MK BAB 2-BELANJAWAN TAHUNAN

INSTITUT PROFESIONAL BAITULMAL SDN BHD (238474-D)
(MILIK MAJLIS AGAMA ISLAM WILAYAH PERSEKUTUAN)

MANUAL KEWANGAN DAN PERAKAUNAN
(EDISI 1)

INSTITUT PROFESIONAL BAITULMAL

Disediakan Oleh
Bendahari
Jabatan Kewangan
Institut Profesional Baitulmal
Kuala Lumpur
31 Disember 2012

BAB 2
BELANJAWAN

TAHUNAN

BAB 2

BELANJAWAN TAHUNAN

2.1 Tujuan Belanjawan Tahunan
Belanjawan tahunan adalah satu penyediaan anggaran perbelanjaan yang
dicadangkan bagi sesuatu tempoh bersama dengan cadangan anggaran
pendapatan untuk membiayai perbelanjaaan.

Penyediaan belanjawan tahunan perlu bagi merancang keprluan dan mengurus
agihan sumber IPB dengan cekap dan berkesan. Sistem pengurusan belanjawan
perlu diwujudkan bagi tujuan penyediaan, pengurusan dan pemantauan secara
keseluruhan.

2.2 Penyediaan Anggaran Tahunan
Ketua Eksekutif / Pegawai yang diwakilkan kuasa hendaklah memastikan
penyediakan belanjawan tahunan bagi tempoh tahun kewangan berikutbya
mengikut Pekeliling dan garispanduan yang dikeluarkan dari semasa ke semasa.

Adalah menjadi kewajipan Ketua Jabatan mengemukakan belanjawan tahunan
bagi setiap tahun kewangannya kepada Bendahari sebagaimana tatacara
penyediaan belanjawan tahunan yang ditetapkan oleh pekeliling atau apa -apa
arahan yang dikeluarkan dari semasa ke semasa.

2.3 Kuasa Membelanjakan Wang IPB
Belanjawan Tahunan yang telah diluluskan oleh Lembaga Pengarah IPB adalah
kuasa bagi Ketua Eksekutif / Pegawai yang diwakilkan kuasa membelanjakan
wang IPB dan tidak boleh melakukan apa-apa perbelanjaan yang tidak termasuk
dalam belanjawan tahunan dan belanjawan tambahan yang diluluskan.

2.4 Polisi Khusus Belanjawan Tahunan
IPB hendaklah menyediakan belanjawan tahunan syarikat untuk dibentangkan
kepada Mesyuarat Lembaga pada bulan Oktober setiap tahun.
Belanjawan tahunan syarikat hendaklah mengandungi perkara-perkara berikut :-

(i) Anggaran Penyata Pendapatan
(ii) Anggaran Penyata Pendapatan Bulanan
(iii) Anggaran Penyata Perbelanjaan
(iv) Anggaran Perbelanjaan Modal
(v) Pembayaran Dividen
(vi) Lembaran Imbangan
(vii) Aliran Tunai

2.5 Anggaran Perbelanjaan
Anggaran Perbelanjaan adalah kos yang terlibat dalam pengurusan syarikat seperti
kos operasi, kos pentadbiran, kos kewangan, percukaian, zakat dan lain-lain.

2.6 Anggaran Hasil
Anggaran hasil IPB adalah wang yang diterima bagi pihak atau atas akaun IPB dan
termasuklah :-
(i) Yuran, caj dan bayaran-bayaran lain;
(ii) Akruan yang menjadi hak IPB walau dengan apa cara pun ianya tehasil;
(iii) Hasil jualan, sewaan, royalty harta atau perlhidmatan yang tidak
dikhususkan untuk tujuan tertentu oleh Lembaga Pengarah IPB;
(iv) Terimaan yang lain yang diluluskan oleh Lembaga Pengarah IPB; dan
(v) Pemberian badan Induk , pemberian, hadiah, pemberian berwasiat atau
lain-lain harta atau wang.

2.7 Kelulusan Lembaga Pengarah IPB
(i) Lembaga Pengarah IPB hendaklah meluluskan Anggaran Hasil dan
Perbelanjaan yang lengkap untuk sesuatu tahun kewangan sebelum
dikemukakan kepada Pihak_Pengurusan Atasan IPB; dan

(ii) Lembaga Pengarah IPB menurut budi bicaranya boleh melulus,
mengubahsuai, menambah atau menolak kesemua atau mana-mana
butiran yang terdapat dalam cadangan anggaran itu atau merujuk kembali
kepada Pihak Pengurusan Atasan untuk pertimbangan mana-mana butiran
dalam cadangan anggaran itu.

2.8 Kadar-kadar Bagi Hasil Dan Pendapatan
Sebarang hasil atau pendapatan serta kadar-kadarnya yang ditetapkan jika
berkenaan hendaklah dipersetujui oleh Pihak Pengurusan Atasan dan diluluskan
oleh Lembaga Pengarah IPB sebelum ianya boleh dipungut oleh mana-mana
pegawai IPB, kecuali jika kuasa berkenaan telah diwakilkan kepada Ketua
Eksekutif atau Pegawai yang diwakilkan kuasa.

2.9 Anggaran Tambahan / Belanjawan Tambahan
Jika berlaku kekurangan belanjawan di dalam mana-mana jabatan, anggaran /
belanjawan tambahan hendaklah dikenalpasti bagi maksud menunjukkan sumber
pendapatan atau punca pembiayaan perbelanjaan tambahan yang dilakukan boleh
dibayar dan mengemukakan kepada Lembaga Pengarah IPB untuk kelulusan.

2.10 Pemantauan Belanjawan
Jabatan Kewangan (Bendahari) hendaklah mengemukakan Laporan Prestasi
Perbelanjaan IPB kepada Pihak Pengurusan IPB dari semasa ke semasa
(mengikut tarikh yang ditetapkan) untuk tujuan pemakluman dan pemantauan
yang berterusan.

2.11 Kawalan Peruntukan
Ketua Jabatan dan staf yang diberikuasa hendaklah mengawal peruntukan dan
memastikan bahawa peruntukan kewangan yang diterima, dibelanjakan dan
diakaunkan mengikut peraturan-peraturan yang telah ditetapkan. Perbelanjaan

juga hendaklah telah dirancang dengan sempurna dan selaras dengan objektif
setiap Jabatan.

2.12 Buku Rekod

(i) Untuk memastikan peruntukan bagi setiap item dan perkar tidak dilampui,
buku rekod hendaklah disimpan dalam bentuk yang dapat menunjukkan
dengan jelasnya pada setiap masa tentang kedudukan peruntukan di
bawah kawalan IPB dan Jabatan-jabatan termasuk peruntukan sedia ada,
perbelanjaan, tanggungan dan perubahan kepada peruntukan.

(ii) Buku rekod hendaklah disimpan untuk tujuan utama berikut :-

(a) mengawal dan memastikan bahawa perbelanjaan dan tanggungan
tidak melebihi peruntukan yang diluluskan; dan

(b) sebagai punca maklumat untuk menyediakan laporan berkenaan
dengan perbelanjaan, tanggungan dan baki peruntukan.

(iii) Penyelenggaraan buku vot

(a) Buku vot hendaklah diselenggara mengikut klasifikasi peruntukan
atau kod item; dan

(b) Bagi akaun-akaun amanah ( contohnya IPB asrama), setiap akaun
amanah hendaklah disenggara secara berasingan bagi merekod
perbelanjaan dan pungutan di bawah sesuatu akaun itu.

(iv) Penyesuaian buku vot mesti dilaksanakan untuk :-

(a) mengesan sebarang bayaran yang tidak dibenarkan;

(b) mengesan sebarang perbezaan atau kesilapan akaun seperti
kesilapan kod jabatan atau kod akaun;

(c) laporan pemantauan peruntukan, perbelanjaan dan tanggungan
dapat disediakan; dan

(d) perbandingan dengan Penyata Akauan IPB dapat dilaksanakan.

2.13 Laporan Prestasi Perbelanjaan Bulanan Mengikut Jabatan

Jabatan Kewangan (Bendahari) hendaklah mengeluarkan Laporan Prestasi
Perbelanjaan Bulanan kepada setiap Jabatan bagi menunjukkan baki peruntukan
dan perbelanjaan dan tanggungan. Ketua Jabatan hendaklah menyemak dan
memastikan laporan yang dikeluarkan adalah betul. Sekiranya terdapat sebarang
perbezaan, Jabatan Kewangan (Bendahari) hendaklah diberitahu untuk tindakan
yang selanjutnya.

2.14 Tatacara Penyediaan Belanjawan Tahunan

(i) Satu surat arahan mengenai penyediaan Cadangan Anggaran Belanjawan
Bagi tahun hadapan hendaklah dikeluarkan oleh Jabatan Kewangan
(Bendahari) kepada semua Ketua Jabatan mengikut format yang
dibekalkan. Perkara-perkara yang dirangkumi dalam surat arahan
berkenaan adalah seperti berikut :-

(a) Cadangan Anggaran Belanjawan Tahunan Pendapatan Bulanan

(b) Cadangan Anggaran Belanjawan Tahunan Pendapatan Tahunan

(c) Cadangan Anggaran Belanjawan Tahunan Pembelian/Perkhidmatan

(d) Cadangan Anggaran Belanjawan Tahunan Perbelanjaan Modal

(e) Cadangan Anggaran Belanjawan Tahunan Perlaksanaan Aktiviti

(f) Tarikh penyiapan dan penyerahan Cadangan Anggaran Belanjawan
Tahunan kepada Jabatan Kewangan (Bendahari)

(ii) Ketua-ketua Jabatan hendaklah menyediakan Cadangan Anggaran
Belanjawan Tahunan untuk jabatan-jabatan / unit-unit masing-masing.

(iii) Cadangan Anggaran Belanjawan Tahunan tersebut berserta justifikasi
hendaklah dimajukan kepada Jabatan Kewangan (Bendahari) untuk
diselaraskan.

(iv) Bendahari hendaklah menyusun dan menggabungkan semua Cadangan
Anggaran Belanjawan Tahunan yang diterima dari setiap jabatan untuk di
bawa ke Mesyuarat Cadangan Anggaran Belanjawan Tahunan.

(v) Mesyuarat Cadangan Anggaran Belanjawan Tahunan yang dipengerusikan
oleh Ketua Eksekutif akan membentangkan Cadangan Anggaran
Belanjawan Tahunan dan dihadiri oleh Ketua-ketua Jabatan (Pendaftar,
Pengarah Akademik dan Bendahari).

(vi) Bendahari akan membuat pelarasan keatas Cadangan Anggaran
Belanjawan Tahunan setelah mendapat keputusan daripada Mesyuarat
Cadangan Anggaran Beianjawan Tahunan tersebut.

(vii) Ketua Eksekutif akan membentangkan Cadangan Anggaran Belanjawan
Tahunan dalam mesyuarat bersama Lembaga Pengarah IPB.

(viii) Bendahari akan membuat pelarasan (sekiranya ada) dan menyediakan
Anggaran Belanjawan Tahunan setelah keputusan dicapai.

(ix) Ketua-ketua Jabatan akan menerima Anggaran Belanjawan Tahunan yang
telah diluluskan dari Bendahari.

(x) Anggaran Belanjawan Tahunan tersebut akan dijadikan rujukan oleh
Jabatan Kewangan dalam urusan pengurusan akaun, pengurusan gaji,
pengurusan perolehan dan pengurusan akaun pelajar di IPB.

(xi) Laporan kewangan dan operasi bulanan yang disediakan hendaklah
menunjukkan perbandingan antara pencapaian sebenar dan unjuran.
Varian yang ketara perlu diberi penjelasan yang terperinci.

2.15 Faedah-Faedah Penyediaan Belanjawan Tahunan

Faedah-faedah penyediaan belanjawan tahunan berkesan :-
(a) membolehkan Jabatan / Unit merancang hasil dan perbelanjaan jangka

pendek dan panjang
(b) menentukan pengagihan sumber-sumber kewangan mengikut keutamaan;

dan
(c) sesuatu dasar / pelan perancangan yang dirancang akan dapat dicapai.

CARTA ALIRAN - PENYEDIAAN ANGGARAN BELANJAWAN

KETERANGAN CARTA ALIRAN

1. Keluarkan arahan kepada semua Ketua Jabatan / Keluar Arahan
Unit untuk Penyediaan Anggaran Belanjawan.
Terima
2. Terima cadangan Anggaran Belanjawan dari Cadangan Dari
semua Jabatan / Unit.
Dapatkan maklumat Buat Analisis
3. Kumpulkan semua maklumat diterima dan buat
analisis untuk Cadangan Anggaran Belanjawan. Maklumat Tidak Maklumat
Lengkap Lengkap ?
4. Sekiranya didapati maklumat yang diterima tidak
lengkap, hubungi jabatan / unit berkenaan untuk Maklumat
mendapatkan maklumat dimaksudkan. Lengkap

5. Sediakan Cadangan Anggaran Belanjawan Sediakan Cadangan
berpandukan analisis yang telah dibuat. Anggaran Belanjawan

A

KETERANGAN CARTA ALIRAN
A
6. Bentangkan Cadangan Anggaran Belanjawan
dalam Mesyuarat Cadangan Anggaran Belanjawan Bentang Dalam Mesyuarat
bersama KE, Pengarah Akademik dan Pendaftar. Cadangan Anggaran
Belanjawan
7. Tentukan persetujuan mesyuarat mengenai
Cadangan Anggaran Belanjawan yang telah Tentukan Persetujuan
diluluskan. Mesyuarat

8. Sediakan Anggaran Belanjawan yang telah Sedia Anggaran
diluluskan oleh Mesyuarat Cadangan Anggaran Belanjawan
Belanjawan.
Kaji dan Buat Bentang Dalam
9. Bentangkan Anggaran Belanjawan yang telah di Pembetulan Mesyuarat Lembaga
luluskan dalam Mesyuarat Lembaga Pengarah. Anggaran
Pengarah
10. Sekiranya didapati maklumat tambahan diperlukan Belanjawan
oleh Mesyuarat Lembaga Pengarah, kaji semula
Anggaran Belanjawan tersebut dan dapatkan Tidak Diluluskan
maklumat tambahan berkenaan.

Lulus ?

Lulus
B

3.8 Kaedah-kaedah Perolehan Bagi Bekalan, Perkhidmatan Bukan Perunding dan
Kerja

(i) Perolehan Melalui Panjar Wang Runcit (RM200.00 dan kurang)

Perolehan yang bernilai RM200.00 dan kurang untuk setiap jenis barang
boleh dibuat melalui panjar wang runcit. Kelulusan perolehan melalui panjar
wang runcit hendaklah mematuhi Tatacara Panjar Wang Runcit.

(ii) Perolehan Secara Terus

(a) Perolehan Bekalan / Perkhidmatan

(i) Pembelian setiap jenis item yang melibatkan jumlah

perbelanjaan tahunan sehingga RM30,000.00 boleh dibuat

secara pembelian terus dengan mana-mana pembekal

yang berdaftar atau tidak berdaftar dengan Kementerian

Kewangan (keutamaan kepada pembekal berdaftar

dengan IPB) sama ada bertaraf bumiputera atau bukan

bumiputera;

(ii) Jabatan hendaklah membuat kajian pasaran harga

bekalan atau perkhidmatan yang hendak diperolehi adalah

berpatutan dan menguntungkan IPB di samping

memastikan perolehan tidak tertumpu kepada pembekal

tertentu selaras dengan prinsip-prinsip perolehan ;

(iii) Bagi bidang khusus yang memerlukan lessen / permit yang
sah atau keperluan lain yang disyaratkan mengikut
peruntukan undang-undang yang ditetapkan, jabatan
hendaklah memastikan bahawa pembekal yang dipilih
mematuhi syarat-syarat tersebut. Contohnya memiliki lesen
daripada Kementerian Keselamatan Dalam Negeri untuk
perkhidmatan kawalan keselamatan, lesen farmasi
daripada Kementerian Kesihatan bagi bekalan bahan
farmasi dan sebagainya.

(iv) Pemohon hendaklah mengisi borang permohonan

perolehan dan mendapatkan sebutharga bertulis sekurang-

kurangnya daripada tiga (3) syarikat sebagai perbandingan

harga.

(v) Ketua Jabatan atau staf yang diberi kuasa hendaklah
meneliti borang permohonan perolehan yang dikemukakan
oleh pemohon bersama sebutharga syarikat sebelum
meluluskan permohonan pembelian berkenaan. Setiap
perolehan secara terus hendaklah menggunakan pesanan
tempatan.

(b) Perolehan Kerja
Perolehan kerja yang kurang daripada RM40,000.00 boleh dibuat
secara lantikan terus dikalangan kontraktor kelas F yang berdaftar
dengan Pusat Khidmat Kontraktor (PKK) di bawah kepala dan sub
kepala yang berkaitan.

(iii) Perolehan Secara Sebutharga

(a) Perolehan Bekalan / Perkhidmatan
Perolehan yang nilai tahunannya dari RM30,001.00 tetapi tidak
melebihi RM100,000.00, perolehannya hendaklah dibuat dengan
mempelawa sebutharga rasmi kepada syarikat pembekal yang
berkaitan bidang tersebut. Semua perolehan diuruskan secara
berpusat di Unit Perolehan, Jabatan Kewangan. Kelayakan
pembekal bagi perolehan hendaklah dipelawa atau dinotiskan
sebutharga di papan kenyataan. Bilangan minimum syarikat yang
dipelawa untuk menyertai sebutharga adalah sekurang-kurangnya
lima (5) syarikat yang berdaftar IPB dan Kementerian Kewangan
(sekiranya perlu) dalam bidang berkaitan keutamaan kepada
pembekal bertaraf bumiputera.

Sekiranya bilangan syarikat yang diperlukan tidak dapat diperolehi,
Jawatankuasa Sebutharga IPB hendaklah berpuashati bahawa
bilangan syarikat yang menawarkan sebutharga adalah kurang
daripada lima (5) syarikat.

(b) Perolehan Kerja
• Kerja-kerja kecil atas pembaikan (yang tidak mengubah
struktur asal) yang bernilai melebihi RM40,000.00 hingga
RM100,000.00 hendaklah dipelawa secara sebutharga
dikalangan kontraktor kelas F yang berdaftar dengan Pusat
Khidmat Kontraktor (PKK) di bawah kepala dan sub kepala
yang berkaitan.
• Bagi kerja-kerja baru atau kerja-kerja penyenggaraan,
pembaikan ubahsuai dan naik taraf yang melibatkan
perubahan struktur, kerja-kerja elektrikal dan mekanikal
hendaklah dirujuk kepada Jabatan Teknik berkaitan.

(iv) Perolehan Secara Tender

Semua perolehan yang nilai tahunannya melebihi RM100,000.00 untuk satu
jenis item samada bagi bekalan / perkhidmatan atau kerja hendaklah
dipelawa secara tender daripada pembekal / kontraktor yang berdaftar
dengan Kementerian Kewangan dalam bidang berkaitan.

(v) Perolehan Melalui Kontrak Berpusat

Perolehan bagi bekalan dan perkhidmatan guna sama yang terdapat dalam

kontrak berpusat hendaklah dibuat daripada kontraktor yang disenaraikan

dalam Pekeliling Kontrak (Perolehan) IPB. Walau bagaimanapun,

perolehan boleh dibuat mengikut tatacara diperolehi biasa sekiranya

kontrak berpusat bagi item yang hendak diperolehi tersebut telah tamat

tempoh sah lakunya. Perolehan kontak berpusat perlu menggunakan

pesanan belian tanpa mengira jumlah perolehan.

Senarai barangan yang terdapat dalam kontrak berpusat adalah tertakluk
kepada perubahan dari semasa ke semasa Pekeliling Kontrak (Perolehan)
IPB.

(b) Jaminan Bank Islam yang dikeluarkan oleh bank-bank berlesen di
bawah Akta Bank Islam 1983 yang beroperasi di Malaysia; atau

(c) Jaminan Insurans yang dikeluarkan oleh syarikat-syarikat insurans
yang berlesen di bawah Akta Insurans 1996 yang beroperasi di Malaysia;
atau

(d) Jaminan Takaful yang dikeluarkan oleh Syarikat Takaful yang
berlesen di bawah Akta Takaful 1984 yang beroperasi di Malaysia.

(iii) Kadar bon pelaksanaan bagi bekalan dan perkhidmatan adalah 5%
daripada nilai kontrak yang berjumlah RM100,000.00 hingga RM200,000.00
dan 8% bagi jumlah yang melebihi RM200,000.00 sementara kadar bon
pelaksanaan bagi kerja adalah 8% daripada nilai kontrak yang berjumlah
RM200,000.00 dan ke atas;

(iv) Bagi kontrak bermasa (periodic contract) yang berkuat kuasa dalam tempoh
dua (2) tahun atau lebih, peratus dan pengiraan nilai bon pelaksanaan
hendaklah dikira mengikut anggaran harga kontrak setahun sahaja. Walau
bagaimanapun, bon pelaksanaan yang dikemukakan oleh kontraktor
hendaklah meliputi keseluruhan tempoh kontrak bermasa;

(v) Tempoh sah laku bon pelaksanaan tersebut hendaklah dari tarikh ianya
dikeluarkan sehingga 12 bulan selepas tarikh tamat kontrak atau selepas
obligasi terakhir, mengikut mana yang terkemudian dan

(vi) Bon pelaksanaan boleh dilepaskan setelah segala obligasi kontrak selesai.
Surat pelepasan hendaklah dikemukakan kepada institusi yang
mengeluarkan bon pelaksanaan dan satu salinan yang telah disahkan oleh
Ketua Jabatan hendaklah disimpan oleh Jabatan Kewangan sebagai rekod.

Bagi bekalan dan perkhidmatan, bon pelaksanaan boleh dilepaskan lebih
awal sekiranya IPB berpuashati segala obligasi kontrak selesai dan tiada
sebarang tuntutan yang akan dibuat.