หน่วยที่ 7

หน่วยที่ 7














การจัดรูปแบบข้อมูล การแก้ไข ลบ คัดลอก และ







เคลื่อนย้ายข้อมูล

หัวข้อเรื่อง










Topics




7.1 การจัดรูปแบบประเภทของข้อมูล




7.2 การแก้ไขข้อมูลบนเซลล์




7.3 การคัดลอกเซลล์ ลบ และเคลื่อนย้ายข้อมูล

7.1 การจัดรูปแบบประเภทของข้อมูล








7.1.1 การก าหนดรูปแบบข้อมูล หมายถึง รูปแบบข้อมูลในเซลล์ เช่น รูปแบบตัวเลข วันที่ หรือ เวลา และรูปแบบของ



เซลล์ ประกอบด้วย แบบตัวเลข การจัดวาง แบบอักษร เส้นขอบ แบบลวดลายและการป้องกัน การก าหนดรูปแบบของข้อมูล




หลังจากเลือกกลุ่มเซลล์ที่ต้องการ สามารถก าหนดได้ 2 ทาง คือ



1. การก าหนดรูปแบบเซลล์โดยใช้แถบเครื่องมือ



2. การก าหนดรูปแบบเซลล์โดยใช้เมนูค าสั่ง



7.1.2 การเลือกกลุ่มเซลล์ หมายถึง การเลือกหรือการคลุมเซลล์เพื่อน าไปก าหนดรูปแบบเซลล์ให้มีลักษณะเหมือนกัน




วิธีการเลือกกลุ่มสามารถกระท าได้ 3 วิธี คือ



1. การใช้เมาส์ โดยคลิกที่เซลล์แรกค้าง แล้วเลื่อนไปยังกลุ่มเซลล์ที่ต้องการ



2. การใช้แป้นพิมพ์ โดยเลื่อนเคอร์ซอร์ไปที่เซลล์แรก กดปุ่ม Shit ค้างไว้ แล้วใช้ลูกศรเลื่อนไปยังกลุ่มเซลล์ที่



ต้องการ




3. การใช้เมาส์และแป้นพิมพ์ โดยใช้เมาส์คลิกเลือกที่เซลล์แรก กดปุ่ม Shit ที่แป้นพิมพ์ ค้างไว้แล้วใช้เมาส์คลิก



ที่เซลล์สุดท้ายของกลุ่มเซลล์ที่ต้องการ

7.1 การจัดรูปแบบประเภทของข้อมูล








7.1.3 การจัดต าแหน่งในการแสดงผลของข้อมูล



ในการจัดรูปแบบในการแสดงผลของข้อมูล สามารถก าหนดต าแหน่งส าหรับการแสดงผลให้แสดงในรูปแบบตาม




แนวต่าง ๆ ได้ตามต้องการ โดยมีวิธีการและขั้นตอนในการจัดต าแหน่งการแสดงผล ดังต่อไปนี้



1. วิธีการเลือกรูปแบบข้อมูล



(1) เลือกเซลล์ที่ต้องการ



(2) เลือกเมนู Format




(3) เลือก Cells ปรากฏหน้าต่างรายการ ดังนี้



- Number รูปแบบตัวเลข



- Alignment วางแนวข้อความ



- Font รูปแบบตัวอักษร




- Border รูปแบบเส้นขอบ



- Patterns แบบพื้นลวดลาย



- Protection การป้องกันข้อมูล



(4) เลือกแท็บรายการที่ต้องการ

7.1 การจัดรูปแบบประเภทของข้อมูล







2. วิธีการก าหนดรูปแบบตัวเลข (Number)



(1) เลือกเซลล์ที่ต้องการก าหนดรูปแบบตัวเลข




(2) เลือก Format



(3) เลือก Cells



(4) เลือก Number



ในส่วนของ Category เลือกรูปแบบตัวเลขที่ต้องการ ดังนี้








































3. วิธีการก าหนดรูปแบบตามความต้องการของผู้ใช้

7.1 การจัดรูปแบบประเภทของข้อมูล








4. วิธีการจัดรูปแบบวันที่และเวลา



(1) เลือกเชลล์ ข้อมูลวันที่หรือข้อมูลเวลาที่ต้องการเปลี่ยนรูปแบบใหม่




(2) เลือก Format



(3) เลือก Cells



(4) เลือก Number



(5) ในส่วน Category เลือกรายการดังนี้




- Date ถ้าต้องการก าหนดรูปแบบวันที่



- Time ถ้าต้องการก าหนดรูปแบบเวลา



(6) เลือกในส่วน Type: ก าหนดลักษณะประเภทข้อมูลที่ต้องการ



(7) เลือก OK

7.1 การจัดรูปแบบประเภทของข้อมูล







5. วิธีการจัดรูปแบบข้อความ



(1) เลือกเซลล์ที่ต้องการ คลิกเมาส์ปุ่มขวา




(2) เลือก Format



(3) เลือก Cells



(4) เลือก Alignment



(5) เลือก รูปแบบแนวข้อความตามต้องการ




(6) เลือก OK



6. วิธีการจัดรูปแบบตัวอักษร



(1) เลือกเซลล์ที่ต้องการ คลิกเมาส์ปุ่มขวา



(2) เลือก Format




(3) เลือก Cells



(4) เลือก Font

7.1 การจัดรูปแบบประเภทของข้อมูล








7. วิธีการเลือกรูปแบบเส้นขอบ



(1) เลือกเซลล์ที่ต้องการ คลิกเมาส์ปุ่มขวา




(2) เลือก Format



(3) เลือก Cells



(4) เลือก Border ประกอบด้วย



(ก) Presets : เลือกแนวเส้นขอบที่ก าหนดไว้ ได้แก่




- None ไม่มีเส้นขอบ



- Outline ตีเส้นขอบภายนอก



- Inside เส้นขอบภายใน



(ข) Border : เส้นขอบ




(ค) Line : เลือกลักษณะเส้นขอบ



(ง) Color : เลือกสีของเส้นขอบ

7.1 การจัดรูปแบบประเภทของข้อมูล






8. วิธีการเลือกรูปแบบพื้นสี



(1) เลือกเซลล์ที่ต้องการ คลิกเมาส์ปุ่มขวา




(2) เลือก Format



(3) เลือก Cells



(4) เลือก Fill ประกอบด้วย



- Background Color : เลือกใส่สีพื้นหลัง



- Pattern Color : เลือกใส่สีลวดลาย




9. วิธีการเลือกรูปแบบการป้องกัน



ใช้ในการป้องกันการเปลี่ยนแปลง แก้ไขข้อมูลบนเซลล์ โดยเฉพาะเซลล์ที่เกิดจากการสร้างสูตรการ



ค านวณหรือฟังก์ชัน รวมทั้งสามารถซ่อนสูตรการค านวณ มีขั้นตอนดังนี้




(1) คลิกเมาส์ปุ้มขวา เลือก Format



(2) เลือก Cells



(3) เลือก Protection



(4) เลือก Locked ต้องการป้องกันกลุ่มเซลล์ที่เลือก



(5) เลือก Hidden ต้องการซ่อนสูตรการค านวณไม่ให้ปรากฏ

7.2 การแก้ไขข้อมูลบนเซลล์









7.2.1 การแก้ไขเซลล์ใดเซลล์หนึ่ง มีขั้นตอนดังนี้



1. เลือกเซลล์ที่ต้องการแก้ไข




2. เลือกที่ตัวอักษร พิมพ์ข้อมูลใหม่ทับข้อมูลเก่า หรือกดปุ่ม F2 แล้วแก้ไขข้อมูลที่ต้องการหรือเลือกข้อมูล



บนแถบสูตร แล้วแก้ไขข้อมูล



7.2.2 การเพิ่ม/แทรกแถวหรือคอลัมน์



1. เลือก Row หรือ Column ที่ต้องการ




2. เลือกเมนู Insert



3. เลือก Rows หรือ กดเมาส์ปุ่มขวา เลือก เมื่อต้องการแทรกแถว



4. เลือกเมนู Insert



5. เลือก Columns เมื่อต้องการแทรกคอลัมน์




6. เลือก OK

7.3 การคัดลอกเซลล์ ลบ และเคลื่อนย้ายข้อมูล








7.3.1 การคัดลอกเซลล์ (Copy)



1. เลือกเซลล์ที่ต้องการ




2. วางเมาส์ที่มุมขวาของเซลล์เริ่มต้น



3. ตัวชี้เมาส์ + เปลี่ยนเป็นเครื่องหมาย + (Auto Fill)




4. ลาก + จนถึงเซลล์สุดท้าย หรือเลือกที่เซลล์เริ่มต้น การคัดลอกเซลล์




5. กดเมาส์ปุ่มขวา เลือก Copy



6. เลือกเซลล์ที่ต้องการ



7. เลือก Paste




7.3.2 การลบเซลล์ (Delete)




1. เลือกเซลล์ที่ต้องการลบ



2. กดปุ่ม Delete

7.3 การคัดลอกเซลล์ ลบ และเคลื่อนย้ายข้อมูล








7.3.3 การลบแถวหรือคอลัมน์




1. เลือก Row หรือ Column ที่ต้องการ



2. เลือกขวา เลือก Delete ปรากฏ Dialog Box



3. เลือก Delete Entire Row ลบทั้งแถว



4. เลือก Delete Entire Column ลบทั้งคอลัมน์




5. เลือก OK



7.3.4 การเคลื่อนย้ายเซลล์ (Move)



1. เลือกเซลล์ที่ต้องการ



2. วางเมาส์ที่มุมล่างขวาของเซลล์




3. ลากไปวาง ณ ต าแหน่งเซลล์ที่ต้องการ