Pengelolaan Bisnis Ritel Bab 1

PENGELOLAAN BISNIS RITEL

ISTYANA YULIANTI,SE

TUJUAN PEMBELAJARAN

SISTEM ADMINISTRASI BISNIS RITEL

1. Menjelaskan pengertian administrasi
2. Mengidentifikasi unsur administrasi
3. Menyebutkan manfaat administrasi
4. Menganalisis kegiatan administrasi
5. Menganalisis berkas administrasi
6. Melakukan SOP bukti transaksi

A. Administrasi Bisnis Ritel

1. Definisi Administrasi
✓ Suatu kegiatan dari catat mencatat dan pembukuan
dalam usaha ritel supaya bisnis bisa dianalisis mengenai
keuangan dan sebagai pertimbangan untuk
pengambilan keputusan.

✓ Kegiatan penyusunan dan pencatatan data serta
informasi secara sistematis yang memiliki tujuan
menyediakan keterangan.

✓ Kegiatan kerjasama yang dilakukan oleh kelompok
berdasarkan pembagian tugas kerja dengan dengan
mendayagunakan sumber daya untuk mencapai tujuan.

2. Unsur-unsur Administrasi ritel

a) Kepegawaian
b) Keuangan
c) Perbekalan
d) Pengorganisasian
e) Perwakilan
f) Tata hubungan
g) Tata usaha
h) Manajemen

3. Manfaat Administrasi ritel

a) Resiko kehilangan barang dapat diperkecil
b) Perusahaan dapat dengan mudah

menghubungi pihak-pihak lain
c) Pemilik perusahaan akan dengan mudah

mengikuti perkembangan perusahaannya
melalui laporan hasil pencatatan
d) Memudahkan pelayanan purna jual kepada
konsumen

4. Kegiatan Administrasi

Kegiatan Wujud Kegiatan

Menghimpun Mengumpulkan segala keterangan yang awalnya berse
rakan sehingga dapat dipergunakan

Mencatat Membukukan berbagai transaksi atau berbagai ketera
ngan

Mengolah Memperbanyak, menyalin, atau membuat informasi
menjadi lebih baru sehingga lebih berguna

Menggandakan Memperbanyak dengan cara dan alat tertentu

Mengirim Menyampaikan dari pihak yang satu ke pihak yang
lain

Menaruh Meletakkan di tempat tertentu dengan maksud mu
dah untuk ditemukan kembali

5. Berkas-Berkas Administrasi

Berkas Pembelian Berkas Penjualan

1. Surat pesanan 1. Kuitansi (Official receipt)

2. Kartu persediaan 2. Nota debit (debit memo)

3. Bukti permintaan dari gudang 3. Nota kredit (credit memo)

4. Faktur (invoice)

5. Bilyet giro

6. Rekening koran
7. Cek (cheque)

1. SURAT PESANAN

Surat pesanan bertujuan sebagai
penjamin keabsahan pesanan sekaligus
meyakinkan supplier. Dalam membuat
surat pesanan, bagian pembelian melihat
daftar harga dan persyaratan yang
iajukan oleh beberapa supplier, sehingga
dapat memilih supplier mana yang lebih
menguntungkan bagi perusahaan.

1. SURAT PESANAN

Beberapa hal yang tercantun dalam surat
pesanan :
1. Kepala surat (nama, alamat, no telp. Pe

rusahaan)
2. Nama perusahaan /nama supplier yang

bersangkutan
3. Jenis dan merek barang yang dipesan
4. Harga barang yang dipesan
5. Kesanggupan melakukan pembayaran
6. Tanggal pesanan
7. Otorisasi dari kepala bagian pembelian

dan direktur perusahaan (pemilik)



2. KARTU PERSEDIAAN

Barang yang telah masuk di gudang akan
dicatat pada kartu persediaan manual
amupun komputerisasi. Hal penting yang
harus diperhatikan pada kartu persediaan
identik dengan Nama barang, kode
barang, jumlah masuk dan jumlah keluar.



B. Berkas-Berkas Administrasi Ritel

BERKAS PENJUALAN

1. Kuitansi
KUITANSI merupakan bukti transaksi berupa penerimaan
uang untuk pembayaran sesuatu.
KUITANSI umumnya terdiri dari dua bagian, dimana satu
bagian pertama diberikan kepada pihak pembayar seba
gai bukti pencatatan pengeluaran uang, sedangkan bagi
an yang tertinggal bisa dijadikan bukti pencatatan pene
rimaan uang.

B. Berkas-Berkas Administrasi Ritel

1. Kuitansi

KUITANSI dibuat dan ditandatangani oleh pihak yang m
enerima uang dan diserahkan kepada pihak yang melak
ukan pembayaran. Sebagai bukti penerimaan uang, kuit
ansi harus dibubuhi meterai menurut ketentuan berdasa
rkan UU RI tentang Bea Meterai. Untuk pembayaran no
minal lebih dari Rp. 1.000.000,00 dibubuhi meterai Rp. 6.
000,00

B. Berkas-Berkas Administrasi Ritel

1. Kuitansi

Beberapa hal yang dimuat dalam KUITANSI adalah :
1) Nama yang menyerahkan uang
2) Jumlah uang yang dibayarkan
3) Tanggal penyerahan uang
4) Nama dan tanda tangan yang menerima uang

B. Berkas-Berkas Administrasi Ritel

B. Berkas-Berkas Administrasi Ritel

2. Faktur
Faktur merupakan perhitungan penjualan barang secara kre
dit yang dibuat oleh pihak penjual untuk disampaikan
kepada pihak pembeli. Umumnya dibuat rangkap 2, yang
asli diberikan kepada pihak pembeli sebagai bukti pencatat
an pembelian secara kredit, sedangkan copy nya dipegang
penjual sebagai bukti pencatatan penjualan secara kredit.

B. Berkas-Berkas Administrasi Ritel

2. Faktur

Beberapa informasi yang tertuang dalam faktur adalah :
1) Nama dan alamat penjual
2) Nomor faktur
3) Nama dan alamat pembeli
4) tangga;l pemesanan
5) Tanggal pengiriman
6) Syarat pembayaran
7) Keterangan mengenai jenis barang, kuantitas, harga satu

an dan jumlah harga

B. Berkas-Berkas Administrasi Ritel

2. Faktur

B. Berkas-Berkas Administrasi Ritel

3. Cek

Cek merupakan surat perintah tidak bersyarat
kepada bank untuk membayar sejumlah uang
tertentu pada waktu surat tersebut diserahkan
kepada bank, ditanda tangani oleh pihak yang
menjadi nasabah bank dan memiliki simpanan
pada bank tersebut dalam bentuk giro.

B. Berkas-Berkas Administrasi Ritel

3. Cek

Lembaran cek terdiri atas dua bagian, yaitu lembar
utama diserahkan kepada pihak lain sebagai alat
pembayaran dan struk/bonggol cek untuk dijadikan
bukti transaksi yang disatukan dengan kuitansi
bukti pembayaran.

B. Berkas-Berkas Administrasi Ritel

3. Cek

B. Berkas-Berkas Administrasi Ritel

4. Nota Debit (Debit Memo) dan Nota Kredit (Kredit Memo)

Nota debit merupakan pemberitahuan atau perhitungan
yang dikirim suatu perusahaan kepada pelanggannya ba
hwa akunnya telah di debit dengan jumlah tertentu. Pen
erima nota debit akan mencatat pada akun pihak pengiri
m nota pada sisi kredit.

B. Berkas-Berkas Administrasi Ritel

4. Nota Debit (Debit Memo) dan Nota Kredit (Kredit Memo)

Nota kredit merupakan pemberitahuan atau perhitungan
yang dikirim suatu perusahaan kepada pelanggannya ba
hwa akunnya telah di kredit dengan jumlah tertentu. Pen
erima nota kredit akan mencatat pada akun pihak pengir
im nota pada sisi debit.

B. Berkas-Berkas Administrasi Ritel

4. Nota Debit (Debit Memo) dan Nota Kredit (Kredit Memo)

B. Berkas-Berkas Administrasi Ritel

5. Bilyet Giro

Bilyet giro merupakan surat perintah dari nasabah kepad
a bank yang bersangkutan untuk memindahbukukan sej
umlah uang dari rekeningnya ke rekening penerima yang
namanya disebut dalam bilyet giro pada bank yang sam
a atau bank yang lain. Penerima bilyet giro tidak bisa me
nukarkan dengan uang tunai kepada bank yang bersang
kutan, tetapi hanya dapat menyetorkan bilyet giro kepad
a bank sebagai tambahan simpanan pada rekeningnya.

B. Berkas-Berkas Administrasi Ritel

5. Bilyet Giro

B. Berkas-Berkas Administrasi Ritel

6. Rekening Koran

Rekening koran merupakan bukti mutasi kas di bank yan
g disusun oleh bank untuk nasabahnya dan digunakan s
ebagai dasar penyesuaian pencatatan antara saldo kas m
enurut perusahaan ritel dan saldo kas menurut bank.

B. Berkas-Berkas Administrasi Ritel

6. Rekening Koran

B. Berkas-Berkas Administrasi Ritel

6. Rekening Koran

5. SOP Bukti Transaksi

a. SOP Penjualan Tunai meliputi :
1) Sebelum dijual, barang pesanan diperiksa terlebih dahulu supaya

tidak terjadi kecacatan pada barang tersebut.
2) Melakukan pencocokan invoice asli dan rangkap
3) Membuat kuitansi sebagai tanda bukti penerimaan uang
4) Mengirim barang kepada konsumen dengan cepat
5) Bukti permintaan pelanggan dengan surat permintaan dari calon

pembeli
6) Negosiasi dibuktikan dengan notulen
7) Membuat dan menandatangani surat perjanjian
8) Membuat faktur pembelian dengan benar dan teliti.

b. SOP Pembelian Tunai meliputi :

1) Perusahaan yang menjadi supplier barang harus mampu secara rutin menyediakan
pasokan barang

2) Dalam melakukan pembelian harus mempertimbangkan harga, kualitas dan
pelayanan saat membeli suatu barang/jasa

3) Bukti permintaan bagian penjualan atau produksi dibuktikan dengan surat
permintaan

4) Survey pasar dengan mengirimkan surat penawaran order kepada berbagai
perusahaan untuk memperoleh harga dan kualitas barang yang baik

5) Pemeriksaan barang dilakukan oleh ahlinya untuk mengecek apakah sesuai
dengan pesanan atau tidak (baik kualitas maupun kuantitas)

6) Melakukan pembayaran transaksi-transaksi sesuai dengan prosedur pengeluaran
kas

7) Surat pesanan ditandatangani oleh bagian pembelian dan direktur utama
perusahaan

8) Membuat perjanjian yang memberikan perlindungan terhadap barang yang dibeli
seperti garansi, pengembalian barang dll.

c. SOP Penjualan Kredit meliputi :

1) Melakukan survey kepada calon pembeli yang dibuktikan dengan formulir bukti
survey yang terisi lengkap

2) Mendapat persetujuan dari manajer bagian kredit
3) Pesanan pelanggan dibuktikan dari surat permintaan pembeli
4) Negosiasi dapat dibuktikan dari notulen
5) Surat perjanjian dibuat sesuai dengan standar perusahaan
6) Membuat invoice (faktur)
7) Mengirimkan barang yang dijual dengan cepat kepada konsumen sebagai

pelayanan yang sempurna
8) Aplikasi kredit dibuat oleh calon pembeli
9) Memeriksa formulir aplikasi kredit, apakah sesuai bukti-bukti yang diperlukan
10) Apabila “ya” dilakukan proses penjualan. Namun apabila” tidak” dikembalikan

kepada calon pelanggan.

d. SOP Administrasi Uang Kas, meliputi :

1) Mencocokkan antara bukti pembelian yang dibawa
supplier dengan rangkapnya, apabila cocok ambil
bukti pengeluaran uang (bisa bank/tunai) kemudian
supplier menandatangani bukti pengeluaran
bank/kuitansi

2) Pengeluaran uang dimulai dari transaksi pembelian
tunai, pembayaran utang dan pembayaran lainnya.

3) Menerima bukti transaksi (bukti transaksi
bank/kuitansi) yang telah ditandatangani oleh
supplier.

4) Memberikan cek dan uang tunai

e. SOP Penerimaan Kas, meliputi :

1) Melakukan pemeriksaan bukti transaksi dengan teliti
2) Transaksi dihitung dengan benar, supaya tidak

terjadi kekeliruan dikemudian hari
3) Melakukan pemeriksaan uang yang diterima.
4) Menerima uang tunai.
5) Membuat kuitansi sebagai bukti transaksi

C. Administrasi Keuangan
dalam Bisnis Ritel

1. Laporan Keuangan sebagai Wujud Kinerja Usaha Ritel

NERACA

Laporan Laba/Rugi

MODAL KERJA

NERACA

Laporan neraca merupakan arsip penting di dalam perusahaan.
Laporan neraca adalah dokumen yang berisi kondisi keuangan
perusahaan dalam periode tertentu. Biasanya, laporan ini ditulis
untuk satu tahun dan akan dijadikan rujukan untuk tahun yang
selanjutnya.
Berikut ini beberapa manfaat penulisan laporan neraca yang
lebih lengkap, yaitu:
1. Sebagai alat menganalisis finansial, jika dalam pelaksanaan

terdapat perubahan
2. Untuk melakukan analisis likuiditas, supaya perusahaan

memiliki gambaran kewajibannya terkait aset likuid.
3. Bisa digunakan sebagai sarana membaca kemampuan

perusahaan untuk melunasi hutang jangka pendek.

NERACA

Unsur-Unsur Laporan Neraca
1. Aktiva
Aktiva adalah kekayaan atau aset perusahaan yang berhasil dikump
ulkan. Aset inilah yang bisa dimanfaatkan oleh perusahaan untuk m
embiayai kebutuhan di masa selanjutnya.
Unsur aktiva masih dibagi lagi menjadi dua yaitu aktiva tetap dan a
ktiva lancar. Berikut definisi lengkapnya, yaitu:
Aktiva Tetap
Aktiva tetap adalah aset perusahaan yang digunakan untuk jangka
panjang. Minimal satu tahun. Biasanya aset ini digunakan untuk me
mbiayai operasional perusahaan.
Aktiva lancar
Aktiva lancar adalah aset perusahaan yang hanya bisa digunakan u
ntuk jangka pendek. Biasanya digunakan untuk pembiayaan hutang
jangka pendek atau sudah jatuh tempo.

NERACA

2. Pasiva
Pasiva adalah kewajiban perusahaan. Di dalamnya terkait
dengan tanggungjawab pembayaran perusahaan terhada
p pihak lain. Yang tergolong pasiva adalah hutang perusa
haan. Baik utang jangka pendek maupun jangka panjang.
3. Modal
Unsur laporan neraca selanjutnya adalah modal. Baik mod
al yang dimaksudkan sebagai aset pembiayaan maupun p
roduk yang dijadikan dasar operasi bisnis. Pencatatan lap
oran terkait hal ini biasanya berisi relevansi modal di akhir
periode. Baik yang dilakukan di akhir bulan maupun air ta
hun.

Laporan Laba/Rugi

Laporan laba rugi adalah laporan finansial perusahaan yang dibuat oleh bidang
keuangan tertentu. Isi dari laporan ini ialah data-data pendapatan sekaligus beb
an yang ditanggung oleh perusahaan.
Biasanya laporan ini dibuat untuk menjelaskan kondisi keuangan perusahaan pa
da periode tertentu. Maka dari itu, sebagian besar laporan dikerjakan pada akhi
r tahun atau akhir bulan, sesuai ketentuan di perusahaan tersebut.

Jenis Laporan Laba/Rugi

Laporan Laba Rugi Single Step
Pernyataan single step atau langkah tunggal hanya menunjukkan satu kategori
pendapatan dan satu kategori pengeluaran.
Laporan ini bersifat sederhana, tidak berisi detail perputaran keuangan yang terj
adi pada perusahaan tersebut dan biasanya dipakai oleh perusahaan rintisan at
au UKM. Contoh laporan single step adalah seperti di bawah ini :



Laporan laba rugi Multiple Step
Pada laporan Multiple step atau multi-langkah, akuntan

harus memisahkan akun biaya ke dalam akun lain yang l
ebih relevan, lebih mendetail dan dapat digunakan berd
asarkan fungsinya. Beban pokok penjualan, biaya operasi
dan non-operasional dipisahkan dan digunakan untuk m
enghitung laba kotor, laba operasi, dan laba bersih.
Laporan keuangan jenis ini biasanya sudah berdasarkan
standar yang digunakan untuk pelaporan keuangan peru
sahaan besar atau perusahaan yang memiliki banyak pe
mangku kepentingan, seperti kreditor dan investor. Cont
oh laporan laba rugi multiple step adalah seperti di baw
ah ini :



MODAL KERJA

Pengertian modal kerja menurut Kasmir (2012:250)
yaitu :
” Pengertian modal kerja merupakaan modal
yang digunakaan untuk melakukan kegiatan
operasi perusahaan. Modal kerja diartikan
sebagai investasi yang ditanamkan dalam aktiva
lancar atau aktiva jangka pendek, seperti kas,
bank, surat-surat berharga,piutang,persediaan
dan aktiva lancar .”

2. Laporan Administrasi Keuangan

Jenis-jenis Laporan Keuangan
Laporan keuangan perusahaan dagang dibagi menjadi beberapa
jenis, yang meliputi laporan laba rugi, laporan neraca,
laporan arus kas, dan laporan perubahan modal. Masing-masing
jenis laporan ini memiliki fungsi dan menyediakan data yang
berbeda, tergantung dari kebutuhan perusahaan

Laporan laba rugi – laporan keuangan perusahaan dagang yang

dibuat pada periode tertentu dengan menghitung semua penda
patan dan dikurangi dengan biaya, seperti biaya operasional,
biaya penyusutan, biaya administrasi, dan biaya lain yang harus
dikeluarkan dalam rangka mendapatkan pendapatan tersebut.

Neraca – laporan yang dibuat untuk mengetahui nilai debit dan

kredit dalam keuangan perusahaan.

2. Laporan Administrasi Keuangan

Laporan arus kas – menunjukkan berapa banyak

jumlah kas masuk dan kas keluar sehingga laporan
keuangan ini berpengaruh dalam hal yang berkaitan
dengan investasi atau penambahan modal. Nah,
apabila perusahaan dagang Anda mengalami perubahan
modal, maka wajib menulis laporan perubahan modal
untuk mengetahui besarnya modal yang dimiliki oleh
perusahaan dagang pada suatu periode tertentu.

Laporan perubahan modal – Apabila perusahaan dagang

Anda mengalami perubahan modal, maka wajib menulis
laporan perubahan modal untuk mengetahui besarnya
modal yang dimiliki oleh perusahaan dagang pada suatu
periode tertentu.

2. Laporan Administrasi Keuangan

Cara Menyusun Laporan Keuangan Perusahaan Dagang

1. Menyusun neraca saldo

Hal pertama yang dapat Anda lakukan adalah menyusun neraca sal
do, yang sekaligus menjadi daftar rekening buku besar dengan sald
o debit ataupun kredit dari perusahaan. Neraca saldo ini baru bisa
Anda buat setelah pembukuan untuk seluruh jurnal selesai. Neraca s
aldo di tahap pertama ini disebut sebagai neraca saldo sebelum pen
yesuaian.

2. Membuat jurnal penyesuaian

Jurnal penyesuaian sengaja dibuat untuk mengalokasikan pendapat
an atau pengeluaran di periode yang benar-benar terjadi. Tahapan i
ni berperan penting dalam menyesuaikan beberapa transaksi yang b
elum tercatat sehingga muncul ketidaksesuaian di akhir periode. Pas
tikan seluruh data asli telah Anda kumpulkan saat membuat jurnal
penyesuaian ini.

3. Membuat laporan keuangan

Pada tahapan ini, Anda bisa memulai proses pembuatan laporan
keuangan yang terdiri dari laporan laba rugi, laporan neraca, dan
laporan perubahan modal seperti yang sudah dijelaskan di bagian
awal artikel ini. Sebagai catatan khusus, laporan keuangan ini dapat
disusun pada neraca lajur, sebab sebelumnya telah dipisahkan untu
k besaran nominal yang akan dilaporkan di neraca atau laporan laba
rugi. Pemisahan ini akan membuat laporan keuangan yang Anda
buat lebih mudah terbaca.

4. Menyusun neraca lajur
Neraca lajur, atau yang juga disebut dengan worksheet seperti

gambar di atas, menjadi alternatif cara yang dapat memudahkan

penyusunan laporan keuangan. Penyusunan worksheet dimulai pada

neraca saldo, lalu disesuaikan dengan jurnal penyesuaian di tahap 2.
Saldo yang telah sesuai akan muncul pada kolom neraca saldo dan
nantinya akan dilaporkan dalam neraca dan laporan laba rugi.

2. Laporan Administrasi Keuangan

5. Penyesuaian dan penutupan rekening

Setelah tahapan penyesuaian laporan keuangan di buku besar, maka
Anda harus menutup rekening nominal sementara ini ke rekening
laba rugi dan memindahkan saldo laba rugi ke rekening laba rugi
tidak dibagi. Lanjutkan dengan memasukkan informasi tersebut ke
buku besar sesuai dengan rekening yang bersangkutan.

6. Menyusun neraca saldo penutupan

Di tahap akhir penyusunan laporan keuangan perusahaan dagang,
Anda akan diminta untuk melakukan pengecekan ulang pada
keseimbangan debit dan kredit di rekening yang masih terbuka
melalui
neraca saldo penutupan, namun tidak termasuk nominal yang sudah
ditutup. Tujuannya adalah agar Anda lebih mudah dalam menyusun
jurnal di periode berikutnya.