8.1 การเก็บ ก็ เอกสารตามตัว ตั อัก อั ษรภาษาอัง อั กฤษโดยใช้สี ช้ เ สี ข้า ข้ ช่ว ช่ ย ส่วนยื่นตำ แหน่งที่ 1 สำ หรับบัตรนำ หลัก ส่วนยื่นตำ แหน่งที่ 2 สำ หรับแฟ้มเบ็ดเตล็ด ส่วนยื่นตำ แหน่งที่ 3 ซึ่งมีความกว้างเป็น 2 เท่าของส่วนยื่นอื่นสำ หรับแฟ้มเฉพาะ ส่วนยื่นตำ แหน่งที่ 4 สำ หรับบัตรนำ ออกหรือบัตรนำ พิเศษ 8.1.1 Variadex System การเก็บเอกสารภาษาอังกฤษโดยใช้สีเข้าช่วยที่ผลิตโดยบริษัท คาร์เด็กซ์ซิสเตม ในรัฐโอไฮโอ ใช้สีเข้าช่วยในการเก็บและค้นเอกสาร เอกสารระบบจะแบ่งส่วนยื่นไว้ 4 ตอนหรือ 4 ส่วนยื่นคือ ตัวอักษรตัวที่สองของ หน่วยแรก สีของบัตรนำ และแฟ้ม ตัวอย่าง a, b, c, d e, f, g, h i, j, k, l, m, n o, p, q r, s, t, u, v, w, x, y, z ส้ม เหลือง เขียว น้ำ เงิน ม่วง Baker, Bbar Betty Binny, Blandy Bond Branky, Byny _ _ _ _ _ _ _ _ Variadex system การใช้สีเข้าช่วยในการเก็บค้นนั้นได้กำ หนดไว้ 5 สี
Triple-check Automatic Index การเก็บเอกสารภาษาอังกฤษโดยใช้สีเข้าช่วยอีกวิธีหนึ่ง คือ ระบบการตรวจสอบถึงขั้นตอนทำ ให้การจัดเก็บ สะดวกและค้นหารวดเร็วที่สุด 8.1.2 Triple-check Automatic Index 1. บัตรนำ ตัวอักษรของหน่วยแรกที่เป็นบัตรนำ หลัก จะถูกแบ่งออกเป็น 30 บัตร คือ A=1 B=2 Bi=3 Br=4 C=5... 2. ภายในบัตรนำ หลัก 1 ตัวอักษรจะแบ่งซอยบัตรนำ รองแบ่งแยกตัวอักษรหน่วยที่ 2 ของชื่ออีก 9 บัตร คือ A-B=1 C=2... 3. บัตรนำ รองทั้ง 9บัตรนั้น จะให้สีเป็น 3 กลุ่ม คือ A-B สีน้ำ ตาล C สีน้ำ ตาล D-F สีน้ำ ตาล G-I สีเขียว J-L สีเขียว M-O สีเขียว P-R สีเหลือง S-T สีเหลือง U-Z สีเหลือง 4. แฟ้มเฉพาะให้วางไว้ตำ แหน่งที่ 4 มีส่วนยื่นกว้าง เป็น 2 เท่ามีหมายเลขและสีเช่นเดียวกับบัตรนำ รอง
8.2.1 การเก็บข้อมูลด้วยการบันทึกเสียง การเก็บข้อมูลด้วยเทปบันทึกเสียง เป็นการเก็บข้อมูลที่ต้องการความรวดเร็ว สะดวก ประหยัดเวลา ด้วยการบันทึกรายละเอียดข้อมูลลงในแถบบันทึกที่เรียกว่า (classette) 8.2.2 การเก็บเอกสารด้วยการบันทึกภาพ การเก็บเอกสารด้วยการบันทึกภาพเป็นการเก็บเอกสารด้วย 2 ระบบคือการเก็บภาพนิ่งและการเก็บ ภาพชนิดเคลื่อนไหวได้ 8.2.3 การเก็บเอกสารด้วยระบบคอมพิวเตอร์ ระบบคอมพิวเตอร์ได้ถูกนำ มาเป็นอุปกรณ์ในการเก็บเอกสารที่ทันสมัยที่สุดวิธีหนึ่งในปัจจุบัน คอมพิวเตอร์ค่อนข้างจะเป็นปัจจัยสำ คัญในโลกธุรกิจและชีวิตประจำ วันของคนทั่วๆ ไป 8.2 การเก็บ ก็ ข้อ ข้ มูล มู และเอกสารโดยเทปบัน บั ทึก ทึ เสีย สี ง บัน บั ทึก ทึ ภาพ และ คอมพิว พิ เตอร์
ขนาดของเครื่องคอมพิวเตอร์ ที่ใช้เก็บข้อมูลเครื่องคอมพิวเตอร์ได้ถูกพัฒนามานานแล้ว จนปัจจุบันมี ประสิทธิภาพในการใช้งานเป็นอย่างดี ขนาดของเครื่องและความเหมาะสมในการใช้งาน 4 ชนิด 1. ไมโครคอมพิวเตอร์ (Micro Computer) 2. มินิคอมพิวเตอร์ (Mini Computer) 3. มิเดียม สเกล คอมพิวเตอร์ (Medium -Scale Computer) 4. ลาร์จ สเกล คอมพิวเตอร์ (Large Scale Computer) ระบบการทำ งานของเครื่องคอมพิวเตอร์ หรือเก็บข้อมูลในลักษณะ 4 ส่วนหรือ 4 ขั้นตอน 1. ส่วนรับข้อมูลหรือส่วนป้อนเข้า (Input Unit) 2. หน่วยประมวลผลกลาง หรือหน่วยเก็บข้อมูล (Storage Unit) 3. ส่วนกรรมวิธี (Processor Unit) 4. ส่วนแสดงผล (Output Unit)
8.3 การเก็บ ก็ ข้อ ข้ มูล มู ระบบไมโครฟิล์ ฟิ ม ล์ การเก็บข้อมูลในระบบไมโครฟิล์มเป็นการประมวลข้อมูลด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ที่มีมานานแล้ว เมื่อสมัย สงครามโลก ซึ่งในสมัยนั้นได้ใช้ไมโครฟิล์มในงานการทำ จารกรรม แต่ต่อมาได้มีผู้คิดค้นและดัดแปลงวิธี การนำ เอาไมโครฟิล์มมาใช้ประโยชน์เก็บข้อมูลต่างๆ 8.3.1 ลักษณะทั่วไปของการเก็บข้อมูลด้วยไมโครฟิล์มและไมโครฟิช 8.3.2 ประโยชน์ของการเก็บข้อมูลในไมโครฟิล์ม 8.3.3 อุปกรณ์เครื่องมือสำ หรับถ่ายเอกสารลงในไมโครฟิล์ม 8.3.4 ลำ ดับขั้นปฏิบัติการของการเก็บข้อมูลด้วยไมโครฟิล์ม 1. นำ เอกสารเข้าเครื่องถ่าย 2. นำ ฟิล์มที่ถ่ายแล้วทำ ดัชนีชื่อเรื่อง 3. นำ ฟิล์มที่ทำ ดัชนีแล้วไปเก็บในแหล่งเก็บ 4. นำ ฟิล์มไปเข้าเครื่องอ่านกรณีจะเรียกข้อมูลมาใช้หรืออ้างอิง 8.3.5 การเก็บเอกสารโดยถ่ายรูปจากข้อมูลที่บันทึกไว้ในแผ่นแม่เหล็ก (Magnetic Tape or Diskette)
8.3.6 การจัดรูปแบบและรายละเอียดสำ คัญบนแผ่นไมโครฟิช (Microfiche Component and Format) 1. ส่วนที่มองเห็นได้ (Eye-Readable Title Area) 2. ส่วนข้อมูล (Data Area) 3. ส่วนที่ทำ ดัชนี (Index Area) 8.3.7 การทำ ดัชนี (Indexing) การทำ ดัชนีเพื่อช่วยในการค้นหาข้อมูลบนแผ่นฟิล์มสามารถทำ ได้ 3 วิธี 1. Normal Index 2. Column Index 3. Master Index 8.3.8 การนำ ข้อมูลบนแผ่นไมโครฟิล์มมาใช้งาน 8.3.9 การจัดเก็บและดูแลรักษาแผ่นฟิล์ม (Microfiche Storage and Care) 8.3.10 อุปกรณ์การเก็บข้อมูลระบบไมโครฟิล์ม 1. ฟิล์มที่จะใช้ถ่ายข้อมูลเอกสาร 1.) ฟิล์มม้วน 2.) ฟิล์มแผ่น 2. กล่องถ่ายข้อมูล กล้องชนิดคงที่, กล้องชนิดหมุนได้ 3. เครื่องล้างฟิล์ม 4. เครื่องอ่านฟิล์ม
เสนอ คุณครู วาสนา หล่อนน้อย จัด จั ทำ โดย นางสาวกนกเนตร ผิวศิริ เลขที่ 1 สาขาวิชา การจัดการสำ นักงาน หนัง นั สือ สื อิเ อิ ล็ก ล็ ทรอนิก นิ ส์เ ส์ ล่ม ล่ นี้ เป็น ป็ ส่ว ส่ นหนึ่ง นึ่ ของ วิช วิ า หลัก ลั การจัด จั เก็บ ก็ เอกสาร รหัส หั วิช วิ า 30216-2004 ภาคเรีย รี นที่ 1 ปีก ปี ารศึก ศึ ษา 2566 วิท วิ ยาลัย ลั อาชีว ชี ศึก ศึ ษาเลย