Pedoman Pengelolaan Arsip

biaya yang harus dikeluarkan oleh
organisasi?
3. Berapa banyak kesempatan untuk
memperoleh keuntungan yang hilang dengan
tidak diketemukannya arsip ini?
4. Berapa besar kerugian yang dialami oleh
organisasi dengan tidak adanya arsip ini?
2. Perlindungan dan Pengamanan
a. Membuat duplikasi dan dispersal, merupakan salah
satu metode perlindungan arsip dengan cara
menciptakan duplikat atau salinan atau copy arsip
dan menyimpan arsip hasil penduplikasian tersebut
di tempat lain.
b. Peralatan khusus, merupakan perlindungan bagi
arsip vital dari musibah atau bencana yang dapat
dilakukan melalui penggunaan peralatan
penyimpanan khusus, seperti: vaults, filling cabinet
tahan api, ruang bawah tanah, safe deposit box, dsb
c. Penyimpanan arsip vital pada ruangan yang dapat
menjamin arsip vital dari ancaman kebakaran, banjir,
pencurian, dan bencana lainnya.
3. Penyelamatan dan Pemulihan
a. Penyelamatan
Penyelamatan dari bencana besar, dilakukan dengan:

43

1. Membentuk tim kerja yang diketuai oleh kepala
KEARSIPAN

2. Mengevakuasai dan memindahkan arsip ke
tempat yang aman

3. Mengidentifikasi jenis arsip yang akan
mengalami kerusakan, jumlah dan tingkat
kerusakan dengan mengacu kepada arsip vital

4. Melakukan penilaian tingkat kerusakan
5. Mengatur tingkat proses penyelamatan termasuk

tata caranya, pergantian waktu bertugas, rotasi
pekerjaan, mekanisme komunikasi dengan pihak-
pihak terkait dan lain-lain
b. Pemulihan
1. Stabilisasi dan Perlindungan
a. Setelah terjadi bencana perlu segera dilakukan

perbaikan terhadap kerusakan struktur
bangunan atau kebocoran tempat
penyimpanan arsip.
b. Pengaturan stabilisasi suhu dan kelembaban
udara dengan pengaturan sirkulasi udara atau
menggunakan kipas angin.
c. Apabila seluruh bangunan mengalami
kerusakan, maka arsip yang sudah dievakuasi
dan dipindahkan ke tempat aman harus dijaga

44

untuk mencegah kerusakan yang lebih parah.
2. Penilaian Tingkat Kerusakan dan Spesifikasi

Kebutuhan
Menentukan jumlah dan jenis kerusakan, media,
atau peralatan yang terpengaruh dan ikut rusak,
dan lain-lain termasuk memperhitungkan
kebutuhan tenaga ahli dan peralatan untuk
melakukan operasi penyelamatan.
3. Penyimpanan Kembali
a. Jika tempat penyimpanan arsip tidak

mengalami kerusakan maka ruangan tersebut
dibersihkan terlebih dahulu
b. Penempatan kembali peralatan penyimpanan
arsip vital
c. Penempatan kembali arsip
d. Arsip vital elektronik dalam bentuk disket,
catridge, CD dan lain-lain disimpan ditempat
tersendiri dan dilakukan format ulang dan
dibuat duplikatnya.
4. Evaluasi
Setelah melakukan kegiatan pemulihan, maka
perlu dilakukan evaluasi untuk mengetahui
seberapa jauh tingkat keberhasilan penyelamatan
arsip vital dan penyusunan laporan. Kegiatan

45

evaluasi juga akan bermanfaat untuk
mempersiapkan kemungkinan adanya bencana
yang dialami oleh Perguruan Tinggi (Universitas
Bina Mandiri Gorontalo)

E. PROGRAM ARSIP TERJAGA
Program arsip terjaga adalah tindakan dan

prosedur perlindungan dan penyelamatan arsip yang
berkaitan dengan masalah Kependudukan, Kewilayahan,
Kepulauan, Perbatasan, Perjanjian Internasional, Kontrak
Karya, dan masalah pemerintahan yang strategis yang
dimiliki Universitas Bina Mandiri Gorontalo untuk
kepentingan Negara, pemerintahan, pelayanan publik,
dan kesejahteraan rakyat. Program arsip terjaga ini
dilaksanakan oleh unit pengolah bersama dengan unit
kearsipan dalam rangka pengelolaan arsip dinamis di
lingkungan Universitas Bina Mandiri Gorontalo. Program
Arsip terjaga meliputi kegiatan: Pemberkasan, Pelaporan,
dan Penyerahan salinan autentik dari naskah asli arsip
terjaga kepada kearsipan Universitas
1. Pemberkasan Arsip Terjaga

Prosedur dan teknis pemberkasan arsip terjaga oleh
unit pengolah/unit kerjasama dengan pemberkasan
arsip aktif yang dihasilkan oleh unit pengolah/unit

46

kerja yang bersangkutan dalam rangka pengelolaan
arsip aktif berdasarkan klasifikasi arsip perguruan
tinggi, meliputi: pemeriksaan kelengkapan arsip
(inspection), pemberianindeks (Indexing),
pemberian kode arsip (coding), tunjuk silang (cross
reference), penyortiran (sorting), pelabelan (labeling),
dan penyimpanan (filling).
2. Pelaporan Arsip Terjaga
a. Pelaporan arsip terjaga paling lama 1 (satu) tahun

sejak terjadinya kegiatan. Hal yang dilaporkan
adalah informasi mengenai arsip yang telah
diciptakan dan diberkaskan dalam rangka
pelaksanaan fungsi dan tugas perguruan tinggi.
b. Pelaporan disampaikan dalam bentuk daftar arsip
terjaga yang sekurang-kurangnya memuat: nama
pencipta, nomor, kode klasifikasi, uraian isi
informasi, tahun, media, jumlah, tingkat keaslian,
dan kondisi arsip.
c. Penyampaian laporan arsip terjaga kepada kearsipan
universitas menjadi tanggung jawab pimpinan
perguruan tinggi yang dilaksanakan oleh unit
kearsipan.
d. Penyampaian laporan dapat dilakukan secara
langsung (off line) maupun jaringan (on line) melalui

47

jaringan informasi kearsipan.
e. Pembaruan data laporan arsip terjaga di kearsipan

Universitas dilakukan oleh unit kearsipan bersama
dengan unit pengolah yang terkait di kearsipan.

48

BAB VI
PENGELOLAAN ARSIP AUDIO VISUAL

A. Jenis-jenis Arsip Audio Visual
Pengelolaan arsip audio visual atau arsip pandang

dengar dilaksanakan secara terpadu dengan media arsip
lain dan prosedur yang baku. Arsip Audio visual ini
meliputi:

1. Arsip citra statik (tidak bergerak) yaitu foto, slide,
poster, microfilm, microfiche.

2. Arsip citra bergerak yaitu film, video, dan video
compact disc (VCD), digital video disc (DVD).

3. Arsip rekaman suara yaitu kaset dan compact disc
(CD).

4. Media lain sesuai dengan perkembangan teknologi
penciptaannya.

B. Prosedur Pengelolaan Arsip Audio Visual
Prosedur pengolahan arsip audio visual meliputi:

Identifikasi, diskripsi, indeksing, labeling, tunjuk silang,
penyusunan sarana temu balik, dan penataan.

1. Identifikasi adalah menentukan pencipta arsip,
pemilik, dan sistem penataan yang digunakan.

2. Diskripsi adalah mencatatat data teknis dan
intelektual arsip secara akurat. Isi diskripsi audio

49

visual adalah sebagai berikut:
a. Diskripsi arsip film dokumenter: nomor reel,

tipe copy, ukuran, masa putar, warna, narasi,
produksi, tahun produksi, copyright, series, file,
isi informasi.
b. Diskripsi arsip video: nomor video, tahun,
format, durasi, tipe, warna, series, file, isi
informasi.
c. Diskripsi arsip foto: nomor positif/item,
nomor negatif, tempat/lokasi, tanggal, jumlah,
series, file, isi.
d. Diskripsi arsip rekaman suara: nomor kaset,
tanggal rekam, durasi, tipe copy, mutu suara,
file, isi informasi.
e. Diskripsi arsip rekaman suara (sejarah lisan):
nomor kaset, pengkisah, pewawancara,
tempat/tanggal wawancara, type copy, series,
file, isi informasi.
f. Diskripsi arsip microfilm: nomor reel, tahun,
bundel, jumlah halaman, ukuran, selesai di
microfilm, asal arsip, isi informasi.
g. Indeksing adalah memberi tanda pengenal
arsip.
h. Labeling adalah menuliskan indeks/tanda

50

pengenal arsip pada tempat penyimpan arsip.
i. Tunjuk silang adalah memberikan kode/

tanda/kata-kata yang memperlihatkan adanya
hubungan informasi antara arsip video visual
dengan lainnya.

j. Penyusunan sarana temu balik arsip (finding
aid) adalah menyusun hasil diskripsi arsip
secara sistematis pada suatu daftar inventaris,
yang digunakan sebagai sarana bantu
penemuan/temu balik arsip audio visual (film,
video, foto, kaset, microform).

k. Penataan adalah menempatkan dan menyusun
arsip audio visual pada rak/ lemari
penyimpanan sesuai dengan penciptanya,
format, dan ukuran arsip secara teratur pada
ruang penyimpanan.

C. Pengelolaan Arsip Audio Visual
1. Arsip Audio Visual meliputi serangkaian kegiatan
penciptaan, penataan dan pengolahan,
penggunaan, penyimpanan dan pemeliharaan serta
penyusutan.
2. Penciptaan Audio Visual dilaksanakan dengan

51

memperhatikan kualitas bahan dan peralatan yang
digunakan, teknik penciptaan, dan tingkat keahlian
pencipta.
3. Penciptaan Arsip Audio Visual disertai dengan
pencantuman uraian informasi arsip dan data
teknis media arsip yang digunakan.
4. Penataan dan Pengolahan arsip Audio Visual
dilakukan dengan cara menentukan kode indeks
dan kode, pembuatan label, membuat daftar isi file
atau pendiskripsian, baik yang berhubungan
dengan aspek teknik maupun isi informasi arsip.
5. Penggunaan Arsip Audio Visual dilakukan
dengan prosedur: permintaan, pengambilan,
pencatatan, pengendalian masa penggunaan,
pengembalian dan penyimpanan kembali.
6. Penyimpanan dan pemeliharaan dilakukan
dengan cara menjaga suhu dan kelembaban sesuai
dengan standar, menjaga kebersihan, menjaga
keamanan fisik dan informasi dari gangguan
maupun kerusakan.
7. Penyusutan Arsip Audio Visual dilakukan sesuai
dengan prosedur penyusutan arsip.

52

BAB VII
PENGELOLAAN ARSIP ELEKTRONIK

A. Unsur Unsur Arsip Elektronik
Hal ini dilakukan untuk menjamin isi, konteks,

dan struktur arsip dapat dikelola secara keseluruhan
sehingga mampu menjamin keaslian dan kehandalan
arsip.

1. Isi arsip elektronik berisi data, fakta, atau
informasi yang direkam dalam rangka pelaksanaan
kegiatan unit kerja di lingkungan Universitas Bina
Mandiri Gorontalo.

2. Konteks arsip elektronik adalah lingkungan
administrasi dan sistem yang digunakan dalam
penciptaan arsip.

3. Struktur arsip elektronik adalah bentuk (format
fisik) dan susunan (format intelektual) arsip yang
diciptakan dalam media arsip elektronik sehingga
memungkinkan isi arsip didokumentasikan.

4. Isi, konteks, dan struktur arsip elektronik harus
mencantumkan uraian informasi arsip dan data
teknis media arsip yang digunakan (metadata).

B. Sistem Pengelolaan arsip elektronik menyediakan
sarana penghubung atau antar muka (interface) untuk

53

semua format dan media arsip
C. Pengelolaan arsip elektronik dilaksanakan dengan

cara mengidentifikasi, mengkaptur (capture),
meregistrasi, menyimpan, menggunakan, dan
menyusutkan data.
D. Penciptaan arsip elektronik berasal dari hasil alih
media, naskah dinas elektronik (E-mail), Website
internet, basis data, dokumen multimedia, dll.
E. Akses dan Layanan arsip Elektronik meliputi:

1. Jaringan intranet maupun internet dilaksanakan
sesuai dengan kewenangan, sistem klasifikasi
akses dan keamanan arsip.

2. Akses dan layanan arsip hanya diberikan pada
pegawai yang berhak untuk kepentingan dinas.

54

FLOWCHART PENGELOLAAN ARSIP
DINAMIS PADA UNIT KERJA
Proses Surat Masuk/Surat
Keluar/Dokumen Kegiatan

Arsip Dinamis

Di data, diklasifikasikan
sesuai dengan Kode Permasalahan

Dinilai sesuai dengan Jadwal
Retensi Arsip (JRA)

Penyusutan Arsip pada Unit
Kerja

Pengiriman Arsip Inaktif
Masa Simpan di atas 5 Tahun ke Bagian

Kearsipan Universitas
55

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
Pengelolaan Arsip Dinamis

1. Pemberkasan, meliputi:
a. Pendataan arsip
b. Penilaian arsip
c. Pemusnahan arsip
d. Penataan arsip dalam folder
e. Penataan arsip dalam boks
f. Pelabelan boks

2. Penyimpanan meliputi:
a. Penempatan boks dalam almari arsip
b. Penemuan kembali

3. Perawatan meliputi:
a. Pembersihan arsip dari kotoran
b. Fumigasi/penyemprotan anti serangga/jamur
c. Reprografi arsip
d. Alih media arsip

4. Penyelamatan/pengamanan
a. Penyerahan ke Kearsipan Universitas
b. Pembuatan berita acara serah terima arsip

5. Penggunaan
a. Peminjaman arsip

56

ALUR PROSES PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
57

BAB VIII
PENDANAAN PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS

Pendanaan pengelolaan arsip dinamis meliputi:
1. Organisasi,
2. Sumber daya manusia,
3. Sarana dan prasarana yang berada pada Bagian
Kearsipan Universitas maupun Unit Pengolah.
4. Unit pengolah 1 adalah unit yang berada pada
tingkat Biro, Fakultas, Lembaga, UPT, Pusat
Layanan, Pusat pengembangan di lingkungan
Universitas Bina Mandiri Gorontalo.
5. Unit pengolah 2 adalah unit yang berada pada
bagian, subbagian dan Prodi di lingkungan
Universitas Bina Mandiri Gorontalo
6. Sumber daya manusia meliputi: pejabat struktural,
pejabat fungsional arsiparis, pengelola arsip, dan
fungsional lain yang terkait.
7. Pendanaan penyusunan kebijakan, pembinaan, dan
pengelolaan arsip statis dan dokumentasi sebagai
informasi publik.
8. Pendanaan dibebankan pada masing-masing unit
pengolah dan pusat arsip universitas sesuai dengan
peraturan perundang-undangan.
9. Pejabat Struktural mempunyai tanggung jawab

58

melakukan perencanaan, penyusunan program,

pengaturan, pengendalian, pelaksanaan kegiatan

kearsipan, monitoring, dan evaluasi serta

pengelolaan sumber daya kearsipan.

10. Pejabat fungsional arsiparis mempunyai

kedudukan hukum sebagai tenaga profesional

yang memiliki kemandirian dan independen dalam

melaksanakan fungsi dan tugasnya.

11. Sarana dan prasarana pengelolaan arsip dinamis

meliputi gedung, ruang, dan peralatan pengelolaan

arsip, dokumentasi, dan informasi publik.

12. Pendanaan sarana dan prasarana dibebankan pada

masing-masing unit pengolah dan pusat arsip

universitas sesuai dengan peraturan perundang-

undangan.

59

BAB IX
KETENTUAN PIDANA

Pengamanan arsip dinamis diberlakukan
sebagaimana di dalam Undang-Undang nomor 43 tahun
2009, Bab IX Ketentuan Pidana, pada pasal 81, pasal 85,
pasal 86 dan pasal 87 yang menetapkan bahwa:

1. Setiap orang yang dengan sengaja menyediakan
arsip dinamis kepada pengguna arsip yang tidak
berhak dipidana dengan pidana penjara paling
lama 3 (tiga) tahun atau denda paling banyak Rp
125.000.000,00 (seratus dua puluh lima juta rupiah).

2. Setiap orang yang dengan sengaja tidak menjaga
kerahasiaan arsip tertutup dipidana dengan
pidana penjara paling lama 5 (lima) tahun atau
denda paling banyak Rp 250.000.000,00 (dua ratus
lima puluh juta rupiah).

3. Setiap orang yang dengan sengaja memusnahkan
arsip diluar prosedur yang benar dipidana dengan
pidana penjara paling lama 10 (sepuluh) tahun
dandenda paling banyak Rp 500.000.000,00 (lima
ratus juta rupiah).

4. Setiap orang yang memperjualbelikan atau
menyerahkan arsip yang memiliki nilai guna
kesejarahan kepada pihak lain dipidana dengan

60

pidana penjara paling lama 10 (sepuluh) tahun dan
denda paling banyak Rp 500.000.000,00 (lima ratus
juta rupiah).

61

BAB X
PENUTUP
Pedoman arsip dinamis di lingkungan Universitas
Bina Mandiri Gorontalo meliputi penetapan kebijakan,
pengelolaan arsip, organisasi penciptaan arsip, dan
sumber daya pendukung dalam mengelola arsip
Universitas.
Penyelenggaraan kearsipan Universitas Bina
Mandiri Gorontalo menjadi tanggungjawab Pusat Arsip
Universitas. Dengan tersusunnya buku pedoman
pengelolaan arsip dinamis ini semoga dapat dijadikan
sebagai acuan dalam mewujudkan tata kearsipan sesuai
dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang
berlaku.

62