คู่มือการเขียนรายงานการประชุม

คู่มือ การเขียนรายงาน การประชุม คู่ มืคู่อ มื ก า รเขี ย ขี น ร า ย ง า น ก า ร ป ระชุ มชุ คู่ มื อ ก า รเขี ย น ร า ย ง า น ก า ร ป ระชุ ม

คำ นำ คู่มืคู่อมืการเขียขีนรายงานการประชุม ชุ ฉบับบันี้ จัดจัทำ ขึ้นขึ้ เพื่อ พื่ เป็น ป็ ข้อ ข้ มูลมูสำ หรับรับุค บุ ลากรที่มี ที่ หมีน้า น้ ที่จั ที่ ดจัการประชุม ชุ หรือรืผู้ที่ส ที่ นใจอยากศึกศึษาข้อ ข้ มูลมูเพื่อ พื่ สามารถนำ ไปปฏิบัติบั ติ ใช้ง ช้ านและได้ทราบแนวทางในการเขียขีนรายงานการ ประชุม ชุ โดยในเนื้อ นื้ หาอธิบายการจัดจั ประชุม ชุ ตั้งแต่เตรียรีม การก่อนการประชุม ชุ การจัดจั ประชุม ชุ การดำ เนินนิการหลัง ประชุม ชุ เสร็จ ร็ และการเขียขีนรายงานการประชุม ชุ เพื่อ พื่ ให้ บุค บุ ลากรที่มี ที่ หมีน้า น้ ที่จั ที่ ดจัการประชุม ชุ สามารถปฏิบัติบั ติงานได้ อย่าย่งถูกถูต้อง เข้า ข้ ใจตรงกัน ทราบถึงวิธีการจัดจัการประชุม คู่มืคู่อมืฉบับบันี้ส นี้ ามารถใช้เ ช้ป็น ป็ แนวทางสำ หรับรัผู้ที่ผู้ ส ที่ นใจและผู้ ที่กำ ที่ กำลังปฏิบัติบั ติหน้า น้ ที่ท ที่ างด้านนี้ร นี้ วมทั้งทั้ผู้ที่ผู้ ต้ ที่ ต้ องการศึกศึษา กระบวนการจัดจั ประชุม ชุ ผู้จัผู้ ดจัทำ นางสาวกัลยรัตรัน์ ลิมรัตรัน์สน์กุลกุ

สารบัญ กลุ่มลุ่เลขานุกนุาร คณะกรรมการวัฒนธรรมแห่งห่ชาติ สำ นักนังานปลัดกระทรวงวัฒนธรรม การเขียขีนรายงานการประชุมชุ แบบระเบียบีบวาระการประชุมชุ แบบรายงานการประชุมชุ ความสำ คัญการเขียขีนรายงานการประชุมชุ ขั้นขั้ตอนการจัดจั ประชุมชุ การเตรียรีมการก่อนการประชุมชุ การจัดจั ประชุมชุ ภายหลังการประชุมชุ ประเภทของการประชุมชุ การจัดจั ทำ วาระการประชุมชุ 1 - 2 3 - 6 7 8 9 10 11 13 - 14 15 16 12

กลุ่มเลขานุการ คณะกรรมการวัฒนธรรมแห่งชาติ สำ นักงานปลัดกระทรวงวัฒนธรรม 1

กลุ่ม ลุ่ เลขานุก นุ ารคณะกรรมการวัฒนธรรมแห่งชาติ ทำ หน้า น้ ที่เ ที่ ป็น ป็ สำ นักนังานเลขานุก นุ ารของคณะกรรมการ วัฒนธรรมแห่งห่ชาติ รับรัผิดผิชอบงานธุรการ งานประชุม ชุ การศึก ศึ ษาข้อ ข้ มูล มู และกิจการต่าง ๆ ที่เ ที่ กี่ยวกับงานของ คณะกรรมการวัฒนธรรมแห่งชาติ ติดตาม ขับขัเคลื่อน ประเมินมิผล และพัฒพันายุท ยุ ธศาสตร์แ ร์ ละแผนด้านความ มั่นมั่คงของชาติ และแผนงานบูร บู ณาการแก้ไขปัญปัหา และพัฒพันาจังจัหวัดชายแดนภาคใต้ ปฏิบัติบั ติงานร่วร่มกับ หรือรืสนับนัสนุน นุ การปฏิบัติบั ติงานของหน่วน่ยงานอื่นที่ เกี่ยวข้อ ข้ งหรือรืที่ไที่ ด้รับรัมอบหมาย บทบาทหน้าที่ 2

การเขียนรายงานการประชุม การเขียขีน รายงาน การ ประชุมชุ การบันบัทึกทึความคิดเห็นห็ของผู้มผู้ า ประชุมชุผู้เผู้ข้าข้ร่วร่มประชุมชุและมติ ของที่ปที่ ระชุมชุไว้เป็นป็หลักฐาน คือ หลักการและวิธีการในการเขียนรายงานการประชุม เขียขีนละเอียดทุกทุคำ พูดพูของกรรมการหรือรืผู้เผู้ข้าข้ร่วร่มประชุมชุพร้อร้มด้วยมติ เขียขีนย่อย่คำ พูดพูที่เ ที่ ป็น ป็ ประเด็นสำ คัญของกรรมการหรือรืผู้เผู้ข้าข้ร่วร่มประชุมชุ พร้อร้มด้วยมติที่ปที่ ระชุมชุ เขียขีนเฉพาะประเด็นหลักที่เ ที่ ป็น ป็ สาระสำ คัญที่เ ที่ กี่ยวข้อข้งกับระเบียบีบวาระ เท่าท่นั้นนั้ การเขียขีนรายงานการประชุมชุต้องมีคมีวามชัดชัเจนและความยืดยืหยุ่นยุ่ ไม่ใม่ช้ภช้าษาพูดพูมาเขียขีนในรายงานการประชุมชุ กรณีเณีป็น ป็ คำ ภาษาต่างประเทศและผู้เผู้ขียขีนทราบความหมายที่ชั ที่ ดชัเจนของ คำ ดังกล่าวควรใช้คำช้ คำที่เ ที่ ป็น ป็ ภาษาไทยแทนและเขียขีนภาษาต่างประเทศอยู่ ในวงเล็บข้าข้งท้าท้ย 3

คำ ความหมาย รายงานการ ประชุมชุ ให้ลห้งชื่อ ชื่ คณะที่ปที่ ระชุมชุหรือรืการประชุมชุนั้นนั้เช่นช่รายงานการประชุมชุคณะกรรมการ.......... ครั้งรั้ที่ ให้ลห้งครั้งรั้ที่ปที่ ระชุมชุเป็นป็รายปี โดยเริ่มริ่ครั้งรั้แรกจากเลข 1 เรียรีงเป็นป็ลำ ดับไปจนถึงสิ้นสิ้ ปีปปีฏิทินทิทับทัเลขปีพุปีทพุธศักศัราชที่ปที่ ระชุมชุเช่นช่ครั้งรั้ที่1ที่ /2565 เมื่อ มื่ ให้ลห้งวัน เดือน ปี และเวลาที่ปที่ ระชุมชุ ณ ให้ลห้งชื่อ ชื่ สถานที่ที่ ที่ ปที่ ระชุมชุ ผู้มผู้ าประชุมชุ ให้ลห้งชื่อ ชื่ หรือรืตำ แหน่งน่ของผู้ไผู้ด้รับรัแต่งตั้งเป็นป็คณะที่ปที่ ระชุมชุซึ่งซึ่เข้าข้ประชุมชุในกรณีที่ณีมี ที่ ผู้มีผู้ เข้าข้ประชุมชุแทน ให้ลห้งชื่อ ชื่ ผู้เผู้ข้าข้ประชุมชุแทนและลงว่าเข้าข้ประชุมชุแทนผู้ใผู้ดหรือรืตำ แหน่งน่ ใด ในกรณีที่ณีเ ที่ ป็นป็ผู้ไผู้ด้รับรัการแต่งตั้งเป็นป็ผู้แผู้ ทนหน่วน่ยงานให้รห้ะบุว่บุว่าเป็นป็ผู้แผู้ ทนจากหน่วน่ยงาน ใดพร้อร้มตำ แหน่งน่ ในคณะที่ปที่ ระชุมชุหรือรืการประชุมชุนั้นนั้ ผู้ไผู้ม่มม่าประชุมชุ ให้ลห้งชื่อ ชื่ และตำ แหน่งน่ของผู้ที่ผู้ ไที่ ด้รับรัการแต่งตั้งเป็นป็คณะที่ปที่ ระชุมชุซึ่งซึ่ ไม่ไม่ด้เข้าข้ประชุมชุ พร้อร้มเหตุผตุล (ถ้ามี)มี ผู้เผู้ข้าข้ร่วร่มประชุมชุ ให้ลห้งชื่อ ชื่ และตำ แหน่งน่ของผู้ไผู้ม่ไม่ด้รับรัการแต่งตั้งเป็นป็คณะที่ปที่ ระชุมชุซึ่งซึ่ ได้เข้าข้ร่วร่มประชุมชุ (ถ้ามี)มี เริ่มริ่ ประชุมชุเวลา ให้ลห้งเวลาที่เ ที่ ริ่มริ่ ประชุมชุ ข้อข้ความ เรื่อ รื่ งแจ้งจ้เพื่อ พื่ ทราบ เรื่อ รื่ งการรับรัรองรายงานการประชุมชุ เรื่อ รื่ งสืบสืเนื่อ นื่ ง เรื่อ รื่ งเสนอเพื่อ พื่ พิจพิารณา เรื่อ รื่ งอื่น ๆ (ถ้ามี)มี ให้บัห้นบัทึกทึข้อข้ความที่ปที่ ระชุมชุโดยเริ่มริ่ต้นด้วยประธานกล่าวเปิดปิ ประชุมชุและเรื่อ รื่ งที่ปที่ ระชุมชุ กับมติหรือรืข้อข้สรุปรุของที่ปที่ ระชุมชุในแต่ละเรื่อ รื่ งตามลำ ดับประกอบด้วยหัวหัข้อข้ดังนี้ เลิกประชุมชุเวลา ให้ลห้งเวลาที่เ ที่ ลิกประชุมชุ ผู้ตผู้ รวจรายงาน การประชุมชุ ให้ลห้งชื่อ ชื่ ผู้ตผู้ รวจรายงานการประชุมชุ (ควรพิมพิพ์ชื่พ์อ ชื่ เต็มและนามสกุลกุไว้ใต้ลายมือมืชื่อ ชื่ ใน รายงานการประชุมชุครั้งรั้นั้นนั้ด้วย) ผู้บัผู้ นบัทึกทึการ ประชุมชุ ให้ลห้งชื่อ ชื่ ผู้บัผู้ นบัทึกทึการประชุมชุครั้งรั้นั้นนั้ (ควรพิมพิพ์ชื่พ์อ ชื่ เต็มและนามสกุลกุไว้ใต้ลายมือมืชื่อ ชื่ ใน รายงานการประชุมชุครั้งรั้นั้นนั้ด้วย) 4

"ศัพท์และภาษาที่ใช้ในการประชุม" การเขียนรายงานการประชุม การประชุมชุตามปกติ การประชุมชุพิเพิศษ การประชุมชุสามัญ การประชุมชุวิสามัญ การประชุมชุลับ การประชุมชุปรึกษา การประชุมชุปฏิบัติบั ติการ การประชุมชุชี้แ ชี้ จง การประชุมชุใหญ่ การประชุมชุสาธารณะ ศัพศัท์เ ท์ กี่ยวกับรูปรูแบบการประชุมชุ ศัพศัท์ที่ ท์ ใที่ ช้เ ช้ รียรีกบุคบุคลที่เ ที่ กี่ยวข้อ ข้ งกับการประชุมชุ ผู้จัผู้ ดจั ประชุมชุ ผู้มีผู้ สิมีทสิธิเข้าข้ประชุมชุ ผู้เผู้ข้าข้ประชุมชุ องค์ประชุมชุ ที่ปที่ ระชุมชุ ประธาน เลขานุกนุาร เหรัญรัญิกญิ ประชาสัมสัพันพัธ์ พิธีพิธีกร คือ คือ คือ คือ คือ คือ คือ คือ คือ คือ การประชุมชุที่ปที่ ระชุมชุตามวันวัเวลา และสถานที่ที่ ที่ ไที่ ด้ตด้กลงนัดนัหมายกันกัล่วล่งหน้าน้ การประชุมชุที่น ที่ อกเหนือนืจากวาระการประชุมชุปกติตติามความจำ เป็นป็และรีบด่วด่น การประชุมชุที่ข้ ที่ อข้บังบัคับคักำ หนดตายตัวตัเช่นช่เดือดืนละครั้งรั้ปีลปีะครั้งรั้ การประชุมชุที่ข้ ที่ อข้บังบัคับคัเปิดปิ โอกาสให้กห้ระทำ ตามความจำ เป็นป็ การประชุมชุที่ข ที่ อให้ปิห้ดปิเป็นป็ความลับลันำ ไปเผยแพร่ได้เด้ฉพาะมติหติ รือข้อข้ ปฏิบัฏิติบั ติ ผู้เผู้ปิดปิเผยได้คืด้อคืประธานหรือผู้ไผู้ด้รัด้บมอบอำ นาจเท่าท่นั้นนั้ การประชุมชุของบุคบุคลที่มี ที่ ภมีารกิจกิร่วมกันกัเริ่มริ่ตั้งตั้แต่กต่ารวางแผนเสนอแนวทางการ ปฏิบัฏิติบั ติการประเมินมิค่าค่ตลอดจนการสรุปผลการดำ เนินนิงาน การประชุมชุเพื่อ พื่ แสวงหาความรู้ความเข้าข้ใจ และแนวทางการปฏิบัฏิติบั ติ การประชุมชุของหน่วน่ยงานเพื่อ พื่ ชี้แ ชี้ จงให้บุห้คบุคลในหน่วน่ยงานได้รัด้บทราบข้อข้เท็จท็จริง นโยบายของหน่วน่ยงานเพื่อ พื่ นำ ไปปฏิบัฏิติบักัตินกั การประชุมชุที่เ ที่ ปิดปิ โอกาสให้สห้มาชิกชิสามารถร่วร่มกันกัแสดงความคิดคิเห็นห็ข้อข้เสนอแนะได้ จัดจั ประชุมชุตามระยะเวลาท่ี่กำ ท่ี่ กำหนดหรือประชุมชุประจำ ปี การประชุมชุที่เ ที่ ปิดปิ โอกาสให้บุห้คบุคลภายนอกเข้าข้ร่วมฟังฟัได้แด้ละเปิดปิ โอกาสให้ถห้ามหรือ แสดงความคิดคิเห็นห็ ได้ คือ คือ คือ คือ คือ คือ คือ คือ คือ คือ ผู้ริผู้ เริริ่มริ่ ให้เห้กิดการประชุมชุ บุคบุคลที่ไที่ ด้รับรัเชิญชิหรือรื ได้รับรัแต่งตั้งให้เห้ข้าข้ ประชุมชุ บุคบุคลที่เ ที่ ข้าข้ร่วร่มประชุมชุ จำ นวนผู้เผู้ข้าข้ ประชุมชุตามข้อข้บังบัคับที่กำ ที่ กำหนดไว้ หากสมาชิกชิเข้าข้ร่วร่มไม่คม่รบตาม กำ หนดจะเปิดปิ ประชุมชุไม่ไม่ด้เพราะไม่คม่รบองค์ประชุมชุการประชุมชุจำ เป็นป็ต้องยุติยุติลง จำ นวนผู้เผู้ข้าข้ ประชุมชุทั้งทั้หมด ยกเว้นผู้จัผู้ ดจัการประชุมชุ ผู้ที่ผู้ ทำ ที่ ทำหน้าน้ที่ค ที่ วบคุมคุการประชุมชุเปิดปิ ประชุมชุและปิดปิ ประชุมชุ ผู้ที่ผู้ ทำ ที่ ทำหน้าน้ที่จั ที่ ดจัระเบียบีบวาระการประชุมชุ ผู้ที่ผู้ ทำ ที่ ทำหน้าน้ที่รั ที่ บรัผิดผิชอบด้านการเงินงิ ผู้ที่ผู้ ทำ ที่ ทำหน้าน้ที่เ ที่ ผยแพร่ข่ร่าข่วสารต่าง ๆ ผู้ดูผู้ แดูลความเรียรีบร้อร้ยของที่ปที่ ระชุมชุทั้งทั้หมด สร้าร้งบรรยากาศโน้มน้น้าน้วใจ หรือรืคอยชี้แ ชี้ จงให้คห้วามสะดวกแก่ผู้เผู้ข้าข้ร่วร่มประชุมชุ 5

"การเว้นวรรค การลำ ดับความ และการย่อความ" ในการเขียขีนรายงานการประชุมชุผู้เผู้ขียขีนรายงานการประชุมชุมีคมีวามจำ เป็นป็ ต้องเข้าข้ ใจถึงการลำ ดับความ ย่อย่ความ ตลอดจนการเว้นวรรคสำ หรับรัข้อข้ความต่าง ๆ เพื่อ พื่ ให้คห้วามหมายของคำ หรือรื ประโยค สามารถเข้าข้ ใจและมีคมีวามหมายตรงตามที่ผู้ ที่ ผู้ เขียขีนรายงานการประชุมชุต้องการ การเว้นวรรคในประโยค เมื่อ มื่ จบประโยคแล้วขึ้นขึ้ต้นประโยคใหม่ สังสัเกตที่คำ ที่ คำเชื่อ ชื่ มหรือรืเนื้อ นื้ ความ เมื่อ มื่ จบประโยคหลักแล้วตามด้วยประโยคย่อย่ย สังสัเกตที่คำ ที่ คำเชื่อ ชื่ มหรือรืเนื้อ นื้ ความ เมื่อ มื่ จบประโยคหลักแล้วตามด้วยประโยคย่อย่ย สังสัเกตที่คำ ที่ คำเชื่อ ชื่ มหรือรืเนื้อ นื้ ความ เมื่อ มื่ จบใจความประธานที่เ ที่ ป็นป็กลุ่มลุ่คำ สังสัเกตที่ก ที่ ริยริา การเรียรีงลำ ดับคำ ในประโยค การเรียรีงลำ ดับคำ มีคมีวามสำ คัญมากในภาษาไทย หากเรียรีงลำ ดับผิดผิความหมาย ของคำ หรือรื ประโยคนั้นนั้ก็จะเปลี่ยนไปทำ ให้เห้กิดความเข้าข้ ใจผิดผิ ได้ การเน้นน้ความหมาย ของประโยคขึ้นขึ้อยู่กัยู่ กับคำ ที่นำ ที่ นำหน้าน้ ประโยคด้วยเช่นช่กัน การเรียรีงลำ ดับคำ ต้องเรียรีงให้ ตรงความหมายที่เ ที่ ราต้องการ การเรียรีงลำ ดับคำ ในย่อย่หน้า ข้อข้เท็จจริงริคือ เรื่อ รื่ งราวหรือรืเหตุการณ์ที่ณ์ผู้ ที่ ส่ผู้ งส่สารนำ มารายงานให้ทห้ราบตามที่ปที่ ระสบ พบเห็นห็มา โดยจะบอกสถานที่ เมื่อ มื่ ไร มีีลัมีีลักษณะอย่าย่งไร มีปมีริมริาณหรือรืขนาดเท่าท่ ใด ซึ่งซึ่ ข้อข้ความจะเป็นป็ข้อข้เท็จท็จริงริขึ้นขึ้อยู่กัยู่ กับข้อข้มูลมูที่ไที่ ด้รับรัว่าเพียพีงพอหรือรื ไม่ ข้อข้คิดเห็นห็คือ ข้อข้ความที่แ ที่ สดงความน่าน่เชื่อ ชื่ ถือหรือรืแนวคิดหรือรืความรู้สึรู้ กสึว่าเห็นห็ด้วย หรือรื ไม่ ข้อข้ความแสดงอารมณ์หณ์รือรืความรู้สึรู้ กสึเป็นป็การแสดงอารมณ์หณ์รือรืความรู้สึรู้ กสึของผู้ส่ผู้ งส่ สารว่าเป็นป็อย่าย่งไร การย่อย่ความเป็นป็งานเขียขีนที่ตั ที่ ตัดข้อข้ความที่ย ที่ าวให้สั้ห้นสั้ลงโดยรักรัษาสาระสำ คัญไว้ การย่อย่ ความแบ่งบ่เป็นป็ 2 ส่วส่นคือ ใจความ คือ ข้อข้ความที่สำ ที่ สำคัญ และพลความ คือ ข้อข้ความที่สำ ที่ สำคัญ รองลงไป ทำ หน้าน้ที่ข ที่ ยายความให้ชัห้ดชัเจนยิ่งยิ่ขึ้นขึ้ ใจความและพลความแบ่งบ่ออกเป็นป็ 3 ชนิดนิ ดังนี้ 6

เพื่อ พื่ ฟังฟัความคิดเห็นห็จากผู้เผู้ข้าข้ ร่วมประชุมชุเพื่อ พื่ ประธานหรือผู้เผู้กี่ยวข้อข้งจะนำ ไปประกอบการ ตัดสินสิ ใจ ความเห็นห็ของผู้เผู้ข้าข้ ร่วมประชุมชุไม่มีม่ผมีลต่อการ ตัดสินสิ ใจของประธาน ผู้เผู้ข้าข้ ร่วมประชุมชุมีหมีน้าน้ที่ใที่ ห้คห้วามคิดเห็นห็ ไม่มีม่กมีารลงคะแนนเสียสีง วัตถุปถุระสงค์ 1. 2. 3. 4. ประเภทของการประชุม การประชุมเพื่อแจ้งให้ทราบ การประชุมเพื่อขอความคิดเห็น การประชุมเพื่อหาข้อตกลงร่วมกัน การประชุมเพื่อหาข้อยุติหรือเพื่อแก้ปัญหา เพื่อ พื่ แจ้งจ้คำ สั่งสั่ เพื่อ พื่ ชี้แ ชี้ จงนโยบาย วัตถุปถุระสงค์วิธีปฏิบัติบั ติ เพื่อ พื่ แถลงผลงาน หรือความก้าวหน้าน้ของงาน วัตถุปถุระสงค์ 1. 2. 3. เพื่อ พื่ หาข้อข้ตกลงร่วมกัน วางตัวเป็นป็กลางอย่าย่งเคร่งครัด กำ หนดเกณฑ์ตัฑ์ ตัดสินสิ ใจว่าควรจะทำ อย่าย่งไร ใช้เช้หตุผตุลอย่าย่งมีหมีลักเกณฑ์เฑ์ป็นป็เงื่อ งื่ นไขสำ คัญ วัตถุปถุระสงค์ 1. 2. 3. 4. วัตถุปถุระสงค์ ผู้เผู้ข้าข้ ร่วมประชุมชุมีคมีวามทัดทัเทียทีมกันในการ ตัดสินสิ ใจ เพื่อ พื่ หาข้อข้ยุติยุติหรือหาทางแก้ไขปัญปัหา โดยประธานในการประชุมชุเพื่อ พื่ หาข้อข้ยุติยุติร่วม ประธานต้องชี้ปชี้ ระเด็นหลักให้ที่ห้ ปที่ ระชุมชุหาข้อข้ยุติยุติ โดยนำ เสนอข้อข้มูลมูพื้น พื้ ฐานรวมทั้งทั้ประเด็น กฎหมายเพื่อ พื่ ประกอบการพิจพิารณา และสรุปข้อข้ ยุติยุติร่วมจากที่ปที่ ระชุมชุ การประชุมชุเพื่อ พื่ แจ้งจ้ ให้ทห้ราบ การประชุมชุเพื่อ พื่ ขอความคิดเห็นห็ การประชุมชุเพื่อ พื่ หาข้อข้ตกลงร่วร่มกัน การประชุมชุเพื่อ พื่ หาข้อข้ยุติ หรือรืเพื่อ พื่ แก้ปัญปัหา 7

การจัดทำ วาระการประชุม ฝ่ายเลขานุการผู้เสนอวาระการประชุมจะต้องสรุปเรื่องราวความเป็นมาของเรื่อง รวมทั้งประเด็นที่จะนำ เสนอในแต่ละวาระการประชุม เพื่ออำ นวยความสะดวกต่อ การพิจารณาของคณะกรรมการ และที่สำ คัญคือเป็นฐานข้อมูลที่จะทำ ให้ที่ประชุม พิจารณาได้อย่างรอบคอบถูกต้องและรวดเร็ว การจัดทำ เอกสารประกอบวาระการประชุมที่ดีจะต้องกระชับ ชัดเจน และตรง ประเด็น หากมีกฎ ระเบียบ พระราชบัญญัติหรือมติที่เกี่ยวข้อง จะต้องนำ เสนอเป็น ข้อมูลประกอบการพิจารณาด้วย โดยมีระเบียบวาระต่าง ๆ ดังนี้ ผู้เผู้สนอวาระนี้ส่ นี้ วส่นใหญ่จญ่ะเป็นป็ ประธานแจ้งจ้ เรื่องต่าง ๆ ให้ที่ห้ ปที่ ระชุมชุทราบ รวมทั้งทั้เรื่องที่ฝ่ที่ าฝ่ย เลขานุกนุารจัดจัระเบียบีบวาระเพื่อ พื่ แจ้งจ้ที่ปที่ ระชุมชุ ทราบ ซึ่งซึ่เป็นป็เรื่องที่ไที่ ม่ต้ม่ ต้องหาข้อข้ยุติยุติหรือการ พิจพิารณาจากที่ปที่ ระชุมชุ เป็นป็การรับรองรายงานการประชุมชุที่ผ่ ที่ าผ่นมา วาระนี้เ นี้ป็นป็เรื่องที่ที่ ที่ ปที่ ระชุมชุได้รับมอบหมาย ให้กำห้ กำเนินนิการไว้หรือให้ศึห้กศึษาข้อข้มูลมูเพิ่มพิ่เติมหรือ เเคยพิจพิารณามาก่อนแล้ว แต่ยังยัมิไมิด้ข้อข้ยุติยุติซึ่งซึ่จะ ต้องรายงานความคืบหน้าน้ ให้ที่ห้ ปที่ ระชุมชุทราบ ประเด็นเสนอวาระ เสนอได้ 2 ประเด็นคือ เพื่อ พื่ ทราบ หรือเพื่อ พื่ พิจพิารณา เป็นป็เรื่องที่ต้ ที่ ต้องการให้ที่ห้ ปที่ ระชุมชุพิจพิารณา เพื่อ พื่ นำ ไปเป็นป็นโยบายและแนวทางการปฏิบัติบั ติ งาน การจัดจัทำ เอกสารประกอบวาระต้องศึกศึษา เรื่องราวให้ลห้ะเอียดและสรุปความเป็นป็มาของ เรื่องให้ชัห้ดชัเจนและครอบคลุมลุเพื่อ พื่ เป็นป็พื้น พื้ ฐานใน การพิจพิารณาที่ถู ที่ กถูต้อง เป็นป็เรื่องที่ไที่ ม่ไม่ด้จัดจัเข้าข้ ในวาระใดวาระหนึ่งนึ่ ในการประชุมชุแต่ละครั้งรั้แต่อาจมีเมีรื่องเร่งด่วน จำ เป็นป็ที่ต้ ที่ ต้องเสนอคณะกรรมการเพื่อ พื่ พิจพิารณาก็ สามารถจัดจัเข้าข้ ในวาระอื่น ๆ ได้ วาระเพื่อ พื่ ทราบ วาระรับรัรองรายงาน การประชุมชุ วาระสืบสืเนื่อ นื่ ง วาระเพื่อ พื่ พิจพิารณา วาระอื่น ๆ 8

แบบระเบีบี บี ยบี ยบวาระ การประชุชุชุ ม ชุ ม 9

แบบรายงานการประชุชุชุ ม ชุ ม 10

เป็นองค์ประกอบของการประชุมอย่างเป็นทางการ มีองค์ประกอบ ได้แก่ ประธานองค์ประชุม เลขานุการ ญัตติ ระเบียบวาระการประชุม มติ รายงานการประชุม และหนังสือเชิญประชุม เป็นหลักฐานในการปฏิบัติงาน ยืนยันการปฏิบัติงานที่ได้บันทึกรายงาน ผลการปฏิบัติงาน การแลกเปลี่ยนความคิดเห็น การกำ หนดนโยบาย ข้อ เสนอแนะ และมติที่ประชุม เป็นเครื่องมือการติดตามงาน รายงานการประชุมมีการจดมติไว้ จะเป็น หลักฐานสำ คัญให้เลขานุการหรือผู้ได้รับมอบหมายได้ติดตามงานตามมติ ที่ประชุม เป็นหลักฐานอ้างอิง รายงานการประชุมที่รับรองรายงานการประชุม แล้ว ถือเป็นเอกสารที่ใช้อ้างอิงได้ตามกฎหมาย เป็นข้อมูลข่าวสาร เลขานุการจะส่งรายงานการประชุมให้ผู้เข้าร่วม ประชุมได้ทราบข้อมูลหรือทบทวนเรื่องราวในการประชุมครั้งก่อน นอกจากนี้เป็นประโยชน์ต่อผู้ไม่มาประชุมได้ศึกษาข้อมูลและรับทราบมติ ที่ประชุมด้วย ความสำ คัญการเขียน รายงานการประชุม รายงานการประชุมมีความสำ คัญต่อองค์กรเป็นอย่างมาก หาก รายงานการประชุมมีความหมายผิดไปจากการอภิปราย ย่อมเกิดความ เสียหายต่อองค์กรได้ การเขียนรายงานการประชุมมีความสำ คัญ ดังนี้ 11

ขั้ น ต อ น ก า ร จั ด ป ระชุ ม ขั้น ขั้ ตอนการจัดประชุม การเตรีย รี มการก่อน การจัด จั ประชุม ชุ การจัด จั ประชุม ชุ ภายหลังการ ประชุม ชุ 1 2 3 ขั้ น ต อ น ก า ร จั ด ป ระชุ ม 12

การเตรียมการ ก่อนการประชุม ทำ หนังนัสือสืถึงหน่วน่ยงานที่เ ที่ กี่ยวข้อข้ง และจัดจัทำ เอกสารการประชุมชุให้ ตรงตามวัตถุปถุระสงค์ของการจัดจั ประชุมชุ ประชุมชุหารือรืร่วร่มกับทีมทีงาน เพื่อ พื่ กำ หนดระเบียบีบวาระการ ประชุมชุ กำ หนดวัน เวลา สถานที่จั ที่ ดจั ประชุมชุ จัดจัเตรียรีมสถานที่จั ที่ ดจั ประชุมชุทั้งทั้รูปรูแบบออนไซต์ และประชุมชุออนไลน์ทน์าง ไกล สรุปรุจำ นวนผู้เผู้ข้าข้ร่วร่ม/ไม่ เข้าข้ร่วร่มการประชุมชุ รวบรวมวีดีทัศทัน์ที่น์จ ที่ ะนำ เสนอ ประสานจัดจัเตรียมอุปกรณ์ด้าน อิเล็กทรอนิกส์ (Zoom) จัดจัส่งส่เอกสารการประชุมชุ รูปรูแบบเอกสาร/ อิเล็กทรอนิกนิส์ 13

จัดจัทำ ร่าร่งระเบียบีบวาระการ ประชุมชุ จัดจัทำ หนังนัสือสืเห็นห็ชอบ ระเบียบีบวาระการประชุมชุ จัดจัทำ คำ ขออนุมันุติมั ติการจัดจั ประชุมชุ จัดจัทำ สรุปรุเนื้อ นื้ หาในรูปรูแบบ powerpoint จัดจัทำ เอกสารประกอบ การประชุมชุ จัดจัทำ หนังนัสือสืเชิญชิ ประชุมชุ 14

การจัดการประชุม ดำ เนินนิการจัดจั ประชุมชุทั้งทั้ ในรูปรูแบบ การประชุมชุในห้อห้งประชุมชุและการ ประชุมชุผ่าผ่นระบบทางไกลออนไลน์ พร้อร้มบันบัทึกทึภาพและเสียสีงของการ ประชุมชุตลอดระยะเวลาการประชุมชุ จดรายละเอียดของการประชุมชุ และสรุปรุมติของที่ปที่ ระชุมชุ สรุปรุรายงานการประชุมชุ และมติของที่ปที่ ระชุมชุ 15

ภายหลังการประชุม จัดจัทำ รายงานการประชุมชุ จัดจัทำ หนังนัสือสืเสนอผู้บผู้ ริหริารเพื่อ พื่ เห็นห็ชอบรายงานการประชุมชุ ทำ หนังนัสือสืแจ้งจ้หน่วน่ยงานที่เ ที่ กี่ยวข้อข้ง เพื่อ พื่ รับรัรองมติของที่ปที่ ระชุมชุรูปรูแบบ เอกสารและอิเล็กทรอนิกนิส์ แก้ไขรายงานการประชุมชุตาม ความเห็นห็ของผู้เผู้ข้าข้ร่วร่มประชุมชุ สรุปรุผลการรับรัรองรายงานการประชุมชุขออนุมันุติมั ติเบิกบิค่าใช้จ่ช้าจ่ยในการประชุมชุ ติดตามผลการดำ เนินงานตามมติที่ประชุม เพื่อให้การดำ เนินงานตามนโยบายแผนงาน มีผลในทางปฏิบัติเกิดผลสำ เร็จและบรรลุ ตามวัตถุประสงค์ 1 4 2 3 7 5 6 16