E-Modul

KATA PENGANTAR

Sesuai dengan tuntutan kurukulum 2013, dalam setiap
pembelajaran guru memfasilitasi peserta didiknya dengan membuat modul
pembelajaran agar siswa dapat belajar secara mandiri sehingga tujuan
pembelajaran dapat tercapi. Pembuatan modul pembelajaran berbasis
Discovery Learning diharapkan dapat memenuhi kebutuhan para siswa
pada program keahlian Administrasi Perkantoran pada mata pelajaran
Otomatisasi Tata Kelola Perkantoran pada mata pelajaran Kearsipan,
kompetensi dasar 4.9.Melakukan Prosedur Pemeliharaan Arsip.
Penulis menyampaikan terima kasih kepada:

1. Tuhan yang maha esa atas anugrahnya
2. Orang tua dan saudara-saudara atas dukungannya
3. Dosen pembimbing atas bimbingannya
4. Teman-teman yang selalu memberi semangat
Yang dapat menunjang penyelesaian penulisan modul ini. penulis
berharap kritik dan saran yang bersifat membangun dari semua pihak
yang membaca dan menggunakan modul ini untuk bahan pembelajaran
dikelas untuk kebaikan bersama. Semoga modul ini dapat bermanfaat
bagi semua pihak, selamat belajar. Terima kasih…

Jambi, 3 Desember 2021

Penulis

ii

Daftar Isi

Kata Pengantar.............................................................................ii
Daftar Isi ..................................................................................... iii
Bab I Pendahuluan.......................................................................1

A. Deskripsi...............................................................................1
B. Prasyarat ..............................................................................1
C. Petunjuk Penggunaan Modul ...............................................1
D. Kompetensi Dasar................................................................3
E. Indikator Pencapaian Kompetensi........................................3
F. Tujuan Akhir Pembelajaran ..................................................3
G. Peta Konsep.........................................................................4
Bab II Kegiatan Pembelajaran 1..................................................5
A. Tujuan Pembelajaran ..........................................................5
B. Uraian Materi.......................................................................5
C. Mari Merangkum ...............................................................10
D. Rangkuman.......................................................................11
E. Aktivitas Siswa ..................................................................11
F. Evaluasi Belajar I ..............................................................12
Bab III Kegiatan Pembelajaran 2...............................................15
A. Tujuan Pembelajaran ........................................................15
B. Uraian Materi.....................................................................15
C. Mari Merangkum ...............................................................23
D. Rangkuman.......................................................................24
E. Aktivitas Siswa ..................................................................24
F. Evaluasi Belajar 2 .............................................................24
Kunci Jawaban...........................................................................28
Glosarium ...................................................................................28
Daftar Pustaka............................................................................29
Tentang Penulis .........................................................................30

iii

BAB I PENDAHULUAN

A. Deskripsi
Didalam modul ini kita akan membahas tentang pemeliharaan

arsip. Salah satu usaha untuk menjamin keselamatan bahan dan
pertanggung jawaban nasional tentang perecanaan, pelaksanaan dan
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan sebagaimana diamanatkan
dalam Undang-undang Nomor : 7 Tahun 1971 pasal 3 adalah dengan
melakukan pemeliharaan arsip.

Pemeliharaan dan perawatan arsip merupakan suatu hal yang
mutlak dilakukan karena bahan rekam yang digunakan untuk membuat
arsip terdiri dari beberapa komponen yang saling kontak antara
komponen yang satu dengan lainnya. Kontak antar komponen yang
masing-masing mengandung asam tersebut dapat mengakibatkan
bahan arsip menjadi rusak.

Untuk dapat melakukan pemeliharaan arsip dan perawatan arsip
yang berdaya guna dan berhasil guna, terlebih dahulu perlu
mengetahui asal-usul (jenis) bahan arsip serta penyebab
kerusakkannya.
B. Prasyarat

Modul ini memuat materi pembelajaran yang bersifat sistematis
atau berurutan. Untuk itu di dalam mempelajarinya, anda harus
mengikuti prosedur yang sudah ada. Di samping itu, anda harus aktif,
kreatif, dan kritis, khususnya untuk mencari informasi-informasi baik
melalui media massa, internet, ataupun observasi tentang hal-hal yang
berkaitan dengan memeliharaan arsip. Sebelum mempelajari materi
tentang melakukan pemeliharaan arsip, peserta didik harus memiliki
pengetahuan tentang pemeliharaan arsip.
C. Petunjuk Penggunaan Modul

Agar pembelajaran dapat berjalan sesuai dengan prosedur yang
ada, maka baik anda sebagai peserta didik maupun guru sebagai

1

fasilitator alangkah baiknya memperhatikan petunjuk penggunaan
modul ini.
1. Sekolah

a. Sekolah perlu menyediakan ruangan untuk melakukan
pemeliharaan arsip.

b. Sekolah perlu menyediakan bahan-bahan yang digunakan
untuk pemeliharaan arsip.

2. Guru
a. Guru memotivasi siswa dengan memberikan apresiasi untuk
merangsang / menstimulus siswa terkait dengan materi yang
akan disampaikan.
b. Guru menginformasikan model pembelajaran, cara
menggunakan modul, dan alokasi waktu pengerjaan siswa.
c. Guru memberi pemahaman terkait dengan kegiatan siswa
sesuai dengan model pembelajaran.
d. Guru mendampingi dan memberi pengarahan kepada siswa
selama proses pembelajaran berlangsung.
e. Guru memberikan umpan balik kepada siswa tentang materi
yang telah disampaikan.
f. Guru mengidentifikasi pemahaman dan kesulitan siswa tentang
pokok bahasan tertentu yang disampaikan.
g. Guru memberikan evaluasi hasil belajar yang disesuaikan
dengan kegiatan pembelajaran.
h. Penilaian dilakukan saat proses pembelajaran berlangsung dan
setelah proses pembelajaran.

3. Peserta didik
a. Peserta didik harus membaca modul dengan cermat.
b. Peserta didik dapat berkomunikasi dengan sesama peserta
didik dan meminta penjelasan kepada guru apabila petunjuk
atau tugas yang belum jelas.
c. Peserta didik harus mengerjakan semua tugas dan evaluasi
yang ada pada modul.

2

d. Peserta didik harus menguasi kompetensi setiap materi
sebelum melanjutkan materi selanjutnya.

D. Kompetensi Dasar
Sesuai dengan silabus mata pelajaran Kearsipan yang dipelajari

dalam modul ini, maka diterapkan indikator pencapian kompetensi
sebagai berikut:

3.9 Menerapkan prosedur pemeliharaan arsip
4.9 melakukan prosedur pemeliharaan arsip
E. Indikator Pencapaian Kompetensi
Untuk mengetahui tercapai atau tidaknya kompotensi yang
dipelajari dalam modul ini, maka diterapkan Indikator pencapaian
kompetensi sebagai berikut:
1. Indikator KD pada KI Pengetahuan
3.9.1 Menjelaskan pengertian pemeliharaan arsip
3.9.2 Mengemukakan tujuan dan prinsip pemeliharaan
3.9.3 Menguraikan faktor-faktor perusak arsip
3.9.4 Mengidentifikasi jenis pemeliharaan arsip
2. Indikator KD pada KI Keterampilan
4.9.1 Melakukan pengelompokkan arsip berdasarkan jenis arsip

dan jenis pemeliharaannya.
4.9.2 Melakukan pemeliharaan arsip sesuai dengan jenis / tingkat

kerusakan
F. Tujuan Akhir Pembelajaran

Setelah melalui kegiatan literasi, menggali informasi, diskusi,
presentasi dan tugas praktek diharapkan peserta didik akan dapat:
 Menjelaskan pengertian pemeliharaan arsip yang tepat dan benar.
 Mengemukakan tujuan dan prinsip pemeliharaan arsip dengan

tepat.
 Menguraikan faktor-faktor perusak arsip dengan tepat.
 Mengidentifikasi jenis pemeliharaan dengan tepat dan benar.
 Melakukan pengelompokkan arsip berdasarkan jenis arsip dan jenis

pemeliharaanya dengan tepat.

3

 Melakukan pemeliharaan arsip sesuai dengan jenis/tingkat
kerusakan dengan tepat dan benar.

G. Peta Konsep

Melakukan Perawatan
dan Pemeliharaan
arsip

Menjelaskan Pengelompokkan arsip
Pengertia, tujuan, berdasarkan jenis dan
prinsip, dan jenis
pemeliharaan arsip pemeliharaan arsip

4

BAB II KEGIATAN PEMBELAJARAN I

A. Tujuan Pembelajaran
Setelah selesai mengikuti kegiatan pembelajaran 1 tentang KD 3.9.

Menerapkan Prosedur Pemeliharaan Arsip ini, diharapkan anda
mampu:
1. Menjelaskan pengertian pemeliharaan arsip dengan tepat dan

benar.
2. Mengemukakan tujuan dan prinsip pemeliharaan arsip dengan

tepat.
3. Menguraikan faktor-faktor perusak arsip dengan tepat.
4. Mengidentifikasi jenis pemeliharaan arsip dengan tepat dan benar.

B. Uraian Materi
1. Pengertian pemeliharan arsip
Setiap arsip pasti akan mengalami kerusakan karena
disebabkan dari berbagai penyebab sehingga kelangsungan hidup
dan usia arsip akan berkurang. Oleh sebab itu, diperlukan cara
agar arsip tersebut dapat terus berguna dan dipakai secara terus
menerus. Tindakan yang dapat dilakukan dengan cara reservasi
atau pemeliharaan arsip.
Arsip merupakan kumpulan warkat yang disimpan secara
teratur, terencana, karena mempunyai nilai sesuatu kegunaan agar
setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Jadi, sebagai
intinya arsip adalah himpunan lembaran tulisan. Catatan tertulis
yang disebut warkat harus mempunyai 3 syarat yaitu disimpan
secara berencana dan teratur, mempunyai sesuatu kegunaan, dan
dapat ditemukan kembali secara tepat.
Pemeliharaan atau perawatan merupakan serangkaian
aktivitas untuk menjaga fasilitas dan peralatan agar selalu dalam

5

keadaan siap pakai untuk melaksanakan produksi secara efektif
dan efisien sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan dan
berdasarkan standar fungsional dan kualitas.

Pemeliharaan arsip adalah usaha pencegahan arsip agar
kondisi fisik dan informasinya tidak rusak selama masih mempunyai
nilai guna. Untuk dapat memelihara arsip dengan baik, perlu
diketahui beberapa faktor penyebab kerusakan arsip dan cara
pencegahannya. Dengan kata lain usaha ini disebut dengan
preventif. Menurut (ANRI: Tentang Pedoman Preservasi Arsip
Statis, 2011 : 3) preservasi arsip atau pemeliharaan arsip
merupakan keseluruhan proses dan kerja dalam rangka
perlindungan arsip terhadap kerusakan arsip atau unsur perusak
dan restorasi/perbaikan bagi arsip yang rusak.

2. Tujuan pemeliharan arsip
Tujuan pemeliharaan arsip adalah:
 Untuk melindungi fisik arsip agar tahan lama, menghindari
kerusakan arsip sehingga kandungan informasinya dapat
terjaga selamanya.
 Untuk menjamin keamanan dari penyimpanan arsip itu sendiri.
Dengan demikian setiap pejabat yang bertanggung jawab atas
pengelolaan arsip harus melakukan pengawasan apakah
sesuatu arsip sudah tersimpan pada tempat yang seharusnya.
 Agar penanggung jawab arsip dapat mengetahui dan
mengawasi apakah sesuatu arsip telah diproses menurut
prosedur yang seharusnya.

3. Prinsip pemeliharaan arsip
Prinsip-prinsip pemeliharaan arsip, yaitu sebagai berikut:
1) Dilaksanakan dengan mempertahankan autentitas dan
reliabilitas arsip.
2) Dilaksanakan sejak arsip dinyatakan sebagai arsip pemanen.

6

3) Penyimpanan arsip memerhatikan jenis media rekam.
4) Penyimpanan arsip dilaksanakan pada ruang simpan yang

memenuhi syarat dengan suhu dan kelembapan udara yang
stabil.
5) Perawatan arsip dilaksanakan dengan tingkat ketelitian yang
tinggi.

4. Faktor-faktor perusak arsip
Kerusakan pada arsip statis dapat disebabkan oleh berbagai faktor,
diantaranya faktor fisika, kimia, biota, manusia, bencana alam,
musibah, dan sebagainya. Secara umum kerusakan arsip
dikelompokkan menjadi dua, yaitu faktor Internal dan faktor
Eksternal.
1) Faktor Internal
Faktor internal merupakan faktor perusak arsip yang berasal
dari dalam arsip tersebut. Faktor perusak intern, yaitu
bersumber dari keasaman yang berasal dari dalam kertas pada
waktu pembuatan kertas. Zat kimia yang merupakan sumber
keasaman kertas adalah lignin, alum-rosin sizing, dan pemutih.
Lignin merupakan senyawa kimia yang terdapat dalam
kayu, sebagai pengikat antar serat. Zat ini sangat berbahaya
bagi kertas sehingga pada saat pembuatan kertas. Lignin
dihilangkan dengan menggunakan bahan-bahan kimia tertentu.
Lignin yang masih tertinggal dalam kertas menyebabkan kertas
menjadi coklat dan berkurangnya kekuatan kertas karena terjadi
reaksi oksidasi yang menghasilkan asam.

Gambar 1. Contoh Lignin

7

Alum-rosin sizing merupakan kimia alumunium sulfat (alum)
dan natrium rosin (rosin) yang reaksinya digunakan untuk
mengurangi daya serap air. Karena sifat kertas mudah
menyerap air, tinta yang ditulis atas kertas akan mengambang.
Untuk mengatasinya, pada saat pembuatan kertas digunakan
zat sizing.

Selanjutnya, zat pemutih merupakan zat yang pada
umumnya digunakan untuk memucatkan warna serat yang
diperoleh dari proses kimia (yaitu, zat hiplorit, klor dioksida, dan
peroksida). Penggunaan zat pemutih harus dilakukan dengan
sempurna agar tidak meninggalkan residu klorin dalam kertas
yang merupakan sumber asam.

Faktor internal lain perusak arsip berasal dari tinta sebagai
bahan alat tulis. Tinta dibuat dengan mencampurkan asam tanat
dan garam besi (ferro sulfat). Campuran tinta tersebut bersifat
asam karena ditambahkan asam sulfat atau asam hidroklorida
agar dapat melekat atau tertera dengan baik diatas kertas. Sifat
merusak pada tinta bertambah besar dengan adanya
kandungan besi didalam tinta. Besi merupakan katalis (zat
mempercepat reaksi) bagi terbentuknya asam sulfat dari sulfur
dioksida.

Gambar 2. Tinta Penyebab Perusak Arsip

8

2) Faktor Eksternal
Faktor eksternal merupakan faktor perusak arsip yang

berasal dari luar atau lingkungan disekitar arsip. Secara umum
eksternal penyebab rusaknya arsip dikelompokkan menjadi
sebagai berikut:
a) Faktor fisika, meliputi cahaya, suhu, kelembapan udara,

dan partikel debu.
b) Faktor biota, meliputi fungi, serangga, dan binatang

pengerat. Bahan-bahan pembuat arsip, yaitu selulosa,
perekat, dan protein merupakan sumber makanan bagi
makhluk hidup seperti fungi, serangga, dan binatang
pengerat.
c) Faktor pengguna dan penanganan, meliputi reproduksi,
perpindahan dan penggunaan arsip. Manusia merupakan
salah satu faktor penyebab rusaknya arsip. Arsip dapat
rusak karena penggunaan yang berlebihan dan/atau
kebiasaan buruk dalam menggunakan atau memengangnya,
seperti mencoret, melipat, atau menyobek arsip. Selain itu
kesalahan dalam pengurusan arsip juga menyebabkan arsip
rusak, misalnya perbaikan arsip yang salah akan
menjauhkan dari tujuan pengamanan fisik arsip.
d) Faktor bencana alam dan musibah, meliputi api atau
kebakaran, air atau banjir, perang dan bencana alam, serta
pencurian. Bencana alam dapat merusak koleksi arsip dalam
jumlah besar dan dalam waktu yang relative singkat. Karena
datangnya bencana alam sulit diperkirakan.

Gambar 3. Contoh Arsip Rusak Karena banjir

9

5. Jenis pemeliharaan arsip
Preservasi/Pemeliharaan arsip dapat dilakukan dengang dua

macam, yaitu:
1) Preservasi Preventif

Merupakan preservasi yang bersifat pencegahan terhadap
kerusakan arsip, melalui penyediaan prasarana dan sarana,
perlindungan arsip, serta metode pemeliharaan arsip.
2) Preservasi Kuratif

Merupakan preservasi yang bersifat pemeliharaan atau
perbaikan terhadap arsip yang mulai atau sudah rusak sehingga
usia arsip dapat diperpanjang. Tujuan uatama dari preservasi
kuratif adalah memperbaiki atau merawat arsip yang sudah atau
mulai rusak sehingga arsip dapat terus digunakan dan
memperpanjang usia arsip tersebut.

C. Mari Menyimpulkan

Setelah mempelajari materi diatas tuliskan kesimpulan dengan
bahasa kalian sendiri!!

…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………….

10

D. Rangkuman
Pemeliharaan atau perawatan merupakan serangkaian aktivitas

untuk menjaga fasilitas dan peralatan agar selalu dalam keadaan siap
pakai untuk melaksanakan produksi secara efektif dan efisien sesuai
dengan jadwal yang telah ditetapkan dan berdasarkan standar
fungsional dan kualitas.

Kegiatan preservasi arsip bertujuan untuk melindungi fisik arsip
agar tahan lama, menghindari kerusakan arsip sehingga kandungan
informasinya dapat terjaga lamanya.

Faktor-faktor perusak arsip terbagi menjadi dua, yaitu:
1. Faktor Internal

Faktor internal merupakan faktor perusak arsip yang berasal
dari dalam arsip tersebut. Faktor perusak intern, yaitu bersumber
dari keasaman yang berasal dari dalam kertas pada waktu
pembuatan kertas. Zat kimia yang merupakan sumber keasaman
kertas adalah lignin, alum-rosin sizing, dan pemutih.
2. Faktor Eksternal

Faktor eksternal merupakan faktor perusak arsip yang
berasal dari luar atau lingkungan disekitar arsip

E. Aktivitas Siswa
 Tugas Individu
1. Carilah referensi lain tentang ruang lingkup melakukan
pemeliharaan arsip !
2. Buatlah laporan bacaan tentang materi yang telah dijelaskan
dari penjelasan diatas !

 Tugas kelompok
1. Buatlah kelompok yang terdiri dari 3-4 orang !
2. Buatlah video dengan kelompok kalian cara melakukan
pemeliharaan arsip, video dikumpulkan 2 minggu kemudian!

11

F. Evaluasi Belajar I
A. Soal Pilihan Ganda

Pilihlah salah satu jawaban A, B, C, D atau E dengan memberikan
tanda silang pada jawaban yang paling tepat!
1. Keseluruhan proses dan kerja dalam rangka perlindungan arsip

terhadap kerusakan arsip atau unsur perusak dan restorasi atau
perbaikan (reparasi) bagian arsip yang rusak, ini disebut…
a. Akusisi arsip
b. Pengolahan arsip
c. Preservasi arsip
d. Akses arsip
e. Keamanan arsip

2. Kegiatan arsip dilakukan dengan melakukan kegiatan penyimpanan
arsip sesuai dengan standard penyimpanan arsip, baik peralatan,
kondisi ruang penyimpanan, sampai suhu dan kelembapan ruang
penyimpanan, dan lain-lain disebut…
a. Pemeliharaan arsip
b. Perawatan arsip
c. Perbaikan arsip
d. Penyimpanan arsip
e. Pengolahan arsip

3. Preservasi yang bersifat pencegahan terhadap kerusakan arsip,
melalui penyediaan sarana dan prasarana, perlindungan arsip,
serta metode pemeliharaan arsip disebut…
a. Preservasi akuratif
b. Preservasi pemeliharaan
c. Preservasi preventif
d. Preservasi perbaikan
e. Preservasi sarana

12

4. Alat yang berfungsi untuk mengurangi atau menghilangkan
kelembapan adalah…
a. Air conditional
b. Termohigrometer
c. Dehumidifier
d. Hygrometer
e. Termometer

5. Tindakan preservatif untuk mencegah timbulnya jamur dan
berkembang biaknya serangga adalah…
a. Memeriksa arsip secara berkala
b. Menaikkan kelembapan arsip
c. Membersihkan tempat peyimpanan
d. Menata arsip secara berantakan
e. Tidak menaruh arsip secara rapi atau berantakan

B. Soal Essay
Jawablah pertanyaan berikut dengan benar!
1. Pengelolaan arsip dinamis (record management) menurut pasal 9
UU kearsipan meliputi kegiatan?
Jawab
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………….......

2. Apa yang dimaksud dengan penggunaan arsip?
Jawab
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………...

13

3. Jelaskan isi UU No. 43 tahun 2009 mengenai kearsipan pasal 1
poin 2 yang mendefinisikan arti arsip?
Jawab
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………...........

4. Jelaskan 3 kegiatan yang meliputi pemeliharaan arsip?
Jawab
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………..............

5. Sebutkan dan jelaskan 3 senyawa yang merusak arsip?
Jawab
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………

SELAMAT

MENGERJAKAN

14

BAB III KEGIATAN PEMBELAJAR 2

A. Tujuan Pembelajaran
Setelah selesai mengikuti kegiatan pembelajaran 2 tentang KD 4.9

Melakukan prosedur pemeliharaan arsip, diharapkan anda mampu:
1. Melakukan pengelompokkan arsip berdasarkan jenis arsip dan jenis

pemeliharaannya dengan tepat.
2. Melakukan pemeliharaan arsip sesuai dengan jenis/tingkat

kerusakan dengan tepat dan benar.

B. Uraian materi
Dalam undang-undang nomor 32 Tahun 2009 tentang kearsipan,

disebutkan bahwa arsip merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa
dalam berbagai macam bentuk dan media sesuai dengan
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan
diteriam oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga
pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi massa, dan
bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
A. Jenis-jenis Arsip

Jenis-jenis arsip dapat digolongkan atas berbagai jenis atau
macam, tergantung dari isi peninjauannya, antara lain:

a. Arsip Berdasarkan bentuk Fisiknya
1. Arsip yang berbentuk lembaran. Misalnya surat-menyurat,
warkat, akte notaris, SK, pendirian bangunan, sertifikat
tanah, surat kontrak, kuitansi, cek, laporan-laporan, micro
fiche, foto-foto dan lain lain.
2. Arsip yang tidak berbentuk lembaran. Misalnya disket
komputer, hard disk, video kaset, flash disk, micro film,
rekaman pada pita kaset, dan lain-lain.

b. Berdasarkan Fungsi

15

Menurut fungsi dan kegunaannya, arsip dapat dibedakan
menjadi dua, yaitu:
a. Arsip Dinamis

Merupakan arsip yang digunakan secara langsung dalam
kegiatan penciptaan arsip dan disimpan dalam jangka waktu
tertentu. Arsip dinamis merupakan jenis arsip yang masih sering
digunakan dalam kegiatan organisasi sehari-hari. Contoh dari
arsip dinamis, arsip aktif (sering digunakan), arsip semi aktif
(tingkat penggunaannya mulai menurun, dan arsip inaktif (sudah
jarang digunakan).
b. Arsip statis

Merupakan arsip yang tidak dipergunakan lagi secara
langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, atau
penyelenggarakan administrasi perkantoran, atau sudah tidak
dipakai lagi dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. Dengan
kata lain, arsip ini hanya digunakan jika diperlukan.

c. Berdasarkan Nilai Guna
Arsip memiliki empat kegunaan, yaitu:
1. Sebagai sumber Informasi, Artinya arsi ini berisikan
informasi penting menyangkut suatu kegiatan ataupun
organisasi. Contohnya arsip surat pertemuan dan surat
undangan.
2. Sebagai sumber Yuridis, Artinya arsip ini menjelaskan hak
dan kewajiban yang harus dilakukan oleh pihak
bersangkutan. Contohnya surat perjanjian jual beli dan surat
hutang.
3. Sebagai sumber Sejarah, Artinya arsip ini memiliki nilai
guna sejarah. Contohnya surat serah terima jabatan dan
sejarah terbentuknya organisasi atau perusahaan.

16

4. Sebagai sumber Ilmu Pengetahuan, Artinya arsip ini
berisikan informasi tentang ilmu pengetahuan. Contohnya
karya penelitian dan laporan hasil uji coba.

d. Berdasarkan Sifat
1. Arsip tidak penting, yaitu arsip yang hanya mempunyai
kegunaan informasi. Contohnya surat undangan dan surat
pemberitahuan.
2. Arsip biasa, yaitu arsip yang semula penting, akhirnya tidak
berguna lagi pada saat arsip yang diinformasikan itu berlalu.
Contohnya surat lamaran kerja dan surat tagihan.
3. Arsip penting, yaitu arsip yang ada hubungannya dengan
masa lalu dan masa yang akan datang, sehingga perlu
disimpan dalam waktu yang lama. Contohnya surat
perjanjian dan surat kontrak.
4. Arsip sangat penting (vital), yaitu arsip yang dapat dijadikan
alat pengingat selama-lamanya (bernilai sejarah/ilmiah).
Contohnya naskah proklamasi dan surat keputusan hasil
penelitian ilmiah.
5. Arsip rahasia, yaitu arsip yang isinya hanya boleh diketahui
oleh orang tertentu saja dalam suatu organisasi. Contohnya
hasil penilaian pegawai dan strategi pemasaran.

e. Berdasarkan keasliannya
Penggolongan arsip berdasarkan pada tingkat keasliannya,
bisa dibedakan menjadi 3 yaitu:
1. Arsip asli, adalah dokumen yang langsung terkena hentakan
mesin tik, tanda tangan, cetakan printer, serta legalisasi asli
yang merupakan dokumen utama.
2. Arsip salinan, adalah dokumen yang proses pembuatannya
tidak bersama dengan dokumen asli, akan tetapi
mempunyai kesesuaian dengan dokumen asli.

17

3. Arsip tembusan, adalah dokumen kedua, ketiga dan
seterusnya yang dalam proses pembuatannya bersama
dokumen asli, akan tetapi ditujukan pada pihak selain
penerima dokumen asli.

f. Berdasarkan Subyeknya
Arsip berdasarkan subyek atau isinya dapat dibedakan

menjadi 4, antara lain yaitu:
1. Arsip keuangan, contohnya, laporan keuangan, daftar gaji,

bukti pembelian, bukti pembayaran, dan surat perintah bayar.
2. Arsip kepegawaian, contohnya surat lamaran, daftar riwayat

hidup pegawai, surat pengangkatan pegawai dan rekaman
prstasi.
3. Arsip pemasaran, contohnya surat pesanan, surat perjanjian
penjualan, surat penawaran, daftar pelanggaran dan daftar
harga.
4. Daftar pendidikan, contohnya satuan pelajaran, daftar hadir
siswa, kurikulum, rapaort, dan transkip nilai.

g. Berdasarkan masalahnya
1. Financial record, adalah arsip-arsip yang berisi catatan-
catatan mengenai masalah keuangan. Contohnya, kuitansi,
giro, cek, dan kartu keredit.
2. Inventory record, adalah arsip-arsip yang berhubungan
dengan barang inventaris. Contohnya, catatan tentang
jumlah barang, merek, ukuran, dan harga.
3. Personal record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan
dengan kepegawaian. Contohnya, surat lamaran kerja,
curriculum vitae, absen pegawai, dan surat keputusan.
4. Sales record, adalah arsip-arsip yang berhubungan dengan
masalah penjualan. Contohnya, data penjualan, daftar nama
agen, dan distributor.

18

5. Production record, adalah arsip-arsip yang berhubungan
dengan masalah produksi. Contohnya, arsip tentang bahan
baku, jenis alat/mesin yang digunakan, dan jenis kualitas
barang.

h. Bedasarkan pemiliknya
1. Lembaga Pemerintah
- Arsip nasional di Indonesia (ANRI) sebagai inti organisasi
dari lembaga kearsipan nasional yang selanjutnya
desebut arsip nasional pusat.
- Arsip nasional disetiap ibu kota daerah tingkat I (arsip
nasional daerah), termasuk daerah-daerah yang
setingkat dengan daerah tingakat I, ( Daerah Istimewa
Yogyakarta, Daerah Khusus ibu kota Jakarta) yang
selanjutnya disebut arsip nasional daerah.
2. Instansi pemerintah/swasta
- Arsip primer dan skunder. Arsip primer merupakan arsip
yang aslinya, jadi bukan tindasan, bukan karbon kopinya
atau bukan salinan atau bukan microfilm. Sedangkan
arsip sekunder merupakan arsip yang berupa tindasan
atau karbon kopi, salinan atau microfilm.
- Arsip sentral arsip unit. Arsip sentral merupakan arsip
yang disimpan pada pusat arsip atau arsip yang
dipusatkan penyimpanannya. Arsip unit adalah arsip yang
disebarkan penyimpananya pada setiap bagian
organisasi.

i. Berdasarkan Kekuatan Hukum
Penggolongan arsip berdasarkan kekuatan hukum atau
legalitas dari sisi hukum dibedakan menjadi 2 macam, antara
lain yaitu:

19

1. Arsip autentik, adalah arsip yang diatasnya terdapat tanda
tangan asli denga tinta (bukan fotocopy atau filam) sebagai
tanda keabsahan dari sisi arsip yang bersangkutan. Dalam
hal ini arsip autentik dapat digunakan sebagai bukti hukum
yang sah.

2. Arsip tidak autentik, yaitu arsip yang diatasnya tidak
terdapat tanda tangan asli dengan tinta, arsip ini dapat
berupa fotocopy, film, mikrofilm, dan hasil print komputer.

B. Perawatan Arsip
Terhadap arsip yang kondisi fisiknya rusak dapat dilakukan
langkah-langkah sebagai berikut :
1. Menambal dan menyambung Yaitu mengisi lubang-lubang dan
bagian-bagian yang hilang pada kertas, dengan mengguinakan
kertas tisu, perekat dan sarana lainnya.
2. Laminasi Yaitu menutup satu lembar kertas diantara dua lembar
bahan penguat agar arsip lebih aman.
3. Enkapsulasi Yaitu melapisi setiap ,lembar kertas dengan
menggunakan dua lembar film plastic polyester yang pada
bagian pinggir plastic direkatkan dengan bantuan cellotape.
4. Penjilidan yaitu memperbaiki atau mereparasi kembali arsip-
arsip dalam bentuk buku atau bendelan yang rusak agar arsip
tidak bercerai-berai.

C. Pemeliharaan dan Perawatan Arsip Non-Kertas
Secara umum ruang penyimpanan arsip non kertas (media baru)

suhu udara yang diperlukan antara 10-15 C, kelembaban 5%-55%RH
untuk negative film. Sedangkan untuk positif film, gambar static (foto),
rekaman suara dan video, suhu yang diperlukan antara 15-18 C
(Pedoman Pengelolaan Arsip Media Baru, ANRI, 1996).

20

1. Arsip foto
Bahan arsip foto adalah kertas, plastic yang diisi silver bromide
dengan proses kimiawi. Pemeliharaan arsip foto dengan cara
disimpan pada amplop yang tidak mengandung asam, ditempel
pada kertas atau disimpan dalam album. Arsip foto dimasukkan
pada ruangan penyimpanan dengan suhu udara yang benar-benar
konstan yaitu 20 C dan kelembabannya 40 RH.

Gambar 4. Contoh memelihara arsip foto

2. Mikrofilm
Microfilm mudah sekali rusak karena kelembaban yang

tinggi, temperatur udara yang tidak tetap, cendawan dan tangan-
tangan kotor yang berminyak. Pemeliharaan arsip microfilm dengan
cara disimpan dalam ruangan yang ber AC. Temperatur dan
kelembaban udara tetap stabil. Temperature yang ideal antara 18-
21 C dan kelembabannya 40-50% RH.
Cara penyimpanan arsip microfilm yaitu dengan cara digulung,
dimasukan dalam kaleng tertutup dan tahan karat serta dibungkus
dengan kotak koran dan disimpan pada mikrofil cabinet yang terdiri
dari beberapa laci dan mempunyai sirkulasi udara yang baik dan
terbuat dari logam yang tahan karat.

21

Gambar 5. Contoh Mickrofilm

3. Arsip film
Pemeliharaan arsip film dengan cara dibersihkan dengan bahan
airmixer. Pembersihan ini dilakukan untuk menghilangkan jamur,
karat dan kotoran yang ada pada film. Untuk membersihkan arsip
film dapat juga dengan menggunakan cairan kimia (larutan)
trichlorotin yang dituangkan dalam kain katun, kemudian kain
tersebut ditempelkan pada kedua sisi film dan diputar secara
perlahan dan teratur dengan menggunakan alat bantu atau mesin
penggulung film (rewinder). Arsip film ((film negative) disimpan
dalam ruang bersuhu rendah antara 10-15 C dengan kelembaban
50-55% RH.

Gambar 6. Arsip Film

4. Disket dan Kaset
Pada dasarnya pemeliharaan arsip disket dan kaset tidak

jauh berbeda dengan pemeliharaan arsip foto/film negative. Dalam
hal ini suhu dan kelembaban udara menjadi pertimbangan utama.

22

Pemeliharaan dan perawatan arsip media baru (non kertas) ini dilakukan
secara rutin. Setiap 6 (enam) bulan sekali dilakukan pengecekan untuk
diperbaiki atau dirawat sesuai dengan kondisi fisik arsip.

Gambar 7. Contoh Disket Dan Kaset

D. Mari meyimpulakan

Setelah mempelajari materi tuliskan kesimpulan dengan bahasa
kalian sendiri!!

…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………….

23

E. Rangkuman
Pemerintah berkewajiban memelihara dan menyelamatkan arsip,

baik arsip yang timbul karena kegiatan pemerintahan, swasta dan atau
perorangan. Kewajiban pemerintah memelihara dan menyerlamatkan
arsip-arsip ini diatur di dalam Undang-undang niomor 7 tahun 1971
pasal 9.

Jenis-jenis arsip dari berbagai sumber:
1. Berdasarkan bentuk fisiknya
2. Berdasarkan sumber dan isinya
3. Berdasarkan masalahnya
4. Berdasarkan keasliannya
5. Berdasarkan pemiliknya
6. Berdasarkan sifatnyanya
7. Berdasarkan fungsinya
8. Berdasarkan nilai gunanya
9. Berdasarkan kekuatan hukumnya

F. Aktivitas siswa
 Tugas kelompok
Buatlah artikel tentang materi yang telah dijelaskan, boleh mencari
dari sumber lain, baik dari jurnal, buku maupun internet. Deadline
pengumpulan paling lambat minggu depan.

G. Evaluasi pembelajaran
A. Pilihan ganda

Pilihlah salah satu jawaban A,B,C,D atau E dengan memberikan tanda
silang (x) pada jawaban yang tepat!
1. Salah satu upaya pengamanan informasi yang terkandung dalam

arsip adalah melakukan...
a. Pemeliharaan
b. Perawatan

24

c. Perbaikan
d. Reproduksi
e. Produksi

2. Suhu dan kelembapan ideal untuk menyimpan arsip foto adalah...
a. 10ºC-15ºC dan RH 50%-60%
b. 10ºC-15ºC dan RH 40%-50%
c. 15ºC-18ºC dan RH 50%-60%
d. 15ºC-18ºC dan RH 40%-50%
e. 15ºC-20ºC dari RH 30%-50%

3. Dalam rangka menjaga agar arsip vital di suatu instansi dapat
terjaga dengan baik, maka perlu direncanakan dalam bentuk
progam arsip vital. Adapun di dalam pelaksanaannya dapat
dilaksanakan melalui beberapa kegiatan, kecuali:
a. Identifikasi
b. Penyelamatan dan pemulihan
c. Perlindungan dan pengamanan
d. Preservasi
e. Pelestarian

4. Pengelolaan arsip statis wajib dilakukan oleh, kecuali…
a. ANRI
b. Lembaga kearsipan nasional
c. Lembaga kearsipan perguruan tinggi
d. Lembaga kearsipan provinsi/kabupaten/kota
e. Lembaga pemasyarakatan

5. Menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan, ANRI wajib/bertanggung jawab melaksanakan
pengelolaan arsip statis yang berskala nasional yang diterima dari,
kecuali…

25

a. Lembaga negara
b. Perusahaan
c. Organisasi masyarakat
d. Semua salah
e. A dan B benar

B. Soal Essay
Jawablah pertanyaan berikut dengan benar!

1. Berikan 5 contoh tempat penyimpanan arsip yang anda ketahui?
Jawaban:
...................................................................................................
...................................................................................................
...................................................................................................

2. Jelaskan bagaimana cara pengamanan arsip dari segi fisiknya?
Jawaban:
...................................................................................................
...................................................................................................
...................................................................................................

3. Jelaskan cara-cara pemeliharaan arsip secara fisik!
Jawaban:
...................................................................................................
...................................................................................................
....................................................................................................

4. Berikan 2 contoh jenis-jenis pemeliharaan arsip!
Jawaban:
...................................................................................................
...................................................................................................
...................................................................................................

26

5. Jelaskan pengertian fumigasi dan manfaatnya bagi pemeliharaan
arsip?

Jawaban:
.................................................................................................................
.................................................................................................................
.........................................................................................................

SELAMAT
MENGERJAKAN

27

KUNCI JAWABAN

 Pilihan Ganda Pembelajaran I
1. C
2. A
3. C
4. B
5. B

 Pilihan Ganda Pembelajaran 2
1. D
2. D
3. E
4. C
5. D

GLOSARIUM

1. ANRI : Arsip Nasional Republik Indonesia
2. Autentik : Asli, Dapat dipercaya, sah
3. Deadline : Batas waktu
4. Karbon : Unsur bukan logam
5. Konstan : Terus menerus; tetap tidak berubah
6. Prevensi : mencegah
7. Record : Rekam
8. Warkat : Surat; Isi surat; Lembar surat

28

DAFTAR PUSTAKA

(ANRI), A. N. (2011). Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia No 23
tahun 2011, 3.

Rusidi. (n.d.). Pemeliharaan dan Perawatan Arsip, 8-9.
Sedarmayanti. (2015). Universitas Terbuka. Retrieved Desember 5, 2021, from

Pemeliharaan arsip:
http://arsip.ut.ac.id/index.php/2017/09/27/pemeliharaan-arsip/
Tysara, L. (2020, Mei 19). 9 Jenis-jenis Arsip, Kenali sifat dan nilai guannya.
Retrieved Desember 15, 2021, from Liputan 6:
https://m.liputan6.com/hot/read/4258320/9-jenis-jenis-arsip-kenali-
sifat-dan-nilai-gunanya?page=5
Warsih. (2019, Oktober 21). Pustakaan Kulonprogo. Retrieved Desember 5, 2021,
from Pemeliharaan Arsip:
https://perpustakaan.kulonprogokab.go.id/detil/706/pemeliharaan-arsip

29

Tentang Penulis

LILIS RANTAUWATI

Lahir di Muara sabak, Jambi 08 Februari 2001, saya merupakan
mahasiswa yang sedang menempuh semester 5, Universitas Negeri
Malang, Fakultas Ekonomi dan Bisnis, Jurusan Manajemen, Prodi S1

Pendidikan Administrasi Perkantoran. Nim 19041230001. Saya
mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada bapak Drs.
Mohammad Arief, M.Si atas bimbingan nya selama perkuliahan sehingga

saya dapat menyelesaikan pembuatan modul ini.

30