หน่วยที่ 9

หน่วยที่ 9















การประยุกต์ใช้โปรแกรมจัดการฐานข้อมูลด้วย







โปรแกรม Microsoft Access

หัวข้อเรื่อง










Topics


9.1 ความหมายและส่วนประกอบของโปรแกรม





Microsoft Access





9.2 วิธีการสร้างตารางบนฐานข้อมูล




9.3 การก าหนดและออกแบบเขตข้อมูลส าหรับตาราง





9.4 การป้อนข้อมูล การเพิ่มและการแก้ไขข้อมูลในตาราง

9.1 ความหมายและส่วนประกอบของโปรแกรม Microsoft Access








9.1.1 ความหมายของโปรแกรม Microsoft Access



โปรแกรม Microsoft Access หรือโปรแกรมจัดการฐานข้อมูล (Database Management System,DMS) เป็น



โปรแกรมจัดการฐานข้อมูลแบบสัมพันธ์ (Relational Database Management System,RDMS) ฐานข้อมูลของโปรแกรมจะ




มองแฟ้มข้อมูลเป็นแบบตาราง (Table) สามารถเก็บข้อมูลได้มากกว่า 1 ตาราง ในแต่ละตารางประกอบด้วย ข้อมูลหลัก



(Primary Key) หรือคอลัมน์และระเบียนหรือแถว สามารถเชื่อมโยงความสัมพันธ์ระหว่างตารางได้ แต่ตารางนั้น ๆ ต้องมีข้อมูล



หลักที่เหมือนกันจึงจะเชื่อมโยงตาราง 2 ตารางมากกว่าได้ เพื่อน ามาใช้งานต่อไป



ในการสร้างฐานข้อมูลจ าเป็นต้องทราบส่วนประกอบต่าง ๆ ของฐานข้อมูลซึ่งประกอบด้วยตารางข้อมูล (Table)




ระเบียน (Record) เขตข้อมูล (Field) หรือคอลัมน์ (Column) การค้นหา (Query) แบบฟอร์ม (Form) และรายงาน (Report)



9.1.2 การเข้าสู่โปรแกรม Microsoft Access



1. เลือก Start




2. เลือก All Programs



3. เลือก Microsoft Office > เลือก Microsoft Office Access



5. เลือก Create > หน้าจอภาพจะปรากฏ

9.1 ความหมายและส่วนประกอบของโปรแกรม Microsoft Access








ชุดเครื่องมือของโปรแกรม Microsoft Access ประกอบด้วย



1. File ส าหรับใช้เพื่อเปิดไฟล์ บันทึกไฟล์ หรือปิดไฟล์




2. Home ใช้ส าหรับรวบรวมชุดเครื่องมือพื้นฐานที่ผู้ใช้งานส่วนมากต้องใช้บ่อย ๆ เป็นประจ า เช่น การเปลี่ยน



มุมมอง การตัดและแปะข้อมูล การเปลี่ยนรูปแบบตัวอักษร การเพิ่ม-ลบข้อมูลในตาราง การกรองข้อมูล และการค้นหาข้อมูล























3. Create ส าหรับสร้างออบเจ็กต์หรือองค์ประกอบต่าง ๆ ลงไปในฐานข้อมูล เช่น ตารางฟอร์ม รายงาน

9.1 ความหมายและส่วนประกอบของโปรแกรม Microsoft Access








4. External Data ค าสั่งเกี่ยวกับการแลกเปลี่ยนข้อมูลกับภายนอก เช่น ข้อมูลจากไฟล์อื่นของ Access หรือ



Excel มาใช้งาน การบันทึกฐานข้อมูลให้เป็นตาราง หรือบันทึกให้เป็นเอกสาร Word




























5. Database Too! ค าสั่งในการจัดการฐานข้อมูล เช่น การสร้าง Macro และเขียนค าสั่งการก าหนดความสัมพันธ์



ระหว่างตาราง การวิเคราะห์ข้อมูล การจัดการโยกย้ายฐานข้อมูล และการเข้ารหัสฐานข้อมูล

9.2 วิธีการสร้างตารางบนฐานข้อมูล









ตาราง (Table) เป็นส่วนที่โปรแกรม Microsoft Access ใช้ในการเก็บข้อมูล โดยโปรแกรมจะสร้างตารางเก็บข้อมูลไว้



ในแฟ้มเดียวกัน สามารถน ามาใช้ได้หลายตาราง การสร้างตารางควรวิเคราะห์ระบบงานในเบื้องต้นเกี่ยวกับข้อมูล จากนั้นจึงท า



การก าหนดชื่อและชนิดของข้อมูลที่ต้องการจัดเก็บ รวมทั้งก าหนดเป็นข้อมูลหลักเพื่อไม่ให้เกิดการซ้ าช้อน เรียกว่า "คีย์หลัก"



(Primary Key) ให้กับตาราง




การสร้างตารางในโปรแกรม Microsoft Access



1. การสร้างฐานข้อมูล



(1) เลือก Programs > Microsoft Office > Microsoft Access



(2) เลือก Blank Database > Create




(3) ป้อนซื่อไฟล์ฐานข้อมูล Personal

9.3 การก าหนดและออกแบบเขตข้อมูลส าหรับตาราง








การก าหนดและออกแบบตารางนี้สามารถท าได้ ไม่ว่าจะเป็นการก าหนดและออกแบบในขั้นตอนของการสร้างตารางใหม่



หรือเป็นตารางที่มีอยู่แล้ว เมื่อท าการเลือก เพื่อสร้างตารางใหม่ จะ ปรากฏหน้าจอภาพ การก าหนดและออกแบบ




เขตข้อมูลให้ป้อนข้อมูล



9.3.1 ข้อก าหนดในการก าหนดและออกแบบเขตข้อมูล



1. ตั้งชื่อเขตข้อมูลมีความยาวได้ไม่เกิน 64 ตัวอักษร รวมถึงช่องว่างเครื่องหมายวรรคตอนต่าง ๆ ยกเว้น จุด .



เครื่องหมายตกใจ ! เครื่องหมายวงเล็บสี่เหลี่ยม []




2. ชนิดของข้อมูล (Data Type) ประกอบด้วย ชนิดของข้อมูลหลายชนิดซึ่งสามารถเลือกจากรายการของชนิด



ข้อมูลที่มีมาให้และมีความหมายแตกต่างกันไป



3. ค าอธิบายเพิ่มเติม (Description) ใช้ส าหรับอธิบายความหมายของเขตข้อมูลนั้นเพิ่มมากขึ้น จะมีหรือไม่มีก็ได้

9.3 การก าหนดและออกแบบเขตข้อมูลส าหรับตาราง







9.3.2 ชนิดของข้อมูล



1. แบบข้อความ ตัวเลข และเครื่องหมายต่าง ๆ (Text) ก าหนดความยาวของข้อความได้สูงสุดถึง 255 ตัวอักษร



2. แบบข้อความที่ใช้ส าหรับบันทึกข้อมูลแบบบันทึก (Memo) เก็บข้อมูลได้ถึง 64,000 bytesแต่ไม่สามารถเป็น




เขตข้อมูลที่ใช้เป็นดรรชนี (Indexed) ได้



3. แบบตัวเลข (Number) ก าหนดรูปแบบให้เลือกหลายรูปแบบไม่ว่าจะเป็นตัวเลขแบบDouble, Long



4. แบบวันที่และเวลา (Date/Time) มีรูปแบบให้เลือกหลายรูปแบบ



5. แบบตัวเลขมี 15 หลัก (Currency)! ตัวเลขนี้ไม่รวมจุดทศนิยมอีก 2 ต าแหน่ง และมีสกุลเงินน าหน้าจ านวน



ตัวเลขนั้นด้วย




6. แบบตัวเลขอัตโนมัติ (Counter) ตัวเลขจะเพิ่มขึ้นเองเมื่อมีการเพิ่มข้อมูลใน Table โดยไม่ต้องมีการใส่ข้อมูล



เขตข้อมูลนี้จะไม่สามารถแก้ไขเปลี่ยนแปลงได้



7. แบบ ใช่ หรือ ไม่ใช่ (Yes/No ซึ่งค่าของเขตข้อมูลนี้จะมีได้เพียง 2 ค่าเท่านั้น แต่ไม่สามารถเป็นเขตข้อมูลที่ใช้




เป็นดัชนีได้



8. แบบข้อมูลของ Microsoft Excel หรือ Microsoft Draw OLE Object มีขนาดไม่เกิน 1 Gigabytes แต่ไม่



สามารถเป็นเขตข้อมูลที่ใช้เป็น Indexed ได้

9.3 การก าหนดและออกแบบเขตข้อมูลส าหรับตาราง









9.3.3 คีย์หลัก (Primary Key) คือ เขตข้อมูลที่ไม่สามารถหรือไม่อนุญาตให้มีข้อมูลช้ ากัน และในTable หนึ่ง ๆ




สามารถที่จะมีคีย์หลักได้มากกว่า 1 เขตข้อมูล การก าหนดคีย์หลัก จะท าให้การค้นหาข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น




9.3.4 การก าหนดคีย์หลักท าได้โดย



1. เลือกที่หน้าบรรทัดของเขตข้อมูลที่ต้องการก าหนดให้เป็นคีย์หลัก



2. กดปุ่มสัญลักษณ์รูปกุญแจบนแถบเครื่องมือ



3. จะปรากฏรูปที่หน้าบรรทัดของเขตข้อมูล




9.3.5 การยกเลิกคีย์หลัก



1. เลือกเขตข้อมูลที่มีการก าหนดคีย์หลัก



2. เลือกเมนู Edit



3. เลือกค าสั่ง Primary Key

9.3 การก าหนดและออกแบบเขตข้อมูลส าหรับตาราง








9.3.6 การก าหนดคุณสมบัติของเขตข้อมูล (Properties)



- Field Size ขนาดเขตข้อมูล ไม่จ าเป็นต้องปรับแต่งเพราะส่วนใหญ่จะปรับตามชนิดข้อมูลที่เลือกอยู่แล้ว




- Format ปรับรูปแบบการแสดงผลของข้อมูลในตาราง



- Decimal Place ก าหนดจ านวนจุดทศนิยมของข้อมูลตัวเลข



- Input Mask ควบคุมรูปแบบการป้อนข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบข้อก าหนดที่ต้องการ




- Caption ป้ายค าอธิบาย ก าหนดชื่อเขตข้อมูลที่แสดงในมุมมองแผ่นข้อมูล



- Default Value ใช้ก าหนดค่าเริ่มต้นของข้อมูล



- Validation Rule ก าหนดกฎในการตรวจสอบ



- Validation Text ข้อความตรวจสอบก าหนดข้อความที่แสดงให้ผู้ใช้ทราบในกรณีป้อนค่า



ข้อมูลไม่สอดคล้องกับกฎที่ตรวจสอบ




- Required มีค่า 2 ค่า คือ Yes และ No ถ้าก าหนดเป็น Yes หมายถึง ก าหนดให้เขต



ข้อมูลนี้จะต้องมีการป้อนค่าลงไปจะให้เป็นข้อมูลว่างไม่ได้



- Indexed ใช้สร้างข้อมูลดัชนีเพิ่มความเร็วในการค้นหาข้อมูล (จะมีผลให้การปรับปรุงข้อมูลช้าลง)

9.4 การป้อนข้อมูล การเพิ่มและการแก้ไขข้อมูลในตาราง








9.4.1 การป้อนข้อมูลในตาราง (Table)



การป้อนข้อมูลในตารางเป็นการจัดเก็บข้อมูลที่มีอยู่อย่างมีระเบียบภายในตาราง เพื่อง่ายและสะดวกในการ




เรียกใช้งานข้อมูล การจัดเก็บข้อมูลในโปรแกรม Microsoft Access นั้น ไม่ใช่แค่การจัดเก็บข้อมูลที่เป็นตัวอักษรและตัวเลข



แต่ยังสามารถจัดเก็บข้อมูลรูปภาพ ตารางข้อมูล เสียง รวมทั้งแผนภูมิรูปภาพด้วย



การป้อนข้อมูลระเบียนใหม่ท าได้โดยการป้อนข้อมูลบรรทัดล่างสุดของพื้นที่กระดาษท าการได้ทันที โดยมีสิ่งที่



ต้องพิจารณาดังนี้




- ข้อมูลที่จะป้อนเข้าไปในระเบียนนั้นต้องเป็นไปตามกฎต่าง ๆ รวมถึงค่าของกฎการตรวจสอบที่ตั้งไว้ในแต่ละ



เขตข้อมูลด้วย หากมีการป้อนข้อมูลผิดพลาดก็จะมีข้อความแสดงผลให้แก้ไขข้อมูลให้ถูกต้อง



- เขตข้อมูลที่มีการตั้งค่าเริ่มต้นไว้ก็จะแสดงค่านั้นขึ้นมาก่อนหากต้องการเปลี่ยนแปลงค านั้น ก็สามารถแก้ไขได้



ทันที




- เขตข้อมูลที่มีการตั้งค ารูปแบบการป้อนข้อมูลไว้จะแสดงสัญลักษณ์ ปรากฏขึ้นมาเป็นแนวทางในการป้อน



ข้อมูล



- การจัดเก็บข้อมูลที่ป้อนลงในระเบียนของตาราง จะมีการบันทึกโดยอัตโนมัติโดยไม่ต้องบันทึกข้อมูล

9.4 การป้อนข้อมูล การเพิ่มและการแก้ไขข้อมูลในตาราง








ในกรณีสร้างตารางข้อมูลไว้ในมุมมองออกแบบ (Design View) เริ่มป้อนข้อมูลลงในตารางได้




1. เปิดไฟล์ฐานข้อมูล



2. เลือกชื่อตารางข้อมูลที่ต้องการ



3. เลือก Open หรือเลือกชื่อตารางปรากฏหน้าต่างในมุมมองแผ่นข้อมูล (Datasheet View)



9.4.2 ขั้นตอนการป้อนข้อมูลลงในตาราง




1. เมื่อเริ่มป้อนข้อมูลให้คลิกที่ระเบียนสุดท้ายของตารางโดยมีสัญลักษณ์ อยู่ทางซ้ายสุดของ



ระเบียน



2. สัญลักษณ์ จะเปลี่ยนเป็นสัญลักษณ์ พร้อมที่จะสร้างระเบียนใหม่เพิ่มขึ้นมาให้อีก 1



ระเบียนทันที




3. เมื่อป้อนข้อมูลครบทุกเขตข้อมูลแล้ว หากไม่มีอะไรผิดพลาดหรือต้องแก้ไข เคอร์เซอร์ก็จะเลื่อนไป



ยังระเบียนใหม่ที่อยู่ถัดไปโดยอัตโนมัติ

9.4 การป้อนข้อมูล การเพิ่มและการแก้ไขข้อมูลในตาราง








9.4.3 การป้อนข้อมูลชนิดพิเศษ




การป้อนข้อมูลลงในตารางของโปรแกรม Microsoft Access นอกเหนือจากข้อความตัวอักษรและตัวเลขแล้ว



ยังสามารถป้อนข้อมูลชนิดอื่นได้อีก เช่น รูปภาพ เสียง ตารางข้อมูล และแผนภูมิภาพต่าง ๆ โดยการป้อนข้อมูลลักษณะพิเศษ



นี้ไม่ท าให้ฐานข้อมูลที่มีอยู่ใหญ่เกินไป เพราะว่าข้อมูลที่น ามาจัดเก็บนั้น เป็นเพียงต าแหน่งอ้างอิงของแฟ้มข้อมูลที่มีอยู่ภายใน



เครื่องคอมพิวเตอร์เท่านั้น โดยการกระท าเช่นนั้นต้อง ใช้ตัวเชื่อมโยงที่เรียกว่า OLE Object ในการเรียกแฟ้มข้อมูลเหล่านั้น




มาแสดงเมื่อมีความต้องการและมีวิธีการป้อนข้อมูลชนิดนี้ จะแตกต่างจากการป้อนข้อมูลที่เป็นตัวอักษรและเป็นตัวเลข



9.4.4 การเพิ่มและการแก้ไขข้อมูลในตาราง (Table)



1. การเพิ่มข้อมูล (Add New Record)



(1) เลือกเมนู หรือเลื่อนเคอร์เซอร์ไปยังระเบียนสุดท้าย




(2) ป้อนข้อมูลที่ต้องการในแต่ละเขตข้อมูล โดยใช้ปุ่ม Tab เลื่อนไปมาระหว่างเขตข้อมูล



2. การลบระเบียน (Delete Record)



(1) เลือกระเบียนที่ต้องการลบ



(2) กดเมาส์ปุ่มขวาเลือกปุ้มโปรแกรมจะแสดงกรอบโต้ตอบเพื่อยืนยันการลบข้อมูล




(3) เลือกปุ่ม Yes เพื่อยืนยันการลบระเบียนหรือเลือกปุ่ม No เมื่อยกเลิกการลบระเบียน

9.4 การป้อนข้อมูล การเพิ่มและการแก้ไขข้อมูลในตาราง








9.4.5 การแก้ไขข้อมูล



การแก้ไขข้อมูลที่อยู่ภายในระเบียนที่ปรากฏในหน้าต่างมุมมองแผ่นข้อมูลนั้น แก้ไขได้โดยตรง เช่นเดียวกับการ




กรอกข้อมูลภายในระเบียนใหม่ที่ว่างอยู่ ซึ่งเมื่อแก้ไขข้อมูลในตารางข้อมูลที่ได้แก้ไขใหม่นั้น ถูกจัดเก็บลงในดิสก์ทันที โดยไม่



ต้องมีการสั่งบันทึกเหมือนกับโปรแกรมใช้งานอื่น เพียงแค่เคอร์เซอร์ไประเบียนอื่นเท่านั้น ก็มีการจัดเก็บข้อมูลเรียบร้อยแล้ว



ถ้าต้องการแสดงให้ดูว่าระเบียนถูกแก้ไขและเก็บบันทึกลงในอุปกรณ์จัดเก็บข้อมูลเรียบร้อยแล้วหรือดูได้จาก



สัญลักษณ์ทางด้านซ้ายของแต่ละระเบียน ดังนี้




ก าลังท างาน





แก้ไขแล้วแต่ยังไม่ถูกบันทึก





แก้ไขและบันทึกลงตารางเรียบร้อยแล้ว





ระเบียนใหม่รอการป้อนข้อมูล