บทที่ 9 กำหนดเลขที่ เอกสาร
บทที่ 9 กำหนดเลขที่เอกสาร กำหนดเลขที่เอกสาร ในโปรแกรม Express จะประกอบไปด้วยระบบงานต่าง ๆ เช่น ระบบซื้อ ระบบขาย ซึ่งในแต่ละ ระบบก็ยังแยกประเภทออกเป็นเมนูย่อย ๆ เช่น ระบบซื้อประกอบไปด้วยเอกสารจ่ายเงินมัดจำ ซื้อเงินสด ใบสั่งซื้อ ซื้อเงินเชื่อ การลำดับเลขที่ใบสำคัญของเอกสารต่าง ๆ ไม่จำเป็นต้องเริ่มลำดับจากลำดับที่หนึ่ง เหมือนๆ กัน คุณอาจจะลำดับเลขที่เอกสารมาก่อนที่จะเริ่มใช้งานโปรแกรม และต้องการให้การป้อนข้อมูล ในเอกสารต่าง ๆ ของโปรแกรมลำดับเลขที่ใบสำคัญต่อจากเลขที่เอกสารเดิม นายเมนูกำหนดเลขที่เอกสารนี้ จะให้คุณกำหนดเลขที่เอกสารเริ่มต้นจากนั้นโปรแกรมจะลำดับ เลขที่เอกสารต่อเนื่องไปให้โดยอัตโนมัติ การลำดับเลขที่เอกสาร การลำดับเลขที่ใบสำคัญโดยโปรแกรมจะเริ่มลำดับจากเลขที่ 1......3 เช่น ใบกำกับสินค้าจะเริ่มลำดับ จาก IV0000001 ต่อไปเป็น V0000002 และลำดับต่อเนื่องไปเรื่อย ๆ คุณสามารถแก้ไขการลำดับเลขที่ให้ เริ่มต้นจากเลขที่ที่ต้องการได้เช่นให้เริ่มลำดับเลขที่ใบสำคัญในโปรแกรมจากเลขที่IV0000101 โดยเลขที่ที่จะ ลำดับจะต้องเป็น ไปตามหลักเกณฑ์ดังนี้ ㆍ ต้องมีเลขที่ไม่เกิน 7 หลัก ตัวอย่างเช่น คุณจะลำดับเลขที่ใบกำกับโดยเริ่มตั้งแต่เลขที่ V 12345678 ไม่ได้ แต่สามารถเริ่มจากเลขที่ IV 1234567 ได้ ㆍไม่มีเครื่องหมายใด ๆ คั่นระหว่างหลักของเลขที่ เช่น คุณจะลำดับเลขที่เอกสารในลักษณะ V48/0001 ไม่ได้ แต่คุณสามารถเริ่มลำดับเลขที่จาก IV4800001 ได้ ㆍการลำดับเลขที่ใบสำคัญต่าง ๆ ของโปรแกรมจะเป็นการลำดับแบบต่อเนื่องไปเรื่อย ๆ แม้จะขึ้นรอบบัญชีปี ใหม่ ซึ่งหมายถึงว่าแม้จะขึ้นรอบบัญชีใหม่ก็จะไม่มีการเริ่มลำคับเลขที่ 1 ใหม่บิลขายหรือบิลซื้อที่มีการชำระหนี้ แล้วจะถือว่าเป็นเอกสารที่สิ้นสุดกระบวนการแล้ว และจะถูกลบทิ้งตอนปิดประมวลผลสิ้นปีในโปรแกรม ทำให้ สามารถนำเลขที่ใบสำคัญเหล่านี้กลับมาใช้งานได้ โดยแก้ไขข้อมูลในช่อง เลขที่ถัดไป' ให้เป็นเลขที่ที่ต้องการ แต่ไม่ขอแนะนำให้ปฏิบัติด้วยวิธีนี้เนื่องจากเลขที่ที่ลำดับใหม่นี้อาจจะซ้ำซ้อนกับเลขที่เอกสารที่ยังค้างอยู่ใน โปรแกรม – ผู้เขียน