Mengenal Program Aplikasi Komputer Akuntansi MYOB

1 Mengenal Program Aplikasi Komputer Akuntansi MYOB A. Definisi MYOB (Mind Your Own Bussiness). Diproduksi oleh perusahaan pengembang perangkat lunak MYOB Technology PTY LTD Australia yang dimulai pada tahun 1991 dan merupakan salah satu perusahaan yang sukses mengenali kebutuhan yang unik dari perusahaan kecil-menengah sampai perusahaan menengah-besar akan sistem manajemen bisnis (business management systems) yang powerful, mudah dan terjangkau. MYOB merupakan program aplikasi komputer akuntansi untuk mengerjakan siklus akuntansi sehingga menghasilkan laporan keuangan. MYOB merupakan salah satu paket software akuntansi umum yang cukup populer di Indonesia. Paket software akuntansi umum dalam hal ini berguna untuk merekam seluruh transaksi bisnis, dan menghasilkan laporan keuangan secara otomatis. MYOB (Mind Your Own Bussiness) adalah perangkat lunak / program yang sangat mudah digunakan, dan sudah banyak digunakan oleh perusahaan diseluruh duniayang dibuat untuk memudahkan aktivitas dan pencatatan akuntansi dengan memanfaatkan konsep modularitas atas serangkaian aktivitas yang serupa ke dalam modul-modul spesifik seperti pembelian (Account payable), penjualan (Account receivable), penggajian, buku besar, dan lain-lain. Pekerjaan dalam mengaplikasikan komputer akuntansi MYOB meliputi setting account, setting pajak, linked account, pencatatan data saldo awal,pencatatan kartu,pencatatan transaksi, pembuatan jurnal penyesuaian sampai dengan penyusunan laporan keuangan membutuhkan waktu yang lama dalam pemahamannya. Software akuntansi yang umum ini bisa dipakai oleh perusahaan dengan skala kecil sampai menengah. MYOB Accounting merupakan sebuah software akuntansi yang diperuntukkan bagi usaha kecil menengah (UKM) yang dibuat secara terpadu (integrated software). Tingkat keamanan yang cukup valid untuk setiap user. Lebih dari 160 laporan dan chat bisa dibuat serta membuat laporan yang menyeluruh, kemudian bisa diubah menjadi microsoft excel file untuk melakukan analisa lebih dalam. MYOB pun dapat diaplikasikan untuk jenis perusahaan yang telah direkomendasikan dan dapat diekspor ke email atau save semua laporan ke disk untuk accountant. B. Jenis MYOB. Terdapat tiga versi MYOB yang beredar di Indonesia, yaitu: 1. MYOB Basic MYOB Basic adalah varian MYOB yang paling sederhana dan paling murah. Penggunaanya tidak disarankan untuk perusahaan dengan transaksi yang rumit dan menginginkan laporan keuangan yang lengkap. Dalam MYOB basic, tidak ada modul Inventory, tidak ada modul Pembelian, kartu stock, laporan utang, dan tidak bisa send to excel secara otomatis. 2. MYOB Accounting MYOB Accounting adalah varian MYOB Accounting sudah dilengkapi denga fitur untuk melacak persediaan. Secara konsep akuntansi disebut sebagai catatan persediaan perpetual. Jadi setiap ada mutasi barang akan terlacak (barang masuk akibat pembelian atau retur penjualan, maupun barang keluar akibat penjualan atau retur pembelian).3 3. MYOB premier

2 MYOB Premier adalah varian MYOB dengan fitur terlengkap. Perbedaan utama antara MYOB Premier dengan MYOB Accounting adalah fasilitas MYOB premier untuk menangani transaksi multicurrency, fasilitas untuk melacak mutasi antar gudang, serta fasilitas multiuser. Secara singkat perbedaan mendasar yang sangat penting yang harus diketahui pada penggunaan MYOB Accounting dengan MYOB Premier: 1. MYOB ACCOUNTING : a. Single User (Hanya dapat digunakan 1 Userl) b. Single Currency (Haya dapat menggunakan Satu Mata Uang) 2. MYOB PREMIER a. Multi User (Banyak Pengguna, lebih dari 1 user) Maksimal 25 User. b. Multi Currency (Lebih dari satu mata uang) C. Modul dalam MYOB Secara singkat, Modul yang dimiliki MYOB dan yang akan digunakan adalah sebagai berikut : Account, digunakan untuk pengelolaan account-account perusahaan baik account rugi/laba maupun account neraca, pencatatan journal umum transaksi, dan pengelolaan budget perusahaan. Banking, digunakan untuk mencatat pengeluaran dan penerimaan uang perusahaan yang tidak terkait dengan kegiatan pembelian dan penjualan. Sales, digunakan untuk memaintain transaksi yang berkaitan dengan penjualan yang dilakukan perusahaan. Time Billing, digunakan untuk mengelola kegiatan penjualan yang berkaitan dengan waktu. Pembelian, digunakan untuk memaintain transaksi yang berkaitan dengan pembelian yang dilakukan perusahaan. Modul persediaan digunakan untuk mengelola informasi mengenai item persediaan seperti jenis barang, informasi pembeliannya, informasi penjualannya, informasi asal barang, informasi lainnya yang berkaitan dengan persediaan, serta untuk mengelola perpindahan persediaan dari lokasi yang satu ke lokasi yang lainnya.5 Card File, digunakan untuk mengelola informasi yang berkaitan dengan pihak-pihak yang berhubungan dengan perusahaan seperti Supplier, Vendor, Karyawan maupun personal. D. Kelebihan dan kekurangan software MYOB Adapun kelebihan dan kekurangan dari software tersbut. Berikut kelebihan dari software MYOB: 1. Easy of use: MYOB menawarkan kemudahan dalam penggunaannya, artinya pengguna dapat mempergunakan MYOB walaupun yang bersangkutan tidak memliki latar belakang pembukuan sama sekali. Kuncinya adalah setup dan implementasi yang baik. Hal tersulit dan yang paling penting dalam penerapan MYOB adalah pada saat proses setup, dimana proses bisnis yang ada di dalam perusahaan di otomatiasi dengan mempergunakan alat bantu MYOB, sehingga dalam pelaksanaan kesehariannya, pengguna hanya mengikuti proses bisnis yang telah disusun sebelumnya. 2. Accounting power: software MYOB telah cukup lama dikembangkan dan secara berkesinambungan mengeluarkan perbaikan release. Sehingga pengelolaan informasi dengan menggunakan software MYOB cukup dapat diandalkan. Sepanjang setup yang dilakukan telah dilakukan dengan baik dan benar, MYOB dapat mengeluarkan laporan yang dapat diandalkan.

3 3. Feature job dan category yang dapat digunakan untuk pengelolaan proyek serta departmentalisasi, sehingga dapat diperoleh laporan manajemen per proyek maupun per department yang berguna bagi manajemen untuk mengetahui kinerja dan sebagai dasar langkah perbaikan yang harus dilakukan. 4. Proses intalasi dan maintenance yang murah. Instalasi MYOB dapat dilakukan dengan mudah dan biasanya tidak dipungut biaya maintenance tahunan, artinya walaupun release terbaru telah dikeluarkan oleh MYOB, para pengguna release sebelumnya tetap masih dapat menggunakannya, dan apabila diperlukan bisa dilakukan pembelian upgrade dengan harga yang relatif lebih murah dibandingkan dengan pembelian baru. 5. Tenaga kerja yang mengetahui dan paham atau setidaknya mengetahui MYOB cukup banyak ditemui di pasar. Telah banyak berkembang lembaga pendidikan baik lembaga kursus maupun lembaga pendidikan tingkat universtas yang mengajarkan software MYOB sebagai bagian dari pelajaran Accounting. 6. Dapat digunakan untuk memantau 3 tahun periode pembukuan, artinya dalam kurun 3 tahun manajemen masih dapat melihat transaksi selama 3 tahun ke belakang tanpa perlu melakukan proses tutup buku. 7. Nilai investasi yang relatif murah. Harga produk termahal adalah kurang dari USD 1.000 (diluar training dan implementasi). Kuncinya adalah pelaksanaan setup dan implementasi. Pilihlah perusahaan yang memiliki tenaga yang telah memiliki pengalaman dalam melakukan implementasi MYOB. Lebih banyak perusahaan yang telah diimplementasikannya, tentunya lebih banyak manfaat yang dapat kita peroleh dari pengalaman konsultan tersebut. 8. Jangka waktu implementasi yang relatif cepat. Sepanjang data untuk keperluan implementasi seperti data detail neraca dan rugi laba dapat disiapkan dengan cepat, maka implementasi MYOB akan dapat diselesaikan dengan cepat pula. Berkut kekurangan dari software MYOB: 1. Database MYOB merupakan database yang dikunci, artinya pengguna tidak dapat melakukan modifikasi laporan, modifikasi field di MYOB, sehingga customization apabila diperlukan relatif sulit dipenuhi oleh MYOB. 2. MYOB merupakan software buatan luar negeri sehingga tidak ada feature perpajakan didalamnya, Pembuatan laporan yang berkaitan dengan perpajakan seperti form pelaporan PPN dan lainnya tidak tersedia didalam MYOB dan harus dikelola diluar software MYOB. 3. Tidak ada module fixed assets, sehingga apabila perusahaan memerlukan modul untuk mengelola assets yang dimiliki maka tidak dapat dipenuhi oleh MYOB. 4. Kelemahan multi warehouse yang mengakibatkan pengelolaan atas barang konsinyasi relatif sulit dikelola didalam MYOB. 5. MYOB tidak dapat digunakan untuk mengelola perusahaan dengan multi company, artinya laporan konsolidasi tidak dapat diharapkan dapat dibuat dengan menggunakan MYOB.

4 MODUL MYOB V.18

5 1. MENETAPKAN MATA UANG RUPIAH Dalam aktivitas transaksi perusahaan, baik untuk penjualan, pembelian maupun transaksi lainya kita akan menggunakan mata uang Rupiah, oleh karena itu pastikan terlebih dahulu di komputer kita, apakah sudah tersetting format Indonesia atau belum, langkah-langkah untuk menyetting ke format Indonesia : 1. Klik tombol Start pada komputer anda => pilih Settings => Control Panel 2. Pilih Regional and Language Options 3. Klik Tabulasi Regional Option => pada kolom location pilih Indonesia, lihat gambar berikut : 4. Klik OK, jika sudah selesai

6 Untuk membuka file perusahaan yang sudah pernah dibuat sebelumnya Untuk membuat file baru perusahaan Untuk membuka contoh perusahaan yang sudah ada di MYOB Untuk melihat update versi terbaru MYOB Untuk keluar program MYOB PERSIAPAN AWAL DATA PERUSAHAAN Untuk membuat persiapan awal data perusahaan (sesuai dengan contoh kasus), ikuti langkah-langkah berikut : 1. Aktifkan MYOB Accounting V18, akan ditampilkan “Wellcome to MYOB Accounting”, seperti gambar berikut : 2. Klik tombol Create, akan ditampilkan “Wellcome to the MYOB New Company File Assitant”. 3. Klik tombol Next, akan ditampilkan “New Company File Assistant”, masukan data-data perusahaan sesuai dengan contoh study kasus : Nama Perusahaan Nomor NPWP Perusahaan Alamat Perusahaan Nomor Telephon Nomor Fax Alamat E-mail

7 Apabila ingin membuat account / perkiraan perusahaan sesuai dengan kebutuhan sendiri Apabila ingin mengimpor account / perkiraan dari perusahaan lain atau file lain Apabila ingin menggukan Account / Perkiraan yang ada disalah satu contoh perusahaan bawaan MYOB 4. Klik tombol Next, Isikan Data seperti gambar berikut : 5. Klik tombol Next , akan ditampilkan informasi “Please Confirm Your Accounting Information”. Pastikan data yang anda input sudah benar (sesuai dengan contoh study kasus), baca terlebih dahuludengan teliti, apabila terjadi kesalahan maka anda bisa memperbaiki dengan mengklik tombol Back. 6. Klik tombol Next, akan ditampilkan seperti gambar berikut, pilih opsi “I would like to build my ownaccount list once I begin using MYOB Accounting”. Apabila kita memilih menggunakan Account/Perkiraan yang ada disalah satu contoh perusahaan bawaan MYOB maka akan ditampilakn kotak dialog untuyk menentukan Account List berdasarkan klasifikasi dan tipe bisnis yang kita pilih. Tampilannya seperti berikut ini : Tahun Buku Akhir Tahun Tutup Buku Awal Tahun Pembukuan Periode Pembukuan

8 Untuk merubah alamat directory penyimpanan file perusahaan Menggunakan settingan default MYOB, dan masuk ke modul utama MYOB Untuk menyetting kembali, sesuai dengan kebutuhan / Customizing 7. Klik tombol Next, akan ditampilkan seperti gambar berikut, 8. Klik tombol Next, akan ditampilkan seperti gambar berikut, “Congratulations”, Klik tombol CommandCentre, dan anda siap untuk membuat daftar akun Alamat directory untuk menyimpan file perusahaan

9 Untuk membuat daftar persediaan, HPP, Jml persediaan, penyesuaian persediaan, dll Untuk membuat Quotes, Order, Invoice Penjualan, Penerimaan pembayaran, Uang muka, piutang Untuk membuat daftar Akun, record jurnal manual, Ajp, transfer uang, data auditor, dll Untuk membuat Quotes, Order, Bill pembelian, pembayaran tagihan, Uang muka, hutang Untuk penerimaan dan pengeluaran uang secara tunai, Reconsiliasi bank , transfer check Tampilan Modul Utama Command Centre MYOB V.18 Untuk membuat daftar Supplier, Customer, Pegawai, dan informasi lainya