บทที่ 13 บันทึกการเคลื่อนไหว บัญชีเงินฝาก
บทที่ 13 บันทึกการเคลื่อนไหวบัญชีเงินฝาก บันทึกการเคลื่อนไหวบัญชีเงินฝาก รายการต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการเคลื่อนไหวของบัญชีเงินฝากเช่นการ์ดฝากเงินเข้าธนาคารการถอนเงิน การออกจาก หรือการโอนเงินระหว่างบัญชี เป็นรายการประจำวันอีกประเภทหนึ่งที่คุณจะต้องจัดการบันทึก รายการ เก็บข้อมูลเพื่อนำมาประมวลผลในโปรแกรม • ระบบงานต่าง ๆที่เกี่ยวข้องกับบัญชีเงินฝาก • การฝากเงินสดคร่าวๆในบัญชีเงินฝากธนาคาร • การถอนเงินสดออกจากบัญชีเงินฝากธนาคาร • การโอนเงินระหว่างบัญชีเงินฝากสองบัญชี • รายได้ธนาคารเช่นดอกเบี้ยจากบัญชีเงินฝาก • ค่าใช้จ่ายธนาคารเช่นค่าธรรมเนียมหรือภาษีที่ธนาคารหักจากบัญชีเงินฝาก • ถอนเงินสดโดยใช้เช็คการถอนเงินสดโดยการออกเช็คจ่ายไปเบิกจากธนาคาร การป้อนข้อมูลในเมนูบันทึกการเคลื่อนไหวบัญชีเงินฝาก การป้อนข้อมูลการเคลื่อนไหวเกี่ยวกับบัญชีเงินฝากให้คุณเข้าที่เมนูการเงิน โดยวิธีการป้อนข้อมูลใน เมนูบันทึกการเคลื่อนไหวบัญชีเงินฝากจะมีวิธีคล้ายๆกันจึงขอยกตัวอย่างการป้อนข้อมูล ฝากเงินสดและการ โอนเงินระหว่างบัญชี ดังต่อไปนี้ การฝากเงินสด การนำเงินสดฝากธนาคารให้คุ้มค่าที่เมนูการเงิน ฝากเงินสด โปรแกรมจะแสดงหน้าจอ การโอนเงินระหว่างบัญชี การโอนเงินระหว่างบัญชีเช่นการโอนเงินจากบัญชีกระแสรายวันบัญชีหนึ่งไปยังอีกบัญชีหนึ่งให้คุณเข้า ที่เมนูการเงิน โอนเงินระหว่างบัญชีโปรแกรมจะแสดงหน้าจอ
ขั้นตอนการทำงานเกี่ยวกับเช็คในโปรแกรม ในโปรแกรมจะมีระบบการควบคุมเกี่ยวกับเช็คทั้งเช็คหลับและเช็คได้ เช่น หากคุณมีการรับเช็คจาก ลูกค้า โปรแกรมจะยังไม่มีการเพิ่มยอดเงินฝากในธนาคารให้ทันทีคุณจะต้องนำเช็คที่ได้รับนำฝากเข้าธนาคาร จากนั้น จึงสั่งผ่านเช็คมือ ได้รับคำยืนยันจากธนาคารว่าเรียกเก็บเงินตามเช็คได้เรียบร้อยแล้วโปรแกรมจึงจะ เพิ่มยอดเงินฝาก ให้ในขั้นตอนนี้ สถานะเช็ค จากขั้นตอนการทำงานที่เกี่ยวข้องกับเช็คโปรแกรมจึงมีสถานะเช็คเพื่อเป็นตัวแยกเช็คที่อยู่ในแต่ละ ขั้นตอนเช่น เมื่อคุณรับเช็คจากลูกค้าในครั้งแรกสถานะเช็คจะเป็นเช็คในมือเมื่อมีการนำฝากเช็คสถานะจะ เปลี่ยนเป็นเช็ครอเรียกเก็บและสุดท้ายเมื่อผ่านเช็คโปรแกรมก็จะเปลี่ยนสถานะ ปลายเป็นเช็คผ่านคุณสามารถ ดูสถานะของเช็คลับแต่ละฉบับได้จากเมนูการเงิน 3.3 ทะเบียนเช็คลับดังรูป รูปที่ 1 หน้าจอทะเบียนเช็ครับ การนำฝากเช็ค ถ้าคุณได้รับชำระหนี้หรือรับรายได้อื่น ๆ เป็นเช็คหรือบัตรเครดิตขั้นตอนต่อมาที่คุณต้องปฏิบัติใน โปรแกรมคือการนำเช็คฉบับนั้นฝากธนาคารเพื่อเรียกเก็บซึ่งผลจากการทำงานในหน้าจอนี้เช็คจะถูกเปลี่ยน สถานะจากเช็คในมือเป็นเช็ครอเรียกเก็บ เพื่อให้คุณตรวจสอบและติดตามการเคลื่อนไหว ของเช็คแต่ละฉบับ ได้สิ่งสำคัญ ที่คุณควรทราบคือในขั้นตอนการนำฝากเช็คนี้จะยังไม่มีการเพิ่มยอดเงินฝากในบัญชีให้แต่อย่างใด จนกว่าคุณจะได้สร้างผ่านเช็คฉบับนี้
รูปที่ 2 เมนูบันทึกเช็คนำฝาก การผ่านเช็ครับ เมื่อคุณได้รับใบแจ้งยอดบัญชีเงินฝาก (Statement) จากธนาคารซึ่งคุณมีบัญชีเงินฝากอยู่คุณจะทราบ ว่ามีเช็คใบใดบ้างที่ผ่านเข้าในบัญชีรายการดังกล่าวนี้จะต้องนำมาบันทึกด้วยเช่นเดียวกันเพื่อปรับยอดบัญชีเงิน ฝากของโปรแกรม ให้เท่ากับยอดบัญชีเงินฝากในธนาคารกลางผ่านเช็คจะแบ่งได้สองรูปแบบตามลักษณะการ นำฝากเช็ค