MK BAB 9-PENDAHULUAN DIRI & PENDAHULUAN PELBAGAI

INSTITUT PROFESIONAL BAITULMAL SDN BHD (238474-D)
(MILIK MAJLIS AGAMA ISLAM WILAYAH PERSEKUTUAN)

MANUAL KEWANGAN DAN PERAKAUNAN
(EDISI 1)

INSTITUT PROFESIONAL BAITULMAL

Disediakan Oleh
Bendahari
Jabatan Kewangan
Institut Profesional Baitulmal
Kuala Lumpur
31 Disember 2012

BAB 9
PENDAHULUAN DlRI DAN
PENDAHULUAN PELBAGAI

BAB 9
TATACARA PENDAHULUAN DIRI DAN PELBAGAI

9.1 Tujuan Pendahuluan
IPB membenarkan staf memohon wang pendahuluan dengan tertakluk kepada
peraturan-peraturan yang telah ditetapkan.

9.2 Jenis-Jenis Pendahuluan
Jenis-jenis pendahuluan yang dibenarkan adalah seperti berikut :-
(i) Pendahuluan Diri
(ii) Pendahuluan Pelbagai

9.3 Peraturan Am Permohonan Pendahuluan
(i) Kuasa kelulusan permohonan pendahuluan diri adalah terhad kepada pegawai-
pegawai / kakitangan yang telahpun menyelesaikan kesemua pendahuluan diri
yang lama. Sekiranya pendahuluan diri yang lama didapati belum diselesaikan,
permohonan diri yang baru tidak akan diproses.
(ii) Hanya staf yang berjawatan tetap atau kontrak sahaja yang dibenarkan
membuat permohonan pendahuluan diri atau pelbagai;
(iii) Hanya permohonan pendahuluan diri bagi tugas rasmi, berkursus dan lawatan
rasmi di luar kawasan pejabat yang dibenarkan.
(iv) Hanya permohonan pendahuluan pelbagai bagi aktiviti rasmi IPB, Aktivit pelajar,
aktiviti ko-kurikulurn, aktiviti penyelidikan, aktiviti perundingan dibenarkan.

9.4 Tanggungjawab Ketua Jabatan
Ketua Jabatan adalah bertanggungjawab untuk membuat perakuan terhadap jumlah
pendahuluan yang dipohon serta menetukan agar permohonan wang pendahuluan yang
dikemukakan oleh seseorang staf itu teratur, munasabah dan rnustahak.

Jumlah amaun pendahuluan diri yang boleh diluluskan adalah seperti berikut :-

(i) 100% bagi pendahuluan diri untuk maksud ke luar negeri;
(ii) Tidak melebihi 80% bagi pendahuluan diri untuk maksud dalam negeri; dan

(iii) Perbelanjaan untuk hari-hari berkenaan sahaja

Manakala jumlah amaun pendahuluan pelbagai yang boleh diluluskan adalah merujuk
kepada kertas kerja program / projek yang telah diluluskan oleh Pihak Pengurusan IPB.

9.5 Peraturan Dan Syarat-syarat permohonan Perdahuluan Diri

Peraturan dan syarat-syarat permohonan pendahuluan diri adalah seperti berikut :-

(i) Pemberian pendahuluan diri tidak boleh dianggap sebagai satu kelulusan bagi
membuat perjalanan;

(ii) Permohonan pendahuluan diri hendaklah dibuat dengan menggunakan Borang

Permohonan Pendahuluan Diri / Pelbagai (IPB/KEW/UPK( )). Dokumen-

dokumen sokongan seperti salinan arahan kerja, surat panggilan mesyuarat,

surat kebenaran berkursus dan kebenaran perjalanan hendaklah dilampirkan

dengan borang permohonan.

(iii) Permohonan pendahuluan diri hendaklah dikemukakan ke Jabatan Kewangan
sekurang-kurangnya tujuh (7) hari bekerja sebelum tarikh tugas rasmi tersebut;

(iv) Had bayaran bagi pendahuluan diri adalah daripada kelayakan elaun makan dan
bayaran sewa hotel bagi hari-hari yang bertugas rasmi atau berkursus.

(v) Staf juga dibenarkan tambahan pendahuluan diri bagi membeli tiket kapal
terbang secara tunai. Sebutharga tiket kapal terbang mengikut kadar kelayakan

staf hendaklah disahkan oleh Ketua Jabatan dan dilampirkan dengan borang
permohonan pendahuluan diri;

(vi) Staf yang mendapat pendahuluan diri bertanggungjawab sepenuhnya
mengemukakan tuntutan perjalanan sebelum atau pada sepuluh (10) haribulan
bulan berikutnya. Pendahuluan diri akan diselaraskan dengan tuntutan
perjalanan tersebut. Baki akan dibayar kepada staf sekiranya tuntutan melebihi
pendahuluan diri. Staf dikehendaki membayar tunai sekiranya pendahuluan diri
melebihi tuntutan perjalanan. Pendahuluan diri yang diambil dalam sesuatu
tahun hendaklah diselesaikan dalam tahun kewangan yang sama;

(vii) Staf dikehendaki mengembalikan pendahuluan diri sepenuhnya secepat mungkin
sekiranya sesuatu perjalanan itu dibatalkan atau ditunda melebihi satu bulan.

9.6 Pendahuluan Pelbagai

Pendahuluan pelbagai diberi bagi tujuan pembelian barang-barang dan perkhidmatan
untuk menjalankan sesuatu aktiviti atau program yang tidak dapat dibuat melalui
Pesanan Tempatan atau sebab-sebab tertentu yang tidak menyalahi peraturan yang
ditetapkan.

9.7 Peraturan Dan Syarat-Syarat Permohonan Pendahuluan Pelbagai

Peraturan dan syarat-syarat permohonan pendahuluan pelbagai adalah seperti berikut :-

(i) Pendahuluan Pelbagai adalah semata-mata membenarkan pengeluaran
pendahuluan untuk staf yang memerlukan wang tunai bagi menjalankan sesuatu
program / aktiviti dan bukan merupakan kelulusan bagi perbelanjaan yang
dicadangkan dalam borang permohonan. Staf adalah bertanggungjawab
sepenuhnya atas perbelanjaan berkenaan yang sepatutnya mengikut semua
peraturan kewangan yang berkuatkuasa;

(ii) Staf hendaklah melengkapkan Borang Permohonan Pendahuluan Diri / Pelbagai

(IPB/KEW/UPK( )). Borang hendaklah dikemukakan ke Jabatan Kewangan

sekurang-kurangnya tujuh (7) hari bekerja sebelum sesuatu aktiviti / program
di laksanakan.

(iii) Butir-butir terperinci mengenai perbelanjaan seperti jenis barang-barang, kuantiti,
unit, harga dan jumlah keseluruhan hendaklah disahkan oleh Ketua Jabatan dan
disertakan sebagai dokumen sokongan dalam borang permohonan;

(iv) Surat atau dokumen atau minit mesyuarat yang menyokong perlaksanaan aktiviti
hendaklah juga disertakan dalam borang permohonan;

(v) Kadar-kadar untuk bayaran hadiah, saguhati, cenderamata, keraian dan
sebagainya hendaklah mengikut kadar-kadar yang telah ditetapkan oleh IPB.
Sekiranya kadar yang digunakan belum ditetapkan atau berlainan daripada yang
telah ditetapkan oelh IPB, kelulusan Pihak Pengurusan perlulah diperolehi;

(vi) Sekiranya aktiviti atau program yang dipohon bagi pendahuluan pelbagai tidak
dinyatakan dalam belanjawan tahunan tahun semasa, maka surat kelulusan
Pihak Pengurusan bagi aktiviti / program tersebut atau lain-lain surat / dokumen
yang boleh menyokong permohonan pendahuluan pelbagai hendaklah
dikemukakan;

(vii) Pembelian aset melalui pendahuluan pelbagai adalah tidak dibenarkan;

(viii) Jika wang pendahuluan pelbagai tidak dapat dikeluarkan oleh Jabatan
Kewangan dan aktiviti / program berkenaan telah pun berjalan, staf dikehendaki
membuat tuntutan bayaran balik dan perbelanjaan dicaj terus mengikut akaun
yang berkenaan;

(ix) Ketua Jabatan dan staf yang menerima wang pendahuluan bersama-sama
bertanggungjawab untuk memastikan Pendahuluan Pelbagai diselesaikan dalam
tempoh 14 hari dari tarikh penyempurnaan aktiviti atau program. Pendahuluan
Pelbagai yang diambilk dalam sesuatu tahun hendaklah diselesaikan dalam
tahun kewangan yang sama;

(x) Pendahuluan pelbagai hendaklah diselaraskan melalui penyata pelarasan dan
dilampirkan dengan resit-resit asal. Jika pembekal tidak mengeluarkan resit,
maka Surat Akuan Perbelanjaan atau Penerimaan Wang boleh dikemukakan
dan hendaklah disahkan oleh Ketua Jabatan;

(xi) Staf dikehendaki mengembalikan pendahuluan pelbagai sepenuhnya secepat
mungkin sekiranya sesuatu aktiviti / program itu dibatalkan atau ditunda melebihi
satu (1) bulan;

(xii) Staf hendaklah mengemukakan surat permohonan jika ingin membuat tuntutan
balik bagi perbelanjaan yang melebihi pendahuluan dengan mendapat kelulusan
Ketua Jabatan.

9.8 Tanggungjawab Jabatan Kewangan

(i) Sebuah buku daftar pendahuluan diri dan pelbagai hendaklah disediakan oleh
Jabatan Bendahari;

(ii) Selepas penyata perbelanjaan atau tuntutan diterima, staf bertanggungjawab
hendaklah menyediakan jernal pelarasan dalam tempoh 21 hari bagi
menyelesaikan pendahuluan diri atau pendahuluan pelbagai berkenaan. Semua
pendahuluan hendaklah sempurna iselaraskan dalam tahun kewangan yang
sama;

(v) Buku daftar pendahuluan diri dan pelbagai tersebut hendaklah diperiksa setiap
suku tahun dan di tandatangani oleh Bendahari;

(vi) Penyata yang mengandungi butir-butir mengenai semua pendahuluan diri dan
pelbagai yang belum diselesaikan hendaklah dikemukakan kepada Bendahari
dalam ternpoh sepuluh (10) hari dari tarikh akhir setiap suku tahun;

(vii) Skiranya seseorang satf itu gagal menyelaraskan wang pendahuluan atau
Memulangkan baki tunai mengikut tempoh yang ditetapkan, Jabatan Kewangan
perlu mengemukakan nama ke Unit Gaji untuk tindakan selanjutnya.

9.9 Carta Aliran Pendahuluan Diri Dan Pelbagai

(i) Carta Aliran Permohonan Dan Pembayaran Pendahuluan Diri; dan
(ii) Carta Aliran Permohonan Dan Pembayaran Pendahuluan Pelbagai.