Buku Panduan Pengurusan Pengendalian Fail Kursus QUALITY-FRIENDLY SERVICE

Buku Panduan
Pengurusan Pengendalian Fail Kursus




QUALITY-FRIENDLY SERVICE
QFS




INSTITUT PENDIDIKAN GURU KAMPUS KENT
TUARAN, SABAH



Oleh
KANG HWA CHOO
LOW KEE SUN
CHIAM SUN MAY, PHD

INSTITUT PENDIDIKAN GURU KAMPUS KENT
PETI SURAT 2,
89207 TUARAN,
SABAH.

Hak Cipta © Institut Pendidikan Guru Kampus Kent 2022
Cetakan Pertama 2022

Hak cipta terpelihara. Tidak dibenarkan mengeluarkan ulang mana-
mana bahagian kandungan, illustrasi dan jadual dalam kandungan
buku ini dalam apa juga bentuk dan dengan apa juga sama ada secara
elektronik, fotokopi mekanik, rakaman atau cara lain sebelum
mendapat izin bertulis daripada Institut Pendidikan Guru Kampus
Kent.

Buku Panduan Pengurusan Pengendalian Fail Kursus QUALITY-
FRIENDLY SERVICE QFS
INSTITUT PENDIDIKAN GURU KAMPAUS KENT TUARAN, SABAH

Oleh
KANG HWA CHOO
LOW KEE SUN
CHIAM SUN MAY, PHD

eISBN: 978-967-0981-97-0

Pereka Bentuk Grafik dan Kulit Buku:
Rosmah Binti Dela Cerna
Juriah Binti Ismail

Diterbit dan dicetak oleh,
Institut Pendidikan Guru Kampus Kent,
Peti Surat 2, 89207,
Tuaran, Sabah.
Tel: 088-797500
Fax: 088-788007



PRAKATA

Pengurusan rekod pengajaran dan pembelajaran pensyarah
yang sistematik dan berkesan adalah amat penting dilaksanakan
kerana rekod diperlukan oleh organisasi dalam melaksanakan
tugas dan tanggungjawabnya. Kepentingan dalam menyimpan
dan memelihara rekod yang sahih serta melindungi keutuhan
rekod tersebut selama rekod tersebut perlu diberi penekanan
oleh setiap pensyarah. Oleh itu, Sekretariat Jaminan Kualiti dan
Pematuhan Polisi (JKPP), bersama Jabatan Kecemerlangan
Akademik (JKA) Institut Pendidikan Guru Kampus Kent (IPGK
Kent) telah menyelaras dan menyediakan isi kandungan fail
kursus untuk pensyarah agar semua dokumen yang terkandung
dalam fail kursus adalah selaras diguna pakai oleh pensyarah.

Fail kursus pensyarah di IPGK Kent merupakan satu dokumen
yang amat penting di mana ia dijadikan bahan bukti (Objective
Evidence) bagi tujuan audit dalaman MS ISO 9001:2015 dan
akreditasi program oleh pihak Agensi Kelayakan Malaysia (MQA).
Sehubungan dengan itu, fail kursus pensyarah perlu sentiasa
dikemaskini dan disimpan dengan baik. Untuk memastikan fail
kursus pensyarah dapat diurus dan dikendalikan dengan
sistematik dan teratur, Bilik Sekretariat JKPP dijadikan tempat
sebagai “One stop centre” untuk semua urusan jaminan kualiti
IPGK Kent.

Sekretariat JKPP, IPGK Kent dipertanggungjawabkan untuk
mengurus dan mengendalikan fail kursus setiap semester. Oleh
itu, dua orang staf sokongan telah ditempatkan di bilik Sekretariat
JKPP untuk membantu

menyediakan fail kursus tersebut. Oleh itu, staf sokongan
yang bertugas di bilik Sekretariat JKPP perlu memahami
skop tugas dan tanggungjawab mereka.

Maka, buku panduan ini dihasilkan untuk membantu
pegawai dan kakitangan yang bertanggungjawab di Bilik
Sekretariat JKPP memahami prosedur dan tatacara
menyediakan dokumen fail kursus. Di samping itu, buku
panduan ini juga boleh dijadikan panduan kepada mana-
mana pegawai dan kakitangan yang akan bertugas di bilik
Sekretariat JKPP pada masa akan datang.

KANG HWA CHOO
Setiausaha Sekretariat Jaminan Kualiti dan Pematuhan
Polisi
Institut Pendidikan Guru Kampus Kent
Tuaran, Sabah
Jan 2022

KANDUNGAN

1. PENGENALAN 1
2. PENGURUSAN PENGENDALIAN FAIL KURSUS 4
2.1 SEBELUM PROSES PENYEDIAAN FAIL KURSUS 5
2.2 SEMASA PROSES PENYEDIAAN FAIL KURSUS 8
2.3 SELEPAS PROSES PENYEDIAAN FAIL KURSUS 10
3. RINGKASAN 12
4. RUJUKAN 12
5. SENARAI LAMPIRAN

LAMPIRAN 1 - Dokumen Senarai Kod Kursus Dan Tenaga Pengajar 13
Mengikut Ambilan.

LAMPIRAN 2 - Isi Kandungan Fail Kursus Bagi Program PPISMP Dan 14
PISMP
LAMPIRAN 3 - Jadual Waktu Kelas 15
LAMPIRAN 4 - Permohonan Fail 16
LAMPIRAN 5 - Pengelasan Atau Klasifikasikan Serta Mengindeks Fail 17
Mengikut Kod Kursus
LAMPIRAN 6 - Pembahagi (Divider) Isi Kandungan Fail Kursus 18
LAMPIRAN 7 - Warna Fail Mengikut Bidang Kursus 19
LAMPIRAN 8 - Memo Dalaman Pengambilan Fail Kursus 20
LAMPIRAN 9 - Rekod Pergerakan Fail Kursus 21
LAMPIRAN 10 - Memo Penghantaran Fail Kursus 22
LAMPIRAN 11 - Sistem Penyusunan Fail Kursus 23
LAMPIRAN 12 – Memo Pelupasan Fail Kursus 24
SENARAI NAMA PENULIS DAN PEREKA BENTUK GRAFIK

1. PENGENALAN

Fail kursus pensyarah adalah fail semasa yang perlu disediakan untuk
menyimpan semua rekod kualiti berkaitan dengan pelaksanaan
pengajaran dan pembelajaran. Fail ini mengandungi maklumat seperti
Kalendar Akademik, Ringkasan Maklumat Kursus (RMK), Jadual Waktu,
Rekod Rancangan Pengajaran dan Pembelajaran Semester,
Rancangan Pengajaran dan Pembelajaran Mingguan, Rekod Kehadiran
Pelajar, Rekod Pentaksiran Kerja Kursus, Laporan Penilaian Kursus
dan Nota Kursus.

Antara objektif fail kursus pensyarah ini diwujudkan untuk
memudahkan pensyarah kursus mengumpul rekod-rekod yang
dikehendaki dalam Sistem Pengurusan Kualiti, Institut Pendidikan
Guru Malaysia (SPK IPGM) MS ISO 9001:2015 dan Agensi Kelayakan
Malaysia (MQA). Tempoh pengurusan dan pengendalian fail kursus
adalah bermula pada minggu pertama hingga minggu akhir setiap
semester pengajian iaitu sebelum cuti akhir semester.

Walau bagaimanapun, sistem pengurusan fail ini memerlukan
penambahbaikan bagi mencapai objektif yang telah disasarkan dari
semasa ke semasa. Oleh itu, pegawai dan kakitangan Sekretariat
JKPP telah dipertanggungjawabkan untuk menyediakan fail kursus
agar kualiti fail kursus dapat dipertingkatkan dan kawalan dokumen
pengajaran dan pembelajaran dapat diiselaraskan untuk semua
pensyarah.

COPPA 2.3 menyatakan bahawa persekitaran pembelajaran dan
pengajaran hanya berkesan sekiranya kandungan dan struktur
kurikulum sentiasa dikemaskini dengan perkembangan bidang
pengajian.

Kurikulum yang direka bentuk dengan baik hendaklah berasaskan
visi yang jelas yeng mencerminkan minat pelajar serta mengambil
kira perkembangan disiplin berkenaan pada peringkat nasional dan
global. Struktur kurikulum merupakan satu hubungan dinamik
antara kandungan, pedagogi dan pentaksiran. Ia memberi
pengalaman pembelajaran yang bersepadu dan bersesuaian di
dalam dan di luar bilik kuliah (MQA, 2011).

Dalam klausa 8.5.1 kawalan pengeluaran dan penyediaan
perkhidmatan menyatakan bahawa organisasi hendaklah
melaksanakan pengeluaran dan penyediaan perkhidmatan di
bawah keadaan terkawal. Keadaan terkawal hendaklah termasuk,
jika berkenaan: a) adanya maklumat yang didokumenkan
mentakrifkan: 1) ciri-ciri produk yang akan dihasilkan,
perkhidmatan yang akan disediakan, atau aktiviti yang hendak
dilaksanakan (SPK, 2016).

Sehubungan dengan itu, isi kandungan fail kursus diwujudkan
sebagai panduan kepada pensyarah IPGK Kent untuk menyediakan
dokumen pengajaran dan pembelajaran setiap semester yang
kemas dan sistematik memenuhi keperluan semasa. Objektif
pengurusan dan pengendalian fail kursus adalah seperti berikut:
i. Dapat mempertingkatkan kesedaran tentang pentingnya amalan
pengurusan fail kursus yang sistematik dan teratur.
ii. Dapat mempertingkatkan kemahiran dalam mengendalikan fail
kursus.
iii. Dapat mempertingkatkan fahaman mendalam pengurusan fail
kursus secara praktikal yang akan membolehkan pelaksanaan dan

tanggungjawab terhadap rekod kurikulum dalam kalangan
pensyarah.

iv. Dapat meningkatkan lagi kemahiran memproses rekod fail kursus
khususnya dalam mengendalikan fail kursus di peringkat penyusunan,

penyimpanan, penjagaan dan pelupusan fail kursus.
v. Dapat memperbaiki dan mengurangkan masa mengesan fail kursus serta
dapat memberi maklumat dengan cepat dan tepat.
vi. Dapat menjimat masa dan kos dapat dikurangkan.

Maka, buku panduan ini disediakan untuk pegawai dan kakitangan yang
bertanggungjawab dalam mengurus dan mengendalikan fail kursus di mana
dalam buku panduan ini menerangkan proses merancang penyediaan fail
kursus iaitu melibatkan proses sebelum, semasa dan selepas penyediaan fail
kursus.

2. PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN FAIL KURSUS
Fail kursus merupakan salah satu dokumen yang amat penting dimana ia mengandungi rekod dan
maklumat yang dikehendaki dalam Sistem Pengurusan Kualiti, Institut Pendidikan Guru Malaysia
(SPK IPGM) bagi Prosedur Kualiti : Reka Bentuk Dan Penyampaian Kurikulum IPGM-PPK-PT-05.
Fail kursus disediakan untuk tujuan audit dalaman MS ISO (9001:2015) dan akreditasi program oleh
Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) agar program PISMP yang dikendalikan di IPGK Kent dapat
memenuhi standard dan mencapai visi dan misi IPGM.

Fail kursus perlu diuruskan secara sistematik dan teratur selaras dengan peraturan-peraturan
yang berkuatkuasa bagi memastikan semua rekod adalah terpelihara dan boleh diakses dengan
pantas apabila ia diperlukan. Kegagalan mengurus fail kursus dengan baik boleh memberi kesan
negatif kepada organisasi.

Sehubungan dengan itu, Setiausaha Sekretariat Jaminan Kualiti dan Pematuhan Polisi PGK Kent
dipertanggungjawabkan untuk menyelaras fail kursus Bersama Ketua Jabatan Kecemerlangan
Akademik (KJKA) dan menyediakan fail kursus yang dibantu oleh dua orang pegawai IPGK Kent.

2.1 SEBELUM PROSES PENYEDIAAN FAIL KURSUS

Pada hujung setiap semester, KJKA akan bekerjasama dengan Ketua Jabatan
Akademik (KJA) untuk memperoleh senarai kursus yang ditawarkan dan
menentukan tenaga pengajar untuk kursus berkenaan bagi tujuan
penyediaan jadual waktu untuk semester akan datang. Pegawai di
Sekretariat Jaminan Kualiti dan Pematuhan Polisi (JKPP) akan melaksanakan
tugas penyediaan fail kursus berdasarkan perancangan yang disediakan.
Carta Gannt 1 menunjukkan perancangan penyediaan fail kursus bagi
semester 1 dan semester 2.

Dokumen senarai kod kursus dan tenaga pengajar mengikut ambilan
diterima daripada KJKA pada awal semester [Rujuk LAMPIRAN 1]. Isi
kandungan fail kursus akan dikemaskini mengikut keperluan semasa dan
diserahkan kepada pegawai JKPP yang dipertanggungjawab untuk
menyediakan fail kursus [Rujuk LAMPIRAN 2].

Pegawai JKPP akan menyemak jadual waktu tenaga pengajar melalui
website:http://ipgkkt.edupage.org/Dashboard/eb.php? time table untuk
memastikan senarai nama tenaga pengajar adalah tepat dan betul [Rujuk
LAMPIRAN 3) dan akhirnya pegawai JKPP akan mengira bilangan fail yang
diperlukan untuk menyediakan fail kursus untuk semester berkenaan.

Carta Gannt 1 merupakan perancangan penyediaan fail kursus dan Carta Alir
1 menunjukkan proses sebelum penyediaan fail kursus.



CARTA ALIR 1: SEBELUM PROSES PENYEDIAAN FAIL KURSUS

2.2 SEMASA PROSES PENYEDIAAN FAIL KURSUS
Untuk menyediakan fail kursus, pegawai JKPP akan memilih fail kursus yang tamat
tempoh terlebih dahulu untuk diguna pakai semula (reuse) agar dapat mengamalkan
budaya penjimatan kos pembelian fail kursus. Permohonan pembelian fail kursus
akan dilaksanakan sekiranya fail kursus tidak mencukupi dengan menggunakan
Borang Permohonan Stok iaitu KEW. PS-11 (Rujuk LAMPIRAN 4).

Proses penyediakan fail kursus meliputi pengelasan atau klasifikasikan serta
mengindeks fail mengikut kod kursus (Rujuk LAMPIRAN 5). Pengagihan warna lebel
fail kursus mengikut jenis kursus yang ditawarkan di setiap Jabatan Akademik
disediakan agar fail kursus mudah diperolehi setelah disimpan dalam rak-rak fail
kursus di bilik JKPP.
Proses terakhir adalah menyediakan pembahagi (divider) bagi isi kandungan fail
kursus dan menyemak semula label fail dan maklumat isi kandungan fail kursus serta
melengkapkan fail kursus pada tempoh yang ditetapkan (Rujuk Carta Gannt 1).

CARTA ALIR 2: SEMASA PROSES PENYEDIAAN FAIL KURSUS

2.3 SELEPAS PROSES PENYEDIAAN FAIL KURSUS

Fail kursus yang telah siap dan lengkap adalah bersedia untuk diedarkan kepada
semua pensyarah. Untuk memaklumkan kepada semua pensyarah untuk mengambil
fail kursus masing-masing, memo dalaman dikeluarkan kepada semua KJA (Rujuk
LAMPIRAN 8).

Pegawai JKPP menyediakan buku rekod pergerakan fail kursus agar proses
penerimaan dan penghantaran fail kursus dapat dikawal selia dengan baik (Rujuk
LAMPIRAN 9) di mana pengambilan dan penghantaran fail kursus perlu disahkan oleh
pegawai JKPP sebelum dibenarkan bawa keluar bilik sekretariat JKPP.
Pada hujung semester selepas tamat interaksi bersemuka pengajaran dan
pembelajaran pensyarah, memo dalaman penghantaran fail kursus akan dikeluarkan
(Rujuk LAMPIRAN 10) agar semua fail kursus disimpan di bilik sekretariat JKPP. Bilik
sekretariat JKPP berperanan sebagai pusat “1 stop centre” bagi tujuan audit bimbingan
dan audit dalaman MS ISO 9001:2015 serta akreditasi program oleh pihak Agensi
Kelayakan Malaysia (MQA).

Fail kursus yang diterima akan diurus dan disusun pada rak-rak fail kursus mengikut
sistem fail (Rujuk LAMPIRAN 11). Fail kursus akan disimpan untuk tempoh 4 tahun
mengikut Prosedur Kualiti : Reka Bentuk Dan Penyampaian Kurikulum IPGM-PPK-PT-
05 (SPK IPGM). Fail kursus yang tamat tempoh akan disimpan di bilik stor kualiti dan
dijadikan bahan rujukan kepada pensyarah (Rujuk LAMPIRAN 12).

CARTA ALIR 3: SELEPAS PROSES PENYEDIAAN FAIL KURSUS

3. RIINGKASAN

Buku panduan ini telah menerangkan proses mengurus dan mengendali fail kursus secara
terperinci yang merangkumi proses sebelum, semasa dan selepas penyediaan fail kursus. Carta
alir dan lampiran yang disertakan memudahkan pegawai dan kakitangan yang bertanggungjawab
memahami proses penyediaan fail kursus dengan lebih jelas.

4. RUJUKAN

Malaysian Qualification s Agency (2011). Garis Panduan Amalan Baik:
Reka Bentuk Dan Penyampaian Kurikulum. The Pubric and
International Affairs Unit, MQA.

Piawaian Malaysia Keperluan Sistem Kualiti, Standard ISO 9001:2015
Total Organisation Management Consulting (M) Sdn Bhd. Semakan 19 Februari 2016.

Prosedur Kualiti MS ISO 9001:2015 Institut Pendidikan Guru Malaysia.
https://drive.google.com/drive/folders/1f3lTRiUm37dG83GZJXN_16pDVT5mbx-N

























Senarai Nama Penulis

Pn Kang Hwa Choo
Ketua Setiausaha Sekretariat Jaminan Kualiti dan Pematuhan Polisi
Institut Pendidikan Guru Kampus Kent
Tuaran, Sabah

Pn Low Kee Sun
Setiausaha Sekretariat Jaminan Kualiti dan Pematuhan Polisi
Institut Pendidikan Guru Kampus Kent
Tuaran, Sabah

Dr. Chiam Sun May
Setiausaha Sekretariat Jaminan Kualiti dan Pematuhan Polisi
Institut Pendidikan Guru Kampus Kent
Tuaran, Sabah

Senarai Pereka Bentuk Grafik
Pn Rosmah Bt Dela Cerna
Pembantu Operasi N11
Bilik Sekretariat Jaminan Kualiti dan Pematuhan Polisi
Institut Pendidikan Guru Kampus Kent
Tuaran, Sabah

Pn Juriah Binti Ismail
Pembantu Operasi N11
Bilik Sekretariat Jaminan Kualiti dan Pematuhan Polisi
Institut Pendidikan Guru Kampus Kent
Tuaran, Sabah