PENGURUSAN TUGAS MUDAH DENGAN GOOGLE SITES SAEIDAH BINTI MD KAMIL Penulis : SITI NOOR HAFIZAH BINTI ABD AZIZ FAZLINA BINTI FADZIL Editor:
PENULIS: SAEIDAH BINTI MD KAMIL PENGURUSAN TUGAS MUDAH DENGAN GOOGLE SITES EDITOR : SITI NOOR HAFIZAH BINTI ABD AZIZ FAZLINA BINTI FADZIL
DITERBITKAN DAN DIEDARKAN OLEH : Kolej Komuniti Rembau Lot PT 2565-2579, Taman Pinggiran Pedas, 71400 PEDAS NEGERI SEMBILAN. DISEMBER TAHUN 2023 ii Hak cipta terpelihara. Setiap bahagian dalam buku ini tidak boleh diterbitkan semula, disimpan untuk pengeluaran atau dipindah kepada bentuk lain sama ada dengan cara elektronik, mekanikal, gambar, rakaman, dan sebagainya tanpa izin terdahulu daripada Penulis dan Penerbit. SAEIDAH BINTI MD KAMIL Pengurusan Tugas Mudah dengan Google Sites
Penaung: Merhayati binti Sipon Penasihat: Idayati binti Idris Ketua Unit Penyelidikan, Inovasi & Komersialan: Shahidah binti Abdul Malek Ketua Editor : Siti Noor Hafizah binti Abd. Aziz Editor : Fazlina binti Fadzil Pengarang : Saeidah binti Md kamil Penghargaan
Penulisan ini adalah sebagai panduan kepada pihak-pihak yang berkaitan seperti pegawai pengurusan, para pensyarah, guru-guru, pihak pentadbiran serta seumpamanya sebagai satu langkah alternatif dalam menguruskan tugas – tugas harian di pejabat dengan lebih teratur dan sistematik. Proses pengurusan kerja pada masa kini seharusnya seiringan dengan kemudahan yang ada terutamanya kaedah penyampaian dan capaian maklumat. Capaian maklumat tanpa had dapat dicapai dengan mudah apabila maklumat-maklumat tersebut dapat dicapai secara berpusat. Diharapkan eBook Pengurusan Tugas Mudah dengan Google Sites ini dapat memberi manfaat kepada semua dalam menguruskan tugasan harian dengan lebih cekap dan sistematik. iii
Pengenalan Penggunaan Google Sites Apa yang anda boleh buat dengan google sites? Rancang Pembinaan Google Sites Anda Peranan pembangun Paltform Google Sites Contoh Senarai Semak Pembinaan Google Sites Rangka Pembinaan Google Sites Jom Bina Google Sites Contoh Rekaan Google Sites Tips Google Site Menarik Rujukan 1 4 5 8 9 12 15 35 36 33
Tugas harian di pejabat akan menjadi lebih sistematik dengan adanya kemudahan platform seperti yang disediakan oleh pihak Google iaitu, google sites. Penggunaan google sites boleh diselaraskan mengikut kesesuaian dan tujuan sesuatu platform tersebut diwujudkan. Platform google sites dibina untuk memudahkan capaian maklumat oleh pegawaipegawai, staf pentadbiran juga para pelajar. 1 PENGENALAN : PENGGUNAAN GOOGLE SITES Google sites membantu pengguna untuk membuat laman web dengan mudah. Pengguna boleh memanfaatkan google sites kerana ia mudah dicipta dan diurus oleh pengguna biasa. Kemudahan menggunakan google sites yang diolah oleh pihak Google ini dapat membolehkan sesiapa sahaja untuk menggunakan atau mencipta platform tersebut. (Mokhtar DR et, al.,2021)
Proses pengurusan tugas harian di pejabat dan proses pengajaran dan pembelajaran (PdP) masa kini perlu seiringan dengan kemudahan yang ada. Capaian maklumat seharusnya dapat dicapai dengan mudah dan pengguna dapat memanfaatkan maklumat yang diperolehi dengan sebaiknya tidak mengira masa dan tempat. 2 Contohnya seperti Unit Pembangunan Pelajar, Unit Pentadbiran, Unit Akademik dan lain-lain di mana maklumat setiap maklumat unit boleh dipusatkan di bawah satu capaian yang mudah menerusi penggunaan google sites ini. Pembinaan platform menerusi google sites ini juga boleh dibuat secara berkolaborasi dengan rakanrakan yang lain. Platform google sites ini sesuai digunakan di dalam hal-hal yang berkaitan dengan pengurusan tugas di unit-unit di sesebuah organisasi. Sebagai contoh, menerusi kemudahan ini satu eBoard boleh dihasilkan bagi menggantikan atau sebagai alternatif kepada penggunaan papan kenyataan fizikal yang digunakan untuk menyampaikan maklumat-maklumat yang berkaitan.
Bagi golongan pendidik, dengan adanya google sites ini para pelajar akan lebih tertarik untuk menimba ilmu pengetahuan kerana segala aktiviti dan maklumat yang berkaitan dengan PdP dapat diperolehi dengan mudah secara berpusat. Ini secara tidak langsung, kita sebagai pembangun platform google sites tersebut akan dapat membantu organisasi untuk mendapatkan maklumat yang tepat dan terkini. Bagaimana anda urus tugas-tugas anda? Bagi memastikan pengurusan tugasan anda dapat dibuat dengan baik, kenalpasti tugas-tugas anda yang boleh dipusatkan di dalam satu platform untuk memudahkan penyampaian serta capaian sesuatu maklumat. Untuk menjadikan google sites ini sebagai satu platform yang mesra pengguna serta dapat menyampaikan maklumat-maklumat tertentu dengan mudah, satu perancangan perlu dibuat dengan merangka paparan-paparan dan kandungan maklumat yang bersesuaian di dalam platform tersebut supaya mencapai objektifnya serta sasarannya. 3 Contohnya, bagi golongan pengurusan seperti pegawai, staf / pekerja akan dapat mengakses maklumat dan borang-borang yang berkaitan dengan mudah secara berpusat melalui platform google sites.
GOOGLE SITES APA? penyampaian / capaian maklumat seperti Garis Panduan / Pekeliling, Borang-borang yang digunapakai Apa yang anda mahukan pengguna platform ini tahu, dan apa yang anda ingin sampaikan kepada pengguna anda? SIAPA? pengguna seperti pegawaipegawai, pelajar, staf, warga pendidik BAGAIMANA ? merangka dan menyenaraikan maklumat yang ingin diselaraskan & dikongsikan Buat senarai semak Kenalpasti pengguna platform ini. MENGAPA? bagi membantu organisasi mendapatkan maklumat yang tepat menjimatkan masa dan tenaga pengurusan lebih teratur /berpusat/ sistematik Memudahcara sesuatu urusan 4 APA YANG ANDA BOLEH BUAT DENGAN GOOGLE SITES?
1.Kenalpasti tujuan / objektif anda mewujudkan google sites 2. Kenal pasti topik / maklumat yang perlu pengguna tahu (perkara yang ingin disampaikan) 3. Muatnaik borang-borang / Garis panduan / Surat/ Memo yang berkaitan di dalam google drive anda / cloud 4. Kenal pasti & kumpulkan link yang berkaitan yang perlu disertakan untuk memudahkan capaian, contohnya link HRMIS, LHDN 5. Kenalpasti dan kumpul maklumat lain sebagai contoh maklumat daripada youtube berkaitan dengan sesuatu info perkhidmatan 6. Kenal pasti video yang sesuai untuk dimuatnaik sebagai bahan rujukan pegawai / staf / pekerja 7. Cipta imej paparan yang menarik minat pengguna. Contoh menggunakan aplikasi canva 8. Sediakan platfom cadangan / komen untuk penambahbaikan contoh dalam bentuk google form. Contoh 1 : Merancang pembinaan google sites untuk Pengurusan Unit Pentadbiran. 5 RANCANG PEMBINAAN GOOGLE SITES ANDA
1.Kenalpasti tujuan / objektif anda mewujudkan google sites 2. Kenal pasti topik / maklumat yang perlu pengguna tahu (perkara yang ingin disampaikan) 3. Muatnaik nota-nota / bahan pdp di dalam google drive (GD) anda / cloud 4. Kenal pasti & kumpulkan link yang berkaitan untuk memudahkan capai, contoh link bagi online classroom dan seumpamya. 5. Kenalpasti & kumpulkan maklumat lain seperti maklumat daripada video di youtube berkaitan dengan sesuatu topik. 7. Bina dan kumpulkan games / kuiz / aktiviti untuk menguji tahap pengetahuan pelajar 6. Kenal pasti atau hasilkan video yang sesuai untuk dimuatnaik sebagai bahan pdp pelajar 8. Cipta imej paparan yang menarik minat pelajar.contoh dengan menggunakan aplikasi canva 9. Sediakan platfom cadangan / komen untuk penambahbaikan contoh dalam bentuk google form. Contoh 2 : Merancang pembinaan google sites untuk sesuatu subjek / kursus PdP 6
7 Pemakluman / Hebahan Garis Panduan / Pekeiling Perekodan Nombor Surat Nota PdP / latihan / Soalan Penilaian Berterusan google meets google slides google sheets google docs google looker studio google form google calendar google classroom Antara kemudahankemudahan lain yang boleh dikombinasikan dengan Google sites seperti contoh berikut : Bagi capaian maklumatmaklumat seperti berikut dan sebagainya: Borangborang Pengurusan / Pentadbiran Data-data seperti data graduan institusi Data KPI Organisasi Takwim Aktiviiti Organisasi
PERANAN PEMBANGUN PLATFORM GOOGLE SITES 8 Membuat semakan terlebih dahulu dalam memastikan maklumat yang tepat sebelum dimuat naik di dalam platform yang dibina. Mengawal maklumat / dokumen (tetapan limited access) mengikut keperluan fungsi pegawai / staf. Boleh berkolaborasi dengan rakan lain untuk bersama membangunkan platform ini. Memastikan nota atau bahanbahan lain yang dikongsikan daripada google drive di dalam tetapan viewer. Membuat jadual atau senarai semak bagi memantau & mengemaskini maklumat di platform google sites dari masa ke semasa. Peranan Pembangun Platform Google Sites
BIL BUTIRAN CATATAN STATUS 1 Tujuan / Objektif contoh : memudahkan penyampaian maklumat antara unit di organisasi 2 Permasalahan yang dihadapi contoh tersilap guna borang (guna format yang lama) 3 Kaedah mengatasi contoh : kumpul / selaraskan maklumat dalam satu capaian 4 Perancangan : Senaraikan semua borang Senaraikan semua nota / bahan hebahan Senaraikan video di youtube Sediakan video Senaraikan garis panduan / pekeliling contoh : Borang Peminjaman Aset 9 CONTOH SENARAI SEMAK PEMBINAAN GOOGLE SITES
BIL BUTIRAN CATATAN STATUS 5 Rekaan logo / imej / ikon menggunakan aplikasi canva / yang bersesuaian contoh rekaan di sini: 6 Wujudkan folder khas di dalam GD untuk meletakkan dokumen /maklumat yang akan dipaparkan di google sites yang dibina. Contoh : slaid nota borang-borang gambar-gambar 7 Kenalpasti gambar aktiviti yang sesuai / letak dalam folder khas di GD contoh : team building sukaneka lawatan 8 Cadangan paparan di laman utama contoh : maklumat fungsi unit carta organisasi / takwim pilihan: button click ke subpage ( a.pegawai , b.staf sokongan) 10
BIL BUTIRAN CATATAN STATUS 9 Cadangan paparan di setiap page / subpage Rujuk muka surat 12 - 14 10 Semakan semula bahagian-bahagian yang perlu limited access di GD. 11 Publish setelah berpuas hati dengan platform yang dibina 11 https://bit.ly/Senarai-Semak-Bina-Gsites Muat turun borang senarai semak pembinaan google sites di sini :
COVER SUBPAGE PELAJAR JADUAL / TAKWIM PEPERIKSAAN SLIP MENDUDUKI PEPERIKSAAN INFO PELAJAR SLAID TAKLIMAT KEMBALI COVER SUBPAGE PENSYARAH GARIS PANDUAN PENGURUSAN PROGRAM TAKWIM BORANG BAHAN RUJUKAN / BENGKEL KEMBALI INFO UNIT GALERI AKTIVITI UNIT PEMAKLUMAN PENTING PENSYARAH PELAJAR COVER PAGE Klik di button pensyarah atau pelajar untuk ke page seterusnya Cadangan kandungan & susun atur bagi pilihan menu pensyarah Cadangan kandungan & susun atur bagi pilihan menu pelajar Rangka paparan page Utama Rangka paparan bahagian seterusnya. Contoh page 2: Pensyarah Rangka paparan bahagian seterusnya. Contoh page 3: Pelajar RANGKA PEMBINAAN GOOGLE SITES - CONTOH PLATFORM PENGURUSAN UNIT Item paparan di setiap page tersebut boleh dalam bentuk paparan terus @ embed rekaan daripada canva @ insert link bergantung kepada rekaan anda. 12 A A1 A2
Contoh paparan apabila pengguna klik pada menu : ‘Pensyarah” (seperti di m/s 12) pengguna akan dibawa ke page seterusnya seperti berikut : COVER SUBPAGE PENSYARAH GARIS PANDUAN PENGURUSAN PROGRAM TAKWIM BORANG BAHAN RUJUKAN / BENGKEL KEMBALI klik pada pilihan menu yang bekenaan (a1 -a5), anda akan ke paparan seterusnya, seperti pada contoh gambar yang disertakan tersebut. 13 A1 a1a3a2a4a5 b1 b2 b3 b4
COVER SUBPAGE PENSYARAH GARIS PANDUAN PENGURUSAN PROGRAM TAKWIM BORANG BAHAN RUJUKAN / BENGKEL KEMBALI Kemudian klik pada borang yang diperlukan contoh paparan borang yang telah disediakan dalam bentuk google docs di dalam GD Contoh apabila pengguna yang berada di page ‘PENSYARAH’ klik pada menu ‘BORANG’ 14 a1 A1 a2 a3 a4 a5 b3 c3
Bagaimana cipta platform anda dengan google sites? 1. Wujudkan emel gmail khas untuk tugasan anda atau guna akaun gmail sedia ada anda. 2. Klik pada simbol (Google Apps) pada paparan di tepi alamat emel anda. Bagi organisasi yang subscribe kemudahan Google Workspace untuk kegunaan secara rasmi di organisasi, anda boleh menggunakan kemudahan akaun gmail tersebut. 1 2 3 Pilih ‘Sites’ Jika tiada menu ‘Sites’, klik ‘more from google’ kaedah lain anda boleh membuat carian menerusi google search. Pastikan anda terlebih dahulu sign in akaun gmail anda. Klik ‘Google Apps” JOM BINA GOOGLE SITES 15
Seterusnya anda akan dibawa ke paparan seperti berikut: Klik pada bahagian Got it Anda boleh memilih template yang disediakan atau memilih blank untuk rekaan sendiri 4 5 6 Dalam contoh ini, pilih >> blank, dan paparannya seperti berikut: 16
Klik pada ‘add logo’ jika anda ingin meletakan logo platform anda. 7 8 9 10 Setelah anda klik blank , anda akan melihat paparan seperti berikut : Masukkan nama google sites anda di ‘Untittle site’ untuk memudahkan carian google sites yang telah dihasilkan di GD anda. Contoh logo Upload logo dan anda boleh cuba untuk buat tetapan yang lain di ‘setting’. Masukkan nama kelas / tajuk platform yang dibina di ‘Your page title’ dan muatnaik imej yang sesuai. Pilih tajuk, saiz dan jenis tulisan mengikut kesesuaian 11 12 17
Anda juga boleh memilih ‘themes’ yang telah disediakan 15 Anda boleh menukar imej paparan platform anda 13 Pilih ‘header type’ yang sesuai. 14 18
Contoh kaedah membuat rekaan cover page bagi google sites anda. Guna aplikasi canva atau mana-mana aplikasi lain untuk membuat rekaan cover page yang menarik. Contoh Rekaan Cover Page boleh dibuat dengan menggunakan Aplikasi Canva. Contoh paparan rekaan cover page di aplikasi canva a) klik ‘share’ pada apliakasi canva kemudian pilih ‘more’ b) Klik ‘embed’ c) Salin embed code tersebut untuk diletakkan di platform google sites anda. 19 Kaedah 1 : Embed rekaan di canva ke google site
. d) Double klik pada ruangan kosong tersebut sehingga keluar paparan seperti di sebelah ini. Kemudian pilih embed . g) Paparan di platform google sites cover page yang direka di canva (setelah embed ke google sites) h) Alternatif lain adalah dengan memilih imej yang disediakan atau muatnaik melalui GD atau PC anda f) sesuaikan kedudukan cover page tersebut mengikut kesesuaian / tekan crop e) masukkan embed code yang disalin daripada canva tersebut, klik next. { { Kaedah 2 : Muatnaik imej yang telah direka20
Contoh rekaan imej paparan yang telah siap dimasukkan ke menu platform google sites. Anda juga boleh menggunakan aplikasi lain untuk rekaan imej ini. Contoh Rekaan Logo / Imej Bagi Paparan di Menu di Platform Anda 21 Contoh rekaan di Aplikasi Canva
16 Antara paparan fungsi yang terdapat pada ‘Insert’ dan ‘Pages’ di google sites 22 Berdasarkan senarai semak yang dibuat, anda boleh menyesuaikan paparan sama ada daripada page utama ke subpage atau akan terus ke capaian maklumat yang dikehendaki.
Tambah bilangan muka laman yang ingin dibina di page dengan klik simbol >> >> New Page 18 Klik simbol akan keluar senarai paparan seperti berikut: a) ‘New page’ untuk tambah laman baharu b) ‘New menu section’ adalah untuk wujudkan section lain seperti paparan youtube, bahan nota yang boleh viewed terus oleh pengguna c) ‘full page embed’ adalah untuk paparan penuh satu muka ruang bagi sesuatu maklumat d)’New link’ untuk masukkan link terus ke paparan yang diperlukan 17 Masukkan nama yang sesuai untuk page / subpage anda. ( Kebiasaanya adalah tajuk utama) 19 20 Klik pada simbol anda boleh buat tetapan fungsi seperti yang disenaraikan ini mengikut kesesuaian 23
24 klik di sini untuk membuat preview rekaan platform anda klik ‘publish’ setiap kali anda membuat perubahan fungsi di dalam platform anda atau setelah selesai proses editing. Salin link pautan di ‘view published site’ untuk dikongsikan kepada organisasi atau buat tetapan di ‘Publish setting’
a) Paparan template yang telah di pilih di ‘content block’. c) Atau anda boleh memilih fungsi lain mengikut perancangan rekaan platform anda { b) Pastikan imej untuk paparan di setiap menu di platform google sites ini telah dibuat terlebih dahulu bagi memudahkan proses upload imej paparan tersebut d) Tetapan saiz huruf dan spacing paparan tajuk setiap menu. 25
Susun Atur Rekaan Platform Google Sites (Page Utama) - Contoh Pengurusan Kelas Pelajar ( Insert >> Content Blocks ) MENU : SUBJEK A SUBJEK B SUBJEK B (Insert >> Image Carousel) GALERI AKTIVITI UNIT (Embed daripada Canva) rujuk kaedah embed cover page. PEMAKLUMAN Page 1 : UTAMA { { { { 26
27 Penerangan Terperinci Untuk Paparan dari Laman Utama ke Laman Seterusnya c) Masukkan nama setiap page yang akan dikongsikan kepada pengguna. a) Masukkan link untuk pergerakan daripada satu paparan page ke paparan lain apabila di klik oleh pengguna. b) Di dalam contoh ini, pilihan menu dari laman utama akan ke page subjek Keusahawanan d) Klik pada deraf tajuk menu tersebut dan tekan insert link e) Senarai page yang diwujudkan dan dimasukkan ke link di setiap menu di paparan ini.
28 Cara Memasukan Link di ‘Button’ dan Memasukkan Imej di ‘Image Carousel’ Untuk paparan gambar-gambar aktiviti yang berlangsung Pastikan kita telah menyediakan / kenalpasti terlebih dahulu link yang berkaitan, seperti link youtube , google slide dan sebagainya. penggunaan Insert >> Button penggunaan insert >> image carousel Buat tetapan masa pada setting untuk gambar-gambar tersebut displayed mengikut tempoh yang sesuai
29 Page 2: SUBJEK A. (FOKUS KEPADA TOPIK DI DALAM SUBJEK A) CONTOHNYA SUBJEK KEUSAHAWANAN (Insert >> Embed : masukkan link youtube, etc ) VIDEO PDP (Insert >> Content Blocks >> Upload From Drive ) SLAID NOTA { Ulangi langkah ini bagi page seterusnya dan sesuaikan paparan rekaan anda melalui pilihan fungsi di bahagian ‘Insert’ { { Susun Atur Rekaan Platform Google Sites (Page Kedua) - Contoh Pengurusan Kelas Pelajar
a) Nota boleh linked daripada google slide di dalam GD. Guna fungsi Insert >> Button dan rename seperti contoh berikut. b) Atau dengan memuat naik nota anda di GD. Guna fungsi Insert >> Block Content seperti contoh di sebelah ini. c) Ulangi kaedah ini bagi menumenu lain yang telah dibuat di laman utama google sites mengikut rekaan anda. 30
31 Nota akan dipaparkan setelah button ini di klik Nota terus terpapar seperti ini apabila mengunakan content block kemudian muat naik nota bergantung kepada anda untuk meletakan nota /maklumat dalam bentuk paparan terus atau perlu klik button terlebih dahulu
Contoh Kombinasi Kemudahan Google yang lain di Platform Google Sites - Pengurusan Unit Peperiksaan di Organisasi 32 pengguna akan di bawa ke pautan Google Meet pengguna akan di bawa ke paparan fungsi muat turun dokumen (Google Looker Studio) Apabila pengguna Klik:
CONTOH REKAAN GOOGLE SITES 33 Apabila pengguna Klik: ke page seterusnya ke page seterusnya
34 CONTOH REKAAN GOOGLE SITES
35 TIPS GOOGLE SITES MENARIK Penggunaan tulisan yang jelas dan mudah dibaca Saiz tulisan yang sesuai Maklumat dalam bentuk yang interaktif Kombinasi warna yang sesuai Susun atur yang mudah dan mesra pengguna Elakkan corak / dekorasi yang terlalu banyak
Rujukan [1] Satari, N., Khalid, K., Ismail, Z., & Yen, F. S. (2023). Penggunaan Google Sites, One Stop Center Sebagai Medium Pengurusan Akademik. International Journal Of Educational Research On Andragogy And Pedagogy, 1(1), 49-54 [2] Sabri, N. B. M. Penggunaan Google Sites Sebagai Medium Pembelajaran Bagi Pelajar JTMK, Politeknik Balik Pulau. [3] MOKHTAR,DR & Hamid, Noraziah & Farizza, Mazziyatol(2022). Penggunaan Google Site Sebagai Medium Pengurusan Dokumen Dalam Kalangan Pelajar WBL Di PUO : Jurnal Kejuruteraan, Teknologi dan Sains Sosial Vol. 8 Issue 1 (Special Issue – ICRISC2022) International Conference on Research and Innovation in Sustainable Cities [4] Awolusi, F., (2012) “The Impacts of Social Networking Sites on Workplace Productivity”, The Journal of Technology, Management, and Applied Engineering 28(1). [5] Smaldino, S. E., Lowther D. L., Russel, J. D. Teknologi Pembelajaran dan Media untuk Belajar. (A Translation. Arif Rahman). Jakarta: Kencana; 2011. [6] Kirin, A., Sutimin, H., Pong, T., Poh, L., & Marpuah, S. (2021). Membina Laman Web (Website) Menggunakan Google Sites Untuk Kelestarian Ekonomi. JPPM Kepri: Jurnal Pengabdian Dan Pemberdayaan Masyarakat Kepulauan Riau, 1(1), 24-34. https://doi.org/10.35961/jppmkepri.v1i1.187 [7] Riza Harani Bangun, Jubliana Sitompul, Hesti Fibriasari. Google sites as learning media in the material development of advanced reading comprehension. International Journal of Research and Review. 2022; 9(7): 519-525. https://doi.org/ 10.52403/ijrr.20220756 [8] Nur Aiman, Z. (2021). Peningkatan Persepsi Positif Amalan Pendokumentasian Pengurusan Sekolah dengan Menggunakan Sistem Aplikasi Google. Jurnal Pengurusan dan Kepimpinan Pendidikan, 34(1), 13-22. 36
PENGURUSAN TUGAS MUDAH DENGAN GOOGLE SITES KOLEJ KOMUNIIT REMBAU (ONLINE)