ระบบฐานข้อมูลคลังสินค้าบริษัท ไทยโซลเดอร์อินดัสตรี จำกัด

ระบบฐานข้อมูลคลังสินค้าบริษัท ไทยโซลเดอร์อินดัสตรี จำกัด WAREHOUSE DATABASE SYSTEM FO THAI SODER INDUSTRY นางสาววิรัญญา ชัยนุรักษ์ นางสาวมุจลินท์ บัญจรัตน์ นางสาวณัฐนิชา ขนันเยี่ยม โครงการนี้เป็นส่วนหนึ่งของการเรียนตามหลักสูตรประกาศนียบัตรวิชาชีพ สาขาวิชาคอมพิวเตอร์ธุรกิจ วิทยาลัยเทคโนโลยีอรรถวิทย์พณิชยการ ปีการศึกษา 2565

ข บทคัดย่อ หัวข้อโครงการ ระบบฐานข้อมูลคลังสินค้าบริษัท ไทยโซลเดอร์อินดัสตรี จำกัด Warehouse Database System of Thai Solder Industry ผู้จัดทำโครงการ นางสาววิรัญญา ชัยนุรักษ์ นางสาวมุจลินท์ บัญจรัตน์ นางสาวณัฐนิชา ขนันเยี่ยม อาจารย์ที่ปรึกษา อาจารย์สุมลฑา สุขสวัสดิ์ อาจารย์ที่ปรึกษาร่วม อาจารย์ดิฐประพจน์ สุวรรณศาสตร์ สาขาวิชา สาขาวิชาคอมพิวเตอร์ธุรกิจ สถาบัน วิทยาลัยเทคโนโลยีอรรถวิทย์พณิชยการ ปีการศึกษา 2565 ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ บทคัดย่อ โปรแกรมฐานข้อมูลที่อำนวยความสะดวกในเรื่องของการจัดเก็บข้อมูลที่มีความสัมพันธ์กัน หลาย ๆ ข้อมูลซึ่งสามารถลบ เพิ่ม และแก้ไขข้อมูลได้ช่วยลดความยุ่งยากที่เกิดขึ้นของเอกสาร เพราะมีข้อมูลเพิ่มขึ้นก็ยิ่งมีเอกสารมากขึ้น จึงนำโปรแกรมฐานข้อมูลเข้ามาช่วยจัดเก็บข้อมูลให้อยู่ ภายในคอมพิวเตอร์เครื่องเดียว ระบบการจัดการฐานข้อมูลคลังสินค้าบริษัท ไทยโซลเดอร์อินดัสตรี จำกัด จะช่วยทำ รายงานของคลังสินค้าโดยที่คีย์ข้อมูลลงไปในระบบเพื่อทำการค้นหาและตรวจสอบโดยไม่ต้องหา เอกสารหรือสมุดบันทึกแล้วไล่ดูข้อความจำนวนมากที่เราบันทึกไว้หากมีสินค้าที่ตรงกับ ข้อมูลที่คีย์ลง ไปสามารถจะตรวจสอบการเพิ่ม-ลดชนิดและจำนวนของสินค้าได้โดยการใส่รหัสสินค้าสามารป้องกัน ข้อมูลได้โดยระบบ Login ซึ่งจะมีเพียงพนักงานของทางคลังสินค้าเท่านั้นที่จะสามารถเข้าใช้งาน ปรับปรุง เพิ่ม-ลด แก้ไข ข้อมูลของสินค้าได้เพื่อรักษาความปลอดภัย ผู้เข้าใช้ระบบจะสามารถเปิดใช้งานระบบการจัดการฐานข้อมูลเกี่ยวกับการจัดการสินค้า ภายในคลังสินค้าเพื่อเป็นประ โยชน์ให้กับธุรกิจการค้าและสร้างความสะดวกในการตรวจสอบสินค้า ภายในคลังสินค้า เพื่อตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ระบบฐานข้อมูลที่เราจัดทำขึ้น ทั้งนี้คณะ ผู้จัดทำได้คำนึงถึงความสามารถในการตอบสนองความต้องการของผู้ใช้

ค กิตติกรรมประกาศ โครงการระบบฐานข้อมูลคลังสินค้าบริษัท ไทยโซลเดอร์อินดัสตรี จำกัด ฉบับนี้ได้ จัดทำ ขึ้นมาด้วยความตั้งใจและความพยายามเป็นอย่างมากโดยได้รับความร่วมมือเป็นอย่างดีจากทุกท่านที่ เกี่ยวข้องกับ โครงการฉบับนี้ไม่ว่าจะเป็นท่านอาจารย์ทุกท่านรวมถึงเพื่อน ๆ และผู้ที่มีส่วน ร่วมใน โครงการฉบับนี้ ขอขอบพระคุณอาจารย์สุมลฑา สุขสวัสดิ์อาจารย์ที่ปรึกษาหลักและอาจารย์ดิฐประพจน์ สุวรรณศาสตร์อาจารย์ที่ปรึกษาร่วมโครงการที่ได้ให้การสนับสนุนให้ความช่วยเหลือรวมทั้งคำปรึกษา และคำแนะนำ ตลอดการทำโครงการ รวมทั้งท่านอาจารย์สาขาคอมพิวเตอร์ธุรกิจทุกท่านที่คอย ตักเตือนส่วนที่ผิดพลาดของโครงการนี้ ขอขอบคุณวิทยาลัยเทคโนโลยีอรรถวิทย์พณิชยการที่ได้ เอื้อเฟื้อตำราจากห้องสมุดที่เกี่ยวข้องกับโครงการพร้อมทั้งขอบพระคุณท่านคณะกรรมการในการ สอบโครงการที่ให้คำ ติชมในการสอบวิชาโครงการเพื่อที่คณะผู้จัดทำได้นำไปปรับปรุง แก้ไขในส่วนที่ บกพร่องให้ดีขึ้นเพื่อที่โครงการในครั้งนี้จะได้ออกมาสมบูรณ์ ขอขอบพระคุณพ่อแม่ บุคคลภายในครอบครัวทุกท่านที่คอยให้กำลังใจและให้โอกาสใน การศึกษาที่วิทยาลัยเทคโนโลยีอรรถวิทย์พณิชยการ รวมทั้งเพื่อน ๆ ทุกคนที่คอยช่วยให้คำปรึกษา ร่วมทุกข์ร่วมสุขและอุปสรรคต่าง ๆ ไปด้วยกันจนทำให้การดำเนินการวิชาโครงการนี้ได้ลุล่วงและผ่าน ไปด้วยดี นางสาววิรัญญา ชัยนุรักษ์ นางสาวมุจลินท์ บัญจรัตน์ นางสาวณัฐนิชา ขนันเยี่ยม

ง คำนำ การจัดทำโครงงานนี้เป็นส่วนหนึ่งของวิชาโครงงาน 1 (20204-8502) และ โครงงาน 2 (20204-8503) หลักสูตรประกาศนียบัตรวิชาชีพ สาขาวิชาคอมพิวเตอร์ธุรกิจ โดยคณะผู้จัดทำได้ จัดทำโครงงานเรื่อง ระบบฐานข้อมูลคลังสินค้าบริษัท ไทยโซลเดอร์อินดัสตรี จำกัด โดยมีการสร้าง ระบบฐานข้อมูลเพื่อนำเสนอผลงานแก่ผู้ที่สนใจในการจัดเก็บข้อมูลในฐานข้อมูล โครงงานที่ทางคณะผู้จัดทำได้จัดทำนั้น ประกอบไปด้วยความรู้เกี่ยวกับการจัดสต็อกสินค้า การเช็คสต็อก การเพิ่ม ลบ บันทึกสินค้าและการจัดทำใบเสร็จสินค้า ถูกเปลี่ยนแปลงให้ดีขึ้น และ สะดวกต่อผู้ใช้มายิ่งขึ้น เทคโนโลยีสมัยใหม่ทำให้ลดความซ้ำซ้อนของข้อมูล เพิ่มความเร็วและง่ายต่อ การทำงาน ในการจัดทำโครงการนี้เกี่ยวกับระบบฐานข้อมูลคลังสินค้า เหมาะสำหรับผู้ที่มีความสนใจ เกี่ยวกับการจัดเก็บข้อมูลที่เป็นระเบียบ ไม่ต้องกังวลกับข้อมูลที่จะ สูญหาย หรือ เสียหาย ไม่ว่าจะ เป็น ผู้ที่สนใจระบบมีความสะดวกรวดเร็ว มีความถูกต้องมายิ่งขึ้นและยังช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการ ทำงานรวมถึงสามารถลดการใช้ทรัพยากรกระดาษได้อีกด้วย ทั้งนี้คณะผู้จัดทำ จึงจัดทำระบบ ฐานข้อมูลนี้ เพื่อให้ความสะดวกสบายแก่ผู้ที่สนระบบฐานข้อมูลคลังสินค้า หากโครงการนี้มีข้อผิดพลาดประการใด ทางคณะผู้จัดทำ ขออภัยไว้ ณ ที่นี้และจะ ดำเนินการพัฒนาผลงานทางด้านคอมพิวเตอร์ให้พัฒนาให้ดีขึ้นไป คณะผู้จัดทำ 5 กุมภาพันธ์ 2566

จ สารบัญ หน้า หน้าอนุมัติ ก บทคัดย่อ ข กิตติกรรมประกาศ ค คำนำ ง สารบัญ จ สารบัญรูป ช สารบัญตาราง ญ บทที่ 1 บทนำ 1.1 ภูมิหลังและความเป็นมา 1 1.2 วัตถุประสงค์โครงการ 2 1.3 ขอบเขตการศึกษา 2 1.4 ประโยชน์ที่คาดว่าจะได้รับ 2 1.5 แผนการดำเนินงาน 3 1.6 เครื่องมือที่ใช้พัฒนาโปรแกรม 4 1.7 งบประมาณการดำเนินงาน 5 บทที่ 2 ระบบงานและทฤษฎีที่เกี่ยวข้อง 2.1 ระบบงานในปัจจุบัน 6 2.2 ปัญหาระบบงานในปัจจุบัน 7 2.3 ทฤษฎีที่เกี่ยวข้อง 7 2.4 ระบบงานที่เกี่ยวข้อง 53 บทที่ 3 การออกแบบระบบงานด้วยคอมพิวเตอร์ 3.1 การออกแบบแผนภาพความสัมพันธ์ของข้อมูล (E-R Diagram) 54 3.2 การออกแบบพจนานุกรมข้อมูล (Data Dictionary) 55 3.3 การออกแบบแผนภาพแนวความคิด (Story Board Design) 58 3.4 การออกแบบสิ่งนำเข้า (Input Design) 61 3.5 การออกแบบสิ่งนำออก (Output Design) 61 บทที่ 4 การพัฒนาระบบฐานข้อมูลคลังสินค้าบริษัท ไทยโซลเดอร์อินดัสตรี จำกัด 4.1 เครื่องมือและอุปกรณ์ที่ใช้ 62

ฉ สารบัญ (ต่อ) หน้า 4.2 โปรแกรมที่ใช้ในการพัฒนา 62 4.3 การติดตั้งโปรแกรมและระบบ 63 4.4 วิธีการนำไปใช้งาน 66 บทที่ 5 สรุปผลการทำโครงการ 5.1 สรุปผลโครงการ 67 5.2 ปัญหาและอุปสรรคในการดำเนินงาน 68 5.3 สรุปเวลาการทำงานจริง (Gantt Chart) 69 5.4 สรุปค่าใช้จ่ายในการดำเนินการจริง 70 บรรณานุกรม ภาคผนวก - ใบขอเสนออนุมัติโครงการระบบคอมพิวเตอร์ (ATC.01) 75 - ใบขอเสนออาจารย์ที่ปรึกษาร่วมโครงการ (ATC.02) 76 - ใบขอสอบโครงการระบบคอมพิวเตอร์ธุรกิจ (ATC.03) 77 - ใบรายงานความคืบหน้าโครงการระบบคอมพิวเตอร์ธุรกิจ (ATC.04) 79 - ใบบันทึกการเข้าพบที่ปรึกษาโครงการ (ATC.05) 81 - ใบขออนุญาตอาจารย์ที่ปรึกษาร่วมจัดทำ เอกสารบทที่ 4-5 (ATC.06) 87 - ใบรับรองการนำไปใช้ประโยชน์ได้จริง (ATC.07) 88 ประวัติผู้จัดทำโครงการ

ช สารบัญรูป หน้า รูปที่ 2.1 แสดงการออกแบบฐานข้อมูลแบบเครือข่าย 16 รูปที่ 2.2 ตัวอย่างฐานข้อมูลแบบลำดับชั้น 17 รูปที่ 2.3 ตัวอย่างฐานข้อมูลแบบลำดับชั้นประเภทแบบหนึ่งต่อกลุ่ม 18 รูปที่ 2.4 ระดับของข้อมูล 3 ระดับ 23 รูปที่ 2.5 แสดงการเชื่อมความสัมพันธ์ 27 รูปที่ 2.6 ตัวอย่างการสร้าง E-R Diagram จากตารางข้อมูล 29 รูปที่ 2.7 แสดงหน้าต่างโปรแกรม MS_Access 29 รูปที่ 2.8 แสดงหน้าต่างการออกแบบของแฟ้มข้อมูลใหม่ 30 รูปที่ 2.9 แสดงแถบ Ribbon เมนูหน้าแรก 31 รูปที่ 2.10 แสดงแถบ Ribbon เมนูสร้าง 31 รูปที่ 2.11 แสดงแถบ Ribbon เมนูข้อมูลภายนอก 31 รูปที่ 2.12 แสดงแถบ Ribbon เมนูเครื่องมือฐานข้อมูล 31 รูปที่ 2.13 แสดงแถบ Ribbon เมนูเขตข้อมูล 32 รูปที่ 2.14 แสดงแถบ Ribbon เมนูตาราง 32 รูปที่ 2.15 แสดงการออกแบบสร้างตารางใหม่ 33 รูปที่ 2.16 แสดงการออกแบบสร้างตารางใหม่ด้วยการออกแบบ 33 รูปที่ 2.17 แสดงตารางการออกแบบโครงสร้าง Table 35 รูปที่ 2.18 แสดงการบันทึกโครงสร้าง Table 35 รูปที่ 2.19 แสดงตัวอย่างการป้อนข้อมูลบนแผ่นข้อมูล 39 รูปที่ 2.20 แสดงการเลือกข้อมูลในมุมมองแผ่นข้อมูล 40 รูปที่ 2.21 แสดงการป้อนข้อมูลด้วย Lookup Wizard 41 รูปที่ 2.22 หน้าตาโปรแกรม Adobe Photoshop CS6 43 รูปที่ 2.23 แถบเมนูคำสั่งโปรแกรม Adobe Photoshop CS6 43 รูปที่ 2.24 แถบตัวเลือกโปรแกรม Adobe Photoshop CS6 44 รูปที่ 2.25 แถบตัวเลือกโปรแกรม Adobe Photoshop CS6 45 รูปที่ 2.26 แถบชื่อเรื่องโปรแกรม Adobe Photoshop CS6 51 รูปที่ 2.27 แถบสถานะโปรแกรม Adobe Photoshop CS6 51 รูปที่ 2.28 พื้นที่ใช้งานโปรแกรม Adobe Photoshop CS6 52

ซ สารบัญรูป (ต่อ) หน้า รูปที่ 2.29 พาเนลโปรแกรม Adobe Photoshop CS6 52 รูปที่ 3.1 ER Diagram ระบบฐานข้อมูลคลังสินค้าบริษัท ไทยโซลเดอร์อินดัสตรี จำกัด 54 รูปที่ 3.2 หน้าเข้าสู่ระบบ 58 รูปที่ 3.3 หน้าหลัก 58 รูปที่ 3.4 หน้ารับสินค้าเข้าคลัง 59 รูปที่ 3.5 หน้าเบิกสินค้าในคลัง 59 รูปที่ 3.6 หน้าคลังสินค้าคงเหลือ 60 รูปที่ 3.7 หน้าค้นหาสินค้า 60 รูปที่ 3.8 หน้าค้นหาประเภทสินค้า 61 รูปที่ 4.1 เข้าเว็บไซต์ www.office.com 63 รูปที่ 4.2 ไฟล์สำหรับการติดตั้ง 63 รูปที่ 4.3 ถามยืนยันการติดตั้งโปรแกรม 64 รูปที่ 4.4 โปรแกรมกำลังติดตั้ง 64 รูปที่ 4.5 โปรแกรมติดตั้งเรียบร้อย 65 รูปที่ 4.6 เลือกใช้งานโปรแกรมAccess 65 รูปที่ 4.7 หน้าเข้าสู่ระบบ 66 รูปที่ 4.8 หน้าเมนูหลัก 66 รูปที่ 4.9 หน้าข้อมูลลูกค้า 67 รูปที่ 4.10 หน้าข้อมูลพนักงาน 67 รูปที่ 4.11 หน้าข้อมูลสินค้า 68 รูปที่ 4.12 หน้ารับสินค้าเข้าคลัง 68 รูปที่ 4.13 หน้าเบิกสินค้าในคลัง 69

ฌ สารบัญตาราง หน้า ตารางที่ 1.1 แผนการดำเนินงาน 3 ตารางที่ 1.1 แผนการดำเนินงาน (ต่อ) 3 ตารางที่ 1.2 งบประมาณการดำเนินงาน 5 ตารางที่ 2.1 แสดงตัวอย่างตารางวิชาก่อนใช้กฎการนอร์มัลไลเซชัน 9 ตารางที่ 2.2 แสดงตัวอย่างตารางนักศึกษาก่อนใช้กฎการนอร์มัลไลเซชัน 9 ตารางที่ 2.3 แสดงตัวอย่างตารางลงทะเบียนก่อนใช้กฎการนอร์มัลไลเซชัน 10 ตารางที่ 2.4 แสดงตารางรายวิชาใหม่หลังใช้กฎการนอร์มัลไลเซชันใกกฎข้อที่1 10 ตารางที่ 2.5 แสดงตารางลงทะเบียนใหม่หลังใช้กฎการนอร์มัลไลเซชันในกฎข้อที่1 11 ตารางที่ 2.6 แสดงตัวอย่างการเชื่อมความสัมพันธ์กับตารางหลักใหม่ในกฎข้อที่ 2 11 ตารางที่ 2.6 แสดงตัวอย่างการเชื่อมความสัมพันธ์กับตารางหลักใหม่ในกฎข้อที่ 2 (ต่อ) 12 ตารางที่ 2.7 แสดงตัวอย่างตารางรายวิชาใหม่หลังใช้กฎในข้อที่ 3 12 ตารางที่ 2.8 แสดงความสัมพันธ์แบบหนึ่งต่อหนึ่ง 13 ตารางที่ 2.9 แสดงความสัมพันธ์แบบหนึ่งต่อกลุ่ม 13 ตารางที่ 2.10 แสดงความสัมพันธ์แบบกลุ่มต่อกลุ่ม 14 ตารางที่ 2.11 แสดงตารางที่มีความสัมพันธ์เชิงสัมพันธ์ 16 ตารางที่ 2.12 แสดงตัวอย่างการกำหนดคีย์หลัก (Primary Key) 20 ตารางที่ 2.13 แสดงตัวอย่างการกำหนดคีย์นอก (Foreign Key) 21 ตารางที่ 2.14 แสดงตัวอย่างการกำหนดคีย์สำรองคีย์หลัก (Candidate Key) 21 ตารางที่ 2.15 แสดงตัวอย่างการกำหนดคีย์รวม (Compound Key) 22 ตารางที่ 2.16 ตารางแสดงสัญลักษณ์และความหมาย 27 ตารางที่ 2.17 แสดงตัวอย่างตารางอาจารย์ก่อนใส่สัญลักษณ์ E-R Diagram 28 ตารางที่ 2.18 ตารางแสดงขนาดของข้อมูล 36 ตารางที่ 2.19 ตารางแสดงตัวอย่างการกำหนด Input Mask 37 ตารางที่ 2.20 ตารางแสดงตัวอย่างการกำหนด Validation Rule 38 ตารางที่ 2.21 เครื่องมือพื้นฐานของโปรแกรม Adobe Photoshop CS6 47 ตารางที่ 2.21 เครื่องมือพื้นฐานของโปรแกรม Adobe Photoshop CS6 (ต่อ) 47 ตารางที่ 2.21 เครื่องมือพื้นฐานของโปรแกรม Adobe Photoshop CS6 (ต่อ) 48

ญ สารบัญตาราง (ต่อ) หน้า ตารางที่ 2.21 เครื่องมือพื้นฐานของโปรแกรม Adobe Photoshop CS6 (ต่อ) 49 ตารางที่ 2.21 เครื่องมือพื้นฐานของโปรแกรม Adobe Photoshop CS6 (ต่อ) 50 ตารางที่ 3.1 ตารางข้อมูลพนักงาน (Employees) 55 ตารางที่ 3.2 ตารางข้อมูลลูกค้า (Customer) 55 ตารางที่ 3.3 ตารางข้อมูลสินค้า (Products) 56 ตารางที่ 3.4 ตารางการรับเข้าสินค้า (ProductIn_H) 56 ตารางที่ 3.5 ตารางรายละเอียดรับเข้าสินค้า (ProductIn_D) 56 ตารางที่ 3.6 ตารางการเบิกออกสินค้า (ProductOut_H) 57 ตารางที่ 3.7 ตารางรายละเอียดเบิกออกสินค้า (ProductOut_D) 57 ตารางที่ 5.1 แสดงขนาดของโปรแกรม 70 ตารางที่ 5.2 สรุปเวลาการดำเนินงานจริง 72 ตารางที่ 5.2 สรุปเวลาการดำเนินงานจริง (ต่อ) 73 ตารางที่ 5.3 สรุปค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานจริง 73

บทที่ 1 บทนำ 1.1 ภูมิหลังและความเป็นมา ปัจจุบันระบบฐานข้อมูลและคอมพิวเตอร์มีความสำคัญในการดำรงชีวิตของสังคมเป็นอย่าง มาก เมื่อได้นําคอมพิวเตอร์กับระบบงานฐานข้อมูลมาประยุกต์ใช้งานในด้านการบริหารจัดการ ฐานข้อมูล ผ่านระบบคอมพิวเตอร์แทนการบันทึกข้อมูลต่าง ๆ ลงบนกระดาษและเก็บรักษาเอาไว้เมื่อ เวลาผ่านไปนานเข้า ก็ทำให้ มีเอกสารเพิ่มขึ้นมากขึ้น ส่งผลให้สิ้นเปลืองพื้นที่จัดเก็บ การสืบค้นเกิด ความล่าช้า บางครั้งเอกสาร สูญหาย หรือ เสื่อมสภาพไปตามกาลเวลา ส่งผลให้เกิดปัญหาตามมาซึ่ง การใช้ระบบฐานข้อมูลนั้นจะสามารถช่วยให้ข้อมูลมีความถูกต้อง ปลอดภัยมีความน่าเชื่อถือ ลดความ ซ้ำซ้อนกันของข้อมูลและทำให้ผู้ใช้งานสามารถใช้ข้อมูลระบบงานต่าง ๆ รวมกันได้ ระบบฐานข้อมูล และเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ได้เข้ามามีบทบาทใน ชีวิตประจําวันเสมือนเป็นปัจจัยสําคัญในการทํางาน การติดต่อสื่อสาร รวมถึงการทําธุรกิจในองค์กรต่าง ๆ อย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ จะเห็นว่าเทคโนโลยี คอมพิวเตอร์สามารถใช้งานต่าง ๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพเกิดความคล่องตัว สะดวก และรวดเร็วมาก ขึ้น ในปัจจุบันมีการผลิตสินค้าอีเล็กทรอนิกส์เป็นอย่างมาก จึงมีการดำเนินธุรกิจในด้านการซื้อ ขายสารเชื่อมบัดกรี ทำให้มีสารเชื่อมบัดกรีที่หลากหลายประเภทซึ่งมีการดําเนินงานแบบเดิมคือมีการ จัดเก็บข้อมูลของสารเชื่อมบัดกรีแต่ละประเภทในรูปแบบเอกสาร ทำให้เกิดความผิดพลาดในข้อมูล บ่อยครั้ง เช่น การสูญหายของข้อมูลข้อมูลเกิดการคลาดเคลื่อน เป็นต้น เนื่องจากการบันทึกข้อมูลนั้น ยังอยู่ในรูปแบบเอกสาร จึงไม่สามารถเอื้ออํานวยต่อการใช้งาน เช่น การค้นหา การแก้ไข หรือการ ทํางานในด้านอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับข้อมูล รวมถึงการทำงานเพื่อเสนอข้อมูลต่าง ๆ ยังเกิดความล่าช้า และความผิดพลาดในด้านการทํางาน ดังนั้น ในโครงงานนี้จึงได้มีแนวความคิดที่จะนําระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์มาใช้ จัดการงานเอกสาร เพื่อช่วยในการพัฒนาทำงานจากเดิมที่จะต้องเขียนด้วยลายมือ และจัดเก็บอยู่ใน รูปแบบกระดาษ ไปเป็นการทำงานด้วยระบบคอมพิวเตอร์ จัดเก็บเอกสารให้อยู่ในรูปของไฟล์ อิเล็กทรอนิกส์ เพื่อช่วยสนับสนุนในการทำงานให้พนักงานสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและ รวดเร็วมากยิ่งขึ้นและมีการใช้งานที่ง่ายไม่ซับซ้อน

2 1.2 วัตถุประสงค์โครงการ 1. เพื่อสร้างฐานระบบฐานข้อมูลการจัดเก็บข้อมูลสินค้า 2. เพื่อออกแบบฐานระบบฐานข้อมูลการจัดเก็บข้อมูลสินค้า 3. เพื่อทดสอบฐานระบบข้อมูลการจัดเก็บข้อมูลสินค้า 4. เพื่อให้เกิดความสะดวกในการตรวจสอบข้อมูลต่าง ๆ ในระบบได้ถูกต้อง 5. เพื่อให้ฐานข้อมูลมีความเป็นระเบียบไม่ให้เกิดความซ้ำซ้อน 1.3 ขอบเขตการศึกษา 1. สามารถเพิ่ม ลบ แก้ไข ข้อมูลการรับเข้าหรือออกของสินค้าได้ 2. สามารถค้นหาข้อมูลสินค้าได้ 3. สามารถค้นหาประเภทสินค้าได้ 4. สามารถทราบจำนวนสินค้าคงเหลือได้ 1.4 ประโยชน์ที่คาดว่าจะได้รับ 1. ได้สร้างฐานระบบฐานข้อมูลการจัดเก็บข้อมูลสินค้า 2. ได้ออกแบบฐานระบบฐานข้อมูลการจัดเก็บข้อมูลสินค้า 3. ได้ทดสอบฐานระบบข้อมูลการจัดเก็บข้อมูลสินค้า 4. ได้ความสะดวกในการตรวจสอบข้อมูลต่าง ๆ ในระบบได้ถูกต้อง 5. ได้ฐานข้อมูลที่มีความเป็นระเบียบไม่เกิดความซ้ำซ้อน

3 1.5 แผนการดำเนินงาน (Gantt Chart) ตารางที่ 1.1 แผนการดำเนินงาน รายการ ภาคเรียนที่ 1 มิถุนายน 65 กรกฎาคม 65 สิงหาคม 65 กันยายน 65 ระยะเวลา 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 เสนอหัวข้อ ATC.01 5-10 มิ.ย. 65 ประกาศผลรอบที่ 1 13 มิ.ย. 65 เสนอหัวข้อ รอบที่ 2 14-16 มิ.ย. 65 ประกาศผล รอบที่ 2 17 มิ.ย. 65 เสนออาจารย์ที่ปรึกษา ร่วม ATC.02 13 - 30 มิถุนายน 65 ส่งเอกสารบทที่ 1 สมบูรณ์ 14 มิ.ย. 65 ถึง 8 ก.ค. 65 ส่งเอกสารบทที่ 2 สมบูรณ์ 9-31 ก.ค. 65 ส่งเอกสาร บทที่ 3 สมบูรณ์ 1-31 ส.ค. 65 สอบนำเสนอโครงงาน ATC.03 ครั้งที่ 1 5-23 ก.ย. 65 ส่งเอกสารโครงงาน ปก ,บทที่ 1-3 บรรณานุกรม ATC 01-05 26 - 30 กันยายน 65 ติดตามความคืบหน้าโปรแกรม อาจารย์ที่ปรึกษาร่วม ตุลาคม 65 รายละเอียดในการเข้าพบที่ปรึกษาร่วม 1 2 3 4 ส่งความคืบหน้าโปรแกรม 20 % โครงร่างชิ้นงาน ออกแบบโลโก้ชื่อแบรนด์ 3-9 ต.ค. 65 ส่งความคืบหน้าโปรแกรม 40 % การลงเนื้อหา จัดวางรูปภาพ สีที่ใช้ 10-16 ต.ค. 65 ส่งความคืบหน้าโปรแกรม 60 % การเชื่อมโยง การตั้งชื่อ 17-23 ต.ค. 65 ส่งความคืบหน้าโปรแกรม 80 % ระบบเริ่มใช้งานได้ 24-31 ต.ค. 65

4 ตารางที่ 1.1 แผนการดำเนินงาน(ต่อ) 1.6 เครื่องมือที่ใช้พัฒนาโปรแกรม 1. โปรแกรม Microsoft Access 2016 ใช้สำหรับสร้างฐานข้อมูล 2. โปรแกรม Adobe Photoshop CS6 ใช้สำหรับตกแต่งรูปภาพ รายการ ภาคเรียนที่ 2 พฤศจิกายน 65 ธันวาคม 65 มกราคม 66 กุมภาพันธ์ 66 ระยะเวลา 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 ส่งความคืบหน้าโปรแกรม 100 % 1-7 พ.ย. 65 สอบนำเสนอโครงงาน ระดับปวส.2 - ปวช.3 ATC.03 ครั้งที่ 2 26 พ.ย. 65 ส่ง ATC.06 1-16 ธ.ค. 65 ส่ง ATC.07 1-30 ม.ค. 66 ส่งเอกสาร บทที่ 4 สมบูรณ์ 20 ธ.ค. - 23 ม.ค. 66 ส่งเอกสาร บทที่ 5 สมบูรณ์ 31 มกราคม 2566 บทคัดย่อ กิตติกรรมประกาศ คำนำ 1-7 ก.พ.66 สารบัญ สารบัญรูป สารบัญตาราง 8-14 ก.พ.66 ประวัติผู้จัดทำ หน้าอนุมัติ 15-19 ก.พ.66 ภาคผนวก ATC.04-05 20-27 ก.พ.66 ส่งเล่มโครงงาน 28 ก.พ.66 ส่งไฟล์เอกสาร Word PDF โปรแกรม ไฟลรวม PDF ไม่เกิน 10 มีนาคม 2566

5 1.7 งบประมาณการดำเนินงาน ลำดับ รายการ จำนวน ราคา (บาท) 1 กระดาษ A4 2 รีม 190 2 ค่าหมึกพิมพ์เอกสาร 4 หลอด 640 3 ค่าเข้าเล่ม 1 เล่ม 200 รวมเป็นเงิน 1,030 ตารางที่ 1.2 งบประมาณการดำเนินงาน

บทที่ 2 ระบบฐานข้อมูลคลังสินค้าบริษัท ไทยโซลเดอร์อินดัสตรีจำกัด และทฤษฎีที่เกี่ยวข้อง 2.1 ระบบงานในปัจจุบัน เนื่องด้วยปัจจุบันเทคโนโลยีเข้ามามีบทบาทต่อวิถีการดำเนินชีวิตของมนุษย์มากมายหลายทั้ง ในการเชิงธุรกิจการจัดการศึกษาและอื่น ๆ การนำเทคโนโลยีเข้ามาช่วยในการบริหารทำให้ผู้บริหาร สามารถตัดสินใจบนพื้นข้อมูลที่มีความเป็นปัจจุบันทันต่อสภาวะเหตุการณ์มีความสะดวกในการ เรียกใช้ข้อมูลลดความผิดพลาดและความช้าซ้อนของงาน และสร้างข้อได้เปรียบให้แก่ผู้บริหารใน องค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพและมีประสิทธิผล จากการสํารวจข้อมูลระบบการจัดการการซื้อขายสารเชื่อมบีดกรีในปัจจุบันการบันทึกข้อมูล ต่าง ๆ ยังคงใช้การบันทึกข้อมูลลงในสมุดบันทึกทำให้การตรวจสอบข้อมูลทําได้ยาก อาจจะทําให้ ข้อมูลสูญหายได้ทําให้สิ้นเปลืองทรัพยากรและการทํางานในระบบเดิมนั้นจะใช้แรงงานคนในทุก ขั้นตอนการทํางาน ซึ่งทําให้เกิดปัญหาความล่าช้าในการให้บริการแก่ผู้ซื้อด้วยเหตุนี้เองจึงต้องการที่ จะพัฒนาโปรแกรมบริหารการจัดเก็บข้อมูล โดยข้อมูลที่ได้ทําการสํารวจมาจากผู้ทำงานโดยตรง เพื่อให้ได้โปรแกรมให้ตรงกับความต้องการของผู้ใช้งานส่วนใหญ่มากขึ้น ดังนั้น การใช้งานระบบฐานข้อมูลออกมาในรูปแบบระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์มาใช้ จัดการงานเอกสาร เพื่อช่วยในการพัฒนาทำงานจากเดิมที่จะต้องเขียนด้วยลายมือ และจัดเก็บอยู่ใน รูปแบบกระดาษ ไปเป็นการทำงานด้วยระบบคอมพิวเตอร์ จัดเก็บเอกสารให้อยู่ในรูปของไฟล์ อิเล็กทรอนิกส์ เพื่อช่วยสนับสนุนในการทำงานให้พนักงานสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและ รวดเร็วมากยิ่งขึ้นและมีการใช้งานที่ง่ายไม่ซับซ้อน

7 2.2 ปัญหาระบบงานในปัจจุบัน 1. มีความล่าช้าต่อการใช้งาน 2. ข้อมูลยังไม่ครอบคลุมต่อการใช้งาน 3. การจัดเก็บข้อมูลยังไม่เป็นระบบ 4. ข้อมูลที่ได้จากลูกค้าเกิดความเสียหายหรือสูญหาย 2.3 ทฤษฎีที่เกี่ยวข้อง ความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับระบบฐานข้อมูล ระบบฐานข้อมูล (Database System) หมายถึง โครงสร้างสารสนเทศที่ประกอบด้วย รายละเอียดของข้อมูลที่มีความสัมพันธ์และเกี่ยวข้องกัน ที่จะนำมาใช้ในระบบงานต่าง ๆ ร่วมกัน ระบบฐานข้อมูลจึงนับเป็นการจัดเก็บข้อมูลอย่างเป็นระบบ โดยผู้ใช้สามารถจัดการกับข้อมูลได้ใน ลักษณะต่าง ๆ ทั้งการเพิ่มข้อมูล การแก้ไข การลบ การค้นหา ตลอดจนการเรียกดูข้อมูลในรูปแบบ ต่าง ๆ ซึ่งส่วนใหญ่จะเป็นการประยุกต์นำเอาระบบคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในการจัดการฐานข้อมูล และนำฐานข้อมูลผ่านกระบวนการประมวลผลและแสดงผลลัพธ์ในรูปแบบต่าง ๆ ที่ต้องการ คำศัพท์พื้นฐานเกี่ยวกับระบบฐานข้อมูล เพื่อให้รู้จักคำศัพท์ต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับระบบฐานข้อมูล โดยเฉพาะเรื่องของการประมวลผล ในระบบแฟ้มข้อมูล ซึ่งมีการแบ่งระดับของข้อมูลในฐานข้อมูลไว้ดังต่อไปนี้ บิต (Bit) หมายถึง หน่วยของข้อมูลที่มีขนาดเล็กที่สุด เป็นข้อมูลที่มีการจัดเก็บในลักษณะ ของเลขฐานสองคือ 0 กับ 1 ไบต์ (Byte) หมายถึง หน่วยของข้อมูลที่เกิดจากการนำบิตมารวมกันเป็นตัวอักขระหรือ ตัวอักษร (Character) ฟิลด์ (Field) หมายถึง เขตข้อมูลหรือหน่วยข้อมูลที่ประกอบขึ้นจากไบต์หรือตัวอักขระตั้งแต่ หนึ่งตัวขึ้นไปมารวมกันแล้วได้ความหมายเป็นคำ เป็นข้อความ หรือของสิ่งใดสิ่งหนึ่ง เช่น ชื่อบุคคล ตำแหน่ง อายุ เป็นต้น เรคคอร์ด (Record) หมายถึง ระเบียนหรือหน่วยของข้อมูลที่เกิดจากการนำฟิลด์หรือเขต ข้อมูลหลายๆเขตข้อมูลมารวมกัน เพื่อเกิดเป็นรายการข้อมูลเรื่องใดเรื่องหนึ่ง เช่น ข้อมูลของพนักงาน 1 ระเบียน (1 คน) จะประกอบด้วยฟิลด์ รหัสพนักงาน ชื่อ-สกุล ที่อยู่ ตำแหน่ง เงินเดือน เป็นต้น

8 ไฟล์ (File) หมายถึง แฟ้มข้อมูลหรือหน่วยของข้อมูลที่เกิดจากการนำข้อมูลหลาย ๆ ระเบียน ที่เป็นเรื่องเดียวกัน เช่น แฟ้มข้อมูลพนักงาน แฟ้มข้อมูลลูกค้า ฯลฯ ส่วนในระบบฐานข้อมูลก็จะนำ คำศัพท์ต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องที่ควรรู้จักซึ่งจะกล่าวในลำดับต่อไป เอนทิตี้ (Entity) หมายถึง ชื่อของสิ่งใดสิ่งหนึ่ง เปรียบเสมือนคำถาม อาจได้แก่คน สถานที่ สิ่งของ การกระทำ ซึ่งต้องการจักเก็บข้อมูลไว้ เช่น เอนทิตี้พนักงาน เอนทิตี้นักเรียน เป็นต้น บาง เอนทิตี้อาจไม่มีความหมายหากขาดเอนทิตี้อื่นในฐานข้อมูล เช่น เอนทิตี้ประวัติของพนักงานจะไม่มี ความหมายหากปราศจากเอนทิตี้พนักงาน เพราะไม่ทราบว่าเป็นประวัติของพนักงานของคนใด เช่นนี้ แล้วเอนทิตี้ประวัติพนักงานนับเป็นเอนทิตี้ชนิดอ่อนแอ (Weak Entity) แอททริบิวต์ (Attribute) หมายถึง รายละเอียดข้อมูลที่แสดงลักษณะและคุณสมบัติของแอ ททริบิวต์หนึ่ง ๆ เช่น เอนทิตี้สินค้า ประกอบด้วย แอททริบิวต์รหัสสินค้า ประเภทสินค้า ชื่อสินค้า ราคาต่อหน่วย เป็นต้น บางเอนทิตี้ก็ยังอาจประกอบด้วยข้อมูลหลายส่วน หลายแอททริบิวต์ย่อยมารวมกัน เช่น แอททริบิวต์ที่อยู่พนักงาน ประกอบด้วย บ้านเลขที่ ถนน ตำบล อำเภอ จังหวัด เช่นนี้แล้ว แอทท ริบิวต์ที่อยู่พนักงานจึงเรียกว่าเป็น แอททริบิวต์ผสม (Composite Attribute) บางแอททริบิวต์ก็อาจจะไม่มีค่าของตัวมันเอง แต่จะสามารถหาค่าได้จากแอททร บิวต์อื่นๆ เช่น แอททริบิวต์อายุปัจจุบัน อาจคำนวณค่าได้จากแอททริบิวต์วันเกิด ลักษณะเช่นนี้จึง อาจเรียน แอททริบิวต์อายุว่าเป็น แอททริบิวต์ที่แปลค่ามา (Derived Attribute) การนอร์มัลไลเซชัน (Normalization) เป็นทฤษฏีหรือกระบวนการที่ใช้ในการทำให้เอนทิตี้ และแอททริบิต์ที่ได้ออกแบบไว้ มาจัดกลุ่มตารางให้มีความสัมพันธ์กัน ให้อยู่ในรูปแบบที่เรียกว่า รูปแบบบรรทัดฐาน หรือ Normal Form เพื่อให้ความสัมพันธ์ที่ได้อยู่ในรูปแบบบรรทัดฐานที่ เหมาะสม โดยจุดมุ่งหมายของการนอร์มัลไลเซซัน คือ • ลดความซ้ำซ้อน (Redundancy) ของข้อมูลในตาราง ทำให้ไม่ต้องแก้ไขข้อมูลหลาย ที่ รวมทั้งทำให้ลดเนื้อที่ในการจัดเก็บข้อมูล • ทำให้การเปลี่ยนแปลงแก้ไขโครงสร้างของตารางได้ง่ายในภายหลัง • ลดปัญหาความไม่ถูกต้องของข้อมูล โดยการปรับปรุงข้อมูลสามารถทำการปรับปรุง ข้อมูลจากแหล่งข้อมูลเพียงแหล่งเดียว กฎการนอร์มัลไลเซชัน เป็นกฎการใช้ในการออกแบบตาราง โดยนำตารางที่เกี่ยวข้องมา พิจารณาตามกฎในแต่ละข้อทั้ง 3 ข้อ โดยพิจารณาพร้อมตัวอย่าง ดังต่อไปนี้

9 ตัวอย่างการลงทะเบียนนักศึกษาในแต่ละภาคการเรียนของปีการศึกษาโดยการนำ ตารางข้อมูลนักศึกษาและตารางรายวิชามาใช้ประกอบในการลงทะเบียนของนักศึกษาโดยใช้ข้อมูล จริงก่อนการใช้กฎนอร์มัลไลเซชันตามตัวอย่าง ตารางรายวิชา รหัสหมวดวิชา หมวดวิชา รหัสวิชา ชื่อวิชา หน่วยกิต 01 สามัญพื้นฐาน 2000-1001 3000-1002 ธุรกิจทั่วไป บัญชีเบื้องต้น 2 3 02 วิชาชีพพื้นฐาน 2000-2001 3000-2022 คณิตศาสตร์ 1 ภาษาอังกฤษธุรกิจ 3 1 03 วิชาชีพสาขาวิชา 2204-1001 3204-1002 ระบบปฏิบัติการ ระบบฐานข้อมูล 3 3 ตารางที่2.1 แสดงตัวอย่างตารางรายวิชาก่อนใช้กฎการนอร์มัลไลเซชัน ตารางนักศึกษา รหัสนักศึกษา ชื่อ สกุล ระดับชั้น ประเภทวิชา สาขาวิชา 5011001 สมชาย มีสกุล ปวช. พณิชยการ การบัญชี 5022002 สมาพร ศรีสวัสดิ์ ปวส. บริหารธุรกิจ การตลาด 5022003 วิลาวัลย์ พรพาณิช ปวช. พณิชยการ เลขานุการ 5022004 ศักดิ์ชาย รัตนชาติ ปวส. บริหารธุรกิจ คอมพิวเตอร์ ตารางที่2.2 แสดงตัวอย่างตารางนักศึกษาก่อนใช้กฎการนอร์มัลไลเซชัน

10 ตารางลงทะเบียน เล่มที่/ เลขที่ ภาคเรียน/ ปี การศึกษา วันที่ ลงทะเบียน ค่าบำรุง การศึกษา ค่าบำรุง ห้องสมุด รหัส นักศึกษา รหัสวิชา ค่า หน่วย กิต 01/001 1/2554 15/05/54 500 100 5011001 2000-1001 2000-2001 50 50 02/002 2/2554 15/10/54 1,000 200 5022002 3000-1002 3000-2002 100 100 ตารางที่2.3 แสดงตัวอย่างตารางลงทะเบียนก่อนใช้กฎการนอร์มัลไลเซชัน นำข้อมูลจากตารางทั้ง 3 ตารางมาพิจารณาตามกฎการนอร์มัลไลเซชัน ในแต่ละข้อดังต่อไปนี้ กฎข้อที่ 1 (First Normalized Form) จะต้องไม่มีค่าแอททริบิวต์ปรากฏมากกว่า 1 ค่าใน ตาราง ถ้าพบเหตุการณ์ดังกล่าว ให้นำค่าที่เกินมาเพิ่มเข้าไปอีก 1 เรคคอร์ด ตามตัวอย่าง จากตารางรายวิชา พบว่า มีรหัสวิชา ชื่อวิชา และหน่วยกิจ มากกว่า 1 รายการในหมวดวิชา เดียวกัน หลังจากการใช้กฎข้อที่ 1 จะได้การออกแบบตารางใหม่ ตามตัวอย่างต่อไปนี้ ตารางรายวิชา รหัสหมวดวิชา หมวดวิชา รหัสวิชา ชื่อวิชา หน่วยกิต 01 สามัญพื้นฐาน 2000-1001 ธุรกิจทั่วไป 3 01 สามัญพื้นฐาน 3000-1002 บัญชีเบื้องต้น 3 02 วิชาชีพพื้นฐาน 2000-2001 คณิตศาสตร์1 3 02 วิชาชีพพื้นฐาน 3000-2002 ภาษาอังกฤษธุรกิจ 1 03 วิชาชีพสาขาวิชา 2204-1001 ระบบปฏิบัติการ 3 03 วิชาชีพสาขาวิชา 3204-1002 ระบบฐานข้อมูล 3 ตารางที่ 2.4 แสดงตารางรายวิชาใหม่หลังใช้กฎการนอร์มัลไลเซชันในกฎข้อที่1

11 จากตารางการลงทะเบียนพบว่า การลงทะเบียนของนักศึกษา 1 record จะต้องลงทะเบียน มากกว่า 1 รายวิชา หลังการใช้กฎข้อที่ 1 จะได้ออกแบบตารางใหม่ ตามตัวอย่างต่อไปนี้ เล่มที่/ เลขที่ ภาคเรียน/ ปี การศึกษา วันที่ ลงทะเบียน ค่าบำรุง การศึกษา ค่าบำรุง ห้องสมุด รหัส นักศึกษา รหัสวิชา ค่า หน่วย กิต 01/001 1/2554 15/05/54 500 100 5011001 2000-1001 50 01/001 1/2554 15/05/54 500 100 5011001 2000-2001 50 01/001 1/2554 15/05/54 500 100 5011001 2204-1001 50 02/002 2/2554 15/10/54 1,000 200 5022004 3000-1002 100 02/002 2/2554 15/10/54 1,000 200 5022004 3000-2002 100 02/002 2/2554 15/10/54 1,000 200 5022004 3204-1002 100 ตารางที่ 2.5 แสดงตารางลงทะเบียนใหม่หลังใช้กฎการนอร์มัลไลเซชันในกฎข้อที่1 กฎข้อที่ 2 (Second Normalized Form) หลังการผ่านกฎข้อที่ 1 แล้วให้ตรวจสอบแอททริ บิวต์ที่ไม่ใช่คีย์ตัวใด (non-key) ขึ้นอยู่กับส่วนใดส่วนหนึ่งของคีย์หลักจะต้องขึ้นอยู่กับคีย์หลัก จากตารางการลงทะเบียน พบว่า รหัสวิชา และค่าหน่วยกิต เป็นส่วนหนึ่งของคีย์หลักที่ไม่ ขึ้นกับคีย์หลัก (เล่มที่/เลขที่) อย่างสมบูรณ์ จึงต้องแยกออกมาเป็นตารางใหม่ และเพิ่มแอททริบิวต์ เล่มที่/เลขที่ เพื่อเชื่อมความสัมพันธ์กับตารางหลัก ตามตัวอย่างต่อไปนี้ เล่มที่/เลขที่ ภาคเรียน/ ปีการศึกษา วันที่ ลงทะเบียน ค่าบำรุง การศึกษา ค่าบำรุง ห้องสมุด รหัสนักศึกษา 01/001 1/2554 15/05/54 500 100 5011001 02/002 2/2554 15/10/54 1,000 200 5022004 ตารางที่ 2.6 แสดงตัวอย่างการเชื่อมความสัมพันธ์กับตารางหลักใหม่ในกฎข้อที่ 2

12 เล่มที่/เลขที่ รหัสวิชา ค่าหน่วยกิต 01/001 2000-1001 50 01/001 2000-2001 50 01/001 2204-1001 50 02/002 3000-1002 100 02/002 3000-2002 100 02/002 3204-1002 100 ตารางที่ 2.6 แสดงตัวอย่างการเชื่อมความสัมพันธ์กับตารางหลักใหม่ในกฎข้อที่ 2 (ต่อ) กฎข้อที่ 3 (Thrid Normalized Form) หลังการผ่านกฎข้อที่ 1 และ 2 แล้ว ให้ตรวจสอบแอ ททริบิวต์ในตาราง จะต้องไม่มีแอททริบิวต์ใดขึ้นอยู่กับแอททริบิวต์ที่ไม่ใช่คีย์หลัก ถ้าพบให้นำแอททริ บิวต์ดังกล่าวแยกออกมาเป็นตารางใหม่ จากตารางรายวิชา พบว่า แอททริบิวต์เกือบทั้งหมดขึ้นอยู่กับแอททริบิวต์รหัสวิชา ยกเว้น หมวดวิชาที่ขึ้นอยู่กับรหัสหมวดวิชา จึงต้องแยกหมวดวิชามาสร้างเป็นตารางใหม่ ตามตัวอย่างต่อไปนี้ รหัส หมวดวิชา หมวดวิชา 01 สามัญพื้นฐาน 02 วิชาชีพพื้นฐาน 03 วิชาชีพสาขาพื้นฐาน ตารางที่ 2.7 แสดงตัวอย่างตารางรายวิชาใหม่หลังใช้กฎในข้อที่ 3 ความสัมพันธ์ (Relationships) หมายถึง ความสัมพันธ์ระหว่างเอนทิตี้เช่น ความสัมพันธ์ ระหว่างเอนทิตี้นักศึกษา และเอนทิตี้คณะวิชา เป็นลักษณะว่านักศึกษาแต่ละคนเรียนอยู่คณะวิชาใด คณะวิชาหนึ่งเป็นต้น ความสัมพันธ์ระหว่างเอนทิตี้จึงอาจแบ่งออกเป็น 3 ประเภท คือ รหัส หมวดวิชา รหัสวิชา ชื่อวิชา หน่วย กิต 01 2000-1001 ธุรกิจทั่วไป 2 01 3000-1002 บัญชีเบื้องต้น 3 02 2000-2001 คณิตศาสตร์ 1 3 02 3000-2002 ภาษาอังกฤษธุรกิจ 1 03 2204-1001 ระบบปฏิบัติการ 3

13 - ความสัมพันธ์แบบหนึ่งต่อหนึ่ง (One-to-one Relationships) เป็นการแสดง ความสัมพันธ์ของจ้อมูลในเอนทิตี้หนึ่งที่มีความสัมพันธ์กับข้อมูลในอีกเอนทิตี้หนึ่ง ในลักษณะหนึ่งต่อ หนึ่งตัวอย่างเช่น ผู้เช่า 1 คนสามารถเช่าหนังสือได้เพียง 1 เล่มหรือ 1 ชุดเท่านั้น ในขณะเดียวกัน หนังสือ 1 เล่มหรือ 1 ชุด ก็จะมีผู้เช่าเพียงคนเดียว เพราะมีเพียงเล่มเดียวหรือชุดเดียวเท่านั้น ร้านหนังสือ ประเภทหนังสือ ชื่อหนังสือ สต็อก 1001 นวนิยาย แต่ปางก่อน 1 เล่ม 2023 การ์ตูน โดเรม่อน 1 เล่ม ร้านหนังสือ ชื่อผู้เช่า เลขบัตรประชาชน วันที่เช่า 1001 สมชาย มีสกุล 12300123012 02/05/2554 2023 สมศรี สกุลวงค์ 23562120247 05/05/2554 ตารางที่ 2.8 แสดงความสัมพันธ์แบบหนึ่งต่อหนึ่ง - ความสัมพันธ์แบบหนึ่งต่อกลุ่ม (One-to-many Relationships) เป็นการแสดง ความสัมพันธ์ของข้อมูลในเอนทิตี้หนึ่ง ที่มีความสัมพันธ์กับข้อมูลหลาย ๆ ข้อมูลในอีกเอนทิตี้หนึ่ง ตัวอย่าง เช่น ผู้เช่า 1 คนสามารถเช่าหนังสือได้เพียง 1 เล่มหรือ 1 ชุด ร้านหนังสือ ประเภทหนังสือ ชื่อหนังสือ สต็อก 1001 นวนิยาย แต่ปางก่อน 5 เล่ม 2023 การ์ตูน โดเรม่อน 5 เล่ม ร้านหนังสือ ชื่อผู้เช่า เลขบัตรประชาชน วันที่เช่า 1001 สมชาย มีสกุล 12300123012 02/05/2554 1001 สุชาติ สกุลภพ 25645621548 05/05/2554 ตารางที่ 2.9 แสดงความสัมพันธ์แบบหนึ่งต่อกลุ่ม

14 จากรตารางที่ 2.7 ความสัมพันธ์ของข้อมูลในเอนทิตี้หนังสือไปยังข้อมูลในเอนทิตี้ผู้เช่าเป็น แบบหนึ่งต่อกลุ่ม (1 : m) ซึ่งหมายความว่า หนังสือแต่ละเล่มจะสามารถให้ผู้เช่ายืมได้หลายคน ในทางตรงกันข้าม ความสัมพันธ์ของข้อมูลในเอนทิตี้ผู้เช่าไปยังเอนทิตี้หนังสือ จะเป็นแบบหนึ่งต่อ หนึ่ง ซึ่งหมายความว่าผู้เช่าแต่ละคนจะเช่าหนังสือได้เพียงหนึ่งเล่มเท่านั้น - ความสัมพันธ์แบบกลุ่มต่อกลุ่ม (Many – to - many Relationships) เป็นการ แสดงความสัมพันธ์ของข้อมูลสองเอนทิตี้ในลักษณะกลุ่มต่อกลุ่ม ตัวอย่างเช่น หนังสือ 1 เรื่องจะมีผู้ ยืมหนังสือได้มากกว่า 1 คน ในขณะเดียวกัน ผู้ยืมหนังสือ 1 คนสามารถยืมหนังสือได้มากกว่า 1 เรื่อง ร้านหนังสือ ประเภทหนังสือ ชื่อหนังสือ สต็อก 1001 นวนิยาย แต่ปางก่อน 5 เล่ม 2023 การ์ตูน โดเรม่อน 3 ชุด ร้านหนังสือ ชื่อผู้เช่า เลขบัตรประชาชน วันที่เช่า 1001 สมชาย มีสกุล 12300123012 02/05/2554 1001 สุชาติ สกุลภพ 25645621548 05/05/2554 2023 สุชาติ สกุลภพ 25645621548 05/05/2554 ตารางที่ 2.10 แสดงความสัมพันธ์แบบกลุ่มต่อกลุ่ม ฐานข้อมูล อาจหมายถึง โครงสร้างสารสนเทศ ที่ประกอบด้วยหลาย ๆ เอนทิตี้ที่มีความสัมพันธ์กัน ประโยชน์ของการประมวลผลแบบฐานข้อมูล สามารถลดความซ้ำซ้อนของข้อมูลได้ การจัดเก็บข้อมูลในแฟ้มข้อมูลธรรมดานั้นอาจจำเป็นที่ ผู้ใช้แต่ละคนจะต้องมีแฟ้มข้อมูลของตนไว้เป็นส่วนตัว จึงอาจเป็นเหตุให้มีการเก็บข้อมูลชนิดเดียวกัน ไว้หลาย ๆ ที่ ทำให้เกิดความซ้ำซ้อน ดังนั้นการนำข้อมูลมารวมเก็บไว้ในฐานข้อมูลจะช่วยลดปัญหา การเกิดความซ้ำซ้อนของข้อมูลได้ โดยระบบจัดการฐานข้อมูลจะช่วยควบคุมความซ้ำซ้อนได้ เนื่องจากระบบจัดการฐานข้อมูลจะทราบได้ตลอดเวลาว่ามีข้อมูลซ้ำซ้อนกันอยู่ที่ใดบ้าง สามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้ ในระบบฐานข้อมูลเป็นที่เก็บรวบรวมข้อมูลทุกอย่างไว้ ผู้ใช้ แต่ ละคนจึงสามารถที่จะใช้ข้อมูลในระบบได้ทุกข้อมูล ในขณะที่ผู้ใช้ในระบบแฟ้มข้อมูลจะใช้ได้เพียง ข้อมูลของตนเองเท่านั้น เช่น ข้อมูลของระบบเงินเดือนกับข้อมูลของระบบงานบุคคล ผู้ใช้ที่ใช้ข้อมูล

15 ระบบเงินเดือนจะใช้ข้อมูลได้เฉพาะระบบเงินเดือน ส่วนผู้ใช้ที่ใช้ข้อมูลระบบงานบุคคลก็จะใช้ข้อมูล ได้เฉพาะระบบงานบุคคล เพียงระบบงานเดียวเท่านั้น แต่ถ้าข้อมูลทั้ง 2 ถูกเก็บไว้เป็นฐานข้อมูล ผู้ใช้ ทั้ง 2 ระบบก็สามารถเรียกใช้ข้อมูลทั้งสองระบบงานที่อยู่ในฐานข้อมูลเดียวกันได้ ดังนั้นหากผู้ใช้ ต้องการใช้ข้อมูลในฐานข้อมูลที่มาจากแฟ้มข้อมูลต่าง ๆ ก็สามารถติดต่อและเรียกใช้ข้อมูลได้โดยง่าย หลีกเลี่ยงความขัดแย้งของข้อมูลได้ สืบเนื่องจากการเก็บข้อมูลชนิดเดียวกันไว้หลาย ๆ ที่เมื่อ มีการปรับปรุงข้อมูลเดียวกันนี้ แต่ปรับปรุงไม่ครบทุกที่ที่มีข้อมูลเก็บอยู่ ก็จะทำให้เกิดปัญหาข้อมูล ชนิดเดียวกัน อาจมีค่าไม่เหมือนในแต่ละที่ที่เก็บข้อมูล จึงก่อให้เกิดความขัดแย้งของข้อมูลขึ้น (Inconsistency) สามารถรักษาความถูกต้องเชื่อถือได้ของข้อมูล ในระบบจัดการฐานข้อมูล (DBMS) จะ สามารถใส่กฎเกณฑ์เพื่อควบคุมความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นได้ เช่น การป้อนข้อมูลที่ผิดพลาด การ คำนวณค่าที่ให้ความถูกต้องแม่นยำ ฯลฯ สามารถกำหนดระบบความปลอดภัยของข้อมูลได้ ระบบความปลอดภัยของข้อมูลในที่นี้เป็น การป้องกันไม่ให้ผู้ใช้ที่ไม่มีสิทธิ์มาใช้ หรือมาเห็นข้อมูลบางอย่างในระบบ ผู้บริหารฐานข้อมูลจะ สามารถกำหนดระดับการเรียกใช้ข้อมูลของผู้ใช้แต่ละคนได้ตามความเหมาะสม ทั้งนี้เนื่องจากผู้ใช้แต่ ละคนจะสามารถมองข้อมูลในฐานข้อมูลที่ต่างกันตามสิทธิ์ที่ตนเองได้รับในการเข้าถึงข้อมูล สามารถกำหนดความเป็นมาตรฐานเดียวกันของข้อมูลได้ การเก็บข้อมูลรวมกันไว้ใน ฐานข้อมูล จะทำให้สามารถกำหนดมาตรฐานข้อมูลได้ รวมทั้งมาตรฐานต่าง ๆ ในการจัดเก็บข้อมูลให้ เป็นไปในลักษณะเดียวกัน เช่น การกำหนดรูปแบบการเขียนวันที่ในลักษณะ วัน/เดือน/ปี หรือ ปี/ เดือน/วัน ก็สามารถกำหนดได้ ทั้งนี้ผู้ที่คอยบริหารฐานข้อมูลที่เราเรียกว่า ผู้บริหารฐานข้อมูล (Database Administrator : DBA) เป็นผู้กำหนดมาตรฐานต่าง ๆ เหล่านี้ เกิดความเป็นอิสระของข้อมูล โดยปกติโปรแกรมที่เขียนขึ้นใช้งานจะมีความสัมพันธ์กับ รายละเอียดหรือโครงสร้างของแฟ้มข้อมูลที่ต้องการใช้ ดังนั้นหากมีการเปลี่ยนแปลงโครงสร้างข้อมูล ในแฟ้มข้อมูลใดเกิดขึ้นก็ต้องแก้ไขโปรแกรมทุกโปรแกรมที่เกี่ยวข้องกับการเรียกข้อมูลจากแฟ้มข้อมูล ดังกล่าวด้วย ถึงแม้ว่าโปรแกรมเหล่านั้นอาจจะเป็นเพียงเรียกใช้แฟ้มข้อมูลดังกล่าวเพื่อดูข้อมูล บางอย่างที่มิได้มีการปรับโครงสร้างก็ตาม ในระบบฐานข้อมูลมีตัวจัดการฐานข้อมูลทำหน้าที่เป็นตัว เชื่อมโยงกับฐานข้อมูล โปรแกรมต่าง ๆ อาจไม่จำเป็นต้องมีโครงสร้างข้อมูลทุกครั้ง ดังนั้นการแก้ไข ข้อมูลบางครั้งจึงอาจกระทำเฉพาะกับโปรแกรมที่เรียกใช้ข้อมูลที่เปลี่ยนแปลงเท่านั้น ส่วนโปรแกรมที่ ไม่ได้เรียกใช้ข้อมูลดังกล่าวก็จะเป็นอิสระจากการเปลี่ยนแปลงที่กล่าวมา

16 รูปแบบของระบบฐานข้อมูล ฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ (Relational Database) เป็นการเก็บข้อมูลในรูปแบบที่เป็นตาราง (Table) หรือเรียกว่า รีเลชัน (Relation) มีลักษณะเป็น 2 มิติ คือเป็นแถว (Row) และเป็นคอลัมน์ (Column) การเชื่อมโยงข้อมูลระหว่างตารางจะเชื่อมโยงโดยใช้แอททริบิวต์ (Attribute) หรือคอลัมน์ ที่เหมือนกันทั้งสองตารางเป็นตัวเชื่อมโยงข้อมูล ตัวอย่างเช่น ตารางการลงทะเบียน ถ้าต้องการทราบ ว่านักเรียนรหัส 1001 ลงทะเบียนวิชาอะไรกี่หน่วยกิต ก็สามารถนำรหัสวิชาในตารางนักเรียนไป ตรวจสอบกับรหัสวิชา ซึ่งเป็นคีย์หลักในตารางหลักสูตร เพื่อนำชื่อวิชาและจำนวนหน่วยกิตมาใช้ ตารางลงทะเบียน ตารางหลักสูตร รหัส นักเรียน ชื่อ-สกุล แผนก วิชา รหัส วิชา 1001 สมชาย มีสุข บัญชี 001 1002 สมพล สุขสม การขาย 002 1003 สมพร สุขศรี คอมฯ 003 ตารางที่ 2.11 แสดงตารางที่มีความสัมพันธ์เชิงสัมพันธ์ ฐานข้อมูลแบบเครือข่าย (Network Database) ฐานข้อมูลแบบเครือข่าย จะเป็นการรวม ระเบียนต่าง ๆ และความสัมพันธ์ระหว่างระเบียนแต่ละต่างกับฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์คือ ในฐานข้อมูล เชิงสัมพันธ์จะแฝงความสัมพันธ์เอาไว้ โดยระเบียนที่มีความสัมพันธ์กัน จะต้องมีค่าของข้อมูลในแอทท ริบิวต์หนึ่งเหมือนกัน แต่ในฐานข้อมูลแบบเครือข่าย จะแสดงความสัมพันธ์อย่างชัดเจน โดยแสดงไว้ ในโครงสร้างตัวอย่างเช่น รูปที่ 2.1 แสดงการออกแบบฐานข้อมูลแบบเครือข่าย รหัส วิชา ชื่อวิชา หน่วยกิต 001 ประมวลผลคำ 3 002 ตารางงาน 3 003 การนำเสนอ 2

17 จากรูปที่ 2.1 จะเห็นได้ว่า กรอบสี่เหลี่ยมแสดงถึงชนิดของระเบียนในฐานข้อมูล โดยมี เส้นทางแสดงถึงความสัมพันธ์ระหว่างข้อมูล เป็นการแสดงความสัมพันธ์แบบกลุ่มต่อกลุ่ม (many to many) จากรูปพบว่าในแต่ละสาขามีหลักสูตรมากกว่า 1 รายวิชาและในแต่ละวิชำพบว่า มีนักศึกษา ลงทะเบียนเรียนมากกว่า 1 คน และนักศึกษา 1 คนก็สามารถลงทะเบียนได้มากกว่า 1 วิชา ฐานข้อมูลแบบลำดับชั้น (Hierarchical Database) ฐานข้อมูลแบบลำดับชั้น เป็นโครงสร้าง ที่จัดเก็บข้อมูลในลักษณะความสัมพันธ์แบบ Parent-Child Relationship Type หรือเป็นโครงสร้าง รูปแบบต้นไม้ (Tree) ข้อมูลที่จัดเก็บในที่นี้ คือ ระเบียน (Record) ซึ่งประกอบด้วยค่าของเขตข้อมูล (Field) ของเอนทิตี้หนึ่ง ๆ นั่นเอง - ฐานข้อมูลแบบลำดับชั้นนี้คล้ายคลึงกับฐานข้อมูลแบบเครือข่าย ต่างกันที่ ฐานข้อมูลแบบลำดับชั้นมีกฎเพิ่มขึ้นมาหนึ่งประการ คือในแต่ละกรอบจะมีลูกศรวิ่งเข้าหาได้ไม่เกิน 1 หัวลูกศร ดังนั้นจากตัวอย่าง รูปที่ 2.1 จะพบว่า กรอบนักเรียนจะมีลูกศรเข้ามา 2 ทาง ดังนั้นจึงไม่ อาจสร้างฐานข้อมูลสำหรับตัวอย่างรูปที่ 2.2 โดยใช้ฐานข้อมูลแบบลำดับชั้นด้วยวิธีปกติได้ รูปที่ 2.2 ตัวอย่างฐานข้อมูลแบบลำดับชั้น จากรูปที่ 2.2 ข้างต้นแสดงตัวอย่างฐานข้อมูลแบบลำดับชั้น ประกอบด้วย - ระเบียน 3 ระเบียน คือแผนก นักเรียน และหลักสูตรแต่ละรายวิชา - ความสัมพันธ์แบบ PCR 2 ประเภท คือความสัมพันธ์ของข้อมูลแผนกกับนักเรียน และความสัมพันธ์ของข้อมูลแผนกกับหลักสูตร โดยมีแผนกเป็นระเบียน พ่อ-แม่ ส่วนนักเรียกและ หลักสูตรเป็นระเบียนประเภทลูก ความสัมพันธ์ของทั้ง 2 ประเภทแบบหนึ่งต่อกลุ่ม (1 : n) ตัวอย่าง ข้อมูลเช่น

18 รูปที่ 2.3 ตัวอย่างฐานข้อมูลแบบลำดับชั้นประเภทแบบหนึ่งต่อกลุ่ม สรุปเป็นคุณสมบัติของฐานข้อมูลแบบลำดับชั้น ได้ดังนี้ - หากระเบียนใดเป็นประเภทพ่อ-แม่ แล้วจะมีคุณสมบัติเป็นประเภทลูกไม่ได้ ทุกระเบียนยกเว้นระเบียนที่เป็นพ่อ-แม่ สามารถมีความสัมพันธ์กับระเบียนที่เป็นประเภทพ่อ-แม่ได้ 1 ความสัมพันธ์ - ทุกระเบียนสามารถมีคุณสมบัติเป็นระเบียนประเภทพ่อ-แม่ได้ - ถ้าระเบียนหนึ่งมีระเบียนลูกมากว่าหนึ่งระเบียนแล้ว การลำดับความสัมพันธ์ของ ระเบียนที่เป็นลูกจะลำดับจากซ้ายไปขวา โปรแกรมฐานข้อมูลที่นิยมใช้ โปรแกรมฐานข้อมูล เป็นโปรแกรมหรือซอฟต์แวร์ที่ช่วยจัดการข้อมูลหรือรายการต่าง ๆ ที่อยู่ ในฐานข้อมูล ไม่ว่าจะเป็นการจัดเก็บ การเรียกใช้ การปรับปรุงข้อมูล โปรแกรมฐานข้อมูลจะช่วยให้ผู้ใช้สามารถค้าหาข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว ซึ่งโปรแกรมฐานข้อมูล ที่นิยมใช้มีอยู่ด้วยกันหลายตัว เช่น Access , FoxPro , Mysql , Oracle , SQL Sever เป็นต้น โดย แต่ละโปรแกรมจะมีความสามารถต่างกัน บางโปรแกรมใช้ง่ายแต่จำกัดขอบเขตการใช้งานหรือใช้กับ ฐานข้อมูลขนาดเล็กบางโปรแกรมใช้งานยากกว่าแต่จะมีความสามารถในการทำงานมากกว่าหรือใช้ กับฐานข้อมูลขนาดใหญ่จึงจะขอกล่าวถึงโปรแกรมบางโปรแกรมที่นิยมใช้กัน ได้แก่ โปรแกรม dbase เป็นโปรแกรมฐานข้อมูลชนิดหนึ่ง การใช้งานจะคล้ายกับโปรแกรม FoxPro ข้อมูลรายงานที่อยู่ในไฟล์บน dBase จะสามารถส่งไปประมวลผลในโปรแกรม Word Processor ได้ และแม้แต่ Excel ก็สามารถอ่านไฟล์นามสกุล DBF ที่สร้างขึ้นโดยโปรแกรม dBase ได้ด้วย

19 โปรแกรม Access เป็นโปรแกรมที่นิยมใช้กันมากในขณะนี้โดยเฉพาะระบบฐานข้อมูลขนาด เล็กและขนาดกลาง สามารถสร้างแบบฟอร์มที่ต้องการจะเรียกดูข้อมูลในฐานข้อมูล หลังจากบันทึก ข้อมูลในฐานข้อมูลเรียบร้อยแล้ว จะสามารถค้นหาหรือเรียกดูข้อมูลจากเขตข้อมูลใดก็ได้ การ แสดงผลก็อาจแสดงทางจอภาพ หรือส่งพิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์ก็ได้ นอกจากนี้ Access ยังมีระบบ รักษาความปลอดภัยของข้อมูล โดยการกำหนดรหัสผ่านเพื่อป้องกันความปลอดภัยของข้อมูลในระบบ ได้ด้วย สำหรับโปรแกรม Access นี้จะกล่าวถึงวิธีการใช้เบื้องต้นโดยสังเขปไว้ในหน่วยถัดไป โปรแกรม FoxPro เป็นโปรแกรมฐานข้อมูลที่มีผู้ใช้งานมากที่สุด เนื่องจากใช้ง่ายทั้งวิธีการ เรียกจากเมนูของ FoxPro และประยุกต์โปรแกรมขึ้นใช้งาน โปรแกรมที่เขียนด้วย FoxPro จะ สามารถใช้กลับ dbase คำสั่งและฟังก์ชันต่าง ๆ ใน dBase จะสามารถใช้งานบน FoxPro ได้ นอกจากนี้ใน FoxPro ยังมีเครื่องมือช่วยในการเขียนโปรแกรม เช่น การสร้างรายงาน โปรแกรม Oracle หมายถึง Object – Relational Database Management System (ORDBMS) มีความสามารถทำงานได้ทั้งในรูปแบบ Rational และบางคุณสมบัติของ Object Oriented เป็นผลิตภัณฑ์จากบริษัทออราเคิล และยังเป็น RDBMS เชิงพาณิชย์ตัวแรกของโลก ออรา เคิล ยังเป็น RDBMS ระดับ Database Server มีความสามารถโดดเด่นในด้านการจัดการฐานข้อมูล มีความน่าเชื่อถือสูงสุด และเทคโนโลยี Rollback Segment ที่สามารถจัดการกับข้อมูลในกรณีที่เกิด การล้มเหลวของระบบหรือภาวะระบบไม่สามารถให้บริการได้ ด้วยเทคโนโลยี Rollback Segment จะจัดการ Instance Recovery ข้อมูลไม่ให้เกิดความเสียหายอันเนื่องมาจากการล้มเหลวของระบบ ได้อย่างดีมาก โปรแกรม Microsoft SQL Server เป็นโปรแกรมฐานข้อมูลที่มีโครงสร้างของภาษาที่เข้าใจ ง่าย ไม่ซับซ้อน มีประสิทธิภาพการทำงานสูง สามารถทำงานที่ซับซ้อนได้โดยใช้คำสั่งเพียงไม่กี่คำสั่ง โปรแกรม SQL จึงเหมาะที่จะใช้กับระบบฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ และเป็นภาษาหนึ่งที่มีผู้นิยมใช้กัน มาก โดยทั่วไปโปรแกรมฐานข้อมูลของบริษัทต่าง ๆ ที่มีใช้อยู่ในปัจจุบัน เช่น Oracle , DB2 ก็มักจะมี คำสั่ง SQL ที่ต่างจากมาตรฐานไปบ้างเพื่อให้เป็นจุดเด่นของแต่ละโปรแกรมไป คีย์ (KEY) ในการอ้างอิง การค้าหา การแก้ไขเปลี่ยนแปลงข้อมูล หรือการกำหนดความสัมพันธ์ระหว่าง ข้อมูลจะเกิดขึ้นอย่างมีประสิทธิภาพ จะต้องกำหนดคีย์ (KEY) ให้กับ Table ก่อนนอกจากนี้การ กำหนดคีย์จะทำให้การอ้างอิงและการประมวลผลข้อมูลได้สะดวกขึ้นและยังช่วยประหยดเนื้อที่ใช้ใน การจัดเก็บคีย์ที่ใช้ในระบบฐานข้อมูลแบ่งออกได้หลายประเภท ดังต่อไปนี้

20 Primary Key หมายถึง คีย์หลักที่กำหนดจากฟิลด์ที่ไม่มีข้อมูลซ้ำซ้อน (unique) ใน Table เดียวกันโดยเด็ดขาด และจะต้องมีค่าเสมอจะเป็นค่าว่าง (Null) ไม่ได้ สามารถนำกลับมาจัด เรียงลำดับและแยกแยะข้อมูลแต่ละรายการออกจากกันได้อย่างดี ตัวอย่างของข้อมูลที่นำมากำหนด เป็นคีย์หลักได้แก่ รหัสนักเรียน รหัสสิ้นค้า หมายเลขห้องพัก ฯลฯ รหัส ชื่อ-สกุล ตำแหน่ง เงินเดือน 1001 โชคชัย บูลกุล การบัญชี 8,500 1002 ชัยชาญ อลงกต วิศวกร 25,000 1003 ชิดชม พานิชสกุล ประชาสัมพันธ์ 8,100 ตารางที่ 2.12 แสดงตัวอย่างการกำหนดคีย์หลัก (Primary Key) Secondary Key หมายถึง คีย์รอง โดยโปรแกรม Access จะเรียกคีย์ชนิดนี้ว่า Index (ดัชนี) คือแอตทริบิวต์หรือกลุ่มของแอตทริบิวต์ ที่ใช้ในการเข้าถึงหรือค้นคืนในฐานข้อมูล คีย์รองไม่มีความ จำเป็นต้องเป็นเอกลัษณ์ คือสามารถมีค่าซ้ำกันได้เช่น ในการเข้าถึงข้อมูลของพนักงาน โดยต้องการ เลือกเฉพาะพนักงานที่ข้อมูลที่อยู่ มีรหัสไปรษณีย์ตามที่กำหนดให้เท่านั้น ในกรณีนี้รีเลชันพนักงาน มี รหัสพนักงานเป็นคีย์หลัก และสามารถใช้รหัสไปรษณีย์เป็นคีย์รองได้ Foreign Key หมายถึง คีย์นอก เป็นคีย์ที่เชื่อม Table ที่เกี่ยวข้องหรือมีความสัมพันธ์กัน เช่นใน Table หลักสูตร กำหนดให้รหัสวิชาเป็น Primary Key และทำการเชื่อมโยงไปยัง Table ลงทะเบียน เพื่อต้องการทราบชื่อวิชาและหน่วยกิตที่นักเรียนลงทะเบียน โดยกำหนดฟิลด์รหัสวิชาใน Table ลงทะเบียน เป็น Foreign Key ในลักษณะความสัมพันธ์ one to many หมายความว่า รหัส วิชา 1 วิชาสามารถให้นักเรียนลงทะเบียนได้มากกว่า 1 คน ดังนั้นจึงมีรหัสซ้ำกันได้ใน Table ลงทะเบียน

21 1 รหัส นักเรียน ชื่อ-สกุล แผนก วิชา รหัส วิชา 1001 สมชาย มีสุข บัญชี 001 1002 สมพล สุขสม การขาย 002 1003 สมพร สุขศรี คอมฯ 003 ตารางที่ 2.13 แสดงตัวอย่างการกำหนดคีย์นอก (Foreign Key) Candidate Key หมายถึง คีย์ที่มีคุณสมบัติใกล้เคียงกับคีย์หลัก (Primary Key) หรือ สามารถนำมาแทนคีย์หลักได้ เช่น ในตารางพนักงาน กำหนดให้รหัสพนักงานเป็นคีย์หลักซึ่งมีค่าไม่ซ้ำ กัน แต่พบว่าหมายเลขบัตรประชาชนของพนักงานก็มีค่าไม่ซ้ำกัน ดังนั้นหมายเลขบัตรประชาชนมี ลักษณะเป็น Candidate Key ซึ่งสามารถนำมาเป็นคีย์สำรองแทนคีย์หลักได้ รหัสพนักงาน ชื่อ-สกุล หมายเลขบัตรประชาชน การศึกษา 001 สมชาย มีสกุล 1-1299-00123-25-8 ปวส. 002 สิริวิมล ชาญฉลาด 1-3205-12001-32-4 ปริญญาตรี 003 สมควร ชนะชาติ 3-2022-15444-77-9 ปวช. ตารางที่ 2.14 แสดงตัวอย่างการกำหนดคีย์สำรองคีย์หลัก (Candidate Key) Compound Key หมายถึง คีย์ที่เกิดจากการรวมข้อมูลหลายฟิลด์ ให้มีคุณสมบัติเหมือนคีย์ หลัก (มีค่าไม่ซ้ำกันและไม่มีค่าว่างหรือ null value) เช่นการนำฟิลด์ชื่อพนักงานมารวมกับฟิลด์สกุล ของพนักงาน ทำให้เกิดเป็นฟิลด์ข้อมูลที่มีค่าไม่ซ้ำซ้อนกัน เราเรียกคีย์ที่เกิดจากการรวมชื่อพนักงาน และสกุลว่า Compound Key หรือคีย์รวม รหัสวิชา ชื่อวิชา หน่วยกิต 001 ประมวลผลคำ 3 002 ตารางงาน 3 003 การนำเสนอ 2 N

22 ชื่อพนักงาน สกุล เพศ การศึกษา สมพล ดีเสมอ ชาย ปวส. สมาน รักชาติไทย ชาย ปวช. สมสมร มหาวงค์ หญิง ปริญญาตรี ตารางที่ 2.15 แสดงตัวอย่างการกำหนดคีย์รวม (Compound Key) ระดับของข้อมูล ระดับภายนอกหรือวิว (External Lever หรือ View) หมายถึง ระดับของข้อมูลที่อยู่สูงที่สุด ประกอบด้วยภาพที่ผู้ใช้แต่ละคนจะมองข้อมูลหรือวิว (View) ของตนเอง ระดับแนวความคิด (Conceptual View) หมายถึง ระดับของข้อมูลที่อยู่ถัดมา เป็นการมอง เอนทิตี้และความสัมพันธ์ระหว่างเอนทิตี้ รวมทั้งกฎเกณฑ์และข้อจำกัดต่าง ๆ ข้อมูลในระดับนี้เป็น ข้อมูลที่ผ่านการวิเคราะห์และออกแบบโดยผู้บริหารฐานข้อมูลหรือนักวิเคราะห์ระบบมาแล้ว เพื่อให้ ผู้ใช้ข้อมูลในระดับภายนอกสามารถเรียกใช้ข้อมูลในรูปแบบต่าง ๆ กันตามที่ผู้ใช้ต้องการ ระดับภายใน (Internal Lever หรือ Physical View) หมายถึง ระดับของข้อมูลที่อยู่ล่างสุด เป็นระดับการจัดเก็บข้อมูลจริง ๆ ว่ามีโครงสร้างการจัดเก็บอย่างไร วิธีการเข้าถึงข้อมูลในฐานข้อมูล ทำอย่างไร จากการแบ่งระดับข้อมูลเป็น 3 ระดับข้างต้นจึงทำให้ผู้ใช้ไม่ต้องสนใจกับรายละเอียด ในการจัดเก็บข้อมูล รวมทั้งไม่ต้องทราบข้อมูลส่วนที่ตนเองไม่ได้ใช้ การแบ่งระดับข้อมูลดังกล่าวมา เป็นประโยชน์ในเรื่องของความเป็นอิสระของข้อมูล ดังที่ได้อธิบายไปแล้วว่าตัวจัดการฐานข้อมูล (DBMS) จะทำหน้าที่เชื่อมข้อมูลระหว่างระดับภายนอกกับระดับแนวความคิด และเชื่อมระดับ แนวความคิดกับระดับภายในซึ่งการเชื่อมโยงข้อมูลดังกล่าวจะเกี่ยวข้องกับความเป็นอิสระของข้อมูล ด้วยเช่นกัน จึงจะขอกล่าวรายละเอียดในเรื่องของความเป็นอิสระของข้อมูลเพิ่มเติมจากที่ได้กล่าวถึง ความเป็นอิสระของข้อมูล ความเป็นอิสระของข้อมูลเชิงกายภาพ (Physical Data Independence) หมายถึง การ เปลี่ยนแปลงแก้ไขโครงสร้างในระดับภายใน จะไม่กระทบต่อโครงสร้างในระดับแนวความคิดและ ระดับภายนอก เช่น การเปลี่ยนวิธีการเรียกใช้ข้อมูลจากเดิมให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นจะไม่กระทบต่อ ระดับแนวความคิดหรือระดับผู้ใช้

23 ความเป็นอิสระของข้อมูลในเชิงตรรกะ (Logical Data Independence) หมายถึง การ เปลี่ยนแปลงข้อมูลในระดับแนวความคิด จะไม่กระทบต่อโครงสร้างระดับภายนอก หรือโปรแกรมที่ ประยุกต์ใช้งาน เช่น การเพิ่มแอททริบิวต์หรือเอนทิตี้ใหม่เข้าไปในฐานข้อมูล เป็นต้น เค้าร่างของฐานข้อมูล เมื่อใดที่มีการเรียกใช้หรือแก้ไขข้อมูล จะทำให้ค่าของข้อมูลในฐานข้อมูลเปลี่ยนแปลงได้ ตลอดเวลา ข้อมูลในฐานข้อมูล ณ เวลาใดเวลาหนึ่ง เราเรียกว่า Instance ของข้อมูล ดังนั้นแล้ว Instance ของฐานข้อมูลจึงเปลี่ยนแปลงได้ตลอดเวลา ส่วนเค้าร่างที่ได้จากการออกแบบฐานข้อมูล ซึ่งเป็นการกำหนดว่าฐานข้อมูลจะประกอบด้วยเอนทิตี้ แอททริบิวต์อะไรบ้าง มีความสัมพันธ์ระหว่าง เอนทิตี้อย่างไรนั้นไม่ควรมีการเปลี่ยนแปลง และถ้ามีการเปลี่ยนแปลงก็ไม่ควรเกิดขึ้นบ่อยครั้ง จากการแบ่งระดับข้อมูลเป็น 3 ระดับ ดังกล่าวแล้วนั้น ข้อมูลในระดับดังกล่าวจะ ประกอบด้วยเค้าร่างอยู่ด้วยกัน 3 ระดับ คือ - เค้าร่างภายนอก (External Schema หรือ Subschema หรือ View) เป็นเค้าร่างในระดับ ภายนอกที่แสดงถึงรายละเอียดของข้อมูลที่ผู้ใช้ต่าง ๆ ต้องการ - เค้าร่างแนวความคิด (Conceptual Schema) เป็นเค้าร่างที่แสดงรายละเอียดของ ฐานข้อมูลได้แก่ ชื่อเอนทิตี้ โครงสร้างข้อมูล ตลอดจนความสัมพันธ์และกฎเกณฑ์ข้อจำกัดต่าง ๆ - เค้าร่างภายใน (Internal Schema) เป็นเค้าร่างที่แสดงรายละเอียดการจัดเก็บข้อมูลจริง ๆ แสดงเค้าร่างของฐานข้อมูล ดังรูปที่ 2.4 รูปที่ 2.4 ระดับของข้อมูล 3 ระดับ จากรูปที่ 2.4 จะเห็นได้ว่าระบบฐานข้อมูลจะประกอบด้วยเค้าร่างภายใน 1 ตัว เค้าร่าง แนวความคิด 1 ตัว และมีเค้าร่างภายนอกหลายได้หลาย ๆ ตัว

24 ภาษาที่ใช้ในระบบจัดการฐานข้อมูล นอกจากภาษาต่าง ๆ ที่ใช้ในการเขียนโปรแกรมเพื่อการจัดการฐานข้อมูล เช่น COBOL PASCAL ฯลฯ ในระบบจัดการฐานข้อมูลจะมีภาษาเฉพาะที่ใช้ในการจัดการข้อมูลเป็นคำสั่งที่ง่ายไม่ ซับซ้อนโดยเรียกใช้ผ่านระบบการขัดการฐานข้อมูล ภาษาดังกล่าวแบ่งเป็น 3 ชนิด คือ ภาษาสำหรับนิยามข้อมูล (Data Definition Language : DDL) หมายถึง คำสั่งที่ใช้กำหนด โครงสร้างที่ได้จากการออกแบบฐานข้อมูลว่าประกอบด้วยแอททริบิวต์อะไรบ้าง เก็บข้อมูลชนิดใด เป็นต้น ผลที่ได้จากการแปล (Compile) คำสั่งที่เขียนด้วย DDL จะเกิดเป็นแฟ้มชนิดหนึ่งเรียกว่า พจนานุกรมข้อมูล -พจนานุกรมข้อมูล (Data Dictionary) เป็นแฟ้มที่จัดเก็บรายละเอียดของรีเลชัน ต่างๆในฐานข้อมูล โดยเก็บในรูปของตารางที่เป็นโครงสร้างของข้อมูล ได้แก่ ชื่อรีเลชัน ชื่อแอททริ บิวต์ต่าง ๆ คีย์หลักของแต่ละรีเลชัน คีย์นอก และข้อจำกัดต่างๆตลอดจนรายละเอียดเกี่ยวกับการ เรียกใช้ข้อมูลในระบบการควบคุมรักษาความปลอดภัยของข้อมูลพจนานุกรมข้อมูล จะถูกสร้างโดยใช้ ภาษาสำหรับนิยามข้อมูล โดยระบบจัดการฐานข้อมูลจะเป็นผู้ที่ดำเนินการสร้างพจนานุกรมข้อมูลขึ้น ตามรายละเอียดที่เขียนในคำสั่ง เมื่อมีการเรียกใช้ข้อมูลจากรีเลชันต่าง ๆ ระบบจัดการฐานข้อมูลก็จะ เรียกผ่านพจนานุกรมข้อมูล จึงมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการจัดการในฐานข้อมูล ตัวอย่าง การใช้ภาษา SOL เพื่อกำหนดโครงสร้างของตารางนักศึกษา ซึ่ง ประกอบด้วยแอททริบิวต์ต่อไปนี้ รหัสนักศึกษา เป็นชนิดอักขระ จำนวน 8 ไบต์ ชื่อนักศึกษา เป็นชนิดอักขระ จำนวน 20 ไบต์ อายุ เป็นชนิดเลขจำนวนเต็ม ค่าใช้จ่าย/เดือน เป็นชนิดตัวเลขทศนิยม(ความกว้าง 9 หลัก ทศนิยม 2 ตำแหน่ง) สามารถใช้คำสั่งใน SQL เพื่อกำหนดโครงสร้าง ได้ดังนี้ CREATE TABLE STUDENT (ID CHAR(8) , NAME CHAR(20) , AGE INTEGER PAY DECIMAL(9.2) ) , ภาษาสำหรับดำเนินการกับข้อมูล (Data Manipulation Language : DML) หมายถึง คำสั่ง ที่ใช้เรียกใช้ข้อมูล ปรับปรุงแก้ไขข้อมูล ซึ่งในระดับของผู้ใช้ไม่จำเป็นต้องทราบวิธีการจัดเก็บข้อมูล

25 จริง ๆ ว่าเป็นอย่างไร ในการดำเนินการกับข้อมูลผู้ใช้จึงเป็นเพียงใช้คำสั่งใน DML ผ่านทางระบบการ จัดการฐานข้อมูลเรียกผ่านพจนานุกรมข้อมูล ตัวอย่าง คำสั่ง SQL เพื่อเรียกดูข้อมูลรหัสนักศึกษา ชื่อนักศึกษาและอายุ โดยให้ คัดเลือกเฉพาะผู้ที่มีอายุไม่เกิน 18 ปี (อ้างอิงจากตัวอย่างในหัวข้อข้างต้น) SELECT ID , NAME , AVG FROM STUDENT WHERE AGE <=18 ; ภาษาสำหรับการควบคุมข้อมูล (Data Control Language : DCL) หมายถึง คำสั่งที่ใช้ใน การควบคุมความถูกต้องของข้อมูล คำสั่งควบคุมสภาวการณ์ ใช้ข้อมูลพร้อมกันจากผู้ใช้หลายคนใน เวลาเดียวกัน และคำสั่งควบคุมความปลอดภัยของข้อมูลการให้สิทธิอำนาจแก่ผู้ใช้แต่ละคนในการ เรียกดูหรือปรับปรุงข้อมูล ตัวอย่าง คำสั่ง SQL เพื่อกำหนดให้สิทธิอำนาจแก่ผู้ใช้ PETER ในการเรียกดูข้อมูล จากตาราง STUDENT GRANT SELECT ON STUDENT TO PETER ; ระบบจัดการฐานข้อมูล ระบบจัดการฐานข้อมูล คือซอฟต์แวร์ที่ทำหน้าที่จัดการฐานข้อมูล ได้แก่ ควบคุมดูแลในการ สร้าง การปรับปรุงข้อมูล การเรียกใช้ข้อมูล การจัดทำรายงาน จึงอาจกล่าวได้ว่าระบบการจัดการ ฐานข้อมูลจะเป็นสื่อกลางระหว่างผู้ใช้กับโปรแกรมต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการใช้ฐานข้อมูล ทำให้ สามารถสรุปหน้าที่ของระบบจัดการฐานข้อมูลได้ดังนี้ - กำหนดและเก็บโครงสร้างฐานข้อมูล ระบบจัดการฐานข้อมูลจะสร้างพจนานุกรมข้อมูลขึ้น เมื่อมีการกำหนดโครงสร้างข้อมูลขึ้นมา เพื่อเก็บรายละเอียดต่าง ๆ ที่เกี่ยวกับฐานข้อมูล เช่น ชื่อ ตาราง ชื่อฟิลด์ ตลอดจนคีย์ต่าง ๆ เป็นต้น - รับและเก็บข้อมูลในฐานข้อมูล ระบบจัดการฐานข้อมูลจะทำการรับและเก็บข้อมูลลงใน ฐานข้อมูล เพื่อใช้ในการประมวลผลต่อไป - ดูแลรักษาข้อมูล ระบบจัดการฐานข้อมูลจะดูแลข้อมูลที่เก็บรวบรวมไว้ในระบบบานข้อมูล - ติดต่อกับตัวจัดการระบบแฟ้มข้อมูล โดยระบบการจัดการฐานข้อมูลจะประสานกับตัว จัดการระบบแฟ้มข้อมูล ซึ่งเป็นฟังก์ชันการทำงานหนึ่งของระบบการดำเนินงาน (Operating System : OS) ในการค้นหาว่าข้อมูลที่เราต้องการนั้นเก็บอยู่ในตำแหน่งใดในดิสก์ โดยระบบจัดการ ฐานข้อมูลจะคอยประสานกับตัวจัดการระบบแฟ้มข้อมูลในการจัดการเก็บ การปรับปรุงข้อมูลและ การเรียกใช้ข้อมูล

26 - ควบคุมความบูรณะภาพของข้อมูล ระบบการจัดการฐานข้อมูลจะต้องควบคุมค่าของจ้อมูล ในระบบให้ถูกต้องตามที่ควรจะเป็น เช่น รหัสสินค้าที่ปรากฏในใบสั่งซื้อสินค้า จะต้องเป็นรหัสที่มีอยู่ ในระเบียนของสินค้าทั้งหมดในโกดัง เป็นต้น - ควบคุมความปลอดภัย ระบบจัดการฐานข้อมูลจะสามารถป้องกันความเสียหายที่อาจเกิด ขึ้นกับฐานข้อมูลโดยป้องกันไม่ให้ผู้ที่ไม่มีสิทธิ์ได้เข้ามาเรียกใช้ หรือแก้ไขข้อมูลในส่วนที่ปกป้องไว้ - การสร้างระบบสำรองและการกู้ ระบบการจัดการฐานข้อมูลจะจัดทำข้อมูลสำรองเมื่อมี ปัญหาเกิดขึ้น เช่น ระบบแฟ้มข้อมูลเสียหายหรือเครื่องเสียหาย ระบบจัดการฐานข้อมูลก็จะใช้ระบบ ข้อมูลสำรองนี้ในการกู้สภาพการทำงานของระบบให้เข้าสู่สภาวะปกติได้ - ควบคุมภาวการณ์ใช้ข้อมูลพร้อมกันของผู้ใช้ ระบบจัดการฐานข้อมูลที่มีคุณสมบัติในการ ควบคุมภาวการณ์ใช้ข้อมูลนี้พร้อมกันนี้ จะทำการควบคุมการใช้ข้อมูลพร้อมกันของผู้ใช้หลายคนใน เวลาเดียวกัน เช่น กรณีถ้าผู้ใช้คนหนึ่งกำลังทำการแก้ไขข้อมูลรายการใดอยู่ ระบบจะไม่อนุญาตให้ ผู้ใช้คนอื่นเข้ามาเรียกใช้ข้อมูลรายการนั้นจนกว่าการแก้ไขจะเสร็จเรียบร้อย ผู้บริหารฐานข้อมูล ผู้บริหารฐานข้อมูล เป็นผู้ที่ทำหน้าที่ควบคุมการบริหารของระบบฐานข้อมูลทั้งหมด เป็นผู้ที่ จะต้องตัดสินใจว่าจะรวบรวมข้อมูลใดบ้างเข้าไว้ในระบบ จะจัดเก็บข้อมูลด้วยวิธีใด ใช้เทคนิคใดใน การเรียกใช้ข้อมูล กำหนดระบบความปลอดภัยและความบูรณภาพของข้อมูล กำหนดแผน การสร้าง ระบบข้อมูลสำรองและการกู้ ประสานงานให้คำปรึกษา และความช่วยเหลือแก่ผู้อื่น ตลอดจน ปรับปรุงเมื่อผู้ใช้มีความต้องการที่เปลี่ยนแปลงไปจากเดิม ผู้บริหารฐานข้อมูลจึงต้องคอยปรับ ฐานข้อมูลให้เหมาะสมอยู่ตลอดเวลา แบบจำลองความสัมพันธ์ระหว่างข้อมูล (E-R Model & Diagram) Entity-Relationship model เรียกย่อ ๆ ว่า E-R Model เป็น Data Model ที่นำมาใช้ ประโยชน์อย่างแพร่หลายและเป็นที่นิยมในปัจจุบัน เพราะเป็นเครื่องมือที่ดีมากและมีโครงสร้างสำคัญ คือ E-R Diagram ซึ่งใช้ในการแสดงความสัมพันธ์ระหว่างข้อมูลในระบบฐานข้อมูล Data Model คือ แบบจำลองที่ใช้เป็นเครื่องมือในการแสดงโครงสร้างภายในระบบ ฐานข้อมูล โดยใช้รูปภาพเป็นสื่อในการแสดง ง่ายต่อการเรียนรู้และสามารถใช้เป็นเครื่องมือในการ อธิบายให้ผู้ที่ไม่มีความรู้สามารถเข้าใจโครงสร้างพื้นฐานของระบบได้โดยง่าย โดยมีคุณสมบัติ ดังนี้ - Expressiveness ต้องเป็นเครื่องมือที่แสดงโครงสร้างของข้อมูลได้ชัดเจนครบถ้วน - Simplicity ต้องทำให้ง่ายต่อการเข้าใจ

27 - Minimality ลักษณะโครงสร้างข้อมูลแต่ละชนิดต้องชัดเจนไม่กำกวม - Formality ข้อมูลแต่ละชนิดต้องไม่ซ้ำ มีรูปแบบเป็นมาตรฐาน Relationship Set หมายถึง กลุ่มของ Relation ที่มีความสัมพันธ์กันและอยู่ในประเภทเดียวกันมารวมเข้า ด้วยกัน เปรียบเหมือนคำกริยาที่เกิดขึ้นระหว่างตารางข้อมูล 2 ตารางที่มีความสัมพันธ์กัน รูปที่ 2.5 แสดงการเชื่อมความสัมพันธ์ ระดับของรีเลชันชิปแบ่งออกเป็น - รีเลชันชิปแบบยูนารี เป็นความสัมพันธ์ที่มีเอนทิตีมาสัมพันธ์เพียงเอนทิตีเดียว - รีเลชันชิปแบบไบนารี เป็นความสัมพันธ์ที่มีเอนทิตีมาสัมพันธ์ 2 เอนทิตี - รีเลชันชิปแบบเทอร์นารี เป็นความสัมพันธ์ที่มีเอนทิตีมาสัมพันธ์ 3 เอนทิต สัญลักษณ์ที่ใช้แสดงแผนภาพ E-R Diagram สัญลักษณ์ ความหมาย Entity Attribute Key Attribute Relationship Set Connection ตารางที่ 2.16 ตารางแสดงสัญลักษณ์และความหมาย Attribute

28 การออกแบบฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ด้วย E-R Model - ศึกษารายละเอียดและหน้าที่ของระบบ เพื่อรวบรวมรายละเอียดต่าง ๆ ได้แก่ ลักษณะการ ทำงานของระบบ ขั้นตอนการทำงาน และเอกสารรายงานต่าง ๆ - กำหนดเอนทิตีที่ควรมีอยู่ในระบบฐานข้อมูล โดยคำนึงถึงข้อมูลทั้งหมดที่จะจัดเก็บลงไปใน ฐานข้อมูล ว่าสามารถแบ่งได้กี่เอนทิตี - กำหนดความสัมพันธ์ระหว่างเอนทิตี โดยพิจารณาแต่ละเอนทิตีที่มีความสัมพันธ์นั้นจะ สัมพันธ์กันด้วยเงื่อนไขใด และชนิดความสัมพันธ์เป็นอย่างไร - กำหนดคุณลักษณะให้กับเอนทิตี โดยพิจารณาจากเอนทิตีแต่ละตัวว่าประกอบด้วย อะไรบ้าง - กำหนด PK ให้กับเอนทิตี โดยทุกเอนทิตีต้องมีคีย์หลักเพื่อบอกถึงความต่างของข้อมูลแต่ละ รายการ มีความเป็นเอกลักษณ์ และไม่ซ้ำซ้อน การสร้าง E-R Diagram จากตารางข้อมูล ตารางข้อมูลเมื่อนำมาสร้างเป็น E-R Diagram สามารถดำเนินการได้ ชื่อของตารางคือชื่อ ของเอนทิตี และชื่อของคอลัมน์คือชื่อของแอตทริบิวต์ โดยแต่ละคอลัมน์จะมีคุณสมบัติสำคัญ ดังนี้ - ชื่อของแต่ละคอลัมน์ต้องแตกต่างกันไป - ชื่อโดยทั่วไปจะแสดงความหมายของข้อมูลที่จะถูกเก็บไว้ในคอลัมน์นั้น - คอลัมน์ที่ข้อมูลไม่ซ้ำกันสามารถกำหนดเป็นคีย์ได้ - ลำดับของคอลัมน์ไม่มีความสำคัญ ตารางอาจารย์ รหัสอาจารย์ ชื่อสกุล ภาควิชา เงินเดือน T01 นายวิชาญ หงส์บิน คอมพิวเตอร์ 10,000 T02 นายสมบูรณ์ อาจหาญ คอมพิวเตอร์ 15,000 T03 นางกัญญาณี แสงกล้า การตลาด 13,550 ตารางที่ 2.17 แสดงตัวอย่างตารางอาจารย์ก่อนใส่สัญลักษณ์ E-R Diagram

29 รูปที่ 2.6 ตัวอย่างการสร้าง E-R Diagram จากตารางข้อมูล ความรู้เบื้องต้นโปรแกรม Microsoft Access หลังจากเข้าสู่โปรแกรมระบบปฏิบัติการ MS_WINDOWS สามารถเข้าสู่โปรแกรม Access ได้หลายวิธี ตามขั้นตอนต่อไปนี้ - เลือกเมนู Start กดค้าหาที่ช่องค้นหาพิมพ์ Access เลือกMicrosoft Access - หลังจากเข้าสู่โปรแกรม Access จะเข้าสู่หน้าหลักของโปรแกรม และปรากฎเมนู แฟ้มบนจอภาพเพื่อให้สามารถสร้างแฟ้มข้อมูลใหม่ เปิดแฟ้มข้อมูลเดิม บันทึกข้อมูล รวมทั้งแม่แบบในการสร้างฐานข้อมูล เช่น ฐานข้อมูลเว็บ ตัวอย่างแม่แบบ รวมทั้ง แม่แบบจากเว็บไซต์ office.com รูปที่2.7 แสดงหน้าต่างโปรแกรม MS_Access - เลือกเมนูแฟ้ม เลือก Create กรณีสร้างแฟ้มข้อมูล - เลือก เปิด กรณีต้องนำฐานข้อมูลเดิมที่มีอยู่แล้วกลับมาใช้งานอีครั้งหนึ่ง โดยมี รายชื่อบางส่วนให้เลือก หรือเลือก ล่าสุด เมื่อต้องการ ค้นหาจากแฟ้มข้อมูลล่าสุดที่ มีการเปิดใช้

30 การสร้างฐานข้อมูลใหม่ หมายถึง การสร้างแฟ้มข้อมูลใหม่บน Access สามารถกำหนดได้ดังต่อไปนี้ - เลือกเมนูแฟ้ม เลือก สร้าง เลือก ฐานข้อมูลเปล่า - ระบุชื่อแฟ้ม เลือก เพื่อเลือก Drive และ Folder ที่ต้องการบันทึก - คลิกแถบเครื่องมือสร้าง (หรือคลิก ที่แถบเครื่องมือด่วน) - จะปรากฏหน้าต่างการออกแบบแฟ้มข้อมูลใหม่ ดังรูปที่ 2.8 รูปที่ 2.8 แสดงหน้าต่างการออกแบบของแฟ้มข้อมูลใหม่ ในการออกแบบแฟ้มข้อมูล จะมี Ribbon หรือแถบเครื่องมือจากเมนูหลัก สำหรับการ ออกแบบทั้งหมด 7 เมนูดังต่อไปนี้ - เมนูแฟ้ม ทำหน้าที่ให้ข้อมูลเกี่ยวกับแฟ้มข้อมูลที่เปิดใช้อยู่ การสร้างแฟ้มข้อมูลใหม่ การ บันทึกแฟ้มข้อมูล การเปิดแฟ้มข้อมูลเดิม - เมนูหน้าแรก ทำหน้าที่กำหนดคำสั่งพื้นฐานทั่วไป ประกอบด้วย คลิปบอร์ด เรียงลำดับ และกรอง ระเบียน ค้นหา และการจัดรูปแบบข้อความ - เมนูสร้าง ทำหน้าที่สำหรับการสร้างวัตถุ สำหรับฐานข้อมูล ประกอบด้วย ตาราง แบบสอบถาม ฟอร์ม รายงาน แมโครและโค้ด รวมทั้งแม่แบบในการสร้างโปรแกรม ประยุกต์

31 - เมนูข้อมูลภายนอก ทำหน้าที่ในการนำฐานข้อมูลภายนอกมาใช้ใน Access การส่งออก ไปยังฐานข้อมูลอื่น ๆ และรวบรวมข้อมูล - เมนูเครื่องมือฐานข้อมูล ทำหน้าที่ในการจัดการฐานข้อมูล ประกอบด้วยการสร้าง ความสัมพันธ์ระหว่างตาราง การเรียกใช้แมโคร/Visual Basic และ SQL Sever - เมนูเขตข้อมูล ทำหน้าที่ในการกำหนดโครงสร้างของเขตข้อมูลบนตารางประกอบด้วย มุมมอง เพิ่มและลบ คุณสมบัติ จัดรูปแบบ และการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล - เมนูตาราง ทำหน้าที่ในการจัดการวัตถุตาราง ประกอบด้วย คุณสมบัติ เหตุการณ์ ก่อน/ หลัง แมโครที่มีชื่อ และความสัมพันธ์ระหว่างตาราง รูปที่ 2.9 แสดงแถบ Ribbon เมนูหน้าแรก รูปที่ 2.10 แสดงแถบ Ribbon เมนูสร้าง รูปที่ 2.11 แสดงแถบ Ribbon เมนูข้อมูลภายนอก รูปที่ 2.12 แสดงแถบ Ribbon เมนูเครื่องมือฐานข้อมูล

32 รูปที่ 2.13 แสดงแถบ Ribbon เมนูเขตข้อมูล รูปที่ 2.14 แสดงแถบ Ribbon เมนูตาราง จากรูปที่ 2.10 ปรากฏหน้าต่างการออกแบบแฟ้มข้อมูลใหม่ซึ่งประกอบด้วยวัตถุ (Object) หลัก ทั้งหมด 6 ส่วน ดังนี้คือ - Table (ตาราง) เพื่อออกแบบข้อมูลแต่ละชนิด รวมเป็นโครงสร้างของข้อมูลแต่ละ รายการโดยมีเครื่องมือช่วยสร้าง - Queries (แบบสอบถาม) ลักษณะคล้ายตาราง โดยการนำข้อมูลในตารางหรือ แบบสอบถามบางเขตข้อมูลหรือทั้งหมดมาออกแบบ คำนวณค่าต่าง ๆ ของตัวเลข วันที่ เวลา รวมทั้งเพื่อสอบถาม ค้นหา กรองข้อมูล และสรุปผลในรูปแบบต่าง ๆ ให้กับผู้ใช้ - Form (ฟอร์ม) การออกแบบการป้อนข้อมูล หรือแสดงผลบนจอภาพในการติดต่อกับผู้ใช้ เพื่อให้เกิดความสะดวกและง่ายในการติดต่อ - Report (รายงาน) การออกแบบการนำเสนอตารางข้อมูลหรือผลลัพธ์จากการ ประมวลผลทางกระดาษพิมพ์บนเครื่องพิมพ์ - Macro (แมโคร) การสร้างชุดคำสั่งเพื่อให้สามารถทำงานหลายๆ คำสั่งได้อย่างต่อเนื่อง โดยที่ผู้ใช้ไม่จำเป็นต้องมีความรู้เกี่ยวกับการเขียนโปรแกรมมาก่อน - Module (โมดูล) สำหรับผู้ที่ต้องการพัฒนาโปรแกรมด้วยการเขียนเป็นคำสั่งการทำงาน ด้วยภาษา VBA กับงานที่เป็นระบบ การทำงานที่ยุ่งยากและสลับซับซ้อน โดยผู้เขียน จะต้องมีความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับการเขียนโปรแกรม

33 การออกแบบตาราง หมายถึง การออกแบบโครงสร้างข้อมูลเพื่อกำหนดเขตข้อมูลแต่ละชนิดหรือแต่ละเขตข้อมูล ให้กับการบันทึกข้อมูลแต่ละรายการ ในการเก็บข้อมูลเดิม ที่จะนำไปใช้ในการประมวลผลข้อมูล ดังนั้นการสร้าง Table จึงเป็นส่วนแรกของแฟ้มข้อมูลในการออกแบบฐานข้อมูลที่จะนำไปใช้ในส่วน อื่น ๆ ต่อไปสามารถออกแบบได้ 2 วิธี ได้แก่ การออกแบบด้วยคำสั่งตาราง - เลือกเมนู สร้าง เลือกตาราง - การออกแบบตารางแต่ละเขตข้อมูล โดยการเลือก คลิกเพื่อเพิ่ม เลือกชนิดขของ ข้อมูล และระบุชื่อเขตข้อมูลใหม่ - เลือก คลิกเพื่อเพิ่ม ไปเรื่อย ๆ จนกระทั่งได้เขตข้อมูลครบตามต้องการ รูปที่ 2.15 แสดงการออกแบบสร้างตารางใหม่ การออกแบบด้วยคำสั่งออกแบบตาราง - เลือกเมนู สร้าง เลือก ออกแบบตาราง รูปที่ 2.16 แสดงการออกแบบสร้างตารางใหม่ด้วยการออกแบบ 1 2 3

34 การออกแบบโครงสร้างข้อมูล หมายถึง กรณีสร้างตารางกำหนดโครงสร้างใหม่ด้วยตนเอง โดยมีขั้นตอนการออกแบบดังนี้ เลือกเมนู สร้าง เลือก ออกแบบตาราง จะเข้าสู่มุมมองออกแบบได้ 4 ส่วน ได้แก่ - ชื่อเขตข้อมูล สำหรับระบุข้อมูลแต่ละเขตข้อมูล - ชนิดข้อมูล สำหรับระบุชนิดของข้อมูล ซึ่งแบ่งได้ 10 ชนิด • Text ข้อมูลประเภทตัวอักษรหรือตัวเลขที่ไม่นำไปใช้การคำนวณ จะถูกกำหนดด้วย ขนาด หน่วยเป็นจำนวนตัวอักษร • Memo ข้อมูลประเภทรายละเอียดหรือการบันทึกบทความ สามารถเก็บได้ 64,000 Byte • Number ข้อมูลเชิงตัวเลขจำนวนเต็ม 0 – 9 หรือตัวเลขทศนิยมที่มีทั้งค่าบวกและ ค่าลบ และยังสามารถนำไปใช้คำนวณได้ • Date/Time ข้อมูลประเภทวันที่ที่ระบุตามรูปแบบ dd/mm/yy หรือ mm/dd/yy หรือข้อมูลประเภทเวลาที่ระบุตามรูปแบบ h : m : ss ข้อมูลประเภทนี้นอกจาก สามารถกำหนดรูปแบบข้อมูลได้แล้ว ยังสามารถนำค่าเหล่านี้ไป คำนวณหาค่า ผลลัพธ์ตามรูปแบบที่ต้องการได้ • Currency ข้อมูลประเภทตัวเลขหรือทศนิยมที่ต้องการสัญลักษณ์ทางการเงิน – และ , กำกับตัวเลข • AutoNumber การสร้างตัวเลขที่ใช้ในการนับแบบอัตโนมัติ เช่น 1,2,3,.. หรือค่าตัว เลขที่เกิดจาการสุ่ม • Yes/No ข้อมูลเชิงตรรกะ หรือข้อมูล 2 ลักษณะ เช่น Yes/No, True/Fault , On/Off หรือ ชาย/หญิง ฯลฯ • OLE-Object ข้อมูลประเภทรูปภาพ หรือภาพกราฟิก ข้อมูลเอกสารที่สร้างจาก โปรแกรมอื่น ๆ • Hyperlink การเชื่อมโยงข้อมูลไปยังแฟ้มอื่น ๆ ภายนอก เช่น แฟ้มข้อมูลอื่น เว็บไซต์ หรือ E – Mail • Attachment ข้อมูลประเภทที่แนบแฟ้มข้อมูลกับรายการ เช่น แฟ้มรูปภาพหรือ ภาพกราฟิก รวมทั้งข้อมูลประเภทแฟ้มเอกสาร - Description สำหรับอธิบายลักษณะของข้อมูลแต่ละเขตข้อมูล เช่น วิธีการป้อนข้อมูล ความหมายของข้อมูลแต่ละค่าที่กำหนดไว้ล่วงหน้า

35 รูปที่ 2.17 แสดงตารางการออกแบบโครงสร้าง Table ตัวอย่าง ให้ออกแบบโครงสร้างข้อมูลบุคลากรตามตัวอย่างรูปที่ 2.18 ดังนี้ หลังการออกแบบจะต้องบันทึกโครงสร้างตาราง ตามขั้นตอนดังนี้ • เลือกเมนู แฟ้ม เลือก save • ระบุชื่อตารางที่ Table Name แล้วตอบ OK จะปรากฏข้อความแจ้งในกรณี ไม่ได้กำหนด Primary Key • ถ้าตอบ Yes จะสร้างเขตข้อมูล ID เป็นชนิด AutoNumber และกำหนดเป็นคีย์ หลัก • ถ้าตอบ No หมายถึง ผู้ใช้ไม่ต้องการกำหนดคีย์หลัก รูปที่ 2.18 แสดงการบันทึกโครงสร้าง Table หลังออกแบบ

36 - คุณสมบัติเขตข้อมูล สำหรับกำหนดคุณสมบัติของเขตข้อมูลแต่ละชนิดเพื่อกำหนดขนาด รูปแบบ ขอบเขตการบันทึก ฯลฯ * ขนาดเขตข้อมูล หมายถึง ขนาดของข้อมูลแต่ละประเภท ดังตารางแสดงขนาดของข้อมูล ประเภท ชนิดของข้อมูล TEXT - มีหน่วยเป็นจำนวนตัวอักษร เพื่อควบคุมการรับข้อมูลไม่ให้เกินขนาด ที่กำหนด ซึ่งสามารถกำหนดได้ไม่เกิน 255 ตัวอักษร MEMO - จะเก็บข้อมูลได้สูงสุด 65,535 ตัวอักษร Number - จะมีขนาดที่ใช้จัดเก็บดังต่อไปนี้ Format ช่วงข้อมูล Byte ให้ค่าเลขจำนวนเต็มมีค่า 0-255 Integer ให้ค่าเลขจำนวนเต็มมีค่า -32768 ถึง +32767 Long Integer ให้ค่าเลขจำนวนเต็มมีค่าประมาณ +2000 ล้าน Single ตัวเลขที่มีทศนิยมแบบความละเอียดปกติ Double ตัวเลขที่มีทศนิยมแบบความละเอียดเป็น 2 เท่า ตารางที่2.18 ตารางแสดงขนาดของข้อมูล * รูปแบบ หมายถึง รูปแบบข้อมูลในการแสดงผล สามารถกำหนดได้ 2 ลักษณะ คือกำหนด จากรูปแบบเดิมที่มีอยู่แล้ว หรือกำหนดด้วยตนเอง โดยระบุเป็นสัญลักษณ์ตามประเภทข้อมูล ประกอบด้วย ตัวเลข วันที่/เวลา ตัวเลขทางการเงิน Yes/No - ค่าใหม่ สำหรับคุณสมบัติของข้อมูลประเภท AutoNumber โดยกำหนดการเพิ่มตัวเลข อัตโนมัติมี 2 ลักษณะคือ • เพิ่มค่า โดยค่าตัวเลขจะเพิ่มทีละ 1 ได้แก่ 1 , 2, 3, ... • สุ่ม โดยค่ตัวเลขจะเพิ่มด้วยค่าตัวเลขสุ่ม - ตำแหน่งทศนิยม หมายถึง การกำหนดจำนวนหลักของทศนิยมซึ่งจะมีผลกับข้อมูลประเภท ตัวเลข ได้แก่ Number หรือ Currency

37 - รูปแบบการป้อนข้อมูล หมายถึง การสร้างรูปแบบตัวคั่นข้อมูลแต่ละคำจะใช้สำหรับข้อมูล ประเภทรหัสต่าง ๆ เช่น รหัสพนักงาน รหัสไปรษณีย์ รหัสโทรศัพท์ ฯลฯ โดยมีสัญลักษณ์ที่ใช้ในการ ออกแบบดังต่อไปนี้ • A แทนตัวเลขหรือตัวอักษรก็ได้ และต้องใส่ค่าเสมอ • 9 แทนตัวเลข 0-9 เท่านั้น จะใส่ค่าหรือไม่ก็ได้ • L แทนตัวอักษร ก-ฮ หรือ A-Z และต้องใส่ค่าเสมอ • 0 แทนตัวเลข 0-9 และต้องใส่ค่าเสมอ • > เปลี่ยนตัวอักษรเป็นตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมด (กรณีภาษา Eng) • < เปลี่ยนตัวอักษรเป็นตัวพิมพ์เล็กทั้งหมด (กรณีภาษา Eng) • สัญลักษณ์ตัวคั่น เช่น – หรือ ( ) หรือ : หรือ [ ] ฯลฯ Input Mask รูปแบบการบันทึก ตัวอย่างข้อมูล >A-999 - ก-001 >L[0-00] [ - ] Z[4-05] 99/99/99 / / 05/08/48 99:99 : 08:30 ตารางที่ 2.19 ตารางแสดงตัวอย่างการกำหนด Input Mask - ป้ายคำอธิบาย หมายถึง คำอธิบายชื่อเขตข้อมูล ใช้แทนชื่อเขตข้อมูลเพื่อให้เข้าใจข้อมูล ได้เพิ่มขึ้น เพราะปกติการกำหนดชื่อเขตข้อมูลจะตั้งชื่อให้กระชับเพราะจะได้เรียกใช้ได้ง่ายและ สะดวก - ค่าเริ่มต้น หมายถึง การให้ค่าข้อมูลเริ่มต้นสำหรับการบันทึกรายการใหม่ จะกำหนดเมื่อ ข้อมูลในเขตข้อมูลที่กำหนดมีค่าที่กำหนดเป็นจำนวนมาก จึงนำมากำหนดเป็นค่าเริ่มต้น - กฎการตรวจสอบ หมายถึง การสร้างกฎเพื่อตรวจสอบข้อมูลที่บันทึกว่ามีค่าตามที่กำหนด หรือต้องการหรือไม่ ถ้าไม่เป็นไปตามที่กำหนดจะแสดงข้อความเพื่อแจ้งผู้บันทึกหรือแก้ไข คำสั่งที่ใช้ร่วมในการตรวจสอบ ประกอบด้วย • ตัวเชื่อม and , or และ not • Between ค่าเริ่มต้น and ค่าสิ้นสุด

38 ประเภทข้อมูล Validation Rule ความหมาย Text “เอกชน” or “ราชการ” ต้องบันทึก เอกชน หรือ ราชการ เท่านั้น Text Not “ภาคกลาง” บันทึกทุกภาค ยกเว้น ภาคกลาง Number/Currency >=1,000 มีค่าตั้งแต่ 1,000 เป็นต้นไป Number/Currency Between 10 and 1,000 มีค่าระหว่าง 10-1,000 Date/Time >=01/01/54 บันทึกปี 2554 เป็นต้นไป Date/Time Between 01/01/54 and 12/31/54 บันทึกเฉพาะปี 2554 เท่านั้น Date/Time <=18:00 บันทึกไม่เกิน 18 นาฬิกา Date/Time >=18:30 บันทึกตั้งแต่ 8.30 น. เป็นต้นไป Date/Time Between 8:00 and 6:00 บันทึกระหว่าง 8.00-16.00 น. เท่านั้น ตารางที่ 2.20 ตารางแสดงตัวอย่างการกำหนด Validation Rule - ข้อความตรวจสอบ หมายถึง ข้อความที่กำหนดขึ้นเพื่อแจ้งผู้บันทึกหรือแก้ไขที่ระบุข้อมูลที่ ไม่เป็นไปตามกฎการตรวจสอบ โดยจะใช้ควบคู่กับ Validation Rule - จำเป็น สำหรับกรณีต้องการกำหนดให้บันทึกข้อมูลเสมอถ้าไม่บันทึกจะมีข้อความเตือน โดยมีตัวเลือก 2 ตัวเลือก ได้แก่ • ตอบ ไม่ใช่ หมายถึง บันทึกหรือไม่บันทึกก็ได้ • ตอบ ใช่ หมายถึง จะต้องบันทึกเสมอ - อนุญาตให้ความยาวเป็นศูนย์หมายถึง ข้อความที่มีขนาดตัวอักษรเป็นศูนย์ หรือ “” ซึ่งจะ ใช้กำหนดกับข้อมูลประเภท TEXT • ตอบ ไม่ใช่ หมายถึง ไม่อนุญาตให้บันทึก “” • ตอบ ใช่ หมายถึง อนุญาตให้บันทึก “” - ใส่ดัชนี สำหรับการกำหนดดัชนีข้อมูลให้กับเขตข้อมูลที่เลือก ซึ่งจะถูกกำหนดเป็นคีย์ในการ สืบค้น เพระจะมีการเรียงเขตข้อมูลที่ถูกกำหนดเป็นดัชนี โดยสามารถกำหนดได้ 3 ลักษณะคือ • ตอบ ไม่ใช่ ถ้าไม่ต้องการให้เขตข้อมูลนั้นเป็น Index

39 • ตอบ ใช่ (มีค่าซ้ำกัน) หรือ Yes ถ้าต้องการให้เขตข้อมูลนั้นเป็น Index และมีค่าซ้ำ กันได้ • ตอบ ใช่ (มีค่าซ้ำกัน) หรือ Yes ถ้าต้องการให้เขตข้อมูลนั้นเป็น Index และมีค่าซ้ำ กันไม่ได้ - การบีบ ใช้กับข้อมูลประเภท Text, Memo Hyperlink ให้สามารถบีบอัดข้อมูลที่ใช้รหัส Unicode ทำให้ใช้พื้นที่เก็บได้มากกว่าแบบปกติ - IME Mode และ IME Sentence Mode ใช้ในกรณีติดตั้งโปรแกรม IME เพื่อเปลี่ยน คีย์บอร์ดให้สามารถใช้อักษรภาษาอื่น เช่น จีน ญี่ปุ่น เกาหลี ฯลฯ - สมาร์ทแท็ก ทำให้การทำงานข้อมูลใน Access ร่วมกับโปรแกรมภายนอกสะดวก - จัดแนวข้อความ ใช้ในการจัดข้อมูลให้อยู่ในตำแหน่ง ชิดซ้าย ชิดขวา หรือจัดกลาง - แสดงตัวใช้เลือกวันที่ สำหรับข้อมูลชนิด Date/Time โดยจะแสดงปฏิทินสำหรับเลือก วัน เดือน ปี ได้ด้วยความสะดวก โดยไม่ต้องบันทึกด้วยคีย์บอร์ด การป้อนข้อมูลบน Table หลังจากออกแบบโครงสร้างตารางและทำการบันทึกโครงสร้างเรียบร้อยแล้ว ขั้นตอนต่อไปก็ คือการป้อนข้อมูลลงในตารางซึ่งสามารถป้อนข้อมูลได้ 2 ทาง คือ ป้อนผ่าน Datasheet หรือป้อน ผ่านฟอร์มที่สร้างขึ้นซึ่งจะกล่าวในบทถัดไป สำหรับหน่วยนี้จะกล่าวถึงการป้อนข้อมูลผ่าน Datasheet รวมทั้งการลบ/แทรก/แก้ไข ข้อมูลบนตาราง ขั้นตอนการเข้าสู่มุมมองแผ่นข้อมูล - เลือกเมนู ตาราง เลือกชื่อตารางที่ต้องการ คลิกขวาเลือก เปิด หรือดับเบิลคลิกชื่อ ตารางที่ต้องการ รูปที่ 2.19 แสดงตัวอย่างการป้อนข้อมูลบนแผ่นข้อมูล