MK BAB 3-PENGURUSAN PEROLEHAN

INSTITUT PROFESIONAL BAITULMAL SDN BHD (238474-D)
(MILIK MAJLIS AGAMA ISLAM WILAYAH PERSEKUTUAN)

MANUAL KEWANGAN DAN PERAKAUNAN
(EDISI 1)

INSTITUT PROFESIONAL BAITULMAL

Disediakan Oleh
Bendahari
Jabatan Kewangan
Institut Profesional Baitulmal
Kuala Lumpur
31 Disember 2012

BAB 3
PEROLEHAN

BAB 3

PEROLEHAN

3.1 Tujuan Perolehan
Tujuan perolehan adalah untuk mendapatkan sesuatu bekalan / perkhidmatan /
kerja dengan mengikuti tatacara yang telah ditetapkan dan telah diluluskan oleh
Lembaga Pengarah. Setiap Jabatan hendaklah memastikan semua urusan
berkaitan perolehan dilaksanakan berdasarkan amalan tadbir urus terbaik dengan
mematuhi tatacara yang ditetapkan.

3.2 Perancangan Tahunan Perolehan
Ketua Jabatan / Unit hendaklah membuat perancangan tahunan perolehan jabatan
/ unit dan perancangan awal bagi tender-tender yang hendak dipelawa dalam satu-
satu tahun. Senarai tender yang akan dipelawa bagi satu-satu tahun itu hendaklah
dikemukakan kepada Jabatan Kewangan pada awal bulan Disember tahun
sebelumnya. Senarai berkenaan hendaklah mengandungi kategori perolehan
bekalan / perkhidmatan / kerja, peruntukan kewangan dan jangkaan tarikh tender
akan dipelawa.

Jabatan Kewangan perlu menyediakan jadual tarikh Jawatankuasa Perolehan
bermesyuarat untuk sepanjang tahun. Jadual mesyuarat Jawatankuasa Perolehan
hendaklah mengambilkira tempoh tiga (3) minggu selepas sesuatu penilaian tender
selesai.

3.3 Peruntukan / Pembiayaan
IPB hendaklah memastikan terlebih dahulu bahawa Anggaran Peruntukan
Perbelanjaan bagi perolehan yang berkenaan telah diluluskan. IPB adalah dilarang
memecahkecilkan perolehan tahunan untuk mengelakkan daripada membuat
pelawaan secara tender.

3.4 Tanggungjawab Ketua Jabatan
Adalah menjadi tanggungjawab Ketua Jabatan untuk memastikan setiap perolehan
yang dibuat hendaklah mempunyai peruntukan yang mencukupi dan semua staf

yang terlibat dalam proses perolehan mengetahui, memahami dan melaksanakan
semua dasar, peraturan dan tatacara proses perolehan.

3.5 Prinsip-prinsip Perolehan IPB

Perolehan IPB berteraskan kepada prinsip-prinsip berikut : -

(i) Akauntabiliti Awam - urusan perolehan yang diamanahkan kepada IPB

hendaklah dilaksanakan secara bertanggungjawab dengan mengikut dasar

dan peraturan yang ditetapkan;

(ii) Diuruskan secara telus (transparent) - semua dasar, peraturan, tatacara

dan proses perolehan itu sendiri hendaklah jelas, diketahui dan difahami

umum serta mengikut dasar dan peraturan yang ditetapkan;

(iii) Nilai faedah yang terbaik (best value for money) - pengurusan perolehan
hendaklah memberi pulangan yang terbaik bagi setiap ringgit yang

dibelanjakan ;

(iv) Saingan terbuka - proses perolehan hendaklah memberi peluang terbuka

kepada semua yang layak untuk bersaing; dan

(v) Adil dan saksama - sesuatu perolehan itu dipelawa dan diproses dengan

adil dan saksama berasaskan dasar dan peraturan yang berkaitan.

3.6 Objektif Perolehan IPB
Perolehan IPB mempunyai objektif seperti berikut : -

(i) menguruskan perolehan secara cekap, berkesan dan paling

menguntungkan bagi mencapai matlamat perolehan tersebut;

(ii) mendapatkan harga yang paling berpatutan dan menguntungkan dengan

mengambilkira kualiti, kuantiti dan tempoh penyerahan / siap yang

ditetapkan;

(iii) mengalakkan pertumbuhan industri tempatan dan penggunaan sumber dan

bahan tempatan ;

(iv) membangun, mengembang dan memindahkan teknologi yang bersesuaian
dengan kehendak semasa sektor industri negara;

(v) memastikan pengurusan barang dan aset yang berkesan; dan

3.7 Jenis-jenis Perolehan

(i) Kerja
Semua jenis perolehan yang melibatkan kerja-kerja pembinaan sivil
bangunan, jalan raya, kerja elektrikal dan mekanikal.

(ii) Bekalan
Perolehan bekalan adalah dimaksudkan sebagai barangan yang dibekal
bagi menjalankan sesuatu aktiviti, program atau projek IPB. lanya juga
merupakan input kepada sesuatu proses kerja atau perkhidmatan.

Bekalan yang dimaksudkan adalah seperti bahan binaan, makanan,
pakaian, kenderaan dan kelengkapan pejabat.

(iii) Perkhidmatan
Perkhidmatan adalah ditakrifkan sebagai khidmat tenaga manusia atau
kepakaran / kemahiran yang diperolehi untuk melaksanakan dan
menyiapkan sesuatu kerja tertentu dikategorikan sebagai :-

(a) Perkhidmatan Bukan Perunding

Perkhidmatan bukan perunding meliputi perkhidmatan pengendalian

Termasuk pengendalian kursus dan latihan, penyelenggaraan dan

pembaikan, pencucian dan pembersihan, penyewaan dan

pengurusan bangunan, pengiklanan, pengangkutan dan

sebagainya. Perolehan perkhidmatan bukan perunding perlulah

mengikut kaedah perolehan bekalan dan perkhidmatan.

(b) Perkhidmatan Perunding
Perkhidmatan Perunding meliputi semua jenis kajian seperti kajian
ekonomi, penswastaan, pengurusan pembangunan fizikal yang
memerlukan input seperti seni bina, kejuruteraan dan kerja-kerja
ukur bangunan, perundingan dan perkhidmatan kepakaran dalam
bidang khusus seperti alam sekitar, petanian, pengurusan projek
dan sebagainya. Perlantikan perunding perlulah mengikut kaedah
perolehan perkhidmatan perunding.

3.8 Kaedah-kaedah Perolehan Bagi Bekalan, Perkhidmatan Bukan Perunding dan
Kerja

(i) Perolehan Melalui Panjar Wang Runcit (RM200.00 dan kurang)

Perolehan yang bernilai RM200.00 dan kurang untuk setiap jenis barang
boleh dibuat melalui panjar wang runcit. Kelulusan perolehan melalui panjar
wang runcit hendaklah mematuhi Tatacara Panjar Wang Runcit.

(ii) Perolehan Secara Terus

(a) Perolehan Bekalan / Perkhidmatan

(i) Pembelian setiap jenis item yang melibatkan jumlah

perbelanjaan tahunan sehingga RM10,000.00 boleh dibuat

secara pembelian terus dengan mana-mana pembekal

yang berdaftar atau tidak berdaftar dengan Kementerian

Kewangan (keutamaan kepada pembekal berdaftar

dengan IPB) sama ada bertaraf bumiputera atau bukan

bumiputera;

(ii) Jabatan hendaklah membuat kajian pasaran harga

bekalan atau perkhidmatan yang hendak diperolehi adalah

berpatutan dan menguntungkan IPB di samping

memastikan perolehan tidak tertumpu kepada pembekal

tertentu selaras dengan prinsip-prinsip perolehan ;

(iii) Bagi bidang khusus yang memerlukan lessen / permit yang

sah atau keperluan lain yang disyaratkan mengikut

peruntukan undang-undang yang ditetapkan, jabatan

hendaklah memastikan bahawa pembekal yang dipilih

mematuhi syarat-syarat tersebut. Contohnya memiliki

lessen daripada Kementerian Keselamatan Dalam Negeri

untuk perkhidmatan kawalan keselamatan, lessen farmasi

daripada Kementerian Kesihatan bagi bekalan bahan

farmasi dan sebagainya.

(iv) Pemohon hendaklah mengisi borang permohonan

perolehan dan mendapa tkan sebutharga bertulis sekurang-

kurangnya daripada tiga (3) syarikat sebagai perbandingan

harga.

(v) Ketua Jabatan atau staf yang diberi kuasa hendaklah
meneliti borang permohonan perolehan yang dikemukakan
oleh pemohon bersama sebutharga syarikat sebelum
meluluskan permohonan pembelian berkenaan. Setiap
perolehan secara terus hendaklah menggunakan pesanan
tempatan.

(b) Perolehan Kerja
Perolehan kerja yang kurang daripada RM20,000.00 boleh dibuat
secara lantikan terus dikalangan kontraktor kelas F yang berdaftar
dengan Pusat Khidmat Kontraktor (PKK) di bawah kepala dan sub
kepala yang berkaitan.

(iii) Perolehan Secara Sebutharga

(a) Perolehan Bekalan / Perkhidmatan

Perolehan yang nilai tahunannya dari RM10,000.00 tetapi kurang

dari RM50,000.00, perolehannya hendaklah dibuat dengan

mempelawa sebutharga rasmi kepada syarikat pembekal yang

berkaitan bidang tersebut. Semua perolehan diuruskan secara

berpusat di Unit Perolehan, Jabatan Kewangan. Kelayakan

pembekal bagi perolehan hendaklah dipelawa atau dinotiskan

sebutharga di papan kenyataan. Bilangan minimum syarikat yang

dipelawa untuk menyertai sebutharga adalah sekurang-kurangnya

lima (5) syarikat yang berdaftar IPB dan Kementerian Kewangan

(sekiranya perlu) dalam bidang berkaitan keutamaan kepada

pembekal bertaraf bumiputera.

Sekiranya bilangan syarikat yang diperlukan tidak dapat diperolehi,
Jawatankuasa Sebutharga IPB hendaklah berpuashati bahawa
bilangan syarikat yang menawarkan sebutharga adalah kurang
daripada lima (5) syarikat.

(b) Perolehan Kerja
• Kerja-kerja kecil atas pembaikan (yang tidak mengubah
struktur asal) yang bernilai melebihi RM20,000.00 hingga
RM50,000.00 hendaklah dipelawa secara sebutharga
dikalangan kontraktor kelas F yang berdaftar dengan Pusat
Khidmat Kontraktor (PKK) di bawah kepala dan sub kepala
yang berkaitan.
• Bagi kerja-kerja baru atau kerja-kerja penyenggaraan,
pembaikan ubahsuai dan naik taraf yang melibatkan
perubahan struktur, kerja-kerja elektrikal dan mekanikal
hendaklah dirujuk kepada Jabatan Teknik berkaitan.

(iv) Perolehan Secara Tender

Semua perolehan yang nilai tahunannya melebihi RM50,000.00 untuk satu
jenis item samada bagi bekalan / perkhidmatan atau kerja hendaklah
dipelawa secara tender daripada pembekal / kontraktor yang berdaftar
dengan Kementerian Kewangan dalam bidang berkaitan.

(v) Perolehan Melalui Kontrak Berpusat

Perolehan bagi bekalan dan perkhidmatan guna sama yang terdapat dalam
kontrak berpusat hendaklah dibuat daripada kontraktor yang disenaraikan
dalam Pekeliling Kontrak ( Perolehan ) IPB. Walau bagaimanapun,
perolehan boleh dibuat mengikut tatacara diperolehi biasa sekiranya
kontrak berpusat bagi item yang hendak diperolehi tersebut telah tamat
tempoh sah Iakunya. Perolehan kontak berpusat perlu menggunakan
pesanan belian tanpa mengira jumlah perolehan.

Senarai barangan yang terdapat dalam kontrak berpusat adalah tertakluk
kepada perubahan dari semasa ke semasa Pekeliling Kontrak (Perolehan)
IPB.

(vi) Perolehan Melalui Rundingan Terus

Perolehan secara rundingan terus adalah tertakluk kepada pekeliling yang
dikeluarkan oleh badan induk dari semasa ke semasa.
Perolehan secara rundingan terus hanya akan dipertimbangkan jika
memenuhi kriteria yang ditetapkan seperti berikut:-
(a) Peruntukan tahunan adalah mencukupi dan telah diluluskan di

bawah belanjawan tahunan IPB;
(b) Perolehan kerja / bekalan / perkhidmatan yang mendesak dan perlu

disegerakan dan sekiranya perolehan tidak dibuat dengan segera
maka akan memudaratkan dan menjejaskan perkhidmatan;
(c) Bagi maksud penyeragaman iaitu bagi memastikan kesesuaian
penggunaan antara barangan yang sedia ada dengan barangan
baru yang akan dibeli, make permohonan untuk membeli barangan
yang sama dan daripada pembekal yang sama secara rundingan
terus boleh dipertimbangkan;
(d) Satu punca bekalan / perkhidmatan samada pembuat / pemegang
franchais iaitu pembelian khusus yang mana hanya satu syarikat
sahaja yang dapat membekatkan barangan atau perkhidmatan yang
dikehendaki seperti memberi alat ganti dan lain-lain;
(e) Bagi barangan tertentu yang hanya terdapat satu atau dua pembuat
bumiputera sahaja, perolehan secara rundingan terus bolehlah
dipertimbangkan bagi membantu mewujudkan pembuat bumiputera
yang berdaya saing.

Pemohon hendaklah mengemukakan borang permohonan perolehan,
memo pembelian terus, borang / dokumen memohon kelulusan beserta
penentuan spesifikasi berserta sebutharga dari syarikat kepada Jabatan
Kewangan. Permohonan bagi perolehan secara rundingan terus hendaklah
mendapat kelulusan Lembaga Pengarah IPB dengan disertakan dokumen
sokongan seperti berikut:-
(a) Surat penjelasan berserta Borang Permohonan Perolehan yang

telah diperakukan oleh Ketua Jabatan;
(b) Memo pembelian terus;
(c) Sebutharga brosur / katalog daripada pembekal;
(d) Salinan Sijil Kementerian Kewangan dan Sijil Bertaraf Bumiputera

(mana yang berkenaan ) dari pembekal yang dipilih; dan
(e) Profil syarikat.

(vii) Perolehan Melalui Sebutharga Terdahulu

Perolehan melalui sebutharga terdahulu boleh digunakan dengan syarat:-
(a) Keperluan mendesak;
(b) Perolehan dibuat dalam tahun yang sama;
(e) Mendapat pengesahan harga daripada syarikat;
(d) Perlanjutan tempoh kontrak hanya diberi sekali sahaja dan tempoh

maksimum adalah sehingga dua (2) tahun;
(e) Tambahan kuantiti tidak melebihi 50% daripada kuantiti di dalam

kontrak asal tertakluk kepada maksimum RM50,000.00; dan
(f) Mendapat kelulusan daripada Jawatankuasa Sebutharga IPB.

3.9 Kaedah Perolehan Bagi Perkhidmatan Perunding
Tatacara perolehan perkhidmatan perunding bagi melaksanakan projek / kajian
adalah seperti berikut :-

(i) Bidang Perkhidmatan Perunding
Perkhidmatan perunding meliputi bidng-bidang berikut :-

(a) Perunding Pembangunan Fizikal
(i) arkitek, kejuruteraan awam dan struktur, kejuuteraan
mekanikal dan elektrikal, ukur bahan, landskap, hiasan
dalaman, pengurusan projek dan lain-lain perkhidmatan
teknikal yang berkaitan dengan kejuruteraan dan / atau
pembinaan;
(ii) kerja-kerja ukur tanah, kerja ukur khusus dan lain-lain;
(iii) perkhidmatan penilaian fizikal seperti penilaian harta, audit
& assessment dan lain-lain; dan
(iv) Kajian-kajian fizikal yang berkaitan dengan kerja-kerja
kejuruteraan dan / atau pembinaan.

(b) Perunding Bukan Fizikal
(i) kajian ekonomi, kajian kemungkinan dan lain-lain kajian;
(ii) perkhidmatan pengurusan sumber manusia, kewangan dan
perakaunan, percukaian, pengurusan kualiti, kerja-kerja audit

pengurusan, teknologi maklumat dan komunikasi dan
bidang-bidang pengurusan lain; dan
(iii) perkhidmatan perundangan.

(ii) Kebenaran Menggunakan Perkhidmatan Perunding
Bagi perolehan perkhidmatan perunding, IPB hendaklah merujuk dan
mengikut peraturan badan induk yang berkuatkuasa terlebih dahulu
sebelum melantik perunding.

(iii) Had Kuasa
Had kuasa Lembaga Pengarah dalam urusan melantik dan meluluskan
perolehan perkhidmatan perunding adalah seperti berikut :-

(a) Kelulusan Lembaga Pengarah hendaklah diperolehi bagi kos perolehan
asal perkhidmatan perunding;

(b) Kelulusan Lembaga Pengarah juga hendaklah diperolehi sekiranya
tambahan kos perkhidmatan perunding diperlukan iaitu melebihi
daripada kos asal perunding yang diluluskan sebelum ini; dan

(c) Tambahan kos perkhidmatan perunding diperlukan iaitu melebihi
daripada kos asal perunding yang diluluskan sebelum ini disebabkan
oleh Extension of Time (EOT) dan Variation Order (VO), kelulusan
Lembaga Pengarah juga perlu diperolehi / dipohon.

3.10 Proses Perolehan Melalui Kaedah Sebutharga I Tender

Perolehan secara sebutharga / tender hendaklah mengikut langkah-langkah
berikut:-
(i) Perancangan Sebutharga / Tender;
(ii) Penyediaan Dan Penetapan Spesifikasi Sebutharga I Tender;
(iii) Permohonan Sebutharga / Tender;
(iv) Penyediaan Dokumen Sebutharga / Tender;
(v) Pengiklanan Sebutharga / Tender;
(vi) Pembukaan Peti Tawaran Sebutharga / Tender;
(vii) Penilaian Teknikal Sebutharga / Tender;
(viii) Penilaian Harga Sebutharga / Tender;

(ix) Penyediaan Kertas Taklimat Sebutharga / Tender; dan
(x) Kelulusan Sebutharga /Tender.

3.10.1 Perancanqan Sebutharga / Tender

(i) Perancangan sebutharga / tender adalah penting untuk menentukan
supaya perolehan dilaksanakan mengikut jadual berdasarkan
pemilihan yang tepat ke atas syarikat dengan mengambil kira faktor-
faktor produk, kualiti, kuantiti, masa dan harga.

(ii) Jabatan hendaklah menyediakan carta / jadual perancangan /
perlaksanaan bagi menetukan jangkaan proses sebutharga / tender
termasuk tempoh penyediaan spesifikasi, pengiklanan, penilaian,
keputusan sebutharga / tender, penyediaan dokumen kontrak dan
pemantauan projek sehingga selesai.

(iii) Perancangan perolehan setiap Jabatan hendaklah dikemukakan
kepada Unit Perolehan, Jabatan Kewangan untuk tujuan
penyediaan Jadual Perancangan Perolehan Tahunan IPB.

3.10.2 Penyediaan Dan Penetapan Spesifikasi Sebutharqa / Tender

(i) Jabatan perlu menyediakan spesifikasi am dan teknikal secara
terperinci dengan mengisi Borang Jadual Penentuan Teknikal yang
mengandungi perkara-perkara berikut :-
a) Spesifikasi Am
• Pembekalan dan penghantaran;
• Pemasangan;
• Latihan;
• Penyelenggaraan;
• Tempoh Jaminan;
• Alat Ganti;
• Buku Panduan dan Dokumentasi;
• Penyampaian, Demonstrasi dan Menguji; dan
• Lain-lain.

b) Spesifikasi Teknikal
• Spesifikasi Secara Am;

• Spesifikasi Secara Teknikal;
• Ciri Utama Alat;
• 'Consumables' (sekiranya ada);
• 'Standard Accessories'; dan
• 'Optional Accessories'.

(ii) Spesifikasi yang tepat perlu disediakan bagi membolehkan syarikat
mendapat gambaran yang jelas mengenai kehendak-kehendak IPB
dalam sesuatu perolehan. Penyediaan spesifikasi hendaklah
mengambil ciri-ciri berikut :-

a) Spesifikasi tidak boleh menjurus kepada sesuatu jenama atau
buatan. Sekiranya ini tidak dapat dielakkan, ungkapan "atau
persamaan" hendaklah digunakan;

b) Spesifikasi hendaklah dibuat berasaskan fungsi penggunaan
dan memenuhi Standard Malaysia (MS) atau sebagainya;

c) Spesifikasi yang disediakan hendaklah ditandaaraskan
(benchmark) kepada barangan buatan tempatan yang
memenuhi piawai yang diiktiraf; dan

d) Bagi perolehan kerja kontraktor hendaklah mengutamakan
menggunakan bahan / barangan buatan tempatan manakala
bagi perolehan bekalan IPB hendaklah mengutamakan bahan /
barangan buatan tempatan; dan

e) Penentuan teknikal tidak boleh berdasarkan kepada sesuatu
jenama atau buatan. Sekiranya tidak dapat dielakkan, ungkaoan
`atau persamaan' hendaklah digunakan.

3.10.3 Permohonan Sebutharga / Tender

Bagi tujuan pelawaan perolehan, dokumen-dokumen berikut perlu
dikemukakan oleh pemohon kepada Jabatan Kewangan seperti berikut :-
:-

(i) Borang Permohonan Perolehan yang mengandungi maklumat
Permohonan perolehan bekalan / perkhidmatan / kerja termasuk
anggaran harga yang telah diluluskan oleh Ketua Jabatan;

(ii) Jadual Kadar Harga yang menyenaraikan alat-alat yang diperlukan
dan hendaklah mempunyai satu ruang tawaran harga sahaja; dan

(iii) Jadual Penentuan Teknikal yang mengandungi spesifikasi am dan
tekbnikal secara terperinci yang telah disemak dan mengandungi
tandatangan pemohon dan Ketua Jabatan.

3.10.4 Penyediaan Dokumen Sebutharga / Tender

Dokumen Tender merupakan dokumen penting yang akan menentukan dan
menjelaskan keperluan terperinci IPB. Bagi memastikan proses sebutharga
/ tender berjalan dengan licin dan teratur, IPB hendaklah menyediakan
dokumen tender bernombor siri yang lengkap seperti berikut :-

(i) Syarat-syarat dan arahan kepada pretender iaitu maklumat-
maklumat penting yang wajib dipatuhi oleh pretender;

(ii) Jadual Penentuan Teknikal yang mengandungi spesifikasi umum /
khusus / teknikal bagi bekalan / perkhidmatan / kerja yang
dikehendaki oleh IPB;

(iii) Borang sebutharga / tender iaitu borang hendaklah diisi dan
ditandatangani oleh p retender bagi menyertai sebutharga / tender;

(iv) Contoh surat setuju terima sebutharga / tender iaitu contoh surat
mengesahkan penerimaan sesuatu tawaran berasaskan kepada
syarat yang telah ditetapkan dalam dokumen tender, syarat yang
telah dipersetujui dalam surat niat atau apa-apa syarat lain yang
dipersetujui melalui rundingan sebelumnya;

(v) Syarat-syarat kontrak yang akan diguna pakai bagi pretender yang
berjaya;

(vi) Senarai kuantiti / ringkasan sebutharga / tender iaitu maklumat yang
menjelaskan huraian kerja / kuantiti yang diperlukan dan tempoh
masa yang akan diikat;

(vii) Jadual kadar harga yang perlu diisi oleh pretender (jika berkenaan);

(viii) Lukisan teknikal / pelan iaitu sesuatu pelan, model atau lukisan yang
diperlukan (jika berkenaan);

(ix) Tempat penghantaran iaitu tempat serahan terakhir di mana
barangan yang diperolehi akan diserah kepada IPB;

(x) Ternpoh siap / penghantaran;

(xi) Prestasi / rekod pengalaman iaitu maklumat tentang pengalaman
pretender dalam bidang berkaitan yang dibekalkan / dilaksanakan
kepada IPB dan lain-lain pihak;

(xii) Profil dan kedudukan kewangan pretender iaitu maklumat terperinci
tentang latar belakang dan keupayaan kewangan pe rtender;

(xiii) Senarai semak iaitu senarai dokumen / perkara yang perlu
dikemukakan oleh pretender; dan

(xiv) Perkara-perkara lain yang berkenaan.

3.10.5 Pelawaan / Pengiklanan Sebutharga / Tender

(i ) Semua pelawaan tender hendaklah diberi publisiti yang seluas-
uasnya supaya semua pembekal berpeluang menyertai dan
membolehkan IPB mendapat tawaran yang terbaik. Tender dan
sebutharga akan dipelawa oleh Unit Perolehan, Jabatan Kewangan
melalui kiriman email kepada syarikat berdaftar, dan notis
pemberitahuan ditampal di papan kenyataan dan laman web IPB;

(ii) Semua pelawaan sebutharga akan dibuka sekurang-kurangnya
tujuh (7) hari sementara tempoh minimum pelawaan tender adalah
21 hari;

(iii) Tarikh sebutharga / tender ditutup hendaklah dikira dari tarikh
dokumen sebutharga / tender mula dijual. Bagi sebutharga / tender
yang melibatkan lawatan tapak / premis, IPB hendaklah memastikan
bahawa tarikh tutup sebutharga / tender hendaklah dikira dari tarikh
lawatan yang ditetapkan;

(iv) IPB mestilah menetapkan jam 12.00 tengahari pada hari tawaran
ditutup sebagai waktu akhir untuk menerima dokumen sebutharga /
tender daripada pretender. Tawaran sebutharga / tender yang
dihantar selepas dari masa dan tarikh tutup tidak boleh
dipertimbangkan dalam apa jua keaadan;

(v) Jabatan hendaklah menyediakan harga anggaran Jabatan dan
dimasukkan ke dalam peti tawaran sebutharga / tender sebelum peti
tawaran berkenaan ditutup;

(vi) Petender boleh membuat bantahan secara bertulis kepada IPB
sekiranya mendapati spesifikasi tender menjurus kepada sesuatu
jenama. Bantahan tersebut berserta bukti-bukti yang kukuh dan
hendaklah dikemukakan kepada Unit Perolehan, JabatanKewangan
yang membuat pelawaan tender dalam tempoh empat belas (14)
hari dari tarikh dokumen tender mula dijual. Bantahan yang diterima
selepas tempoh tersebut tidak akan dipertimbangkan;

(vii) Hanya pembekal yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan /
PKK / IPB (mana yang berkaitan) dibawah bidang yang berkaitan
sahaja yang akan dibenarkan untuk membeli dokumen sebutharga /
tender; dan

(viii) Dokumen sebutharga dijual dengan bayaran RM10.00 (minimum)
sementara dokumen tender adalah RM30.00 (minimum). Pembelian
naskah tender boleh dibuat secara kiriman wang atau wang pos
atau bank draf. Resit rasmi akan dikeluarkan kepada pembeli
sebagai bukti pembayaran dokumen sebutharga / tender.

3.10.6 Pembukaan Peti Tawaran Sebutharga / Tender

Selepas sebutharga / tender ditutup, peti tawaran sebutharga / tender
hendaklah dibuka secepat mungkin tetapi tidak lewat daripada tiga (3)
hari oleh satu Jawatankuasa Pembuka Sebutharga / Tender. Sekiranya
peti tawaran tender tidak dapat dibuka dalam tempoh tersebut,
kebenaran Ketua Jabatan hendaklah diperolehi.

(i) Keahlian Jawatankuasa Pembuka Sebutharga / Tender
Ahli Jawatankuasa Pembuka Sebutharga / Tender hendaklah
dibuka oleh sekurang-kurangnya tiga (3) orang ahli Jawatan kuasa
diiketuai oleh wakil dari Jabatan Kewangan (Pegawai Kewangan /
Penolong Akauntan / Eksekutif, kakitangan Unit Perolehan yang
telah dipertanggungjawabkan dalam mengurus pembelian /
perolehan dan staf yang terdiri daripada kumpulan sokongan yang
tidak terlibat lansung dalam aktiviti penilaian teknikal dari Jabatan
berkaitan. Bendahari perlu dimaklumkan tentang nama staf yang
dilantik dalan Jawatankuasa Pembuka Sebutharga / Tender.

(ii) Tugas Jawatankuasa Pembuka Sebutharga / Tender

• Membuka peti tawaran sebutharga / tender pada

waktu dan tarikh yang ditetapkan;

• Membuka setiap tawaran sebutharga / tender dan

memberi kod pengenalan bersiri kepada setiap

tawaran yang diterima;

• Membuat senarai semakan ke atas semua dokumen

yang disyaratkan yang dikemukakan oleh syarikat;

• Jawatankuasa Pembuka Sebutharga / Tender

hendaklah menandatangani semua mukasurat yang

mengandungi jadual kadar harga, dan

menyenaraikan jumlah sebutharga / tender di dalam

Borang Jadual Buka Sebutharga / Tender. Nama dan

jawatan semua ahli jawatankuasa hendaklah

dicatatkan di Borang Jadual Buka Sebutharga / Tender;

• Borang Jadual Buka Sebutharga / Tender ini

hendaklah bertulisan tangan dengan jelas dan

ruangan catatan pada jadual buka sebutharga

hendaklah merangkumi perkara berkaitan

pendaftaran syarikat dan tarikh penghantaran

sebutharga;
 Memastikan bahawa tawaran harga dan tawaran

teknikal yang dikemukakan dalam dua sampul surat

yang berasingan dan berlakri bagi tender bekalan

dan perkhidmatan;

 Memastikan bahawa nama pretender tidak tercatat di

dalam dokumen spesifikasi teknikal pretender.

Sekiranya terdapat nama / tanda syarikat dalam

dokumen teknikal maka ianya perlu dicatatkan dalam

Borang Jadual B uka Sebutharga / Tender;

 Sebutharga / tender yang telah dibuka akan

dikemukakan kepada Jabatan yang memohon untuk

dibuat penilaian dengan menggunakan Borang

Penyerahan Sebutharga / Tender; dan

 Borang Jadual Buka Sebutharga / Tender hendaklah

dipamerkan di papan kenyataan dengan kadar

segera yang mudah dilihat oleh orang awam

sekurang-kurangnya bagi tempoh dua (2) minggu.

Maklumat nama syarikat hendaklah dipadamkan.

(iii) Tempoh sahlaku sebutharga / tender

Tempoh sahlaku sebutharga adalah selama 60 hari dan
tender selama 90 hari dari tarikh ditutup. Tempoh sahlaku

sebutharga / tender yang munasabah hendaklah ditetapkan

setelah dikira faktor-faktor berikut :-

• Jangkamasa untuk menilai tawaran dari segi teknikal,

harga dan keupayaan kontraktor;

• Jangkamasa untuk menyediakan laporan dan masa

yang diperlukan untuk membuat keputusan bagi
sebutharga / tender tersebut; dan

• Jangkamasa menyusuli keputusan dan

mengeluarkan Surat Setuju Terima.

3.10.7 Penilaian Sebutharga / Tender

(i) Perlantikan Ahli Jawatankuasa Penilaian Sebutharga / Tender
hendaklah dibuat secara bertulis oleh Ketua Jabatan Kewangan,
Unit Perolehan yang menguruskan tender.

(ii) Penilaian sebutharga / tender bekalan, perkhidmatan dan kerja
berasaskan Turnkey atau Design and Build hendaklah dibuat oleh
dua (2) jawatankuasa berasingan iaitu Jawatankuasa Penilaian
Kewangan dan Jawatankuasa Penilaian Teknikal. Manakala
penilaian tender kerja, selain tender yang berasaskan konsep
Turnkey atau Design and Build, bolehlah dibuat oleh satu
Jawatankuasa Penilaian sahaja.

(iii) Jawatankuasa Penilaian Teknikal dan Jawatankuasa Penilaian
Kewangan masing-masingnya hendaklah mengkaji semua dokumen
sebutharga / tender yang diterima sebelum syor dibuat kepada
Jawatankuasa Sebutharga IPB atau Jawatankuasa Perolehan
Tender (mana berkenaan). Tawaran sebutharga / tender yang
paling menguntungkan IPB hendaklah disyorkan.

(iv) Etika am bagi Jawatankuasa Penilaian :

 Penilaian dibuat secara objektif, adil dan saksama;

• Penilaian dibuat berasaskan penilaian yang seragam / sama;
• Bebas dari pengaruh luar;

• Memastikan tiada kepentingan persendirian atau

kepentingan terletak hak;

• Segala maklumat adalah dirahsiakan;

• Penilaian dibuat secara bermesyuarat;

• Mengetahui dan jelas tentang kandungan arahan kepada

pretender; dan

• Segala perakuan penilaian dicatatkan dengan jelas dan

terperinci.

(v) Etika nilaian khusus bagi Jawatankuasa Teknikal :
• Ahli tidak boleh mengetahui penama pretender;
• Ahli tidak boleh mengetahui harga tawaran;
• Memahami spesifikasi yang disediakan;

• Mengetahui dan jelas tentang kandungan arahan kepada
petender; dan

• Penilaian dibuat berdasarkan maklumat-maklumat yang
terdapat dalam dokumen tawaran tender sahaja.

(vi) Peraturan Meminta Penjelasan Tender

Sekiranya Jawatankuasa Penilaian memerlukan kepastian /

keterangan (clarification) berkaitan maklumat-maklumat di dalam

dokumen tender, Ahli Jawatankuasa Penilaian Tender hendaklah

mendapat kebenaran bertulis Pengerusi Jawatankuasa Sebutharga

IPB atau Jawatankuasa Perolehan Tender terlebih dahulu.

Penjelasan tersebut hendaklah diuruskan oleh Unit Perolehan,

Jabatan Kewangan secara bertulis. Ahli Jawatankuasa Penilaian

Tender adalah dilarang menghubungi syarikat tanpa kebenaran

bertulis Pengerusi Jawatankuasa Sebutharga IPB atau

Jawatankuasa Perolehan Tender.

3.10.8 Penilaian Teknikal Sebutharga / Tender

(i) Jawatankuasa Penilaian Teknikal hendaklah terdiri daripada
sekurang-kurangnya tiga (3) orang staf yang mahir, berpengalaman
dan berkelayakan mengenai perolehan barangan / perkhidmatan
tersebut. Penilaian ini perlu dilakukan dengan terperinci bagi
memastikan penilaian yang dibuat adalah berasaskan kepada
spesifikasi yang ditender. Penilaian hendaklah dibuat secara fizikal
dan secara mesyuarat.

(ii) Selepas penilaian dibuat ke atas semua petender, Jawatankuasa
Penilaian Teknikal perlu mengemukakan senarai pretender-
petender yang disokong mengikut keutamaan serta kedudukan
dengan memberi perincian penilaian yang telah dibuat. Di samping
itu, Jawatankuasa juga perlu mengemukakan senarai petender yang
ditolak dan tidak disokong dengan turut mengemukakan perincian
dan ulasan.

(iii) Pada prinsipnya sebutharga / tender yang paling menguntungkan
IPB untuk diperakukan kepada Jawatankuasa Sebutharga IPB atau
Jawatankuasa Perolehan Tender untuk disetujuterima hendaklah

sebutharga / tender yang lulus peringkat pertama dan kedua
penilaian serta mendapat markah pada julat yang tinggi dalam
penilalan teknikal.

(iv) Jawatankuasa Penilaian Teknikal perlu memperakukan pretender
berdasarkan keutamaan dan kedudukan markah yang diperolehi
setelah proses penilaian teknikal selesai.

(v) Sekiranya Jawatankuasa perlu melaporkan dan mengesyorkan

sesuatu perkara yang dirasakan penting termasuk pemilihan lebih

daripada satu pretender atau melaksanakan semula sebuthargha /

tender, ianya perlu dimasukkan dalam Laporan Penilaian Teknikal

bagi memudahkan Jawatankuasa Sebutharga IPB atau

Jawatankuasa Perolehan Tender membuat keputusan.

3.10.9 Penilaian Harga Sebutharga / Tender

(i) Penilaian harga sebutharga / tender dibuat oleh Jawatankuasa
Penilaian Kewangan terdiri daripada kakitangan Jabatan Kewangan.
Pengerusi Jawatankuasa Penilaian Kewangan juga boleh melantik
staf dari Jabatan lain yang difikirkan perlu dalam membantu untuk
membuat penilalan.

(ii) Tugas Jawatankuasa Penilaian Kewangan adalah seperti berikut :
Jawatankuasa perlu membuat satu penganalisaan harga
yang ditawarkan oleh pretender berasaskan kesaksamaan
dan harga pasaran terbuka. Penilaian harga sebutharga /
tender juga dibuat berdasarkan factor-faktor seperti syarat
pembayaran, kadar pembayaran, tempoh, diskaun dn
perkara-perkara lain yang berkaitan. Perbandingan di anatra
satu pembekal / kontraktor dengan yang lain hendaklah
dibuat berasaskan kepada factor atau unsur yang sama.

• Penilaian bagi pembelian barang modal seperti kenderaan,

jentera, system maklumat dan lain-lain hendaklah

berdasarkan kepada prinsip tawaran harga yang

menyeluruh. lni termasukalan harga barangan, harga alat

ganti, latihan, pengtauliahan, pemasangan dan

penyelenggaraan.

• Asas penilaian juga memastikan pretender memenuhi syarat
tender seperti pendaftaran dengan pihak berkuasa dalam
bidang / kelas yang berkenaan, menandatangani sebutharga
/ tender, mengemukakan dokumen yang diminta dan syarat-
syarat lain yang berkaitan.

• Penilai juga hendaklah menilai kemampuan teknikal
kontraktor seperti kakitangan professional dan teknikal,
pengalaman bekerja, rekod prestasi, projek yang sedang
dilaksanakan / dalam tangan dan peralatan-peralatan
(disewa, beli atau milik sendiri).

• Jawatankuasa Penilaian Kewangan hendaklah menilai
kemampuan kewangan petender dari segi modal pusingan,
`net worth', kemudahan kredit, nilai baki kerja dalam tangan
yang belum siap dan menganalisa harga tender dengan
mengambilkira tempoh penyiapan yang ditawarkan.

• Pada prinsipnya sebutharga / tender yang paling

menguntungkan IPB yang diperakukan kepada

Jawatankuasa Sebutharga atau Jawatankuasa Perolehan

Tender untuk disetuju terima hendaklah sebutharga / tender

yang memberikan nilal faedah terbaik kepada IPB

berdasarkan proses penilaian yang telah dilakukan.

• Jawatankuasa Penilaian Kewangan perlu menyusun

pretender berdasarkan kedudukan harga dari terendah

hingga seterusnya termasuk meletakkan anggaran Jabatan

sebagai rujukan. Seterusnya, kedudukan harga pretender

perlu disusun berdasarkan pretender yang harus

diperakukan dan ditolak berdasarkan justifikasi-justifikasi

yang berkaitan.

• Sekiranya Jawatankuasa perlu melaporkan dan

mengesyorkan sesuatu perkara yang dirasakan penting

termasuk pemilihan lebih daripada satu pretender mengikut

item berdasarkan prinsip faedah terbaik, ianya perlu

dimasukkan dalam Laporan Penilaian Harga bagi

memudahkan Jawatankuasa Sebutharga IPB atau

Jawatankuasa Perolehan Tender membuat keputusan.

3.10.10 Penyediaan Kertas Taklimat Sebutharga / Tender

Kertas Taklimat sebutharga / tender akan disediakan oleh Unit
Perolehan, Jabatan Kewangan untuk dibawa ke Mesyuarat
Jawatankuasa Sebutharga atau Jawatankuasa Perolehan Tender
IPB. Kertas taklimat sebutharga / tender hendaklah dengan
maklumat seperti berikut :

• Status sebutharga / tender;
• Sumber pembiayaan;
• Peruntukan;
• Anggaran kos;
• Nama ahli setiap Jawatankuasa;
• Tarikh sebutharga / tender dipelawa / diiklan dan ditutup;
• Tarikh tamat sah laku sebutharga / tender;
• Latar belakang mengenai pretender (taraf pretender,

pendaftaran, ekuiti kewangan dan pengalaman);
• Jadual sebutharga / tender (disertakan dengan senarai

harga tiap-tiap pretender serta laporan teknikal termasuk
laporan ujian dan pemeriksaan);
• Ringkasan laporan teknikal;
• Ringkasan laporan penilaian harga;
• Laporan / perakuan perunding (jika ada); dan
• Laporan / perakauan Jabatan.

(ii) Rujukan kepada Jawatankuasa Sebutharga IPB atau Jawatankuasa
Perolehan Tender hendaklah mengandungi dokumen-dokumen
berikut :-
 Salinan asal dokumen sebutharga / tender;
 Satu salinan iklan;
 Satu salinan jadual buka sebutharga / tender;

 Syor setuju terima dengan penjelasan terhadap pilihan
tersebut; dan

 Maklumat-maklumat lain seperti kedudukan harga pasaran,
Kedudukan kewangan pretender serta pengalaman dan
sebagainya.

Unit Perolehan, Jabatan Kewangan adalah bertanggungjawab

menyediakan perakuan kepada Jawatankuasa Sebutharga IPB atau

Jawatakuasa Perolehan Tender berdasarkan sebutharga/ tender

yang paling menguntungkan dan memastikan prinsip-prinsip

perolehan dipatuhi.

3.10.11 Kelulusan Sebutharga / Tender

(i) Semua perolehan melalui sebutharga / tender termasuk
rundingan terus yang berkenaan hendaklah dipertimbangkan oleh
Jawatnkuasa Sebutharga IPB atau Jawatankuasa Perolehan Tender
mengikut had kuasa yang ditetapkan.

a) Keahlian Jawatankuasa Sebutharga IPB :

Pengerusi Ketua Eksekutif / Pegawai yang
Ahli diwakilkan kuasa
Bendahari
Pendaftar
Pengarah Akademik

b) Keahlian Jawatankuasa Perolehan Tender IPB :

Pengerusi Pengerusi IPB / Pegawai yang
Ahli diwakilkan kuasa
Ketua Eksekutif
Bendahari
Pendaftar
Pengarah Akademik

(ii) Korum bagi setiap mesyuarat hendaklah tidak kurang
daripada tiga (3) orang. Mesyuarat hanya dapat dijalankan
sekiranya dipengerusikan oleh Pengerusi dan Ketua
Eksekutif atau Pegawai yang diwakilkan kuasa.

(iii) Had kuasa Jawatankuasa Sebutharga IPB adalah seperti
Berikut :

a) Jawatankuasa Sebutharga IPB
Jawatankuasa Sebutharga IPB mempunyai kuasa
setuju terima perolehan yang nilai tahunannya melebihi
RM10,000.00 sehingga RM50,000.00

b) Jawatankuasa Perolehan Tender IPB

Jawatankuasa Perolehan Tender IPB mempunyai

kuasa setuju terima semua perolehan yang nilai

tahunannya melebihi RM50,000.00 sehingga

RM200,000.00.

Bagi semua perolehan yang nilai tahunannya melebihi

RM200,000.00 pemilihan kontraktor hendaklah

diluluskan oleh Lembaga Pengarah IPB.

(iv) Perkara-perkara yang perlu diteliti setelah menerima kertas
taklimat sebutharga / tender adalah seperti berikut :

a) Memastikan peruntukan mencukupi sebelum

keputusan dibuat;

b) Memastikan segala maklumat penting dimasukkan

dalam pelawaan / iklan tender;

c) Menyemak bilangan pretender yang mengambil

bahagian dan harga yang ditawarkan;

d) Memastikan Ahli Jawatankuasa Penilaian

Sebutharga / Tender dan Ahli Jawatankuasa

Pembuka Sebutharga / Tender terdiri dari staf yang

berbeza;

e) Memastikan tempoh sah laku sebutharga / Tender
masih berkuat kuasa sebelum keputusan dibuat; dan

f) Memastikan taraf pretender yang sesuai dengan
kategori sebutharga / tender yang dibuat.

(v) Perkara-perkara lain yang boleh dilaksanakan oleh
Jawatankuasa Sebutharga / Jawatankuasa Perolehan
Tender adalah seperti berikut :

a) Meminta untuk menyemak dokumen sebutharga / tender
yang dikemukakan oleh pretender bagi memastikan harga
tawaran yang diperakukan adalah betul;

b) Menyemak spesifikasi sebutharga / tender;
c) Menyemak kriteria dan kaedah penilaian;
d) Menyemak arahan kepada pretender;
e) Mengesyorkan untuk menangguh atau menolak kertas

perakuan untuk dibawa ke mesyuarat akan dating juka
kekurangan maklumat-maklumat penting;
f) Megesyorkan supaya sebutharga / tender tersebut
dibatalkan jika melanggar prinsip atau peraturan
sebutharga /tender;
g) Menasihatkan Jabatan Kewangan untuk memberitahu
secara bersurat kepada semua pretender yang gagal.

(vi) Mana-mana Ahli Jawatankuasa Sebutharga IPB atau
Jawatankuasa Perolehan Tender yang mempunyai apa-apa
kepentingan persendirian atau kepentingan terletak hak
mengenai sesuatu sebutharga / tender itu, hendaklah
mengisytiharkan kepentingannya dan menarik diri daripada
mesyuarat tersebut dan perkara tersebut hendaklah
diminitkan.

(vii) Keputusan Sebutharga / Tender

a) Keputusan sebutharga / tender hendaklah dibuat dalam
tempoh sah laku sebutharga / tender. Keputusan
Jawatankuasa Sebutharga IPB atau Jawatankuasa
Perolehan Tender hendaklah ditandatangani oleh ahli-

ahli sebaik sahaja keputusan dibuat semasa mesyuarat
bersidang.

b) Keputusan hendaklah dimaklumkan kepada petender

yang berjaya dengan secepat mungkin. Keputusan

muktamad Jawatankuasa Sebutharga IPB atau

Jawatankuasa Perolehan Tender juga hendaklah

dipamerkan di papan-papan kenyataan dan laman web

IPB dengan menyatakan nama syarikat yang berjaya,

harga tawaran dan tempoh siap secepat mungkin

selepas surat setuju terima dikeluarkan, ditandatangani

dan dikembalikan.

c) Keputusan Jawatankuasa Perolehan Tender bagi

sesuatu tender yang dipertimbangkan itu hendaklah

merupakan keputusan sebulat suara. Keputusan yang

tidak sebulat suara hendaklah dirujuk kepada Lembaga

Pengarah IPB untuk keputusan muktamad.

d) Jawatankuasa Perolehan Tender hendaklah kerap

bersidang bagi memastikan keputusan perolehan dapat

dibuat dengan cepat. Asas-asas pemilihan dan,

keputusan hendaklah dicatatkan dengan jelas. Semua

keputusan Lembaga Perolehan hendaklah dimaklumkan

kepada Lembaga Pengarah IPB satu minggu selepas

Jawatankuasa Perolehan Tender bersidang.

3.11 Pengurusan dan Pentadbiran Kontrak

Pengurusan dan pentadbiran kontrak hendaklah diberi perhatian menjaga
kepentingan IPB dan melicinkan urusan yang berhubung kait dengan pelaksanaan
sesuatu perolehan. Pemantauan kontrak yang sedang berkuat kuasa hendaklah
dilaksanakan dengan teliti dan teratur dari semasa ke semasa bagi mengesan dan
mengenal pasti masalah pelaksanaan kontrak daripada peringkat awal.

3.12 Surat Niat

(i) Surat Niat ialah surat yang dihantar kepada petender untuk memaklumkan
hasrat atau niat IPB yang mana kandungannya meliputi kenyataan hasrat /
niat untuk menerima tawaran petender tersebut, tertakluk kepada
persetujuan syarat-syarat IPB yang dikendaki dipatuhi oleh petender
samada melalui rundingan atau cara-cara lain.

(ii) Surat niat ini tidak mengikat IPB kepada satu perjanjian kontrak dan tidak
juga memberi sebarang implikasi bahawa sesuatu kontrak telah wujud
Sebelum surat niat dikeluarkan, pembekal tidak boleh dihubungi kerana
mungkin akan menjejaskan hasil penilaian ke atas sesuatu tawaran. Hasil
dari rundingan hendaklah dikemukakan kepada Lembaga Perolehan untuk
keputusan muktamad.

3.13 Surat Setuju Terima

(i) Surat Setuju Terima ialah surat yang mengesahkan penerimaan sesuatu
tawaran berasaskan kepada syarat yang telah ditetapkan dalam dokumen
tender, syarat yang telah dipersetujui dalam surat niat dan apa-apa syarat
lain yang telah dipersetujui melalui rundingan sebelumnya. Sehubungan
dengan itu, apa-apa syarat yang telah dipersetujui sebelumnya hendaklah
dinyatakan dengan jelas dan persetujuan tersebut merupakan sebahagian
daripada perjanjian kontrak. Surat niat hanya boleh ditandatangani oleh staf
yang menerima surat penurunan kuasa.

(ii) Surat Setuju Terima ialah satu dokumen perundangan yang sah dan
merupakan sebahagian daripada perjanjian kontrak. Apabila semua perkara
telah diselesaikan dan tiada rundingan lanjut diperlukan, surat setuju terima
hendaklah dikeluarkan kepada kontraktor yang berjaya secepat mungkin
sebaik sahaja keputusan Lembaga Perolehan diperolehi dan dalam tempoh
sah laku tender. Satu ikatan kontrak wujud di antara kedua-dua pihak
setelah surat setuju terima ditandatangani dan dikembalikan oleh petender
kepada IPB. Petender perlu mengembalikan surat setuju terima dalam
tempoh 14 hari dari tarikh surat tawaran.

3.14 Borang Pesanan (Purchase Order)

(i) Borang Pesanan ialah pesanan rasmi yang dikeluarkan kepada petender /
pembekal berasaskan kepada syarat-syarat yang telah ditetapkan di dalam
dokumen sebut harga atau tender, syarat-syarat yang telah dipersetujui di
dalam surat niat dan syarat-syarat lain yang telah dipersetujui. Apa-apa
syarat dan perubahan yang telah dipersetujui dalam rundingan hendaklah
dinyatakan dengan jelas;

(ii) Permohonan pengeluaran borang pesanan hendaklah dikemukakan
sekurang-kurangnya tujuh (7) hari bekerja;

(iii) Bayaran-bayaran pukal tidak memerlukan pengeluaran pesanan belian
seperti bayaran elektrik, air, telefon, telefon bimbit, klinik panel, bayaran kad
minyak dan tiket kapal terbang yang melalui agen panel IPB;

(iv) Petender / Pembekal hendaklah memulangkan salinan pertama bersama-
sama invois bagi tujuan pembayaran. Sekiranya terdapat pembatalan
borang pesanan, pretender / pembekal perlu mengembalikan salinan
pertama dan kedua kepada Jabatan yang berkenaan atau Jabatan
Kewangan. Jabatan yang menerima perlu memulangkan semua salinan
borang pesanan kepada Jabatan Kewangan untuk urusan pembatalan.

3.15 Dokumen Kontrak

(i) Bon Pelaksanaan adalah merupakan suatu aku janji tidak bersyarat oleh
sesuatu institusi kewangan untuk membayar kepada IPB suatu amaun
tertentu atas tuntutan sekiranya kontraktor tidak atau gagal mematuhi dan
melaksanakan obligasinya di bawah kontrak yang ditandatangani;

(ii) Bon Pelaksanaan hendaklah dikemukakan dalam Ringgit Malaysia
mengikut format yang ditetapkan oleh Jabatan kewangan samada dalam
bentuk :

(a) Jaminan Bank / Syarikat Kewangan yang dikeluarkan oleh bank-
bank / syarikat kewangan berlesen di bawah Akta Bank dan
Institutsi Kewangan 1989 yang beroperasi di Malaysia;

(b) Jaminan Bank Islam yang dikeluarkan oleh bank-bank berlesen di
bawah Akta Bank Islam 1983 yang beroperasi di Malaysia; atau

(c) Jaminan lnsurans yang dikeluarkan oleh syarikat-syarikat insurans
yang berlesen di bawah Akta Insurans 1996 yang beroperasi di
Malaysia; atau

(d) Jaminan Takaful yang dikeluarkan oleh Syarikat Takaful yang
berlesen di bawah Akta Takaful 1984 yang beroperasi di Malaysia.

(iii) Kadar bon pelaksanaan bagi bekalan dan perkhidmatan adalah 5%
daripada nilai kontrak yang berjumlah RM10,000.00 hingga RM50,000.00
dan 8% bagi jumlah yang melebihi RM50,000.00 sementara kadar bon
pelaksanaan bagi kerja adalah 8% daripada nilai kontrak yang berjumlah
RM50,000.00 dan ke atas;

(iv) Bagi kontrak bermasa (periodic contract) yang berkuat kuasa dalam tempoh
dua (2) tahun atau lebih, peratus dan pengiraan nilai bon pelaksanaan
hendaklah dikira mengikut anggaran harga kontrak setahun sahaja. Walau
bagaimanapun, bon pelaksanaan yang dikemukakan oleh kontraktor
hendaklah meliputi keseluruhan tempoh kontrak bermasa;

(v) Tempoh sah laku bon pelaksanaan tersebut hendaklah dari tarikh ianya
dikeluarkan sehingga 12 bulan selepas tarikh tamat kontrak atau selepas
obligasi terakhir, mengikut mana yang terkemudian dan

(vi) Bon pelaksanaan boleh dilepaskan setelah segala obligasi kontrak selesai.

Surat pelepasan hendaklah dikemukakan kepada institusi yang

mengeluarkan bon pelaksanaan dan satu salinan yang telah disahkan oleh

Ketua Jabatan hendaklah disimpan oleh Jabatan Kewangan sebagai rekod.

Bagi bekalan dan perkhidmatan, bon pelaksanaan boleh dilepaskan lebih
awal sekiranya IPB berpuashati segala obligasi kontrak selesai dan tiada
sebarang tuntutan yang akan dibuat.

3.16 Wang Tahanan

Wang Tahanan boleh dikenakan bagi kerja berdasarkan kadar yang ditentukan
oleh IPB. Kadar wang tahanan bagi kerja adalah 10% daripada jumlah nilai kontrak
asal.
50% daripada wang tahanan yang ditahan hendaklah dilepaskan kepada
kontraktor selepas kerja diperakukan siap dan bakinya dipulangkan selepas tamat
tempoh tanggungan kecacatan atau setelah kecacatan itu diperbaiki.

3.17 PenaIti Dan Tolakan (Set-Off)

Jika pretender gagal memenuhi obligasi di dalam perjanjian, pretender boleh
dikenakan penalti mengikut peruntukan dalam syarat-syarat sebutharga /
perjanjian. Sebarang penalti hendaklah dituntut daripada pretender. Jika pretender
gagal membayarnya, penalti hendaklah dituntut dari bon pelaksanaan atau
bayaran yang layak diterima oleh petender dari mana-mana sumber oleh IPB.

Jika penalti dan bayaran-bayaran lain dikenakan itu melebihi nilai bon pelaksanaan
dan petender gagal membayarnya, denda boleh juga ditolak daripada apa-apa
bayaran yang petender berhak terima daripada kontrak lain dengan IPB. Klausa
mengenai denda dan cara IPB boleh memperolehinya hendaklah dimasukkan di
dalam kontrak.

3.18 Tempoh Tanggungan Kecacatan

Petender hendaklah memperbaiki apa-apa kerosakan atau mengganti barang yang
dibekalkan. Perbelanjaan membaiki apa-apa kerosakan hendaklah dituntut
daripada bon pelaksanaan sekiranya pretender gagal berbuat de mikian.

Tempoh Tanggungan Kecacatan bagi kontrak kerja hendaklah ditentukan seperti
berikut :
(1) bagi kontrak yang nilainya kurang daripada RM50,000.00, tempoh

tanggungan kecacatan ialah 3 bulan selepas tarikh kerja diperakukan siap;

(ii) bagi kontrak yang nilainya antara RM50,001.00 hingga RM500,000.00,
tempoh tanggungan kerja kecacatan ialah 6 bulan selepas tarikh kerja
diperakukan siap;

(iii) bagi kontrak yang nilainya melebihi RM500,000.00, tempoh tanggungan
kecacatan ialah 12 bulan selepas tarikh kerja diperakukan siap; dan

(iv) bagi kontrak yang nilainya melebihi RM1 juta, tempoh tanggungan
kecacatan adalah 12 bulan tetapi jika jumlah harga kontrak yang melebihi
RM1 juta hanya disebabkan kerana kerja-kerja berulangan, tempoh
tanggungan kecacatan boleh dikurangkan kepada 6 bulan.

3.19 Perubahan Dan Perlanjutan Tempoh Kontrak

(i) Apa-apa perubahan dan perlanjutan tempoh sesuatu kontrak bekalan dan

perkhidmatan dan kontrak kerja, hendaklah diluluskan oieh Jawatankuasa Perolehan

Tender / Jawatankuasa Sebutharga yang meluluskan tender /

sebutharga asal.

(ii) Sesuatu perubahan kontrak kerja bermaksud apa-apa perubahan yang
terkandung dalam pelan kontrak, jadual bahan atau penentuan sama ada
dengan dipinda, ditambah atau ditinggalkan.

(iii) Perintah Perubahan boleh dibenarkan jika :-
(a) kontrak asal belum siap;
(b) perubahan tidak menukar sebahagian besar skop kerja asal;
(c) bagi kerja tambahan, pelaksanaannya hendaklah dilakukan di tapak
kontrak; dan
(d) bagi kerja gantian, perubahan adalah dalam skop kontrak asal dan
kerja asal yang ditentukan dalam skop kontrak asal.

3.20 Syarat Kontrak

Jika sesuatu kontrak telah disemak dan diluluskan oleh Penasihat Undang-Undang
atau Jabatan / Pegawai yang diwakilkan kuasa bagi kegunaan am, pegawai yang
diberi kuasa bolehlah melaksanakannya tanpa merujuk semula kepada Penasihat

Undang-Undang atau Jabatan / Pegawai yang diwakilkan kuasa untuk
mendapatkan nasihat selanjutnya Nasihat daripada Penasihat Undang-Undang
atau Jabatan / Pegawai yang diwakilkan kuasa hendaklah diperolehi jika:-

(I) pindaan matan dibuat ke atas sesuatu bentuk kontrak tertentu;
(ii) kontrak walaupun kecil nilainya tetapi mengandungi implikasi undang-

undang;
(iii) Sesuatu kontrak memasukkan prinsip-prinsip atau dasar baru; atau
(iv) kontrak bagi sesuatu jenis perkhidmatan yang belum pernah dilaksanakan.

3.21 Pendaftaran Pembekal

(a) Suatu daftar pembekal hendaklah diselenggara oleh Unit Perolehan,
Jabatan Kewangan dengan Iengkap dan setiap profit mengandungi rekod
prestasi kerja-kerja yang telah dan sedang dijalankan, kedudukan
kewangan, nilai maksimum kerja yang mampu dijalankan dan maklumat-
maklumat yang berkaitan.

(b) Semua perolehan yang dibuat melalui proses sebutharga / tender
hendaklah dibuat dengan kontraktor yang berdaftar dengan IPB. Kontraktor
juga hendaklah berdaftar (sekiranya perlu / berkaitan) seperti berikut :-

(i) Bagi perolehan bekaian dan perkhidmatan, kontraktor hendaklah
berdaftar dengan Kementerian Kewangan; dan

(ii) Bagi perolehan kerja, kontraktor hendaklah berdaftar dengan Pusat
Khidmat Kontraktor (PKK).

3.22 Penerimaan Dan Pengesahan Barang / Perkhidmatan / Kerja

(i) Setiap penerimaan barang / perkhidmatan / kerja yang dibuat bagi pihak
IPB hendaklah diuruskan dengan sempurna supaya barang / perkhidmatan
/ kerja diterima mengikut keperluan dan spesifikasi yang telah ditetapkan.
Setiap rekod terimaan dan pengesahan perlu diselenggara dengan teratur.

(ii) Staff yang menerima barang hendaklah terlebih dahulu merujuk kepada
Borang Pesanan bagi memastikan is mengikut spesifikasi yang diperlukan
dan selaras dengan pesanan yang dibuat. Sebelum mengesahkan
penerimaan, staf perlu mengira kuantiti, menimbang atau mengukur.
Borang Pesanan hanya boleh disahkan oleh staf yang bertanggungjawab
dari kumpulan pengurusan dan professional dibahagian perakuan setelah
berpuashati terhadap barang / perkhidmatan yang diterima;

(iii) Tindakan sekiranya pembekal gagal menyempurnakan pembekalan /
perkhidmatan;

(a) Sekiranya terdapat perbezaan butiran harga, kuantiti,

jenama/model/spesifikasi yang ditawarkan berbanding Borang

Pesanan, kelulusan dari Ketua Jabatan atau Jawatankuasa

Sebutharga IPB atau Jawatankuasa Perolehan Tender (pihak yang

meluluskan permohonan asal) perlulah diperolehi sebelum

penerimaan barang dipersetujui.

(b) Bagi perolehan terus, sekiranya bekalan / perkhidmatan tidak
diterima dalam tempoh yang telah ditetapkan, permohonan
pembatalan Borang Pesanan hendaklah dihantar kepada Unit
Perolehan, Jabatan Kewangan.

(c) Bagi perolehan tender dan sebutharga yang mempunyal dokumen
kontrak, Jabatan boleh merujuk dengan Jabatan Kewangan bagi
menyemak butiran dalam perjanjian yang berkaitan penerimaan
barang sekiranya pembekal gagal membuat peghantaran yang
sepatutnya.

(iv) Sekiranya Borang Pesanan yang asal telah hilang dari simpanan

petender atau Jabatan, petender atau Jabatan perlu

mengemukakan surat permohonan untuk mendapatkan salinan baru

yang disahkan oleh Unit Perolehan, Jabatan Kewangan. Jabatan

diminta memaklumkan kepada petender secara bertulis bahawa

tuntutan kedua tidak dibenarkan sekiranya Borang Pesanan asal

ditemui oleh petender.

3.23 Carta Aliran Perolehan
3.23.1 Carta Aliran Perolehan Secara Terus
3.23.2 Carta Aliran Perolehan Melalui Sebutharga
3.23.3 Carta Aliran Perolehan Melalui Tender

CARTA ALIRAN - PEROLEHAN MELALUI PROSES SEBUTHARGA

KETERANGAN CARTA ALIRAN

1. Terima Borang Permintaan Belian dari Bahagian Dari Jabatan
yang meminta belian bersama-sama spesifikasi yang Memohon
Barang untuk disebutharga.
BPB dan
Spesifikasi

2. Dapatkan senarai pembekal (sekurang-kurangnya Dapatkan
5 pembekal) barangan yang hendak dibeli. Senarai

3. Sediakan dengan lengkap Borang Sebutharga Sediakan Borang
berpandukan kepada senarai pembekal yang telah Sebutharga
sdisediakan.
Edar Kepada
4. Edarkan Borang-borang Sebutharga yang telah Pembekal
dilengkapkan kepada pembekal-pembekal yang
telah dipilih. Sedia Peti
Sebutharga
5. Sediakan peti sebutharga di pejabat di mana Borang-
borang Sebutharga kan dihantar dan dimasukkan oleh Tutup Peti
penyebutharga. Sebutharga

6. Tutup lubang peti sebutharga apabila tiba masa dan A
tarikh penutupan sebutharga berkenaan
sebagaimana yang telah ditetapkan.

KETERANGAN CARTA ALIRAN

7. Maklumkan kepada semua Ahli Jawatankuasa A
Pembuka Sebutharga mengenai masa untuk
membuka sebutharga berkenaan. Maklum kpd.
J/kuasa
8. Jawatankuasa Pembuka Sebutharga buka peti Pembuka
sebutharga dan tandatangan ke atas semua angka
yang berkaitan dengan harga pada setiap dokumen Sebutharga
Sebutharga yang diterima.
Buka Peti dan
9. Sediakan Jadual Sebutharga berpandukan kepada Semua Borang
maklumat daripada tawaran harga dalam sebutharga
yang dikemukakan oleh penyebutharga. Sebutharga

10. Sediakan Laporan dan Perakuan Sebutharga secara Sedia Jadual
keseluruhan bagi sebutharga berkenaan dan Sebutharga
Menyenaraikan sebutharga yang disyorkan mengikut
Keutamaan untuk pertimbangan jawatankuasa Sedia Laporan &
Sebutharga. Perakuan

11. Kemukakan Laporan dan Perakuan Sebutharga kepada Sebutharga
semua Ahli Jawatankuasa Sebutharga untuk dapatkan
kelulusan ke atas sebutharga yang disyorkan untuk Kemukakan kepada
bekalan berkaitan. J/Kuasa Sebutharga

CB

2

KETERANGAN CARTA ALIRAN

12. Rujuk semula kepada Laporan Dan Perakuan CB
Sebutharga sekiranya syor yang dibuat tidak di
persetujui oleh Ahli J/Kuasa Sebutharga bagi Rujuk kpd. Tidak
membolehkan tawaran dibuat kpd penyebutharga Laporan & Diluluskan
seterusnya. Perakuan
Sebutharga Lulus?
13, Sediakan Pesanan Belian berpandukan kepada ?
maklumat bagi penyebutharga yang telah diluluskan
oleh J/kuasa Sebutharga Diluluskan

14. Kemaskini makiumat mengenai Pesanan Belian Sedia Borang
yang dikeluarkan ke dalam system perakaunan Pesanan (PO)
berkomputer.
Rekod
15. Hantar / serahkan Pesanan BeIian kepada pembekal Berkomputer
yang dimaksudkan.
Hantar Pesanan
16. Terima Barang-barang yang dipesan bersama-sama Belian kepada
dengan nota hantaran.
Pembekal

Terima Barang /
Nota Hantaran

ED

3

KETERANGAN CARTA ALIRAN

17. Periksa barang-barang / bekalan yang dihantar E D
dari segi mutu dan juga pastikan dari segi
kuantitinya adalah mencukupi. Kembalikan Periksa
Kepada Kualiti /
18. Pulangkan kepada pembekal sekiranya didapati Kuantiti
barang yang diterima tidak berkuanliti sepatutnya Pembekal
atau tidak menepati spesifikasi yang ditetapkan.
Sekiranya bilangan tidak mencukupi, perkara ini Memuaskan
hendaklah dimaklumkan kepada pembekal untuk Cukup
dicukupkan bilangannya.
Kualiti Memuaskan
19. Kemaskini Rekod Stok barang-barang berkaitan Dan Kualiti Cukup
dari segi kuantitinya.
Kemaskini
Rekod Stok

4

CARTA ALIRAN PEROLEHAN MELALUI PROSES TENDER

KETERANGAN CARTA ALIRAN

1. Terima Borang Permintaan Belian dari Bahagian Dari Jabatan
yang meminta belian bersama-sama spesifikasi yang Memohon
tender berkaitan
BPB dan
Spesifikasi

2. Sediakan Borang Tawaran Tender secukupnya dan Sedia Pelawaan
buat pelawaan / iklan tawaran / iklan Tawaran

3. Jual Borang-borang tawaran kepada penender- Jual Borang
penender yang berminat dengan tender yang Tawaran
ditawarkan.
Sediakan Peti
4. Sediakan peti tender di pejabat di mana Borang- Tender
borang tawaran akan dihantar dan dimasukkan oleh
penender. Tutup Peti
tender
5. Tutup lubang peti tender apabila tiba masa dan
tarikh penutupan tender berkenaan yang telah Maklum kpd J/K
ditetapkan. Pembuka
Tender
6. Maklumkan kepada semua Ahli Jawatankuasa
Pembuka Tender mengenai masa untuk membuka
tender berkenaan.

A

KETERANGAN CARTA ALIRAN

7. Jawatankuasa Pembuka Tender buka peti tender A
semua tawaran yang ada tandatangan ke atas
semua angka yang berkaitan dengan harga pada A
setiap dokumen mengenai tawaran yang diterima.
Buka Peti Tender
8. Sediakan Jadual Tawaran dengan memasukkan dan Semua
semua maklumat tawaran berpandukan kepada
tawaran harga dari setiap penender berkaitan. Borang Tawaran

9. Sediakan penilaian Tawaran berpandukan kepada Sedia Jadual
maklumat daripada Jadual tawaran dan semua Tender
yang dikemukakan.
Buat Penilaian
10. Sediakan Laporan Penilaian Tawaran keseluruhan Tender
bagi tender berkenaan dan senaraikan cadangan
penender yang disyorkan mengikut keutamaan Sedia Laporan
untuk pertimbangan J/kuasa Perolehan Tender. Penilaian

11. Bentangkan Laporan Penilaian Tawaran dalam Bentang Dalam
Mesyuarat J/kuasa Perolehan Tender untuk Mesyuarat
Mendapatkan keputusan penender yang
Berjaya untuk tawaran tersebut. Jawatakuasa
Perolehan Tender
2
B

KETERANGAN CARTA ALIRAN

B

12. Sediakan Minit Mesyuarat J/kuasa Perolehan Tender Sediakan Minit
dengan mengambilkira segala keputusan yang telah Mesy. J/kuasa
dibuat mengenai tender berkaitan.
Perolehan
13. Sediakan Surat Niat atau Surat Setuju Terima Tender
berdasarkan kepada keputusan Mesyuarat J/kuasa
Perolehan Tender. Rujuk Kpd Minit Sedia Surat Niat
Mesy. J/Kuasa / Surat Setuju
14. Hantar Surat Niat atau Surat Setuju Terima kepada Perolehan Terima
penender yang berjaya. Tender
Hantar kepada
15. Terima jawapan daripada penender samada setuju Penender
atau tidak. Sekiranya tidak setuju, rujukan dibuat Berjaya
kepada Minit Mesyuarat J/kuasa Perolehan Tender
untuk membuat tawaran kepada penender yang Tidak Setuju
seterusnya.

16. Terima jawapan melalui Surat Setuju Terima Tawaran
dari penender.

Terima Surat
Setuju Terima

C

3

KETERANGAN CARTA ALIRAN

17. Kemaskini maklumat mengenai pembekal dalam AA C
sistem berkomputer perakaunan ACCPAC.
Rekod dalam
18. Sediakan Surat Perjanjian / Kontrak mengenai bekalan/ Sistem
kerja yang akan dilaksanakan diantara penender dan
IPB. Berkomputer
ACCPAC
19. Terima Cagaran Tender dari penender dalain bentuk
jaminan bank atau insuran. Sedia Surat
Perjanjian
20. Setelah urusan menandatangani perjanjian / kontrak,
pembekaRontraktor bolehlah memulakan membuat Terima
penghantaran bekalan atau kerja dimaksudkan. Cagaran

Bekaian Di Hantar /
Kerja Dimulakan

4

KETERANGAN CARTA ALIRAN - PEROLEHAN SECARA TERUS
CARTA ALIRAN

1. Terima Borang Permohonan Mengeluarkan Borang Terima
Pesanan dari Jabatan yang membuat permohonan. BPPB

2. Semak Borang Permohonan berkenaan untuk Semak BPPB dan
memastikan permohonan tersebut mengandungi tentukan
maklumat yang lengkap dan betul dan pada masa
yang sama tentukan pembekal untuk belian Sediakan Borang
berkenaan. Pesanan

3. Sediakan Pesanan Belian berpendukan kepada Rekod Berkomputer
Borang Permohonan mengeluarkan Borang Pesanan
Hantar Borang
4. Kemaskini maklumat mengenal Borang Pesanan Pesanan Kepada
yang dikeluarkan ke dalam system berkomputer
perakaunan. Pembekal

5. Hantarkan Borang Pesanan kepada pembekal untuk Terima Barang &
pembelian dimaksudkan. Nota Hantaran

6. Terima Barang-barang yang dipesan bersama-sama BA
dengan nota hantaran.

KETERANGAN CARTA ALIRAN

7. Periksa barang-barang / bekalan yang dihantar BA
dari segi mutu dan juga pastikan dari segi
kuantitinya adalah mencukupi. Kembalikan Periksa
Kepada Kualiti /
8. Pulangkan kepada pembekal sekiranya didapati Kuantiti
barang yang diterima tidak berkualiti sepatutnya Pembekal
atau tidak menepati spesifikasi yang ditetapkan.
Sekiranya bilangan tidak menckupi, perkara ini Memuaskan
hendaklah dimaklumkan kepada pembekal untuk Cukup
dicukupkan bilangannya.
Kualiti Memuaskan
9. Kemaskini Rekod Stok barang-barang berkaitan Dan Kualiti Cukup
dari segi kuantitinya. Kemaskini
Rekod Stok
10. Failkan semua dokumen ke dalam fail berkaitan
Failkan
Dokumen

2

Manual Kewangan
Pindaan / Tambahan Dokumen / Dasar / SOP & Polisi

BIL PERKARA DASAR / POLISI / SOP MINIT MESYUARAT TAHUN
/ RESOLUSI / PINDAAN
1 SURAT
2 20/01/2015
CARTA ALIR PROSES PEROLEHAN
3 SECARA TERUS RESOLUSI LEMBAGA 31/10/2016
4 PELANTIKAN AHLI JAWATANKUASA PENGARAH
5 SEBUTHARGA / TENDER
PEROLEHAN SOP 28/09/2018
6 PROSEDUR OPERASI STANDARD
(SOP) LAPORAN KHIDMAT SURAT - SPRM 11/01/2019
7 PENELITIAN PENAMBAHBAIKAN NASIHAT SPRM
8 PROSEDUR PEROLEHAN SURAT - SPRM 17/01/2020
MEWUJUDKAN KEAHLIAN POLISI & SOP
JAWATANKUASA / LARANGAN KELULUSAN SEMAKAN MINIT MESYUARAT 29/01/2020
PECAH KECIL & SUB KONTRAKTOR KEAHLIAN J/KUASA
SEMAKAN PELANTIKAN SURAT – MAIWP 01/04/2021
JAWATAKUASA SEBUTHARGA / 24/05/2021
TENDER PEROLEHAN
POLISI & PROSEDUR OPERASI
STANDARD (SOP)
AHLI JAWATANKUASA PEROLEHAN
ANAK SYARIKAT MAIWP

LAMPIRAN (1)





LAMPIRAN (2)