PROPOSAL INOVASI BAGELEN SITE KECAMATAN CIBINONG &t atF il t' I a E $ nldrha .ar t n .atl*xr[lt, 0 Sinriln E | 15. U nh l{t llt*ro * F Slolistik
1. PENDAHULUAN Secara umum pelayanan dapat diartikan dengan melakukan perbuatan yang hasilnya ditujukan untuk kepentingan orang lain, baik perorangan,maupun kelompok atau masyarakat. Menurut keputusan menteri Negara aparatur Negara no. 63 tahun 2003 disebutkan bahwa pelayanan adalah segala bentuk kegiatan pelayanan yang dilaksanakan oleh instansi pemerintah di pusat, di daerah dan di lingkungan badan usaha milik Negara daerah dalam bentuk barang atau jasa dalam rangka pemenuhan kebutuhan masyarakat maupun dalam rangka pelaksanaan ketentuan peraturan perundangundangan. Menurut Gronroos ( Ratminto, 2OO5:2): "Pelayanan adalah suatu aktivitas atau serangkaian aktivitas yang bersifat tidak kasat mata (tidak dapat diraba) yang terjadi sebagai akibat adanya interaksi antar konsumen dengan karyawan atau hal-hal lain yang disediakan oleh organisasi pemberi pelayanan yang dimaksudnya untuk memecahkan untuk memecahkan permasalahan konsumen atau pelanggan". Sedangkan menurut Moenir (2010 : 26) pelayanan adalah kegiatan yang dilakukan oleh seseorang atau sekelompok orang dengan landasan factor materi melalui sistem, prosedur dan metode tertentu dalam rangka usaha memenuhi kepentingan orang lain sesuai dengan haknya. Pelayanan hakikatnya adalah serangkaian kegiatan, karena itu pelayanan merupakan sebuah proses. Sebagai proses pelayanan berlangsung secara rutin dan berkesinambungan, meliputi seluruh kehidupan. Salah satu pelayanan yang ada dalam kecamatan adalah layanan persuratan. Surat adalah alat komunikasi antara dua pihak yang berupa tulisan dalam kertas atau lainnya.tujuan utama seorang menulis surat,tidak lain adalah untuk mengkomunikasikan atau menginformasikan suatu gagasan dan pikirannya kepada pihak lain, baik atas nama pribadi atau yang lainnya (Suprapto,2006:1). Menurut Bratawidjaja (2002) surat adalah untuk menguraikan isi hati atau maksud terhadap orang lain secara tertulis. Orang lain disini dapat diartikan perorangan atau badan. Maka berdasarkan pengertian diatas surat adalah bentuk alat komunikasi berupa tulisan untuk menginformasikan kepada pihak lain tentang suafu hal.
Pada permasalahan tersebut timbul kelalaian penyimpanan berkas yang tidak teratur sehingga mengakibatkan menumpuknya dokumen yang ada. Dari surat-surat yang diproses yaitu: surat masuk sebagai dasar agenda kegiatan dan surat keluar. memastikan kebenaran dari sebuah informasi tanpa tergesa-gesa dan memperhatikan urusan yang terjadi dan berita yang ada, sehingga dapat jelas kebenarannya. Termasuk surat yang dikeluarkan oleh sebuah instansi harus diteliti kebenarannya sehingga tidak terjadi kesalahpahaman antara yang mengeluarkan surat dan yang menerima surat tersebut. Dalam proses pembuatan dan pengolahan surat pada Kecamatan Cibinong yang berfokus pada Bagian Sekretariat yang akan dikelola secara langsung oleh pegawai yang terkait. Tahap proses penomoran surat masih dalam bentuk penulisan manual dalam buku besar dan akan dicari secara satupersatu yang akan memerlukan waktu lama dalam pencarian dan disposisi surat masuk yang masih suka tercecer . Oleh karena itu, maka diperlukan Rancang Bangun Buku Agenda Elektronik pada Kecamatan Cibinong , sehingga dapat mempermudah dalam mengelola data surat secara efektif yang mempercepat proses pendataan serta pencarian nomor surat yang akan diproses,Salah satu pemanfaatan teknologi tersebut dapat juga memberikan informasi agenda kegiatan yang ada di Kecamatan Cibinong. Berdasarkan uraian diatas maka kecamatan cibinong membuat aplikasi "Buku Agenda Elektonik". 2. TUJUAN DAN MANFAAT a. Tuiuan 1. Tujuan Umum Mempermudah pelayanan dan tertib administari dalam pengelolaan surat, surat keluar, agenda kegiatan yang lebih terta, dispose surat yang lebih terarah dan sebagai pendukung penomoran surat keluar tanda tangan elektronik 2. Tujuan Khusus a) Membantu pemerintah dalam industry 4.0
b) SDM go Digital : - Mempermudah penomoran surat secara digitil - Meminimalisir penomor ganda dalam surat keluar - Mengurangi penggunaan kertas (paperless,) - Menata Kegiatan yang lebih terstruktur dan agenda kegiatan digitiat - Biaya oprasional lebih rendah b. Manfaat 1. Bagi Aparatur Kecamatan Cibinong Dapat terlaksananya tanggung jawab yaitu tugas pokok dan fungsi dalam bagian ke sekeretariatan di kacamatan cibinong 2. Bagi Stekholder (Pengelolah Surat) a. Mempermudah pelayanan dan tertip administrasi b. Mengurangi penggunan kertas c. Mensuport aplikasi Tanda Tangan Elektronik d. Memetakan Agenda Kegiatan yang lebih terarah dan teratur dan basis data elektronik 3. DASARHUKUM a. Surat Edaran Sekretaris Daerah Provinsi Jawa Barat, nomor : 3595/HM.06/BPZD Prihal Penilaian lndeks lnovasi Daerah Dan Pemberian Penghargaan lnnovative Government Award (lGA) Tahun 2021:' b. Surat Edaran Bupati Bogor, nomor : 061/682-Bappedalitbang Tentang lnovasi Daerah 1 Prangkat Daerah 1 lnovasi 4. KEGIATAN POKOK DAN RINCIAN KEGIATAN a. Kegiatan Pokok Kegiatan "bagelan.site" (Buku Agenda Elektronik Kecamatan Cibinong) dilakukan sebagai penggantian Buku Besar Manual yang selama ini di gunakan. b. Rincian Kegiatan 1) Sosialisasi program inovasi"bagelan,site"kepada stakeholder terkait 2) Melaksanakan bimbingan teknis dan pelatihan kepada stakeholder terkait 3) lmplementasi pelatihan dan kegiatan 4) Publikasi dan promosi 5) Melaksanakan monitoring dan evaluasi
5. CARA MELAKSANAKAN KEGIATAN a. Perciapaan Kegiatan diawali dengan penjaringan masalah di lapangan dan dilanjutkan dengan penyusunan tim pengelola inovasi. Tahap berikutnya adalah perumusan dan penjaringan ide terkait inovasi. Setelah inovasi dimaksud dicanangkan, dilakukan sosialisasi dan pelatihan pengelolaan inovasi b. lmplementasi 1) User (Pengelolah Surat) dibuatkan akun oleh admin 2) User (Pengelolah Surat) mengajuan penomoran surat dan memasukan agenda kegiatan 3) Pengelola website melakukan verifikasi ditampilan di bagetan.site 4) Penomoran dan agenda kegiatan sudah dapat tampil di website bagelan.site c. Monitoring dan evaluasi Monitoring dan evaluasi dilakukan dengan indicator jumlah penggunaan di website bagelan.site 6. SASARAN Pegawai kecamatan dan kelurahan se Ke kecamatan cibinong kabupaten Bogor. 7. JADWAL TAHAPAN INOVASI DAN PELAKSAAN KEGIATAN Tahapan lnovasi BAGELEN 2 Perumusan lde Februari 2422 Perumusan lde dari masukan semua pihak / Koordinasi dengan Dinas Terkait Menyusun TIM pengelola lnovasi dan Linsek 4 Stakeholder Terkait (pengelolah surat tiap bagian) Pelaksana dilakukan secara berkelanjutan 1 Latar Belakang Masalah Februari 2022 Penjaringan di lapangan 3 Perancangan Februari 2022 5 lmplementasi April2O22 Sosialisasi Maret 2022 NO TAHAPAN WAKTU KEGIATAN KETERANGAN
8. EVALUASI PELAKSANAAN KEGIATAN DAN PELAPORAN Evaluasi pelaksanaan kegiatan dilakukan setelah pelaksanan kegiatan berjalan, laporan evaluasi kegiatan di lakukan tiap 1 bulan sekali dengan cara monitoring dasbord admin website. 1998101001 $.ttttlAtill *\ 1