MK BAB 6-PANJAR WANG RUNCIT

INSTITUT PROFESIONAL BAITULMAL SDN BHD (238474-D)
(MILIK MAJLIS AGAMA ISLAM WILAYAH PERSEKUTUAN)

MANUAL KEWANGAN DAN PERAKAUNAN
(EDISI 1)

INSTITUT PROFESIONAL BAITULMAL

Disediakan Oleh
Bendahari
Jabatan Kewangan
Institut Profesional Baitulmal
Kuala Lumpur
31 Disember 2012

BAB 6
PANJAR WANG RUNCIT

BAB 6
PANJAR WANG RUNCIT

6.1 Tujuan Panjar Wang Runcit

Wang runcit hendaklah diuruskan dengan menggunakan Sistem Panjar. Panjar
Wang Runcit adalah sejumlah wang yang diberi kepada Jabatan Kewangan

untuk membolehkan pembayaran kecil yang segera tanpa

mempertanggungkannya terlebih dahulu kepada sesuatu maksud perbelanjaan.

Bagi tujuan melicinkan urusan pentadbiran operasi dan sebagai langkah
membantu membuat pembelian kecil dengan lebih pantas, semua pembayaran
atas sesuatu resit yang tidak melebihi RM200.00 hendaklah dibuat daripada
panjar wang runcit yang mempunyai 'float' berjumlah RM5,000.00.

6.2 Permohonan Panjar Wang Runcit

Bendahari hendaklah mengemukakan permohonan ke Lembaga Pengarah
dengan menyatakan jumlah dan sebab-sebab keperluan dengan jelas. Panjar
wang runcit hendaklah digunakan baki maksud ianya diadakan dan hendaklah
dikeluarkan semata-mata mengikut syarat-syarat kelulusan yang diberi. Contoh
surat permohonan adalah seperti lampiran 6(a).

6.3 Permohonan Tambahan Peruntukan Panjar Wang Runcit

Bendahari dibenarkan untuk memohon peruntukan tambahan (sekiranya perlu)
dengan mengemukakan permohonan kepada Lembaga Pengarah dengan
menyatakan jumlah dan sebab-sebab keperluan tambahan peruntukan tersebut
dipohon.

6.4 Pengurusan Panjar Wang Runcit

(i) Bendahari hendaklah melantik dua (2) orang staf bagi menguruskan
panjar wang runcit, seorang staf menyediakan baucer tuntutan panjar
wang runcit manakala seorang staf lagi menjadi juruwang dan menyemak
baucer tuntutan tersebut berserta dokumen sokongan / resit pembelian /
pembayaran. Bendahari bertanggungjawab meluluskan baucer tuntutan
tersebut dan pembayaran.

(ii) Semua maklumat tuntutan pembayaran melalui panjar wang runcit
hendaklah menggunakan modul Buku Tunai dalam sistem perakaunan
kewangan. Data-data hendaklah dimasukkan dengan betul dan dicakan
ke kod akaun yang ditetapkan;

(iii) Semua maklumat berkaitan urusan panjar wang runcit hendaklah
disimpan di dalam fail dan hendaklah diselenggarakan satu buku tunai
yang mencatatkan ruangan baki awal, tarikh rekupan, jumlah rekupan,
tarikh tuntutan, nombor tuntutan, jumlah tuntutan dan baki akhir.

(iv) Dari semasa ke semasa, Bendahari / staf yang diberi kuasa hendaklah
membuat semakan untuk memastikan baki tunai di tangan adalah sama
dengan catatan dalam baki buku tunai pada tarikh dan masa semakan
tersebut dibuat;

(v) Apabila berlaku sesuatu pertukaran staf yang bertanggungjawab
mengendalikan panjar wang runcit, perkiraan dan penyerahan jumlah
yang menunjukkan kedudukan panjar wang runcit pada masa memberi
alih hendaklah dibuat dan ditandatangani oleh kedua-dua staf yang
memberi alih dan mengambil alih; dan

(vi) Semua dokumen termasuk buku tunai dan wang tunai hendaklah
disimpan di dalam peti besi berkunci atau disimpan di tempat yang
selamat. Hanya staf yang diberi kuasa sahaja dibenarkan memgang
kunci dan mengurus panjar wang tunai tersebut;

(vii) Panjar wang runcit tidak boleh digunakan bagi tujuan penukaran dengan
cek persendirian;

(viii) Sebarang urus niaga yang dipecahkecilkan dengan tujuan supaya urus
niaga itu tidak melebihi had maksimum tuntutan panjar wang runcit
adalah tidak dibenarkan kecuali bagi urusan dengan jabatan / agensi
kerajaan yang tidak menerima bayaran melalui cek bagi perkhidmatan
tertentu; dan

(ix) Sekiranya pegawai syarikat memerlukan pendahuluan wang tunai untuk
membeli / mendapatkan sesuatu barang / perkhidmatan yang jumlahnya
melebihi had maksimum penggunaan panjar wang runcit, ia adalah tidak
dibenarkan. Dalam hal ini, syarikat dikehendaki menggunakan cek dan
menunaikannya di bank.

(x) Wang Runcit hendaklah disimpan dalam peti wang runcit dan peti
tersebut hendaklah disimpan dalam peti besi pada setiap hari sebelum
pejabat ditutup dan dikeluarkan semula pada keesokan harinya.

6.5 Peraturan Tuntutan lmbuhan / Rekupan Panjar Wang Runcit

Semua tuntutan / imbuhan panjar wang runcit hendaklah

(i) Disertakan dengan ringkasan tuntutan rekupan (RC) yang disahkan oleh
staf yang dibei kuasa. Semua perbelanjaan adalah hanya untuk aktiviti
rasmi syarikat dan dicaj ke akaun yang betul;

(ii) Ringkasan rekupan hendaklah dosokong dengan baucer tuntutan panjar
wang runcit (PC), baucer pendahuluan tunai runcit (jika ada) dan
dilampirkan dengan resit asal dan ditandatangani oleh staf yang
berbelanja dan dicop perkataan "BAYAR". Jika resit tiada, staf yang
membuat tuntutan hendaklah membuat perakuan bertulis dan disokong
oleh Ketua Jabatan;

(iii) Baucer tuntutan panjar wang runcit (PC) hendaklah menyatakan nama
staf yang membuat tuntutan, tujuan pembelian, nombor resit dan jumlah
yang telah dibelanjakan. Baucer hendaklah dicaj ke kod akaun yang
ditetapkan;

(iv) Dokumen-dokumen di atas hendaklah disimpan di dalam fail panjar wang
runcit. Fail ini hendaklah dikemukakan semasa pemeriksaan mengejut
dan pengauditan;

(v) Baki panjar hendaklah dipastikan sentiasa mencukupi dan hendaklah
membuat tuntutan imbuhan / rekupan pada tiap-tiap bulan atau jika baki
tunai sekurang-kurangnya separuh daripada peruntukan awal; dan

(vi) Pada setiap 20 Disember setiap tahun, pemegang panjar wang runcit
perlu mengesahkan dan mengemukakan sijil perakuan panjar wang runcit
bersama-sama rekupan terakhir dan baki tunai bagi tahun tersebut
kepada Bendahari. Semua bayaran hendaklah dilaraskan ke akaun
perbelanjaan sebelum akhir tahun.Contoh sijil perakuan panjar wang
runcit adalah seperti lampiran 6(c).

6.6 Pemeriksaan Berkala
Bendahari atau pegawai yang diberi kuasa olehnya berhak membuat
pemeriksaan mengejut pada bila-bila masa tidak kurang daripada dua kali
setahun begi emastikan pengurusan panjar wang runcit dibuat dengan teratur.

6.7 Carta Aliran Panjar Wang Runcit

(i) Carta Aliran Pembayaran Melalui Wang Runcit;
(ii) Carta Aliran Menuntut Imbuhan Dan Terimaan Wang Runcit.

CARTA ALIRAN – MENUNTUT IMBUHAN DAN TERIMAAN WANG RUNCIT

KETERANGAN CARTA ALIRAN

1. Kemaskini Penyata Wang Runcit (PWR) dengan merekodkan Kemaskini
kesemua pembayaran yang telah dibuat. PWR

2. Semak PWR dengan semua BPWR (BT) untuk memastikan tiada Buat SemPaWk PRWR
kesilapan berlaku. Pembetulan dengan
BPWR
3. Sekiranya terdapat kesilapan dalam PWR, ambil tindakan
pembetulan ke atas transaksi terlibat. Terdapat Ada
Kesilapan Kesilapan
4. Tutup PWR dengan sempurna apabila didapati tiada apa-apa
kesilapan yang berlaku dan pada masa yang sama tentukan baki Tiada
wang runcit secara fizikal adalah sama seperti yang tercatat Kesilapan
didalam PWR
Tutup PWR & Tentukan
5. Kemukakan PWR bersama-sama dengan semua BPWR (BT) Baki Tunai
kepada pegawai kewangan untuk PWR disahkan
Kpd Eksekutif
6. Hantarkan PWR yang telah disahkan bersama-sama semua Kewangan
dokumen sokongan ke Bendahri untuk mendapatkan imbuhan.
Sahkan
PWR

Hantar ke
Bendahari untuk imbuhan

A

KETERANGAN CARTA ALIRAN

7. Terima imbuhan wang runcit dari bayaran imbuhan dan A
pastikan amaun imbuhan tersebut adalah sama dengan
amaun yang dituntut. Terima Cek
Imbuhan
8. Tunaikan cek dibank dan pastikan amaun
tersebut apabila dicampurkan dengan baki fizikal wang Tunaikan
runcit sedia ada bersamaan dengan jumlah “Float” yang Cek
dibenarkan.
Kemaskini
9. Kemaskini Penyata Wang Runcit (PWR) dengan PWR
merekodkan amaun imbuhan yang di terima di ruang
wang masuk PWR Failkan
Dokumen
10. Failkan semua dokumen mengenai imbuhan wang
runcit yang diterima ke dalam Fail Imbuhan Wang
Runcit.

CARTA ALIRAN – PEMBAYARAN MELALUI WANG RUNCIT

KETERANGAN CARTA ALIRAN

Kepada Pegawai Dari Pegawai Yang
Yang Menuntut Menuntut Bayaran

1. Terima bil tuntutan bersama-sama dengan dokumen Bil / Dokumen
sokongan dari pegawai yang membuat tuntutan. Sokongan

2. Semak bil / dokumen sokongan untuk memastikan tuntutan Kembalikan Semak Bil /
yang dibuat betul dari segi perkiraannya lengkap dan telah Untuk dibetulkan / Dokumen
disahkan oleh jabatan / ketua yang berkenaan. Sokongan
dilengkapakan
3. Sekiranya didapati tuntutan berkaitan tidak disediakan
dengan betul atau tidak lengkap, kembalikan dokumen Tidak Betul / Tidak Betul
tersebut kepada pegawai yang menuntut untuk tindakan Lengkap Lengkap
pembetulan atau diperlengkapkan.
Betul dan
4. Sediakan Baucer Pembayaran Wang Runcit (BT) bagi Lengkap
tuntutan berkenaan apabila didapati semua maklumat betul
dan lengkap. Sediakan
BT

5. Kemukakan kepada pegawai yang diberi kuasa untuk BT Semak sebab Tidak Kelulusan
diluluskan. Diluluskan BT

B A

KETERANGAN CARTA ALIRAN

6. Sekiranya tidak diluluskan, semak semula untuk B A
Mengesan kesilapan berlaku dan ambil
Tindakan untuk pembetulan. Tidak LCuleusk?
Diluluskan Imbuhan
7. Buat bayaran secara tunai pegawai yang
membuat tuntutan berpandukan kepada amaun Diluluskan
Bayaran yang telah diluluskan dalam BPWR
(BT). Buat Bayaran

8. Pada masa serahan wang dibuat dapatkan Dapatkan TT
Tandatangan penerima wang atas BPWR (BT) Penerima
sebagai bukti penerimaan.
Dapatkan TT
9. Kemaskini Penyata Wang Runcit (PWR) bagi Penerima
Pembayaran yang telah dibuat berpandukan
Kepada BPWR (BT). Kemaskini
PWR
10. Failkan semua dokumen mengenai
Pembayaran berkaitan ke dalam fail Baucer Failkan Dokumen
Wang Runcit.