TINDAKAN GURU TINGKATAN BERKAITAN KETIDAKHADIRAN MURID

SMK (P) RAJA ZARINA, PELABUHAN KLANG

TINDAKAN GURU TINGKATAN
BERKAITAN

KETIDAKHADIRAN MURID
DAN

TATACARA MENGELUARKAN
SURAT AMARAN

1, 2, 3 DAN BUANG SEKOLAH

UNIT PENGURUSAN DISIPLIN SMK (P) RAJA ZARINA

1

TINDAKAN GURU TINGKATAN BERKAITAN KETIDAKHADIRAN MURID DAN
TATACARA MENGELUARKAN SURAT AMARAN 1, 2, 3 DAN BUANG SEKOLAH

1. Guru Tingkatan harus menghubungi ibu bapa / penjaga apabila didapati murid tidak hadir ke sekolah
secara berturut-turut atau tidak berturut-turut.

2. Guru tingkatan disarankan agar membuat panggilan telefon sekurang-kurangnya 2 kali sebelum surat
amaran dikeluarkan.

3. Guru Tingkatan dikehendaki merekod tarikh, hari, masa serta nombor telefon yang telah dihubungi
dan seterusnya mencatat respon yang telah diberikan oleh pihak yang dihubungi. Langkah ini perlu
dilakukan setiap kali sebelum surat amaran dikeluarkan.

4. Surat Amaran 1, 2, 3 dan buang sekolah harus dikeluarkan mengikut bilangan hari tidak hadir ke
sekolah.

5. Guru Tingkatan disarankan agar memaklumkan kepada pihak pejabat agar mengepos surat amaran
secara berdaftar.

6. Maklumat surat berdaftar ini akan dijadikan sebagai eviden tindakan guru tingkatan mengikut SOP.
7. Tindakan guru tingkatan terhadap murid yang telah menerima Surat Amaran 3 dan masih tidak hadir

ke sekolah 14 hari berikutnya:
7.1 Temubual kawan-kawan murid yang tidak hadir (laporan ringkas beserta gambar)
7.2 Lawatan guru tingkatan ke rumah murid yang tidak hadir (laporan ringkas berserta gambar)

7.2.1 Guru tingkatan bersama kaunselor sekolah
7.2.2 Guru tingkatan bersama AJK PIBG jika respon ibu bapa / penjaga kurang baik
7.2.3 Guru tingkatan bersama Pegawai Perhubungan Sekolah (PPS) jika kawasan kediaman

murid tersebut tidak selamat/ berisiko tinggi
7.3 Jika rumah murid tersebut berkunci/pindah semasa lawatan, maka guru tingkatan haruslah

menemubual jiran murid tersebut. Laporan ringkas berserta gambar harus disediakan.
8. Murid yang layak dibuang sekolah kerana tidak hadir ke sekolah akan ditentukan dalam Mesyuarat

Jawatankuasa Penyiasatan Murid Cicir. Jawatankuasa Penyiasatan Murid Cicir terdiri daripada:
8.1 Pengetua
8.2 Guru-guru Penolong Kanan
8.3 Guru Tingkatan
8.4 Ketua Disiplin / Penolong Ketua Disiplin
8.5 Setiausaha Disiplin (sediakan minit mesyuarat)
8.6 Kaunselor
9. Guru tingkatan perlu menyediakan fail khusus berkaitan pengeluaran surat amaran sehinggalah surat
buang sekolah. Antara bahan yang perlu disimpan di dalam fail:
9.1 Salinan surat amaran 1, 2, 3 dan buang sekolah
9.2 Rekod panggilan telefon
9.3 Laporan lawatan ke rumah
9.4 Laporan temubual dengan kawan-kawan / jiran
9.5 Laporan disiplin (jika ada)
9.6 Laporan kaunselor
9.7 Minit Mesyuarat Jawatankuasa Penyiasatan Murid Cicir (Setiausaha Unit Disiplin)
9.8 Surat sekolah (Pengetua) kepada Penolong PPD Unit Hal Ehwal Murid Klang memohon

kebenaran murid berkenaan dibuang sekolah kerana telah mencukupi syarat ketidakhadiran
sekolah
10. Selepas mendapat kelulusan daripada Pegawai PPD, murid tersebut boleh dibuang sekolah.

2

TATACARA MENGELUARKAN SURAT AMARAN 1, 2 DAN 3

Penghantaran surat-surat adalah seperti berikut:

Surat Hari Tidak hadir Hari Tidak Hadir
(Berturut-turut) (Bukan berturut-turut)
Amaran Pertama Pada hari ke 3 Pada hari ke 10
Amaran Kedua 7 hari selepas Amaran Pertama 10 hari selepas Amaran Pertama
Amaran Ketiga/Akhir 7 hari selepas Amaran Kedua 20 hari selepas Amaran Kedua
Buang Sekolah 14 hari selepas Amaran Ketiga/Akhir 20 hari selepas Amaran Ketiga/Akhir
Jumlah hari tidak hadir 31 hari (berturut-turut) 60 hari (tidak berturut-turut)

1. Guru memasukkan data murid ponteng ke dalam SSDM
Id : BEB0109
Kata laluan : DISPbeb0109

2. Pergi ke cetakan surat dan pilih Format Ms Word.
3. Copy daripada perkataan “Kepada” sehingga perenggan keempat perkataan “munasabah”.
4. Justify setiap perenggan dan’adjust’ format surat mengikut kesesuaian.
5. Setiap surat amaran yang dikeluarkan mempunyai nombor rujukan yang telah disediakan dan boleh

merujuk dalam Telegram Media Rasmi Sekolah.
6. Print 1 SALINAN DAN FOTOSTAT 4 surat Amaran 1, 2 dan 3.

- 1 salinan Fail Sekolah
- 1 salinan Fail Disiplin
- 1 salinan Guru Tingkatan
- 1 salinan bagi murid
- 1 salinan hantar kepada Ibu Bapa
7. Lampirkan bersama surat amaran dengan LAMPIRAN MAKLUM BALAS IBU BAPA
PEMBERITAHUAN KETIDAKHADIRAN KE SEKOLAH.
8. Surat Lampiran Maklum Balas Ibu Bapa Pemberitahuan Ketidakhadiran ke Sekolah perlu dikutip
semula oleh guru tingkatan dan serahkan kepada Puan Nurul Fasihah / Puan Ou Yong Pei Cheng.
9. Serahkan surat amaran kepada PAR Office untuk diposkan kepada ibu bapa.
- Pihak sekolah perlu menghantar surat ketidakhadiran kepada penjaga secara berdaftar kepada

pihak penjaga.
- Surat tidak hadir yang di pos perlu disimpan oleh pihak sekolah sekiranya dipulangkan oleh

pihak pos.

3

SITUASI KETIDAKHADIRAN MURID

Situasi Pertama

9/1/21 – 11/1/21 = 3 hari (berturut) Amaran 1

15/1/21 – 31/1/21 = 10 hari (tidak berturut) Amaran 1 10 hari 17 hari

1/2/21 – 18/2/21 = 7 hari (berturut) Amaran 2 31 hari

19/2/21 – 27/2/21 = 7 hari (berturut) Amaran 3 / Akhir

28/2/21 – 19/3/21 = 14 hari (berturut) Buang sekolah

Situasi Kedua

2/1/21 – 4/1/21 = 3 hari (berturut) Amaran 1

8/1/21 – 31/1/21 = 10 hari (tidak berturut) Amaran 1 10 hari

1/2/21 – 18/2/21 = 7 hari (berturut) Amaran 2 17 hari

20/2/21 – 8/3/21 = 10 hari (tidak berturut) Amaran 2 31 hari

9/3/21 – 16/3/21 = 7 hari (berturut) Amaran 3 /Akhir

18/3/21 – 31/3/21 = 20 hari (tidak berturut) Amaran 3 /Akhir

1/4/21- 14/4/21 = 14 hari (berturut) Buang sekolah

2/1/21 – 4/1/21 = 3 hari (berturut) Amaran 1

8/1/21 – 31/1/21 = 10 hari (tidak berturut) Amaran 1

1/2/21 – 18/2/21 = 7 hari (berturut) Amaran 2 20 hari

20/2/21 – 8/3/21 = 10 hari (tidak berturut) Amaran 2 40 hari

9/3/21 – 16/3/21 = 7 hari (berturut) Amaran 3 /Akhir

18/3/21 – 31/3/21 = 20 hari (tidak berturut) Amaran 3 /Akhir

1/4/21- 14/4/21 = 14 hari (berturut) Buang sekolah

4

Situasi Ketiga = 10 hari (TIDAK BERTURUT) AMARAN 1

3/1/21 – 16/1/21 = 3 hari (BERTURUT) AMARAN 1
17/1/21 – 19/1/21 = 10 hari (TIDAK BERTURUT) AMARAN 2 – 20 hari
21/1/21 – 18/2/21 = 7 hari (BERTURUT) AMARAN 2 – 10 hari
19/1/21 – 25/1/21 = 20 hari (TIDAK BERTURUT) AMARAN 3 – 40 hari
28/1/21 – 28/2/21 = 20 hari (TIDAK BERTRURUT) BUANG SEKOLAH – 60 hari
2/3/21 – 31/3/21

Tanda tangan Surat Amaran Pihak Bertanggungjawab
Bil Surat Amaran Pengetua / PK HEM / PK Petang
1 Surat amaran 1 dan 2 Pengetua
2 Surat amaran 3 dan buang sekolah

5

6

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

Sekolah Menengah Kebangsaan (P) Raja Zarina

Persiaran Raja Muda Musa No.Tel : 03-3168 8031
42000 PELABUHAN KLANG No.Faks : 03-3166 3605
SELANGOR Laman Web : beb0109.1bestarinet.net

_____________________________________________________________________________________________________

Ruj. Kami : SMKPRZ 700-7/1/2 ( )
Tarikh :

7