ความรู้ที่ได้จากการอบรม 6140307111

สรุปความรู้ที่ได้จากการอ

าชี พมฝึกประสบการณ์วิช
บรม
นางสาวณัฐวดี เวินเสียง
เตรีย รหัสนักศึกษา 6140307111
ศศ.บ.ภาษาไทย หมู่ 1

สารบัญ

03 ความรู้เกี่ยวสำนักงาน

05 ลักษณะของงานสำนักงาน
07 ผู้ปฏิบัติงานในสำนักงาน แบ่งตามชั้นบริหาร
07 การแบ่งหน่วยงานในสำนักงานราชการโดยทั่วไป
08 ความสำคัญและขอบเขตของงานสำนักงาน

09 โครงสร้างการบริหารงานในสำนักงานเอกชน
10 การนำเสนอแฟ้มเอกสารให้ผู้บริหารลงนาม
13 เครื่องมือดิจิทัล

15 MICROSOFT TEAMS

16 GOOGLE MEET

17 ZOOM
18 การพิจารณาต้นฉบับและการพิสูจน์อักษร

ความรู้เกี่ยวสำนั กงาน

ความหมายของงานสำนั กงาน
การปฏิบัติงานในสำนั กงานนั บว่าเป็นงานที่มีความสำคัญที่

ฃองค์การธุรกิจประเภทต่าง ๆ ไม่สามารถหลีกเลี่ยงได้ไม่ว่าจะเป็น
ธุรกิจประเภทผลิตสินค้าขายสินค้าหรือธุรกิจให้บริการ งาน
สำนั กงานมักเข้ามาเกี่ยวข้องอยู่ด้วยในทุก ๆ หน้ าที่เพื่อช่วยส่ง
เสริมสนั บสนุนการทำงานให้เกิดความคล่องตัวมากยิ่งขึ้นงาน
สำนั กงานเป็นงานที่เป็นศูนย์รวมของการให้บริการอำนวย
ความสะดวกเพื่อให้กิจการหลักขององค์การธุรกิจดำเนิ นไปได้
ด้วยดี เปรียบเสมือนงานแม่บ้านที่จะต้องดูแลความเรียบร้อย
ในเรื่องต่าง ๆ และงานให้บริการอำนวยความสะดวกแก่บุคคล
ภายในและภายนอกหน่ วยงานทุกระดับ

สำนั กงาน
คือสถานที่ที่ใช้สำหรับปฏิบัติงานในด้านเอกสาร หนั งสือ

หรือข้อมูลข่าวสาร สำนั กงานถือเป็นเสมือนหัวใจและมันสมอง
ของการบริหารงานทั่ว ๆ ไปในวงราชการ เอกชน และรัฐวิสาหกิจ
สำนั กงานเป็นศูนย์รวมของการบริหารงานด้านต่าง ๆ เช่นงาน
สารบรรณ งานบัญชี

บทบาทหน้ าที่หลักของงานสำนั กงานคือ การให้บริการ
แก่หน่ วยงานอื่นทุกองค์การมีความจำเป็นที่จะต้องมีสำนั กงาน
เพื่ออำนวยความสะดวกในด้านต่าง ๆ แก่บุคคลภายในและบุคคล
ภายนอกองค์การ

ความรู้เกี่ยวสำนั กงาน

สำนั กงานแบ่งตามระบบ

• สำนั กงานราชการ
(Bureau)
• สำนั กงานอัตโนมัติOA
(Office automation)
• สำนั กงานไร้กระดาษ
Paperless Office
•สำนั กงานอิเล็กทรอนิ กส์
E-office (Electronic office)
• สำนั กงานสีเขียว
Green Office
• สำนั กงานเสมือน
Virtual Office




สำนั กงานประกอบไปด้วยอะไรบ้าง

แบ่งตามลักษณะทางกายภาพ
- อาคารสถานที่หรือห้องที่ใช้เป็นสถนาที่ปฏิบัติ

งานต่างๆ /กำหนดไว้
- ผู้ปฏิบัติงานในสำนั กงาน
- เครื่องใช้สำนั กงาน

ลักษณะของงานสำนั กงาน

ลักษณะของงานสำนั กงาน

1. ลักษณะงานส่วนใหญ่ของสำนั กงานจะ
ประกอบไปด้วยงานพิมพ์ งานโต้ตอบจดหมายงาน
คำนวณงานออกแบบและวางแผนมีลักษณะเป็นงาน
เอกสาร (paper work) ซึ่งมีกระจายอยู่ทั่วไปในเรื่อง
ทุก ๆ เรื่องที่เกี่ยวกับงานภายในหน่ วยงานและเรื่อง
ที่มาจากภายนอก

2. หน้ าที่ให้ความสะดวก (Facilitating Function)
คือ งานสำนั กงานเป็นงานอำนวยความสะดวก หรือ
สนั บสนุนผลงานของหน่ วยงานอื่น ๆ ในสำนั กงานให้
มีประสิทธิภาพมากขึ้น เช่นการปรับปรุงงานสำนั กงาน
ให้รวดเร็วขึ้นการจัดระบบการทำงานให้ง่ายขึ้นการใช้
อุปกรณ์เครื่องมือเครื่องใช้สำนั กงานให้มีประสิทธิภาพ
การติดตามผลงาน การช่วยให้พนั กงานภายในหน่ วย
งานเกิดความคล่องตัวในการดำเนิ นงานในเรื่องต่าง ๆ
และช่วยให้บุคคลผู้มาติดต่อได้รับ ความสะดวกรวดเร็ว
ในเรื่องราวที่มาติดต่อ

3. งานให้บริการ (A Service Work)งาน
สำนั กงานเป็นงานที่ช่วยให้บริการ หรือเสริมงานหลัก
อื่น ๆ ของสำนั กงาน เช่น งานประชาสัมพันธ์ งาน
ติดต่อต้อนรับ การประสานกับหน่ วยงานอื่น ๆ เป็น
งานให้บริการช่วยเหลือในเรื่องต่าง ๆ แก่บุคคลทั่วไป
ทั้งภายในและภายนอกองค์การ

ลักษณะของงานสำนั กงาน

ลักษณะของงานสำนั กงาน

4. ปริมาณงานสำนั กงานขึ้นอยู่กับองค์ประกอบ
ภายนอกสำนั กงาน ไม่สามารถควบคุมได้ เช่น จำนวน
ลูกค้าจำนวนจดหมายโต้ตอบติดต่อที่มีมายังหน่ วยงาน
จำนวนผู้ที่เกี่ยวข้องกับหน่ วยงาน จำนวนการซื้อขาย
สินค้า ปริมาณการให้บริการแก่ลูกค้า

5. งานสำนั กงานมีส่วนก่อให้เกิดผลกำไรแก่
ธุรกิจในทางอ้อม เพราะงานสำนั กงานเป็นงานที่ให้
บริการแก่หน่ วยงานอื่น สามารถสร้างความประทับใจ
อำนวยความสะดวกรวดเร็วได้ จึงถือว่ามีส่วนร่วมใน
การสร้างกำไรในทางอ้อมแก่ธุรกิจ เช่นการจดบันทึก
เกี่ยวกับสิ นค้าบริการการจัดทำบันทึกทะเบียนประวัติ
ลูกค้าการติดต่อลูกค้ารายใหม่

6. งานสำนั กงานเป็นงานที่ต้องอาศัยคุณสมบัติ
หรือคุณภาพส่วนบุคคลในการปฏิบัติ เช่นความ
ประณี ตความสะอาดเรียบร้อยความสวยงามถูกต้อง
นอกจากนี้ ยังควรเป็นผู้มีมนุษยสัมพันธ์อันดียิ้มแย้ม
แจ่มใส แต่เดิมมักนิ ยมสุภาพสตรีปฏิบัติงานใน
สำนั กงาน เพราะมีความสะอาดประณีต นุ่ มนวล อ่อน
โยนแต่ปัจจุบันสุภาพบุรุษก็มีคุณสมบัติดังกล่าว
สามารถปฏิบัติงานในสำนั กงานได้

ผู้ปฏิบัติงานในสำนักงาน แบ่งตามชั้นบริหาร

ผู้บริหารระดับสูง คือ ผู้ที่ ผู้บริหารระดับปฏิบัติการ
ใช้ทักษะด้านความคิด ผู้ที่ใช้ คือ ผู้ที่ต้องใช้ทักษะด้านความ
ความสามารถ ในการบริหาร รู้ความสามารถ ในการใช้
เครื่องมือและเทคนิ คต่างๆ

ผู้บริหารระดับกลาง คือ ผู้ที่
ต้องใช้ทักษะด้านมนุษยสั มพันธ์
ในการทำงาน

การแบ่งหน่ วยงานในสำนั กงานราชการโดยทั่วไป

งานธุรการ (งานบริหารทั่วไป)
งานการเงิน การคลัง
งานพัสดุครุ ภัณฑ์
งานเลขานุการ
ฝ่ายทรัพยากร

ความสำคัญและขอบเขตของงานสำนั กงาน

งานสำนั กงานเป็นงานที่มีความสำคัญที่
ทุกหน่ วยงานไม่ว่ากิจการจะมีขนาดเล็กหรือ
ขนาดใหญ่จะต้องจัดให้มีส่วนที่เป็นสำนั กงาน
เพื่อทำหน้ าที่อำนวยความสะดวก รับเรื่องราว
เอกสาร การติดต่อต่าง ๆ แต่งานสำนั กงาน
มิได้มีหน้ าที่เพียงแต่รับส่งเอกสารเท่านั้ น
แต่ยังมีหน้ าที่อื่น ๆ อีกมากมาย เช่นการดูแล
ความสะอาดเรียบร้อยของอาคารสถานที่
ภายในและภายนอกสำนั กงาน

การประชาสัมพันธ์ งานพัสดุ งานบุคลากร
งานจัดซื้อ งานขาย งานการเงินงานเหล่านี้ จะ
มีงานสำนั กงานเข้าไปแทรกอยู่ใน
กระบวนการปฏิบัติ เพื่อให้การดำเนิ นงาน
เป็นไปอย่างสะดวกราบรื่นบรรลุวัตถุประสงค์
ขององค์การและช่วยเสริมสร้างความเข้าใจอัน
ดีทั้งภายในภายนอกหน่ วยงาน การเสริมสร้าง
ภาพพจน์ ให้แก่หน่ วยงาน รวมถึงงาน
เบ็ดเตล็ดอื่น ๆ อีกมากมาย

โครงสร้างการบริหารงานในสำนั กงานเอกชน

ฝ่ายบริการ ได้แก่ ประธาน (เจ้าของธรุกิจ) รอง
ประธาน/กรรมการบริหาร (หรือที่เรียกทับศัพท์
ว่า "บอร์ดบริหาร")
ฝ่ายปฏิบัติการ (เจ้าหน้ าที่ธุรกิจบริหารประจำ
สำนั กงาน เลขานุการผู้บริหาร)
ฝ่ายบัญชี การเงิน (เจ้าหน้ าที่บัญชี ต้นทุน กำไร
ผลประกอบการ ข้อมูลทางการเงินการธนาคาร)
ฝ่ายจัดซื้อ พัสดุครุภัณฑ์ (ฝ่ายจัดหาวัสดุ
อุปกรณ์ ประกอบการดำเนิ นธุรกิจ)
ฝ่ายทรัพยากรบุคคล (เจ้าหน้ าที่บริหารงาน
บุคคล เงินเดือน ค่าจ้าง ค่าตอนแทน สวัสดิการ
ต่างๆ การเลื่อนขั้นเงินเดือน)
ฝ่ายการตลาด/ฝ่ายขาย (นำเสนอสินค้า/ธุรกิจ
ขององค์กร โปรโมชั่นต่างๆ พิจารณาคอนเซปต์
ทางการตลาด)
ฝ่ายผลิต (ผลิตสินค้า/บริการตามที่ได้รับมอบ
หมาย)
ฝ่ายบริการลูกค้า (หลังการขาย เจ้าหน้ าที่ฝ่าย
เทคนิ ค การติดตั้ง แนะนำการใช้งาน การดูแล
รักษา การแก้ไขปัญหาการใช้งาน)
ฝ่ายประชาสั มพันธ์/งานคอมพิวเตอร์
(ออกแบบ กราฟฟิกต่างๆที่เกี่ยวกับธุรกิจ)

การนำเสนอแฟ้มเอกสารให้ผู้บริหารลงนาม

การนำเสนอแฟ้มเอกสารให้ผู้บริหารลงนาม

1.หน่ วยงานออกเลขที่บันทึกข้อความและส่งไฟล์
เอกสารผ่านระบบ Lesspaper
2. ถ้าเป็นเอกสาร นำเอกสารเสนอที่สำนั กงาน
อธิการบดี อาคาร 9 ชั้น 1 งานบริหารทั่วไป งาน
บริหารทั่วไปจะดำเนิ นการคัดแยกเอกสารเสนอ
อธิการบดีรองอธิการบดีตามสายงานที่รับผิดชอบ
3.ถ้าเป็นเอกสารเฉพาะที่ท่านอธิการบดีต้องการ
ลงนามจะแยกไว้ที่หน้ าห้องงานเลขานุการ
4.เอกสารที่นำเสนอรองอธิการบดีและรอง
อธิการบดีลงนามแล้วหากท่านจะต้องนำเรียน
อธิการบดีต่อ เจ้าหน้ าที่ที่เดินแฟ้มธุรการจะแยกไว้
ที่หน้ าห้องงานเลขานุการเพื่อดำเนิ นการนำเสนอ
ต่อไป หากเป็นฉบับที่อนุมัติแล้วก็จะนำไปเช็คเรื่อง
ออกและส่งให้หน่ วยงานต้นเรื่องที่งานบริหารทั่วไป
โดยผ่านระบบ Lesspaper
5. เอกสารที่นำเสนอท่านอธิการบดี เมื่ออนุมัติ
และลงนามแล้วก็จะนำไปเช็คเรื่องออกที่งานบริหาร
ทั่วไป โดยผ่านระบบ Lesspaper เช่นเดียวกัน
6.หลังจากนั้ นลงทะเบียนจ่าย/ส่งหน่ วยงานที่
เกี่ยวข้องในระบบ Lesspaper เพื่อดำเนิ นการต่อไป

การนำเสนอแฟ้มเอกสารให้ผู้บริหารลงนาม

ขั้นตอนการปฏิบัติงาน
1.ตรวจสอบความถูกต้องของเอกสาร เช่นตัวสะกด

คำ การระบุตำแหน่ ง และเอกสารแนบให้ครบถ้วนที่
ระบุไว้ตามข้อความของเอกสาร โดยเฉพาะหนั งสือ
ภายนอกต้องระมัดระวังมากหากมีข้อผิดพลาดต้อง
แก้ไข ตรวจสอบความเรียบร้อย

2.จัดลำดับตามความสําคัญเร่งด่วนของเรื่อง จัดแยก
แฟ้มเสนองานเรียงลำดับตามความสำคัญมากไปน้ อย
ลําดับวันที่ก่อน/หลังของภารกิจหรือเหตุการณ์ ตาม
เอกสารโดยต้องระมัดระวังเอกสารของแต่ละฝ่ายใน
หน่ วยงานที่จะปะปนกัน สำหรับเรื่องลับ ให้แยกออก
จากแฟ้มเอกสารอื่นๆเพื่อความปลอดภัยในการเก็บ
รักษาข้อมูล

3.การเสนอแฟ้มเอกสารจะต้องผ่านระบบเอกสาร
ของมหาวิทยาลัย เพื่อเอกสารจะได้ไม่สูญหายหรือออก
นอกเส้นทางโดยเสนอที่งานบริหารทั่วไป (งานธุรการ)
เอกสารที่เสนอผู้บริหารจะต้องผ่านการพิจารณาและให้
ความเห็นจากผู้บริหารหน่ วยงานที่เสนอแฟ้มงานก่อน
เช่น เอกสารที่มาจากคณะจะต้องผ่านความคิดเห็นจาก
คณบดีหรือผู้มีอำนาจก่อน จึงนำมาเสนอที่งานบริหาร
ทั่วไป

4.นำเสนอแฟ้มผู้บริหารพิจารณาลงนาม
5.เมื่อแฟ้มเสนอออกจากห้องผู้บริหาร เลขาฯจะตรวจ
สอบความครบถ้วนถูกต้องก่อนส่งแฟ้มคือหน่ วยงาน
ตามระบบเอกสารของมหาวิทยาลัยและหน่ วยงานรับ
แฟ้มเอกสารคืนได้ที่งานบริหารทั่วไป

การนำเสนอแฟ้มเอกสารให้ผู้บริหารลงนาม

กรณี แฟ้มเสนอที่เลขานุการเป็นผู้ดำเนิ นการโดยตรง

1.เมื่อได้รับหนั งสือมาแล้วก็จะสรุปประเด็นสำคัญให้ผู้
บริหารทราบเพื่อสะดวกในการพิจารณาตัดสิ นใจต่อไป

2.เมื่อรับแฟ้มเอกสารคืนจากผู้บริหารแล้วจะรีบนำ
เอกสารออกจากแฟ้มและดำเนิ นการตามที่ผู้บริหารสั่ง
การ (จะไม่เก็บเรื่องไว้ในแฟ้มนานๆเพราะอาจจะทำให้
ลืมเรื่องนั้ นๆได้)

ข้อควรระวังในการนำเสนอแฟ้มผู้บริหาร
• ผู้บริหารอ่านดึงเอกสารออกจากแฟ้มเสนอเซ็น

โดยไม่ได้ใส่ไว้ในที่เดิมทำให้เอกสารส่งคืนไม่ครบ ซึ่ง
อาจต้องทำ Sheet Note แจ้งเจ้าของเรื่อง

• ผู้บริหารพิจารณาหนั งสือไม่ครบตามที่ต้องการ
(เซ็นเอกสารไม่ครบถ้วน)

• จำนวนเอกสารที่เสนอเซ็นมีมาก หรือต้องลงนาม
หลายจุดจะต้องมีสั ญลักษณ์ หรือเครื่องหมายหรือติด
สลิปบอกทุกจุดเพื่อความสะดวกรวดเร็วและได้ลาย
เซ็นครบถ้วน

• ไม่นำเอกสารของแต่ละหน่ วยงานมาปะปนกัน (ไม่
เอาเอกสารของหน่ วยงานอื่นมาใส่ปะปนกัน)

• ตรวจสอบเอกสารแนบให้ครบถ้วนตามที่ระบุตาม
ข้อความของเอกสาร

เค รื่ อ ง มือ ดิ จิทั ล

ในปัจจุบันโลกมีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว จากยุค
Analog ไปสู่ยุค Digital และยุค Robotic จึงทำให้เทคโนโลยีดิจิทัล
มีอิทธิพลต่อการดำรงชีวิตและการทำงาน ภาครัฐซึ่งเป็นแกนหลักของ
การพัฒนาประเทศ จึงต้องปรับตัวให้สอดคล้องกับบริบทของการ
เปลี่ยนแปลง เพื่อป้องกันไม่ให้เกิด culture shock เนื่องจากการ
เปลี่ยนผ่านเทคโนโลยี และเพื่อป้องกันความเสี่ยงที่อาจเกิดจากการใช้
เทคโนโลยีที่ไม่เหมาะสม เช่น การสูญเสียการเป็นส่วนตัว ความ
ปลอดภัยในชีวิตและทรัพย์สิน การโจรกรรมข้อมูล การโจมตีทาง
ไซเบอร์ เป็นต้น

เ ค รื่ อ ง มื อ ดิ จิ ทั ล

ประชุมออนไลน์

แบบฟอร์มออนไลน์

การจัดเก็บข้อมูล

งานสำนั กงาน

Microsoft Teams

คือบริการแพลตฟอร์มการประชุมออนไลน์ จากค่าย
Microsoft ที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถพูดคุยกันได้ผ่านการแชทและ
วิดีโอคอล ทั้งยังสามารถเปิดแก้ไขไฟล์ร่วมกันขณะประชุมได้
แบบเรียลไทม์ ทำให้การทำงานร่วมกันเป็นไปอย่างราบรื่น
และรวดเร็ว หรือหากต้องการเชื่อมต่อระบบเข้ากับกำหนดการ
ในปฏิทินและโน๊ ตต่าง ๆ ก็ทำได้เช่นกัน เรียกได้ว่าเป็นบริการ
ที่สามารถใช้งานได้อย่างครอบคลุม

การใช้งานเพื่อประชุมทางไกลก็รองรับการประชุมร่วมกัน
สูงสุดถึง 100 คน นานสูงสุด 60 นาทีต่อครั้งเลยทีเดียว หรือ
อัปเกรดการใช้งานเป็น Microsoft Teams สำหรับองค์กรหรือ
สถาบันการศึกษาต่าง ๆ ก็จะสามารถรองรับการประชุมร่วมกัน
สูงสุดถึง 1,000 คนกันเลยทีเดียว หรือถ้าหากเปิดใช้งานใน
รูปแบบงานอีเวนท์เสมือน (Virtual Event) ก็สามารถที่จะ
รองรับผู้ชมสูงสุดถึง 10,000 คน นานสูงสุดถึง 24 ชั่วโมง
ทั้งยังสามารถอัดวิดีโอการประชุมเก็บไว้ดูภายหลังได้

Google Meet

คือ แอปพลิเคชั่นสำหรับการประชุมทางวิดีโอที่ใช้ง่าย
ไม่มีสะดุดจาก Google ช่วยให้คุณทำงานร่วมกันและพัฒนา
ความสัมพันธ์กับทีมได้จากทุกที่บนโลก มีไว้สำหรับการ
สื่อสารโดยเฉพาะ ไม่ว่าจะเป็นการแชท หรือ video
conference ประชุมออนไลน์ ทั้งภายในและนอกองค์กร
เพราะสะดวกมากแค่เข้าผ่านอุปกรณ์ที่เชื่อมอินเทอร์เน็ ต ก็
สามารถใช้งานได้เลยทันที หากท่านใดใช้ account อีเมล
เป็น @gmail อยู่แล้ว สามารถใช้ได้เลยฟรีๆ

• การประชุมทางวิดีโอความละเอียดสูง รองรับผู้เข้าร่วม
ได้สูงสุด 100 คน (ได้สูงสุด 250 คน จนถึงวันที่ 30 กันยายน
2020)

• เข้าถึงได้ง่าย เพียงแค่แชร์ลิงก์ให้ทุกคนเข้าร่วมได้ด้วย
คลิกเดียว

• รองรับการใช้งานที่หลากหลายบน Desktop, IOS และ
Android

• สามารถแชร์หน้ าจอ รูปภาพ ไฟล์ และข้อความได้

Zoom

คือแอพพลิเคชั่น หรือเครื่องมือที่เป็นหนึ่ งในตัวช่วยในการ
ติดต่อสื่อสารที่ถูกพัฒนาเพื่อให้สามารถจัดประชุม สัมมนา
ได้แม้จะทำงานต่างสถานที่กันผ่านเครือข่ายอินเทอร์เน็ ต และ
อุปกรณ์ที่เหมาะสมไม่ว่าจะเป็นคอมพิวเตอร์ โน๊ ตบุ๊ค สมาร์ท
โฟน ตลอดจนแท็บเล็ต ที่จะทำให้การประชุมรู้สึกเสมือนจริง
เพราะสามารถรับสารได้ทั้งในรูปแบบของภาพ และเสียง ซึ่ง
ในแอพพลิเคชั่นก็สามารถเลือกได้ว่าจะประชุมแบบมีภาพ และ
วิดีโอ (Video Conference) หรือประชุมผ่านโทรศัพท์ที่มีแต่
เสียงเท่านั้ น (Conference call) ก็ได้ตามความต้องการ

ในส่วนของ Zoom ที่ต้องเสียค่าบริการคุณสามารถใช้งาน
ได้เต็มรูปแบบไม่ว่าจะเป็นการแชร์หน้ าจอคอมพิวเตอร์ใน
ระหว่างการประชุมได้ สามารถเชิญสมาชิกเข้าร่วมประชุมได้
มากถึง 100 คน หรือสามารถบันทึกการประชุมเอาไว้เป็น
วิดีโอได้ด้วย ถึงแม้ว่า Zoom แบบฟรี และแบบมีค่าบริการจะมี
ความแตกต่างด้านการใช้งานอยู่บ้าง แต่หากพิจารณาถึงรูป
แบบการใช้งานแล้วไม่ว่าจะแบบฟรี หรือแบบมีค่าใช้จ่ายก็
สะดวกต่อการใช้งานไม่แพ้กัน

การพิจารณาต้นฉบับและการพิสูจน์อักษร



การพิสูจน์อักษร หรือการตรวจสอบ
งานเขียนให้ถูกต้องตามหลักไวยากรณ์ เป็น
หนึ่ งในกระบวนการสร้างสรรค์งานเขียน
ก่อนที่จะไปถึงมือผู้อ่าน โดยหลังจากที่ได้รับ
งานเขียนแล้ว นั กพิสูจน์ อักษรจะทำหน้ าที่
ตรวจสอบความถูกต้องก่อนส่ งต่อให้ฝ่าย
กราฟิกนำเนื้ อหาและภาพไปจัดวางเป็นรูป
เล่มหนั งสือ และตรวจรูปเล่มร่วมกับกอง
บรรณาธิการจนกว่าจะมั่นใจแล้วว่าถูกต้อง
ทั้งหมด จึงค่อยนำส่งไฟล์งานพิมพ์เข้าโรง
พิมพ์เพื่อตีพิมพ์เป็นหนั งสือรูปเล่มออกมา

การตรวจพิสูจน์ อักษรมีวัตถุประสงค์ที่สำคัญ
เพื่อตรวจสอบความถูกต้องเรียบร้อยของการเรียงพิมพ์
ทั้งในแง่ความสมบูรณ์ของ การเรียงพิมพ์ สะกด
การันต์ รูปแบบ และการจัดทำอาร์ตเวิร์ก

การพิจารณาต้นฉบับและการพิสูจน์อักษร



การตรวจพิสูจน์อักษรมีสิ่ งที่ต้อง
ตรวจดังนี้
1.ตรวจขนาดคอลัมน์ ว่าตรงกับที่กำหนดให้
หรือไม่
2.ตรวจขนาดตัวพิมพ์และแบบตัวพิมพ์ ตลอด
จนระยะระหว่างบรรทัด
3.ตรวจตัวสะกด การันต์ เครื่องหมาย คำ
ตกหล่น วรรคตอน โดยยึดถือต้นฉบับเป็น
หลัก
4.ตรวจแก้คำผิด ถ้ามีภาษาอังกฤษก็ต้องดู
ความถูกต้อง Tense ตัวสะกด
5.ตรวจการตัดคำ ฉีกคำ ในแต่ละบรรทัด

6.ตรวจคำทับศัพท์ คำเฉพาะ เช่น สถานที่ ประเทศ
7.ตรวจปัญหาเรื่องลิขสิทธิ์ เช่น ชื่อแบรนด์ ภาพ
8.ตรวจคำบรรยาย ข้อมูลอื่น ๆ ให้ตรงกับภาพ
9.ตรวจสำนวนการเขียน ในกรณีที่อ่านไม่รู้เรื่อง
จริง ๆ ต้องถามนั กเขียน
10.ตรวจ Layout เช่น ชื่อคอลัมน์ ชื่อเรื่อง เครดิต
เรื่อง-ภาพ (ถ้าเป็นคอลัมน์ แปลจากต่างประเทศ ไม่
สามารถเปลี่ยนแปลง Layout ได้ ก็ต้องตรวจการ
จัดวางทั้งภาพและเนื้ อหาให้เหมือนกัน) ถ้าเนื้ อหา
อยู่ในกรอบ ต้องดูระยะห่างกรอบด้วย
11.ตรวจระยะห่างระหว่างบรรทัด, ตัวอักษร,
หมายเหตุอื่น ๆ
12.ตรวจเว้นวรรค ต้องเท่ากัน ไม่เป็นฟันห่าง

การพิจารณาต้นฉบับและการพิสูจน์อักษร



ปัญหาที่เจอจากการไม่ได้พิสูจน์ อักษร
อย่างถี่ถ้วนมีหลายรูปแบบมาก ตั้งแต่ความ
ผิดเล็กน้ อยไปจนถึงความผิดใหญ่หลวงกลาย
เป็นประสบการณ์ เลวร้ายที่ต้องจดจำไปอีก
นาน ไม่ว่าจะเป็น ชื่อสินค้า ชื่อแบรนด์ไม่ตรง
กับรูปภาพ, เลขหน้ าสารบัญผิด, พาดหัวบน
หน้ าปกนิ ตยสารสะกดผิด,ข้อความในรูปภาพ
สะกดผิดกลายเป็นคำหยาบคาย, มีข้อความ
จากบทที่แล้วมาเจอซ้ำอีกในบทถัดมา, ใช้คำ
ศัพท์ในวงการเฉพาะผิด,แปลข้อความผิด ฯลฯ

การทำงานของนั กพิสูจน์ อักษร
การทำงานหนั งสือ วารสาร นิ ตยสาร และงานพิมพ์ต่างๆ หลักๆ

แล้วนั กพิสูจน์ อักษรจะทำงานต่อจากทุกฝ่าย คือนั กเขียนหรือ
บรรณาธิการ กราฟิก และโรงพิมพ์ งานจะเสร็จต่อเมื่อได้หนั งสือรูป
เล่มจากโรงพิมพ์แล้ว เรียงคร่าวๆ ตามลำดับดังนี้

-รับงานจากนั กเขียนหรือบรรณาธิการมาอ่านในไฟล์ .DOC ส่งให้
กราฟิกไปจัดวางเป็นรูปเล่ม

-รับงานจากกราฟิกที่นำไปจัดวางเป็นรูปเล่มแล้วมาตรวจในไฟล์
.PDF ก่อนจะส่งกลับให้กราฟิกแก้ไขและส่งให้โรงพิมพ์รับงานจากโรง
พิมพ์เป็นม็อกอัพรูปเล่มแล้วมาตรวจ แก้ไขจนเสร็จ ก่อนส่งกลับโรง
พิมพ์เพื่อไปพิมพ์

ลำดับการทำงานนี้ เป็นตัวอย่างในสำนั กพิมพ์ต่างๆ ซึ่งอาจจะ
เปลี่ยนแปลงไปบ้างตามข้อตกลงระหว่างนั กพิสูจน์ อักษรและ
บรรณาธิการในแต่ละสำนั กพิมพ์นั้ นๆ