EDISI 1-MK PENDAHULUAN

INSTITUT PROFESIONAL BAITULMAL SDN BHD (238474-D)
(MILIK MAJLIS AGAMA ISLAM WILAYAH PERSEKUTUAN)

MANUAL KEWANGAN DAN PERAKAUNAN
(EDISI 1)

INSTITUT PROFESIONAL BAITULMAL

Disediakan Oleh
Bendahari
Jabatan Kewangan
Institut Profesional Baitulmal
Kuala Lumpur
31 Disember 2012

INSTITUT PROFESIONAL BAITULMAL SDN BHD
MANUAL KEWANGAN DAN PERAKAUNAN

KANDUNGAN MUKA SURAT

BAHAGIAN A - PERATURAN PERAKAUNAN DAN KEWANGAN

BAB 1 - PENGENALAN MANUAL KEWANGAN DAN PERAKAUNAN
1.1 Tujuan
1.2 Objektif Manual
1.3 Pindaan Kepada Manual
1.4 Kandungan Manual

BAB 2 - BELANJAWAN TAHUNAN
2.1 Tujuan Belanjawan Tahunan
2.2 Penyediaan Anggaran Tahunan
2.3 Kuasa Membelanjakan Wang IPB
2.4 Polisi Khusus Belanjawan Tahunan
2.5 Anggaran Perbelanjaan
2.6 Anggaran Hasil
2.7 Kelulusan Lembaga Pengarah IPB
2.8 Kadar-kadar Bagi Hasil Dan Pendapatan
2.9 Anggaran Tambahan / Belanjawan Tambahan
2.10 Pemantauan Belanjawan
2.11 Kawalan Peruntukan
2.12 Buku Rekod
2.13 Laporan Prestasi Perbelanjaan Bulanan

Mengikut Jabatan
2.14 Tatacara Penyediaan Belanjawan Tahunan
2.15 Faedah-Faedah Penyediaan Belanjawan Tahunan
2.16 Carta Aliran Penyediaan Anggaran Belanjawan

BAB 3 - PEROLEHAN

3.1 Tujuan Perolehan
3.2 Perancangan Tahunan Perolehan

KANDUNGAN MUKA SURAT

BAHAGIAN A - PERATURAN PERAKAUNAN DAN KEWANGAN

3.3 Peruntukan / Pembiayaan
3.4 Tanggungjawab Ketua Jabatan
3.5 Prinsip-prinsip Perolehan IPB
3.6 Objektif Perolehan IPB
3.7 Jenis-jenis Perolehan
3.8 Kaedah-kaedah Perolehan Bagi Bekalan,

Perkhidmatan Bukan Perunding dan Kerja
3.9 Kaedah Perolehan Bagi Perkhidmatan Perunding
3.10 Proses Perolehan Melalui Kaedah Sebutharga / Tender
3.11 Pengurusan dan Pentadbiran Kontrak
3.12 Surat Niat
3.13 Surat Setuju Terima
3.14. Borang Pesanan (Purchase Order)
3.15 Dokumen Kontrak
3.16 Wang Tahanan
3.17 Penalti Dan Tolakan (Set-Off)
3.18 Tempoh Tanggungan Kecacatan
3.19 Perubahan Dan Perlanjutan Tempoh Kontrak.
3.20 Syarat Kontrak
3.21 Pendaftaran Pernbekal
3.22 Penerimaan Dan Pengesahan Barang /

Perkhidmatan / Kerja
3.23 Carta Aliran Perolehan

BAB 4 - PENERIMAAN

4.1 Tanggungjawah Pihak Pengurusan IPB
4.2 Tanggungjawab Bendahari
4.3 Tanggungjawab Pegawai Yang.Mengutip Wang
4.4 Tanggungjawab Staf Yang Tidal Ada Kuasa
4.5 Resit Rasmi
4.7 Resit Sementara

KANDUNGAN MUKA SURAT

BAHAGIAN A — PERATURAN PERAKAUNAN DAN KEWANGAN

4.8 Pemberitahuan Hak Terima Resit
4.9 Larangan Meminda Resit
4.10 Kaunterfoil / Salinan Resit
4.11 Pengasingan Penerima Wang dan Penyedia Resit
4.12 Penerimaan Buku Resit Daripada Pencetak
4.13 Simpanan dan Semakan Buku Resit
4.14 Penerimaan Cek
4.15 Buku Tunai
4.16 Penyerahan Kutipan Tunai Ke Jabatan Kewangan
4.17 Memasukkan Wang Terimaan Ke Bank
4.18 Pengangkutan Wang Tunai
4.19 Pemeriksaan Terimaan Harian
4.20 Kredit Perbelanjaan
4.21 Pulangan Balik Hasil
4.22 Analisis Penghutang
4.23 Peruntukan Hutang Ragu
4.24 Jenis dan Kadar Yuran Pelajar
4.25 Terimaan Yuran Dan Lain-Lain Bayaran Berkaitan
Dengan Akaun Pelajar
4.26 Penetapan Kadar Yuran
4.27 Kutipan Yuran
4.28 Tindakan Terhadap Pelajar Yang Gagal Menjelaskan Yuran
4.29 Bayaran Balik Kepada Pelajar
4.30 Pemberian Kredit
4.31 Pengeluaran Bil / Inbois
4.32 Penerimaan Pesanan Tempatan Atau Surat Jaminan
Pembayaran
4.33 Kegagalan Menerima / Mengakaun Terimaan
4.34 Carta Aliran Penerimaan

KANDUN GAN MUKA SURAT

BAHAGIAN A - PERATURAN PERAKAUNAN DAN KEWANGAN

BAB 5 - PEMBAYARAN

5.1 Tanggungjawab Pihak Pengurusan
5.2 Laporan Perbelanjaan Berkala Dan Kawalan
Perbelanjaan
5.3 Akaun Kena Bayar
5.4 Pengawasan Atas Perbelanjaan
5.5 Baucer Bayaran Dan Dokumen Sokongan
5.6 Kehilangan Baucer Bayaran
5.7 Penerima Bayaran
5.8 Bayaran Bagi Perolehan Bekalan /
Perkhidmatan / Kerja
5.9 Perakuan Kesempurnaan Bekalan,
Perkhidmatan Dan Kerja
5.10 Peringatan Sebelum Membayar Bil / Inbois
5.11 Pembayaran Dengan Cek Dan Pindahan Dana
Elektronik (EFT)
5.12 Pembatalan Palang Cek Dan Pembatalan Cek /
PindahanDana Elektronik (EFT)
5.13 Daftar Pembayaran Dan Daftar Cek Batal
5.14 Perwakilan Kuasa Bagi Urusan Pembayaran
5.15 Perakuan Baucer Bayaran
5.16 Semua Bil Dan Tuntutan Bayaran Hendaklah
Dibayar Dengan Segera
5.17 Dokumen-Dokumen Bayaran Yang Dibatalkan
5.18 Carta Aliran Pembayaran

BAB 6 - PANJAR WANG RUNCIT

6.1 Tujuan Panjar Wang Runcit
6.2 Permohonan Panjar Wang Runcit

KANDUNGAN MUKA SURAT

BAHAGIAN A - PERATURAN PERAKAUNAN DAN KEWANGAN

6.3 Permohonan Tambahan Peruntukan Panjar
Wang Runcit

6.4 Pengurusan Panjar Wang Runcit
6.5 Peraturan Tuntutan lmbuhan / Rekupan Panjar

Wang Runcit
6.6 Pemeriksaan Berkala
6.7 Carta Aliran Panjar Wang Runcit

BAB 7 - PENGURUSAN ASET TETAP DAN INVENTORI

7.1 Pengenalan
7.2 Peranan Dan Tanggungjawab Pegawai-Pegawai
7.3 Tugas dan Tanggungjawab Unit / Bahagian

Pengurusan Aset
7.4 Jawatankuasa Pengurusan Aset IPB
7.5 Takrifan
7.6 Bukan Harta Tetap
7.7 Tatacara Perakaunan
7.8 Penentuan Kos Bagi Projek Pembangunan
7.9 Susutnilai
7.10 Peraturan Penerimaan Aset
7.11 Peraturan Pendaftaran Aset
7.12 Peraturan Penggunaan, Penyimpanan dan

Pemeriksaan Aset
7.13 Peraturan Penyelenggaraan Aset
7.14 Pergerakan Aset
7.15 Pelupusan Aset
7.16 Keadaan Aset Yang Boleh Di cadangkan

Untuk Pelupusan
7.17 Prosedur Permohonan Pelupusan
7.18 Permohonan Pelupusan

KANDUNGAN MUKA SURAT

BAHAGIAN A - PERATURAN PERAKAUNAN DAN KEWANGAN

7,19 Kuasa Melulus Pelupusan Aset
7.20 Urusetia Pelupusan
7.21 Perakuan Pelupusan (PEP)
7.22 Jawatankuasa Pemeriksa Pelupusan
7.23 Tempoh Tindakan Pelupusan
7.24 Perlanjutan Tempoh
7.25 Pinda Kaedah Pelupusan
7.26 Kaedah Pelupusan
7.27 Perlaksanaan Kaedah Pelupusan
7.28 Pelupusan Melalui Kontrak Pusat
7.29 Tindakan Semasa Melaksanakan Pelupusan
7.30 Kehilangan Dan Hapuskira
7.31 Urusetia Kehilangan Dan Hapuskira

7.32 Proses Hapuskira
7.33 Tindakan Selepas Kelulusan Hapuskira
7.34 Pelarasan Kewangan Sementara Mengenai Kehilangan
7.35 Penahanan Kerja
7.36 Kehilangan Kerana Pembayaran Lebih Atau

Pembayaran Tanpa Kuasa
7.37 Mendapatkan Batik Pembayaran Lebih Dengan Ansuran
7,38 Carta Aliran Pengurusan Aset

BAB 8 - GAJI DAN TUNTUTAN ELAUN LEBIH MASA
DAN ELAUN PERJALANAN

8.1 Pembayaran Gaji
8.2 Tanggungjawab Jabatan
8.3 Tafsiran
8.4 Jadual Pembayaran Gaji
8.5 Kelulusan Perubahanan Gaji
8.6 Kawalan Atas Perubahan Gaji

KANDUNGAN MUKA SURAT

BAHAGIAN A - PERATURAN PERAKAUNAN DAN KEWANGAN

8.7 Perlantikan dan Kenaikan Pangkat
8.8 Kaedah Pembayaran Gaji
8.9 Pemotongan Gaji
8.10 Jenis-Jenis Potongan Gaji
8,11 Gaji Terlebih Bayar
8.12 Penyata Penyesuaian Gaji
8.13 Penyimpanan Laporan Gaji
8.14 Pembayaran Gaji Melalui Bank Atau Cek
8.15 Peraturan Am Tuntutan Elaun Lebih Masa
8.16 Takrif Berkaitan Elaun Lebih Masa
8.17 Kelulusan Kerja Lebih Masa
8.18 Had Kelayakan Elaun Lebih Masa
8.19 Perkiraan Kadar Bayaran Elaun Lebih Masa
8.20 Kadar Gandaan Bayaran Kerja Lebih Masa
8.21 Tuntutan Bayaran Lebih Masa Bagi Pemandu
8.22 Masa Dalam Perjalanan
8.23 Kerja Lebih Masa Bagi Peserta Kursus/Perarakan
8.24 Cuti Gantian
8.25 Arahan Berkhidmat Di Luar Masa Biasa
8.26 Permulaan Dan Akhir Tugas
8.27 Tuntutan Kerja Lebih Masa Melebihi Dua Bulan
8.28 Pembayaran Tuntutan Elaun Perjalanan
8.29 Carta Aliran Gaji Dan Tuntutan Elaun Lebih Masa
Dan Elaun Perjalanan

BAB 9 - PENDAHULUAN DIRI DAN

PENDAHULUAN PELBAGAI

9.1 Tujuan Pendahuluan
9.2 Jenis-Jenis Pendahuluan
9.3 Peraturan Am Permohonan Pendahuluan
9.4 Tanggungjawab Ketua Jabatan

KANDUNGAN MUKA SURAT

BAHAGIAN A - PERATURAN PERAKAUNAN DAN KEWANGAN

9.5 Peraturan Dan Syarat-syarat Permohonan
Pendahuluan Diri

9.6 Pendahuluan Pelbagai
9.7 Peraturan Dan Syarat-Syarat Permohonan

Pendahuluan Pelbagai
9.8 Tanggungjawab Jabatan Kewangan
9.9 Carta Aliran Pendahuluan Diri Dan Pelbagai

BAB 10 - PELABURAN

10.1 Pelaburan
10.2 Pelaburan Am
10.3 Kriteria Pemilihan Institusi Kewangan
10.4 Rekod-Rekod Pelaburan
10.5 Perlindungan Sijil-Sijil Dan Rekod Pelaburan
10.6 Sijil Pelaburan dan Resit Penyimpanan
10.7 Daftar Pelaburan

BAB 11 - JUALAN DAN KAWALAN KREDIT

11.1 Jualan
11.2 Jualan Tunai
11.3 Jualan Kredit
11.4 Tatacara Perakaunan Bagi Jualan Tunai Dan Kredit
11.5 Pengurusan Kawalan Kredit
11.6 Peruntukan Hutang Ragu
11.7 Kuasa Pelupusan Hutang Lapuk
11.8 Carta Aliran Jualan Dan Kawalan Kredit

BAB 12 - PENGURUSAN AKAUN PELAJAR

KANDUNGAN MUKA SURAT

BAHAGIAN A - PERATURAN PERAKAUNAN DAN KEWANGAN

BAB 13 - PENYATA KEWANGAN
13.1 Penyimpanan Akaun dan Rekod kewangan
13.2 Perlanjutan Tempoh
13.3 Kandungan Penyata Kewangan
13.4 Prinsip-Prinsip Perakaunan Yang Diterima Umum
13.5 Dasar-Dasar Perakaunan
13.6 Keperluan Pendedahan Am
13.7 Penilaian Ke Atas Aset
13.8 Penilaian Dan Pembentangan Tanggungan-

Tanggungan
13.9 Rizab Dan Peruntukan
13.10 Sumber-sumber Yang Disediakan Secara Percuma
13.11 Sijil Dan Penyata Yang Perlu Disertakan Dalam

Penyata Kewangan
13.12 Laporan Tahunan
13.13 Laporan Ke Atas Bantuan Kewangan
13.14 Analisis Prestasi Kewangan
13.15 Jadual Bagi Penyediaan Dan Pembentangan

Laporan Tahunan Dan Penyata Kewangan
13.16 Perangkaan Kewangan Yang Penting
13.17 Penerangan Ringkas Mengenai Prestasi

Keseluruhan IPB

BAB 14 – PERATURAN PERAKAUNAN PADA
AKHIR TAHUN KEWANGAN

14.1 Tujuan
14.2 Latar Belakang
14.3 Peruntukan Bajet Perbelanjaan Tahunan

Kewangan Semasa

KANDUNGAN MUKA SURAT

BAHAGIAN A - PERATURAN PERAKAUNAN DAN KEWANGAN

14.4 Sebutharga Dan Tender Di Bawah Peruntukan
Bajet Perbelanjaan
14.5 Permohonan Pesanan Belian Di Bawah Peruntukan
Belanja Mengurus
14.6 Bayaran Bekalan / Perkhidmatan Dan Kerja
14.7 Pengesahan Panjar Wang Runcit
14.8 Pungutan Hasil / Amanah
14.9 Penyampaian Dokumen

BAHAGIAN B - FORMAT DOKUMEN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN

1. Keterangan Am
2. Jenis-Jenis Format
3. Urusan Percetakan Dan Kawalan
4, Daftar Dokumen-Dokumen Kewangan

Dan Perakaunan
5, Pindahan Kepada Bentuk Format
6. Pendaftaran Format Dokumen Kewangan

Dan Perakaunan
7. Contoh Dokumen-Dokumen Kewangan

Dan Perakaunan

BAHAGIAN B

FORMAT-FORMAT DOKUMEN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN

1. Keterangan Am

1.1 Format-format dokumen kewangan dan perakaunan yang didaftarkan ini
adalah selaras dengan kehendak yang telah ditetapkan penggunaannya
dalam peraturan-peraturan kewangan dan perakaunan seperti dalam
Bahagian Manual ini.

1.2 Tujuan format-format ini dirangka dan didaftarkan adalah untuk memastikan
penggunaan format kewangan dan perakaunan yang seragam dalam
semua urusan perakaunan di semua peringkat IPB.

1.3 Format-format ini adalah berbentuk standard dan boleh digunapakai oleh
semua peringkat dalam organisasi IPB.

2. Jenis-Jenis Format

2.1 Format dokumen-dokumen kewangan dan perakaunan di klasifikasikan
kepada dua (2) iaitu
(i) format yang dikawal dengan nombor siri yang dicetak terdahulu
(preprinted serial number); dan
(ii) format yang tidak dikawal dengan nombor siri.

2.2 Format-format yang dicetak dengan nombor siri terdahulu adalah dikawal
dengan menggunakan nombor buku dan nombor siri dokumen yang dicetak
dan didaftarkan melalui Buku Daftar manakala format-format yang tidak
dicetak dengan nombor siri terdahulu dengan kaedah atau penggunaan
Buku Stok Alatulis.

3. Urusan Percetakan Dan Kawalan

3.1 Semua urusan percetakan dokumen yang dikawal dengan nombor siri yang
dicetak terdahulu adalah diuruskan oleh Jabatan Pentadbiran dan antara
ciri-ciri kawalan yang digunakan ialah menggunakan nmbor siri enam (6)
angka bermula daripada nombor 000001 hingga 999999.

3.2 Tiap-tiap dokumen berkenaan hendaklah dicetak dalam bentuk buku yang
mengandungi 50 helaian (salinan asal) dan dicetak dalam jumlah salinan
yang telah ditentukan. Buku-buku dicetak pula adalah dikawal dengan
nombor bilangan buku yang diselaraskan dengan nombor siri dokumen.

3.3 Bagi format-format dokumen kewangan dan perakaunan yang tidak perlu
diberikan atau dicetak dengan nombor siri terdahulu, bentuk dan
kandungan format yang dicetak mestilah mengandungi butir-butir yang
sama seperti yang ditetapkan dalam manual ini,

4. Daftar Dokumen-Dokumen Kewangan Dan Perakaunan

4.1 Tiap-tiap jenis dokumen kewangan dan perakaunan yang digunakan dalam
semua urusan kewangan dan perakaunan yang berkaitan, mestilah
didaftarkan dan nombor / abjad pendaftaran yang telah ditetapkan
hendaklah dicetak di atas setiap helaian dokumen berkenaan.

4.2 Struktur nombor / abjad pendaftaran dokumen adalah berdasarkan aktiviti
Yang berkaitan dalam pengurusan aspek kewangan dan perakaunan. Kod-
Kod nombor abjad asas aktiviti yang ditetapkan adalah seperti berikut

Kod Nombor/Abjad Aktiviti
RR Resit Rasmi - Penerimaan
BB Baucer Bayaran - Pembayaran
BP Borang Pesanan - Perolehan
1 Penerimaan
2 Pembayaran
3 Perolehan

4 Jualan & Kawalan Kredit

5 Tuntutan-tuntutan Elaun
6 Gaji & Bayaran Lebih Masa
7 Belanjawan
8 Pelbagai

4.3 Semua nombor / abjad daftar dokumen hendaklah dicetak terdahulu di
bahagian atas sebelah kanan tiap-tiap salinan dokumen.

5. Pindaan Kepada Bentuk Format

Semua format dokumen kewangan dan perakaunan yang ditetapkan dalam manual ini
tidak boleh dipinda atau diubahsuai dengan sewenang-wenangnya tanpa
persetujuan Pihak Pengurusan dan Jabatan Kewangan IPB.

6. Senarai Pendaftaran Format Dokumen Kewangan Dan Perakaunan

Senarai Pendaftaran format dokumen kewangan dan perakaunan adalah seperti di
Lampiran B-I.

7. Contoh Format-Format Dokumen Kewangan Dan Perakaunan

Senarai contoh format dokumen-dokumen kewangan dan perakaunan adalah
seperti di Lampiran B-II.

Lampiran B-I

DAFTAR DOKUMEN-DOKUMEN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN
INSTITUT PROFESIONAL BAITULMAL

Kod Aktiviti Jenis Dokumen No.Pendaftaran
Abjad Penerimaan Resit Rasmi Tiada
Pembayaran Baucer Bayaran Tiada
RR Perolehan Borang Pesanan Tiada

BB

BP

Kod Aktiviti Jenis Dokumen No.Pendaftaran
Abjad Penerimaan
Pembayaran Baucer Perbelanjaan 1PB/KEW/02( )
1 Wang Runcit
2

3