MANUAL PENGURUSAN DAN TATACARA KEWANGAN BAGI PELAKSANAAN MAJLIS DAN ACARA INSTITUT PENDIDIKAN GURU KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA TAHUN 2022
INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA 1 MANUAL PENGURUSAN DAN TATACARA KEWANGAN BAGI PELAKSANAAN MAJLIS DAN ACARA IPG KPM 2022 BIL. KANDUNGAN MUKA SURAT 1.0 Pengenalan 2 2.0 Tujuan 2 3.0 Jenis-jenis Majlis 3 4.0 Jenis-jenis Acara 4 5.0 Proses Kerja Pengurusan dan Pelaksanaan Majlis/Acara 5-8 6.0 Kaedah Jemputan Tetamu 9-11 7.0 Pengurusan dan Publisiti Media 11-14 8.0 Tatacara Pengurusan Wang Awam, Peraturan Perolehan dan Langkah-Langkah Mengoptimumkan Perbelanjaaan 15-24 9.0 Rujukan 25-26 10.0 Rumusan 27
INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA 2 MANUAL PENGURUSAN DAN TATACARA KEWANGAN BAGI PELAKSANAAN MAJLIS DAN ACARA IPG KPM 2022 1.0 PENGENALAN Institut Pendidikan Guru Kementerian Pendidikan Malaysia (IPG KPM) yang terdiri daripada Institut Pendidikan Guru Malaysia (IPGM), Institut Pendidikan Guru (IPG) dan English Language Teaching Centre (ELTC) sentiasa melaksanakan pelbagai majlis atau acara ke arah mencapai visi dan misi IPG. Pelaksanaan majlis atau acara yang berkualiti bukan sahaja memberi impak kepada imej IPG KPM tetapi juga kepada Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM). Majlis atau acara yang dianjurkan oleh IPG KPM seperti seminar, persidangan, majlis dialog/bual bicara, konvokesyen, lawatan tetamu kenamaan, majlis penghargaan, mesyuarat, bengkel kerja dan lain-lain banyak melibatkan tetamu kenamaan dan jemputan dari dalam dan luar negara. Justeru, semua majlis atau acara IPG KPM perlu dirancang rapi dan dilaksanakan dengan lebih profesional agar ianya memberi impak yang positif kepada IPG KPM. 2.0 TUJUAN Manual Pengurusan Majlis dan Acara IPG KPM ini bertujuan untuk: 2.1 memaklumkan ketetapan IPG KPM tentang dasar sesuatu majlis/acara yang dilaksanakan di peringkat IPG KPM; 2.2 menyediakan panduan mengenai pengurusan majlis/acara di peringkat IPG KPM; 2.3 menyediakan maklumat tentang perkara-perkara yang perlu dipertimbangkan dan prosedur yang perlu dipatuhi apabila merancang majlis/acara IPG KPM.
INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA 3 MANUAL PENGURUSAN DAN TATACARA KEWANGAN BAGI PELAKSANAAN MAJLIS DAN ACARA IPG KPM 2022 3.0 JENIS-JENIS MAJLIS 3.1 Rasmi Sesebuah majlis yang dianjurkan oleh Kerajaan Persekutuan, Kerajaan Negeri, Kementerian yang mendapat kelulusan peruntukan Kerajaan. 3.2 Rasmi dan Formal Majlis/aktiviti yang sumber peruntukannya daripada Kerajaan seperti hari bekerja dari Isnin sehingga Jumaat di pejabat, di luar pejabat, majlis penuh istiadat, majlis jamuan (malam atau hujung minggu iaitu di luar waktu rasmi bekerja) dan majlis yang melibatkan pembesar Negara/Negeri yang menepati aspek protokol secara penuh. 3.3 Rasmi dan Tidak Formal Majlis/aktiviti yang sumber peruntukannya daripada Kerajaan seperti program turun padang, lawatan dan majlis perasmian. Terdapat sedikit kelonggaran dari segi protokol. 3.4 Tidak Rasmi Merupakan majlis yang dianjurkan oleh Agensi-agensi Kerajaan/swasta yang tidak melibatkan peruntukan Kerajaan serta aspek protokol sepenuhnya. 3.5 Tidak Rasmi Tetapi Formal Majlis yang sumber peruntukannya bukan daripada Kerajaan seperti individu atau pertubuhan/kelab. Majlis dihadiri oleh orang-orang kenamaan daripada Senarai Keutamaan Persekutuan dan Negeri (rujuk senarai yang terkini).
INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA 4 MANUAL PENGURUSAN DAN TATACARA KEWANGAN BAGI PELAKSANAAN MAJLIS DAN ACARA IPG KPM 2022 3.6 Separa Rasmi Majlis/aktiviti seperti kejohanan sukan dan riadah di mana sebahagian sumber peruntukan daripada Kerajaan dan sebahagiannya daripada sumbangan oleh wang kelab sukan atau pertubuhan. 4.0 JENIS-JENIS ACARA 4.1 Dalaman Acara dalaman lebih merujuk kepada penyertaan dalam kalangan warga IPG KPM. 4.2 Luaran Acara terbuka merujuk kepada skop pelibatan peserta yang tidak terhad dalam kalangan warga IPG KPM, termasuk pelibatan peserta atau penceramah luar negara. 4.3 Kebangsaan Acara peringkat kebangsaan memerlukan pelibatan atau penyertaan dari pelbagai Negeri. 4.4 Antarabangsa Acara peringkat antarabangsa biasanya melibatkan penyertaan daripada beberapa Negara tertentu.
INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA 5 MANUAL PENGURUSAN DAN TATACARA KEWANGAN BAGI PELAKSANAAN MAJLIS DAN ACARA IPG KPM 2022 5.0 PROSES KERJA DAN CARTA ALIR PENGURUSAN MAJLIS DAN ACARA 5.1 Memastikan tarikh pelaksanaan majlis/acara berkenaan dimasukkan dalam Takwim Perancangan Tahunan IPGM bagi semua Majlis yang melibatkan kenamaan negara, Menteri Kabinet/YB Menteri Kanan Pendidikan/ YB Timbalan Menteri Pendidikan/ KSU/ KPPM/TKPPM. 5.2 Mengenal pasti peruntukan/ sumber kewangan untuk melaksanakan majlis/acara. 5.3 IPGM/IPG/ELTC perlu menghantar perancangan tersebut kepada Penyelaras Perancangan Tahunan IPGM selewat-lewatnya bulan Julai tahun semasa bagi pelaksanaan pada tahun berikutnya 5.4 IPG/ELTC perlu menyediakan kertas cadangan bagi tujuan mendapatkan kebenaran melaksanakan majlis/ acara. Bagi IPG/ELTC, kertas cadangan tersebut perlu dibentangkan dan mendapat kelulusan pengarah IPG/ELTC terlebih dahulu di Mesyuarat Majlis Profesional, Pengurusan dan Pentadbiran (MPPP) di peringkat IPG/ELTC. 5.5 IPG/ELTC memohon kebenaran secara bertulis melalui surat kepada Rektor IPGM untuk pelaksanaan majlis/ acara dengan melampirkan kertas cadangan. 5.6 Kertas cadangan pelaksanaan majlis/ acara berkenaan dibentangkan di dalam Mesyuarat Jawatankuasa Pemantapan Kualiti (MJPK) IPGM bagi memastikan kertas cadangan tersebut memenuhi kriteria dan kualiti yang ditetapkan. 5.7 Kertas cadangan yang telah diluluskan oleh MJPK IPGM dibentangkan untuk kelulusan di Mesyuarat Pengurusan Tertinggi IPGM. 5.8 Sekiranya kertas cadangan tersebut perlu mendapatkan kelulusan pihak Pengurusan Tertinggi KPM mahu pun sehingga peringkat Jemaah Menteri, prosedur pembentangan dan kelulusan kertas cadangan berkenaan akan diuruskan oleh urus setia MJPK IPGM.
INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA 6 MANUAL PENGURUSAN DAN TATACARA KEWANGAN BAGI PELAKSANAAN MAJLIS DAN ACARA IPG KPM 2022 5.9 Urus setia di IPG/ELTC memastikan semua majlis/acara yang dipersetujui untuk menjemput kehadiran kenamaan negara, diselaraskan bersama-sama IPGM. 5.10 Urus setia IPGM/IPG/ELTC mengambil kira aspek protokol termasuklah susunan keutamaan, susunan tempat duduk, panggilan hormat, pengacaraan majlis, atur cara majlis, penyambut tetamu dan lain-lain yang berkaitan. 5.11 Urus setia majlis/acara IPGM/IPG/ELTC memastikan urusan yang berkaitan dengan pihak media berjalan lancar (Pengurusan Publisiti dan Media) 5.12 Semua pihak yang terlibat di peringkat IPGM/IPG/ELTC memastikan majlis/ acara berjalan lancar dan segala isu berkaitan diatasi dengan segera.
INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA 7 MANUAL PENGURUSAN DAN TATACARA KEWANGAN BAGI PELAKSANAAN MAJLIS DAN ACARA IPG KPM 2022 CARTA ALIR PROSES KERJA MENDAPATKAN KELULUSAN PENGURUSAN TERTINGGI IPGM BAGI PELAKSANAAN MAJLIS DAN ACARA IPG/ELTC NAMUN TIDAK MELIBATKAN PEMBENTANGAN UNTUK KELULUSAN PENGURUSAN TERTINGGI KPM TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA OUTPUT (1) Urus setia (2) Urus setia IPG/ELTC (3) Urus setia IPG/ELTC (4) Urus setia IPG/ELTC (5) Urus setia JK Pemantapan Kualiti IPGM (6) Urus setia IPG/ELTC dan JK Pemantapan Kualiti IPGM (7) Urus setia IPG/ELTC (1) IPG KPM-EOMS-PT-02 (2) Kertas cadangan (3) Kertas cadangan dan slaid pembentangan (4) Surat kepada Rektor IPGM berserta Kertas Cadangan. (5) Kertas cadangan (6) Kertas cadangan dan slaid pembentangan (7) Prosedur berkaitan yang ditetapkan 1 2 4 5 Lulus 3 (1) Merancang pelaksanaan majlis/acara IPG/ELTC dengan memastikan tempoh masa yang ditetapkan sekiranya majlis/acara perlu dimasukkan dalam Takwim IPGM bagi tahun berikutnya. Mula (2) Menyediakan kertas cadangan pelaksanaan majlis/acara IPG/ELTC (3) Membentangkan kertas cadangan pelaksanaan majlis/acara IPG/ELTC untuk kelulusan di dalam MPPP IPG/ELTC Selesai (6) Membentangkan kertas cadangan di Mesyuarat Pengurusan Tertinggi IPGM (4) Menghantar kertas cadangan majlis/acara IPG/ELTC kepada Rektor IPGM (5) Membentangkan kertas cadangan di dalam Mesyuarat Jawatankuasa Pemantapan Kualiti IPGM Penambah baikan Tidak Lulus 6 7 Lulus (7) Memulakan pengurusan pelaksanaan majlis/acara IPG/ELTC
INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA 8 MANUAL PENGURUSAN DAN TATACARA KEWANGAN BAGI PELAKSANAAN MAJLIS DAN ACARA IPG KPM 2022 CARTA ALIR PROSES KERJA MENDAPATKAN KELULUSAN PENGURUSAN TERTINGGI KPM BAGI PELAKSANAAN MAJLIS DAN ACARA TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA OUTPUT (1) Urus setia IPG/ELTC (2) Urus setia JK Pemantapan Kualiti (MJPK) IPGM (3) Urus setia IPG/ELTC/JK Pemantapan Kualiti IPGM (4) Urus setia IPG/ELTC dan JK Pemantapan Kualiti (JKPK) IPGM (5) Urus setia IPG/ELTC (6) Urus setia IPG/ELTC /JK Pemantapan Kualiti IPGM (7) Urus setia IPG/ELTC (1) Kertas cadangan dan slaid pembentangan (2) Justifikasi Ulasan Bahagian (3) Kertas cadangan dan slaid pembentangan (4) Kertas cadangan dan slaid Pembentangan (5) Prosedur berkaitan yang ditetapkan (6) Kertas cadangan dan slaid pembentangan (7) Prosedur berkaitan yang ditetapkan 1 2 4 5 3 (1) Kertas cadangan pelaksanaan majlis/acara IPG/ELTC telah mendapat kelulusan Mesyuarat Pengurusan Tertinggi IPGM Mula (3) Membentangkan kertas cadangan pelaksanaan majlis/acara IPG/ELTC di Mesyuarat Jawatankuasa Pemantapan Kualiti KPM Selesai (4) Membentangkan kertas cadangan di Mesyuarat Profesional KPM Penambahbaikan Tidak Lulus 6 7 Lulus (5) Memulakan pengurusan pelaksanaan majlis/acara IPG/ELTC (2) Mendapatkan ulasan bahagian KPM (6) Membentangkan kertas cadangan di Mesyuarat Pengurusan Tertinggi KPM Lulus (7) Memulakan pengurusan pelaksanaan majlis/acara IPG/ELTC
INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA 9 MANUAL PENGURUSAN DAN TATACARA KEWANGAN BAGI PELAKSANAAN MAJLIS DAN ACARA IPG KPM 2022 6.0 KAEDAH JEMPUTAN TETAMU 6.1 Kesesuaian kaedah jemputan adalah seperti berikut: BIL TETAMU KEHORMAT KAEDAH JEMPUTAN 1 SPB Yang di-Pertuan Agong/ DYMM Raja/Permaisuri/ TYT Yang di-Pertuan Besar Warkah Persilaan dibawa mengadap 2 TYT Yang di-Pertuan Negeri/ YAB Perdana Menteri/ YAB Timbalan Perdana Menteri/ YB Menteri Surat Jemputan 3 YAB Menteri Besar/ Ketua Menteri Surat/Kad Jemputan 4 Ketua Setiausaha KPM/Ketua Pengarah Pendidikan Malaysia (KPPM)/ Timbalan Ketua Pengarah Pendidikan Malaysia (TKPPM) Nota Jemputan 4 Jemputan lain Surat/Kad Jemputan Faksimili e-mel Telefon Sistem Pesanan Ringkas Sumber rujukan : Buku Panduan Pengurusan Majlis & Acara, Edisi Pertama Tahun 2014, Jabatan Perdana Menteri
INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA 10 MANUAL PENGURUSAN DAN TATACARA KEWANGAN BAGI PELAKSANAAN MAJLIS DAN ACARA IPG KPM 2022 6.2 Warkah Persilaan, Surat Jemputan, Nota Jemputan atau Kad Jemputan perlu ditandatangani seperti berikut: BIL. TETAMU KEHORMAT/ VVIP/VIP TINDAKAN 1 • SPB Yang di-Pertuan Agong/Permaisuri Agong • DYMM Sultan/Raja/Sultanah/Raja Perempuan • TYT Yang di-Pertuan Negeri • YAB Perdana Menteri • YAB Timbalan Perdana Menteri • YB Menteri (Jemaah Menteri) • YAB Menteri Besar • YAB Ketua Menteri Warkah Persilaan/Surat Jemputan ditandatangani oleh Menteri Kanan Pendidikan 2 • Menteri Kanan Pendidikan • Timbalan Menteri Pendidikan I • Timbalan Menteri Pendidikan II • Ketua Setiausaha KPM • Exco Kerajaan Negeri • Agensi Luar (tertakluk kepada kekananan) Surat Jemputan ditandatangani oleh Ketua Pengarah Pendidikan Malaysia 3 • Ketua Pengarah Pendidikan Malaysia • Timbalan Ketua Pengarah Pendidikan Malaysia Nota Jemputan ditandatangani oleh Rektor IPGM 4 • Pengarah-pengarah Bahagian KPM • Agensi Luar (tertakluk kepada kekananan) Surat/ Kad Jemputan ditandatangani oleh Rektor IPGM 5 • Rektor IPGM • Pengarah Pendidikan Negeri Surat/Kad Jemputan ditandatangani oleh Pengarah IPG/ELTC
INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA 11 MANUAL PENGURUSAN DAN TATACARA KEWANGAN BAGI PELAKSANAAN MAJLIS DAN ACARA IPG KPM 2022 6.3 Bagi penganjuran seminar antarabangsa atau jemputan penceramah luar negara, Arahan Setiausaha Jemaah Menteri Bilangan 1 Tahun 2008 telah menjelaskan bahawa semua penganjuran seminar antarabangsa perlu mendapatkan kelulusan Jemaah Menteri manakala jemputan penceramah luar pula perlu mendapatkan nasihat daripada Kementerian Luar Negeri (KLN) dan Kementerian Dalam Negeri (KDN) serta agensi lain yang berkaitan. 7.0 PENGURUSAN DAN PUBLISITI MEDIA 7.1 Majlis atau acara IPG KPM adakalanya memerlukan liputan pihak media. Perhubungan, pengurusan dan publisiti media perlu dirancang dan dilaksanakan dengan teliti. Kejayaan sesuatu program anjuran IPG KPM turut diukur melalui publisiti media yang berfungsi menghebahkan sebarang majlis sama ada di peringkat kebangsaan atau antarabangsa. 7.2 Oleh itu, sebarang majlis atau acara perlu dirancang dan kaedah promosi bagi majlis dan acara seperti persidangan, bengkel, seminar, lawatan kenamaan, syarahan awam, dan lain- lain yang berkaitan. Selain daripada itu, kebenaran daripada pihak Pengurusan Tertinggi KPM juga perlu diperolehi melalui Unit Komunikasi Korporat KPM. 7.3 Perkara-perkara yang perlu diberi perhatian dalam melaksanakan perhubungan media yang berkaitan dengan sesuatu majlis dan acara: 7.3.1 Pengurusan dan perhubungan media hanya diuruskan oleh Unit Komunikasi Korporat (UKK) KPM yang mana IPGM merupakan penghubung antara IPG/ELTC dengan UKK KPM.
INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA 12 MANUAL PENGURUSAN DAN TATACARA KEWANGAN BAGI PELAKSANAAN MAJLIS DAN ACARA IPG KPM 2022 7.3.2 Kenyataan Media (Press Release) Merupakan suatu kenyataan ringkas yang disediakan untuk menyampaikan maklumat (mengenai aktiviti, perkhidmatan, produk, pencapaian, individu dan lain-lain) yang berguna, tepat dan menarik untuk sebaran media. 7.3.3 Penyediaan Kenyataan Media IPG KPM yang mengendalikan sebarang pengurusan majlis dan aktiviti hanya boleh mempromosikan maklumat kepada media massa melalui kenyataan media dengan kebenaran Rektor IPGM dan kelulusan KPM. 7.3.4 Jemputan Media Urus setia majlis/acara IPG/ELTC perlu menghantar maklumat mengenai sesuatu majlis atau acara yang telah mendapat kelulusan kepada IPGM sekurang-kurangnya sebulan sebelum program bermula. 7.3.5 Penyediaan Press Kit Press Kit perlu disediakan oleh pihak penganjur yang mengandungi semua bahan seperti berikut: a) Buku Atur Cara/ Buku Program/ Brosur/ Pamplet dan risalahrisalah lain yang mengandungi perjalanan dan penerangan sesuatu majlis tersebut. b) Salinan teks ucapan tetamu yang dijemput untuk memberi ucapan seperti yang terkandung dalam atur cara majlis. c) Salinan teks ucapan menteri yang dijemput (sekiranya berkaitan) d) Pihak penganjur juga digalakkan untuk menyediakan press release bagi program yang diadakan.
INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA 13 MANUAL PENGURUSAN DAN TATACARA KEWANGAN BAGI PELAKSANAAN MAJLIS DAN ACARA IPG KPM 2022 e) IPG KPM yang menganjurkan sesuatu majlis/acara digalakkan untuk memasukkan risalah atau brosur mengenai IPG KPM ke dalam kit tersebut. f) Cenderahati kebiasaannya diberi kepada wakil media yang membuat liputan dengan memasukkannya ke dalam press kit (sekiranya perlu). g) Menyediakan tanda nama "Press” kepada wakil media jika program tersebut berkaitan dengan majlis/acara yang berlangsung lebih daripada sehari. h) Press kit perlu diberikan kepada semua wakil media sama ada wartawan atau jurugambar akhbar, majalah, televisyen, radio dan media alternatif. 7.3.6 Publisiti Media Publisiti yang diberi oleh IPG KPM terbahagi kepada empat situasi bagi mengelak harapan terlalu tinggi terhadap liputan media. a) Program Yang Tidak Dihadiri Menteri Luasnya liputan media (kehadiran wakil media) dalam program anjuran IPG KPM bergantung kepada betapa besarnya impak nilai berita sesuatu program tersebut. b) Program Yang Dihadiri Menteri Kehadiran ramai wakil media dalam sesuatu majlis atau acara IPG KPM bukanlah ukuran pentingnya majlis atau acara tersebut. Kehadiran wakil media didorong oleh kehadiran Menteri, Timbalan Menteri atau orang kenamaan yang lebih berminat untuk bertanya isu selain daripada majlis/acara yang dianjurkan.
INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA 14 MANUAL PENGURUSAN DAN TATACARA KEWANGAN BAGI PELAKSANAAN MAJLIS DAN ACARA IPG KPM 2022 c) Program Kerjasama Media (Penganjur Bersama) Kerjasama IPG KPM dengan media selaku penganjur bersama adalah digalakkan kerana majlis/acara tersebut dijamin mendapat liputan meluas media sebelum dan selepas ianya dilaksanakan. Walau bagaimanapun kelemahan kaedah kerjasama ini adalah ketiadaan wakil media lain yang berminat untuk membuat liputan. d) Sidang Akhbar (Press Conference) Kebiasaannya Sidang Akhbar dibuat sekiranya terdapat sesuatu penjelasan isu atau pengumuman.
INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA 15 MANUAL PENGURUSAN DAN TATACARA KEWANGAN BAGI PELAKSANAAN MAJLIS DAN ACARA IPG KPM 2022 8.0 TATACARA PENGURUSAN WANG AWAM DAN LANGKAH-LANGKAH MENGOPTIMUMKAN PERBELANJAAAN 8.1 DEFINISI ISTILAH a) Katering Penyediaan makan minum tanpa melibatkan penginapan atau sewaan dewan/ bilik/khemah serta peralatan kerusi meja/perhiasan dan alat siar raya. b) Pakej Perolehan dibuat dalam satu (1) Pesanan Tempatan/Surat Setuju Terima/ Perjanjian yang merangkumi kombinasi daripada mana-mana item seperti penginapan, makan minum, sewaan dewan/bilik mesyuarat, penyewaan dan kemudahan lain yang berkaitan. c) Minit Bebas Dokumen kelulusan Ketua Jabatan untuk menggunakan peruntukan kerajaan bagi program yang dianjurkan oleh jabatan yang mengeluarkan arahan.
INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA 16 MANUAL PENGURUSAN DAN TATACARA KEWANGAN BAGI PELAKSANAAN MAJLIS DAN ACARA IPG KPM 2022 8.2 KADAR-KADAR KERAIAN PENGANJURAN MAJLIS/ACARA RASMI KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA Sumber: Surat Pemakluman Pindaan kepada Surat Pekeliling Kewangan (SPK) Bilangan 1 Tahun 2004-Kadar-kadar Keraian Rasmi dan Surat Pekeliling Kewangan (SPK) Bilangan 1 Tahun 2014- Kadar Kelayakan Tuntutan Menjalankan Tugasan Rasmi dan Latihan di Kementerian Pendidikan Malaysia berkuatkuasa mulai 21 Jun 2022. [KPM.400-5/7/10Jld 2 (36) bertarikh 29 Jun 2022] Bil. Pengerusi Mesyuarat Jenis Keraian Lokasi Kadar RM 1. Menteri / Timbalan Menteri Mesyuarat Pejabat RM12.00 Seorang (Jamuan Ringan) RM40.00 Seorang (Makan Tengah Hari) RM50.00 Seorang (Makan Malam) 2. Menteri / Timbalan Menteri/KSU/KPPM Mesyuarat/merai tetamu/ Majlis Pelancaran Khas Hotel/ Premis Luar RM12.00 Seorang (Jamuan Ringan) RM45.00 Seorang (Makan Tengah Hari) RM55.00 Seorang (Makan Malam) 3. KSU/KPPM/TKSU/TKPPM Mesyuarat Pejabat RM12.00 Seorang (Jamuan Ringan) RM40.00 Seorang (Makan Tengah Hari) RM50.00 Seorang (Makan Malam) 4. KSU/KPPM/Ketua Jabatan Mesyuarat/ merai tetamu Hotel/ Premis Luar RM12.00 Seorang (Jamuan Ringan) RM45.00 Seorang (Makan Tengah Hari) RM55.00 Seorang (Makan Malam) 5. Ketua Jabatan Mesyuarat/ Taklimat Pejabat/Luar Pejabat RM10.00 Seorang (Jamuan Ringan) RM20.00 Seorang (Makan Tengah Hari) RM20.00 Seorang (Makan Malam) 6. Ketua Jabatan Kursus / bengkel Premis sendiri (tanpa penginapan) RM15.00 seorang
INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA 17 MANUAL PENGURUSAN DAN TATACARA KEWANGAN BAGI PELAKSANAAN MAJLIS DAN ACARA IPG KPM 2022 8.3 TATACARA PEROLEHAN PERKHIDMATAN BAGI PELAKSANAAN MAJLIS/ACARA SECARA PAKEJ a) Takrifan (Rujuk PK 7.2 item no.1) 1.1 “Latihan” adalah ditafsirkan sebagai proses pemindahan ilmu pengetahuan bertujuan menambah pengetahuan, kemahiran dan sikap yang bersesuaian untuk memenuhi keperluan dan tuntutan semasa dalam organisasi. Ia meliputi konvensyen, kursus, bengkel/retreat, makmal (lab), seminar/taklimat, kolokium, forum, simposium, lawatan rasmi/korporat/sambil belajar, klinik kaunseling dan program lain yang memenuhi definisi latihan. 1.2 “Pakej” adalah ditafsirkan sebagai perolehan yang dibuat dalam satu Pesanan Kerajaan/Surat Setuju Terima (SST)/perjanjian merangkumi kombinasi daripada mana-mana item kemudahan latihan seperti penginapan, makanan, dewan, bilik latihan, peralatan dan bahan yang berkaitan dengan latihan daripada penyedia kemudahan latihan yang berkeupayaan dan berkemampuan. b) Had Nilai (Rujuk PK 7.2 item no.2) 2.1 Agensi adalah dibenarkan untuk melaksanakan perolehan secara rundingan terus bagi perkhidmatan penginapan, makan minum, sewaan dewan/bilik mesyuarat, sewaan peralatan, kemudahan lain yang berkaitan secara pakej atau katering untuk penganjuran majlis/acara rasmi Kerajaan dan jamuan keraian rasmi Kerajaan mengikut had nilai dan Pihak Berkuasa Melulus seperti berikut: Bil. Had Nilai Pihak Berkuasa Melulus I Sehingga RM20 ribu Pegawai Pengawal/Pegawai yang diturunkan kuasa oleh Pegawai Pengawal secara bertulis II Melebihi RM20 ribu sehingga RM500 ribu Jawatankuasa Sebut Harga III Melebihi RM500 ribu Lembaga Perolehan Agensi (mengikut had nilai yang ditetapkan)
INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA 18 MANUAL PENGURUSAN DAN TATACARA KEWANGAN BAGI PELAKSANAAN MAJLIS DAN ACARA IPG KPM 2022 c) Syarat Perolehan (Rujuk PK7.2 item 3 : 3.1 – 3.7) 3.1 Peruntukan kewangan telah diluluskan dan mencukupi. 3.2 Kajian pasaran perlu dilakukan dan hanya dikecualikan ke atas: 3.2.1 Perolehan bernilai kurang daripada RM20 ribu; dan 3.2.2 Perolehan daripada Institut Latihan Awam (ILA). 3.3 Perolehan tidak tertumpu kepada satu penyedia kemudahan latihan dan keutamaan diberikan kepada ILA. 3.4 Perolehan juga boleh dilaksanakan dengan penyedia kemudahan latihan seperti berikut: 3.4.1 Dewan/pusat konvensyen yang dimiliki oleh Agensi Kerajaan atau anak-anak syarikatnya yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam kod bidang 221506 (Penyewaan Ruang Pejabat/Bangunan); dan 3.4.2 Hotel/syarikat yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam kod bidang 222501 (Hotel/Resort). 3.5 Kadar kelayakan bagi penginapan, makanan dan minuman peserta latihan hendaklah tidak melebihi kadar kelayakan semasa yang berkuat kuasa. 3.6 Perolehan perkhidmatan penyedia latihan (training provider) hendaklah mematuhi peraturan perolehan berkuat kuasa dan tidak boleh menggunakan peraturan perolehan perkhidmatan kemudahan latihan secara pakej ini. 3.7 Tatacara rundingan harga seperti di PP/PK7.16 adalah dikecualikan, namun pegawai yang menguruskan perolehan hendaklah berusaha untuk merundingkan harga bagi mendapatkan nilai faedah terbaik kepada Kerajaan dan mendapatkan pengesahan/persetujuan daripada kedua-dua pihak secara bertulis sama ada melalui e-mel/faks.
INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA 19 MANUAL PENGURUSAN DAN TATACARA KEWANGAN BAGI PELAKSANAAN MAJLIS DAN ACARA IPG KPM 2022 d) Kadar Kelayakan (Rujuk PK7.1 item 3.8 & Lampiran di bawah) 3.8.1 Kadar penginapan, makan minum peserta dan urus setia serta jamuan keraian rasmi Kerajaan hendaklah tidak melebihi kadar kelayakan semasa yang berkuat kuasa dan kadar yang ditetapkan bagi penganjur jamuan berkenaan, dan 3.8.2 Kelulusan daripada Bahagian Dasar Saraan dan Pengurusan, Perbendaharaan, Kementerian Kewangan atau Agensi lain yang berkaitan hendaklah diperoleh terlebih dahulu sekiranya penganjuran majlis/katering melebihi kadar kelayakan semasa yang berkuat kuasa. Sumber: Surat KPM.400-5/7/10Jld 2 (36) bertarikh 29 Jun 2022
INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA 20 MANUAL PENGURUSAN DAN TATACARA KEWANGAN BAGI PELAKSANAAN MAJLIS DAN ACARA IPG KPM 2022 e) Proses Kerja (Sebelum, semasa, selepas) (Rujuk Carta Alir di bawah) CARTA ALIR PROSES PENYEDIAAN DAN PERMOHONAN PAKEJ TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA OUTPUT (1) Pegawai Pemohon (2) Pegawai Pemohon (3) Pegawai Pemohon (4) JK Penilaian Pakej di peringkat pusat / PTJ (5) Pegawai Pemohon (6) Pegawai Pemohon (7) Pegawai Penyemak (unit kew IPGM) (1) Dokumen Sebut Harga untuk melengkapkan Minit Bebas (2) Minit Mesyuarat untuk melengkapkan permohonan pakej (3) Minit Bebas dan dokumen yang lengkap seperti dalam senarai semak sebanyak 2 salinan (4) Pematuhan kepada Prosedur yang ditetapkan 1 2 4 3 (2) Merancang pelaksanaan pakej Mula (2) Membuat kajian pasaran iaitu : - 3 Sebut Harga Hotel bagi pakej bawah RM 20,000.00 - 5 Sebut Harga Hotel bagi pakej melebihi RM 20,000.00 (3) Melaksanakan Mesyuarat Penilaian Pakej bagi membentangkan kertas cadangan pelaksanaan pakej (5) Penyediaan Permohonan Pakej - Minit Bebas - Borang KEW-Pakej - Minit Mesyuarat - Dokumen-dokumen lain yang diperlukan (Rujuk Lampiran 9-Senarai Semak) (4) Pengesahan Jawatankuasa Penilaian Pakej (Perlu lengkapkan dalam Tempoh 3Hari Bekerja) Disahkan Tidak Lengkap 5 6 Lengkap (5Hari) (6) Mengemukakan dokumen pakej yang telah lengkap sebanyak 2 salinan kepada Pegawai Penyemak di unit kewangan, PP Tidak disahkan SEBELUM PERMOHONAN PAKEJ PERMOHONAN PAKEJ 7 (7) Semakan Pegawai Penyemak (Selewatnya 5 Hari Bekerja masa diambil untuk semakan)
INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA 21 MANUAL PENGURUSAN DAN TATACARA KEWANGAN BAGI PELAKSANAAN MAJLIS DAN ACARA IPG KPM 2022 TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA OUTPUT (8) Pegawai Penyemak (9) Pegawai Penyemak (10) Pihak Berkuasa Melulus (11) Pegawai Penyemak (5) Kertas Pertimbangan (6) Kertas Keputusan (7) Memo Kelulusan 8 9 10 9 Sambungan 21 Hari Bekerja (8) Permohonan pakej yang lengkap dibawa kepada Mesyuarat Jawatankuasa Pelulus IPGM/ BKew (10) Keputusan Selesai Tidak Lulus 11 Lulus (11) Mengeluarkan Surat /Memo Kelulusan Permohonan Pakej atau (9) Pakej melebihi RM20,000.00 dikemukakan kepada Bahagian Kewangan KPM untuk kelulusan (9) Pakej bawah RM20,000.00 dibawa kepada Mesyuarat JK Pelulus IPGM 11 (11) Mengeluarkan Surat /Memo Penolakan Permohonan Pakej
INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA 22 MANUAL PENGURUSAN DAN TATACARA KEWANGAN BAGI PELAKSANAAN MAJLIS DAN ACARA IPG KPM 2022 8.4 TATACARA TUNTUTAN PERJALANAN DALAM NEGERI a) Pengisian borang tuntutan perjalanan melalui HRMIS. b) Peraturan yang perlu dirujuk dalam mengisi borang tuntutan ini khasnya dari segi kadar penginapan, makan minum, tuntutan perbatuan, bayaran tol dan belanja pelbagai seperti telefon, dobi, letak kereta dan lain-lain seperti dalam Pekeliling Perbendaharaan WP 1.4 dan WP 1.10. c) Borang yang telah diisi oleh pegawai hendaklah dikemukakan kepada Unit Kewangan/Akaun IPGM/IPGK/ELTC sebelum atau pada 10 haribulan bulan berikutnya. d) Bagi tuntutan yang lewat, pegawai perlu mengemukakan justifikasi melalui memo/surat kepada Rektor/Pengarah untuk pertimbangan dan kelulusan. e) Permohonan tuntutan perjalanan dalam negeri hendaklah disokong dengan dokumen-dokumen sokongan (yang berkaitan) seperti berikut: (Rujuk Senarai Semak)
INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA 23 MANUAL PENGURUSAN DAN TATACARA KEWANGAN BAGI PELAKSANAAN MAJLIS DAN ACARA IPG KPM 2022 SENARAI SEMAK TNT PEGAWAI PENUNTUT UNIT AKAUN Nama : Pusat : 1 BORANG TUNTUTAN HRMIS 2 SURAT ARAHAN RASMI / SALINAN PROGRAM YANG DIHADIRI BESERTA JADUAL / ATURCARA (Ada minit/arahan Ketua Jabatan sama ada bertulis atau minit dalam Sistem Surat (DDMS)) 3 BORANG KEBENARAN KELUAR PEJABAT RASMI SEMUA PROGRAM YANG DIHADIRI Diluluskan oleh Ketua Jabatan sebelum tarikh program. 4 BORANG KEBENARAN MENGGUNAKAN KENDERAAN SENDIRI BAGI PERJALANAN MELEBIHI 240KM SEHALA (jika berkaitan) 5 RESIT-RESIT LAIN YANG MENYOKONG TUNTUTAN Resit Asal (bercetak) i. Resit Hotel / penginapan (Ada tandatangan dan cop rasmi) ii, *Teksi / Grab (Sertakan resit lengkap yang diterima dari pihak Grab) / *Kereta *Sewa / *Bas / *Keretapi / *Komuter / *LRT / *ERL / Motorbot / kapal Laut / kapal Terbang (sertakan Boarding Pass) * Invois / resit bertulis tidak diterima iii, Bayaran Tol (Resit Tol / Penyata Touch n Go) /Letak kereta / Dobi / Pos / Telefon, Telegram dan Faks / Lebihan bagasi / Cukai Lapangan Terbang / Yuran pendaftaran kursus. 6 PENGESAHAN DOKUMEN 1. Salinan diakui sah (Semua dokumen sokongan) 2. Perakuan jumlah pembayaran (Resit-resit bayaran) 7 Pegawai/penuntut dari agensi luar perlu kemukakan salinan penyata bank dan salinan Kad Pengenalan bagi tujuan pengesahan.
INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA 24 MANUAL PENGURUSAN DAN TATACARA KEWANGAN BAGI PELAKSANAAN MAJLIS DAN ACARA IPG KPM 2022 PERKARA-PERKARA YANG PERLU DIBERI PERHATIAN SEMASA MENGEMUKAKAN PERMOHONAN TUNTUTAN PERJALANAN a) Menggunakan kenderaan sendiri untuk keluar stesen • Mengisi borang keluar rasmi yang diluluskan oleh Rektor/Timbalan Rektor SEBELUM tarikh perjalanan • Kenderaan sendiri boleh digunakan untuk membawa Pegawai, barang-barang keperluan atau Pegawai terlibat dengan beberapa lokasi dalam satu masa untuk bertugas bagi penjimatan. • Jika kenderaan jabatan tidak tersedia. b) Elaun perbatuan kenderaan di luar stesen • Laluan bertol / laluan terpendek berdasarkan carian Google Maps akan diambil kira bagi menentukan jarak. Nota: 1) 2) 3) Laluan bertol / laluan terpendek berdasarkan carian Google Maps akan diambil kira bagi menentukan jarak. Unit Akaun IPGM berhak memotong hitungan KM / kadar tuntutan yang tidak layak dituntut kerana tidak munasabah atau melebihi kelayakan yang diperuntukkan kepada pegawai berkenaan berpandukan Pekeliling Perbendaharaan Bil 3 Tahun 2003 (Kadarkadar dan syarat-syarat tuntutan Elaun, kemudahan dan bayaran kepada pegawai awam Mohon lengkapkan tuntutan dan dokumen berkaitan sebelum dihantar ke Unit Akaun IPGM selewatnya 10haribulan pada bulan berikutnya.
INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA 25 MANUAL PENGURUSAN DAN TATACARA KEWANGAN BAGI PELAKSANAAN MAJLIS DAN ACARA IPG KPM 2022 9.0 RUJUKAN 9.1 Arahan Pegawai Pengawal Kementerian Pendidikan Malaysia (Bagi tahun semasa, boleh dimuat turun di laman sesawang KPM) 9.2 Buku Panduan Pengurusan Majlis & Acara Edisi Pertama Tahun 2014, Jabatan Perdana Menteri 9.3 Panduan Penyediaan Kertas Cadangan dan Kertas Makluman Serta Pelaksanaan Keputusan Mesyuarat Profesional Kementerian Pendidikan Malaysia Bahagian Perancangan dan Penyelidikan Dasar Pendidikan, KPM 9.4 Lampiran 1 Pekeliling Perbendaharaan Malaysia WP 5 berkuat kuasa 1 Jun 2017 berkaitan Majlis Rasmi Kerajaan 9.5 Lampiran 2 Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK 7.1 berkuat kuasa 15 Julai 2019 berkaitan Perolehan Bagi Penganjuran Majlis/Acara Rasmi (Pindaan Pada 15 Julai 2019) 9.6 Lampiran 3 Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK 7.2 berkuat kuasa 15 Julai 2019 berkaitan Perolehan Perkhidmatan Kemudahan Latihan Secara Pakej (Pindaan Pada 15 Julai 2019) 9.7 Lampiran 4 Pekeliling Perbendaharaan Malaysia WP 10.9 berkuat kuasa 15 Januari 2021 berkaitan Penetapan Kadar dan Perolehan Perkhidmatan Kepakaran Daripada Kalangan Bukan Pegawai Awam Dalam Program Rasmi Kerajaan 9.8 Lampiran 5 Pekeliling Perbendaharaan Malaysia WP 1.4 berkuat kuasa 1 Januari 2022 berkaitan Kadar dan Syarat Tuntutan Elaun, Kemudahan dan Bayaran Kepada Pegawai Perkhidmatan Awam Kerana Menjalankan Tugas Rasmi (Tidak Termasuk Tentera Dan Polis)
INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA 26 MANUAL PENGURUSAN DAN TATACARA KEWANGAN BAGI PELAKSANAAN MAJLIS DAN ACARA IPG KPM 2022 9.9 Lampiran 6 Pekeliling Perbendaharaan Malaysia WP1.10 Kadar Dan Syarat Tuntutan Elaun, Kemudahan Dan Bayaran Kepada Pegawai Perkhidmatan Awam Semasa Berkursus Kecuali Kursus Pra Perkhidmatan (Kuat Kuasa 1 Januari 2022) 9.10 Lampiran 7 Surat Pemakluman Pindaan kepada Surat Pekeliling Kewangan (SPK) Bilangan 1 Tahun 2004-Kadar-kadar Keraian Rasmi dan Surat Pekeliling Kewangan (SPK) Bilangan 1 Tahun 2014 - Kadar Kelayakan Tuntutan Menjalankan Tugasan Rasmi dan Latihan di Kementerian Pendidikan Malaysia berkuat kuasa mulai 21 Jun 2022. 9.11 Lampiran 8 Pekeliling Perbendaharaan Malaysia (PB3.1) berkuat kuasa mulai 14 Julai 2022 berkaitan Garis Panduan Penjimatan Perbelanjaan Awam (Kemaskini 14 Julai 2022) 9.12 Lampiran 9 Senarai Semak Bagi Permohonan Pakej (Penyediaan Kemudahan Secara Pakej) 9.13 Lampiran 10 Senarai Semak Tuntutan Perjalanan (TNT)
INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA 27 MANUAL PENGURUSAN DAN TATACARA KEWANGAN BAGI PELAKSANAAN MAJLIS DAN ACARA IPG KPM 2022 10.0 RUMUSAN 10.1 Manual Pengurusan dan Tatacara Kewangan bagi Pelaksanaan Majlis dan Acara IPG KPM ini perlu dibaca bersama-sama Surat Pekeliling dan Surat Arahan yang berkaitan dengan pelaksanaan majlis dan acara serta tatacara kewangan yang ditetapkan oleh Kementerian Kewangan Malaysia dan Kementerian Pendidikan Malaysia. 10.2 Diharapkan Manual Pengurusan dan Tatacara Kewangan bagi Pelaksanaan Majlis dan Acara IPG KPM ini dapat memberi panduan kepada semua warga IPG KPM terutamanya dalam proses mendapatkan kelulusan Pegawai Pengawal di samping memudahkan kawalan peruntukan kewangan. PEMULAAN KUAT KUASA : Manual Pengurusan dan Tatacara Kewangan bagi Pelaksanaan Majlis dan Acara IPG KPM ini mula berkuat kuasa pada 18 Julai 2022. (DR. RUSMINI BINTI KU AHMAD) Rektor Institut Pendidikan Guru Malaysia Kementerian Pendidikan Malaysia
INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA MANUAL PENGURUSAN DAN TATACARA KEWANGAN BAGI PELAKSANAAN MAJLIS DAN ACARA IPG KPM 2022 Lampiran 1 Pekeliling Perbendaharaan Malaysia WP 5 berkuat kuasa 1 Jun 2017 berkaitan Majlis Rasmi Kerajaan
M.S 0/6 PERBENDAHARAAN MALAYSIA Perolehan Bagi Penganjuran Majlis/Acara Rasmi Kerajaan Dan Jamuan Keraian Rasmi Kerajaan (Pindaan Pada 15 Julai 2019) PK 7.1 KERAJAAN MALAYSIA
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK 7.1 M.S 1/6 KANDUNGAN PK 7.1 PEROLEHAN BAGI PENGANJURAN MAJLIS/ACARA RASMI KERAJAAN DAN JAMUAN KERAIAN RASMI KERAJAAN .............. 2 1. Takrifan................................................................................................ 2 2. Kaedah Dan Had Nilai......................................................................... 2 3. Syarat Perolehan................................................................................. 3 4. Jawatankuasa Penilaian..................................................................... 4 5. Pesanan Kerajaan ............................................................................... 5 6. Surat Setuju Terima ............................................................................ 5 7. Bon Pelaksanaan ................................................................................ 5 8. Dokumen Perjanjian............................................................................ 5 9. Tarikh Kuat Kuasa............................................................................... 6
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK 7.1 M.S 2/6 PK 7.1 PEROLEHAN BAGI PENGANJURAN MAJLIS/ACARA RASMI KERAJAAN DAN JAMUAN KERAIAN RASMI KERAJAAN 1. Takrifan 1.1 “Majlis/acara rasmi Kerajaan” adalah ditafsirkan sebagai mesyuarat/persidangan/konvensyen yang diadakan di peringkat Antarabangsa/Kebangsaan/Kementerian/Jabatan, meraikan pelawat iaitu orang-orang kenamaan atau rombongan rasmi dari dalam atau luar Negara yang diakui terwajib diraikan secara rasmi berkaitan dengan urusan Kerajaan, acara pelancaran atau pembukaan rasmi serta penutup sesuatu projek/pertandingan oleh Kementerian/Jabatan. 1.2 “Pakej” adalah ditafsirkan sebagai sebagai perolehan yang merangkumi kombinasi mana-mana item bagi menganjurkan majlis/acara rasmi Kerajaan dan jamuan keraian rasmi Kerajaan seperti penginapan, makan minum, sewaan dewan/bilik mesyuarat, penyewaan peralatan dan kemudahan lain yang berkaitan. 1.3 “Katering” adalah ditafsirkan sebagai perkhidmatan penyediaan makanan bagi majlis jamuan yang diuruskan oleh Agensi tanpa melibatkan penginapan atau sewaan dewan/khemah serta peralatan seperti kerusi, meja, perhiasan dan alat siaraya. 2. Kaedah Dan Had Nilai 2.1 Agensi adalah dibenarkan untuk melaksanakan perolehan secara rundingan terus bagi perkhidmatan penginapan, makan minum, sewaan dewan/bilik mesyuarat, sewaan peralatan, kemudahan lain yang berkaitan secara pakej atau katering untuk penganjuran majlis/acara rasmi Kerajaan dan jamuan keraian rasmi Kerajaan mengikut had nilai dan Pihak Berkuasa Melulus seperti berikut:
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK 7.1 M.S 3/6 Bil Had Nilai Pihak Berkuasa Melulus i Sehingga RM20 ribu Pegawai Pengawal/Pegawai yang diturunkan kuasa oleh Pegawai Pengawal secara bertulis ii Melebihi RM20 ribu sehingga RM500 ribu Jawatankuasa Sebut Harga iii Melebihi RM500 ribu Lembaga Perolehan Agensi (mengikut had nilai yang ditetapkan) 3. Syarat Perolehan 3.1 Peruntukan kewangan telah diluluskan dan mencukupi. 3.2 Kajian pasaran perlu dilakukan dan hanya dikecualikan ke atas: 3.2.1 Perolehan bernilai kurang daripada RM20 ribu; dan 3.2.2 Perolehan daripada Institut Latihan Awam (ILA). 3.3 Keutamaan hendaklah diberikan seperti berikut: 3.3.1 Dewan/pusat konvensyen yang dimiliki oleh Agensi Kerajaan atau anak-anak syarikatnya yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam kod bidang 221506 (Penyewaan Ruang Pejabat/Bangunan); dan 3.3.2 Hotel/syarikat yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam kod bidang 222501 (Hotel/Resort). 3.4 Agensi adalah digalakkan untuk mengatur jamuan keraian rasmi di pejabat secara katering. Keutamaan hendaklah diberi kepada syarikat yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam kod bidang 040103 (Makanan Bermasak Islam) di dalam kawasan/daerah berkenaan untuk menyediakan perkhidmatan katering. 3.5 Perolehan sehingga RM20 ribu, boleh dilaksanakan di kalangan mana-mana syarikat/pembekal sama ada berdaftar/tidak berdaftar dengan Kementerian Kewangan.
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK 7.1 M.S 4/6 3.6 Kekerapan mengadakan Majlis/Keraian Rasmi hendaklah dihadkan kepada aktiviti rasmi yang dianggap penting dan perlu sahaja. 3.7 Pelantikan pengurus acara (event manager) adalah tidak dibenarkan. 3.8 Kadar Kelayakan: 3.8.1 Kadar penginapan, makan minum peserta dan urus setia serta jamuan keraian rasmi Kerajaan hendaklah tidak melebihi kadar kelayakan semasa yang berkuat kuasa dan kadar yang ditetapkan bagi penganjur jamuan berkenaan; dan 3.8.2 Kelulusan daripada Bahagian Dasar Saraan dan Pengurusan, Perbendaharaan, Kementerian Kewangan atau Agensi lain yang berkaitan hendaklah diperoleh terlebih dahulu sekiranya penganjuran majlis/katering melebihi kadar kelayakan semasa yang berkuat kuasa. 3.9 Tatacara rundingan harga seperti di PP/PK7.16 adalah dikecualikan, namun pegawai yang menguruskan perolehan hendaklah berusaha untuk merundingkan harga bagi mendapatkan nilai faedah terbaik kepada Kerajaan dan mendapatkan pengesahan/persetujuan daripada kedua-dua pihak secara bertulis sama ada melalui e-mel/faks. 4. Jawatankuasa Penilaian 4.1 Agensi hendaklah menubuhkan satu Jawatankuasa Penilaian bagi menilai perolehan melebihi RM20 ribu dengan keahlian hendaklah terdiri daripada tiga (3) orang iaitu seorang pengerusi dan dua (2) orang ahli, di mana sekurang-kurang seorang daripadanya, hendaklah terdiri daripada pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional atau setaraf. Pelantikan hendaklah dibuat secara bertulis oleh Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan. 4.2 Tanggungjawab Jawatankuasa Penilaian adalah seperti berikut: 4.2.1 Memastikan syarat perolehan di perenggan 3 dipatuhi;
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK 7.1 M.S 5/6 4.2.2 Menilai kemampuan syarikat/hotel/pusat konvensyen dengan mengambil kira pelbagai faktor seperti syarat dan kadar pembayaran, diskaun, harga pasaran terbuka, keupayaan penyedia kemudahan dan lain-lain kriteria yang ditetapkan oleh Agensi. Perbandingan antara satu tawaran dengan tawaran yang lain hendaklah dibuat berasaskan kepada faktor atau unsur yang sama (equal footing); dan 4.2.3 Memperakukan pemilihan syarikat/hotel/pusat konvensyen yang layak kepada Pihak Berkuasa Melulus berdasarkan tawaran yang terbaik dari segi harga dan kualiti mengikut keperluan Agensi. 5. Pesanan Kerajaan 5.1 Pesanan Kerajaan hendaklah dikeluarkan sebelum perolehan dilaksanakan selaras dengan Arahan Perbendaharaan (AP) 176.1(d) atau (e) atau selewat-lewatnya dalam tempoh satu (1) minggu selepas perkhidmatan diterima. Pegawai Pengawal hendaklah mengambil tindakan ke atas pegawai yang gagal mematuhi peraturan yang ditetapkan. 6. Surat Setuju Terima 6.1 Agensi hendaklah mengeluarkan Surat Setuju Terima bagi perolehan bermasa tanpa tertakluk kepada sebarang had nilai atau perolehan secara one-off yang melebihi RM20 ribu. 7. Bon Pelaksanaan 7.1 Agensi dikecualikan daripada mengenakan Bon Pelaksanaan bagi perolehan melebihi RM200 ribu sama ada bermasa atau one-off. 8. Dokumen Perjanjian 8.1 Agensi dikecualikan daripada mengadakan dokumen perjanjian bagi perolehan secara one-off. Walau bagaimanapun, terma dan syarat bagi perkhidmatan tersebut hendaklah dinyatakan dengan jelas bagi memastikan kepentingan Kerajaan terpelihara dan dilampirkan
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK 7.1 M.S 6/6 bersama Pesanan Kerajaan. Agensi hendaklah memastikan semua obligasi syarikat telah disempurnakan sebelum bayaran dilakukan. 8.2 Bagi pelaksanaan perolehan secara bersiri/bermasa dengan penyedia perkhidmatan yang sama, satu dokumen perjanjian hendaklah diwujudkan. 9. Tarikh Kuat Kuasa 9.1 Peraturan ini berkuat kuasa mulai 15 Julai 2019.
INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA MANUAL PENGURUSAN DAN TATACARA KEWANGAN BAGI PELAKSANAAN MAJLIS DAN ACARA IPG KPM 2022 Lampiran 2 Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK 7.2 berkuat kuasa 15 Julai 2019 berkaitan Perolehan Perkhidmatan Kemudahan Latihan Secara Pakej (Pindaan Pada 15 Julai 2019)
PERBENDAHARAAN MALAYSIA Perolehan Perkhidmatan Kemudahan Latihan Secara Pakej (Pindaan Pada 15 Julai 2019) PK 7.2 KERAJAAN MALAYSIA
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK 7.2 M.S. 1/5 KANDUNGAN PK 7.2 PEROLEHAN PERKHIDMATAN KEMUDAHAN LATIHAN SECARA PAKEJ...................................................................................................... 2 1. Takrifan.................................................................................................... 2 2. Kaedah Dan Had Nilai............................................................................. 2 3. Syarat Perolehan..................................................................................... 3 4. Jawatankuasa Penilaian......................................................................... 3 5. Pesanan Kerajaan ................................................................................... 4 6. Surat Setuju Terima ................................................................................ 4 7. Bon Pelaksanaan .................................................................................... 4 8. Dokumen Perjanjian................................................................................ 5 9. Tarikh Kuat Kuasa................................................................................... 5
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK 7.2 M.S. 2/5 PK 7.2 PEROLEHAN PERKHIDMATAN KEMUDAHAN LATIHAN SECARA PAKEJ 1. Takrifan 1.1 “Latihan” adalah ditafsirkan sebagai proses pemindahan ilmu pengetahuan bertujuan menambah pengetahuan, kemahiran dan sikap yang bersesuaian untuk memenuhi keperluan dan tuntutan semasa dalam organisasi. Ia meliputi konvensyen, kursus, bengkel/retreat, makmal (lab), seminar/taklimat, kolokium, forum, simposium, lawatan rasmi/korporat/sambil belajar, klinik kaunseling dan program lain yang memenuhi definisi latihan. 1.2 “Pakej” adalah ditafsirkan sebagai perolehan yang dibuat dalam satu Pesanan Kerajaan/Surat Setuju Terima (SST)/perjanjian merangkumi kombinasi daripada mana-mana item kemudahan latihan seperti penginapan, makanan, dewan, bilik latihan, peralatan dan bahan yang berkaitan dengan latihan daripada penyedia kemudahan latihan yang berkeupayaan dan berkemampuan. 2. Kaedah Dan Had Nilai 2.1 Agensi adalah dibenarkan untuk melaksanakan perolehan secara rundingan terus bagi perkhidmatan kemudahan latihan secara pakej mengikut had nilai dan Pihak Berkuasa Melulus seperti berikut: Bil. Had Nilai Pihak Berkuasa Melulus i. Sehingga RM20 ribu Pegawai Pengawal/ Pegawai yang diturunkan kuasa oleh Pegawai Pengawal secara bertulis ii. Melebihi RM20 ribu sehingga RM500 ribu Jawatankuasa Sebut Harga iii. Melebihi RM500 ribu Lembaga Perolehan Agensi (mengikut had nilai yang ditetapkan) 2.2 Pihak Berkuasa Melulus hendaklah memastikan semua urusan berkaitan pelantikan penyedia kemudahan latihan mematuhi dasar dan prinsip perolehan Kerajaan serta amalan tadbir urus baik.
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK 7.2 M.S. 3/5 3. Syarat Perolehan 3.1 Peruntukan kewangan telah diluluskan dan mencukupi. 3.2 Kajian pasaran perlu dilakukan dan hanya dikecualikan ke atas: 3.2.1 Perolehan bernilai kurang daripada RM20 ribu; dan 3.2.2 Perolehan daripada Institut Latihan Awam (ILA). 3.3 Perolehan tidak tertumpu kepada satu penyedia kemudahan latihan dan keutamaan diberikan kepada ILA. 3.4 Perolehan juga boleh dilaksanakan dengan penyedia kemudahan latihan seperti berikut: 3.4.1 Dewan/pusat konvensyen yang dimiliki oleh Agensi Kerajaan atau anak-anak syarikatnya yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam kod bidang 221506 (Penyewaan Ruang Pejabat/Bangunan); dan 3.4.2 Hotel/syarikat yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam kod bidang 222501 (Hotel/Resort). 3.5 Kadar kelayakan bagi penginapan, makanan dan minuman peserta latihan hendaklah tidak melebihi kadar kelayakan semasa yang berkuat kuasa. 3.6 Perolehan perkhidmatan penyedia latihan (training provider) hendaklah mematuhi peraturan perolehan berkuat kuasa dan tidak boleh menggunakan peraturan perolehan perkhidmatan kemudahan latihan secara pakej ini. 3.7 Tatacara rundingan harga seperti di PP/PK7.16 adalah dikecualikan, namun pegawai yang menguruskan perolehan hendaklah berusaha untuk merundingkan harga bagi mendapatkan nilai faedah terbaik kepada Kerajaan dan mendapatkan pengesahan/persetujuan daripada kedua-dua pihak secara bertulis sama ada melalui e-mel/faks. 4. Jawatankuasa Penilaian 4.1 Agensi hendaklah menubuhkan satu Jawatankuasa Penilaian dengan keahlian terdiri daripada tiga (3) orang, iaitu seorang pengerusi dan dua (2) orang ahli, di mana sekurang-kurang seorang daripadanya,
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK 7.2 M.S. 4/5 hendaklah terdiri daripada pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional atau setaraf. Pelantikan hendaklah dibuat secara bertulis oleh Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan. 4.2 Tanggungjawab Jawatankuasa Penilaian adalah seperti berikut: 4.2.1 Memastikan syarat perolehan seperti di perenggan 3 dipatuhi; 4.2.2 Menilai kemampuan penyedia kemudahan latihan dengan mengambil kira pelbagai faktor seperti syarat pembayaran, kadar pembayaran, tempoh, diskaun, harga pasaran terbuka, keupayaan penyedia kemudahan latihan dan kriteria lain yang ditetapkan oleh Agensi. Perbandingan antara satu tawaran penyedia kemudahan latihan dengan tawaran penyedia kemudahan latihan yang lain hendaklah dibuat berasaskan kepada faktor atau unsur yang sama (equal footing); dan 4.2.3 Memperakukan kepada Pihak Berkuasa Melulus, penyedia kemudahan latihan yang layak berdasarkan tawaran yang terbaik dari segi harga dan kualiti mengikut keperluan Agensi. 5. Pesanan Kerajaan 5.1 Pesanan Kerajaan hendaklah dikeluarkan sebelum perolehan dilaksanakan selaras dengan Arahan Perbendaharaan (AP) 176.1(d) atau (e) atau selewat-lewatnya dalam tempoh satu (1) minggu selepas perkhidmatan diterima. Pegawai Pengawal hendaklah mengambil tindakan ke atas pegawai yang gagal mematuhi peraturan yang ditetapkan. 6. Surat Setuju Terima 6.1 Agensi hendaklah mengeluarkan Surat Setuju Terima bagi perolehan bermasa tanpa tertakluk kepada sebarang had nilai atau perolehan secara one-off yang melebihi RM20 ribu. 7. Bon Pelaksanaan 7.1 Agensi dikecualikan daripada mengenakan Bon Pelaksanaan bagi perolehan melebihi RM200 ribu sama ada bermasa atau one-off.
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK 7.2 M.S. 5/5 8. Dokumen Perjanjian 8.1 Agensi dikecualikan daripada mengadakan dokumen perjanjian bagi perolehan secara one-off. Walau bagaimanapun, terma dan syarat bagi perkhidmatan tersebut hendaklah dinyatakan dengan jelas bagi memastikan kepentingan Kerajaan terpelihara dan dilampirkan bersama Pesanan Kerajaan. Agensi hendaklah memastikan semua obligasi syarikat telah disempurnakan sebelum bayaran dilakukan. 8.2 Bagi pelaksanaan perolehan ini secara bersiri/bermasa dengan penyedia perkhidmatan yang sama, satu dokumen perjanjian hendaklah diwujudkan. 9. Tarikh Kuat Kuasa 9.1 Peraturan ini berkuat kuasa mulai 15 Julai 2019.
INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA MANUAL PENGURUSAN DAN TATACARA KEWANGAN BAGI PELAKSANAAN MAJLIS DAN ACARA IPG KPM 2022 Lampiran 3 Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK 7.1 berkuat kuasa 15 Julai 2019 berkaitan Perolehan Bagi Penganjuran Majlis/Acara Rasmi (Pindaan Pada 15 Julai 2019)
PERBENDAHARAAN MALAYSIA Peraturan Mengenai Keraian Rasmi KERAJAAN MALAYSIA WP 5.1
SULIT 1 SULIT KANDUNGAN MAJLIS RASMI KERAJAAN ....................................................................................... 2 WP 5.1 Peraturan Mengenai Keraian Rasmi .............................................................. 2 1. Tujuan ................................................................................................. ......... 2 2. Tafsiran ........................................................................................................ 2 3. Keraian Rasmi Kerajaan ............................................................................. 2 4. Kadar Keraian Rasmi .................................................................................. 3 5. Perkara-perkara Am..................................................................................... 4
SULIT 2 SULIT MAJLIS RASMI KERAJAAN WP5.1 – PERATURAN MENGENAI KERAIAN RASMI 1. Tujuan Pekeliling ini adalah bertujuan untuk menetapkan peraturan-peraturan dan kadar bagi Keraian Rasmi yang boleh dibelanjakan daripada peruntukan Kerajaan oleh Kementerian/ Jabatan Persekutuan. 2. Tafsiran Melainkan sesuatu itu jelas maksudnya di dalam pekeliling ini tafsiran di bawah ini hendaklah diikuti: 2.1. “Keraian Rasmi” bermakna jamuan yang diadakan semasa penganjuran aktiviti/ program rasmi Kementerian/ Jabatan yang menggunakan peruntukan Kerajaan Persekutuan; 2.2 “Jemputan luar” bermakna wakil Kementerian/ Jabatan serta wakil agensi luar yang dijemput untuk menghadiri sesuatu mesyuarat berkaitan tugas rasmi Kerajaan; 2.3 “Jamuan ringan” bermakna minum pagi atau minum petang; 2.4 “Mesyuarat” bermakna sesuatu perbincangan atau seumpamanya yang diadakan berkaitan urusan rasmi Kerajaan; dan 2.5 “Mesyuarat Pengurusan Tertinggi” bermakna mesyuarat yang dipengerusikan oleh Ketua Setiausaha/ Ketua Pengarah dan dianggotai oleh Timbalan Ketua Setiausaha serta Ketua-ketua Agensi/ Timbalan serta Setiausaha/ Pengarah Bahagian. 3. Keraian Rasmi Kerajaan 3.1 Keraian Rasmi boleh diadakan hanya bagi penganjuran aktiviti/ program berikut: (a) persidangan di peringkat Antarabangsa, Kebangsaan, Kementerian dan Jabatan; (b) Majlis Penuh Istiadat/ sambutan keraian yang wajib diraikan di peringkat Kebangsaan, Kementerian dan Jabatan seperti majlis penganugerahan/ pengiktirafan yang termaktub di dalam pekeliling-pekeliling Kerajaan dan sambutan program rasmi peringkat kebangsaan dan antarabangsa berkaitan fungsi Kementerian/ Jabatan;