JADUAL PELUPUSAN REKOD (JPR) URUSAN AM DAN FUNGSIAN LEMBAGA PELABUHAN BINTULU
Cetakan Pertama Hakcipta terpelihara. Tidak dibenarkan mengeluar ulang mana-mana bahagian daripada kandungan buku ini dalam apa jua bentuk dan dengan apa cara pun sama ada secara elektronik, fotokopi, mekanikal, rakaman atau lain-lain sebelum mendapat izin bertulis daripada Pengurus Besar, Lembaga Pelabuhan Bintulu Diterbitkan oleh: Lembaga Pelabuhan Bintulu Menara Kidurong, Peti Surat 296 Aras 8,9 & 10 Menara Kidurong Jalan Tg Kidurong, 97007 Bintulu Sarawak
KANDUNGAN Bil. Perkara Muka Surat Persetujuan Bersama Jadual Pelupusan Rekod Fungsian Di Antara Arkib Negara Malaysia Dan Lembaga Pelabuhan Bintulu Prakata Ketua Pengarah Arkib Negara Malaysia i Kata-kata Aluan Lembaga Pelabuhan Bintulu ii Jawatankuasa JPR Lembaga Pelabuhan Bintulu iii Jawatankuasa JPR Arkib Negara Malaysia iv Maklumat Jabatan v Pendahuluan/Latar Belakang Sejarah vi 1. Pengenalan Jadual Pelupusan Rekod (JPR) Urusan Fungsian 1 2. Tujuan Jadual 1 3. Skop Jadual 1 4. Kuasa Jadual 1 5. Kuatkuasa Penggunaan Jadual Pelupusan Rekod (JPR) Urusan Fungsian 2 6. Kajian Semula Jadual 2 7. Definisi/Tafsiran 2-4 8. Format Jadual 4 9. Permohonan Pemusnahan Rekod yang Dinyatakan Dalam Jadual Pelupusan Rekod 5 10. Pelupusan Rekod yang Tidak Dinyatakan Dalam Jadual Pelupusan Rekod Urusan Fungsian 5 11. Pelupusan Rekod Terperingkat 6 12. Pemindahan Rekod Awam Ke Arkib Negara Malaysia 6 13. Penangguhan Pemindahan 6 14. Kaedah Pemusnahan Rekod Awam 7 15. Pemindahan Rekod Bernilai Kebangsaan/Sejarah 7 16. Pertanyaan 7 17. Kandungan Siri Rekod (Jadual Pelupusan Rekod Fungsian Lembaga Pelabuhan Bintulu) 8 1.0 Tadbir Urus Pelabuhan 1.1 Jawatankuasa Mesyuarat 1.2 Pelaburan 1.3 Penswastaan / Pengambil alihan 8-10
2.0 Operasi Dan Kawal Selia Pelabuhan 2.1 Pengendalian Kargo / Operasi Pelabuhan 2.2 Laporan Statistik Pelabuhan 2.3 Dagangan Berbahaya (DG) 2.4 Aktiviti Perkapalan 2.5 Perlesenan Dan Permit 2.6 Caj Perkhidmatan Dan Tarif 2.7 Audit Pemeriksaan Pelabuhan 10-13 3.0 Pembangunan Pelabuhan 3.1 Projek Pembinaan Pelabuhan 3.2 Penyediaan Fasiliti Pelabuhan 3.3 Penyewaan dan Pajakan Tanah LPB 3.4 (Penyelenggaraan) / Pembangunan & Guna Tanah LPB 13-16 4.0 Keselamatan Pelabuhan 4.1 Keselamatan Kawasan Pelabuhan 4.2 Keselamatan Perairan Pelabuhan 4.3 Penyiasatan Kemalangan Di Pelabuhan 16-19 5.0Kerjasama Antara Pelabuhan 5.1 Kerjasama Antara Pelabuhan Dalam Negeri 5.2 Kerjasama AntaraPelabuhanAntarabangsa 19-20 6.0Kajian Dan Penyelidikan 6.1 Lantikan Juruperunding 6.2 Kajian Alam Sekitar 6.3 Kajian Perkhidmatan 20-22 19. Lampiran - Lampiran 23 Lampiran 1 – Contoh Borang Permohonan Bagi Pemusnahan Rekod Awam - Arkib 2/08 23 Lampiran 1(a) - Penerangan Borang Permohonan Bagi Pemusnahan Rekod Awam - Arkib 2/08 24-25 Lampiran 2 - Contoh Borang Permohonan Bagi Pemusnahan Rekod Elektronik - Arkib 3/08 26-27 Lampiran 2 (a) - Penerangan Borang Permohonan Bagi Pemusnahan Rekod Awam - Arkib 3/08 28-29 Lampiran 3 - Borang Permohonan Bagi Pemindahan Rekod Awam - Arkib 11/08 30 Lampiran 3(a) – Penerangan Borang Permohonan Bagi Pemindahan Rekod Awam - Arkib 11/08 31 Lampiran 4 – Contoh Borang Penentusahan Pemusnahan Rekod Awam - Arkib 12/08 32 Lampiran 4(a) – Penerangan Borang Penentusahan Pemusnahan Rekod Awam - Arkib 12/08 33
Lampiran 5 - Gambarajah Pelupusan Rekod Awam Berdasarkan Jadual Pelupusan Rekod (JPR) 34 Lampiran 6 - Kaedah Mengukur Fail Dalam Ukuran Meter Panjang 35 Lampiran 7 - Kaedah Mengukur Terbitan Dalam Ukuran Meter Panjang 36 Lampiran 8 - Kaedah Mengukur Fail/Rekod Yang Dikotakkan Dalam Ukuran Meter Panjang 37
PRAKATA Ketua Pengarah Arkib Negara Malaysia Saya mengucapkan syabas dan tahniah kepada Lembaga Pelabuhan Bintulu (LPB) yang telah berjaya membangunkan Jadual Pelupusan Rekod Urusan Fungsian LPB. Kejayaan ini turut melambangkan wujudnya kerjasama erat di antara LPB dengan Arkib Negara Malaysia untuk memastikan pengurusan rekod secara sistematik dan berkualiti di LPB selain pematuhan kepada kehendak Seksyen 27 Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629]. Dengan adanya JPR ini proses kelulusan pelupusan rekod LPB dapat dipendekkan kepada empat belas (14) hari bekerja. Jadual Pelupusan Rekod (JPR) merupakan satu kaedah yang paling berkesan dalam melaksanakan pelupusan rekod awam. Dengan adanya JPR, rekod-rekod yang tidak bernilai dapat dilupuskan segera apabila tamat tempoh simpanan, manakala rekodrekod yang bernilai kekal dipindahkan ke Arkib Negara Malaysia. Tindakan segera pelupusan ini akan menjimatkan ruang, kos penyimpanan, penyelenggaraan, penggunaan peralatan pejabat dan tenaga kerja serta memastikan rekod yang bernilai kebangsaan dan sejarah dipindahkan ke Arkib Negara Malaysia untuk tujuan pemeliharaan. Saya yakin dan percaya bahawa penggunaan JPR ini akan menyumbang kepada peningkatan kecekapan sistem penyampaian perkhidmatan dan keberkesanan operasi LPB. Tahniah dan syabas kepada pihak pengurusan LPB dan semua yang terlibat di atas usaha gigih dan komitmen yang tinggi dalam menyediakan Jadual Pelupusan Rekod Urusan Fungsian Lembaga Pelabuhan Bintulu. “BERKHIDMAT UNTUK NEGARA” “ARKIB INTI PATI MASA” (DATO’ JAAFAR SIDEK BIN HJ. ABDUL RAHMAN) Ketua Pengarah Arkib Negara Malaysia i
iii JAWATANKUASA JADUAL PELUPUSAN REKOD Lembaga Pelabuhan Bintulu PENASIHAT Encik Mizool Amir Bin Mat Drus Pengurus Besar PENGERUSI Puan Hida Binti Jerman Pengurus Pentadbiran Kewangan dan Aset SETIAUSAHA Encik Terry Petrus Anak Tawi Pegawai Pentadbiran AHLI JAWATANKUASA Puan Zulaikha Binti Liman Penolong Pegawai Pentadbiran Encik Solleh Bin Osman Penolong Pegawai Pentadbiran (COS) Cik Kelimi Anak Undau Penolong Pegawai Pentadbiran (COS) Encik Hidayatullah Sardy Bin Sanyut Penolong Pegawai Pentadbiran (COS) Puan Norhasimah Binti Narudin Pembantu Tadbir Kanan Puan Nurul Ain Binti Marzuki Pembantu Tadbir Pentadbiran Puan Nur Aidil Zawani Binti Ibrahim Pembantu Tadbir (COS) (Pendaftaran surat) Puan Ravila Anak Matu Pembantu Tadbir (COS)
JAWATANKUASA JADUAL PELUPUSAN REKOD ARKIB NEGARA MALAYSIA (ANM) PENASIHAT YBhg. Dato’ Jaafar Sidek bin Hj. Abdul Rahman Ketua Pengarah Arkib Negara Malaysia PENGERUSI Puan Gowri A/P P.S. Thangaya Pengarah Bahagian Pengurusan Rekod Kerajaan SETIAUSAHA Encik Saharudin bin Karsan Ketua Seksyen, Seksyen Pelupusan Rekod AHLI JAWATANKUASA Encik Ladoh Anak Mejus Pengarah, Arkib Negara Malaysia Negeri Sarawak Encik Robin Anak George Penolong Pengarah, Arkib Negara Malaysia Negeri Sarawak Encik Jamidi bin Jaluin Kader Pegawai Arkib, Kementerian Pengangkutan Malaysia Puan Nurul Huda binti Abdullah Pegawai Arkib, Seksyen Pelupusan Rekod Puan Siti Khadijah binti Baharudin Pegawai Arkib, Seksyen Pelupusan Rekod
v MAKLUMAT JABATAN MISI Memastikan pengendalian operasi pelabuhan oleh pihak swasta berjalan dengan lancer. Memastikan pengguna pelabuhan mendapat perkhidmatan yang berkualiti setanding dengan pelabuhan-pelabuhan utama di rantau ini. Mengambil tindakan segera terhadap aduan dan mengambil kira pandangan orang awam mengenai perkhidmatan dan kemudahan di pelabuhan. Melahirkan tenaga kerja professional, mahir dan terlatih untuk meningkatkan lagi mutu perkhidmatan dan produktiviti. Memastikan pengguna pelabuhan mematuhi segala garis panduan pelabuhan dan menjalankan kerja-kerja pengendalian mengikut perundangan dan peraturan LPB. Memajukan dan menggalakkan perkembangan, pembangunan dan infrastruktur pelabuhan untuk kemudahan penggunanya. Mewujudkan kemudahan pelabuhan yang lengkap dan termoden dalam pengendalian gas asli cecair (LNG) serta berusaha menjadikan Pelabuhan Bintulu sebagai pelabuhan utama dalam bidang tersebut di pasaran dunia. VISI Sebagai Pihak Berkuasa dan Badan Kawalselia Pelabuhan, Visi dan Misi LPB untuk menjadikan Pelabuhan Bintulu pelabuhan yang paling efisien, selamat dan menguntungkan di rantau ini. OBJEKTIF Menjalankan aktiviti pengawalseliaan perkhidmatan pelabuhan yang berkualiti dan mampu berdaya saing setanding dengan pelabuhan-pelabuhan utama di rantau ini. Memastikan sistem penyampaian perkhidmatan pelabuhan menepati kehendak pelanggan. Memastikan pembangunan infrastruktur selari dengan kehendak pengguna dari masa ke semasa.
vi PENDAHULUAN/ LATAR BELAKANG SEJARAH Lembaga Pelabuhan Bintulu (LPB) ditubuhkan pada 15hb Ogos 1981 di bawah Akta Lembaga Pelabuhan Bintulu 1981 yang merupakan sebuah Badan Berkanun Persekutuan di bawah Kementerian Pengangkutan Malaysia. Tanggungjawab Lembaga Pelabuhan Bintulu meliputi pembangunan, pentadbiran, pemasaran dan pembekalan perkhidmatan pelabuhan yang lengkap dan cekap dengan matlamat untuk menjadikan Pelabuhan Bintulu sebagai pusat pengangkutan dan pengedaran yang terbesar dan paling efisien di rangkaian Brunei Darussalam – Indonesia – Malaysia – the Philippines East ASEAN Growth Area (BIMP-EAGA). Pelabuhan Bintulu memulakan operasinya pada 11hb Januari 1983. Pelabuhan Bintulu merupakan sebuah pelabuhan antarabangsa yang mempunyai kedudukan yang strategik di Timur Laut Sarawak iaitu di dalam laluan di antara Timur Jauh dengan Eropah. Ia juga merupakan laluan utama ekspot gas asli cecair (LNG) dari Malaysia. Di samping itu, Pelabuhan Bintulu juga menawarkan kemudahan dan peralatan yang moden serta canggih untuk pengendalian kontena, kargo pukal cecair dan kering serta kargo am. Mulai 1 Januari 1993, operasi perkhidmatan Pelabuhan Bintulu telah diswastakan di bawah Akta Pelabuhan-Pelabuhan (Penswastaan) 1990 sejajar dengan Dasar Penswastaan Kebangsaan. Dengan penswastaan tersebut, Lembaga Pelabuhan Bintulu telah melesenkan sebuah syarikat operasi pelabuhan iaitu Bintulu Port Sdn. Bhd. (BPSB) untuk menjalankan operasi perkhidmatan pelabuhan dan yang berkaitan dengannya di Pelabuhan Bintulu. Syarikat Bintulu Port Sdn Bhd telah ditubuhkan pada 23hb Disember 1992 dan seterusnya memulakan operasinya pada 1hb Januari 1993. Berikutan penswastaan operasi Pelabuhan Bintulu pada tahun 1993, Lembaga Pelabuhan Bintulu telah disusun semula agar sejajar dengan fungsi utamanya sebagai Badan Kawalselia. Dengan ini, Lembaga Pelabuhan Bintulu telah dipertanggungjawabkan untuk melaksanakan fungsi kawalselia dalam mengawasi segala aktiviti pelabuhan termasuk penggunaan kemudahan dan operasi pelabuhan oleh pengendali pelabuhan berlesen dan bertindak sebagai pemilik kepada aset hartanah, bertindak selaku fasilitator perdagangan, perancang dan pembangunan pelabuhan. Lembaga Pelabuhan Bintulu juga bertanggungjawab untuk mengawasi dan mempastikan keselamatan operasi pelabuhan.
1 1. PENGENALAN JADUAL PELUPUSAN REKOD LEMBAGA PELABUHAN BINTULU Jadual Pelupusan Rekod (JPR) Urusan Fungsian ialah jadual yang menetapkan tempoh simpanan siri-siri rekod di sesebuah pejabat awam sebelum dilupuskan bagi tujuan pemusnahan atau pemindahan ke Arkib Negara Malaysia (ANM). Ianya mengandungi maklumat-maklumat ringkas perihal isi kandungan rekod, kegunaannya dan tindakan pelupusan yang diambil selepas tempoh simpanannya dipatuhi. Pengunaan jadual ini dapat memastikan rekod yang bernilai sementara dapat dimusnahkan dengan segera manakala rekod yang bernilai kekal akan dipindahkan ke ANM untuk simpanan kekal. Tindakan ini akan meningkatkan kecekapan pengurusan dan pentadbiran menerusi pelupusan rekod secara efisien dan sistematik, menjimatkan perbelanjaan pengurusan sesebuah pejabat awam, penggunaan ruang simpanan rekod secara lebih ekonomik, mematuhi keperluan perundangan dengan mengenal pasti serta memisahkan bahan-bahan rekod yang berpotensi untuk dijadikan bahan rujukan dan penyelidikan pada masa akan datang. 2. TUJUAN JADUAL 2.1 Bagi menetapkan tempoh simpanan dan tindakan pelupusan rekodrekod urusan fungsian supaya wujud penyelarasan dalam pelupusan rekod-rekod tersebut di Lembaga Pelabuhan Bintulu. 2.2 Sebagai alat untuk membolehkan pelupusan rekod-rekod dilaksanakan dengan lebih teratur dan cekap serta rekod-rekod bernilai dapat dipelihara dengan selamat; manakala rekod-rekod tidak bernilai dapat dimusnahkan segera. 3. SKOP JADUAL Penggunaan jadual ini meliputi rekod-rekod Urusan Fungsian Bahagianbahagian yang terdapat di Lembaga Pelabuhan Bintulu. 4. KUASA JADUAL Jadual ini disediakan oleh Jawatankuasa JPR Lembaga Pelabuhan Bintulu.dan diluluskan oleh Ketua Pengarah Arkib Negara Malaysia dibawah seksyen 27, Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629]. Lembaga Pelabuhan Bintulu.perlu mematuhi peraturan penggunaan borang-borang pelupusan seperti diwartakan dalam P.U. (A) 377 Peraturan-peraturan Arkib Negara (Penetapan Borangborang Bagi Pelupusan Rekod Awam 2008) bertarikh 13 Oktober 2008. Lembaga Pelabuhan Bintulu.boleh mengambil tindakan untuk memusnahkan atau memindahkan rekod ke ANM dengan cara memohon dan mendapat kelulusan terlebih dahulu daripada Ketua Pengarah ANM.
2 5. KUATKUASA PENGGUNAAN JPR URUSAN FUNGSIAN JPR Urusan Fungsian ini diluluskan penggunaannya mulai ............... berikutan persetujuan dan kelulusan oleh Ketua Pengarah ANM dan dikuatkuasakan penggunaannya mulai tarikh yang sama bagi seluruh Lembaga Pelabuhan Bintulu. 6. KAJIAN SEMULA JADUAL JPR Urusan Fungsian ini boleh dikaji semula dan boleh dikemaskini dari semasa ke semasa apabila berlaku perkara-perkara berikut: 6.1 Berlaku perubahan dalam fungsi yang menyebabkan penambahan atau pengurangan siri rekod. 6.2 Berlaku perubahan perundangan dan polisi kerajaan yang memerlukan pindaan kepada tamat tindakan dan tindakan pelupusan. 6.3 Berlaku perubahan tempoh pengekalan (simpanan) berdasarkan keperluan semasa pejabat awam. Lembaga Pelabuhan Bintulu.boleh memberi maklumat bagi penambahan siri rekod dalam JPR Urusan Fungsian ini. Sebarang pindaan hanya boleh dilakukan oleh Ketua Pengarah ANM sahaja. 7. DEFINISI / TAFSIRAN 7.1. Jadual Pelupusan Rekod Jadual yang mengenal pasti rekod yang mempunyai nilai arkib untuk dipelihara dan membenarkan pemusnahan rekod yang tinggal selepas luput tempoh pengekalan yang ditentukan – seksyen 27(3), Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629]. 7.2 Pejabat Awam Sesuatu pejabat Kerajaan Persekutuan atau Kerajaan mana-mana Negeri atau sesuatu pejabat mana-mana kerajaan tempatan, pejabat berkuasa berkanun atau perusahaan Kerajaan – seksyen 2 (Tafsiran), Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629]. 7.3 Rekod Bahan dalam bentuk bertulis atau bentuk lain yang menyatakan fakta atau peristiwa atau selainnya merakamkan maklumat dan termasuklah kertas, dokumen, daftar, bahan bercetak, buku, peta, pelan, lukisan, gambar foto, mikrofilem, filem sinematograf, rakaman bunyi, rekod yang dihasilkan secara elektronik tanpa mengira bentuk atau ciri-ciri fizikal atau apa-apa salinannya - seksyen 2 (Tafsiran), Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629].
3 7.4 Rekod Awam Rekod yang diterima secara rasmi atau yang dikeluarkan oleh manamana pejabat awam bagi perjalanan hal ehwalnya atau oleh mana-mana pekhidmat awam atau pekerja pejabat awam dalam perjalanan tugas rasminya dan termasuk rekod mana-mana perusahaan Kerajaan dan juga termasuk segala rekod yang, pada permulaan kuatkuasa Akta ini, adalah dalam jagaan atau dibawah kawalan Arkib Negara Malaysia yang ditubuhkan dibawah Akta Arkib Negara 1966 - seksyen 2 (Tafsiran), Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629]. 7.5 Rekod Urusan Am Rekod yang memberi sokongan kepada pelaksanaan aktiviti pengurusan dan pentadbiran sesebuah pejabat awam yang terdiri daripada mengenai urusan Pentadbiran; Tanah, Bangunan dan Infrastruktur; Aset; Kewangan dan Perakaunan; dan Sumber Manusia. 7.6 Rekod Urusan Fungsian Rekod berkaitan dengan fungsi teras dan aktiviti khusus bagi sesebuah pejabat awam dan ianya berbeza di antara sesebuah pejabat awam yang lain. Rekod ini juga dikenali sebagai rekod operasi (operational). 7.7 Rekod Terperingkat Rekod awam yang dikelaskan sebagai rahsia rasmi mengikut pengertian Akta Rahsia Rasmi 1972 (Akta 88). 7.8 Rekod Tidak Aktif Rekod yang tiada tindakan lanjut dikehendaki diambil ke atas rekod itu atau rekod yang tidak lagi dikehendaki untuk pentadbiran harian di Jabatan/ Agensi Kerajaan. Ukuran bagi rekod yang tidak aktif ialah rekod yang telah tamat tindakan atau tidak dirujuk dalam masa lima tahun. Rekod ini perlu dipindahkan ke tempat simpanan rekod tidak aktif bagi jangka waktu yang tertentu sebelum ianya dimusnahkan atau dipindahkan. 7.9 Pelupusan Rekod Cara menguruskan pengasingan rekod dengan tujuan pemusnahan, pemindahan atau selainnya (penangguhan pemindahan) – seksyen 2 (Tafsiran), Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629]. 7.10 Pemusnahan Rekod Perbuatan memusnahkan atau menghapuskan apa-apa jenis rekod mengikut prosedur yang ditetapkan - seksyen 2 (Tafsiran), Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629].
4 7.11 Pemindahan Rekod Perbuatan memindahkan rekod awam kepada jagaan dan kawalan Arkib Negara - seksyen 28, Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629]. 8. FORMAT JADUAL Arkib 1/08 FORMAT JADUAL PELUPUSAN REKOD Bil. Tajuk Siri Perihal Rekod Tamat Tindakan Tindakan Pelupusan Format jadual adalah berdasarkan Borang Arkib 1/08 • Bil. Bilangan nombor seturut siri rekod. • Tajuk Siri Unit-unit fail yang diwujudkan dan disusun mengikut sistem fail atau berkaitan dengan sesuatu perkara, fungsi, hasil dari aktiviti yang sama, mempunyai rupa bentuk yang serupa atau kerana perhubungan dalam pewujudan penerimaan dan penggunaannya. • Perihal Rekod Keterangan ringkas mengenai kandungan, tujuan dan skop siri-siri rekod yang dikenal pasti dan dicatatkan dalam JPR. • Tamat Tindakan Penetapan yang menjelaskan rekod telah tamat tindakan atau tiada tindakan lanjut dikehendaki diambil tentang rekod tersebut • Tindakan Pelupusan Merujuk kepada tindakan yang akan diambil oleh pejabat awam sama ada untuk memusnahkan atau memindahkan rekod ke Arkib Negara berdasarkan tempoh pengekalan yang dinyatakan dalam JPR.
5 9. PERMOHONAN PEMUSNAHAN REKOD AWAM YANG DINYATAKAN DALAM JADUAL PELUPUSAN REKOD 9.1 Rekod Lembaga Pelabuhan Bintulu yang dinyatakan dalam JPR hendaklah dibuat pemusnahan berdasarkan Tindakan Pelupusan yang telah dinyatakan dalam jadual ini. 9.2 Lembaga Pelabuhan Bintulu hendaklah mengenalpasti siri rekod, rekod telah tamat tindakan dan telah mematuhi tempoh simpanan yang dinyatakan dalam jadual ini. 9.3 Membuat pengasingan rekod-rekod yang telah ditetapkan untuk dimusnahkan. 9.4 Bagi rekod-rekod yang telah diputuskan musnah, Lembaga Pelabuhan Bintulu dikehendaki mengisi borang-borang seperti berikut: 9.5 Kemukakan satu (1) salinan Borang Permohonan Bagi Pemusnahan Rekod Awam ke ANM. 9.6 Terima Surat Kebenaran Pemusnahan daripada Ketua Pengarah ANM. 9.7 Rekod-rekod berkenaan hendaklah dimusnahkan dalam tempoh tiga (3) bulan dari tarikh Surat Kebenaran Pemusnahan. 9.8 Rekod-rekod yang diputuskan musnah hendaklah dilaksanakan pemusnahan secara fizikal. 9.9 Setelah rekod dimusnahkan secara fizikal, pengesahan bahawa rekod tersebut telah dimusnahkan hendaklah dimaklumkan kepada ANM dalam tempoh satu (1) bulan daripada tarikh pemusnahan dengan menggunakan borang-borang berikut: 10. PELUPUSAN REKOD YANG TIDAK DINYATAKAN DALAM JPR FUNGSIAN LEMBAGA PELABUHAN BINTULU Bagi pelupusan rekod yang tidak dinyatakan dalam JPR Urusan Fungsian Lembaga Pelabuhan Bintulu perlulah merujuk kepada (perkara 6.2) Panduan Pelupusan Rekod Awam yang diterbitkan oleh Arkib Negara Malaysia pada Jun 2010. Arkib 2/08 Borang Permohonan Bagi Pemusnahan Rekod Awam Arkib 3/08 Borang Permohonan Bagi Pemusnahan Rekod Elektronik Arkib 12/08 Borang Penentusahan Pemusnahan Rekod Awam
6 11. PELUPUSAN REKOD TERPERINGKAT Pelupusan rekod terperingkat hendaklah dilaksanakan selaras dengan Akta Rahsia Rasmi 1972 [Akta 88] dan Arahan Keselamatan. Khidmat nasihat berhubung pelupusan rekod-rekod ini boleh didapati daripada Pejabat Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan Malaysia. 12. PEMINDAHAN REKOD AWAM KE ARKIB NEGARA MALAYSIA 12.1 Lembaga Pelabuhan Bintulu hendaklah mengenalpasti siri rekod yang telah tamat tindakan dan mematuhi tempoh simpanan yang ditetapkan. 12.2 Membuat pengasingan rekod yang telah ditetapkan untuk dipindahkan ke ANM berdasarkan siri rekod/fail dan menyusun mengikut nombor/tahun seturut. 12.3 Lembaga Pelabuhan Bintulu dikehendaki mengisi Borang Arkib 11/08 – Borang Permohonan Bagi Pemindahan Rekod. 12.4 Kemukakan dua (2) salinan Borang Permohonan Bagi Pemindahan Rekod ke ANM. 12.5 Terima Surat Kebenaran Pemindahan Rekod Awam daripada Ketua Pengarah ANM. 12.6 Setelah menerima Surat Kebenaran Pemindahan daripada Ketua Pengarah ANM, rekod berkenaan hendaklah dipindahkan dalam tempoh tiga (3) bulan dari tarikh surat berkenaan atau tempoh lain yang ditetapkan oleh Ketua Pengarah ANM. 12.7 Hubungi ANM untuk membuat temujanji pemindahan rekod dan laksanakan pemindahan rekod. 12.8 Sekiranya pemindahan tidak dapat dijalankan dalam tempoh tiga (3) bulan yang ditetapkan, permohonan secara bertulis hendaklah dibuat kepada Ketua Pengarah ANM untuk melanjutkan tempoh pemindahan rekod. 13. PENANGGUHAN PEMINDAHAN Rekod awam boleh diberikan penangguhan pemindahan oleh Ketua Pengarah ANM sekiranya rekod tersebut amat diperlukan dan pemindahan segera rekod awam itu akan menjejaskan pentadbiran mana-mana pejabat awam atau bertentangan dengan kepentingan awam. Lembaga Pelabuhan Bintulu hendaklah mengemukakan Surat Pemberitahuan Penangguhan Pemindahan selaras dengan seksyen 28 (3), Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629].
7 14. KAEDAH PEMUSNAHAN REKOD AWAM 14.1 Rekod hendaklah dimusnahkan sama ada secara jualan melalui sebut harga, dibakar atau apa-apa cara yang bersesuaian berdasarkan Surat Kementerian Kewangan rujukan KB557/97/54 Jld. 4 (47) bertarikh 3 November 1993 mengenai Pelupusan Bahan-Bahan Bercetak/Kertas Terpakai Daripada Kementerian/ Jabatan Kerajaan/ Badan Berkanun. Walau bagaimanapun, jabatan boleh menggunakan cara-cara lain yang bersesuaian seperti dirincih, dikitar semula, dipadamkan atau ditanam bagi pemusnahan rekod. 14.2 Pemusnahan rekod elektronik hendaklah mengikut peraturan, arahan dan panduan yang ditetapkan oleh ANM. 14.3 Pemusnahan rekod terperingkat hendaklah mematuhi para 71– 74 Arahan Keselamatan. 15. PEMINDAHAN REKOD BERNILAI KEBANGSAAN ATAU SEJARAH Rekod yang mengandungi maklumat mengenai peristiwa berkepentingan kebangsaan atau sejarah sebagaimana ditetapkan oleh Lembaga Penasihat Arkib Negara adalah bertaraf bahan arkib dan hendaklah dipindahkan ke Arkib Negara tanpa perlu dibuat penilaian. Rekod berkenaan adalah seperti berikut: • Bertarikh pada dan sebelum 31 Disember 1948 bagi rekod-rekod Jabatan/ Agensi Kerajaan di Semenanjung Malaysia. • Bertarikh pada dan sebelum 30 September 1963 bagi rekod-rekod Jabatan/ Agensi Kerajaan Persekutuan di Sabah dan Sarawak. 16 PERTANYAAN Sebarang pertanyaan dan penjelasan lanjut boleh diajukan kepada Lembaga Pelabuhan Bintulu seperti berikut: Lembaga Pelabuhan Bintulu Aras Lantai, 5, 8, 9 & 10 Menara Kidurong, 12th Mile, Jalan Tanjung Kidurong 97007 Bintulu, Sarawak Malaysia Telefon Utama : 086-253888 atau 086-232800 Faks Utama : 086-251 876 Emel : [email protected]
8 17. KANDUNGAN SIRI REKOD JADUAL PELUPUSAN REKOD FUNGSIAN LEMBAGA PELABUHAN BINTULU BIL. TAJUK SIRI PERIHAL REKOD TAMAT TINDAKAN TINDAKAN PELUPUSAN PENGURUSAN PELABUHAN 1.0 Tadbir Urus Pelabuhan 1.1 Jawatankuasa dan Mesyuarat Pengurusan Pelabuhan Rekod-rekod mengandungi perkara berkaitan: • Pelantikan ahli-ahli jawatankuasa pemaliman • Pembayaran elaun pengerusi dan ahli mesyuarat • Minit mesyuarat bagi projek jeti LNG • Pematuhan Akta Kualiti Alam Sekeliling • Dangerous Good Declaration Pelabuhan Bintulu • Hal-hal berkaitan pengurusan alam sekitar • Penyelarasan tindakan bomba LPB dan BPSB • Bomba pelabuhan Malaysia • Perluasan kuasa Lembaga Pelabuhan Bintulu ke Pelabuhan Labuan • Pelaburan • Penswastaan dan pengambil alihan Segala tindakan telah selesai Rekod dipindahkan ke ANM selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan tujuh (7) tahun di jabatan dipatuhi. 1.2 Pelaburan Pelabuhan Rekod-rekod mengandungi perkara berkaitan: Segala tindakan telah selesai Rekod dipindahkan ke ANM selepas tamat tindakan dan
9 • Minit mesyuarat • Deraf Perjanjian • Dokumen perjanjian • Cadangan pelaburan baharu • Pelaburan dana pasaran tunai • Maklumat produk pelaburan • Audit confirmation • Repatriation on profit & Income • Statement of Equity Disposal & Withdrawal • Analisa pengurusan dana • Allocation of Investment • Laporan Penilaian • Laporan prestasi kewangan kepada mesyuarat lembaga pengarah • Pegawai yang diberi kuasa menguruskan pelaburan • Surat arahan pindahan wang • Performance update financial year • Equity investment proposal and presentation • Borang pembukaan akaun • Pegawai yang diberi kuasa menguruskan Pembukaan akaun • Surat ikatan pelaburan • Penamaan bagi penggunaan perbankan Internet • Cash Management Services – preferential pricing for BPA • Purchase and redeem of the fund • Calculation for Income Distribution • Exact Management Fee Charged and the calculation • Fee & expenses • Management Fee tempoh simpanan tujuh (7) tahun di jabatan dipatuhi.
10 • Calculation for discounted fee • Additonal authorised person • Quarterly report • Capital injection & withdrawal and ROI calculation • Consolidated statement of account • Commitment letter • Distribution Statement • Financial Statements • Suitabality Assessment • Tax vouchers 1.3 Penswastaan / Pengambil alihan Rekod-rekod mengandungi perkara berkaitan: • Surat – menyurat • Minit Mesyuarat • Kajian pengambil alihan Lembaga Pelabuhan Labuan • Urusan Perluasan Kuasa Lembaga Pelabuhan Bintulu ke Pelabuhan Labuan • Perkara berkaitan Notis Mesyuarat • Had Pelabuhan baru di bawah kawalseliaan Pelabuhan Labuan • Pelantikan keahlian Jawatankuasa Kajian Feasibility pengambilan alihan LPL Segala tindakan telah selesai Rekod dipindahkan ke ANM selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan sepuluh (10) tahun di jabatan dipatuhi. 2.0 Operasi Dan Kawal Selia Pelabuhan 2.1 Pengendalian Kargo / Operasi Pelabuhan Rekod-rekod mengandungi perkara berkaitan: • Surat – menyurat • Minit Mesyuarat • Oil Reception Facilities • Operasi pengendalian kapal LNG • Operasi Kargo Pukal Segala tindakan telah selesai Rekod dimusnahkan selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan tujuh (7) tahun di jabatan dipatuhi.
11 • Free Commercial Zone di Bintulu • Tarif operasi pengendalian kargo pukal kering di agensi / terminal yang terlibat 2.2 Laporan Statistik Pelabuhan Rekod-rekod mengandungi perkara berkaitan: • Surat – menyurat • Minit mesyuarat • Statistik Pelabuhan yang merangkumi jumlah kapal yang berlabuh • Jumlah kontena dan kargo yang dikendalikan • Maklumat sosio ekonomi • Laporan sektor ekonomi berkaitan jumlah kapal yang berlabuh Segala tindakan telah selesai Rekod dimusnahkan selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan tujuh (7) tahun di jabatan dipatuhi. 2.3 Dagangan Berbahaya (DG) Rekod-rekod mengandungi perkara berkaitan: • Surat – menyurat • Notis pelabuhan • Perjanjian • Prosedur DG Declaration • Laporan mengenai dagangan berbahaya • Audit keselamatan pelabuhan (Dagangan Berbahaya) • Laporan insiden Segala tindakan telah selesai Rekod dimusnahkan dengan percontohan selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan tujuh (7) tahun di jabatan dipatuhi. 2.4 Aktiviti Perkapalan Rekod-rekod mengandungi perkara berkaitan: • Surat – menyurat • Minit mesyuarat • STS For LNG Vessels • Aktiviti luar pantai • Perkhidmatan Bunkering • Berth Congestion • Kadar caj ship to ship for LNG vessels Segala tindakan telah selesai Rekod dimusnahkan dengan percontohan selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan tujuh (7) tahun di jabatan dipatuhi.
12 • Permohonan lesen PDA Bunkering • Kebenaran aktiviti bunkering dari syarikat-syarikat berkaitan • Vessel Performance Report 2.5 Perlesenan Dan Permit Rekod-rekod mengandungi perkara berkaitan: • Perlesenan Jeti persendirian • Kawalselia perkhidmatan & perlesenan outsourcing pelabuhan Bintulu • Permit Kerja dalam Kawasan Pelabuhan • Permit Kerja dan urusan Imigresen • Perlantikan Jawatankuasa Perlesenan LPB • penyeragaman pengeluaran lesen jeti persendirian dengan agensi-agensi berkaitan • Kelulusan YB Menteri Pengangkutan untuk LPB mengeluarkan lesen kepada syarikat yang membekalkan perkhidmatan di Pelabuhan Bintulu Segala tindakan telah selesai Rekod dimusnahkan dengan percontohan selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan tujuh (7) tahun di jabatan dipatuhi. 2.6 Caj Perkhidmatan Dan Tarif Rekod-rekod mengandungi perkara berkaitan: • Surat panggilan mesyuarat • Minit mesyuarat • Dokumen perjanjian • Surat setuju terima • Maklumbalas • Penyemakan cadangan kadar tariff baru Non-LNG Pelabuhan Bintulu • Tarif Bukan LNG Segala tindakan telah selesai Rekod dipindahkan ke ANM selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan tujuh (7) tahun di jabatan dipatuhi.
13 • Semakan dan perbincangan cadagan Tarif Bukan LNG • Consultancy Proposal • Deraf akhir tariff LPB untuk pewartaan • Jadual semakan dokumen UndangUndang Kecil LPB • Jadual semakan perbandingan tarif lama dan tarif baru • Keputusan Mesyuarat Lembaga Pengarah • Cadangan Kadar Tarif Baru Bagi Skel Kadar, Dius dan Caj Bukan GAC 2.7 Audit Pemeriksaan Pelabuhan Rekod-rekod mengandungi perkara berkaitan: • surat menyurat dan memo • Lantikan Jawatankuasa • Audit ISPS Code • Proses verifikasi sekuriti tidak berjadual • Laporan Audit • Maklumbalas penemuan audit • Penambahbaikan Segala tindakan telah selesai Rekod dimusnahkan selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan tujuh (7) tahun di jabatan dipatuhi. 3.0 Pembangunan Pelabuhan 3.1 Projek Pembinaan Pelabuhan Rekod-rekod mengandungi perkara berkaitan: • Surat - menyurat • Minit mesyuarat • Surat tawaran • Perjanjian • Lantikan Juruperunding • Lantikan Kontraktor • Maklumbalas berkaitan dengan Bintulu Supply Base Project Segala tindakan telah selesai Rekod dipindahkan ke ANM selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan tujuh (7) tahun di jabatan dipatuhi.
14 3.2 Penyediaan Fasiliti Pelabuhan Rekod-rekod mengandungi perkara berkaitan: • Surat – menyurat • Minit mesyuarat • Surat tawaran • Deraf perjanjian bersama konsultan/ kontraktor/ penyewa • Salinan perjanjian • Maklumbalas projek • Penyediaan Fasiliti Pelabuhan: o LNG 3 o Proposed 11KV Cables SubStation and The M & E Services For The South DYKE (Port Area) For Bintulu Port Authority Bintulu o Proposed 33/11kv Electricity Supply to Port Facilities at The First Inner Basin and New Expansion Area (2nd Inner Basin) Tanjung Kidurong Bintulu o Jeti-Jeti LNG dan Jeti LPG, 950m Berth / Multi Purpose Terminal o LNG 4 Jetty, Agreement Project For LNG 4 Jetty o Laporan LNG 4 Jetty o Penyediaan Seafarer Drop In Centre Pelabuhan Bintulu o Kerja-Kerja Pergerukan Kedalaman Dasar Pelabuhan Bintulu, o Supply Base Pelabuhan Bintulu o Hidrografi Pelabuhan • Oil Reception Facilities, Petroleum Segala tindakan telah selesai Rekod dipindahkan ke ANM selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan tujuh (7) tahun di jabatan dipatuhi.
15 Jetty, & Development Of GIS Based Bintulu Port Facilities and Operation Management System • Sub-station di kawasan berkaitan daripada pihak BPSB / SESCO / dll khas 11kv Cable Sub-Station • Sub-Station di kawasan berkaitan daripada pihak BPSB / SESCO / dan lain-lain Khas untuk 33/11kv • Penyelenggaraan lainlain jeti yang ada di pelabuhan selain daripada jeti utama • Jeti LNG dan Jeti LPG • 950m Berth / Multi Purpose Terminal • LNG 4 Jetty • dan lain-lain fasiliti pelabuhan 3.3 Penyewaan dan Pajakan Tanah LPB Rekod-rekod mengandungi perkara berkaitan: • Surat – menyurat • Minit mesyuarat • penyewaan tanah oleh syarikat-syarikat swasta seperti pembekal perkhidmatan, logistik, minyak, gas, simen • Persetujuan menyewa • Surat Akuan setuju terima tawaran penyewaan dan salinan dokumen perjanjian • Perjanjian penyewaan, meliputi tempoh penyewaan, kadar sewaan, dan termaterma yang dipersetujui antara LPB dan syarikat penyewa • Pelanjutan semula sewaan tanah Segala tindakan telah selesai Rekod dipindahkan ke ANM selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan tujuh (7) tahun di jabatan dipatuhi.
16 3.4 (Penyelenggaraan) / Pembangunan & Guna Tanah LPB Rekod-rekod mengandungi perkara berkaitan: • Surat – menyurat • Maklumbalas dan aduan terhadap fasiliti syarikat-syarikat swasta • Pembekal perkhidmatan, logistik, minyak, gas, simen • Aduan berkaitan dengan Penggunaan Tanah Pelabuhan Segala tindakan telah selesai Rekod dipindahkan ke ANM selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan tujuh (7) tahun di jabatan dipatuhi. 4.0 Keselamatan Pelabuhan 4.1 Keselamatan Kawasan Pelabuhan Rekod-rekod mengandungi perkara berkaitan: • Surat-menyurat • Minit mesyuarat • Keselamatan Kawasan Pelabuhan • Keselamatan Perairan Pelabuhan • Penyiasatan Kemalangan di Pelabuhan • Pengeluaran Bahan Buangan Berjadual • Consignment Notice For Schedule Wastes • Kelulusan dari JAS untuk mengimport dan mengeksport Buangan Terjadual melalui Pelabuhan Bintulu • Pemeriksaan Alam Sekitar • Sistem Mencegah Kebakaran • Latihan ERP • Safety & Health Committee • ERT Team • Pemeriksaan Unit Bomba Bagi Premis Dan Kawasan Pelabuhan • Projek Marlin Segala tindakan telah selesai Rekod dipindahkan ke ANM selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan tujuh (7) tahun di jabatan dipatuhi.
17 • Notis Keselamatan Dan Alam Sekitar LPB • Notis Keselamatan Dan Alam Sekitar LPB (Buangan Berjadual) • Peralatan Pencerapan RDCP • Pemberitahuan pengeluaran bahan buangan berjadual dan consignment notice for scheduled wastes • Kelulusan Bertulis Di bawah Seksyen 34B(1)(b), Akta Kualiti Alam Sekeliling 1974 untuk mengimport / mengeksport Buangan Berjadual seperti: o Mengimport `Pulverised Fuel Ash’ SW104 dari China o Mengeksport `spent catalyst (SW202) ke USA o Mengeksport `spent nickel catalyst (SW202) ke Netherlands o mengeksport Spent Cobalt Catalyst (SW202) ke Finland o Mengeksport `spent Cu-Zn Catalyst (SW202) ke Belgium • Dan lain-lain negara 4.2 Keselamatan Perairan Pelabuhan Rekod-rekod mengandungi perkara berkaitan: • Surat – menyurat • Minit Mesyuarat • Perlantikan jawatankuasa ERP, LPB Segala tindakan telah selesai Rekod dipindahkan ke ANM selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan tujuh (7) tahun di jabatan dipatuhi.
18 • Hse Regulations By Laws • Laporan Emergency Response Plan (ERP) • Laporan Tumpahan Minyak • Kemalangan/ Bencana Alam • Hazardous Naxious Substances • Notis Pelabuhan • Pelan Kontigensi Lembaga Pelabuhan Bintulu • Keselamatan Pelabuhan • Permohonan Pas Keselamatan & Kenderaan • jemputan mesyuarat AJK Kecil Penggubal Peraturan Kesihatan, Keselamatan dan Alam Sekitar untuk Pelabuhan-Pelabuhan Persekutuan Malaysia dan taklimat HSE Regulation by Laws • Safe & Rescue (SAR) • Laporan Joint Drill Fire & Oil Spill • Laporan kejadian tumpahan minyak • Laporan kejadian kemalangan/bencana alam yang berlaku di kawasan perairan pelabuhan • Laporan statistik mengenai Hazardous Naxious Substances • Notis yang dikeluarkan kepada pengguna pelabuhan Bintulu berkaitan kontigensi semasa perayaan • Larangan beroperasi & memasuki premis pelabuhan • Permohonan memasuki kawasan pelabuhan & arahan semasa keselamatan • Security Measure • Marine Facility
19 • Pelantikan Maritime Transport Security Officer (MTSO) • Penilaian Sekuriti Pelabuhan (MTSA) • Pelan Sekuriti Kawasan Pelabuhan (MTSP) • Penilaian Sekuriti Kemudahan Pelabuhan (MFSA) • Pelan Sekuriti Kemudahan Pelabuhan (MFSP) • Senarai Kemudahan Pelabuhan Marine Faciltiy (MF) 4.3 Penyiasatan Kemalangan Di Pelabuhan Rekod-rekod mengandungi perkara berkaitan dengan: • Surat - menyurat • Lantikan ahli jawatankuasa penyiasat • Insiden Kemalangan / Bencana Alam di kawasan Pelabuhan • Laporan mengenai kemalangan atau bencana yang berlaku di pelabuhan Segala tindakan telah selesai Rekod dipindahkan ke ANM selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan tujuh (7) tahun di jabatan dipatuhi. 5.0 Kerjasama Antara Pelabuhan 5.1 Kerjasama Antara Pelabuhan Dalam Negeri Rekod-rekod mengandungi perkara berkaitan dengan: • Surat-menyurat • Minit Mesyuarat • Penganjuran persidangan/ kerjasama • Penyediaan kertas kerja • Perbincangan isu-isu pelabuhan • Penyelarasan tarif pelabuhan • Perbincangan keselamatan pelabuhan Segala tindakan telah selesai Rekod dipindahkan ke Arkib Negara Malaysia selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan tujuh (7) tahun di jabatan dipatuhi. 5.2 Kerjasama Antara Pelabuhan Rekod-rekod mengandungi perkara berkaitan dengan: Segala tindakan Rekod dipindahkan
20 Antarabangsa • Surat-menyurat • Tawaran Kursus • Surat jemputan • Minit Mesyuarat • Pencalonan wakil ke persidangan • International Maritime Organization (IMO) • Penyediaan kertas kerja/ country report • Perbincangan piawaian antarabangsa • Ratifikasi antarabangsa telah selesai ke ANM selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan tujuh (7) tahun di jabatan dipatuhi. 6.0 Kajian Dan Penyelidikan 6.1 Lantikan Juruperunding Rekod-rekod mengandungi perkara berkaitan dengan: • Surat menyurat • Profil juruperunding • Permohonan / pencalonan • Surat tawaran • Surat setuju terima dan dokumen perjanjian juruperunding • Salinan perjanjian/ pelantikan juruperunding: • 950m Berth • LNG 3 Jetty 2nd Channel & Associated Dredging • Dredging For 2nd LH • Land Reclamation & Breakwater • Coastal Erosion Monitoring For The Coastal Protection Works • 2nd Ih Development • Petroleum Jetty • LNG 4 Segala tindakan telah selesai Rekod dipindahkan ke Arkib Negara Malaysia selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan tujuh (7) tahun di jabatan dipatuhi. 6.2 Kajian Alam Sekitar Rekod-rekod mengandungi perkara berkaitan dengan: • Environmental Monitoring Report Segala tindakan telah selesai Rekod dipindahkan ke Arkib Negara Malaysia selepas tamat tindakan dan
21 (EM) dari Konsultan kepada LPB meliputi kualiti air, kualiti sedimen, hidupan marin, kualiti persekitaran udara dan bunyi bising • Baseline Study & Ballast Water • Internal Audit Finding Overview bagi projek pembangunan yang dilaksanakan meliputi isu-isu yang perlu diberi perhatian dan syor-syor bagi tindakan pembetulan • Jadual pelaksanaan auditan dan invois bagi tuntutan kerja/bayaran • konsultan/ juruperunding : • Juruperunding - 950m Berth • Juruperunding - Lng3 Jetty, 2nd Channel & Associated Dredging • Juruperunding - Dredging For 2nd LH • Land Reclamation & Breakwater • Juruperunding - Coastal Erosion Monitoring For The Coastal Protection Work • Jas - Coastal Erosion Monitoring Fot The Coastal Protection Works • Jas - 2nd Inner Harbour Development • Jas - Lng 4 • Jas – Supply base for 2 nd Bassin Bintulu Port tempoh simpanan tujuh (7) tahun di jabatan dipatuhi. 6.3 Kajian Perkhidmatan Pelabuhan Rekod-rekod mengandungi perkara berkaitan dengan: • Kajian perkhidmatan yang dijalankan oleh BPSB terhadap operasi di Pelabuhan • Laporan Dan Kajian Perluasan Lembaga Segala tindakan telah selesai Rekod dipindahkan ke Arkib Negara Malaysia selepas tamat tindakan dan tempoh simpanan tujuh (7) tahun di jabatan dipatuhi.
22 Pelabuhan Bintulu Ke Pelabuhan Labuan • Kajian Strategi Pelabuhan Negara (National Port Strategy - NPS) • Kajian Kesesuaian Pangkalan TLDM • Minit mesyuarat • Laporan berkaitan arahan kerja Lembaga Pelabuhan Labuan • Kementerian Pengangkutan Malaysia • Pelabuhan-Pelabuhan Persekutuan berkaitan Port Marine Facilities Data,Port Level Data dan notis mesyuarat diantara pelabuhan-pelabuhan persekutuan
23 Lampiran 1 Arkib 2/08 CONTOH BORANG PERMOHONAN BAGI PEMUSNAHAN REKOD AWAM BUTIR-BUTIR JABATAN Untuk Kegunaan Arkib Negara (1) Kementerian/Jabatan/Agensi: Tarikh Terima: Lembaga Pelabuhan Bintulu (2) Bahagian/Cawangan/Unit: Bahagian Operasi (3) Pewujud Rekod [Jika tidak sama dengan (1)]: - MAKLUMAT MENGENAI REKOD (4) Nama dan No. Jadual Pelupusan Rekod: Jadual Pelupusan Rekod Urusan Fungsian Lembaga Pelabuhan Bintulu Bil. (5) Tajuk Siri (6) Tahun Diliputi (7) Tempoh Pengekalan Yang Ditentukan Dalam Jadual (8) Unit Rekod (9) Meter Panjang Rekod (10) Daripada Kepada 1. (2.3) Dagangan Berbahaya 1991 2000 7 tahun 300 12 m.p 2. (2.5) Perlesenan dan Permit 1997 2003 7 tahun 500 20 m.p 3. (2.6) Caj Perkhidmatan dan Tarif 2000 2005 7 tahun 200 8 m.p 4. (4.3) Penyiasatan Kemalangan di Pelabuhan 1990 2001 7 tahun 420 16.8 m.p Jumlah Unit Rekod: 1420 Ukuran Meter Panjang Rekod: 56.8 m.p (11) Mengikut seksyen 25 dan 26, Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629], saya mengemukakan permohonan ini bagi pemusnahan rekod di atas: Nama Pegawai: ZULKURNAIN BIN AYUB Tandatangan dan Meterai/Cap Jabatan: Zul Jawatan: PENGURUS BESAR Tarikh: 11 MEI 2018 Cop Jabatan
24 Lampiran 1(a) PENERANGAN Arkib 2/08 - BORANG PERMOHONAN BAGI PEMUSNAHAN REKOD AWAM (1) Kementerian/Jabatan/Agensi: Lembaga Pelabuhan Bintulu (2) Bhg/Caw/Unit: Bahagian/cawangan/unit yang terdapat di Lembaga Pelabuhan Bintulu Nama Jab/Agensi : Lembaga Pelabuhan Bintulu Nama Bhg/Caw/Unit : Bahagian Operasi Nama Jab/Agensi : Lembaga Pelabuhan Bintulu Nama Bhg/Caw/Unit : Bahagian Penyelidikan (3) Pewujud Rekod [Jika tidak sama dengan (1)]: Kementerian/Jabatan/Agensi yang mewujudkan atau menguruskan rekod mengikut fungsi dan aktvitinya tetapi fungsi/aktivitinya telah diberhentikan kerana ‘jumud’ atau fungsinya telah diambilalih oleh jabatan lain. Rekod-rekod tersebut disimpan dan dijaga oleh jabatan yang menyenaraikan rekod tersebut. Contoh: Suruhanjaya Keretapi Malaysia telah dijumudkan dan rekod-rekodnya disimpan dan di bawah kawalan Suruhanjaya Perkhidmatan Awam. Oleh itu, Suruhanjaya Perkhidmatan Awam bertanggungjawab mengambil tindakan pelupusan bagi rekod-rekod Suruhanjaya Keretapi Malaysia. (4) Nama dan No. Jadual Pelupusan Rekod : Jadual Pelupusan Rekod Urusan Fungsian Lembaga Pelabuhan Bintulu (5) Bil: Bilangan nombor seturut. (6) Tajuk Siri: Tuliskan Kod, No. Bil Perkara dan Tajuk Siri seperti yang terdapat dalam Jadual Pelupusan Rekod Urusan Fungsian Lembaga Pelabuhan Bintulu Contoh: (9.1) Prasarana (7) Tahun Diliputi (Drpd Kpd): tahun terawal dan terakhir rekod dalam tajuk siri yang disenaraikan. (8) Tempoh Pengekalan Yang Ditentukan Dalam Jadual: Rujuk dalam ruangan Tindakan Pelupusan dalam Jadual Pelupusan Rekod. (9) Unit Rekod: Merujuk kepada bilangan unit rekod dalam setiap siri. Bil./Bil.perkara di bawah tajuk siri Tajuk siri seperti dalam JPR Urusan Fungsian JPP
25 (10) Meter Panjang Rekod: i. Jumlah Rekod – Bilangan unit rekod dalam setiap siri. ii. Meter Panjang – Ukuran matrik meter panjang bagi rekod. Ukuran ini diperolehi dengan cara menyusun secara menegak. (11) Ruangan ini hendaklah diisi oleh pegawai yang bertanggungjawab membuat permohonan pemusnahan rekod. Catatan: Bagi tujuan permohonan pelupusan berdasarkan Jadual Pelupusan Rekod (JPR), tempoh pengekalan yang berdasarkan kiraan tahun hendaklah mengambil kira genap 12 bulan dari tempoh fail ditutup/ tamat tindakan.
26 Lampiran 2 CONTOH Arkib 3/08 BORANG PERMOHONAN BAGI PEMUSNAHAN REKOD ELEKTRONIK BUTIR-BUTIR JABATAN Untuk Kegunaan Arkib Negara Tarikh Terima: (1) Kementerian/Jabatan/Agensi: Lembaga Pelabuhan Bintulu (2) Bahagian/Cawangan/Unit: Bahagian Teknologi Maklumat (3) Alamat: Tingkat 8,9,&10, Menara Kidurong KM12, Jalan Tg.Kidurong, Peti Surat 296,97007 Bintulu, Sarawak (4) P Pewujud Rekod [Jika tidak sama dengan (1)]: (5) Telefon: 086-253888 (6) No. Faksimili: 086-252929 (7) Alamat e-mel: [email protected] MAKLUMAT MENGENAI REKOD (8) Nama dan No. Jadual Pelupusan Rekod: Jadual Pelupusan Rekod Fungsian Lembaga Pelabuhan Bintulu (9) Tajuk Siri: Cuti (10) Sistem Aplikasi: Integrated Trade Mark System (ITMS) (11) Format Rekod: TIFF, DOC (12) Jumlah/Saiz dalam Bit: 23 kb (13) Jenis Media: CD (14) Jumlah Unit Media: 5 unit (15) Tarikh Diliputi: 2006 - 2009 (16) Peringkat Keselamatan: Terbuka (17) Lokasi Rekod: Bilik Server, Lembaga Pelabuhan Bintulu (18) Sebab Pelupusan: Telah tamat tindakan dan tiada tindakan lanjut (19) Tempoh Pengekalan Yang Ditentukan Dalam Jadual: 7 tahun (20) Perihal Rekod: Mengandungi maklumat permohonan dan kelulusan cuti [ Sila lengkapkan Lampiran]
27 (21) Mengikut seksyen 25 dan 26, Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629], saya mengemukakan permohonan ini bagi pemusnahan rekod di atas: Nama Pegawai: ZULKURNAIN BIN AYUB Tandatangan dan Meterai/Cap Jabatan: Zul Jawatan: PENGURUS BESAR Tarikh: 11 MEI 2018 Cop Jabatan
28 Lampiran 2 (a) PENERANGAN Penerangan Borang Permohonan Bagi Pemusnahan Rekod Elektronik – Arkib 3/08 (1) Kementerian/Jabatan/Agensi : Nama Kementerian/Jabatan/Agensi yang memohon. Contoh: Nama Kem/Jab/Agensi : Lembaga Pelabuhan Bintulu Nama Kem/Jab/Agensi : Bahagian Teknologi Maklumat (2) Bahagian/Cawangan/Unit : Bahagian/cawangan/unit yang terdapat dalam sesuatu Kementerian/Jabatan/Agensi yang memohon. Contoh: Nama Bhg/Caw/Unit : Bahagian Teknologi Maklumat Nama Bhg/Caw/Unit : Unit IT (3) Alamat : Alamat Kementerian/Jabatan/Agensi/Organisasi yang memohon pemusnahan. (4) Pewujud Rekod [Jika tidak sama dengan (1)]: Kementerian/Jabatan/Agensi asal yang mewujudkan atau menguruskan rekod tetapi fungsi/aktivitinya telah diberhentikan kerana ‘jumud’ atau fungsinya telah diambilalih oleh jabatan yang baru/lain. Jabatan yang mengambilalih fungsi/aktiviti berkenaan perlu mengisi nama Kementerian/Jabatan/Agensi asal. Contoh: Suruhanjaya Keretapi Malaysia telah dijumudkan dan rekod-rekodnya disimpan dan di bawah kawalan Suruhanjaya Perkhidmatan Awam. Oleh itu, Suruhanjaya Perkhidmatan Awam bertanggungjawab mengambil tindakan pelupusan perlu menyatakan Suruhanjaya Keretapi Malaysia sebagai “pewujud rekod”. (5) Telefon: Nombor telefon Kementerian/Jabatan/Agensi/ Bahagian/ Cawangan/ Unit yang memohon pemusnahan. (6) No. Faksimili : Nombor faksimili Kementerian/Jabatan/Agensi/Bahagian/ Cawangan/Unit yang memohon pemusnahan. (7) Alamat e-mel : Alamat e-mel pegawai yang bertanggungjawab. (8) Nama dan No. Jadual Pelupusan Rekod : Nama dan Nombor Jadual Pelupusan Rekod yang diluluskan oleh Arkib Negara Malaysia kepada Kementerian/Jabatan/Agensi. (9) Tajuk Siri: Tajuk Siri yang terdapat dalam Jadual Pelupusan Rekod. (10) Sistem Aplikasi : Merujuk kepada sistem aplikasi di mana rekod yang disenaraikan diwujud atau disimpan. (11) Format Rekod : Format rekod yang disenaraikan seperti .tiff, .jpeg, .pdf, .mpeg, doc, .mdf; dan sebagainya. (12) Jumlah/Saiz dalam Bit : Jumlah/Saiz dalam bit bagi rekod yang disenaraikan.
29 (13) Jenis Media : Media storan bagi rekod yang disenaraikan seperti pita magnetik, CD, DVD, disket dan sebagainya. (14) Jumlah Unit Media : Jumlah unit media keseluruhan bagi rekod yang disenaraikan (merujuk kepada item 13 di atas). (15) Tarikh Diliputi: Merujuk kepada tarikh terawal dan tarikh terakhir bagi rekod yang disenaraikan. (16) Peringkat Keselamatan : Merujuk kepada peringkat pengelasan rekod/dokumen sama ada Terbuka, Terhad, Sulit, Rahsia, dan Rahsia Besar. (17) Lokasi Rekod : Merujuk kepada lokasi rekod/media storan di mana rekod disimpan. (18) Sebab Pelupusan : Merujuk kepada sebab-sebab memohon pelupusan seperti telah tamat tindakan, tidak diperlukan untuk rujukan, media telah rosak, tidak boleh dibaca, telah disalin kepada format baru/migrasi dan sebagainya serta masih tertakluk dalam jadual. (19) Tempoh Pengekalan Yang Ditentukan Dalam Jadual: Merujuk kepada tindakan pelupusan dalam Jadual Pelupusan Rekod. (20) Perihal Rekod: (Sila lengkapkan lampiran – Senarai Perihal Bagi Pemusnahan Rekod Elektronik) (i) Bil : Bilangan nombor seturut. (ii) No. Rujukan Unit Media : Nombor rujukan unit media yang disenaraikan. (iii) Tajuk Media/Perihal Rekod Setiap Media : Merujuk kepada tajuk rekod dan keterangan ringkas kandungan bagi setiap rekod yang disenaraikan. (iv) Tarikh Diliputi (Drp Kpd) : Merujuk kepada tarikh terawal dan tarikh terakhir bagi rekod yang disenaraikan. (v) Keadaan Media (Baik/Rosak) : Status keadaan media. (21) Ruangan ini hendaklah diisi oleh pegawai yang bertanggungjawab membuat permohonan pemusnahan rekod. *Nota: .Setiap permohonan pelupusan hendaklah diisi dengan lengkap dan bertaip. Permohonan yang bertulisan tangan tidak akan diambil tindakan dan jabatan perlu menyediakannya semula mengikut peraturan yang ditetapkan.
30 Lampiran 3 CONTOH Arkib 11/08 BORANG PERMOHONAN BAGI PEMINDAHAN REKOD AWAM BUTIR-BUTIR JABATAN Untuk Kegunaan Arkib Negara Tarikh Terima: No. Penerimaan: (1) Kementerian/Jabatan/Agen si: Lembaga Pelabuhan Bintulu (2) Bahagian/Cawangan/Unit: Bahagian Khidmat Pengurusan MAKLUMAT MENGENAI REKOD (3) No. Penerimaan: - (4) Nama dan No. Jadual Pelupusan Rekod: Jadual Pelupusan Rekod Fungsian Lembaga Pelabuhan Bintulu (5) Tahun Diliputi: 1982-1991 (6) Ukuran Rekod: 0.3 m.p (meter panjang/ unit/ lembar) (7) Peringkat Keselamatan: Terbuka (8) Jenis dan Format Rekod: Fail dan Terbitan Bil. (9) No. Fail/Rujukan/Siri (10) Tajuk/Perkara (11) Tarikh (12) Bil.Lampir an/Lembar /Unit (13) Daripada Kepada 1. 100-6/1/1 Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan 13.7.88 27.4.91 80 2. 100-6/2/2 Mesyuarat BIMB-EAGA 9.3.82 14.4.87 70 3. 100-6/6/6 Jld. 2 Mesyuarat Kajian Environmental Monitoring 21.1.91 20.9.91 75 (14) Mengikut seksyen 28 (1) dan (2), Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629], saya mengemukakan permohonan ini bagi pemindahan rekod di atas: Nama Pegawai: ZULKURNAIN BIN AYUB Tandatangan dan Meterai/Cap Jabatan: Zul Jawatan: PENGURUS BESAR Tarikh: 21 MEI 2018 Cop Jabatann
31 Lampiran 3 (a) PENERANGAN BORANG PERMOHONAN BAGI PEMINDAHAN REKOD AWAM - Arkib 11/08 Borang Permohonan Pemindahan Rekod ini digunakan untuk rekod dalam bentuk fail, kartografi, senibina, pandang dengar dan terbitan. (1) Kementerian/Jabatan/Agensi: Nama Kementerian/Jabatan/Agensi yang memohon. (2) Bhg/Caw/Unit: Bahagian/Cawangan/Unit yang terdapat dalam sesuatu jabatan/agensi yang memohon. Contoh : Nama Jabatan/Agensi : Lembaga Pelabuhan Bintulu Nama Bahagian/ Cawangan/ Unit : Bahagian Khidmat Pengurusan (3) No. Penerimaan: Ruangan ini tidak perlu diisi bagi kes pemindahan rekod yang mempunyai jadual pelupusan rekod. Nombor penerimaan hanya diberi oleh Arkib Negara Malaysia kepada Kementerian/ Jabatan/ Agensi bagi pemindahan rekod yang tidak dinyatakan dalam jadual pelupusan rekod. (4) Nama dan No. Jadual Pelupusan Rekod: Merujuk kepada nama dan nombor JPR Kementerian/ Jabatan/ Agensi yang diberi oleh Arkib Negara Malaysia (sekiranya berkenaan). (5) Tarikh Diliputi: Tarikh terawal dan terakhir rekod dalam ruangan (12) (6) Ukuran Rekod: Rekod yang dipindahkan dalam ukuran meter panjang, jumlah, unit atau lembar/ keping. (7) Peringkat Keselamatan: Merujuk kepada peringkat pengelasan rekod/ dokumen sama ada Terbuka, Terhad, Sulit. Rahsia. Rahsia Besar. (8) Jenis dan Format Rekod: contohnya fail; kartografi seperti peta; senibina seperti lakaran lukisan pelan; bahan pandang dengar seperti kaset, piring hitam, cakera padat, video, filem, pita dan gambar; dan terbitan. (9) Bil.: Bilangan nombor turutan. (10) No. Fail/ Rujukan/ Siri: nombor atau abjad atau kombinasi kedua-duanya sekali yang dicatat di atas fail/ peta/ lukisan/ bahan pandang dengar. (11) Tajuk/ Perkara: Perkara yang dicatatkan di atas fail/ lembaran peta/ lukisan/ bahan pandang dengar bagi menggambarkan isi kandungannya. (12) Tarikh ( Daripada Kepada): Tahun terawal sehingga tahun terakhir rekod dalam setiap no. fail/ rujukan/ siri. (13) Bil. Lampiran/ Lembar/ Unit: Merujuk kepada jumlah bilangan lampiran/ lembar/ unit rekod (14) Ruangan ini hendaklah diisi oleh pegawai yang bertanggungjawab membuat permohonan pemusnahan rekod.
32 Lampiran 4 CONTOH Arkib 12/08 PENENTUSAHAN PEMUSNAHAN REKOD AWAM BUTIR-BUTIR JABATAN (1) Kementerian/Jabatan/Agensi: Lembaga Pelabuhan Bintulu (2) Bahagian/Cawangan/Unit: Bahagian Khidmat Pengurusan MAKLUMAT MENGENAI REKOD (3) Surat Kebenaran Pemusnahan: 3.1 No. Rujukan: ARKIB.600-14/24/20/8 3.2 Tarikh: 1 Jun 2018 (4) Perihal Rekod: Berkenaan dengan hal ehwal Lembaga Pelabuhan Bintulu (5) Meter Panjang Rekod Yang Dimusnahkan: 3.1 m.p (6) Peringkat Keselamatan: Terbuka (7) Kaedah Pemusnahan : No. Resit (Jika Dijual):………... dibakar dirincih dikitar semula dipadamkan dijual (8) Tarikh Pemusnahan: 28 Jun 2018 (9) Tempat Pemusnahan: Pejabat Bahagian Pentadbiran PEGAWAI YANG MELAKSANAKAN PEMUSNAHAN (10) Nama Pegawai: MOHD SOLLEH BIN OSMAN Tandatangan: Solleh Jawatan: PPT (COS) (11) Nama Saksi: ZULAIKHA BT.LIMAN Tandatangan:Zulaikha Jawatan:PPT PENENTUSAHAN (12) Saya mengesahkan bahawa rekod di atas telah dimusnahkan dengan sewajarnya mengikut Seksyen 25 dan 26, Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629]: Nama Pegawai: ZULKURNAIN BIN AYUB Tandatangan dan Meterai/Cap Jabatan : Zul Jawatan: PENGURUS BESAR Tarikh : 28 JUN 2018 / Cop Jabatan n
33 Lampiran 4 (a) PENERANGAN BORANG PENENTUSAHAN PEMUSNAHAN REKOD AWAM - Arkib 12/08 (1) Kementerian/Jabatan/Agensi: Nama Kementerian/Jabatan/Agensi yang memohon. Contoh : Nama Kementerian/Jabatan/Agensi: Lembaga Pelabuhan Bintulu Bahagian/Cawangan/Unit: Bahagian/cawangan/unit yang terdapat dalam sesuatu Kementerian/Jabatan/Agensi yang memohon. Contoh: Nama Bahagian/Cawangan/Unit: Bahagian Khidmat Pengurusan (3) Surat Kebenaran Bagi Pemusnahan: (3.1) No. Rujukan : Merujuk kepada nombor rujukan surat kebenaran pemusnahan dari Arkib Negara. (3.2) Tarikh : Tarikh surat kebenaran pemusnahan dari Arkib Negara. (4) Perihal Rekod : Merujuk kepada keterangan dan penjelasan ringkas mengenai isi kandungan, jenis dan bentuk rekod yang telah dimusnahkan. (5) Meter Panjang Rekod Yang Dimusnahkan : Merujuk kepada ukuran meter panjang (linear metre) rekod yang telah dimusnahkan (Jabatan juga boleh menyatakan jumlah unit rekod/ fail). (6) Peringkat Keselamatan : Merujuk kepada peringkat pengelasan rekod/dokumen sama ada Terbuka, Terhad, Sulit, Rahsia, dan Rahsia Besar. (7) Kaedah Pemusnahan : Sila tandakan kaedah pemusnahan rekod atau sekiranya ada kaedah lain yang digunakan sila nyatakan. (8) Tarikh Pemusnahan : Merujuk kepada tarikh melaksanakan perbuatan memusnahkan. (9) Tempat Pemusnahan : Merujuk kepada lokasi di mana rekod dimusnahkan. (10) & (11) Pegawai Yang Menjalankan Pemusnahan : Merujuk kepada pengesahan pemusnahan oleh pegawai dan saksi yang melaksanakan pemusnahanrekod. (12) Penentusahan : Merujuk kepada pengesahan pemusnahan oleh pegawai penyelia.
34 Lampiran 5 GAMBARAJAH PELUPUSAN REKOD AWAM BERDASARKAN JADUAL PELUPUSAN REKOD URUSAN AM Fail/ Rekod Tidak Aktif Penentusahan Pemusnahan Rekod Awam • Borang Arkib 12/08 Pemusnahan dilakukan Kebenaran Pemusnahan Memohon Kebenaran Pemusnahan Permohonan pemindahan rekod Pemindahan Penyenaraian Rekod • Borang Arkib 11/08 Pemusnahan • Pemusnahan Rekod Awam - Borang Arkib 2/08 • Pemusnahan Rekod Elektronik - Borang Arkib 3/08 Pengasingan rekod mengikut siri dalam JPR Urusan Fungsian Pemindahan Rekod ke ANM • Penetapan tarikh dan masa pemindahan rekod Kebenaran pemindahan rekod
35 Lampiran 6 KAEDAH MENGUKUR FAIL DALAM UKURAN METER PANJANG 35 cm tinggi = 0.35 m. pjg. 100 22 cm tinggi = 0.22 m. pjg. 100
36 Lampiran 7 KAEDAH MENGUKUR TERBITAN DALAM UKURAN METER PANJANG KAEDAH MENGUKUR BORANG YANG DIDOKETKAN DALAM UKURAN METER PANJANG 52 cm tinggi = 0.52 m. pjg. 100 22 cm tinggi = 0.22 m. pjg. 100
37 Lampiran 8 KAEDAH MENGUKUR REKOD/FAIL YANG DIKOTAKKAN DALAM UKURAN METER PANJANG 16 cm (saiz kotak) x 46 (jumlah kotak) = 736 cm 736 cm = 7.36 m. pjg. 100
Diterbitkan oleh: Lembaga Pelabuhan Bintulu Menara Kidurong, Peti Surat 296 Aras 8,9 & 10 Menara Kidurong Jalan Tg Kidurong, 97007 Bintulu Sarawak " Jadual yang mengenal pasti rekod yang mempunyai nilai arkib untuk dipelihara dan membenarkan pemusnahan rekod yang tinggal selepas luput tempoh pengekalan yang ditentukan – seksyen 27(3), Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629] ". Jadual Pelupusan Rekod Cetakan Pertama Hakcipta terpelihara. Tidak dibenarkan mengeluar ulang mana mana bahagian daripada kandungan buku ini dalam apa jua bentuk dan dengan apa cara pun sama ada secara elektronik, fotokopi, mekanikal, rakaman atau lain lain sebelum mendapat izin bertulis daripada Pengurus Besar, Lembaga Pelabuhan Bintulu