiz format menu pengguna. S M C Adjust Mewujudkan pilihan Bahasa Melayu & Bahasa Inggeris. A Put to another function Menggunakan template yang sama dengan menggantikan maklumat paparan ejen. R P
LAKARAN SISTEM
PAPAR SISTEM BERDASARKAN LAKARAN 1) Muka depan
PAPAR SISTEM BERDASARKAN LAKARAN 2) Senarai semak
PAPAR SISTEM BERDASARKAN LAKARAN 3) Maklumat permohonan
PAPAR SISTEM BERDASARKAN LAKARAN
UJICUBA SISTEM • Selepas pelancaran Sistem SISWA pada bulan Jun 2022, pemerhatian telah dijalankan dalam tempoh 3 bulan. • Hasil pemerhatian mendapati bahawa permohonan Hibah berjaya disemak dalam tempoh tidak melebihi 14 hari bekerja.
UJICUBA SISTEM
PENAMBAHBAIKAN PROJEK PUNCA MASALAH CADANGAN PECAMBAHAN IDEA PENYELESAIAN TUJUAN Promosi hibah kurang efektif Kolaborasi bersama agensi lain Kerjasama dengan Pejabat Tanah Kuala Selangor Kerjasama dengan Pejabat Tanah Kuala Selangor bagi mempromosikan Perkhidmatan Sistem SISWA (Hibah)
PENAMBAHBAIKAN PROJEK Kerjasama dan kolaborasi dengan Pejabat Tanah Kuala Selangor bagi mempromosikan Perkhidmatan Sistem SISWA (Hibah)
PEMANTAUAN & PENYERAGAMAN BAB 5 PEMANTAUAN PROJEK PENYERAGAMAN PROJEK
PERKARA SEBELUM SEMASA SELEPAS 2021 2022 2022 JULAI OGOS SEPT OKT NOV DIS JAN FEB MAC APR MEI JUN JULAI OGOS SEPT OKT NOV DIS Jumlah permohonan 0 20 11 30 31 15 11 9 6 6 7 6 20 29 23 18 25 30 0 20 11 30 31 15 11 9 6 6 7 6 20 29 23 18 25 30 0 5 10 15 20 25 30 35 JUMLAH PERMOHONAN HIBAH Kolabrasi dengan Pejabat Tanah
PENYERAGAMAN Melantik beberapa pegawai yang menjadi admin bagi menjaga sistem SISWA • 2 orang pegawai dilantik bagi memastikan perjalanan dokumentasi Hibah melalui sistem SISWA berjalan mengikut kehendak yang ingin dicapai. Sentiasa berhubung dengan semua pegawai yang terlibat • Segala maklumat mengenai perubahan (system update) akan diberitahu dari semasa ke semasa terutama pegawai-pegawai di daerah
PENCAPAIAN & PENCIPTAAN NILAI BAB 6 IMPAK PROJEK CABARAN PROJEK & CARA MENGATASI PENILAIAN PENCAPAIAN KUMPULAN
P PRODUCTIVITY Q QUALITY C COST D DELIVERY S SAFETY M MORAL IMPAK PROJEK
P PRODUCTIVITY PERKARA SEBELUM PROJEK SELEPAS PROJEK PENINGKATAN JANUARI – DISEMBER 2021 ( SETAHUN ) JUN 2022 – MEI 2023 ( SETAHUN ) Jumlah permohonan 346 367 21 Jumlah hasil yuran pemprosesan RM 300 x 346 = RM 103,800 RM 300 x 367 = RM 110,100 RM 6,300
Q QUALITY Sebelum projek Masa diambil : 59 Hari
Q QUALITY Selepas projek Masa diambil : 4 Hari
Kos permohonan penyediaan dokumen Hibah di MAIS lebih murah berbanding dengan syarikat luar. C COST Hanaffi.com Mais.gov.my