ซักซ้อมแนวการปฏิบัติงานด้านพัสดุ

ซกั ซ้อมแนวการปฏิบตั ิงานดา้ นพัสดุ

1. ใบเสนอราคา

1.1 ให้ตรวจสอบความถูกต้องและครบถว้ น : วันทเี่ สนอราคา กาหนดส่งมอบ กาหนดยืนราคา
รายละเอียดรายการเสนอราคา จานวนเงนิ ท้ังตวั เลขและคาอา่ น ชือ่ ผเู้ สนอราคา ตรายางประทับ (ถา้ ม)ี
1.2 ไม่ให้แกไ้ ขมูลในใบเสนอราคาให้ผูข้ าย/ผูร้ ับจ้าง (เช่น วันที่สง่ เสนอราคา กาหนดส่งมอบ)

(ตัวอยา่ ง : ใบเสนอราคา)

วันที่

กาหนดส่งมอบ
กาหนดยนื ราคา

รายละเอียด

คาอา่ นจานวนเงนิ จานวนเงนิ

ผขู้ ายลงนาม
ประทบั ตรา

สายงานพสั ดุ งานคลงั และพสั ดุ คณะวิทยาศาสตร์ จฬุ าลงกรณม์ หาวิทยาลยั 1

2. ใบสั่งซอ้ื /จ้าง

2.1 เม่ือได้รับใบส่งั ซ้ือ/จา้ ง ที่คณบดี ลงนามเป็นผสู้ งั่ ซื้อ/สัง่ จ้าง ให้รบี ดาเนินการตดิ ตอ่ ใหผ้ ูข้ าย/ผู้รับจ้าง
ลงลายมือชอ่ื และประทบั ตรา (ถ้าม)ี เป็นผูร้ บั ใบส่งั ซ้ือ/จ้าง และใหร้ ะบุวนั ทีใ่ ห้ชดั เจน
2.2 วนั ครบกาหนดสง่ มอบ : ระบวุ ันที่ครบกาหนดสง่ มอบใหถ้ ูกต้อง
2.3 ให้จัดส่งสาเนาเอกสารใบส่ังซื้อ/จ้าง (กรณีเกนิ แสน ใบสง่ั ซ้ือ/จา้ ง จากระบบ e-GP ใหก้ ับสายงานพสั ดุ
มายัง e-mail : [email protected] ทนั ทีเมือ่ ผู้ขาย/ผ้รู บั จา้ งได้ลงลายมือช่ือ

(ตัวอยา่ ง : กรณใี บสั่งซอ้ื /จ้าง จากระบบ ERP)

ผขู้ าย/ผูร้ บั จ้าง
ลงลายมอื ชือ่
วนั ที่ รบั ใบสั่งซื้อ/จา้ ง

และประทบั ตรา (ถ้ามี)

ระบุวนั ทคี่ รบกาหนดสง่ มอบให้ถกู ตอ้ ง

สายงานพสั ดุ งานคลงั และพสั ดุ คณะวทิ ยาศาสตร์ จฬุ าลงกรณม์ หาวทิ ยาลยั 2

(ตัวอย่าง : กรณีเกนิ แสน ใบสั่งซ้อื /จ้าง จากระบบ e-GP)

ผขู้ าย/ผู้รับจ้าง
ลงลายมอื ช่ือ
วนั ท่ี รับใบสงั่ ซื้อ/จ้าง

และประทบั ตรา (ถา้ มี)

ระบวุ นั ทคี่ รบกาหนดส่ง
มอบให้ถูกต้อง

สายงานพสั ดุ งานคลงั และพสั ดุ คณะวิทยาศาสตร์ จฬุ าลงกรณม์ หาวทิ ยาลยั 3

3.ใบสง่ ของ/ใบแจง้ หน้ี

3.1 ให้ตรวจสอบความถูกตอ้ งและครบถ้วน : รายการและยอดเงนิ ตอ้ งตรงกับใบสัง่ ซ้ือ/จ้าง
และใบเสนอราคา
3.2 วนั ท่สี ่งมอบ : ผ้ขู าย/ผู้รับจ้างตอ้ งเปน็ ผู้ระบุวันทข่ี องการส่งมอบใหถ้ ูกต้องและชดั เจนในเอกสาร
3.3 การลงลายมอื ช่ือผสู้ ่งมอบ: ผ้ขู าย/ผู้รบั จ้าง ต้องลงลายมือชื่อ และ วนั ท่ีในการสง่ มอบ
3.4 ไม่ใหด้ าเนินการลงวนั ท่ใี นการสง่ มอบแทนผู้ขาย/ผู้รับจ้าง หรอื การแก้ไขขอ้ มลู อ่ืนๆ ในเอกสารของ
ผู้ขาย/ผรู้ ับจ้าง

(ตวั อยา่ ง : ใบสง่ ของ/ใบแจ้งหนี้)

รายละเอียด วนั ทใี่ นการสง่ มอบ
จานวนเงิน
ลงลายมือชอื่
ผรู้ ับส่งมอบ

ลงลายมือชื่อ
ผู้ส่งมอบ

สายงานพสั ดุ งานคลงั และพสั ดุ คณะวิทยาศาสตร์ จฬุ าลงกรณม์ หาวิทยาลยั 4

4. การส่งเอกสารเพ่อื สายงานพสั ดุออกใบตรวจรับพัสดุ (สาเนาใบส่งของ/ใบแจง้ หนี้)

4.1 สาเนาใบสง่ ของ/ใบแจง้ หน/ี้ : ท่จี ดั สง่ ใหส้ ายงานพสั ดุ ต้องมีความถูกตอ้ ง ครบถว้ น และชดั เจน
4.2 ใหร้ ะบขุ ้อมลู ในเอกสาร:

4.2.1 วนั ที่ทจี่ ะให้สายงานพัสดุออกใบตรวจรบั พสั ดุ
(วนั ทีท่ ีค่ ณะกรรมการตรวจรับพสั ดุทาการตรวจรบั พัสดุ)

4.2.2 ระบุเลขท่ขี องใบสั่งซื้อ/จา้ ง ทีจ่ ะให้ดาเนนิ การออกใบตรวจรับ
4.2.3 ใหร้ ะบุสถานท่ีส่งมอบ/ ติดตงั้ / การใช้งานในกรณีการตรวจรับเป็นรายการครุภัณฑ์

(ตัวอยา่ ง : ใบสง่ ของ/ใบแจง้ หน้ี รายการครภุ ัณฑ์ )

PO 3230004111
อว 64.16/00772
ลงวันท่ี 21 ก.พ.65
ตรวจรบั วนั ท่ี 1 ม.ี ค.65
สถานท่สี ง่ มอบ/ ตดิ ต้ัง
ห้อง 210 อาคารเคมี 2

สายงานพสั ดุ งานคลงั และพสั ดุ คณะวทิ ยาศาสตร์ จฬุ าลงกรณม์ หาวิทยาลยั 5

4.3 กรณีมคี ่าปรบั : ใหร้ ะบจุ านวนวันและเงินทค่ี ดิ คา่ ปรับในกรณีรับการตรวจรับเนอ่ื งจากมกี ารสง่ มอบล่าช้า
4.4 ไม่ใหส้ ่งเอกสารใหส้ ายงานพสั ดุออกใบตรวจรับย้อนหลัง (ไมต่ รงกับวนั ที่ตรวจรับจรงิ )
4.5 จดั ส่งสาเนาใบสง่ ของ/ใบแจ้งหนี้ : มายงั กลุ่ม LINE : รบั -สง่ เอกสารใบตรวจรับ

(ตวั อย่าง : กรณมี ีค่าปรบั ใบสง่ ของ/ใบแจง้ หนี้)

PO 3230003911
อว 64.16/00238
ลงวันท่ี 18 ม.ค.65
ตรวจรับวนั ที่ 22 ก.พ.65
มีค่าปรับ 400 บาท จานวน 4 วัน

สายงานพสั ดุ งานคลงั และพสั ดุ คณะวทิ ยาศาสตร์ จฬุ าลงกรณม์ หาวทิ ยาลยั 6

5. การจัดทาใบตรวจรบั พัสดุ

5.1 การออกใบตรวจรบั พัสดุ : จะทาได้ต่อเมื่อคณะกรรมการตรวจรับพัสด/ุ ผู้ตรวจรบั พสั ดุ
ได้ทาการรับมอบพัสดไุ วเ้ รียบร้อยแล้ว

5.2 การระบุวนั ทีใ่ นการตรวจรับ :จะต้องเป็นวนั ท่ีคณะกรรมการตรวจรบั พัสด/ุ ผูต้ รวจรบั พสั ดุ
ไดท้ าการรบั มอบพสั ดุไวเ้ รยี บร้อย (ไม่ดาเนนิ การตรวจรบั ย้อนหลงั หรือออกใบตรวจรับก่อนความเห็น
ของคณะกรรรมการตรวจรับพัสดุ/ผูต้ รวจรบั พัสดุ ให้ความเห็นรับมอบ)

5.3 ตรวจสอบความถูกตอ้ งของรายละเอยี ดในใบตรวจรบั พัสดุ
5.3.1 วันที่ตรงกบั วนั ท่ีที่ทาการตรวจรับ
5.3.2 เลขที่ และวนั ที่ ของใบส่งของ/ ใบแจ้งหน้ี ต้องตรงกับเอกสารทีใ่ ช้อ้างอิงในการตรวจรับ
และเอกสารส่งเบกิ
5.3.3 การอา้ งองิ เลขและวันท่ขี องใบสัง่ ซื้อ/จา้ ง จะต้องตรงกบั เอกสารใบส่ังซ้ือ/จ้าง
และทเี่ ขียนระบุให้สายงานพสั ดุทาการใช้อา้ งอิงในการตรวจรบั

5.4 จานวนเงินการปรบั (ถา้ ม)ี

(ตวั อยา่ ง : ใบตรวจรับพัสดุ)

วันที่ในการตรวจรบั

เลขทีใ่ บสง่ ของและ
วนั ที่ใบส่งของ

รายละเอยี ดต้องตรง
ตามใบส่งั ซื้อ/จ้าง

จานวนเงินคา่ ปรับ (ถ้ามี)

สายงานพสั ดุ งานคลงั และพสั ดุ คณะวทิ ยาศาสตร์ จฬุ าลงกรณม์ หาวทิ ยาลยั 7

6. การจัดทาเอกสารสง่ มอบเกินกาหนด

6.1 กรณีผ้ขู าย/ผรู้ ับจา้ ง ส่งมอบเกนิ กาหนด ให้จัดทาหนังสือแจง้ สทิ ธ์ิการเรียกค่าปรบั
ภายใน 7 วนั ทาการ นับถดั จากวันท่คี รบกาหนด

6.2 เมื่อผู้ขาย/ผู้รบั จ้าง ส่งมอบ ใหจ้ ดั ทาหนงั สือแจง้ สงวนสิทธก์ิ ารเรยี กคา่ ปรับ
6.3 จัดทาหนังสือแจง้ ค่าปรบั เมื่อคณะกรรมการตรวจรบั พัสดุ เรียบรอ้ ยแลว้

(ตวั อยา่ ง : หนังสือแจง้ สทิ ธ์กิ ารเรียกคา่ ปรับ)

สายงานพสั ดุ งานคลงั และพสั ดุ คณะวทิ ยาศาสตร์ จฬุ าลงกรณม์ หาวทิ ยาลยั 8

(ตัวอย่าง : หนงั สอื แจ้งสงวนสทิ ธก์ิ ารเรียกค่าปรบั และหนังสอื แจง้ คา่ ปรบั )

สายงานพสั ดุ งานคลงั และพสั ดุ คณะวทิ ยาศาสตร์ จฬุ าลงกรณม์ หาวิทยาลยั 9