TAKLIMAT PENATARAN SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI (SPSK) Oleh : (Pengurus Kualiti Sekolah) SMK Raja Abdullah, Kuala Lumpur
APA ITU SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI (SPSK) ? Satu Sistem Pengurusan Kualiti yang mengikut tatacara sistem pengurusan kualiti MS ISO 9001:2008 yang komited untuk meningkat dan memantapkan PEMBELAJARAN dan PENGAJARAN (PdP) yang berkualiti bagi memenuhi keperluan pelanggan. 2
SIRI ISO ISO 9000 - Istilah / Perbendaharaan kata ISO 9001 – Keperluan Standard ISO 9004 – Garis Panduan Pelaksanaan ISO 19011 – Garis Panduan Audit 3 MS ISO 9001 : 2008 MS = Malaysia Standard ISO = International Organization of Standardization 9001 = Keperluan Standard 2008 = Versi Keluaran
Pendekatan ISO 1. Berdokumen dan Berprosedur 2. Do What You Saya (Buat apa yang dikata) 3. Say What You Do (Cakap apa yang dibuat) 4. Record What Is Done (Rekod kerja ikut prosedur) 5. Betulkan yang Biasa, Biasakan yang Betul 6. Improve base on results (Penambahbaikan berdasarkan keputusan) 4
PUNCA KUASA ISO DI MALAYSIA 1. Surat Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam (PKPA) Bil2/1996 – makluman 2. Surat Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam (PKPA) Bil2/2002 – mewajibkan agensi kerajaan melaksanakan MS ISO pada 2003 3. Tahun 2008 – Fungsi Sektor Jaminan Kualiti ( Unit Piawaian dan Dokumentasi ) - Melaksanakan sistem pengurusan kualiti berdasarkan PKPA 5
KEBAIKAN SPSK 1. Sekolah bukan buat benda/ proses yang baru tetapi adalah MEMANG sedia ada dan dilakukan setiap hari. Tidak ada pertambahan kerja tetapi perlu gunakan borang sebagai dokumentasi 2. Membantu pihak pentadbir menyediakan dan mengurus dokumentasi dengan baik. Jika diminta oleh JPN/ PPD/ JNJK untuk pengiktirafan contoh Kluster/ SBT dll, sekolah tidak ada masalah dan sudah bersedia 6
3. Membantu pihak pentadbir mengurus kerja dengan lebih mudah seperti : Pengurusan panitia, jadual waktu, PdP, pencerapan, peperiksaan, mesyuarat, aduan, pusat sumber & kewangan 4. Membantu guru-guru melaksanakan tugas dengan lebih cekap sebab ada cara kerja yang jelas dan diterangkan satu persatu. Guru baru atau guru lama tidak boleh cakap tidak tahu. 7 KEBAIKAN SPSK
5. Pengurusan Kewangan lebih cekap. PT Kew tahu macam mana nak urus dan guru/ ketua panitia pun tahu macam mana nak urus /beli barang. 6. Bantu sekolah urus aduan dengan lebih cekap dan teratur. Jika timbul isu, semua dokumen berkaitan aduan, pihak sekolah dah ada dan ianya selari dgn kehendak PPD/JPN/KPM. Tidak perlu buat 2 -3 kali kerja. 7. Semangat kerja berpasukan antara pentadbir dengan guru-guru dapat dipupuk dan dibugarkan. Masing-masing tahu tugas/ peranan. Semua ikut peraturan dan guna borang yang sama. 8 KEBAIKAN SPSK
OBJEKTIF KUALITI SPSK 1. Melaksanakan 100% PdP berdasarkan RPT kecuali berlaku perkara perkara di luar kawalan sekolah 2. Memastikan pencapaian Gred Purata Mata Pelajaran atau Gred Purata Sekolah bagi peperiksaan awam / peperiksaan pertengahan tahun / peperiksaan akhir tahun meningkat 0.01 atau Gred Purata Sekolah minimum seperti berikut:- UPSR : 2.00 PMR : 2.50 SPM : 5.00 STPM : 2.50 3. Memastikan 100% murid SPSK WPKL mendapat perkhidmatan Bimbingan, Kemahiran Belajar, Kerjaya, ,Pembangunan Diri Murid dan Motivasi melainkan berlaku perkara-perkara di luar kawalan sekolah 4. 100% aduan dan maklumbalas pelanggan berkaitan kurikulum yang lengkap akan dilayan. 5. Melaksanakan Pengurusan Kewangan Tanpa Audit Berteguran9
KEPERLUAN DOKUMENTASI SPSK Pelaksanaan SPSK memerlukan 3 peringkat dokumen : 1. Manual Kualiti (MK) 2. Prosedur Kualiti (PK) 3. Dokumen Sokongan & Rekod Kualiti / Borang (kesemuanya bila dirangkum menjadi DOKUMEN KUALITI ) 10
HIERARKI DOKUMEN KUALITI 1. MANUAL KUALITI: Menerangkan : i. Dasar dan Objektif PdP ii. SPSK mengikut standard yang perlu dipatuhi (Termasuk Seksyen) 11
2. PROSEDUR KUALITI Menerangkan: Proses kerja bagi melaksanakan segala aktiviti pengurusan & operasi SPSK dalam PdP di Sekolah Rendah & Sekolah Menengah 12 HIERARKI DOKUMEN KUALITI
3. DOKUMEN DAN REKOD KUALITI: i. Dokumen Sokongan – Dokumen yang menjadi rujukan dan panduan serta perlu dipatuhi spt pekeliling, surat siaran , garis panduan dsb ii. Rekod Kualiti – Bukti kepatuhan kepada sistem yang digunakan spt borang-borang, rekod , fail dsb. 13 HIERARKI DOKUMEN KUALITI
TINDAKAN JK SPSK SEKOLAH 1. Pastikan sekolah SPSK mempamerkan visi dan misi sekolah VISI Pendidikan Berkualiti Insan Terdidik Negara Sejahtera MISI Melestarikan Sistem Pendidikan yang Berkualiti untuk Membangunkan Potensi Individu Bagi Memenuhi Aspirasi Negara
TINDAKAN JK SPSK SEKOLAH 2. Pastikan Dasar Kualiti SPSK telah dipamerkan: contoh: SMK RAJA ABDULLAH komited untuk menyediakan dan melaksanakan pembelajaran dan pengajaran yang berkualiti bagi memenuhi keperluan pelanggan. Adalah menjadi komitmen pihak pengurusan dan semua anggota untuk mematuhi keperluan-keperluan sistem pengurusan sekolah kualiti dan meningkatkan keberkesanan secara berterusan
3. Objektif Kualiti SPSK telah dipamerkan: Melaksanakan 100% PdP berdasarkan RPT kecuali berlaku perkara perkara di luar kawalan sekolah Memastikan pencapaian GP MP atau GP Sekolah bagi peperiksaan awam / peperiksaan pertengahan tahun / peperiksaan akhir tahun meningkat 0.01 atau Gred Purata Sekolah minimum seperti berikut:- PMR : 2.50 SPM : 5.00 Memastikan 100% murid SPSK mendapat perkhidmatan bimbingan, kemahiran belajar, info kerjaya, , pembangunan diri murid dan motivasi melainkan berlaku perkara-perkara di luar kawalan sekolah 100% aduan dan maklumbalas pelanggan berkaitan kurikulum yang lengkap akan dilayan. Melaksanakan Pengurusan Kewangan Tanpa Audit Berteguran TINDAKAN JK SPSK SEKOLAH
4. Pastikan Carta Organisasi dipamerkan 5. Pastikan Piagam Pelanggan Sekolah dipamerkan. 6. Pastikan Sistem Pengurusan Sekolah Kualiti telah diberi taklimat kepada semua guru dan staf serta murid. 7. Pastikan sekolah mendapat dan menyebarkan Dokumen Kualiti. Dokumen Kualiti diterima ada No kawalan yang betul. TINDAKAN JK SPSK SEKOLAH
8. Pastikan Dokumen Kualiti yang lengkap dan diedarkan kepada guru yang menerimanya ada dicap “SALINAN TERKAWAL” dan ada No Salinan Terkawal. 9. Pastikan Akuan Penerimaan Dokumen Kualiti (PK 12/1 dan PK 12/5) telah dibuat dan ditandatangani oleh penerima ( dalam fail Pengurusan SPSK ) TINDAKAN JK SPSK SEKOLAH
TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN PK01 - PENGURUSAN PANITIA BORANG – BORANG : PK01/1 PK01/2 PK01/3
TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN PK02 – PENGURUSAN JADUAL WAKTU BORANG : PK02/1
TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN PK03 – PENGURUSAN PEMBELAJARAN DAN PENGAJARAN BORANG : PK03/1 PK03/2 PK03/3
TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN PK04 – PENGURUSAN PENCERAPAN BORANG : PK04/1
TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN PK05 – PENGURUSAN PEPERIKSAAN BORANG : PK05/1 PK05/2 PK05/3 PK05/4 PK05/5
TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN PK06 – PENGURUSAN SEMAKAN HASIL KERJA MURID BORANG : PK06/1 PK06/2 PK06/3 PK06/4
TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN PK07 – PENGURUSAN MESYUARAT BORANG : PK07/1 PK07/2 PK07/3 PK07/4 PK07/5
TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN PK08 – PENGURUSAN BIMBINGAN BORANG : PK08/1 PK08/6 PK08/11 PK08/2 PK08/7 PK08/12 PK08/3 PK08/8 PK08/13 PK08/4 PK08/9 PK08/14 PK08/5 PK08/10 PK08/15
TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN PK09 – PENGURUSAN PUSAT SUMBER SEKOLAH BORANG : PK09/1
TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN PK10 – PENGURUSAN PERKEMBANGAN STAF BORANG : PK10/1 PK10/2 PK10/3 PK10/4 PK10/5 PK10/6
TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN PK11 – PENGURUSAN ADUAN PELANGGAN BORANG : PK11/1 PK11/2 PK11/3
TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN PK12 – PENGURUSAN MAKLUM BALAS PELANGGAN BORANG PK12/1 PK12/2 PK12/3 PK12/4
TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN PK13 – PENGURUSAN KAWALAN DOKUMEN DAN REKOD BORANG : PK13/1 PK13/4 PK13/7 PK13/2 PK13/5 PK13/8 PK13/3 PK13/6 PK13/9
TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN PK14 – PENGURUSAN AUDIT DALAMAN BORANG PK14/1 PK14/2 PK14/3 PK14/4 PK14/5
TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN PK15 – PENGURUSAN KAWALAN PERKHIDMATAN YANG TIDAK AKUR
TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN PK16 – TINDAKAN PEMBETULAN, PENCEGAHAN DAN PENAMBAHBAIKAN BORANG PK16/1 PK16/2
TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN PK17 – PENGURUSAN PEROLEHAN BORANG : PK17/1 PK17/4 PK17/2 PK17/5 PK17/3
KEJAYAAN SPSK ADALAH KOMITMEN DARI SEMUA PIHAK DAN WARGA SEKOLAH UNTUK MENDAPATKAN HASIL YANG LUAR BIASA …. USAHA KITA JUGA PERLULAH YANG LUAR BIASA JUGA …. MANUSIA BANYAK RAGAM PENGURUSAN KUALITI PERLU KESABARAN ….
KEJAYAAN MENUNGGU ANDA, JIKA ADA USAHA UNTUK BERJAYA KEGAGALAN SEDIA MENANTI, JIKA BANYAK ALASAN DICARI
38 SEKIAN, TERIMA KASIH