2023 BAHAGIAN AKAUN KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA SOALAN LAZIM Terimaan Tanpa Tunai (e-Payment) (PINDAAN OKTOBER 2023)
1 FAQ SOALAN LAZIM Terimaan Tanpa Tunai (e-Payment) Terminal Point-Of-Sale (POS) P R O S E S P E M B U K A A N A K A U N B A N K 1. Apakah yang dimaksudkan dengan Acquiring Bank (AB) dan adakah Akaun Terimaan Kecil Perbendaharaan (ATKP) sama dengan AB? AB adalah bank yang dilantik oleh Kerajaan bagi menguruskan terimaan melalui e-Pembayaran yang berfungsi sebagai ATKP. AB tidak sama dengan ATKP di mana AB adalah merujuk kepada Bank manakala ATKP merujuk kepada Akaun Bank. 2. Bagaimanakah cara untuk memohon pembukaan akaun bank (Akaun Terimaan Kecil Perbendaharaan – ATKP) terminal Point-Of-Sale (POS)? PTJ/Pejabat Pemungut perlu mengemukakan permohonan pembukaan ATKP kepada Bahagian Kewangan KKM melalui e-mel [email protected]. Permohonan lengkap akan dipanjangkan ke Bahagian Akaun KKM (BA KKM) untuk semakan sebelum dikemukakan ke Bahagian Perkhidmatan Operasi Pusat dan Agensi (BPOPA), Jabatan Akauntan Negara Malaysia (JANM) untuk pembukaan ATKP. 3. Apakah dokumen yang diperlukan bagi membuka akaun ATKP dan adakah carta organisasi perlu dikemukakan juga? Dokumen yang diperlukan adalah: i. Lampiran C(a) – Borang Permohonan Akaun Terimaan Kecil Perbendaharaan (ATKP); ii. Lampiran Maklumat Dua (2) Pegawai Mengendalikan Akaun Bank; dan iii. Salinan kad pengenalan dua (2) pegawai yang mengendalikan akaun bank. Carta organisasi tidak perlu dikemukakan. *Borang adalah seperti di Lampiran Garis Panduan Bahagian Akaun Bilangan 3 Tahun 2022: Lampiran – Borang ATKP.
2 FAQ SOALAN LAZIM Terimaan Tanpa Tunai (e-Payment) Terminal Point-Of-Sale (POS) P R O S E S P E M B U K A A N A K A U N B A N K 4. Adakah boleh Borang Permohonan Pembukaan ATKP (bil. 9 Butiran Pemohon) ditandatangani oleh pegawai kumpulan sokongan? Borang permohonan pembukaan ATKP tidak boleh ditandatangani oleh pegawai kumpulan sokongan. Borang permohonan hendaklah ditandatangani oleh Ketua Jabatan atau pegawai pengurusan terkanan selepas Ketua Jabatan. 5. Siapakah yang memberi kelulusan pembukaan akaun bank terminal POS? Kelulusan pembukaan akaun bank terminal POS adalah berdasarkan kepada surat BPOPA JANM kepada bank. Surat ini mengarahkan bank untuk membuka satu akaun e-Payment bagi terimaan melalui terminal POS berdasarkan permohonan yang dibuat oleh PTJ/Pejabat Pemungut. Surat ini juga mengandungi maklumat PTJ/Pemungut termasuk nama akaun dan no. ID Korporat Terimaan yang perlu diikuti oleh pihak bank semasa membuka akaun bank. Sebagai tambahan, sebelum akaun bank dibuka, PTJ/Pejabat Pemungut perlu memperolehi kelulusan untuk melaksanakan terimaan hasil secara e-Payment melalui terminal POS daripada Bahagian Khidmat Perunding (BKP), JANM dan kelulusan ini telah pun diperolehi secara blanket approval. 6. Apakah yang perlu dilakukan selepas akaun ATKP dibuka? Setelah ATKP dibuka, BA KKM akan mengemukakan makluman pembukaan ATKP melalui e-mel beserta arahan pembukaan Portal Bank kepada pegawai di PTJ/Pejabat Pemungut seperti di borang permohonan. PTJ/Pejabat Pemungut perlu
3 FAQ SOALAN LAZIM Terimaan Tanpa Tunai (e-Payment) Terminal Point-Of-Sale (POS) P R O S E S P E M B U K A A N A K A U N B A N K mengambil tindakan sebagaimana yang dimaklumkan di dalam e-mel. Bahagian Kewangan KKM akan menguruskan pemasangan terminal POS dengan pihak bank. Vendor yang dilantik oleh bank akan memasang dan menunjukkan cara penggunaan terminal POS di PTJ/Pejabat Pemungut dan pelaksanaan terimaan melalui terminal POS boleh dilakukan. P R O S E S K U T I P A N D I K A U N T E R A. RESIT 7. Sekiranya terdapat satu keluarga mendapatkan rawatan serentak bagi tiga (3) orang ahli keluarganya, bolehkah bayaran dibuat sekali gus melalui kad debit dan hanya satu (1) resit sahaja dikeluarkan? Transaksi bayaran di terminal POS boleh dilakukan sekali gus untuk ketiga-tiga ahli keluarganya di mana satu slip jualan akan dijana melalui terminal POS. Walau bagaimanapun, resit rasmi/kupon hendaklah dikeluarkan berasingan bagi setiap ahli keluarga yang menerima rawatan kerana pendaftaran pesakit dibuat secara individu. 8. Sekiranya terdapat dua kali transaksi dengan bayaran RM7 di mana RM1 untuk pendaftaran dan RM6 untuk caj rawatan, adakah dua (2) resit perlu dikeluarkan? Bayaran bagi pendaftaran dan caj rawatan boleh dikenakan sekali gus melalui terminal POS dengan mengeluarkan hanya satu (1) resit rasmi sahaja yang mengandungi dua (2) kod hasil yang bersesuaian. 9. Jika bayaran pendaftaran adalah RM5 dan terdapat caj rawatan yang perlu dibayar sebanyak RM500, bolehkah bayaran disatukan dalam satu resit Kew.38? Boleh. Kod hasil pendaftaran – RM5 dan rawatan – RM500 hendaklah dicatatkan pada resit berkenaan mengikut kod hasil masing-masing.
4 FAQ SOALAN LAZIM Terimaan Tanpa Tunai (e-Payment) Terminal Point-Of-Sale (POS) P R O S E S K U T I P A N D I K A U N T E R 10. Adakah perlu diasingkan jenis terimaan sama ada kad debit atau kredit semasa penyediaan resit? Jenis terimaan perlu diasingkan mengikut jenis kad sama ada kad debit atau kad kredit. Penyediaan resit terbahagi kepada dua iaitu penyediaan resit kepada pelanggan atau penyediaan resit daripada Pemungut Utama (PU) kepada Pemungut Kecil (PK). Resit yang akan diserahkan kepada pelanggan perlu diasingkan jenis terimaan kepada kad debit atau kad kredit. Manakala resit untuk tujuan memperakaunkan kutipan di Sistem iGFMAS (resit lump sum daripada PU kepada PK), PU boleh memilih salah satu mod terimaan sama ada kad debit atau kad kredit. Sila rujuk perenggan 3.3.6 (i) dan 3.3.7 (c), Lampiran A: Garis Panduan Terimaan Tanpa Tunai di Kaunter Menggunakan terminal POS. Perbezaan antara resit kepada pelanggan dengan resit kepada PK adalah seperti di Lampiran 1. 11. Sekiranya resit kepada pelanggan telah tersilap rekod jenis mod terimaan kad debit dan kad kredit, sebagai contoh transaksi kad kredit direkodkan sebagai kad debit, adakah proses penyediaan Penyata Pemungut boleh diteruskan (jumlah transaksi kad debit dan Penyediaan Penyata Pemungut boleh diteruskan dan catatan kesilapan jenis mod terimaan boleh dibuat di Laporan Senarai Resit atau salinan resit simpanan Pejabat Pemungut.
5 FAQ SOALAN LAZIM Terimaan Tanpa Tunai (e-Payment) Terminal Point-Of-Sale (POS) P R O S E S K U T I P A N D I K A U N T E R kad kredit adalah sama pada buku tunai)? Kesilapan merekod jenis mod terimaan kad debit dan kad kredit pada resit kepada pelanggan akan menyukarkan proses semak silang bagi bayaran caj perkhidmatan kepada bank. PTJ/ Pejabat Pemungut hendaklah memastikan kesilapan tersebut tidak berlaku. 12. Apakah butiran yang perlu ditulis pada perihal di resit bagi bayaran kad debit atau kad kredit? Sila rujuk contoh seperti di Lampiran 2. Penting: Pejabat Pemungut hendaklah memastikan maklumat Approval Code pada slip jualan dicatatkan pada resit rasmi (Kupon/ Kew. 38/Kew. 38E) yang dikeluarkan kepada pelanggan bagi memudahkan semakan silang dibuat. 13. Adakah perlu resit Kew.38 (salinan pejabat) diserahkan kepada PU? Resit Kew.38 (salinan pejabat) tidak perlu diserahkan kepada PU. PK hanya perlu mengemukakan Buku Tunai Kew.249 dan Merchant Report sahaja kepada PU untuk semakan. 14. Adakah bayaran sebanyak RM3 perlu menggunakan resit Kew.38 atau boleh menggunakan kupon? Penggunaan kupon adalah lebih mudah dan menjimatkan masa petugas kaunter berbanding dengan mengeluarkan resit Kew.38 akan memakan masa petugas kaunter. PTJ/Pejabat Pemungut hendaklah menggunakan resit Kew.38 bagi amaun bayaran yang tidak sama dengan nilai kupon. Penggunaan kupon perlu mematuhi maksud di bawah Arahan Perbendaharaan (AP) 70(a)(ii) di mana amaun bayaran yang dicatatkan perlu sama dengan nilai kupon tersebut. Untuk makluman bagi pengeluaran resit Kew.38, pegawai yang menulis resit adalah berbeza dengan pegawai yang
6 FAQ SOALAN LAZIM Terimaan Tanpa Tunai (e-Payment) Terminal Point-Of-Sale (POS) P R O S E S K U T I P A N D I K A U N T E R menandatangani resit. Sekiranya hanya ada seorang sahaja petugas, Pejabat Pemungut boleh memohon pengecualian di bawah AP70(a)(iv) kepada Pejabat Perakaunan (AO) masing-masing dan disalinkan kepada BA KKM. 15. Untuk penggunaan resit Kew.38, siapa yang boleh menandatangani resit tersebut? Ini kerana tandatangan hanya dibolehkan kepada pegawai yang tertentu sahaja. Resit Kew.38 hendaklah ditandatangani oleh pegawai yang diberi kuasa sahaja berdasarkan surat perwakilan kuasa AP11 di PTJ/Pejabat Pemungut yang berkenaan. 16. Sekiranya terdapat transaksi di terminal POS pada hujung bulan iaitu pada tarikh penutupan akaun bagi hospital yang menggunakan resit sistem iGFMAS, adakah perlu menguna pakai resit kew.38 manual? Tidak perlu. Pihak hospital boleh menyediakan resit Kew.38e dari Sistem iGFMAS seperti biasa. Yang berbeza cuma tarikh penyediaan Penyata Pemungut adalah pada bulan berikutnya kerana pindahan wang ke Akaun Terimaan Utama AO berlaku dalam tempoh T+1. 17. Apakah nombor rujukan dan kod swift bank yang perlu dikunci masuk semasa penyediaan resit Kew.38e di Sistem iGFMAS? Bagi Pejabat Pemungut yang mengeluarkan resit Kew.38e dari Sistem iGFMAS kepada pelanggan, nombor rujukan yang perlu dikunci masuk adalah nombor Approval Code seperti yang terdapat pada slip jualan terminal POS. Manakala, kod swift bank hendaklah menggunakan kod bank pelanggan bagi penggunaan kad debit/kredit tempatan. Sekiranya kad yang digunakan adalah kad antarabangsa/ kad prabayar atau seumpamanya hendaklah menggunakan kod bank ATKP masing-masing disebabkan
7 FAQ SOALAN LAZIM Terimaan Tanpa Tunai (e-Payment) Terminal Point-Of-Sale (POS) P R O S E S K U T I P A N D I K A U N T E R kad-kad tersebut tiada dalam senarai bank di Sistem iGFMAS. Sila rujuk contoh seperti di Lampiran 1 dan Lampiran 2 18. Amalan di Hospital XXX apabila menerima bayaran melalui kad debit dan kredit adalah: i. Catat pada resit ‘D’ bagi kutipan kad debit; dan ii. Catat pada resit ‘K’ bagi kutipan kad kredit. Adakah ia dibolehkan dan perlu diasingkan? Resit Kew. 38 (manual) yang dikeluarkan kepada pelanggan perlu diasingkan mengikut jenis mod terimaan dan dicatat sebagai ED (kad debit) atau EK (kad kredit) diikuti dengan nombor Approval Code seperti mana yang dinyatakan dalam Lampiran A: Garis Panduan Terimaan Tanpa Tunai di Kaunter Menggunakan Terminal POS. Bagi penggunaan kupon memadai dicatat ED atau EK pada salinan pejabat sahaja. 19. Bagi hospital yang menggunakan sistem terimaan berkomputer sendiri, adakah salinan resit perlu dicetak untuk disimpan secara hardcopy? Salinan resit TIDAK PERLU DICETAK. PTJ/Pejabat Pemungut hanya perlu menyimpan salinan resit secara softcopy. Resit asal hendaklah dicetak dan diberi kepada pelanggan berdasarkan keperluan AP 60. 20. Bagi semakan harian untuk kutipan secara tanpa tunai, petugas kaunter perlu mencetak resit untuk dikepilkan bersama resit terminal POS. Isunya adalah sebelum ini resit ASAL dicetak sebanyak dua (2) keping. Satu (1) salinan untuk diberikan kepada pelanggan dan satu (1) salinan untuk dikepilkan bersama terminal POS. Adakah satu (1) salinan resit untuk dikepilkan dengan resit Resit ASAL TIDAK BOLEH DICETAK DUA (2) KALI. Resit asal hanya boleh dicetak sekali sahaja. Semakan silang boleh dibuat melalui Laporan Terimaan Harian di sistem tersebut dengan Merchant Report, slip jualan dan slip Settlement.
8 FAQ SOALAN LAZIM Terimaan Tanpa Tunai (e-Payment) Terminal Point-Of-Sale (POS) P R O S E S K U T I P A N D I K A U N T E R terminal POS tersebut hanya dibenarkan salinan resit atau boleh guna resit ASAL? Ini kerana untuk mencetak resit salinan, petugas kaunter terpaksa membuka modul lain di dalam sistem SPP setiap kali hendak mencetak resit salinan dan menyebabkan proses pendaftaran bagi pesakit-pesakit yang seterusnya menjadi lambat. B. RESIT KEPADA PELANGGAN VS RESIT LUMP SUM 21. Apakah perbezaan resit yang dikeluarkan kepada pelanggan dengan resit lump sum? Resit kepada pelanggan adalah resit rasmi yang dikeluarkan setelah transaksi pembayaran di terminal POS berjaya menggunakan kad debit/kredit dan diserahkan kepada pelanggan sebagai bukti pembayaran berdasarkan keperluan AP 60. Manakala, resit lump sum adalah resit yang dikeluarkan oleh PU kepada PK setelah pindahan wang dibuat kepada Akaun Terimaan Utama AO berdasarkan Settlement yang dibuat oleh PK. Ia bertujuan bagi memperakaunkan kutipan yang dibuat oleh PK di Sistem iGFMAS. Sila rujuk Lampiran 1. 22. Apakah nombor rujukan yang perlu dicatatkan pada resit kepada pelanggan dan resit lump sum? Nombor rujukan yang perlu dicatatkan pada resit kepada pelanggan adalah nombor Approval Code yang terdapat pada slip jualan.
9 FAQ SOALAN LAZIM Terimaan Tanpa Tunai (e-Payment) Terminal Point-Of-Sale (POS) P R O S E S K U T I P A N D I K A U N T E R Manakala, nombor rujukan pada resit lump sum adalah nombor pindahan wang iaitu empat (4) digit terakhir nombor ID Korporat Terimaan. Contoh: Nombor rujukan pindahan wang pada hari tersebut adalah 42010103Y103 maka nombor rujukan yang dikunci masuk di sistem iGFMAS adalah Y103. PU perlu mengeluarkan resit lump sum kepada setiap PK yang terlibat dengan menggunakan nombor rujukan yang sama (Y103) bagi setiap resit. Sila rujuk Lampiran 1. 23. Apakah dokumen yang perlu dikepilkan bersama dengan resit kepada pelanggan dan resit lump sum? Dokumen yang perlu dikepilkan bersama: i. Resit kepada pelanggan – slip jualan terminal POS. ii. Resit lump sum – Buku Tunai Kew.249, Merchant Report dan Penyata Bank Harian. Sila rujuk Lampiran 1. C. KUPON 24. Jika kutipan berjumlah RM8 menggunakan kupon campur tetapi pada salinan pejabat Approval Code ditulis bersekali dengan nombor kupon yang lain-lain. Adakah ia dibenarkan? Tidak dibenarkan. PTJ/Pejabat Pemungut hendaklah mengeluarkan resit Kew.38 berjumlah RM8. Penggunaan kupon perlu mematuhi maksud di bawah Arahan Perbendaharaan AP70(a)(ii) di mana amaun bayaran yang dicatatkan perlu sama dengan nilai kupon tersebut.
10 FAQ SOALAN LAZIM Terimaan Tanpa Tunai (e-Payment) Terminal Point-Of-Sale (POS) P R O S E S K U T I P A N D I K A U N T E R 25. Sekiranya nombor kupon RM1 atau RM5 terlangkau satu nombor akibat daripada muka surat kupon yang melekat, adakah muka surat/nombor kupon tersebut boleh digunakan atau perlu dibatalkan? Sekiranya nombor kupon terlangkau, kupon yang tidak digunakan tersebut perlu dibatalkan. Catatan nombor siri kupon di Buku Tunai Kew.249 hendaklah direkodkan secara turutan berdasarkan keperluan Perenggan 10.7.6, Lampiran A: Surat Pekeliling Akauntan Negara Malaysia (SPANM) Bilangan 3 Tahun 2019 – Tatacara Pengurusan Terimaan. 26. Bolehkah buku kupon diasingkan untuk terimaan tunai dan e-Payment? Buku kupon tidak dibenarkan diasingkan untuk terimaan tunai dan e-Payment kerana catatan nombor siri kupon di Buku Tunai Kew.249 hendaklah direkodkan secara turutan berdasarkan keperluan Perenggan 10.7.6, Lampiran A: Surat Pekeliling Akauntan Negara Malaysia (SPANM) Bilangan 3 Tahun 2019 – Tatacara Pengurusan Terimaan. 27. Adakah Approval Code tidak perlu ditulis pada kupon? Approval Code MESTI ditulis pada kupon dan dicatat pada kupon salinan pejabat sahaja. Ini kerana cetakan pada slip jualan (Merchant Copy) mudah pudar dan ianya bertujuan untuk semak silang dengan Laporan Merchant Settlement yang dikeluarkan oleh pihak bank.
11 FAQ SOALAN LAZIM Terimaan Tanpa Tunai (e-Payment) Terminal Point-Of-Sale (POS) P R O S E S K U T I P A N D I K A U N T E R D. SLIP JUALAN & SLIP SETTLEMENT 28. Adakah slip jualan dikira sebagai resit asal? Tidak. Slip jualan adalah merupakan dokumen yang dikeluarkan daripada terminal POS. Ia adalah dokumen sokongan dan bukan dokumen rasmi Kerajaan. 29. Sekiranya slip jualan dibatalkan di terminal POS, adakah kupon/resit perlu dibatalkan juga? Kupon/resit yang dikeluarkan hendaklah dibatalkan dan proses Void perlu dilakukan di terminal POS. Namun, sekiranya kupon/resit belum dikeluarkan, hanya proses Void sahaja perlu dilakukan. 30. Sekiranya slip jualan/settlement di terminal POS hilang, bagaimanakah cara untuk mencetak semula slip berkenaan dari terminal POS? Slip jualan/settlement tidak boleh dicetak setelah proses berkenaan telah dilakukan di terminal POS namun Pejabat Pemungut boleh menyemak dengan Laporan Merchant Settlement yang disediakan oleh pihak bank. 31. Apakah penyelesaian sekiranya berlaku situasi di mana amaun slip jualan yang dikeluarkan melalui terminal POS lebih daripada amaun resit rasmi yang dikeluarkan kepada pelanggan? Sekiranya proses Settlement belum dilakukan maka petugas kaunter boleh melakukan proses Void dan membatalkan resit yang dikeluarkan dan membuat semula proses tersebut namun sekiranya perkara ini diketahui selepas proses Settlement, Pejabat Pemungut perlu mengeluarkan resit tambahan yang tally dengan amaun slip jualan dan dibuat ke atas nama pelanggan yang sama berdasarkan maklumat Approval Code yang ditulis dan perlu membuat memulangkan lebihan wang tersebut melalui kaedah bayar balik hasil sahaja. Kaedah bayaran balik hasil boleh dirujuk di SPANM Bil. 3
12 FAQ SOALAN LAZIM Terimaan Tanpa Tunai (e-Payment) Terminal Point-Of-Sale (POS) P R O S E S K U T I P A N D I K A U N T E R Tahun 2019: Tatacara Pengurusan Terimaan. 32. Sekiranya berlaku terlebih kutip hasil dan bayaran balik hendak dibuat, adakah perlu slip jualan (Customer Copy) dikepilkan bersama dalam permohonan tersebut? Tidak perlu. Dokumen sokongan yang perlu dikepilkan adalah resit asal. Bagi tujuan ini, tuntutan bayaran balik hasil bagi RM2,000 dan ke bawah perlu mendapat kelulusan melalui Ketua Jabatan manakala melebihi RM2,000 hingga ke RM50,000 perlu diangkat ke Pegawai Pengawal. Sila rujuk Arahan Perbendaharaan (AP) 87 untuk maklumat lanjut. 33. Adakah slip jualan (Merchant Copy) wajib dicetak dan adakah ia perlu disimpan di Pejabat Pemungut? Merchant Copy memang akan keluar secara auto daripada terminal POS sejurus transaksi berjaya. Hanya Customer Copy sahaja ada pilihan sama ada hendak dicetak atau sebaliknya. Namun begitu, dinasihatkan supaya Customer Copy dicetak dan diserahkan bersama dengan resit rasmi/kupon. 34. Adakah perlu slip jualan (Merchant Copy) dilekatkan bersekali dengan resit/kupon? Terpulang kepada kaedah penyimpanan yang praktikal di PK. Namun, sebaikbaiknya dikepilkan bersekali dengan resit/kupon bagi memudahkan semakan dibuat. 35. Jika slip jualan (Merchant Copy) dikepilkan pada resit/kupon, perlu lagikah dicatat Approval Code pada resit/kupon berkenaan? Approval Code perlu dicatat pada resit/kupon kerana cetakan pada Merchant Copy mudah pudar.
13 FAQ SOALAN LAZIM Terimaan Tanpa Tunai (e-Payment) Terminal Point-Of-Sale (POS) P R O S E S K U T I P A N D I K A U N T E R 36. Jika slip jualan (Merchant Copy) dan slip Settlement telah difotostat untuk simpanan, adakah Approval Code masih perlu ditulis pada resit/kupon? Approval Code MESTI dicatatkan pada resit atau kupon (salinan pejabat sahaja). Merchant Copy dan Settlement tidak perlu difotostat. 37. Apa perlu dilakukan sekiranya terdapat pesakit yang membuat bayaran menggunakan kad debit atau kad kredit tetapi slip jualan tidak keluar daripada mesin terminal POS sedangkan akaun pesakit telah ditolak? Hubungi pihak bank untuk sahkan transaksi. E. KAD DEBIT / KREDIT TEMPATAN & ANTARABANGSA 38. Mohon pencerahan berhubung transaksi kad kredit antarabangsa. Adakah kad kredit antarabangsa boleh digunakan? Boleh. KKM telah memperolehi kelulusan daripada MOF untuk menggunakan kad debit/kredit antarabangsa bagi tujuan pembayaran di fasiliti KKM dengan kadar caj perkhidmatan seperti berikut: Mod Bayaran Kadar Caj Kad debit antarabangsa Tidak melebihi 0.5% atas nilai transaksi Kad kredit antarabangsa Tidak melebihi 0.9% atas nilai transaksi Untuk penyediaan resit iGFMAS bagi kad debit/kredit antarabangsa, sekiranya senarai bank tiada dalam swift code, PTJ/Pejabat Pemungut boleh menggunakan swift code bagi ATKP masing-masing. 39. Adakah kad kredit AEON & BigPay boleh diterima untuk bayaran di mesin terminal POS? Kad kredit AEON/BigPay atau seumpamanya boleh digunakan dengan syarat mempunyai logo Visa /Master Card.
14 FAQ SOALAN LAZIM Terimaan Tanpa Tunai (e-Payment) Terminal Point-Of-Sale (POS) P R O S E S K U T I P A N D I K A U N T E R 40. Apakah sebenarnya yang dimaksudkan dengan kad mydebit dispute oleh pihak bank? Mengikut istilah ia adalah pertikaian kad debit (debit card dispute) yang berlaku apabila pemegang kad menghubungi bank pengeluar mereka dan mempertikaikan kesahihan caj kad debit. Pemegang kad melakukan ini, secara teori kerana terdapat beberapa masalah dengan transaksi yang tidak dapat mereka selesaikan dengan pihak merchant secara langsung. Oleh itu, semakan lanjut perlu dilakukan oleh PTJ/Pejabat Pemungut ke atas transaksi yang berlaku sebelum ini dan jika perlu hubungi pelanggan atau pihak bank. P R O S E S P E N Y E L E S A I A N ( S E T T L E M E N T ) F. SETTLEMENT FUNCTION 41. Jika Settlement telah dilaksanakan, bolehkah transaksi di terminal POS dilakukan lagi apabila terdapat pembayaran ingin dilakukan selepas itu? Boleh. Transaksi boleh dilakukan dan Settlement perlu dilakukan lagi selepas itu. 42. Bagaimana sekiranya terdapat pesakit yang datang membuat bayaran menggunakan kad melalui terminal POS selepas tamat waktu operasi klinik dan Settlement telah dilakukan? Sekiranya pesakit datang membuat bayaran selepas tamat waktu operasi klinik, penerimaan bayaran adalah tertakluk kepada operasi di kaunter. Jika bayaran diterima melalui terminal POS, Settlement perlu dilakukan sekali lagi. 43. Bolehkah Settlement dibuat seminggu sekali atau apabila ada transaksi? Proses settlement MESTI dibuat sekiranya ada transaksi di terminal POS dan dilakukan pada penghujung hari.
15 FAQ SOALAN LAZIM Terimaan Tanpa Tunai (e-Payment) Terminal Point-Of-Sale (POS) P R O S E S P E N Y E L E S A I A N ( S E T T L E M E N T ) Proses Settlement penting bagi tujuan pengesahan/bukti transaksi terimaan melalui kad debit/kredit dan jumlah wang yang perlu dipindahkan oleh AB ke Akaun Terimaan Utama AO. Sekiranya Settlement tidak dilakukan pada penghujung hari, bank tidak boleh membuat pindahan wang kepada Akaun Terimaan Utama AO dalam tempoh 1 hari bekerja selepas hari transaksi (T+1). Sila rujuk Lampiran A: Garis Panduan Terimaan Tanpa Tunai di Kaunter Menggunakan Terminal POS. P R O S E S P I N D A H A N W A N G G. PENYATA BANK HARIAN (PBH) 44. Apakah tindakan PTJ/ Pejabat Pemungut Utama bagi menyediakan Penyata Pemungut sekiranya pindahan wang yang dibuat oleh AB pada keesokan harinya tetapi Penyata Bank Harian (PBH) di portal bank yang mengandungi nombor ID Korporat Terimaan hanya boleh dijana pada hari berikutnya iaitu hari kedua selepas pindahan wang? Penyata Pemungut perlu disediakan segera selepas pindahan wang dibuat oleh AB ke Akaun Terimaan Utama AO dan memasukkan nombor ID Korporat Terimaan di ruangan nombor slip bank pada Penyata Pemungut. Sekiranya maklumat ID Korporat Terimaan tidak diperolehi, PU boleh memohon kerjasama AO bagi mendapatkan nombor ID tersebut. 45. Apakah tindakan yang boleh diambil oleh PTJ/ Pejabat Pemungut sekiranya Penyata Bank Harian (PBH) tidak menunjukkan PTJ/ Pejabat Pemungut boleh menghubungi pegawai bank yang berkaitan secara emel dan disalinkan kepada BA KKM untuk
16 FAQ SOALAN LAZIM Terimaan Tanpa Tunai (e-Payment) Terminal Point-Of-Sale (POS) P R O S E S P I N D A H A N W A N G G. PENYATA BANK HARIAN (PBH) nombor ID Korporat Terimaan ketika bank membuat pindahan wang ke Akaun Terimaan AO? tindakan selanjutnya. Maklumat pegawai bank yang berkaitan boleh diperolehi di Garis Panduan Bahgaian Akaun Bilangan 3 Tahun 2022, Lampiran 4: Senarai Pegawai Bank Yang Boleh Dihubung 46. Bagaimanakah cara untuk PTJ/ Pejabat Pemungut mengakses Penyata Bank Harian (PBH)? PTJ/ Pejabat Pemungut boleh mengakses Penyata Bank Harian (PBH) sekiranya mempunyai capaian ke atas Portal Bank. Hanya PU sahaja yang boleh mempunyai capaian ke atas portal bank. Cara memohon capaian ke atas portal bank seperti di Lampiran 3. P R O S E S P E N G E M A S K I N I A N B U K U T U N A I H. BUKU TUNAI SERAHAN KEW.249 47. Adakah nombor Approval Code perlu dicatatkan pada Buku Tunai Kew.249? Tidak perlu. Memadai dengan mencatatkan ‘EP’ merujuk kepada transaksi e-Payment pada buku tunai. Approval Code hanya perlu dicatatkan pada resit rasmi Kew.38 yang diserahkan kepada pelanggan dan kupon (salinan pejabat). 48. Bagaimana kutipan hendak direkodkan di Buku Tunai kew.249 sekiranya resit dikeluarkan hujung bulan tetapi pindahan wang berlaku pada awal bulan berikutnya. Adakah direkodkan pada bulan semasa atau bulan berikutnya? Kutipan perlu direkodkan mengikut bulan semasa. Sila rujuk Lampiran 4.
17 FAQ SOALAN LAZIM Terimaan Tanpa Tunai (e-Payment) Terminal Point-Of-Sale (POS) P R O S E S P E N G E M A S K I N I A N B U K U T U N A I 49. Adakah jumlah harian di Buku Tunai Kew.249 perlu ditandatangani setiap hari? Merujuk AP80 jumlah harian di Buku Tunai Kew.249 perlu ditandatangani oleh penyelia/pegawai yang diberi kuasa setiap hari sekiranya terdapat transaksi. Sila rujuk Lampiran 4. 50. Adakah maklumat kad debit dan kad kredit pada Buku Tunai Kew.249 perlu diasingkan? Tidak perlu. Memadai dicatatkan ‘EP’ yang merujuk kepada transaksi e-Payment kad debit dan kad kredit. Maklumat transaksi sama ada kad debit dan kad kredit boleh disemak pada Merchant Report. 51. Bolehkah catatan di buku tunai dilangkau sebaris? Boleh. Tiada halangan untuk tujuan kekemasan. Yang penting catatan transaksi terutama nombor resit hendaklah berturutan. 52. Bolehkah buku tunai diasingkan antara kutipan tunai dan kutipan e-Payment? Tidak dibenarkan. 53. Bolehkah diberikan contoh penulisan Buku Tunai Kew.249 yang menggabungkan transaksi terimaan tunai dengan kutipan e-Payment? Sila rujuk contoh seperti di Lampiran 3.
18 FAQ SOALAN LAZIM Terimaan Tanpa Tunai (e-Payment) Terminal Point-Of-Sale (POS) P R O S E S P E N Y E D I A A N P E N Y A T A P E M U N G U T I. RESIT LUMP SUM (iGFMAS) 54. Penyediaan resit lump sum oleh PU kepada PK sebelum penyediaan Penyata Pemungut, adakah ia perlu disediakan untuk setiap satu PK atau memadai menyediakan satu resit untuk semua kutipan di PK? PU hendaklah menyediakan resit lump sum mengikut setiap satu PK yang membuat kutipan dengan memastikan jumlah keseluruhan setiap resit yang dikeluarkan adalah sama dengan jumlah pindahan wang pada hari tersebut. J. ID KORPORAT TERIMAAN 55. Apakah yang dimaksudkan dengan nombor ID Korporat Terimaan? Nombor ID Korporat Terimaan adalah nombor rujukan unik bagi mengenal pasti transaksi pindahan wang dari AB yang dilantik ke Akaun Terimaan AO. 56. Apakah kepentingan nombor ID Korporat Terimaan tersebut? Nombor ID Korporat Terimaan adalah penting kerana nombor ID Korporat Terimaan tersebut akan dimasukkan di ruang nombor slip bank di Penyata Pemungut iGFMAS bagi membolehkan Pejabat Perakaunan (AO) membuat penyata penyesuaian bank secara auto match. K. SERAHAN WANG 57. Adakah serahan wang dalam Sistem iGFMAS perlu dilakukan untuk terimaan tanpa tunai? Ya. Serahan wang perlu dilakukan dalam Sistem iGFMAS sama seperti terimaan tunai dengan memilih cara bayaran kad debit/kredit. Jika tidak dilakukan, data resit tidak dapat ditarik ketika penyediaan Penyata Pemungut. L. PENYATA PEMUNGUT 58. Bagaimana hendak menyediakan Penyata Pemungut Offline sekiranya dalam satu (1) ID Korporat Terimaan / pindahan wang PTJ/Pejabat Pemungut hendaklah menyediakan dua (2) Penyata Pemungut Offline yang berbeza dengan
19 FAQ SOALAN LAZIM Terimaan Tanpa Tunai (e-Payment) Terminal Point-Of-Sale (POS) P R O S E S P E N Y E D I A A N P E N Y A T A P E M U N G U T mempunyai kutipan kad debit dan kad kredit sedangkan jenis kutipan perlu diasingkan? mengasingkan jenis kutipan kad debit dan kad kredit. Namun begitu, nombor slip bank yang dikunci masuk hendaklah nombor ID Korporat Terimaan yang sama untuk pindahan wang berkenaan. 59. Apakah dokumen yang perlu dilampirkan sebelum menyediakan Penyata Pemungut? Dokumen yang diperlukan sebelum menyediakan Penyata Pemungut adalah: i. Merchant Report; dan ii. Penyata Bank Harian. 60. Kenapa perlu menggunakan Penyata Pemungut Offline bagi kutipan yang menggunakan resit iGFMAS dan resit Kew.38/kupon? Adakah memang tiada alternatif untuk dilaksanakan secara online? Tujuan menggunakan Penyata Pemungut offline disebabkan Penyata Pemungut Auto tidak boleh mengemaskini nombor slip bank ID Korporat Terimaan dan Penyata Pemungut Online hanya bagi PTJ/ Pejabat Pemungut yang mempunyai sistem terimaan sendiri. 61. Mengapakah teriman tanpa tunai (e-Payment) tidak boleh menggunakan Penyata Pemungut Auto di iGFMAS? Teriman tanpa tunai (e-Payment) tidak boleh menggunakan Penyata Pemungut Auto di iGFMAS disebabkan Penyata Pemungut Auto tidak boleh mengemaskini nombor ID Korporat Terimaan di ruangan slip bank Penyata Pemungut. 62. Apakah perbezaan di antara Penyata Pemungut Auto, Online dan Offline di iGMAS? Sila rujuk Lampiran 5 untuk melihat perbezaan di antara ketiga-tiga jenis Penyata Pemungut. 63. Adakah Penyata Pemungut Offline perlu di cetak sama seperti Penyata Pemungut Auto? Ya, ia perlu dicetak untuk disimpan bagi tujuan semakan audit.
20 FAQ SOALAN LAZIM Terimaan Tanpa Tunai (e-Payment) Terminal Point-Of-Sale (POS) M E R C H A N T R E P O R T / M E R C H A N T P O R T A L & P O R T A L B A N K ( I N T E R N E T B A N K I N G ) M. MERCHANT REPORT (LAPORAN URUS NIAGA HARIAN – LUH) 64. Apakah yang dimaksudkan dengan Merchant Report? Merchant Report adalah laporan yang dikeluarkan oleh bank berdasarkan nombor Merchant ID (MID) bagi transaksi harian yang berlaku di terminal POS yang berkenaan. 65. Bilakah Merchant Report dikeluarkan oleh pihak bank? Merchant Report dikeluarkan oleh pihak bank selepas Pejabat Pemungut membuat Settlement pada hari transaksi tersebut. 66. Bagaimana untuk mengakses Merchant Report? Pegawai perlu mempunyai ID dan password untuk mengakses Merchant Report. Untuk mendapatkan capaian tersebut, permohonan perlu dibuat dengan pihak bank berdasarkan MID yang diterima oleh pegawai. Merchant Report akan dikeluarkan oleh pihak bank seperti berikut: • RHB – melalui e-mel • Maybank – log in Merchant Portal • CIMB – log in e-Access • Public Bank – log in Merchant Portal • BSN – log-in BSNeBiz 67. Siapakah yang diberi capaian mengakses Merchant Report? Capaian ke atas Merchant Report diberi kepada PK dan PU yang mengendalikan terminal POS di kaunter. Setiap terminal POS mempunyai satu (1) capaian berdasarkan nombor MID masing-masing. 68. Adakah capaian ke atas Merchant Report sama dengan capaian ke atas portal bank? Tidak sama. Capaian ke atas Merchant Report diberi kepada semua sama ada PU atau PK berdasarkan nombor MID
21 FAQ SOALAN LAZIM Terimaan Tanpa Tunai (e-Payment) Terminal Point-Of-Sale (POS) M E R C H A N T R E P O R T / M E R C H A N T P O R T A L & P O R T A L B A N K ( I N T E R N E T B A N K I N G ) manakala capaian ke atas Portal Bank hanya diberikan kepada PU sahaja. 69. Apakah kepentingan Merchant Report? Merchant Report adalah penting untuk Pejabat Pemungut menyemak: i. Nombor Approval Code slip jualan dengan kutipan harian resit yang dikeluarkan; dan ii. Caj perkhidmatan yang dikenakan oleh bank kepada Pejabat Pemungut. 70. Adakah Merchant Report daripada pihak bank perlu tandatangan penyemak dan pengesah oleh PK? Merchant Report adalah dokumen sokongan dan bukan dokumen rasmi Kerajaan. Walau bagaimanapun, Merchant Report tetap perlu disemak dengan lain-lain dokumen yang berkaitan bagi mengesahkan terimaan tersebut adalah tepat. 71. Kepada siapakah Merchant Report akan di e-melkan oleh pihak bank? Hanya RHB Bank sahaja yang mengemukakan Merchant Report secara e-mel. Dicadangkan supaya alamat e-mel yang didaftarkan dengan pihak bank adalah group e-mel (PU dan PK yang terlibat) bagi PU yang berkenaan. 72. Merchant Report dari PK telah dihantar ke PU. Berapa lamakah tempoh PU perlu menyimpan laporan tersebut? Tiada tempoh disebabkan Merchant Report yang dihantar adalah secara softcopy dan tidak perlu dihantar secara hardcopy kepada PU kecuali diminta oleh PU. Laporan berkenaan perlu disimpan oleh pihak PK sama ada secara hardcopy atau softcopy.
22 FAQ SOALAN LAZIM Terimaan Tanpa Tunai (e-Payment) Terminal Point-Of-Sale (POS) M E R C H A N T R E P O R T / M E R C H A N T P O R T A L & P O R T A L B A N K ( I N T E R N E T B A N K I N G ) 73. Adakah ke semua laporan yang disediakan oleh bank perlu dicetak? Pejabat Pemungut boleh memilih sama ada untuk mencetak laporan atau tidak. Namun, Pejabat Pemungut MESTI menyimpan ke semua laporan yang disediakan oleh bank secara softcopy bagi mengelakkan laporan tersebut tidak boleh diakses. M. MERCHANT PORTAL VS PORTAL BANK 74. Bagaimanakah cara PU untuk memohon capaian Portal Bank? Cara untuk memohon boleh rujuk Lampiran 3. C A J P E R K H I D M A T A N B A N K & H I B A H N. CAJ PERKHIDMATAN BANK 75. Apakah kod pembekal dan nombor akaun bagi bayaran caj perkhidmatan bank? i. MAYBANK No. kod pembekal: 6000297073 No. akaun: 514012407196 ii. CIMB No. kod pembekal: 6000472002 No. akaun: 8000199963 iii. RHB No. kod pembekal: 6000471545 No. akaun: 26601600023793 iv. PUBLIC BANK No. kod pembekal: 6000471340 No. akaun: 3999061811 v. BSN No. kod pembekal: 6000471460 No. akaun: 514495103996
23 FAQ SOALAN LAZIM Terimaan Tanpa Tunai (e-Payment) Terminal Point-Of-Sale (POS) C A J P E R K H I D M A T A N B A N K & H I B A H 76. Adakah bayaran caj perkhidmatan bank dibayar menggunakan modul Invois Tanpa Pesanan Tempatan? Ya. Caj perkhidmatan bank hendaklah dibayar menggunakan modul Invois Tanpa Pesanan Tempatan dan dicaj ke kod akaun CAA B0229135. 77. Bagaimanakah pihak bank mengemukakan invois caj perkhidmatan dan apakah yang perlu dilakukan sekiranya invois masih belum diterima? Invois caj perkhidmatan dikemukakan melalui e-mel dan PTJ/Pejabat Pemungut hendaklah mencetak invois berkenaan bagi tujuan pembayaran. Sekiranya invois tidak diterima, sila laporkan kepada Bahagian Kewangan KKM untuk tindakan selanjutnya. 78. Apakah dokumen sokongan yang diperlukan bagi tujuan pembayaran caj perkhidmatan bank? Dokumen sokongan yang diperlukan adalah invois daripada bank. PU perlu memastikan caj perkhidmatan tersebut adalah betul setelah semakan silang dibuat berdasarkan penggunaan kad debit/kredit di Merchant Report tersebut. 79. Sekiranya invois caj perkhidmatan yang dikemukakan oleh pihak bank mengikut setiap satu terminal POS, adakah bayaran perlu dibayar mengikut invois atau dibayar secara lump sum? Bayaran hendaklah dibayar mengikut invois dan perihal di baucar bayaran perlu dicatatkan nombor invois. 80. Adakah pesakit yang membuat bayaran menggunakan kad kredit akan dikenakan caj tambahan? Bank tidak boleh mengenakan apa-apa caj selain caj perkhidmatan bank yang ditanggung sepenuhnya oleh Kerajaan. Jika ini berlaku, sila laporkan kepada kepada pihak bank untuk semakan lanjut dan disalinkan kepada BA KKM.
24 FAQ SOALAN LAZIM Terimaan Tanpa Tunai (e-Payment) Terminal Point-Of-Sale (POS) C A J P E R K H I D M A T A N B A N K & H I B A H 81. Bagaimana dengan caj perkhidmatan bagi kad prabayar seperti BigPaY, AEON Express dan lain-lain yang mempunyai logo mastercard atau VISA sama ada dicaj dengan kadar kad debit atau kredit? Kad prabayar tersebut dikategorikan sebagai kad kredit dan kadar caj perkhidmatan adalah mengikut caj kad kredit. O. HIBAH 82. Apakah yang perlu dilakukan ke atas hibah yang diberikan oleh pihak bank? PTJ/Pejabat Pemungut hendaklah memperakaunkan amaun hibah yang berkenaan ke kod hasil H0275401: Faedah dari baki wang ke bank. Resit yang dikeluarkan untuk bayaran hibah hendaklah diletakkan atas nama Ketua Jabatan / PTJ. K O D H A S I L / K O D A K A U N 83. Bolehkah bayaran balik emolumen tahun lalu dibayar menggunakan terminal POS? Bayaran balik emolumen tahun lalu tidak boleh dibayar menggunakan terminal POS walaupun bayaran balik emolumen tersebut dicaj kepada kod hasil H0181101 kerana ia memberi impak terhadap caj perkhidmatan yang perlu ditanggung oleh Kerajaan. 84. Bayaran hasil apakah yang boleh dibayar menggunakan terminal POS? Kod hasil yang dibenarkan menggunakan Terminal POS seperti di Lampiran 6. Walau bagaimnanapun, kod hasil H0181101 bagi tujuan bayaran balik emolumen tahun lalu adalah tidak dibenarkan.
25 FAQ SOALAN LAZIM Terimaan Tanpa Tunai (e-Payment) Terminal Point-Of-Sale (POS) P E N U T U P A N A K A U N B A N K 85. Terdapat dua (2) akaun bank telah dibuka di PTJ/Pejabat Pemungut di mana hanya satu (1) akaun sahaja yang aktif digunakan. Apakah yang perlu dilakukan oleh PTJ/Pejabat Pemungut sekiranya PTJ/Pejabat Pemungut bercadang untuk menutup akaun bank yang tidak digunakan? PTJ/Pejabat Pemungut perlu mengemukakan permohonan untuk menutup akaun bank yang berkenaan dengan melampirkan Borang Permohonan ATKP dan salinan penyata bank berbaki sifar kepada BA KKM. Permohonan seterusnya akan dikemukakan kepada BPOPA, JANM untuk proses penutupan selanjutnya. Sekiranya akaun bank masih berbaki, BPOPA, JANM boleh mengarahkan pihak bank memindahkan baki sedia ada ke Akaun Terimaan AO yang berkenaan dan menjadi tanggungjawab PTJ/Pejabat Pemungut untuk memperakaunkan terimaan tersebut ke kod akaun yang sepatutnya. 86. Apakah yang akan terjadi sekiranya akaun bank tidak aktif dalam tempoh yang lama. Adakah kemungkinan akaun ditutup secara auto? Sekiranya akaun bank tidak aktif dalam tempoh melebihi enam (6) bulan kebiasaannya akaun akan menjadi dormant. Pengaktifan semula akaun adalah tertakluk kepada tatacara proses kerja bagi setiap bank. L A I N - L A I N 87. Untuk penambahan mesin terminal POS, permohonan perlu dibuat terus dengan pihak bank atau melalui KKM? Permohonan perlu melalui Bahagian Kewangan KKM.
26 FAQ SOALAN LAZIM Terimaan Tanpa Tunai (e-Payment) Terminal Point-Of-Sale (POS) L A I N - L A I N 88. Bagaimanakah cara mendapatkan salinan perjanjian pihak bank dengan Kerajaan? Permohonan boleh dihantar ke Bahagian Kewangan KKM atau melalui e-mel kepada [email protected]. 89. Adakah bayaran secara tunai masih boleh diterima? Bayaran tunai masih boleh diterima sekiranya pelanggan tidak mempunyai kad. Walau bagaimanapun, petugas kaunter digalakkan untuk mempromosikan bayaran tanpa tunai melalui kad debit/kredit. 90. Bagaimana sekiranya warga asing menolak untuk membuat bayaran tanpa tunai terminal POS dan ingin membuat bayaran secara tunai? Dapatkan kerjasama dengan pelanggan supaya membuat bayaran tanpa tunai kecuali warga asing berkenaan tidak mempunyai kad debit/kredit. 91. Apakah tindakan yang perlu diambil jika pihak vendor/Pejabat Pemungut melakukan testing ke atas terminal POS dengan transaksi sebanyak RM1.00 tetapi terlupa untuk melakukan proses Void? Apabila tindakan pengujian dilakukan sehingga ke proses Settlement di mana proses Void tidak dilakukan dalam tempoh tersebut dan amaun kutipan didapati telah dipindahkan ke Akaun Terimaan Utama AO, Pejabat Pemungut disarankan supaya memperakaunkan kutipan tersebut dengan mengeluarkan resit atas nama Ketua Jabatan dan dimasukkan ke kod akaun bayaran-bayaran lain (H0171999). 92. Apakah yang perlu dilakukan sekiranya petugas kaunter tersilap memasukkan amaun kutipan pada terminal POS? Sebagai contoh, amaun kutipan RM10 tersilap masuk RM1 (amaun terkurang) atau RM1 tersilap masuk RM10 (amaun terlebih). Sekiranya berlaku kesilapan memasukkan amaun semasa proses pembayaran sedang dilakukan di terminal POS, petugas kaunter boleh meminta penyelia melakukan proses Void bagi membatalkan transaksi. Proses ini hanya boleh dilakukan sekiranya resit belum dikeluarkan dan Settlement belum dilaksanakan.
27 FAQ SOALAN LAZIM Terimaan Tanpa Tunai (e-Payment) Terminal Point-Of-Sale (POS) L A I N - L A I N Namun, sekiranya resit telah dikeluarkan, proses Settlement telah dilakukan dan pindahan wang ke Akaun Terimaan Utama AO juga telah berlaku maka tindakah yang boleh diambil adalah seperti di Lampiran 7. 93. Adakah Maybank QRPay boleh digunakan? Pembayaran melalui QRPay adalah tidak dibenarkan. Kelulusan yang diperolehi oleh KKM bagi pembayaran melalui e-dompet adalah DuitNow QR sahaja.