การจัดทำเอกสาร-up (1)

การจดั ทาเอกสาร และการควบคุมเอกสารสารสนเทศ
ในระบบบริหารงานคุณภาพ
ISO 9001:2015

วันจนั ทร์ท่ี 27 ธนั วาคม 2564
จดั ทาโดย

งานประกนั คุณภาพการศกึ ษา สานักหอสมดุ กลาง
มหาวทิ ยาลัยรามคาแหง

1

การจดั ทาเอกสารสารสนเทศ
ในระบบ ISO 9001:2015

โดย นายภราดร สขุ สมั มากร
เจา้ หนา้ ท่ีบรหิ ารงานท่วั ไป
หวั หนา้ คณะผตู้ รวจติดตามคณุ ภาพภายใน

2

เอกสารในระบบ ISO

?• ทาไมตอ้ งมี

• ไม่มไี ดห้ รือไม่

• ตอ้ งมีอะไรบา้ ง

3

4

โครงสร้างระบบเอกสารคุณภาพ

นโยบายและวตั ถุประสงค์ด้านคณุ ภาพ

คู่มือคุณภาพ
(Quality Manual)
ข้นั ตอนการทางาน
(Quality Procedures)
วธิ ีปฏบิ ตั งิ าน
(Work Instruction)
เอกสารสนับสนุน
(Supporting Document)

5

ระดบั เอกสารในระบบ ISO

ระดบั คมู่ ือคณุ ภาพ (Quality Manual) เป็นเอกสารระดบั สงู
1 ทาตน้ ฉบบั เพียงชดุ เดียว

ควบคมุ การแจกจา่ ย

ระดบั ระเบยี บปฏิบตั ิ (Procedure Manual) เป็นขนั้ ตอนการปฏิบตั งิ าน
2 คูม่ อื การปฏบิ ตั งิ าน (Work Manual) บอกเสน้ ทางการทางาน
ทมี่ จี ดุ เร่มิ และสนิ้ สดุ

ระดบั วธิ ีปฏบิ ตั งิ าน / วิธีการทางาน รายละเอียดวิธีการทางานเฉพาะ
3 (Work Instruction) หรอื แตล่ ะขนั้ ตอนยอ่ ย
ของระเบียบปฏบิ ตั ิ

ระดบั แบบฟอรม์ (Form) เป็นเอกสารท่ีใชใ้ นการทางาน
4 บนั ทกึ (Record) เพ่ือใหง้ านนนั้ ๆ มีความสมบรู ณ์
เอกสารสนบั สนนุ (Support Document)
6

คมู่ ือคณุ ภาพ (QMสก.)

• คมู่ อื คณุ ภาพ (QM สก.) กลา่ วถงึ อะไร
• ขน้ั ตอนการทางาน (PM สก.) คอื อะไร
• วธิ ีปฏิบตั งิ าน (WI สก.) ทาเพอื่ อะไร
• เอกสารสนบั สนนุ มอี ะไรบา้ ง

7

หลกั การเขยี นเอกสารในระบบบริหารงานคุณภาพ

1. คู่มือคุณภาพ (Quality Manual: QM)
เป็นเอกสารแม่บทใชอ้ า้ งอิงและกาหนดแนวทางปฏิบตั ิตามขอ้ กาหนด

ของระบบคุณภาพ บรรจุรายละเอียดขอ้ กาหนดท้งั หมดท่ีใชเ้ ป็นแนวทางร่วมกนั
ขององคก์ รที่ขอรับรองคุณภาพ ของมหาวทิ ยาลยั รามคาแหง เป็นส่วนที่ระบุถึง

- วตั ถุประสงคค์ ุณภาพ
- นโยบายคุณภาพ
- ผรู้ ับผดิ ชอบ
- วิธีปฏิบตั ิท่ีอา้ งอิง

8

หลกั การเขยี นเอกสารในระบบบริหารงานคุณภาพ

2. คูม่ ือการปฏิบตั ิงาน (Procedure Manual: PM)
กล่าวถึงข้นั ตอนการปฏิบตั ิงานของแต่ละหน่วยงานตามมาตรฐานขอ้ กาหนด

เขียนตามท่ีทา ทาตามที่เขียน

3. เอกสารสนบั สนุน (Supporting Document: SD) ไดแ้ ก่
ผงั การดาเนินงาน (Flow Chart: FC)
วธิ ีการปฏิบตั ิงาน (Work Instruction: WI)
แบบฟอร์มต่าง ๆ ที่ใชใ้ นการปฏิบตั ิงาน (Form: FM)
เอกสารแนบ (Attachment: AT) เป็นเอกสารหรือแบบฟอร์มที่ใช้

ในการปฏิบตั ิงาน

9

คู่มือของการปฏิบตั ิงานของ สก. มีก่ีเร่ือง ?

• PM สก.1 การจดั การทรัพยากรสารสนเทศ
• PM สก.2 การบริการสารสนเทศ
• PM สก.3 การพฒั นาและบริหารจดั การดา้ นเทคโนโลยหี อ้ งสมุด
• PM สก.4 การจดั การระบบบริหาร สานกั หอสมุดกลาง
• PM สก.5 การบริการสารสนเทศฝ่ ายหอ้ งสมุดวทิ ยาเขตบางนา

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

การควบคุมเอกสารสารสนเทศ
ในระบบ ISO 9001:2015

โดย นายภราดร สุขสัมมากร
เจา้ หนา้ ท่ีบริหารงานทวั่ ไป
หวั หนา้ คณะผตู้ รวจติดตามคุณภาพภายใน

24

เอกสารในระบบคุณภาพ

• เอกสารในระบบคณุ ภาพของสานกั หอสมดุ กลาง ประกอบดว้ ย
- คู่มอื ปฏบิ ัตงิ าน ( PM ) 5 เรื่อง
PM สก.1 การจดั การทรพั ยากรสารสนเทศ
PM สก.2 การบรกิ ารทรพั ยากรสารสนเทศ
PM สก.3 การพฒั นาและบรหิ ารจดั การดา้ นเทคโนโลยีหอ้ งสมดุ
PM สก.4 การจดั การระบบบรหิ ารสานกั หอสมดุ กลาง
PM สก.5 การบรกิ ารสารสนเทศหอ้ งสมดุ วทิ ยาเขตบางนา
PM - วธิ ีปฏบิ ัตงิ าน ( WI ) 2 เรื่อง

WI สก.4-1 การพฒั นาบคุ ลากร
WI สก.4-2 การควบคมุ เอกสารสารสนเทศ

25

เอกสารในระบบคุณภาพ

• เอกสารในระบบคุณภาพของสานักหอสมุดกลาง ส่วนกลาง ประกอบด้วย

PM ม.ร. 1 การควบคุมเอกสารสารสนเทศ
PM ม.ร. 2 การตรวจตดิ ตามคุณภาพภายใน
PM ม.ร. 3 การปฏบิ ัตกิ ารแก้ไขและป้องกันการเกดิ ซา้

26

แนวทางการควบคุมเอกสารในระบบ ISO

ข้นั ตอนการควบคุมเอกสารสารสนเทศ
1. เสนอความตอ้ งการจดั ทา / แกไ้ ข / ยกเลิกเอกสารคุณภาพ โดยหวั หนา้ หน่วยงาน/

คณะทางานฯ เสนอความตอ้ งการจดั ทา/แกไ้ ข/ยกเลิกเอกสารคุณภาพส่ง QMR
โดยใชแ้ บบฟอร์มแจง้ ขอจดั ทา/แกไ้ ข/ยกเลิกเอกสารคุณภาพ (FM ม.ร.1-1)
2. QMR พจิ ารณาขอ้ เสนอความตอ้ งการในการจดั ทา/แกไ้ ข/ยกเลิกเอกสารคุณภาพ
ของหน่วยงาน

- ในกรณีที่ QMR ไม่เห็นชอบกบั การจดั ทา/แกไ้ ข/ยกเลิกเอกสารคุณภาพ
ให้ QMR แจง้ ผเู้ สนอความตอ้ งการทราบพร้อมเหตุผล โดยระบุในแบบฟอร์ม
แจง้ ขอจดั ทา/แกไ้ ข/ยกเลิก เอกสารคุณภาพ (FM ม.ร.1-1)

- ในกรณีที่เห็นชอบใหด้ าเนินการตามความเห็นของ QMR

27

28

แนวทางการควบคุมเอกสารในระบบ ISO

3. มอบหมายคณะทางานฯ จดั ทา/แกไ้ ข/ ยกเลิกเอกสารคุณภาพ
QMR มอบหมายคณะทางานฯ จดั ทา/แกไ้ ข/ยกเลิกเอกสารคุณภาพ

ตามท่ีระบุในแบบฟอร์มแจง้ ขอจดั ทา/แกไ้ ข/ยกเลิกเอกสารคุณภาพ
(FM ม.ร.1-1)
4. การจดั ทา/แกไ้ ขเอกสารคุณภาพทบทวนเอกสารคุณภาพและส่งตน้ ฉบบั
แกไ้ ขเอกสารการจดั ทา/แกไ้ ขเอกสารคุณภาพ คณะทางานฯ ทบทวนเอกสาร
คุณภาพ และตน้ ฉบบั เอกสารคุณภาพ พร้อมรายช่ือผถู้ ือครองเอกสาร (กรณี
จดั ทาใหม่) ดาเนินการแกไ้ ขเอกสารคุณภาพ

29

แนวทางการควบคุมเอกสารในระบบ ISO

5. ตรวจสอบความถูกตอ้ งของเอกสารคุณภาพ พร้อมรายชื่อผถู้ ือครองเอกสาร
คุณภาพมีข้นั ตอนดงั น้ี

5.1 หวั หนา้ คณะทางาน/หวั หนา้ งานประกนั คุณภาพการศึกษาตรวจสอบ
ความถูกตอ้ งของเอกสารคุณภาพ พร้อมรายชื่อผถู้ ือครองเอกสารคุณภาพ แลว้ เสนอ
ผมู้ ีอานาจเพอื่ ลงนาม

5.2 ในกรณีท่ีพบความผดิ พลาดของเอกสารคุณภาพที่จดั ทา/แกไ้ ขใหส้ ่งคืน
ผเู้ สนอความตอ้ งการจดั ทา/แกไ้ ขเอกสาร ดาเนินการแกไ้ ขใหถ้ ูกตอ้ งแลว้ เสนอผมู้ ี
อานาจเพอ่ื ลงนาม

5.3 เมื่อดาเนินการจดั ทา/แกไ้ ขเอกสารคุณภาพเรียบร้อยแลว้ ให้ คณะทางาน
ทวนสอบความทนั สมยั ของเอกสารคุณภาพ

30

แนวทางการควบคุมเอกสารในระบบ ISO

6. ลงนามอนุมตั ิในตน้ ฉบบั เอกสารคุณภาพ
- ถา้ เป็น PM กลาง เสนออธิการบดี (ลงนามผอู้ นุมตั ิ) และผอู้ านวยการ

สานกั ประกนั คุณภาพการศึกษา (ลงนามผทู้ บทวน) ในตน้ ฉบบั เอกสารคุณภาพ
- ถา้ เป็น เอกสารของหน่วยงาน เสนอผอู้ านวยการหน่วยงาน (ลงนาม

ผอู้ นุมตั ิ) และผแู้ ทนฝ่ ายบริหารดา้ นคุณภาพของหน่วยงาน (ลงนามผทู้ บทวน)
7. บนั ทึกแบบฟอร์มแจง้ สถานะการแกไ้ ขเอกสาร แบบฟอร์มการถือครองและ
แจกจ่าย-คืนเอกสารคุณภาพ และทะเบียนเอกสารแนบ คณะทางานฯ บนั ทึกใน

- แบบแจง้ สถานะการแกไ้ ขเอกสาร (FM ม.ร.1-2)
- แบบฟอร์มการถือครองและแจกจ่าย-คืน เอกสารคุณภาพ (FM ม.ร.1-4)
- ทะเบียนเอกสารแนบ (FM ม.ร.1-5) (ถา้ มี)

31

แนวทางการควบคุมเอกสารในระบบ ISO

8. จดั ทาสาเนาแบบแจง้ สถานการณ์แกไ้ ขเอกสาร ทะเบียนเอกสารแนบ
เพือ่ แนบ QM, PM ส่งใหผ้ ถู้ ือครองเอกสารในกรณีที่มีการเปลี่ยนแปลง
เอกสารคุณภาพ คณะทางานฯ จดั ทาสาเนา

- แบบแจง้ สถานะการแกไ้ ขเอกสาร (FM ม.ร.1-2)
- ทะเบียนเอกสารแนบ (FM ม.ร.1-5) เพอื่ แนบ QM , PM ส่งให้
ผถู้ ือครองเอกสาร ในกรณีท่ีมีการเปล่ียนแปลงเอกสารคุณภาพ

32

แนวทางการควบคุมเอกสารในระบบ ISO

9. จดั ทาสาเนาเอกสารตามจานวนผถู้ ือครองเอกสารและประทบั “สาเนาฉบบั
ควบคุมท่ี……” ที่ปกเอกสาร และจดั เกบ็ ตน้ ฉบบั คณะทางานฯ จดั ทาสาเนา
เอกสารคุณภาพ ตามจานวนผถู้ ือครองเอกสารและประทบั “สาเนาฉบบั ควบคุม
ท่ี…..” ท่ีปกเอกสารและจดั เกบ็ ตน้ ฉบบั

10. นาสาเนาแบบฟอร์มแจง้ สถานะ การแกไ้ ขเอกสาร (FM ม.ร.1-2) ไวท้ ่ีแผน่ หนา้
ของ PM หรือ QM ที่มีการเปล่ียนแปลงเอกสารคุณภาพ ไปแนบหนา้ แรกสุดของ
PM หรือ QM ขา้ งบนใบเดิม ส่วนทะเบียนเอกสารแนบ (FM ม.ร.1-5) จะจดั ทาเม่ือ
มีการเปลี่ยนแปลงฉบบั ท่ีของเอกสารแนบ หรือยกเลิกเอกสารแนบ

33

แนวทางการควบคุมเอกสารในระบบ ISO

11. คณะทางานฯแจง้ ใหผ้ ถู้ ือครองเอกสาร ทราบเกี่ยวกบั การเปลี่ยนแปลงเอกสาร
ส่วนที่เก่ียวขอ้ งโดยสามารถแกไ้ ขเฉพาะหนา้ ท่ีเปลี่ยนแปลงและประทบั วนั ท่ี
แกไ้ ขของเอกสารในหนา้ น้นั ไว้ ในตน้ ฉบบั และประทบั “ยกเลิก” ในหนา้ เดิม
ของตน้ ฉบบั และเกบ็ แยกไวใ้ หช้ ดั เจน

12. หวั หนา้ คณะทางานฯ สาเนาแบบฟอร์มแจง้ ขอจดั ทา/แกไ้ ข/ยกเลิกเอกสาร
คุณภาพ (FMม.ร.1-1) ใหค้ ณะทางานฯ และประสานงานระหวา่ งกนั เพือ่ ให้
ควบคุมสถานะเอกสาร ใหถ้ ูกตอ้ งโดยอาจสาเนาใหใ้ หม่หรือบนั ทึกเพิ่มให้
ตรงกนั กบั ตน้ ฉบบั

34

แนวทางการควบคุมเอกสารในระบบ ISO

13. จดั เกบ็ เอกสารคุณภาพและบนั ทึกคุณภาพใหส้ ะดวกตอ่ การปฏิบตั ิงาน
- ผถู้ ือครองเอกสารจดั เกบ็ เอกสารคุณภาพ และบนั ทึกคุณภาพใหส้ ะดวกต่อการ

ปฏิบตั ิงาน

14. ทาลายเอกสารคุณภาพฉบบั เดิมท่ีเกบ็ กลบั คืน คณะทางานฯ เกบ็ เอกสารคุณภาพฉบบั ท่ี
ยกเลิก/ลา้ สมยั ท่ีรับคืนจากผถู้ ือครองเอกสาร โดยให้ ผถู้ ือครองเอกสารบนั ทึกการคืนและ
วนั ที่คืน ในแบบฟอร์มการถือครองและแจกจ่าย-คืนเอกสารคุณภาพ (FM ม.ร.1-4) โดยเกบ็
ตน้ ฉบบั ก่อนลา่ สุดไว้ 1 ฉบบั และดาเนินการทาลายเอกสาร

15.** แจง้ ใหห้ น่วยงาน / ผถู้ ือครองเอกสาร ศึกษาเอกสารคุณภาพและถ่ายทอดให้
ผปู้ ฏิบตั ิงานทราบและถือปฏิบตั ิ**

35

แนวทางการควบคุมเอกสารในระบบ ISO

16. การทาลายเอกสารสารสนเทศ
- ในกรณีที่เอกสารสารสนเทศท่ีตอ้ งทาลายน้นั มีผลกระทบต่อระบบ

คุณภาพ หรือเป็นเอกสารสาคญั ใหน้ าเอกสารน้นั ไปทาลายโดยเคร่ืองยอ่ ย
เอกสาร

- ในกรณีที่เอกสารน้นั ไดร้ ับการพิจาณาจาก QMR ของหน่วยงานแลว้
วา่ เอกสารที่จะทาลายน้นั ไม่มีผลกระทบต่อระบบคุณภาพ จึงนาเอกสารน้นั มา
ใชห้ มุนเวยี นใหม่ได้ โดยตอ้ งมีการระบุชดั เจนวา่ เป็นเอกสารใชห้ มุนเวียน

36

37