หล ักการจ ัดการเอกสาร
เอกสารพอพูดถึง ก็คือ กระดาษที่มีสาระส าคัญอยู่ในนั้น ไม่ว่าจะเป็นเอกสารของหน่วยงาน ต่างๆ บริษัทห้างร้าน หรือแม้แต่บ้านของเราเอง การจัดการเอกสารคือ สิ่ งที่ต้องท าให้เป็นระบบระเบียบ เพราะอาจจะเกิดปัญหาที่ต้องใช้เอกสาร นั้น แต่กลับหาไม่เจอ
วิธีการจัดการเอกสารตามแบบฉบับของมืออาชีพ เตรียมอุปกรณ์ สถานที่ และเอกสารให้พร้อม อุปกรณ์ที่จ าเป็นต้องใช้อาจมีอยู่แล้วในส านักงาน เช่น กล่องกระดาษ แฟ้ม ปากกา กระดาษสี ชั้นวาง รวมไปถึงตู้หรือห้องส าหรับเก็บเอกสารซึ่งจะต้องท าให้มันโล่งเพื่ อให้ จัดเก็บเอกสารได้ทันที รวมไปถึงตู้หรือห้องส าหรับเก็บเอกสารซึ่งจะต้องท าให้มันโล่งเพื่ อให้จัดเก็บเอกสารได้ทันที เมื่ อ กระบวนการทั้งหมด เสร็จสิ้น ทั้งนี้ สิ่ งที่ส าคัญที่สุด คือ ต้องรวบรวมเอกสารทั้งหมดมาไว้ที่เดียวกัน มิฉะนั้นอาจต้องเสียเวลามาจัดการ ใหม่อีกหลายรอบเมื่ อพบว่ามีเอกสารหลงเหลืออยู่ตามที่ต่าง ๆ จัดการกับเอกสารในทันทีที่ได้รับ จริง ๆ แล้ว วิธีการจัดการเอกสารที่ดีที่สุดก็คือ ทันทีที่คุณได้รับเอกสารนั้นมา ให้คุณจัดการกับมันโดย ทันที เช่น หากเป็นจดหมาย อ่านทันที หากมีเรื่ องส าคัญก็เก็บไว้ หากไม่มีอะไรก็ทิ้งได้ ใบเรียกเก็บเงิน ใบเสร็จ ได้รับมาแล้ว จัดการทันที จากนั้นก็เก็บเข้าแฟ้มไป หากจ าเป็นต้องเก็บ หรือทิ้งไปหากไม่จ าเป็น
วิธีการจัดการเอกสารในโปรแกรมจัดเก็บเอกสาร ปัจจุบันมีหลายหน่วยงาน หรือองค์กรส่วนใหญ่ก็หันมาใช้บริการ โปรแกรมจัดเก็บเอกสาร ที่ทั้งสะดวก รวดเร็ว ไม่ว่าเอกสารจะมีเยอะแค่ ไหน ก็ไม่มีทางหาย หรือจะเก็บที่ไหนก็หาเจอ มีโปรแกรมจัดเก็บเอกสาร ไว้คอยให้บริการหลายรูปแบบ ทั้งขนาดเล็ก ไปจนถึงขนาดใหญ่ ท่าน สามารถเลือกใช้ให้เหมาะกับกับองค์กร หรือหน่วยงานของท่านได้
ข้อดีของโปรแกรมจัดเก็บเอกสาร ช่วยในการจัดเก็บและค้นหาเอกสาร มีความรวดเร็วมากขึ้น เพราะงานเอกสาร ต่างๆ จะถูกจัดเก็บอยู่เป็นแฟ้มข้อมูลลงในสื่ อบันทึกข้อมูลต่างๆ และสามารถค้นหาและ เรียกใช้งานได้สะดวกและรวดเร็ว ช่วยลดปริมาณกระดาษที่จัดเก็บท าให้ประหยัดพื้นที่ในการเก็บเอกสาร เพราะเอกสารจะถูกจัดเก็บอยู่ใน สื่ อบันทึกข้อมูลต่างๆ ที่มีขนาดเล็กแต่มีความจุในการเก็บข้อมูลได้เป็นจ านวนมาก ช่วยลดขั้นตอนในการจัดท าเอกสาร เช่น ถ้าต้องส่งจดหมายที่มีข้อความเหมือนกันไปให้ผู้รับจดหมายเป็น จ านวนมากอาจท าได้โดยการจัดท าจดหมายเวียน ซึ่งมีขั้นตอนการท าที่สะดวกและรวดเร็ว ซึ่งถ้าหากใช้ เครื่ องพิมพ์ดีดก็อาจจะต้องเสียเวลาในการจัดท ามาก ช่วยประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายในการจัดพิมพ์เอกสาร ช่วยสร้างเอกสารให้มีความสวยงาม ทั้งนี้ เพราะผู้ใช้สามารถน ารูปภาพ รูปวาด ภาพกราฟฟิกต่างๆ มาแทรก ลงในเอกสารได้โดยตรง
นางสาวญาตาวี นิลสาลิกา เลขที่ 3 นางสาวฐิตาภา เทพสวส ั ด ์ ิ เลขท ่ ี 4 นางสาวลดา งามข า เลขที่ 12 นางสาวสุววรณา จูค านึง เลขที่ 15 สมาชิกกลุ่มที่1