คู่มือการเสนอหนังสือลงนาม

คู่มือการเสนอหนังสือลงนาม แบบลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ (e-Signature) ด้วยระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (e-Saraban)

การสร้างหนังสือเสนอผู้บริหารลงนาม • ขั้นตอนที่ 1. เจ้าของเรื่อง สร้างหนังสือ จ านวน 2 ฉบับ ในระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (e-Saraban) 1.1. ฉบับที่ 1 หนังสือที่ ผู้อ านวยการกอง ลงนามถึง ผู้บริหารระดับสูง 1.2. ฉบับที่ 2 หนังสือที่ ผู้บริหารระดับสูง ลงนามถึง หน่วยงานอื่น (สามารถมากกว่า 1 ฉบับได้) หมายเหตุ : 1. เจ้าของเรื่อง ต้อง กดเมนู “อ้างถึง” หนังสือด้วย เพื่อให้ง่ายต่อการ เสนอลงนาม /ค้นหา หรือสืบค้นเรื่องเดิมได้ ในคราวต่อไป 2. เจ้าของเรื่อง ต้องคลิกเลือกเล่มทะเบียน (เลขที่หนังสือ) ให้ถูกต้องตามหลักสารบรรณ เนื่องจาก ถ้ามีการลงนามใน หนังสือแล้ว เลขที่หนังสือ และ วันที่ จะขึ้นให้อัตโนมัติ

การสร้างหนังสือเสนอผู้บริหารลงนาม • ขั้นตอนที่ 2. ผู้อ านวยการกอง ลงนามในหนังสือฉบับ เรียน ผู้บริหารระดับสูง - ผู้อ านวยการกอง เข้าไปที่ แถบสถานะด าเนินของหนังสือฝั่งซ้ายมือ ที่ สถานะ “รอลงนาม” - เลือก หนังสือฉบับที่ต้องลงนาม ขึ้นมา ให้ไปที่ เมนูลงนาม ด้านบนซ้ายมือ และใส่ รหัสผ่านใบรับรอง Certificate เพื่อลงนามอิเล็กทรอนิกส์ - หนังสือจะไปอยู่ที่ สถานะ ค้างส่ง เพื่อให้ ธุรการกอง ด าเนินการในขั้นตอนต่อไป

การสร้างหนังสือเสนอผู้บริหารลงนาม • ขั้นตอนที่ 3. ธุรการกอง ด าเนินการเสนอหนังสือ - ธุรการกอง เข้าไปที่ สถานะ “ค้างส่ง” และท าการ เลือกหนังสือ จ านวน 2 ฉบับ คือ ฉบับที่ 1 หนังสือที่ ผู้อ านวยการกอง ลงนามถึง ผู้บริหารระดับสูง ฉบับที่ 2 หนังสือที่ ผู้บริหารระดับสูง ลงนามถึง หน่วยงานอื่น - ธุรการกอง กด ส่งต่อ เสนอหนังสือตามสายงานของหน่วยงาน พร้อมกัน

การสร้างหนังสือเสนอผู้บริหารลงนาม • ขั้นตอนที่ 3. ธุรการกอง ด าเนินการเสนอหนังสือ - ธุรการกอง เข้าไปที่ สถานะ “ค้างส่ง” และท าการ เลือกหนังสือ จ านวน 2 ฉบับ คือ ฉบับที่ 1 หนังสือที่ ผู้อ านวยการกอง ลงนามถึง ผู้บริหารระดับสูง ฉบับที่ 2 หนังสือที่ ผู้บริหารระดับสูง ลงนามถึง หน่วยงานอื่น - ธุรการกอง กด ส่งต่อ เสนอหนังสือตามสายงานของหน่วยงาน พร้อมกัน

วิธีการสร้างหนังสือ ฉบับที่ 1 หนังสือที่ผู้อ านวยการกองลงนามถึงผู้บริหารระดับสูง 1. เลือก เมนู “การสร้างหนังสือ” 2. เลือก “สร้างหนังสือภายใน” และกรอกรายละเอียดของหนังสือ

1 2 3 จะขึ้นให้อัตโนมัติตามบทบาทของหน่วยงาน 7

เนื้อหาของหนังสือ (ระบบจะ set หน้ากระดาษหนังสือราชการให้แล้ว พิมพ์ได้เลย ย่อหน้าใหม่ = Enter) * จ ากัดค า 5000 ค า แต่สามารถเพิ่มเติมในร่างเอกสารลงนามได้ 4 5 6 เลือกผู้ลงนามในหนังสือ 7 8

หลังจากกดจัดเก็บข้อมูลในขั้นตอนที่ 8 แล้ว 1. ให้กดเลือก “ยังไม่ออกเลขที่หนังสือ” 2. กดเลือก “ด าเนินการต่อ” 9 Pop Up นี้ เหมือนสรุปข้อมูลคราวๆ ของหนังสือเรื่องนี้ กด “ปิดหน้าจอ” ได้เลย

10 เมนู แก้ไขรายละเอียดหนังสือ กด .doc เพื่อสร้าง Template (รูปแบบของหนังสือ) ที่ให้ผู้อ านวยการกอง ลงนาม 11 เมื่อกด .doc แล้ว ระบบจะขึ้นให้ตั้งค่าหนังสือฉบับนี้

1 ระบบจะขึ้นเล่มทะเบียน (เลขหนังสือ) ของกอง เลือกรูปแบบหนังสือที่ต้องการ 2 3 4 ผู้ลงนาม : ให้เลือกหน่วยงานตัวเอง ให้พิมพ์ ชื่อต าแหน่ง ผู้ลงนามให้ครบถ้วน (สามารถพิมพ์ชื่อต าแหน่ง เพิ่มเติมได้ แต่ไม่ต้องใส่ ชื่อผู้ลงนาม เนื่องจากระบบ Set ไว้ให้พร้อม ลายเซ็นเรียบร้อยแล้ว เมื่อตั้งค่าหนังสือเรียบร้อยแล้ว ให้ กด ตกลง เพื่อท าการดาวน์โหลด เอกสาร เป็นไฟล์ Word (สามารถเพิ่มเติมเนื้อหาหรือข้อมูลอื่นๆ ได้ตามปกติ) 5

เมื่อกด ตกลง เพื่อท าการดาวน์โหลดเอกสาร เป็นไฟล์ Word 1. เปิด ไฟล์ Word เพื่อร่าง /แก้ไขเนื้อหา รายละเอียดอื่นๆ เพิ่มเติม ในเอกสาร หรือตรวจทานความถูกต้องของเอกสารได้ 2. จัดท า/ตรวจทาน เรียบร้อยแล้ว กด บันทึก ไฟล์เอกสาร 3. กด เสนอลงนาม หนังสือฉบับนี้ 4. หลังกด เสนอลงนาม ระบบจะท าการ อัพโหลดเอกสาร เข้าระบบ 12 13

• เมื่อกด เสนอลงนาม ระบบจะท าการ อัพโหลดเอกสาร เข้าระบบ • ไฟล์เอกสารจะอยู่ใน เมนู ไฟล์แนบ/Scan สามารถเรียกดูไฟล์/ตัวอย่างไฟล์ได้ *หากเรียกดู ตัวอย่างหนังสือ จะปรากฏเป็นไฟล์ PDF รายละเอียดเลขที่หนังสือ วันที่ และต าแหน่ง จะเป็นลายน้ าจางๆ หากมีการลงนามแล้วจะขึ้นข้อมูลตามปกติ **หากเลือก เปิดไฟล์ระบบท าดาวน์โหลดไฟล์ Word ลงคอมพิวเตอร์ หมายเหตุ : ถ้าท าการเสนอลงนามแล้ว ต้องการแก้ไข ต้องกด .doc ใหม่อีกครั้ง แล้วเลือก สร้าง Template ใหม่ (ย้อนกลับไปขั้นตอนที่ 10 ) 14

วิธีการสร้างหนังสือ ฉบับที่ 2 หนังสือที่ ผู้บริหารระดับสูง ลงนามถึง หน่วยงานอื่น 1. เลือก เมนู “การสร้างหนังสือ” 2. เลือก “สร้างหนังสือส่งออก” และกรอกรายละเอียดของหนังสือ หมายเหตุ : โปรแกรม สร้างหนังสือส่งออก สามารถดึงเลขที่หนังสือจาก สารบรรณกลางได้ โปรดเลือกการตั้งค่าให้ถูกต้อง

1 2 3 จะขึ้นให้อัตโนมัติตามบทบาทของหน่วยงาน 7

เนื้อหาของหนังสือ (ระบบจะ set หน้ากระดาษหนังสือราชการให้แล้ว พิมพ์ได้เลย ย่อหน้าใหม่ = Enter) * จ ากัดค า 5000 ค า แต่สามารถเพิ่มเติมในร่างเอกสารลงนามได้ 4 5 6 เลือกผู้ลงนามในหนังสือ 7 8

หลังจากกดจัดเก็บข้อมูลในขั้นตอนที่ 8 แล้ว 1. ให้กดเลือก “ยังไม่ออกเลขที่หนังสือ” 2. กดเลือก “ด าเนินการต่อ” Pop Up นี้ เหมือนสรุปข้อมูลคราวๆ ของ หนังสือเรื่องนี้ กด “ปิดหน้าจอ” ได้เลย 9

10 เมนู แก้ไขรายละเอียดหนังสือ กด .doc เพื่อสร้าง Template (รูปแบบของหนังสือ) ที่ให้ผู้อ านวยการกอง ลงนาม หน้าจอแสดงข้อมูล/รายละเอียดของหนังสือ 11

ขั้นตอนการตั้งค่าหนังสือส่งออก (ดึงเลขสารบรรณกลาง ) 1 3 4 5 5.ให้ กด ตกลง เพื่อท าการดาวน์โหลดเอกสาร เป็นไฟล์ Word 1. ให้ตั้งค่าเล่มทะเบียน (การออกเลขที่หนังสือ) “สป.” เพื่อใช้เลขของสารบรรณกลาง หากเลือกหน่วยงาน ระบบจะออกเลขที่หนังสือของกองเอง 2. เลือก Template ร่าง : (รูปแบบหนังสือที่ต้องการ) 3. ให้เลือก ผู้ลงนาม ในหนังสือฉบับนี้ 4. ให้พิมพ์ ชื่อต าแหน่ง ผู้ลงนามให้ครบถ้วน *สามารถพิมพ์ชื่อต าแหน่งเพิ่มเติมได้เช่น หากเลือกผู้ลงนามเป็น รองปลัดฯ ในกรอบ ต าแหน่ง จะเป็น รองปลัดกระทรวง ปฏิบัติราชการแทน ปลัดกระทรวงการพัฒนาสังคมและความมั่นคงของมนุษย์ ใช้ในกรณีหนังสือเวียน 2

เมื่อกด ตกลง เพื่อท าการดาวน์โหลดเอกสาร เป็นไฟล์ Word 1. เปิด ไฟล์ Word เพื่อร่าง /แก้ไขเนื้อหา รายละเอียดอื่นๆ เพิ่มเติม ในเอกสาร หรือตรวจทานความถูกต้องของเอกสารได้ 2. จัดท า/ตรวจทาน เรียบร้อยแล้ว กด บันทึก ไฟล์เอกสาร 3. กด เสนอลงนาม หนังสือฉบับนี้ 4. หลังกด เสนอลงนาม ระบบจะท าการ อัพโหลดเอกสาร เข้าระบบ 12 13

• เมื่อกด เสนอลงนาม ระบบจะท าการ อัพโหลดเอกสาร เข้าระบบ • ไฟล์เอกสารจะอยู่ใน เมนู ไฟล์แนบ/Scan สามารถเรียกดูไฟล์/ตัวอย่างไฟล์ได้ *หากเรียกดู ตัวอย่างหนังสือ จะปรากฏเป็นไฟล์ PDF รายละเอียดเลขที่หนังสือ วันที่ และต าแหน่ง จะเป็นลายน้ าจางๆ หากมีการลงนามแล้วจะขึ้นข้อมูลตามปกติ **หากเลือก เปิดไฟล์ระบบท าดาวน์โหลดไฟล์ Word ลงคอมพิวเตอร์ หมายเหตุ : ถ้าท าการเสนอลงนามแล้ว ต้องการแก้ไข ต้องกด .doc ใหม่อีกครั้ง แล้วเลือก สร้าง Template ใหม่ (ย้อนกลับไปขั้นตอนที่ 10 ) 14

การกด อ้างถึง หนังสือ 1. กดไอคอนมุมบนซ้าย 2. กด ค้นหา หนังสือฉบับที่ต้องการอ้างถึง - ค้นหาแบบละเอียด - พิมพ์ชื่อเรื่อง - คลิกช่องสี่เหลี่ยมข้างหน้าหนังสือ 3. กด อ้างถึง ** หากคลิกอ้างถึงแล้ว สามารถดูได้ ที่ “อ้างอิงถึง” ในหน้ารายละเอียดหนังสือ

วิธีลงนามอิเล็กทรอนิกส์ (e-Signature) ส าหรับผู้อ านวยการกอง 1. “รอลงนาม” 2. เลือกหนังสือที่ต้องลงนาม จาก “เลขที่หนังสือสีน้ าเงิน” ขึ้นมา

วิธีลงนามอิเล็กทรอนิกส์ (e-Signature) ส าหรับผู้อ านวยการกอง 3. เรียกดูไฟล์เอกสารจะอยู่ใน เมนู ไฟล์แนบ/Scan เพื่อตรวจสอบความถูกต้อง *หากเรียกดู ตัวอย่างหนังสือ จะปรากฏเป็นไฟล์ PDF รายละเอียดเลขที่หนังสือ วันที่ และต าแหน่ง จะเป็นลายน้ าจางๆ หากมีการลงนามแล้วจะขึ้นข้อมูลตามปกติ **หากเลือก เปิดไฟล์ระบบท าดาวน์โหลดไฟล์ Word ลงคอมพิวเตอร์

4. กดเมนู ลงนามอิเล็กทรอนิกส์(ไอคอนมุมบนแถบซ้ายมือ) แล้วใส่รหัสใบรับรอง Certificate วิธีลงนามอิเล็กทรอนิกส์ (e-Signature) ส าหรับผู้อ านวยการกอง

วิธีลงนามอิเล็กทรอนิกส์ (e-Signature) ส าหรับผู้อ านวยการกอง 1. “รอสั่งการ” 2. เลือกหนังสือที่ต้องลงนาม จาก “เลขที่หนังสือสีน้ าเงิน” ขึ้นมา

4. กดเมนู บันทึกค าสั่งการ/ค าเสนอ (ไอคอนด้านบน) แล้วใส่รหัสใบรับรอง Certificate วิธีลงนามอิเล็กทรอนิกส์ (e-Signature) ส าหรับผู้อ านวยการกอง

หากมีข้อสงสัย ติดต่อสอบถามเพิ่มเติม ได้ที่ กองกลาง หมายเลขโทรศัพท์ 0 2659 6527 หรือ แอพพริเคชันไลน์ (Line) กลุ่ม “เฉพาะกิจ e-Saraban” หรือ เจ้าหน้าที่โครงการสารบรรณสัญจร ดังนี้ หน่วยงาน เจ ้ าหน ้ าท ี่หมายเหตุ ผ ู ้ บร ิ หารระด ั บส ู ง กก./ศทส. น.ส.ฐิติวรดา ศิริโรจน์ กกต./กคม./กปส./กพน./กมพ./ กยผ. นางสาวสุธีรา เสนารักษ์ นายสุรศกัดิ์ตรเพ็ชร์ ี รัตน์ กกม. /กตร. /สบพ./กตภ./กพบ./ ศปท. นายเอกพล คงสมุทร นายนิพล เสาวรส ข้อมูล ณ วันที่ 25 ก.พ. 65