MK BAB 5-PEMBAYARAN

INSTITUT PROFESIONAL BAITULMAL SDN BHD (238474-D)
(MILIK MAJLIS AGAMA ISLAM WILAYAH PERSEKUTUAN)

MANUAL KEWANGAN DAN PERAKAUNAN
(EDISI 1)

INSTITUT PROFESIONAL BAITULMAL

Disediakan Oleh
Bendahari
Jabatan Kewangan
Institut Profesional Baitulmal
Kuala Lumpur
31 Disember 2012

BAB 5
PEMBAYARAN

BAB 5

PEMBAYARAN

5.1 Tanggungjawab Pihak Pengurusan
Pihak Pengurusan adalah bertanggungjawab atas sesuatu maksud perbelanjaan dan
pembayaran wang IPB dan hendaklah membuat penurunan kuasa secara bertulis
kepada pegawai tertentu bagi membuat pembayaran. Sebarang perwakilan
teanggungjawab kepada staf itu tidak terlepas dari tanggungjawabnya sendiri setelah
perwakilan dibuat. Mana-mana staf yang membenarkan atau mengarahkan sesuatu
perbelanjaan tanpa kuasa, maka staf tersebut akan bertanggungjawab kepada jumlah
itu.

5.2 Laporan Perbelanjaan Berkala Dan Kawalan Perbelanjaan

Jabatan Kewangan perlu menyediakan laporan perbelanjaan berkala mengikut format
tertentu dan dikemukakan kepada Pihak Pengurusan. Laporan tersebut perlu
ditandatangani oleh Pihak Pengurusan.

Pihak Pengurusan dan staf lain yang diberi kuasa dikehendaki mengawal perbelanjaan
supaya tidak melebihi peruntukan dalam maksud perbelanjaan anggaran belanjawan.
Jika perbelanjaan sesuatu program dan aktiviti atau projek telah dilebihi, laporan
lengkap hendaklah disediakan dan dihantar ke Pihak Pengurusan, memohon kebenaran
peruntukan tambahan bagi sesuatu program dan aktiviti atau projek akan datang yang
perlu dilaksanakan.

5.3 Akaun Kena Bayar

(i) Baki peruntukan bagi sesuatu tahun kewangan akan luput. Walau
bagaimanapun, pada bulan Januari tahun kewangan baru, pembayaran boleh
dibuat bagi barang-barang dan perkhidmatan yang sempurna diterima sehingga
31 Disember tahun kewangan yang lama dengan tarikh perbelanjaan diakaunkan
adalah 31 Disember tahun kewangan yang lama; dan

(ii) Sebarang baki peruntukan yang belum dibelanjakan tidak boleh digunakan pada
akhir tahun atau pada bila-bila masa bagi menjelaskan bayaran yang belum tiba
masanya.

5.4 Pengawasan Atas Perbelanjaan

(i) Walaupun kerja, pembelian dan aktiviti lain melibatkan perbelanjaan yang
diluluskan perlu djalankan segera dalam tempoh yang dianggarkan baginya,

tetapi tidak boleh membuat tambahan harga semat-mata ingin

menyempurnakannya pada atau sebelum akhir tahun kewangan. Ketua Jabatan

Kewangan hendaklah menentukan bahawa pengawasan yang sepatutnya

dijalankan atas perbelanjaan dan, jika pada bila-bila masa terdapat kemungkinan

bahawa butiran tak berulang tidak boleh disiapkan secara ekonomi sebagimana

yang dianggarkan dalam tahun kewangan, kelulusan Pihak Pengurusan perlu

diperolehi untuk membayar perbelanjaan itu dalam tahun yang berikutnya; dan

(ii) Perbelanjaan yang dikenakan kepada akaun kewangan sesuatu tahun
hendaklah dicajkan kepada akaun tahun itu juga, dan tidak ditangguhkan dengan
tujuan mengelakkan kelebihan amaun yang terdapat di dalam peruntukan.

5.5 Baucer Bayaran Dan Dokumen Sokongan

Pembayaran hendaklah dibuat melalui suatu baucer pembayaran. Semua baucer
bayaran hendaklah disokong dengan dokumen sokongan yang lengkap mengenai
sesuatu perkhidmatan, bekalan atau kerja seperti dokumen pembayaran, bil atau invois
yang mencatatkan tarikh, nombor, kuantiti, kiraan jauhnya dan kadar, untuk
membolehkannya disemak tanpa merujuk kepada apa-apa dokumen selain yang
dikembarkan padanya. Salinan kontrak yang menunjukkan nombor rujukan kontrak
hendaklah dilampirkan bersama.

Sekiranya bil atau inbois tidak dikeluarkan umpamanya bagi pembayaran gaji atau
elaun-elaun kepada pegawai, dokumen-dokumen lain seperti penyata gaji dan borang-

borang tertentu bagi permohonan pendahuluan hendaklah dikembarkan kepada baucer
bayaran berkenaan.

Semua pembayaran hendaklah disediakan Baucer Bayaran yang disokong dengan
dokumen-dokumen yang telah disahkan seperti berikut :-

(i) Salinan asal Bil / Invois pembekal

(ii) Salinan asal dan salinan ke 3 Borang Pesanan

(iii) Dokumen-dokumen sokongan lain jika berkenaan

Jika diberitahu oleh pembekal secara bertulis bahawa salinan asal Borang Pesanan
telah hilang, Jabatan Kewangan boleh mengeluarkan satu salinan yang diperaku benar
pesanan asal itu. Catatan mestilah dibuat pada salinan di Jabatan Kewangan bahawa
salinan asal telah hilang dan bahawa satu salinan yang diperakui bagi Borang Pesanan
ini hendaklah dikembarkan kepada Bil / Invois untuk pembayaran dan satu perakuan
diberi bahawa pesanan itu idak pernah dibayar sebeium itu.

Jika salinan asal Bil / Invois hilang, salinan yang disahkan hendaklah diperolehi daripada
pembekal.

Sebelum pembayaran dilakukan, salinan asal Borang Pesanan hendaklah dibandingkan
dengan salinan di Jabatan Kewangan, Nombor Baucer Bayaran hendaklah dicatatkan
pada salinan tersebut. Nombor Borang Pesanan hendaklah dinyatakan pada Baucer
Bayaran.

5.6 Kehilangan Baucer Bayaran

Jika kerana apa-apa sebab baucer pembayaran yang asal sudah hilang, salinan pejabat
atau salinan yang disahkan yang menunjukkan segala makiumat terperinci yang
terdapat pada salinan asal dan dilampirkan bersama salinan pejabat ataupun salinan
yang disahkan benar bagi semua dokumen dengan baucer asal hendaklah dikeluarkan.
Bukti penerimaan bayaran atau resit oleh penerima juga boleh dilampirkan.

5.7 Penerima Bayaran

Baucer bayaran dibuat untuk bayaran kepada seorang atau firma kecuali di dalam
keaadaan di mana terdapat lebih satu pihak di dalam kontrak yang sama.

Jika bayaran hendak dibuat kepada orang lain daripada yang disebutkan nama dalam
baucer, kuasa yang membenarkan pembayaran itu dibuat mestilah dicatatkan pada
baucer itu, dan surat kuasa wakil hendaklah disimpan oleh Jabatan Kewangan.

Nama staf IPB tidak boleh dicatatkan sebagai penerima bayaran pada sesuatu baucer
kecuali berkenaan dengan gaji, pendahuluan dan pinjaman atau tuntutan persendirian
yang lain.

Staf yang ingin membuat tuntutan untuk bayaran balik perbelanjaan yang dibuat oleh
mereka, hendaklah melampirkan resit pembayaran beserta kelulusan Ketua Jabatan.
Jika resit tidak dikeluarkan atau tidak boleh didapati, butir tuntutan perbelanjaan
berkenaan hendaklah ditandakan (*) dan diikuti dengan pengakuannya seperti berikut:-

"Saya mengaku yang perbelanjaan bertanda (*) berjumlah RM__________ telah

sebenarnya dilakukan atas urusan rasmi dan dibayar oleh saya".

5.8 Bayaran Bagi Perolehan Bekalan / Perkhidmatan / Kerja

Bayaran bagi perolehan bekalan atau perkhidmatan atau kerja hendaklah dibuat
mengikut kadar atau harga kontrak. Bil yang berasingan hendaklah diminta bagi barang-
barang yang tidak termasuk dalam kontrak.

5.9 Perakuan Kesempurnaan Bekalan, Perkhidmatan Dan Kerja

Baucer bayaran bagi bekalan, perkhidmatan atau kerja hendaklah mengandungi
perakuan bahawa bekalan, perkhidmatan atau kerja itu dilaksanakan dengan sempurna.
Bagi bayaran kemajuan kerja, hendaklah diperakukan mengikut nilai setakat mana yang
telah dilaksanakan atau nilai bahan-bahan yang sebenarnya telah dibekalkan. Bagi
bekalan stor hendaklah berasaskan pengesahan bahawa barang-barang telah diterima
dan telah dimasukkan ke dalam stor atau telah dikeluarkan untuk kegunaan serta-merta.

5.10 Peringatan Sebelum Membayar Bil / Inbois

Staf yang sebenarnya bertanggungjawab membuat pembayaran daripada wang IPB,
hendaklah sebelum membayar berpuas hati bahawa :-

(i) Bayaran tidak akan menyebabkan lebihan atas amaun yang mana bayaran itu
kena bayar;

(ii) Perakuan ditandatangani oleh staf yang bertanggungjawab dan bahawa prima
facie pertanggungan itu adalah betul; dan

(iii) Potongan yang sepatutnya mengenai caruman, bayaran balik pendahuluan atau
tanggungan-tanggungan lain yang telah diberitahu telah dibuat dengan
sempurna daripada amaun bayaran tersebut.

5.11 Pembayaran Dengan Cek Dan Pindahan Dana Elektronik (EFT)

IPB hendaklah menggunakan cek rasmi syarikat dalam semua urusan pembayaran
kecuali pembayaran melalui panjar wang runcit. Dalam persekitaran elektronik, bayaran
boleh dibuat terus kepada akaun penerima melalui pindahan dana elektronik (EFT).

Setiap pengeluaran cek atau pindahan dana elektronik (EFT) hendaklah mematuhi
perkara-perkara yang berikut :-

(i) Semua pembayaran hendaklah menggunakan cek yang dipalang "akaun
penerima sahaja" atas nama orang yang berhak menerima atau pindahan dana
elektronik yang dihantar terus kepadanya;

(ii) Setiap dokumen sokongan yang dikepilkan bersam-sama baucer bayaran
hendaklah ditandakan "BAYAR / JELAS" setelah cek / EFT dikeluarkan atau
diluluskan;

(iii) Pegawai yang diberi kuasa adalah dilarang menandatangani atau meluluskan
cek kosong, cek 'lewat tarikh' dan cek yang berjumlah lebih daripada baki wang
dibank;

(iv) Pegawai yang diberi kuasa adalah dilarang menandatangani atau meluluskan
cek/EFT yang tidak disokong oleh baucer bayaran;

(v) Cek/EFT yang dikeluarkan kepada penerima tidak boleh ditukar dengan wang
tunai runcit;

(vi) Pembayaran dengan cek tunai adalah dilarang Jika cek terbuka terpaksa
dikeluarkan, cek tersebut mestilah atas nama penerima dengan mencatatkan
nombor kad pengenalan penerima, manakala perkataan 'Atau Pembawa'
hendaklah dipotong;

(vii) Buku cek yang diterima dari bank mestilah disemak, disahkan betul dan
didaftarkan ke dalam Buku Daftar Cek mengikut nombor siri dan disimpan dalam
peti besi;

(viii) Jika berlaku kehilangan cek di pejabat samada cek kosong atau yang telah
ditulis, butir-butir mengenai cek berkenaan hendaklah segera dilaporkan secara
bertulis kepada Jabatan Kewangan untuk tindakan penahanan pembayaran ke
atas cek tersebut;

(ix) Cek gentian hanya boleh dikeluarkan setelah pihak bank memberikan
pengesahan bahawa cek tersebut (yang hilang) belum pernah melalui akaun
bank berkenaan bagi tempoh yang telah disahkan; dan

(x) Buku cek hendaklah disimpan di tempat yang selamat dan berkunci.

5.12 Pembatalan Palang Cek Dan Pembatalan Cek / Pindaha Dana Elektronik (EFT)

Pembatalan palang cek hanya boleh dibuat oleh pegawai yang menandatangani cek
berkenaan atau mana-mana pegawai yang diberi kuasa. Pembatalan palang hanya
dibenarkan bagi tujuan kegunaan wang tunai runcit IPB.

Pembatan cek / EFT yang disediakan hanya boleh dibatalkan dalam keadaan yang
berikut dan Daftar Cek Batal hendaklah disediakan bagi menyelenggara cek batal :-

(a) kesilapan pada cek tersebut;

(b) rosak;

(c) penerima cek mengadu bahawa cek belum diterima dan ditunaikan di bank;

(d) cek yang telah tamat tempoh sah lakunya hendaklah dibatalkan secara
automatik dan dimaklumkan kepada bank pembayar; atau

(e) kesilapan nombor akaun bank, akaun tidak sah atau akaun tidak aktif.

5.13 Daftar Pembayaran Dan Daftar Cek Batal
(i) Daftar pembayaran yang mengandungi ruangan-ruangan berikut hendaklah
diselenggara oleh Jabatan Kewangan :
(a) Nombor baucer;
(b) Perihal ringkas pembayaran;
(c) Nombor cek;
(d) Jumlah bayaran;
(e) Nama Penerima;
(f) Tarikh diterima;
(g) Tandatangan penerima cek;
(h) Tarikh bayaran disempurnakan dan tandatangan ringkas staf yang
bertanggungjawab.
Pemeriksaan daftar pembayaran secara berkala hendaklah dialkukan sekerap
yang mungkin.
(ii) Manakala Daftar Cek Batal perlu mengandungi ruangan-ruangan berikut:-
(a) Nombor cek batal;
(b) Tarikh cek;
(c) Perihal ringkas pembatalan;
(d) Jumlah bayaran
(e) Nombor baucer;
(f) Nombor cek gantian;
(g) Jumlah bayaran;

(h) Nama Penerima;
(1) Catatan.

5.14 Perwakilan Kuasa Bagi Urusan Pembayaran
Perwakilan kuasa bagi urusan pembayaran hendaklah dibuat secara bertulis mengikut
kelayakan, kepada staf untuk peranan seperti berikut :-
(i) Staf yang mengesahkan baucer;
(ii) Staf yang memperakukan / meluluskan baucer;
(iii) Staf yang mengesahkan data bayaran dalam pindahan dana elektronik; dan
(iv) Staf yang meluluskan pembayaran dalam pindahan dana elektronik.
Sebagai tambahan, dalam persekitaran elektronik, kad pinta atau ID pengguna dan
katalaluan perlu digunakan oleh staf-staf yang diberi kuasa. Nama staf yang diberi
kuasa dan nombor kad pintar atau ID pengguna serta tahap pencapaian hendaklah
dikemukakan dan disimpan.

5.15 Perakuan Baucer Bayaran
Tandatangan Bendahari atau pegawai yang diberi kuasa adalah memperakui tentang
betulnya setiap butir dalam baucer itu. Staf yang memperakui baucer bayaran
bertanggungjawab memastikan :
(i) Adanya pengesahan tentang perkhidmatan atau bekalan telah diterima dengan
sempurnanya.
(ii) Harga yang dibayar adalah sama dengan inbois / kontrak / skala yang diluluskan;
(iii) Kebenaran telah didapati sebagaimana yang dinyatakan;
(iv) Penghitungan dan pengiraan adalah betul;
(v) Penerima yang dinamakan dalam baucer itu adalah pihak yang berhak
menerima bayaran;

(vi) Bayaran itu adalah pertanggungan yang sepatutnya kepada program dan aktiviti
atau projek atau akaun yang dinyatakan; dan

(vii) Peruntukan mencukupi dan tidak dipertanggungkan bagi maksud lain.

5.16 Semua Bil Dan Tuntutan Bayaran Hendaklah Dibayar Dengan Segera
(i) Ketua Jabatan hendaklah memastikan semua bil tuntutan yang sampai di
Jabatannya disemak, diperakui dan dihantar segera ke Jabatan Kewangan tidak
lewat daripada tujuh (7) hari bekerja dari tarikh ianya diterima. Semua bil-bil
tuntutan hendaklah dibayar dengan segera, tidak lewat daripada tujuh (7) hari
bekerja dari tarikh ianya diterima dari jabatan yang berkaitan kecuali di dalam
keadaan dimana ada berlaku pelarasan dengan syarat-syarat perjanjian atau
kontrak mengikut mana yang berkenaan dan juga ada sebab-sebab yang
munasabah; dan
(ii) Daftar bil hendaklah diselenggara, diperiksa dan hendaklah ditandatangani
ringkas.

5.17 Dokumen-Dokumen Bayaran Yang Dibatalkan
Semua dokumen yang tidak digunakan lagi hendaklah dicop "dibatalkan" bagi mengelak
dokumen tersebut diguna semula.

5.18 Carta Aliran Pembayaran
(i) Carta Aliran Pembayaran

CARTA ALIRAN - PEMBAYARAN

KETERANGAN CARTA ALIRAN

1. Terima Bill Invois bersama-sama dengan Nota Dari Pembekal
Hantaran dan Borang Pesanan dari pembekal / Jabatan / Unit
atau Jabatan / Unit.
Bil / Invois , Nota
Hantaran & Borang
Pesanan

2. Pastikan semua dokumen yang diterima lengkap Hubungi Pembekal / Semak
dan semak perkiraan yang ditunjukkan dalam Jabatan / Unit Dokumen
semua dokumen berkenaan adalah betul.
semua dokumen berkenaan adalah betul. Tidak Dokumen
Lengkap Lengkap?
3. Sekiranya didapati dokumen tidak lengkap atau
Perkiraan yang dibuat tidak betul, hubungi pembekal Lengkap
Berkenaan untuk mendapatkan dokumen di
Maksudkan atau membuat pembetulan di atas Rekod
Kesilapan yang berlaku. Berkomputer

4. Kemaskini maklumat berkomputer melaiui modul
sistem perakaunan.

5. Sedia arahan bayaran dan kepilkan bersama-sama Sedia Arahan
semua dokumen tuntutan dan kemukakan kepada Bayaran
Bendahari.

6. Bendahari sahkan dan perakukan semua dokumen Sahkan /
tuntutan dan tandatangan arahan pembayaran yang Perakukan
dikemukakan.

A

KETERANGAN CARTA ALIRAN

7. Sedia Baucer Bayran berpandukan kepada A
dokumen-dokumen tuntutan bayaran yang telah
disahkan yang dikepilkan bersama-sama dengan Sedia
arahan bayaran yang telah ditandatangani. Baucer Bayaran

8. Dapatkan tandatangan-tandatangan untuk kelulusan Dapatkan
di atas Baucer Bayaran daripada pegawai-pegawai Kelulusan
Yang diberi kuasa.
Rekod
9. Masukkan maklumat pembayaran ke dalam komputer Berkomputer
Berpandukan kepada Baucer Bayaran.
Cetak
10. Sedia cek pembayaran berpandukan kepada Senarai
Senarai Bayaran Dengan Cek dan kemukakan Bayaran
bersama-sama dengan semua dokumen sokongan
kepada penandatangan-penandatangan cek yang Sedia
diberi kuasa. Cek Bayaran

B

KETERANGAN CARTA ALIRAN

11. Hantar / serahkan cek bayaran kepada B
penerima.
Hantar / Serah
12. Failkan semua dokumen bayaran ke dalam Cek Bayaran
Fail Pembayaran bulan berkenaan.
Failkan Semula Dokumen