1 JAWATANKUASA SPKKV
2 CARTA ALIR PROSEDUR KUALITI SPKKVKPM 1. PROSDUR KUALITI KVKPM-PK-TA-01 NAMA PROSEDUR PROSES PERANCANGAN TAKWIM TAHUNAN KOLEJ GARIS MASA ALIRAN KERJA TINDAKAN TANGGUNG JAWAB REKOD MULA Menerima Takwim Pengajian Akademik daripada BPTV Pengarah Melantik seorang PBPK Pengarah Meminta TPA, TPSA, KJK, KJ, KU dan KP merancang aktiviti tahunan Pengarah Minit Mesyuarat Menyerah kepada Penyelaras Takwim TPA / TPSA / KJK Borang Cadangan Aktiviti Tahunan - BKT-01/01 Menyerah kepada Pengarah untuk semakan dan pengesahan PBPK Melakukan semakan dan pengesahan Pengarah Serah kepada JK Penyediaan Buku Pengurusan Kolej untuk cetakan JKBPK Mengedar Buku Pengurusan Kolej JKBPK Borang Penerimaan Buku Pengurusan Kolej BKT01/02 TAMAT Lulus Ya Tidak
3 tidak ya 2. PROSEDUR KUALITI KVKPM-PK-TA-02 NAMA PROSEDUR PENYEDIAAN JADUAL WAKTU PENGAJARAN DAN PEMUDAHCARAAN (PdPc) GARIS MASA ALIRAN KERJA TINDAKAN TANGGUNG JAWAB MULA Sebelum semester Pengajian bermula Menerima KSKV dari BPTV Pengarah Penyelarasan jadual waktu TPA/KJ/ KP/KU KP dan KU mengisi Borang Agihan Jadual Waktu KP/KU Semakan agihan Jadual Waktu pensyarah TPA Penyediaan Jadual Waktu JKJW Pengesahan jadual waktu pensyarah Pengarah Mengedarkan jadual waktu dan surat lantikan sebagai pensyarah sebelum sesi pengajian bermula JKJW Menerima dan merekod dalam fail portfolio pengajaran Pensyarah TAMAT
4 3. PROSEDUR KUALITI KPM-PK -TA-03 NAMA PROSEDUR PROSES PENGURUSANPEMBELAJARAN DAN PEMUDAHCARAAN (PdPc) GARIS MASA CARTA ALIR TINDAKAN TANGGUNGJAWAB Mula Sebelum Pdpc Mengagihkan Jadual Waktu dan surat lantikan pensyarah TPA/KJ/ KP/KU/ JKJW Menyemak penambahbaikan (CQI) yang telah dicadangkan sebelumnya KJ/ KP/KU/ Pensyarah Menyedia dan mengemaskini Fail Portfolio Pengajaran Pensyarah Menyediakan RP/Course Outline Pensyarah Penghantaran Fail Portfolio Pengajaran untuk semakan TPA/KJ/Pensyarah Merekod kehadiran pelajar ke kuliah Pensyarah Semasa PdPc Membuat Entrance Survey kepada pelajar Pensyarah Melaksanakan PdPc Pensyarah Melaksanakan Pentaksiran Berterusan (PB) Pensyarah Menilai pentaksiran dan merekod markah PB Pensyarah Minggu 14 Melaksana Exit Survey Pensyarah Selepas PdPc Menganalisis Entrance Survey dan Exit Survey Pensyarah Tamat
5 4. PROSEDUR KUALITI PK-KVKPM-TA-04 NAMA PROSEDUR PROSES PENCERAPAN PEMBELAJARAN DAN PEMUDAHCARAAN (PdPc) Carta Alir Proses Tanggungjawab MULA TPA menyediakan jadual Pencerapan tahun semasa TPA Mengedar jadual pencerapan TPA Melaksanakan pencerapan menggunakan BKT-04/01 Pencerap Mengedar BKT-04/02 kepada Pelajar Pencerap Memungut semula BKT-04/02 Pencerap Berbincang dengan Pensyarah dapatan pencerapan Pencerap Pensyarah Markah ≥ 80% Menyerah rekod pencerapan dan analisa penilaian kursus kepada Pensyarah dan TPA Pencerap Menyimpan laporan pencerapan dan analisa penilaian kursus ke dalam Fail Rekod Pencerapan dan FPP TPA Pensyarah TAMAT Tidak ya
6 5. PROSEDUR KUALITI PK-KVKPM-TA-05 NAMA PROSEDUR PENGURUSAN PENILAIAN DAN PENTAKSIRAN A. PENTAKSIRAN BERTERUSAN (PB) GARIS MASA ALIRAN KERJA TINDAKAN TANGGUNGJAWAB MULA Akhir tahun Terima takwim pengajian Pengarah 1 minggu sebelum semester bermula Mesyuarat penyelarasan PB berdasarkan KSKV (Silibus) Ketua Jabatan Minggu 1 Sediakan JSPB Pensyarah Bina item PB Pensyarah ‘Vetting’ soalan PB agar mematuhi spesifikasi dan aras taksonomi KJ / KP /KU Minggu 1 -14 Laksanakan PB berdasarkan CO Pensyarah Pemantauan pelaksanaan PB KJPP Minggu 14 Masukkan markah ke dalam aplikasi sistem Pensyarah SAMBUNG Tidak Ya
7 Sebelum PA Memaparkan markah PB kepada pelajar Pensyarah Sahkan markah dalam Mesyuarat JKA Pengarah Hantar markah ke BPTV KJPP TAMAT
8 B. PENGGUBALAN SOALAN PENILAIAN AKHIR (PA) GARIS MASA ALIRAN KERJA TINDAKAN TANGGUNGJAWAB MULA Melantik Panel Penggubal Item PA Pengurusan Akademik BPTV Menyediakan JSU PA Panel Penggubal Menyemak dan mengesahkan JSU PA Pengurusan Akademik BPTV Membina item PA berserta peraturan pemarkahan Panel Penggubal Melaksanakan kesahan kandungan mematuhi aras taksonomi JU Kurikulum Melaksanakan kesahan muka Pengurusan Akademik BPTV Proses penyemakan item PA Panel Penilai Item Pengesahan item PA Panel Penilai Item TAMAT Tidak Tidak Tidak Ya Tidak Pemurnian Pemurnian Pemurnian Ya Ya Ya
9 C. PENGURUSAN PENILAIAN AKHIR (PA) GARIS MASA ALIRAN KERJA TINDAKAN TANGGUNGJAWAB MULA Terima takwim pengajian Pengarah Pelantikan Pengawas Peperiksaan TPA Pelantikan Pemeriksa / Pentaksir TPA Taklimat Pentadbiran KJPP Muat turun / susun Jadual Peperiksaan KJPP Muat turun soalan / arahan (APA) / Peraturan Pemarkahan KJPP Cetak soalan / APA KJPP Laksanakan Penilaian Akhir KJPP Pemeriksaan dan Penyelarasan skrip PA Pensyarah Merekod markah dalam sistem Pensyarah SAMBUNG
10 D. RAYUAN SEMAKAN SEMULA SKRIP JAWAPAN PENILAIAN AKHIR GARIS MASA ALIRAN KERJA TINDAKAN TANGGUNGJAWAB REKOD MULA Hari 0 Keputusan rasmi penilaian dan pentaksiran dikeluarkan KJPP Slip Keputusan Pentaksiran dan Penilaian Hari 1 Borang Permohonan Semakan Semula Skrip Jawapan Penilaian Akhir diedar kepada pelajar yang ingin membuat rayuan KJPP Borang BKT 05/05 Hari ke 14 Menerima borang permohonan daripada pelajar KJPP Hari ke 15 Semakan borang permohonan KJPP Mengemukakan borang permohonan kepada Jawatankuasa Akademik untuk kelulusan semakan KJPP Menyerahkan skrip jawapan calon dan borang penyelarasan kepada Ketua Jabatan KJPP Borang BKT 05/06 Melantik dua (2) orang pemeriksa (selain pemeriksa asal) dari kalangan pensyarah kursus KJ Surat Lantikan Pemeriksa SAMBUNG Memeriksa semula skrip jawapan calon dan mengisi markah dalam borang penyelarasan. Pemeriksa TAMAT
11 6. PROSEDUR KUALITI KVKPM-TA-06 NAMA PROSEDUR PENGURUSAN PENDAFTARAN KURSUS PROGRAM DIPLOMA CARTA ALIR TINDAKAN TANGGUNGJAWAB MULA Menerima Struktur dan Takwim Pengajian daripada BPTV Pengarah TPA mengadakan mesyuarat JK Pendaftaran Kursus TPA KJPP mengedarkan dan mengesahkan senarai nama pelajar diploma KJPP Pelajar membuat pendaftaran kursus TPA/KJ/KP Taklimat berkaitan takwim dan struktur pengajian program kepada pelajar KJ/KP TAMAT
12 7. PROSEDUR KUALITI PK-KVKPM-PA-07 NAMA PROSEDUR PERTIMBANGAN PELAJAR MENDUDUKI PENILAIAN AKHIR TEMPOH CARTA ALIR TINDAKAN TANGGUNGJAWAB Ya Ya Mula Pensyarah Melaksanakan PdPc mengikut jadual Pensyarah Merekod kehadiran pelajar ke kuliah Pensyarah Menyemak Rekod Ketidakhadiran Pelajar tanpa sebab yang hampir 10% / 15% / 20% Pensyarah Mengisi borang pelajar tidak hadir ke kuliah Tanpa Sebab (BKT-07/01) dan menyerahkan kepada penyelaras JKIPK Pensyarah Mengeluarkan surat peringatan kali ke - 1 / ke - 2 / ke -3 kepada ibu bapa Penyelaras JKI Menyerah surat peringatan ketidakhadiran pelajar tanpa sebab kepada UPK untuk kaunseling Penyelaras JKI Menerima surat maklumbalas daripada Ibu bapa /Penjaga Pensyarah Menyemak peratus ketidakhadiran tanpa sebab melebihi 20% Pensyarah Mengeluarkan surat jemputan ke Mesyuarat Jawatankuasa Intervensi serta makluman tidak layak Menduduki Penilaian Akhir JKI Tidak TamatT amat Tidak Tamat
13 TEMPOH CARTA ALIR TINDAKAN TANGGUNGJAWAB Aktiviti Perjumpaan pelajar, ibu bapa/ pelajar dan pensyarah terlibat JKI Menerima surat Rayuan Pelajar dan surat makluman daripada Ibu bapa /Penjaga dan Pensyarah Mengadakan mesyuarat dan memutuskan status rayuan pelajar dan mengeluarkan senarai nama pelajar yang tidak layak daripada menduduki Penilaian Akhir JKI Mengesah dan meluluskan senarai nama pelajar yang tidak layak daripada menduduki Penilaian Akhir Pengarah Menerima senarai nama pelajar yang tidak layak menduduki Penilaian Akhir untuk tindakan KJPP Tamat A Tamat Terima Tidak
14 8. PROSEDUR KUALITI KVKPM-PK-TA-08 NAMA PROSEDUR PENGURUSAN LATIHAN INDUSTRI TEMPOH CARTA ALIR TINDAKAN TANGGUNGJAWAB MULA Merancang dan memantau perlaksanaan latihan industri Pengarah / TPA Menerima ketetapan tarikh daripada BPTV Pengarah Mengadakan mesyuarat penyelarasan JK OJT TPA Penyediaan dokumendokumen berkaitan OJT KUPLI Mengadakan taklimat pelaksanaan OJT KUPLI Pelajar memohon penempatan OJT Pelajar Melantik PPO Pengarah Mengadakan mesyuarat bersama PPO TPA/KUPLI Menyelia, menilai dan menyediakan laporan PPO Menyerahkan markah kepada KJPP PPO TAMAT Ya
15 9. PROSEDUR KUALITI KVKPM-PK-TA-09 NAMA PROSEDUR PENGURUSAN PROJEK TAHUN AKHIR Tempoh Carta Alir Proses Tanggungjawab MULA Melantik penyelia/pensyarah PTA KJ/KP Taklimat pelaksanaan PTA Pensyarah Pelajar membuat proposal PP Pembentangan proposal Pensyarah Kelulusan Pensyarah Memulakan projek dan pelaporan PTA Pelajar Penyeliaan PP Pembentangan projek Pelajar Penilaian & pemarkahan PP dan Pensyarah TAMAT Tidak Tidak Ya Ya
16 10. PROSEDUR KUALITI KVKPM-PK-TA- 10 NAMA PROSEDUR PENGURUSAN PENGAMBILAN PELAJAR DIPLOMA KOLEJ VOKASIONAL TEMPOH CARTA ALIR PROSES TANGGUNGJAWAB MULA Mengiklankan tawaran kemasukan ke program diploma Pengarah Pelajar mengisi borang permohonan kemasukan ke program diploma TPA Pengarah mengarahkan mengadakan mesyuarat JK Akademik Pengarah KJPP membentangkan senarai nama pelajar yang layak ke program Diploma di dalam mesyuarat JK Akademik KJPP Jawatankuasa Akademik membuat pengesahan senarai nama pelajar layak ke program diploma TPA Menyediakan senarai nama pelajar yang layak ditawarkan kemasukan ke program diploma KJPP Mengeluarkan surat tawaran kepada pelajar yang layak TPA Pendaftaran Pelajar baharu Program Diploma Vokasional Ma TPSA TAMAT
17 11. PROSEDUR KUALITI KVKPM-PK-TA- 11 NAMA PROSEDUR PEMBANGUNAN REKA BENTUK PROGRAM BAHARU DAN SEMAKAN SEMULA KURIKULUM A. CARTA ALIR PEMBANGUNAN REKA BENTUK PROGRAM BAHARU GARIS MASA ALIRAN KERJA TINDAKAN TANGGUNG JAWAB REKOD MULA Melantik Pengerusi dan AJPK PPTV Surat Lantikan Melaksana dan menyediakan Laporan Kajian Pasaran, Penanda aras dan Feasibility Studies bersama dengan Panel Penasihat Akademik dan Wakil Industri PPTV Laporan: 1. Kajian Pasaran 2. Lawatan Penanda Aras 3. Feasibility Studies Penyediaan Kertas Cadangan Rekabentuk Program Baharu PPTV Mengemukakan permohonanprogram baharu ke Senat KV PPTV Minit Mesyuarat Senat BPTV Perakuan kelulusan program baharu oleh Senat KV KPM Senat KV KPM Menilai pematuhan syarat berdasarkan Kerangka Kelayakan Malaysia dan standard program PA BPTV Memaklumkan pelaksanaan program baharu kepada KV PA BPTV Surat Arahan Pelaksanaan program Baharu Permohonan akreditasi sementara ke MQA KV KPM Salinan Borang Permohonan MQA01 Menerima perakuan akreditasi sementara MQA01 KV KPM Sijil Perakuan Akreditasi Sementara Penawaran program baharu KV KPM Laporan Audit Kurikulum TAMAT Ya Tidak
18 B. CARTA ALIR SEMAKAN KURIKULUM GARIS MASA ALIRAN KERJA TINDAKAN TANGGUNG JAWAB REKOD MULA Melaksana kajian terhadap keberkesanan kurikulum program KJ, KP Laporan Kajian Menyedia dan membentangkan laporan kajian dalam Mesyuarat JK Pengurusan Akademik KV KP Minit Mesyuarat Pengurusan Akademik KV Mengemukakan laporan kajian ke Pengurusan Akademik BPTV TPA Minit Mesyuarat Mendapatkan kelulusan PA BPTV Senat KV KPM untuk melaksanakan perubahan kurikulum PA BPTV Pemurnian kurikulum baharu. PA BPTV Analisa perbandingan kurikulum lama dan baharu PA BPTV Mengemukakan pemakluman perubahan kurikulum kepada Senat dan MQA PA BPTV Kertas Cadangan Kurikulum baharu dilaksanakan KV Laporan Audit Kurikulum TAMAT <30% Tidak Ya Tidak Ya Permohonan Program Baharu
19 12. PROSEDUR KUALITI KVKPM-PK-TA-01 NAMA PROSEDUR PROSEDUR PENAMBAHBAIKAN KUALITI BERTERUSAN DAN CLOSING THE LOOP A. CARTA ALIR PERLAKSANAAN PENILAIAN HASIL PEMBELAJARAN KURSUS (CLO) GARIS MASA ALIRAN KERJA TINDAKAN TANGGUNG JAWAB REKOD MULA M1 Pelaksanaan Kuliah dan Penambahbaikan Berterusan (CQI) semester sebelumnya TPA, KJK, KJ, KP, Pensyarah SPK Prosedur Perlaksanaan Kuliah M1 Pelaksanaan Entrance Survey TPA, KJ, KP, Pensyarah i.Borang Kajian Entrance survey ii. Borang Kajian Exit Survey Kursus M1- M19 Penilaian dan Pentaksiran KJPP, Pensyarah i.Soalan PB ii.JSPB iii.Soalan PA iv.JSU PA M14 Pelaksanaan Exit Survey Pensyarah Borang Kajian Entrance/Exit Survey Kursus Tiga Minggu Selepas Penilai an Analisa Hasil Pembelajaran Kursus (CLORR) TPA, KJPP, KJ, KP, Pensyarah i.Aplikasi Dalam Sistem ii.Laporan Entrance/ Exit Survey Pembentangan Perancangan CQI Dalam Mesyuarat Program dan Pengurusan Akademik TPA, KJ, KP, Pensyarah i.Borang CQI (CLO) Aplikasi Sistem ii.Minit Mesyuarat Program iii. Minit Mesyuarat Pengurusan Akademik M1 (Semeste r Pada Tahun Berikutn ya) Pelaksanaan CQI TPA, KJ, KP, Pensyarah Laporan Aktiviti CQI M2-M5 (Semeste r Berikutn ya) Semakan Perlaksanaan CQI (CLO) TPA KJ, KP, i. Borang CQI (CLO) ii. Laporan Aktiviti CQI bagi CLO Penilaian Pelaksanaan CQI (CLO) KJK Borang CQI (CLO) YA TIDAK
20 Pelaksanaan Kursus yang telah ditambahbaik pada semester tahun berikutnya Pensyarah SPK Prosedur Perlaksanaan Kuliah TAMAT
21 B. CARTA ALIR PERLAKSANAAN PENILAIAN HASIL PEMBELAJARAN PROGRAM (PLO) ALIRAN KERJA TINDAKAN TANGGUNG JAWAB REKOD MULA Pelaksanaan Program Pengarah Kolej Kurikulum program Pelaksanaan Penilaian Hasil Pembelajaran(PLO) Melalui: i.Kaji Selidik PLO Terhadap Alumni ii.Penilaian Terhadap PLO dalam Aplikasi Sistem TPA, TPSA, KJ, KP, Pensyarah i. Borang Kaji Selidik PLO Terhadap Alumni ii.Borang Laporan PLO (Aplikasi Sistem) Laporan Pencapaian Hasil Pembelajaran Program (PLO) TPA, KJ , KP i.Laporan Analisis Kaji Selidik PLO Terhadap Alumni ii.Borang Laporan PLO (Aplikasi Sistem) Lengkap Pembentangan Laporan Pencapaian PLO dan CQI Pengarah TPA, KJ, KP i.Minit mesyuarat Program ii.Minit Mesyuarat Pengurusan Akademik Perancangan penambahbaikan berterusan (CQI Pengarah TPA, KJ, KP ii.Laporan Analisis SWOT(PLO) ii.Pelan Tindakan CQI (PLO) iii.Borang ADPK1 Melaksanakan CQI BPTV, Pengarah TPA, KJ, KP Laporan Aktiviti CQI Semakan Pelaksanaan CQI bagi PLO TPA, KJ, KP Pelan Tindakan CQI (PLO) Laporan Aktiviti CQI Penilaian Pelaksanaan CQI bagi PLO KJK Pelan Tindakan CQI (PLO) Laporan Aktiviti CQI Pelaksanaan Program yang ditambahbaik pada kohort seterusnya KVKPM SPK Semakan Kurikulum TAMAT KV BPTV YA YA TIDAK TIDAK
22 C. CARTA ALIR PERLAKSANAAN PENILAIAN OBJEKTIF PEMBELAJARAN PROGRAM (PEO) ALIRAN KERJA TINDAKAN TANGGUNG JAWAB REKOD MULA Pelaksanaan Program Pengarah Kurikulum program Pelaksanaan Penilaian Objektif Pembelajaran Program (PEO) TPA, TPSA, KJ, KP i.Borang Kaji Selidik PEO (Alumni) ii.Borang Kaji Selidik PEO (Pemegang Taruh) Laporan Pencapaian Objektif Pembelajaran Program (PEO) TPA, TPSA, KJ ,KP Laporan Analisis Kaji Selidik Terhadap Pencapaian PEO Pembentangan Laporan Pencapaian PEO dan CQI Pengarah TPA, KJ, KP i.Minit mesyuarat Program ii. Minit Mesyuarat Pengurusan Akademik Perancangan penambahbaikan berterusan CQI BPTV Pengarah TPA, KJ, KP i.Laporan Analisis SWOT (PEO) ii. Pelan Tindakan CQI (PEO) iii. Borang ADPK 1 Melaksanakan CQI BPTV Pengarah TPA, KJ, KP Laporan Aktiviti CQI Semakan Pelaksanaan CQI bagi PEO TPA, KJK, KJ, KP Pelan Tindakan CQI (PEO) Laporan Aktiviti CQI Penilaian Perlaksanaan CQI bagi PEO Pelan Tindakan CQI (PEO) Laporan Aktiviti CQI Pelaksanaan Program yang ditambahbaik pada kohort seterusnya. Pengarah TPA, KJ, KP SPK Semakan Kurikulum TAMAT KV BPTV YA YA TIDAK TIDAK
23 13. PROSEDUR KUALITI KVKPM-PK-SA-01 NAMA PROSEDUR PENGURUSAN PENDAFTARAN PELAJAR BAHARU DIPLOMA KOLEJ VOKASIONAL TEMPOH CARTA ALIR PROSES TANGGUNGJAWAB MULA Mengadakan mesyuarat JK Pendaftaran pelajar Pengarah TPSA menerima senarai nama pelajar yang ditawarkan kemasukan ke program diploma TPSA Pendaftaran pelajar baharu TPSA Menyemak dokumendokumen pendaftaran pelajar baharu KUHEP JK Pendaftaran Menghantar laporan ke BPTV TPSA TAMAT
24 14. PROSEDUR KUALITI KVKPM-PK-SA-02 NAMA PROSEDUR PERTUKARAN MASUK DAN KELUAR PELAJAR DIPLOMA KVKPM A. CARTA ALIR PERTUKARAN MASUK KE KV TEMPOH CARTA ALIR PROSES TANGGUNGJAWAB MULA TPSA terima surat kelulusan pertukaran masuk daripada BPTV TPSA KU HEP menyediakan fail peribadi pelajar untuk pendaftaran TPSA Semak surat kelulusan pertukaran pelajar dan dokumen pengenalan berkaitan KU HEP Pelajar lengkapkan dokumen maklumat peribadi dan serah kepada unit HEP KU HEP Pendaftaran pelajar 1. APDM 2. Buku Daftar Kolej KU HEP PK Pelajar serah : 1. Fail peribadi 2. Fail PB dan CA PK TAMAT
25 B. CARTA ALIR PERTUKARAN KELUAR PELAJAR DARI KV TEMPOH CARTA ALIR PROSES TANGGUNGJAW AB MULA Pelajar mengisi borang pertukaran dengan lengkap KU HEP Menghantar borang permohonan pertukaran kepada BPTV dan satu salinan penjaga KU HEP Terima surat kelulusan pertukaran daripada BPTV TPSA Memaklumkan kepada Penyelaras kelas KU HEP Menyerahkan fail peribadi, fail PB dan fail CA PK Maklum kepada admin/guru data agar nama pelajar dikeluarkan daripada APDM KU HEP Maklum pertukaran pelajar kepada KJPP KU HEP Pendaftaran di Kolej baharu. TPSA TAMAT
26 15. PROSEDUR KUALITI KVKPM-PK-SA-03 NAMA PROSEDUR PENGURUSAN ADUAN DAN MAKLUM BALAS PELANGGAN A. CARTA ALIR ADUAN PELANGGAN Tempoh Carta Alir Proses Tanggungjawab Mula Terima Aduan Bertulis / Lisan Pengurus Aduan Merekod semua aduan Pengurus Aduan Semak jenis aduan dan klasifikasikan mengikut jabatan/unit Pengurus Aduan Tentukan sama ada aduan diterima sahih atau tidak Maklumkan kepada pengadu TPA/TPSA/KJK/ Pengurus Aduan Siasatan diteruskan TPA/TPSA/KJK/ Pengurus Aduan Menyerahkan hasil siasatan kepada Pengarah TPA/TPSA/KJK/ Pengurus Aduan Mengambil tindakan berdasarkan hasil siasatan TPA/TPSA/KJK/ Pengurus Aduan Maklum kepada pengadu dalam masa 2 minggu Pengurus Aduan Tamat Ya Tidak Tamat
27 B. CARTA ALIR MAKLUM BALAS PELANGGAN Tempoh Carta Alir Proses Tanggungjawab Mula Sediakan Borang Maklum Balas Pelanggan Pengurus Aduan Menyediakan Peti Cadangan / Maklum Balas Pelanggan Pengurus Aduan Meletakkan borang bersama peti cadangan. Pengurus Aduan Terima borang / merekod serta menyemak borang. Pengurus Aduan Sedia laporan analisis dan failkan maklum balas pengguna Pengurus Aduan Tamat
28 C. CARTA ALIR TAHAP KEPUASAN PENSYARAH DAN AKP Tempoh Carta Alir Proses Tanggungjawab MULA Sediakan Borang Tahap Kepuasan Pensyarah dan AKP Pengurus Aduan Serahkan kepada pensyarah dan AKP untuk diisi. Pengurus Aduan Menyediakan laporan analisis Pengurus Aduan Maklum kepada Pengarah untuk tindakan pembetulan, pencegahan dan penambahbaikan. Pengurus Aduan Melaporkan tindakan yang telah diambil dalam MKSP Pengurus Aduan Tamat
29 16. PROSEDUR KUALITI KVKPM-PK-PU-01 NAMA PROSEDUR KAWALAN DOKUMEN KUALITI A. PENYEDIAAN PROSEDUR KUALITI DAN ARAHAN KERJA TEMPOH CARTA ALIR TINDAKAN TANGGUNGJAWAB Mula Tentukan dan kenal pasti dokumen Kualiti yang perlu disediakan Pengarah Lantik pemilik proses /penyelia dokumen kualiti Pengarah Sedia dokumen kualiti yang diperlukan Pemilik Proses Semakan dokumen kualiti oleh Pengurus Kualiti Pengurus Kualiti Kemukakan kepada Pengarah untuk kelulusan Pengarah Pengurus Kualiti Tentukan pemegang dokumen dan catat dalam Senarai Induk Dokumen Kualiti Pengurus Kualiti Pemegang Dokumen Hebahkan dokumen kualiti kepada pensyarah dan staf Pengurus Kualiti Tamat Ya Tidak
30 B. PENGENDALIAN PENDAFTARAN DOKUMEN TERKAWAL TEMPOH CARTA ALIR TINDAKAN TANGGUNGJAWAB MULA Daftarkan semua Dokumen Terkawal Pengurus Kualiti JK PD Tanda semua DOKUMEN TERKAWAL pada muka depan Pengurus Kualiti JK PD Beri nombor salinan kepada dokumen terkawal Pengurus Kualiti JK PD Buat salinan CD dan hard copy dan simpan dalam bilik kualiti Pengurus Kualiti JK PD Edarkan salinan dalam bentuk hard copy dan soft copy kepada pemegangn dokumen Pengurus Kualiti JK PD Dapatkan kebenaran pengarah jika ingain membuat salinan ketiga dan cop dengan perkataan SALINAN TIDAK TERKAWAL Pengurus Kualiti JK PD TAMAT
31 C. PENGEDARAN DOKUMEN TERKAWAL TEMPOH CARTA ALIR TINDAKAN TANGGUNGJAWAB Mula Meminta Pengurus Kualiti mengenalpasti pengawai yang layak sebagai pemegang dokumen kualiti Pengarah Meminta JKPD membuat salinan dokumen secukupnya dan mengedar kepada penerima dokumen yang layak Pengurus Kualiti Menyediakan senarai edaran dokumen terkawal Membuat salinan dokumen dalam bentuk CD atau hard copy Pengurus Kualiti Menerima serta menandatangani penerimaan prosedur kualiti Pemegang Dokumen Tamat
32 D. PENGENDALIAN PINDAAN DOKUMEN TERKAWAL TEMPOH CARTA ALIR TINDAKAN TANGGUNG JAWAB Mula Menerima cadangan meminda Dokumen Kualiti melalui borang BKU 01/04 Pengurus Kualiti Meneliti cadangan pindaan dan membuat ulasan serta kemukakan kepada pengarah Pengurus Kualiti Meneliti cadangan pindaan dan Membincangkan cadangan pindaan dalam Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan Pengarah Meminda dokumen seperti yang dicadangkan,catat nombor dan tarikh pindaan dan kemaskini rekod pindaan Pengurus Kualiti Mengemukakan pindaan dokumen kepada Pengarah jika tiada lagi pindaan Pengurus Kualiti Mengubah bilangan keluaran jika pindaan melebihi 50%daripada muka surat Pengurus Kualiti Jika ada pembetulan JKPD diminta membetulkan pindaan Pengurus Kualiti Meneliti dan meluluskan dokumen yang dipinda Pengarah Mengedar Prosedur Kualiti yang telah dipinda kepada pemegang dokumen JKPD Meminta pemegang dokumen untuk menggantikan dokumen kualiti lama dengan dokumen kualiti yang telah dipinda Pengurus Kualiti Mengemaskini status Prosedur yang dipinda dalam Senarai Induk Dokumen Kualiti Pengurus Kualiti Menyimpan satu salinan dokumen asal dalam fail sebelum dipinda dan melabelkan “BATAL” dengan menggunakan cop Pengurus Kualiti Tamat
33 E. PENGURUSAN SENARAI INDUK DOKUMEN TEMPOH CARTA ALIR TINDAKAN TANGGUNG JAWAB Mula Menyediakan satu Senarai Induk Dokumen Kualiti PD Mengemaskinikan Senarai Induk Dokumen PD Menyimpan semua Dokumen Kualiti Induk dan rekod-rekod di Bilik Kualiti. PD Tamat
34 17. PROSEDUR KUALITI KVKPM-PK-PU-02 NAMA PROSEDUR PERANCANGAN DAN PENGURUSAN LATIHAN STAF (ULKS) CARTA ALIR PROSES PENGURUSAN LATIHAN STAF GARIS MASA ALIRAN KERJA TINDAKAN TANGGUNG JAWAB Mula Melantik Penyelaras ULKS Pengarah Mengedarkan Borang keperluan latihan Menyediakan Kertas kerja kursus PULKS Kelulusan Pengarah Pengarah Surat jemputan dan panggilan kursus PULKS Laksanakan latihan/kursus Menyediakan Sijil Kursus PULKS Mengedarkan borang penilaian kursus PULKS Menganalisa keberkesanan kursus PULKS Menguruskan kewangan tuntutan kursus dan yang berkaitan PULKS Laporan Esplkm PULKS Tamat Ya Tidak
35 18. PROSEDUR KUALITI KVKPM-PK-PU-03 NAMA PROSEDUR MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN (MKSP) GARIS MASA ALIRAN KERJA TINDAKAN TANGGUNG JAWAB Mula Merancang Mesyuarat Kajian Semula PQ Mendapatkan Laporan Semakan/Audit dari setiap bahagian PQ Menyediakan laporan SU Menyediakan dan mengeluarkan surat penggilan mesyuarat SU Menyedia dan mengedar minit mesyuarat SU Menyedia dan membentang Cadangan Penambahaikan PQ Merekodkan laporan PQ TAMAT
36 19. PROSEDUR KUALITI KVKPM-PK-PU-04 NAMA PROSEDUR PENGENDALIAN SEMAKAN DALAMAN SPK TEMPOH CARTA ALIR PROSES TANGGUN G JAWAB Mula Merancang jadual semakan (Borang BKU-02/01) dan melantik pasukan semakan. Mengeluarkan surat arahan semakan. PQ Mengadakan Mesyuarat Pelaksanaan PQ Menjalankan semakan dan mencatat pemerhatian dan ketakakuran (Borang BKU-02/02) dan Borang BKU-02/03) dan cadangan penambahbaikan. KPSD Sedia laporan kumpulan pegawai semakan iaitu log semakan (Borang Laporan Semakan Dalaman - BKU-02/04) KPSD Mengadakan Mesyuarat Laporan Semakan PQ Menerima dan meneliti Laporan Semakan Dalaman dan memastikan tindakan pembetulan/penambahbaikan dilaksanakan. PYDS Menjalankan semakan susulan. PSD Menerima dan meneliti Laporan Semakan Dalaman Memastikan tindakan pembetulan/penambahbaikan dilaksanakan. PYDS Menyediakan laporan maklum balas . KPSD Melaporkan dan merekodkan Laporan Semakan Dalaman dalam MKSP untuk penambahbaikan. PQ Tamat
37 20. PROSEDUR KUALITI KVKPM-PK-TA-13 NAMA PROSEDUR PEMINDAHAN KREDIT, PENGECUALIAN KURSUS DAN PENUKARAN KURSUS GARIS MASA ALIRAN KERJA TINDAKAN TANGGUN JAWAB MULA 3 minggu di semester semasa Pelajar membuat permohonan Pelajar Menerima permohonan daripada pelajar TPA Menyemak permohonan pelajar berdasarkan senarai semak KJPP Mesyuarat Jawatankuasa Akademik KV Pengarah Menyediakan senarai nama pelajar yang layak untuk pindah kredit atau pengecualian kursus KJPP Minggu ke 6 pengajian di semester semasa Mengeluarkan surat kelulusan kepada pelajar Pengarah TAMAT Diluluskan Tidak diluluskan TAMAT
38 Tidak DIsokong GARIS MASA ALIRAN KERJA TINDAKAN TANGGUNG JAWAB 2 minggu selepas mendapat keputusan peperiksaan akhir semester satu MULA Pelajar membuat permohonan PELAJAR Menerima Permohonan dari pelajar TPA Menyemak permohonan pelajar berdasarkan senarai semak KJPP Minggu 4 Mesyuarat Jawatankuasa Akademk KV Pengarah Menyediakan senarai nama pelajar yang layak untuk bertukar program KJPP Menghantar surat makluman permohonan pelajar bertukar program ke BPLTV KJPP BPLTV meluluskan permohonan BPLTV Minggu ke 5 Mengeluarkan surat kelulusan BPLTV Minggu ke 9 TAMAT TAMAT Disokong
39 TAMAT 21. PROSEDUR KUALITI KVKPM-PK-TA-14 NAMA PROSEDUR PENANGGUHAN PENGAJIAN GARIS MASA ALIRAN KERJA TINDAKAN TANGGUNG JAWAB MULA Sepanjang Semester Ibu bapa / Penjaga berbincang dengan Timbalan Pengarah Akademik KV TPA Pelajar dirujuk kepada kaunselor bagi kes-kes khas Kaunselor Ibu bapa / penjaga melengkapkan : 1. Borang Permohonan 2. Surat Permohonan 3. Surat Pengesahan / Dokumen Sokongan disertakan Ibu bapa/ Penjaga Menerima Dokumen Permohonan : 1. Borang Permohonan 2. Surat Permohonan Ibu bapa 3. Surat Pengesahan / Dokumen Sokongan TPSA / KU HEP Mesyuarat Jawatankuasa Akademik KV Pengarah Menghantar Surat Kelulusan Penangguhan Pengajian kepada ibu bapa / penjaga dengan menyatakan tempoh mendaftar semula.. KJPP Menghantar surat pemakluman kepada BPLTV KJPP TAMAT Lengkap Tidak lengkap Tidak diluluskan Tidak Teruskan permohonan Diluluskan Menghantar surat makluman kepada ibu bapa TAMA T