งานเอกสารและการทํารายงานในงานส่วนหน้า

3701-5101 งานเอกสารและการทาํ รายงานในงานสว่ นหน้า

ความรู้เกยี่ วกบั เรื่อง เอกสาร

เอกสาร (Records) หมายถึง กระดาษที่ใช้ในธุรกิจ หนงั สือ แบบฟอร์ม แผนท่ี และวตั ถุ
อื่น ๆ ที่บรรจุขอ้ ความท้ังยงั อาจรวมถึงสื่อกลางที่ใช้ในการจดั ทาํ ข้อมูลต่าง ๆ ของธุรกิจด้วย เช่น
จดหมายโตต้ อบ บตั ร เทป หรือไมโครฟิ ลม์ เป็นตน้
ความสําคญั ของเอกสาร

หน่วยงานธุรกิจในระยะเร่ิมตน้ ดาํ เนินกิจการน้นั กจ็ ะตอ้ งมีเอกสารเขา้ และออกแตย่ งั มีจาํ นวนนอ้ ย
อยู่ เม่ือดาํ เนินกิจการไปนาน ๆ เขา้ จาํ นวนเอกสารก็จะเพ่มิ พนู ข้ึนและมีความสาํ คญั มากข้ึน เพราะ
เอกสารเหล่าน้ีถือวา่ เป็ นหลกั ฐานในการทาํ งานของกิจการ และตอ้ งรักษาไวเ้ พ่ือเป็นหลกั ฐานในอนาคต
ตอ่ ไป ในหน่วยงานธุรกิจถือไดว้ า่ เป็นการดาํ เนินดา้ นเอกสารน้นั มีความจาํ เป็นและใหค้ วามสาํ คญั มากกบั
การทาํ งานเกี่ยวกบั เอกสารเพราะถือไดว้ า่ เอกสารมีส่วนช่วยใหธ้ ุรกิจประสบความสาํ เร็จ หากธุรกิจใดมี
ระบบการจดั การ เกบ็ รักษา คน้ หา และการทาํ ลายอยา่ งมีมาตรฐานแลว้ การดาํ เนินงานธุรกิจน้นั ก็จะ
ดาํ เนินการไปดว้ ยความคล่องตวั มีประสิทธิภาพ และก่อใหเ้ กิดการประหยดั มากข้ึน ดงั น้นั จึงสรุปไดว้ า่
เอกสารมีความสาํ คญั ต่อหน่วยงานธุรกิจ เพราะ

1. เอกสารเป็ นเสมือนความจาํ ของหน่วยงาน
2. เอกสารใชเ้ ป็ นหลกั ฐานในการอา้ งอิง
3. เอกสารช่วยใหก้ ารทาํ งานคล่องตวั
4. เอกสารใชเ้ ป็ นเคร่ืองมือในการติดต่อระหวา่ งหน่วยงาน
5. เอกสารเป็ นผลพลอยได้ เป็นส่ือกลาง เป็นทรัพยากร
6. เอกสารเป็ นมรดกทางวฒั นธรรมธรรมและภูมิปัญญา

ประเภทของเอกสาร
เอกสารท่ีใชต้ ิดต่อกนั อยใู่ นปัจจุบนั น้ีแบง่ ออกเป็น 3 ประเภทใหญ่ ๆ คือ
1. เอกสารภายนอก หมายถึง เอกสารท่ีหน่วยงานไดร้ ับมาจากหน่วยงานอื่นภายนอก ซ่ึงอาจอยใู่ น

รูปของจดหมาย ใบโฆษณา ใบสัง่ ซ้ือสินคา้ ใบกาํ กบั สินคา้ ใบแจง้ ยอดเงินฝากธนาคาร และเอกสารอ่ืน
ๆ อีกมากมาย ซ่ึงเอกสารที่รับเขา้ มาน้ีจะมีส่วนสาํ คญั ในการบริหารงานของหน่วยงาน ท่ีหน่วยงานตอ้ งให้
ความสาํ คญั แก่เอกสารเหล่าน้ีและตอ้ งเก็บรักษาไวเ้ พอ่ื ใชเ้ ป็นหลกั ฐานต่อไปในอนาคตดว้ ย

1

3701-5101 งานเอกสารและการทาํ รายงานในงานสว่ นหน้า

2. เอกสารภายใน หมายถึง เอกสารท่ีหน่วยงานจดั ทาํ ข้ึนแลว้ ส่งออกไปยงั ภายนอกเพื่อติดตอ่ ธุรกิจ
ซ่ึงอาจจะอยใู่ นรูปของจดหมาย แผน่ พบั ใบโฆษณา ใบแจง้ หน้ี ใบกาํ กบั สินคา้ ฯลฯ ที่หน่วยงานมีไปถึง
บุคคลภายนอกเพื่อประโยชน์ของหน่วยงาน ซ่ึงในการปฏิบตั ิแลว้ หนงั สือท่ีส่งไปภายนอกน้นั หน่วยงาน
ตอ้ งเกบ็ สาํ เนาไวเ้ พือ่ ใชเ้ ป็นหลกั ฐานต่อไปในอนาคต

3. เอกสารติดต่อภายในสํานักงาน หมายถึง เอกสารท่ีจดั ทาํ ข้ึนใชภ้ ายในสาํ นกั งาน อาจจะเป็น
เอกสารท่ีแต่ละแผนกในหน่วยงานจดั ทาํ ข้ึนเพือ่ ใหก้ ารทาํ งานของหน่วยงานน้นั มีความคล่องตวั มากยง่ิ ข้ึน
หรืออาจจะเป็นเอกสารท่ีหน่วยงานตอ้ งการจะแจง้ ใหพ้ นกั งานทราบกไ็ ด้ ตวั อยา่ งเช่น บนั ทึกขอ้ ความ
คาํ สง่ั ประกาศ สญั ญา งบการเงิน รายงานต่าง ๆ ของบริษทั ฯ ซ่ึงเอกสารตา่ ง ๆ เหล่าน้ีสามารถใชเ้ ป็น
หลกั ฐานต่อไปได้

4. เอกสารอเิ ลก็ ทรอนิกส์ หรือ Soft File เช่น ไฟลร์ ูปภาพ ไฟลจ์ ากโปรแกรม Microsoft Word
เอกสารในรูปแบบน้ีจะสามารถบริหารจดั การไดง้ ่ายกวา่ เอกสารรูปแบบกระดาษ

ประโยชน์ของการจัดการเอกสารแบบอเิ ลค็ ทรอนิคส์

1. สามารถท่ีจะสร้าง จดั เก็บ คน้ หาและจดั การเอกสารอยา่ งมีประสิทธิภาพ
2. ลดข้นั ตอนการทาํ งานและค่าใชจ้ า่ ยท่ีไมจ่ าํ เป็นตา่ ง ๆ
3. ลดปัญหาเอกสารสูญหาย
4. ลดความซ้าํ ซอ้ นในการจดั เก็บเอกสาร
5. สามารถนาํ ขอ้ มลู ไปใชไ้ ดโ้ ดยง่าย
6. มีการรักษาความปลอดภยั ของขอ้ มูล จากผทู้ ่ีไมเ่ กี่ยวขอ้ ง
7. มีการเกบ็ รักษาและสาํ รองขอ้ มูลไวอ้ ยา่ งปลอดภยั

องค์ประกอบของการบริหารงานเอกสาร
การบริหารงานเอกสรในที่น้ีไดแ้ บ่งงานหรือหน้าท่ีในความรับผดิ ชอบของผบู้ ริการงานเอกสารได้

ดงั ตอ่ ไปน้ี
(1) การวางแผน
(2) การกาํ หนดหนา้ ที่และโครงสร้างของงานเอกสาร
(3) การออกแบบระบบการจดั เกบ็ เอกสาร
(4) การเก็บรักษา
(5) การควบคุมงานเอกสาร

2

3701-5101 งานเอกสารและการทาํ รายงานในงานสว่ นหน้า

(6) การทาํ ลายเอกสาร โดยมีรายละเอียดในแต่ละข้นั ตอนดงั น้ี

1. การวางแผน เป็ นการเตรียมงานและเตรียมการปฏิบตั ิงานเอกสาร เตรียมวสั ดุ อุปกรณ์ และ
สถานที่ในการจดั เก็บเอกสาร เตรียมกาํ ลงั คนที่มีความรู้ในการจดั เก็บเอกสาร รวมท้งั กาํ หนดนโยบาย
ปฏิบตั ิงานตา่ ง ๆ ดงั น้ี

1) นโยบายของแผน โดยกาํ หนดลงไปวา่ จะบริหารงานเอกสาร โดยใหม้ ีศนู ยก์ ลางของ
เอกสารหรือจะแยกควบคุมตามหน่วยงานยอ่ ย หรืออาจใชท้ ้งั 2 ระบบ

2) การฝึ กอบรมพนักงาน เพื่อให้การควบคุมงานเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ
พนกั งานคนใดที่ไดร้ ับมอบอาํ นาจให้รับผิดชอบเก่ียวกบั งานเอกสารจะตอ้ งมีความรู้
ความชาํ นาญอยา่ งถูกตอ้ งเก่ียวกบั การดาํ เนินการดา้ นเอกสาร ถา้ พนกั งานไม่มีความรู้
ตอ้ งจดั ใหม้ ีการฝึกอบรมก่อนเขา้ มารับหนา้ ที่

3) มาตรฐานระบบงาน การบริหารงานเอกสาร จะต้องมีการกาํ หนดมาตรฐานอนั
เดียวกนั ท้งั ระบบ เพื่อใหก้ ารบริการและการควบคุมทาํ ไดง้ ่ายและสะดวก

4) กาํ หนดสถานท่ีเก็บเอกสาร สถานท่ีเก็บเอกสารตอ้ งจดั ให้เป็ นสัดส่วนแบ่งให้ชดั เจน
ลงไปวา่ ส่วนใดเก็บเอกสารรอทาํ ลาย ส่วนใดเก็บเอกสารสําคญั ส่วนใดเป็ นงาน
ระหวา่ งปฏิบตั ิ โดยใหม้ ีพ้นื ที่มี่เหมาะสมเพยี งพอและใหค้ วามปลอดภยั แก่เอกสาร

5) กาํ หนดอายุของเอกสาร โดยแจ้งให้พนักงานจัดเก็บเอกสารทราบว่า เอกสาร
ประเภทใดจะตอ้ งเก็บไวเ้ ป็ นเวลานานเท่าใดจึงจะทาํ ลาย เอกสารใดจะตอ้ งเก็บรักษา
ตลอดไปเอกสารสาํ คญั มีอะไรบา้ ง

6) กาํ หนดวิธีโอนเอกสาร เพ่ือให้มีท่ีเก็บเอกสารระหว่างปฏิบตั ิงานอยา่ งเพียงพอเมื่อ
เอกสารใดใชป้ ฏิบตั ิงานเสร็จสิ้นแลว้ ควรโอนไปยงั ที่เก็บเอกสารเฉพาะซ่ึงจดั ไวโ้ ดย
อาจโอนเป็ นงวด ๆ หรือโอนต่อเน่ืองเรื่อย ๆ ท้งั น้ีข้ึนอยูก่ ับปริมาณของเอกสาร
ลกั ษณะของงานจาํ นวนพนกั งานท่ีดูแล ตลอดจนนโยบายของผูบ้ ริหารและวิธีการ
ปฏิบตั ิงาน

7) การกาํ หนดเอกสารสําคญั องค์การทุกแห่งยอ่ มจะมีเอกสารสําคญั เฉพาะของตนเอง
และเอกสารบางฉบบั ถือเป็ นความลบั สุดยอดของบริษทั ไม่เปิ ดเผยให้บุคคลภายนอกรู้
ดงั น้นั จึงตอ้ งป้ องกนั ความไม่ปลอดภยั ต่างๆ ที่จะเกิดข้ึนกบั เอกสาร นอกจากน้ัน
เอกสารอ่ืน ๆ ก็อาจจาํ เป็นตอ้ งเกบ็ ไว้ เพื่อใหอ้ า้ งอิงตลอดไปเช่นกนั

3

3701-5101 งานเอกสารและการทาํ รายงานในงานสว่ นหน้า

8) กาํ หนดวิธีการประเมินผลเพื่อหาขอ้ บกพร่องของแผนการบริการงานเอกสาร อาจทาํ
ได้ท้งั ขณะวางแผน กาํ ลงั ปฏิบตั ิการตามแผน และเม่ือสิ้นระยะเวลาของแผนแลว้
ซ่ึงถา้ ประเมินดูแลว้ พบวา่ ไม่เป็นที่พอใจก็จะปรับปรุงใหด้ ีข้ึน

2. การกาํ หนดหน้าทแี่ ละโครงสร้างของงานเอกสาร เป็นการกาํ หนดหนา้ ที่และความรับผดิ ชอบ
ของผุป้ ฏิบตั ิงานเอกสารและกาํ หนดโครงสร้างของงานเอกสารวา่ จะใหง้ านเอกสารเก็บไวท้ ี่ศูนยก์ ลางแห่ง
เดียวกนั (Centralization filing) เก็บไวท้ ่ีหน่วยงานต่าง ๆ (Decentralization filing) หรือเก็บไวท้ ้งั ท่ี
ศูนยก์ ลางและหน่วยงานต่าง ๆ โดยพิจารณาถึงขอ้ ดีของแต่ละกรณีดงั น้ี

1) การเกบ็ ไวท้ ี่ศูนยก์ ลาง มีขอ้ ดีคือปริมาณงานและอุปกรณ์ในการทาํ งานนอ้ ย บุคลากร
มีความชาํ นาญเฉพาะดา้ นและทาํ งานมีประสิทธิภาพ ประหยดั ค่าใชจ้ ่ายดา้ นบุคลากร
และอุปกรณ์ ส่วนขอ้ เสียก็คือ หน่วยงานต่าง ๆ เมื่อตอ้ งการใชข้ อ้ มูลจะขาดความ
คล่องตวั ในการทาํ งาน

2) การเก็บไวท้ ่ีหน่วยงานต่าง ๆ มีขอ้ ดี คือ เหมาะกบั ขอ้ มูลท่ีมีลกั ษณะเป็ นความลบั
การเก็บและการนาํ ออกมาใช้สะดวกและรวดเร็ว แต่มีขอ้ เสียก็คือ วสั ดุ อุปกรณ์
และพนกั งานตอ้ งกระจายตามหน่วยงานต่าง ๆ ทาํ ให้ไม่ประหยดั และวธิ ีปฏิบตั ิงาน
อาจแตกตา่ งกนั

3) การเก็บไวท้ ้ังท่ีศูนย์และหน่วยงานต่าง ๆ(Centralization and decentralization
filing) การจดั เก็บวิธีน้ีมีวตั ถุประสงค์จะขจดั ขอ้ เสียของท้งั 2 วิธี การจดั แบบน้ีอาจ
ทาํ ไดด้ งั น้ี
(1) ให้หน่วยงานต่าง ๆ เก็บเอกสารของตน และเพ่ือให้เกิดการ
ประสานงานกัน และถือปฏิบัติเป็ นระบบเดียวกันก็จะจดั ให้มี
ศูนยก์ ลางการควบคุมทาํ หนา้ ท่ีรับผิดชอบในการบริหารงานเอกสาร
ขององคก์ าร
(2) แบ่งเอกสารส่วนหน่ึงเก็บแบบผสม ส่วนหน่ึงเก็บไวท้ ี่ศูนยก์ ลาง
และอีกส่วนหน่ึงเก็บไวท้ ่ีหน่วยงานต่าง ๆ ท้งั น้ีตอ้ งพิจารณาถึง
ลกั ษณะของงานและประเภทของเอกสารที่จดั เก็บ

3. การออกแบบระบบจัดเกบ็ เอกสาร เป็นการกาํ หนดวา่ จะจาํ แนกเอกสารตามระบบใดระบบ
หน่ึง และกาํ หนดกระบวนการจดั เก็บเอกสารในแต่ละระบบน้นั ซ่ึงรายละเอียดไดก้ ล่าวไวใ้ นหวั ขอ้ ระบบ
การจดั เกบ็ เอกสารและกระบวนการจดั เก็บเอกสาร

4

3701-5101 งานเอกสารและการทาํ รายงานในงานสว่ นหน้า

4. การเก็บรักษา การเก็บรักษาหนังสือแบ่งออกเป็ นการเก็บในระหว่างปฏิบตั ิ และเก็บเม่ือ
ปฏิบตั ิเสร็จเรียบร้อยแลว้ วธิ ีเกบ็ รักษา มีดงั น้ี
1) การเก็บในระหว่างปฏิบตั ิ เป็ นการเก็บหนงั สือท่ีปฏิบตั ิยงั ไม่เสร็จก็ถือวา่ อยใู่ นความ
รับผดิ ชอบของผปู้ ฏิบตั ิหรือของผทู้ ี่รับเร่ืองไว้
2) เก็บเม่ือปฏิบตั ิเสร็จแลว้ ผูเ้ ก็บตอ้ งทาํ หลกั ฐานการเก็บหรืออาจโอนเอกสารไปแยก
เกบ็ ไวต้ ่างหาก เพ่ือประหยดั ตน้ ทุนในการเก็บรักษา

5. การควบคุมงานเอกสาร เป็นการตรวจสอบการปฏิบตั ิงานเอกสารต้งั แตเ่ ริ่มผลิตเอกสารไมว่ า่
จะเป็ นการคิด ร่าง เขียน แต่ง พิมพ์ ทาํ สําเนา ก่อนจะผลิตเอกสารข้ึนมาแต่ละชิ้น ผผู้ ลิตจะตอ้ งมี
การควบคุมอย่างรอบคอบและเมื่อผลิตแล้วก็ตอ้ งควบคุมวิธีการใช้เอกสารต้งั แต่การเสนอ การรับ การ
อา้ งอิง แลว้ จึงนาํ ไปเก็บรักษา เพราะมีปัญหาท่ีเกิดข้ึนในการใชเ้ อกสารมาก เนื่องจากมีการใชเ้ กินความ
จาํ เป็ นหรือมีเอกสารมากจนไม่มีเวลาอ่าน อีกปัญหาหน่ึงก็คือ การขอยืมเอกสารอนั จะนาํ มาซ่ึงการคอย
การทวงถามและการสูญหายเกิดข้ึน ทาํ ให้ผเู้ ป็ นเจา้ ของเอกสารไม่ปรารถนาจะให้หน่วยงานอื่น ๆ ขอยืม
เอกสารของตน และไดใ้ ชว้ ิธีการการควบคุมการยมื เอกสารโดยใชบ้ ตั รยืม กาํ หนดเวลายืมจดบนั ทึกการ
ขอยมื และติดตามเอกสารท่ีถูกยมื ไป เพ่ือป้ องกนั การลืม การสูญหาย เป็ นตน้ นอกจากหนา้ ท่ีดงั กล่าว
ขา้ งตน้ การควบคุมงานเอกสารยงั มีการแกไ้ ขปรับปรุงการปฏิบตั ิงานให้ดีข้ึน เช่น การกาํ หนดศูนยก์ ลาง
การควบคุม การให้คาํ แนะนาํ การัดระบบ การจดั ทาํ คู่มือการปฏิบตั ิงานเอกสาร โดยอธิบายถึงนโยบาย
การบริหาร การจดั ระบบและวธิ ีการัดเกบ็ เอกสารแก่พนกั งาน เป็นตน้

6. การทาํ ลายเอกสาร เอกสารที่ไม่มีประโยชน์แลว้ อาจทาํ ลายเสียโดยใชเ้ คร่ืองมือเาหรือโดยวิธี
อ่ืน ๆ ก่อนทาํ ลายเสนอรายการชื่อหนังสือที่สมควรทาํ ลายแก่ผูบ้ งั คบั บญั ชาพิจารณาให้ทาํ ลาย มี
ขอ้ พจิ ารณาดงั น้ี

1) เอกสารท่ีจะตอ้ งเก็บรักษาไว้ มีเอกสารอะไรบา้ งท่ีสําคญั และจะตอ้ งเกบ็ ไวน้ านเท่าใด
หากไม่มีหลกั เกณฑท์ ่ีรัดกุมแลว้ อาจเป็ นเหตุใหส้ ูญเสียเอกสารที่สาํ คญั ไป และอาจ
ก่อใหเ้ กิดความเสียหายตามมา

2) เอกสารท่ีต้องทําลายควรมีวิธีจัดการอย่างไร ความลับจึงจะไม่รั่วไหลไปสู่
บุคคลภายนอก

3) แนวทางการกาํ หนดอายกุ ารเก็บรักษาเอกสาร

5

3701-5101 งานเอกสารและการทาํ รายงานในงานสว่ นหน้า

ดงั น้ันปัญหาสําคญั จึงอย่ทู ี่ว่าจะตดั สินใจอยา่ งไรว่าเอกสารใดควรเก็บ เอกสารใดควรทาํ ลายทิ้ง
สิ่งที่ต้องคาํ นึงถึงก็คือ ความสําคัญของเอกสารน้ัน ๆ จึงได้กําหนดคุณค่าของเอกสารลับเป็ น 5
ประการ คือ

1) คุณค่าทางกฎหมาย ถือว่าเป็ นจุดสําคญั ท่ีตอ้ งมีการเก็บรักษาเอกสาร เพราะเอกสารทุกชิ้น
ลว้ นมีคุณค่าในการใชเ้ ป็ นหลกั บานทางกฎหมายท้งั สิ้น ซ่ึงจะนาํ ไปแสดงต่อศาลไดเ้ มื่อมีคดี
ความเกิดข้ึน

2) คุณค่าทางดา้ นการบริหาร เอกสารประเภทน้ีมกั ไดแ้ ก่ ระบบคาํ ส่ังคู่มือ การปฏิบตั ิงานดา้ น
ต่าง ๆ ที่ใช้เป็ นบรรทดั ฐานในการดาํ เนินงาน เอกสารเหล่าน้ีตอ้ งมีการเก็บรักษาไวเ้ พื่อใช้
เป็นหลกั ปฏิบตั ิตอ่ ๆ ไป

3) คุณค่าทางวิจยั ได้แก่ ขอ้ มูลต่าง ๆ ที่มีการศึกษาคน้ ควา้ เก็บไว้ ซ่ึงสามารถใช้เป็ นการ
ประกอบการวางแผนงาน หรือเป็นลู่ทางในการดาํ เนินการอยา่ งใดอยา่ งหน่ึง

4) คุณค่าทางประวตั ิศาสตร์ ไดแ้ ก่ เอกสารที่เกี่ยวกบั การก่อต้งั บริษทั รายชื่อผถู้ ือหุ้น ฯลฯ ซ่ึง
ถูกส่งไปเก็บไวท้ ่ีศูนยเ์ อกสารธุรกิจ กรมทะเบียนการคา้ กระทรวงพาณิชย์ เพ่ือเป็ นหลกั ฐาน
ในการดาํ เนินงานของบริษทั เอกสารเหล่าน้ีจะถูกเกบ็ ไวโ้ ดยไม่มีการทาํ ลาย ไม่วา่ บริษทั น้นั
ๆ จะยงั อยหู่ รือปิ ดกิจการไปแลว้

5) คุณค่าทางการแจง้ ข่าวสาร ไดแ้ ก่ เอกสารเกี่ยวกบั การประชาสัมพนั ธ์ข่าวเกตุการณ์ทวั่ ไป
รวมท้งั คาํ ปราศรัย สุนทรพจน์ ฯลฯ ซ่ึงเป็นส่ิงที่ก่อใหเ้ กิดความเขา้ ใจอนั ดี

อายุการเก็บเอกสาร จะพิจารณาว่าเอกสารใดกฎหมายกาํ หนดให้เก็บไวน้ านเท่าใด และไม่
สิ้นเปลืองเน้ือที่หรือค่าใชจ้ ่ายในการจดั เก็บ รวมท้งั ความจาํ เป็ นในการใชเ้ อกสาร และอายคุ วามของการ
ฟ้ องร้องทางกฎหมายเก่ียวขอ้ งกบั เอกสารน้นั

แนวทางการกาํ หนดอายกุ ารเก็บรักษาเอกสาร มีดงั น้ี
1) ตามพระราชบญั ญตั ิการบญั ชี ให้เก็บรักษาบญั ชีและเอกสารประกอบการลงบญั ชีไวไ้ ม่น้อย

กวา่ 10 ปี นบั แตว่ นั ปิ ดบญั ชี
2) ตามประกาศกระทรวงพาณิชย์ ให้เก็บรักษาบญั ชีและเอกสารการลงบญั ชีสําหรับปี น้นั มาแลว้

ไม่น้อยกว่า 5 ปี นบั แต่วนั ปิ ดบญั ชี หรือวนั ท่ีลงรายการคร้ังสุดทา้ ยในบญั ชีเงินสด ใน
กรณีที่ไม่มีการปิ ดบญั ชีตอ้ งมีหนงั สือของกรมสรรพากร แสดงว่าไดช้ าํ ระภาษีครบถว้ นแลว้
สาํ หรับปี น้นั ๆ และมีการยน่ื คาํ ของอนุญาตต่อสาํ นกั งานบญั ชีกลางก่อนทาํ ลาย

6

3701-5101 งานเอกสารและการทาํ รายงานในงานสว่ นหน้า

3) ตามกฎหมายแรงงาน ใหน้ ายจา้ งซ่ึงมีลูกจา้ งรวมกนั ต้งั แต่ 10 คนข้ึนไปเป็ นประจาํ จดั ทาํ
ทะเบียนลูกจา้ งและเอกสารเก่ียวกบั การคาํ นวณค่าจา้ งเป็ นภาษาไทยและเก็บไว้ ณ สถานที่
ทาํ งานพร้อมที่จะให้พนักงานตรวจแรงงานตรวจได้ทะเบียนลูกจ้างน้ัน อย่างน้อยตอ้ งมี
รายการต่อไปน้ี ชื่อ – สกุล เพศ สัญชาติ วนั เดือนปี เกิด อายุ ที่อย่ปู ัจจุบนั วนั ท่ีเริ่มจา้ ง
อตั ราค่าจา้ งและประโยชน์ตอบแทน วนั สิ้นสุดของการจา้ ง ให้นายจา้ งเก็บรักษาทะเบียน
ลูกจ้างไว้ไม่น้อยกว่า 2 ปี นับแต่วันสิ้ นสุ ดของการจ้างลูกจ้างแต่ละราย เม่ือมีการ
เปลี่ยนแปลงรายการในทะเบียนลูกจา้ งให้นายจา้ งแก้ไขเพิ่มเติมทะเบียนลูกจา้ งให้แลว้ เสร็จ
ภายใน 14 วนั นับแต่วนั ที่มีการเปล่ียนแปลงน้ัน สําหรับเอกสารเกี่ยวกบั การคาํ นวณ
ค่าจา้ ง ค่าล่วงเวลา และค่าทาํ งานในวนั หยุดน้นั อยา่ งน้อยตอ้ งมีรายการต่อไปน้ี วนั และ
เวลาทาํ งาน ผลงานท่ีทาํ ไดส้ ําหรับลูกจา้ ง ค่าจา้ วตามผลงาน (เป็ นหน่วย) ค่าล่วงเวลา ค่า
ทาํ งานในวนั หยดุ ลายมือลูกจา้ งลงชื่อรับเงิน

4) เอกสารที่ต้องเก็บเอาไวต้ ลอดไป ไดแ้ ก่ เอกสารก่อต้งั บริษทั ทะเบียน หุ้นส่วนทะเบียน
และขอ้ ปฏิบตั ิตา่ ง ๆ รวมท้งั รายงานการประชุม

5) เอกสารที่ตอ้ งเก็บไว้ 10 ปี ไดแ้ ก่ เอกสารประกอบการลงบญั ชี เอกสารการชาํ ระภาษีอากร
ใบเสร็จรับเงิน

6) เอกสารท่ีตอ้ งเก็บไว้ 5 ปี ไดแ้ ก่ สัญญาเงินกทู้ ี่ชาํ ระเสร็จสิ้นแลว้ หลกั ฐานการจ่ายค่าจา้ ง
เงินเดือน

7) เอกสารท่ีตอ้ งเก็บไว้ 1 ปี ไดแ้ ก่ เอกสารทว่ั ไปท่ีไมม่ ีความสาํ คญั
8) เอกสารท่ีต้องเก็บไว้ 2 ปี ได้แก่ หลักฐานการจ่ายค่าแรง บริการ ค่าเช่าต่างๆ และ

ทะเบียนประวตั ิพนกั งานท่ีออกแลว้
หลกั การเก็บที่กล่าวมาขา้ งตน้ เป็ นหลกั เกณฑ์ทว่ั ๆไป แต่สําหรับการประกอบธุรกิจในกิจการแต่
ละแห่งอาจไมเ่ หมือนกนั ซ่ึงผดู้ ูแลรับผดิ ชอบควรจะไดม้ ีการปรึกษาหารือกบั ผบู้ งั คบั บญั ชา หรือ
ผูบ้ ริหาร เพ่ือให้ทราบนโยบายการเก็บรักษาเอกสารด้วยจะสามารถลดความวุ่นวายตามมาใน
ภายหลงั

มาตรการและข้ันตอนในการทําลายเอกสาร เอกสาร เมื่อหมดความจาํ เป็ นท่ีจะตอ้ งเก็บ
รักษาไวก้ ็ควรจะทาํ ลายไม่ปล่อยทิ้งไว้ แต่การทาํ ลายตอ้ งมีหลกั เกณฑ์ ตอ้ งควบคุมกนั อย่าง
รัดกุม นับต้งั แต่เริ่มขนยา้ ยไปจนกระทง่ั การทาํ ลายเสร็จ มิฉะน้ันอาจเกิดความเสียหายตามมา
คือ ความลบั ร่ัวไหล เอกสารสําคญั ถูกทาํ ลายโดยรู้เท่าไม่ถึงการณ์และเอกสารอาจถูกทาํ ลายโดย
เจตนา การที่ความลับจะรั่วไหลไปได้อาจมีผูห้ ยิบเอกสารบางอย่างไปตอนกาํ ลังขนยา้ ยหรือ

7

3701-5101 งานเอกสารและการทาํ รายงานในงานสว่ นหน้า

เอกสารท่ีหลงเหลือจากการทาํ ลายกลายไปเป็ นหลกั ฐานสําคญั ของคู่แข่งขนั ไป ขอ้ เสนอแนะใน
การทาํ ลายเอกสารมีดงั น้ี

1) เอกสารสําคญั ที่ถูกทาํ ลายไปโดยรู้เท่าไม่ถึงการณ์อาจเกิดข้ึนไดถ้ า้ ไม่เอาใจใส่ให้ดีพอ เช่น
เวลาตอ้ งการทาํ ลายเอกสารจาํ นวนมาก ๆ อาจมองแค่ผา่ น ๆ ไป โดยไมพ่ จิ ารณาใหล้ ะเอียด
ดงั น้นั จึงมีโอกาสที่เอกสารสาํ คญั ๆ จะหลงหูหลงตาถูกทาํ ลายไปดว้ ย

2) เอกสารถูกทาํ ลายโดยเจตนาอาจมีใครที่แอบเอาหลักฐานสําคญั ท่ีจะทาํ ลายหลักฐานมาให้
ผรู้ ับผดิ ชอบนาํ ไปทาํ ลายดว้ ย

3) เพ่ือป้ องกนั ปัญหาต่างๆ ท่ีจะเกิดข้ึน จึงไดก้ าํ หนดข้นั ตอนการทาํ ลายไวด้ งั น้ี
ขน้ั แรก ตอ้ งทาํ เรื่องของอนุมตั ิจากผบู้ ริหารวา่ จะทาํ ลายเอกสารน้นั ๆ แลว้ จะไดไ้ ม่

เป็นการทาํ ลายเอกสารโดยพลการ นอกจากน้ีเวลามีคดีอะไรเกิดข้ึนภายหลงั ก็สามารถอา้ งไดว้ า่ รับ
คาํ ส่งั มา

ขั้นท่ีสอง ต้งั คณะกรรมการข้ึนมาพิจารณาเอกสารที่จะทาํ ลายโดยให้ผูร้ ับผิดชอบและ
เจา้ ของอกสารมาร่วมพิจารณาพร้อม ๆ กนั ตวั แทนจากส่วนกลางและนักกฎหมายจะช่วยตดั
ปัญหาการทาํ ลายเอกสารโดยรู้เทา่ ไมถ่ ึงการณ์ได้

ข้ันที่สาม หลงั จากที่แน่ใจว่าเอกสารใดทาํ ลายได้ก็จะเป็ นข้นั ตอนทาํ ลายเอกสาร ซ่ึง
จะตอ้ งควบคุมการทาํ ลายต้งั ตน้ จนจบ เพ่อื ไม่ให้เกิดความเสียหายอยา่ งอ่ืนตามา เช่น ไม่ปรากฏ
ขอ้ ความใด ๆ หลงเหลือให้ใครนาํ ไปใช้ประโยชน์ได้อีก ข้นั สุดท้าย เมื่อเอกสารถูกทาํ ลาย
เรียบร้อยแลว้ กค็ วรทาํ รายงานเพอื่ เสนอต่อผบู้ ริหารเก็บไวเ้ ป็นหลกั ฐานต่อไป

เคร่ืองทาํ ลายเอกสาร (Shredder) วธิ ีการกาํ จดั เอกสารในสาํ นกั งานท่ีไม่ใชแ้ ลว้ อาจทาํ โดยขยาํ
ทิง้ ลงตะกร้าผงหรือเผาทิ้งไปกไ็ ด้ แตส่ าํ หรับวธิ ีแรกยอ่ มไม่ใช่วธิ ีท่ีดี หากเป็นเอกสารท่ีเก่ียวขอ้ งกบั
ความลบั ของบริษทั เพราะความลบั อาจร่ัวไหลได้ ส่วนวธิ ีกาํ จดั ดว้ ยการเผาทิง้ กย็ งุ่ ยาก เนื่องจากตอ้ งจดั หา
สถานท่ีเผาใหเ้ หมาะสมซ่ึงควนั และกล่ินจะไมไ่ ปรบกวนใคร ดงั น้นั วธิ ีท่ีน่าจะสะดวกดว้ ยและปลอดภยั ก็
คือ ใชเ้ คร่ืองทาํ ลายเอกสารน้นั เอง เคร่ืองทาํ ลายเอกสารสามารถทาํ ลายเอกสารทว่ั ไปไดป้ ระมาณคร้ังละ
11 แผน่ โดยใชค้ วามเร็วประมาณนาทีละ 11 เมตร จะเหลือเอกสารที่ถูกทาํ ลายแลว้ เพียง 2 มิลลิเมตร
(ถา้ เป็นระบบธรรมดา) แต่ถา้ เป็นระบบครอสคทั จากเศษกระดาษจึงสามารถกลืนคลิปกระดาษหรือลวด
เยบ็ ซ่ึงติดไปกบั เอกสารไดโ้ ดยไม่ทาํ ใหใ้ บมีดสึกหรอ ระบบควบคุมการทาํ งานของเครื่องเป็นระบบไร้
เสียงรบกวน มีระบบเดินหนา้ – ถอยหลงั (แกป้ ัญหากรณีที่กระดาษติด) และมีระบบสวติ ซ์อตั โนมตั ิ

8

3701-5101 งานเอกสารและการทาํ รายงานในงานสว่ นหน้า

ซ่ึงเพยี งเปิ ดเครื่องทิง้ ไวแ้ ลว้ ป้ อนกระดาษ สวติ ซ์ดงั กล่าวจะควบคุมการเปิ ด – ปิ ด เคร่ืองเองโดย
อตั โนมตั ิ (จะทาํ การตดั ไฟใหท้ นั ที่ท่ีหยดุ ป้ อนกระดาษ) เศษเอกสารท่ีถูกทาํ ลายแลว้ จะถูกบรรจุใน
ถุงพลาสติกที่ติดอยกู่ บั ตวั เคร่ือง

ความรู้เกยี่ วกบั การจัดเกบ็ เอกสาร

ความหมายและความสําคัญของการเกบ็ เอกสาร
การจัดเกบ็ เอกสาร (Filling) หมายถึง กระบวนการจดั ระบบจาํ แนกและเกบ็ เอกสารใหเ้ ป็ น

ระเบียบสะดวกในการนาํ มาใชเ้ ม่ือตอ้ งการ ซ่ึงถือวา่ เป็นเพียงส่วนหน่ึงของการบริหารงานเอกสาร
(Records management) เท่าน้นั
ความสําคัญของการเกบ็ เอกสาร

เมื่อธุรกิจใหค้ วามสาํ คญั กบั เอกสาร โดยถือวา่ เอกสารเป็ นเสมือนความจาํ ของธุรกิจ และเอกสารใช้
เป็นหลกั ฐานสาํ คญั ที่ตอ้ งเก็บไวเ้ พือ่ การตรวจสอบหรือคน้ ควา้ ในอนาคตแลว้ ดงั น้ี ธุรกิจตอ้ งมีการเก็บ
เอกสารที่ดี เพอื่ รวบรวมเอกสารใหเ้ ป็นหมวดหมู่ เป็นระเบียบ เอกสารไม่ชาํ รุดเสียหาย สะดวกต่อการ
คน้ หาเมื่อตอ้ งการใช้ และมีวธิ ีการเกบ็ เอกสารที่เหมาะสมกบั ธุรกิจ ซ่ึงผมู้ ีหนา้ ท่ีในการเกบ็ เอกสาร
จาํ เป็นตอ้ งมีความรู้ดา้ นการเก็บเอกสารเป็ นอยา่ งดีดว้ ย ดงั น้นั ก่อนจะเก็บเอกสารจะตอ้ งมีการวางแผนไว้
ล่วงหนา้ ใหพ้ ร้อมโดยคาํ นึงถึงส่ิงตา่ ง ๆ ท่ีเกี่ยวขอ้ ง เช่น สถานท่ีเกบ็ เอกสาร อุปกรณ์สาํ หรับเก็บเอกสาร
ระบบการจดั เกบ็ เอกสาร ข้นั ตอนในการปฏิบตั ิเกี่ยวกบั เอกสาร เป็นตน้
วตั ถุประสงค์ของการเกบ็ เอกสาร

แหล่งเก็บเอกสารเปรียบเสมือนศูนยค์ วามจาํ ของธุรกิจและเป็นท่ีรวบรวมหลกั ฐานตา่ ง ๆ ของ
ธุรกิจไวท้ ้งั หมด การท่ีธุรกิจเกบ็ เอกสารต่าง ๆ เหล่าน้ีไวร้ วมกนั กเ็ พ่ือวตั ถุประสงคด์ งั ตอ่ ไปน้ี

1. เพ่อื รวบรวมเอกสารท่ีมีความสมั พนั ธ์ตอ่ เน่ืองกนั จดั เขา้ ไวใ้ หเ้ ป็นหมวดหมแู่ ละแหล่งเดียวกนั
2. เพือ่ ความสะดวกรวดเร็ว และง่ายตอ่ การคน้ หา
3. เพ่ือใหเ้ อกสารอยใู่ นท่ีท่ีปลอดภยั
4. เพ่อื เกบ็ เอกสารไวเ้ ป็นหลกั ฐานอา้ งอิงในอนาคต
องค์ประกอบในการเกบ็ เอกสาร
การเกบ็ เอกสารจะใหไ้ ดผ้ ลดีน้นั ตอ้ งข้ึนอยกู่ บั องคป์ ระกอบ 5 ประการคือ
1. เจ้าหน้าทเ่ี กบ็ เอกสาร ซ่ึงจะทาํ หนา้ ที่ดูแลรักษาเอกสารใหอ้ ยใู่ นสภาพที่พร้อมจะใชง้ านได้
ตลอดเวลา หนา้ ท่ีโดยตรงของพนกั งานเกบ็ เอกสาร คือ มีหนา้ ที่เก็บรวบรวมเอกสารใหเ้ ป็นหมวดหมู่ เป็ น
ระบบ

9

3701-5101 งานเอกสารและการทาํ รายงานในงานสว่ นหน้า

2. เอกสาร ซ่ึงอาจจะอยใู่ นรูปของรูปภาพ ฟิ ลม์ ขอ้ ความ แผน่ พบั ภาพโฆษณา จดหมาย ซ่ึง
เอกสารเหล่าน้ีตอ้ งเกบ็ รักษาเพอื่ ไวใ้ ชเ้ ป็นหลกั ฐานต่อไป

3. ระบบการจัดเกบ็ คือ ระบบหรือวธิ ีการจดั เกบ็ เอกสารใหเ้ อกสารอยใู่ นสภาพที่พร้อมจะใชง้ าน
ซ่ึงแต่ละบริษทั อาจจะมีระบบการเกบ็ เอกสารที่แตกต่างกนั ข้ึนอยกู่ บั ความเหมาะสมของแตล่ ะธุรกิจน้นั แต่
ไม่วา่ จะมีระบบการจดั เกบ็ วธิ ีใดกต็ าม จุดประสงคข์ องระบบการจดั เกบ็ เอกสารก็คือ การจดั เอกสารใหเ้ ป็น
ระเบียบ ครบถว้ น เอกสารไม่ชาํ รุดเสียหาย และคน้ หาไดท้ นั ทีเม่ือตอ้ งการใช้

4. อุปกรณ์ในการจัดเกบ็ การเก็บเอกสารจาํ เป็นตอ้ งอาศยั อุปกรณ์ต่าง ๆ ช่วย เพ่ือให้การเกบ็
เอกสารมีประสิทธิภาพยงิ่ ข้ึน และเพอื่ ใหก้ ารจดั เกบ็ เอกสารเป็นระเบียบสวยงาม อุปกรณ์ท่ีใชใ้ นการจดั เก็บ
เช่น แฟ้ มเอกสาร ตูเ้ กบ็ เอกสาร ฯลฯ

5. สถานทใ่ี นการเกบ็ หมายถึง แหล่งเกบ็ เอกสาร ธุรกิจควรจะมีการจดั สถานที่ในการเก็บเอกสาร
อยา่ งเป็นสัดส่วนและเพยี งพอ หอ้ งเกบ็ เอกสารควรเป็นหอ้ งท่ีโปร่ง มีอากาศถ่ายเทไดส้ ะดวก ไม่ร้อนอบ
ร้าวจนเกินไป ไม่ควรอยใู่ นที่ที่มีคนพลุกพล่าน และตอ้ งมีเจา้ หนา้ ท่ีประจาํ ห้องเก็บเอกสารดว้ ย
พนักงานกบั การเกบ็ เอกสาร

ผทู้ ่ีมีส่วนเกี่ยวขอ้ งกบั เอกสาร มี 2 ฝ่ าย คือ
1. ผู้จัดเกบ็ เอกสาร จะตอ้ งเป็นผทู้ ่ีมีความรู้ความสามารถและมีความชาํ นาญในการจดั เก็บเอกสาร
ตามระบบการเก็บเอกสารที่บริษทั ของตนเองกาํ หนดไว้ พร้อมท้งั เป็นผทู้ ี่มีความละเอียดรอบคอบ มี
ระเบียบวนิ ยั และรักงานดา้ นน้ี และมีอุปนิสยั รักการอ่านหนงั สือ หนา้ ที่โดยตรงคือ เป็นผจู้ ดั เอกสารที่
ไดร้ ับเขา้ มาเก็บเขา้ แหล่งเก็บเอกสารอยา่ งถูกวธิ ี และจดั เก็บความเรียบร้อย ดูแลจดั การเกี่ยวกบั เอกสาร
บาํ รุงรักษาเอกสารใหอ้ ยใู่ นสภาพท่ีดีอยเู่ สมอ และคอยใหบ้ ริการแก่ผทู้ ่ีมีความประสงคจ์ ะขอใชเ้ อกสารดว้ ย
2. ผู้ใช้เอกสาร เป็นผนู้ าํ เอกสารจากแหล่งเก็บเอกสารไปใชเ้ พ่ือใหเ้ กิดประโยชน์ต่อธุรกิจ จึงถือวา่
เป็นผทู้ ่ีมีความสาํ คญั ต่อการจดั เกบ็ เอกสาร เพราะผใู้ ชเ้ อกสารตอ้ งใหค้ วามร่วมมือในการปฏิบตั ิตาม
กฎระเบียบของการใชเ้ อกสารท่ีผจู้ ดั เอกสารไดก้ าํ หนดไว้ เพอ่ื ใหเ้ อกสารอยใู่ นสภาพท่ีดีอยตู่ ลอดเวลา
ระบบการเกบ็ เอกสาร
ระบบการเกบ็ เอกสารของแต่ละหน่วยงานอาจจะแตกต่างกนั ท้งั น้ีข้ึนอยกู่ บั ลกั ษณะงาน จาํ นวน
เอกสารท่ีแตกต่างกนั และความเหมาะสม ดงั น้นั จึงอาจสรุปไดว้ า่ ระบบการเกบ็ เอกสารท่ีนิยมใชก้ นั อยใู่ น
ปัจจุบนั แบง่ ออกเป็น 3 ประเภทใหญค่ ือ
1. การจัดเกบ็ เอกสารทใี่ ช้ระบบตัวอกั ษรในการจัดเรียง (Alphabetic System)เป็นวธิ ีการเกบ็ เอกสารท่ีนิยม
มากที่สุด เป็นการเก็บเอกสารโดยเรียงตามตวั อกั ษร โดยดูจากช่ือบุคคล ชื่อบริษทั หรือหา้ งร้านกไ็ ด้ ใน
การจดั เรียงลาํ ดบั น้นั จะตอ้ งคาํ นึงถึงตวั พยญั ชนะวา่ พยญั ชนะใดมาก่อนหลงั ซ่ึงในภาษาไทยเรียงจาก ก –

10

3701-5101 งานเอกสารและการทาํ รายงานในงานสว่ นหน้า

ฮ และในภาษาองั กฤษเรียงจาก A – Z แบง่ ออกเป็น 3 ระบบ ดงั น้ี
ก. การเก็บเอกสารตามช่ือบุคคลและธุรกิจ (Alphabetic Correspondence Filling)
ข. การเกบ็ เอกสารตามชื่อภูมิศาสตร์ (Geographic Correspondence Filling)เป็นวธิ ีการเก็บเอกสารโดย

ใชช้ ื่อสถานที่ต้งั ประเทศ จงั หวดั อาํ เภอ ตาํ บล หมู่บา้ น เป็นหน่วยงานในการจดั เกบ็
ค. การเกบ็ เอกสารตามชื่อเรื่อง (Subject Correspondence Filling)เป็นการจดั เอกสารโดยใชช้ ื่อเรื่องเป็น

หน่วยในการจดั เกบ็ โดยแยกเอกสารออกเป็นแต่ละเร่ือง แลว้ จึงเรียงตามลาํ ดบั ตวั อกั ษรอีกคร้ังหน่ึง
2. การจัดเกบ็ เอกสารทใี่ ช้ระบบตัวเลขในการจัดเรียง (Numeric System) เป็นวธิ ีการเกบ็ เอกสารโดยใช้

ตวั เลขแทนช่ือบุคคล ช่ือบริษทั – หา้ งร้าน โดยจะใชต้ วั เลขเป็นหลกั ในการจดั เก็บ แบง่ ออกเป็ น 3 ระบบ
ดงั น้ี

ก. การเกบ็ เอกสารเรียงตามลาํ ดบั ตวั เลข (Numeric Correspondence Filling)
ข. การเกบ็ เอกสารเรียงตามลาํ ดบั เวลา (Chronological Filling)
ค. การเก็บเอกสารตามเสียง (Sounded Filling)ใชใ้ นระบบการเก็บเอกสารภาษาองั กฤษ โดยนาํ เอาช่ือ
ที่มีเสียงคลา้ ยกนั มารวมกนั ไวใ้ นที่เดียวกนั โดยไม่คาํ นึงถึงตวั สะกด
3. การเกบ็ เอกสารด้วยเคร่ืองมอื ระบบอเิ ลก็ ทรอนิกส์ (Electronic System )
ระบบจัดเกบ็ เอกสารอเิ ลค็ ทรอนิคส์
- เป็นซอฟตแ์ วร์ที่ใชง้ านในการจดั เก็บขอ้ มูลเอกสารท่ีใชใ้ นองคก์ รหน่วยงาน บริษทั
- การจดั เกบ็ เอกสารในรูปแบบที่เป็ นรูปภาพ หรือเป็ นขอ้ มลู ท่ีสามารถนาํ ไป
ใชง้ านต่อเน่ืองได้ และเป็นในลกั ษณะแฟ้ มขอ้ มูล หรือฐานขอ้ มลู
- เป็นระบบที่สามารถใชง้ านร่วมกบั อุปกรณ์ต่อเช่ือมต่าง ๆ เช่น
เครื่องสแกนเอกสาร , เครื่องพมิ พ์ เคร่ืองถ่ายเอกสาร เป็นตน้
- เป็นระบบท่ีสามารถปรับเปล่ียนแกไ้ ขภาพขอ้ มลู ได้ เช่น ปรับความสวา่ ง , ความคมชดั , มุมเอียง สี
เป็ นตน้
- ลดการจดั เก็บเอกสารซ้าํ ซอ้ นประโยชนแ์ ละการนาํ ไปใช้
- สามารถคน้ หาเอกสารไดโ้ ดยง่าย โดยใชด้ ชั นีของเอกสารในการคน้ หา เช่น ชื่อเร่ือง วนั ท่ี หมวด
เอกสาร
เน้ือหายอ่ ของเอกสาร เป็นตน้
- สามารบริหารความปลอดภยั ของขอ้ มูลเอกสารได้ เช่น การจดั เก็บในลกั ษณะฐานขอ้ มลู ทาํ ใหไ้ ม่
สามารถ COPY ขอ้ มลู ได้ แบง่ ออกเป็ น 2 ประเภท ดงั น้ี
ก. การเกบ็ เอกสารดว้ ยระบบไมโครฟิ ลม์ เป็ นระบบการเก็บเอกสารโดยถ่ายยอ่ เอกสารลงบนแผน่ ฟิ ลม์

11

3701-5101 งานเอกสารและการทาํ รายงานในงานสว่ นหน้า

เพอื่ ประหยดั เน้ือที่ในการจดั เก็บและสะดวกในการคน้ หา วธิ ีการเก็บดว้ ยไมโครฟิ ลม์ น้ีถือวา่ เป็นวธิ ีการเกบ็
เอกสารท่ีดีที่สุด แตเ่ สียค่าใชจ้ า่ ยในการจดั เกบ็ สูงมาก

ข. การเกบ็ เอกสารดว้ ยระบบคอมพวิ เตอร์ มีคุณสมบตั ิของเครื่อง Computer ท่ีจะใชง้ าน
1. Intel Celelon 600 MHz ข้ึนไป
2. หน่วยความจาํ 128 MB ( Recommend ) 256 MB )
3. ระบบปฏิบตั ิการ Microsoft Windows 98,Me, 2000 และ Windows XP

ตารางปัญหาระบบการจดั เกบ็ เอกสารแบบเดิม : แบบอีเลก็ ทรอนิกส์

ปัญหา ระบบการจดั เก็บเอกสารแบบเดิม ระบบจดั เกบ็ เอกสารแบบ
อิเลค็ ทรอนิคส์

- ตูเ้ อกสาร แฟ้ มเอกสารต่าง ๆ หอ้ ง - เอกสารถูกจดั เกบ็ ในระบบฐานขอ้ มูล
1. สถานท่ีจดั เก็บเอกสาร จดั เกบ็ เอกสารตอ้ งใชพ้ ้นื ท่ีในการ ภายในคอมพวิ เตอร์

จดั เกบ็

2. การคน้ หาเอกสาร - คน้ หาจากแฟ้ ม ซ่ึงเสียเวลาในการ - สามารถคน้ หาเอกสาร ไดอ้ ยา่ งรวดเร็ว
คน้ หา นาน รวมถึงเอกสารท่ีเก่ียวขอ้ งไดง้ ่ายยง่ิ ข้ึน

3. การสูญหายของเอกสาร - มีสูงและเอกสารอาจมีโอกาสการ -ไม่มีการสูญหายเน่ืองจากเอกสารอยใู่ น
เสียหายเนื่องจาก การถูกนาํ ไปใชไ้ ด้ รูปแบบอิเลค็ ทรอนิคส์ ปัญหา ระบบ
การจดั เก็บเอกสารแบบเดิม ระบบการ
จดั เกบ็ เอกสารแบบอิเลค็ ทรอนิคส์

4. เง่ือนไขในการคน้ หา - สามารถคน้ หาไดห้ ลายรูปแบบ เช่นชื่อ
- มีนอ้ ยมาก เช่นชื่อ แฟ้ มเอกสาร เป็นตน้ เอกสาร คาํ อธิบายต่าง ๆ และเง่ือนไข

อ่ืน ๆอีกมากมาย

5. การแกไ้ ขเอกสาร - ไม่สามารถแกไ้ ขไดเ้ น่ืองจากตวั - สามารถแกไ้ ขเอกสาร ได้ เช่นการทาํ
เอกสาร สญั ลกั ษณ์ ตา่ ง ๆ การทาํ Highlight
จะเป็นตาํ หนิ ขอ้ ความเป็ นตน้

6. การแจกจา่ ยเอกสาร - ตอ้ งทาํ ถ่ายสาํ เนาออกมาก่อน และ - สามารถจดั ส่งเอกสารในรูป File
แจกจา่ ยออกไปซ่ึง เสียเวลานาการจดั Electronic

12

3701-5101 งานเอกสารและการทาํ รายงานในงานสว่ นหน้า

ส่งเอกสารและสิ้นเปลืองกระดาษ ไดท้ นั ท่ีไม่วา่ จะเป็นการส่ง e-mail และ
สามารถจดั การเอกสารบนระบบ
Network ได้

งานเอกสารเป็นงานท่ีมีความสาํ คญั ต่อการบริหารธุรกิจทุกประเภท เนื่องจากในการติดตอ่ ธุรกิจใด ๆ
กต็ าม ตอ้ งอาศยั การติดต่อส่ือสารระหวา่ งกนั เครื่องมือท่ีใชใ้ นการติดตอ่ สื่อสารที่สาํ คญั ไดแ้ ก่ จดหมาย
บนั ทึก โทรเลข โทรสาร โทรพิมพ์ โทรศพั ท์ เทเลกซ์ เป็ นตน้ โดยเฉพาะในปัจจุบนั ซ่ึงเป็นยคุ แห่งขอ้ มลู
ข่าวสาร ยคุ แห่งโลกไร้พรมแดน ไดม้ ีการนาํ เทคโนโลยสี มยั ใหม่เขา้ มาใชใ้ นการปฏิบตั ิงานและการ
ติดต่อสื่อสารทางธุรกิจ เช่น การใชร้ ะบบประมวลผลขอ้ มูลในการปฏิบตั ิงาน การติดต่อสื่อสารดว้ ยระบบ
กลุ่มหรือเครือขา่ ย (Group or Network) เช่นการใชร้ ะบบ LAN (Local Area Network) ในการติดต่อส่ือสาร
ภายในหน่วยงาน หรือการใชร้ ะบบ WAN (Wide Area Network) ในการติดต่อส่ือสารระหวา่ งเมืองหรือ
ระหวา่ งประเทศ โดยการติดต่อในรูปเครือขา่ ยโทรศพั ท์ และ Internet ที่รู้จกั กนั อยา่ งแพร่หลายในปัจจุบนั ก็
คือ Electronic mail หรือ E – mail ดงั น้นั ขอ้ มูลขา่ วสารท่ีเกิดข้ึนภายในหน่วยงานหรือจากภายนอก
หน่วยงาน ท่ีอาจปรากฎในรูปของเอกสารหรือรูปลกั ษณะใดๆ ก็ตาม ลว้ นแตม่ ีประโยชนต์ อ่ การปฏิบตั ิงาน
ท้งั สิ้น นอกจากน้ีเอกสารมิใช่เพียงแต่มีประโยชนใ์ นการดาํ เนินงานเพยี งคร้ังเดียวเท่าน้นั แต่ยงั สามารถ
นาํ มาใชป้ ระโยชนใ์ นการดาํ เนินงานซ้าํ การนาํ มาอา้ งอิง หรือใชเ้ ป็นหลกั ฐานสาํ คญั ในการดาํ เนินการใดๆ
ในอนาคตไดอ้ ีกดว้ ย

ดงั น้นั เอกสารต่างๆ ท่ีหน่วยงานมีอยจู่ ึงจาํ เป็นตอ้ งจดั เก็บใหอ้ ยใู่ นสภาพที่ดีอยา่ งเป็นระบบ
สามารถคน้ หาไดอ้ ยา่ งสะดวกรวดเร็วเม่ือมีความจาํ เป็นตอ้ งการใชง้ าน หากหน่วยงานใดไมม่ ีระบบการ
จดั เกบ็ เอกสาร หรือมีระบบการจดั เก็บเอกสารท่ีไม่มีประสิทธิภาพ ก็จะทาํ ใหก้ ารดาํ เนินธุรกิจเกิดความล่าชา้
สร้างภาพพจน์ที่ไม่ดีต่อลูกคา้ หรืออาจก่อใหเ้ กิดผลเสียหายต่อการดาํ เนินงานและอาจเกิดความเสียหายอ่ืนๆ
ตามมาอีกมากมาย ดงั น้นั หน่วยงานต่างๆ ควรจะมีการจดั เกบ็ เอกสารใหเ้ ป็ นระเบียบเรียบร้อย ซ่ึงพอจะสรุป
ถึงความหมายของคาํ วา่ “เอกสาร” และ “การจดั เก็บเอกสาร”ไดด้ งั น้ี

เอกสาร (Records) หมายถึง กระดาษท่ีเป็นขอ้ มูลข่าวสาร จดั ทาํ ข้ึนเป็นลายลกั ษณ์อกั ษรหรือวตั ถุ
อ่ืนใดที่ใชบ้ นั ทึกขอ้ มูลที่เป็นเร่ืองราวข่าวสาร มีความหมายปรากฏออกมาเป็นลายลกั ษณ์อกั ษร สามารถ
นาํ มาอา่ น แปลความหมาย ตีความ แบบพมิ พ์ ตวั เลข สถิติ แบบแปลน ภาพถ่าย แผนผงั แผนท่ี เป็นตน้
การจดั เกบ็ เอกสาร (Filling) หมายถึง กระบวนการการจดั ระบบ จาํ แนก และเกบ็ เอกสารใหเ้ ป็นระเบียบอยา่ ง
มีระบบ สามารถคน้ หาและนาํ เอกสารมาใชใ้ หเ้ กิดประโยชนไ์ ดอ้ ยา่ งสะดวก รวดเร็วเมื่อตอ้ งการใชง้ าน มี
แหล่งเก็บท่ีง่านต่อการจดั เกบ็ และการหยบิ คน้ โดยประหยดั เวลา (Convenient)และปลอดภยั (Safety)

13

3701-5101 งานเอกสารและการทาํ รายงานในงานสว่ นหน้า

การจดั เก็บเอกสารจะมีประสิทธิภาพได้ จะตอ้ งประกอบดว้ ยปัจจยั ต่างๆ หลายประการดงั น้นั การท่ี
สาํ นกั งานมีบุคลากรที่มีความรู้ความสามารถ ทาํ หนา้ ท่ีมี่จดั เกบ็ เอกสารเพียงอยา่ งเดียวยงั ไม่เป็นการเพยี งพอ
เนื่องจากการดาํ เนินการเกี่ยวกบั เอกสารจะตอ้ งพิจารณาถึงระบบการจดั เก็บเอกสาร วสั ดุอุปกรณ์ท่ีใชใ้ นการ
จดั เก็บ แหล่งเก็บ ตลอดจนบุคคลท่ีเกี่ยวขอ้ งกบั การใชเ้ อกสารไมว่ า่ จะเป็นผรู้ ่วมงาน หวั หนา้ งาน หรือ
ผเู้ ก่ียวขอ้ งก็ตาม ตา่ งก็มีส่วนร่วมรับผดิ ชอบในการใชแ้ ละเก็บเอกสารดว้ ยกนั ท้งั สิ้น ดงั น้นั หากขาดส่ิงหน่ึง
สิ่งใดกอ็ าจทาํ ใหก้ ารจดั เก็บเอกสารไมม่ ีประสิทธิภาพได้ องคป์ ระกอบท่ีสาํ คญั ในการจดั เกบ็ เอกสาร
ประกอบดว้ ย

1.บุคลากร ไดแ้ ก่

1.1 ผทู้ าํ หนา้ ที่จดั เกบ็ เอกสาร การเกบ็ เอกสารเป็ นหนา้ ที่ของพนกั งานทุกคน โดยเฉพาะพนกั งานท่ีทาํ
หนา้ ท่ีเกี่ยวขอ้ งกบั เอกสารโดยตรง ซ่ึงทาํ หนา้ ที่ในตาํ แหน่งดงั ตอ่ ไปน้ี

ก. ผจู้ ดั การสาํ นกั งาน ทาํ หนา้ ท่ีควบคุมดูแลการปฏิบตั ิงานเกี่ยวกบั เอกสารและตดั สินใจในเร่ืองตา่ งๆ
เก่ียวกบั การเก็บคน้ เอกสาร เช่น การเลือกระบบเก็บเอกสาร การเลือกชนิดของเอกสารที่จะเกบ็ การจดั เตรียม
เครื่องมือและอุปกรณ์ต่างๆ ในการเก็บเอกสาร การกาํ หนดคุณสมบตั ิของผทู้ าํ หนา้ ที่เก็บเอกสาร เป็ นท่ี
ปรึกษาของพนกั งาน และในบางคร้ังกม็ ีความจาํ เป็ นท่ีจะตอ้ งเก็บเอกสารในส่วนของตนเอง จึงจาํ เป็ นตอ้ งมี
ความรู้อยา่ งดีในเร่ืองการการเกบ็ เอกสารดว้ ย ถา้ เป็นหน่วยงานทางราชการกค็ ือ ผทู้ าํ หนา้ ท่ีในตาํ แหน่ง
“เลขานุการกรม” น้นั เอง

ข. เลขานุการ นอกจากจะเกบ็ เอกสารในหนา้ ที่รับผดิ ชอบของตนเองแลว้ บางคร้ังตอ้ งทาํ หนา้ ท่ีเก็บ
เอกสารใหแ้ ก่ผบู้ งั คบั บญั ชาเม่ือไดร้ ับการร้องขอใหช้ ่วยเก็บเอกสารให้ และเมื่อผบู้ งั คบั บญั ชาจาํ เป็ นตอ้ งใชก้ ็
มกั จะขออยา่ งรีบด่วน ดงั น้นั เลขานุการจึงตอ้ งมีความรู้ในระบบและกฎเกณฑก์ ารเก็บเอกสารเพ่อื ใหเ้ กิด
ความคล่องตวั สะดวกและรวดเร็วในการปฏิบตั ิงาน

ค. พนกั งานเกบ็ เอกสาร ธุรกิจขนาดใหญท่ ี่มีศูนยเ์ ก็บเอกสาร หรือแผนกเกบ็ เอกสารส่วนกลาง ซ่ึงมี
เอกสารจาํ นวนมากๆ จาํ เป็ นตอ้ งมี “หวั หนา้ แผนกเก็บเอกสาร” ทาํ หนา้ ที่ควบคุมดูแลการปฏิบตั ิงานดา้ น
เอกสารอีกระดบั หน่ึง เพอ่ื แบ่งเบาภาระของผจู้ ดั การสาํ นกั งาน

ง. พนกั งานสาํ นกั งาน ไม่วา่ จะเป็นพนกั งานขาย พนกั งานโตต้ อบ พนกั งานบญั ชี พนกั งานพมิ พด์ ีด
หรือพนกั งานทว่ั ไป ต่างก็มีความจาํ เป็นตอ้ งใชเ้ อกสาร โดยเฉพาะในการทาํ งานตอ้ งมีเอกสารตา่ งๆ ท่ี
เก่ียวขอ้ งกบั การปฏิบตั ิงานของตนเอง ซ่ึงบางคร้ังอาจมีความจาํ เป็นตอ้ งคน้ หาเอกสารในระหวา่ งปฏิบตั ิงาน
ดงั น้นั จึงจาํ เป็นตอ้ งมีความรู้เก่ียวกบั การเก็บเอกสาร เพ่อื ใหส้ ามารถจดั เก็บเอกสารไดอ้ ยา่ งเป็นระบบ
ระเบียบ และสามารถคน้ หาเอกสารไดง้ ่ายในเวลาท่ีตอ้ งการใชง้ าน

คุณสมบตั ิของผทู้ าํ หนา้ ท่ีเกบ็ เอกสาร
ผทู้ ี่ไดร้ ับมอบหมายใหท้ าํ หนา้ ที่เก็บเอกสาร ควรมีคุณสมบตั ิดงั ต่อไปน้ี

1. ตอ้ งมีความรู้เก่ียวกบั เอกสารและระบบการเก็บเอกสารเป็นอยา่ งดี

14

3701-5101 งานเอกสารและการทาํ รายงานในงานสว่ นหน้า

2. ตอ้ งเขา้ ใจและตดั สินใจไดว้ า่ จะเก็บเอกสารใดไวบ้ า้ ง
3. สามารถจดั วางระบบการเก็บเอกสารใหเ้ หมาะสมกบั ความตอ้ งการของแต่ละธุรกิจและบุคคล
ตลอดจนเอกสารแตล่ ะชนิด
4. ตอ้ งรู้เกี่ยวกบั เรื่องของอุปกรณ์และวสั ดุท่ีใชก้ บั ระบบเกบ็ เอกสารแต่ละระบบ
5. ตอ้ งรู้วธิ ีปฏิบตั ิเก่ียวกบั การควบคุมการยมื การโอนและการทาํ ลายเอกสาร
6. มีคุณสมบตั ิส่วนตวั ดี ซ่ึงประกอบดว้ ย

6.1 มีความถูกตอ้ งและมีความละเอียดรอบคอบในการทาํ งาน
6.2มีความสามารถในการอ่าน คือ อา่ นเพยี งคร้ังดียวสามารถจบั ในความหรือสาระสาํ คญั ของ
เอกสารน้นั ๆได้
6.3มีความซ้ือสัตยจ์ งรักภกั ดี ไมน่ าํ ความลบั ของสาํ นกั งานไปเดเผยใหผ้ อู้ ่ืนทราบ
6.4 มีอุปนิสัยและอารมณ์ดี ปรารถนาท่ีจะใหบ้ ริการกาผอู้ ่ืน เพราะงานเอกสารเป็นงานที่ตอ้ งติดต่อ
สมั พนั ธ์กบั งานทุกงาน จึงจาํ เป็นตอ้ งอาศยั ความร่วมมือและความช่วยเหลือในการเก็บ การคน้ หา และการ
ติดตามเอกสาร
6.5มีสายตาดี คล่องแคล่ว วอ่ งไว และมีความจาํ ดี เพอื่ ใหก้ ารปฏิบตั ิงานเป็นไปอยา่ งรวดเร็ว ถูกตอ้ ง
และมีประสิทธิภาพ
1.2 ผใู้ ชเ้ อกสาร การเกบ็ เอกสารเป็นงานท่ีเกี่ยวขอ้ งกบั บุคลากรหลายฝ่ าย ไมว่ าจะเป็นผทู้ าํ หนา้ ที่เก่ียวกบั
เอกสารโดยตรงหรือผใู้ ชเ้ อกสาร เน่ืองจากการเกบ็ เอกสารท่ีดีก็คือการคน้ หาเอกสารท่ีดีน้นั เอง ดงั น้นั แมว้ า่
การเกบ็ เอกสารและการคน้ หาเอกสารจะเป็ นหนา้ ท่ีโดยตรงของผทู้ าํ หนา้ ท่ีเกี่ยวกบั เอกสารก็ตาม แต่ผใู้ ช้
เอกสารน้นั นบั วา่ มีความสาํ คญั ต่อการจดั เกบ็ เอกสารมากเพราะในการขอยมื เอกสาร หรือการโยกยา้ ยเอกสาร
ถา้ หากผใู้ ชเ้ อกสารใหค้ วามร่วมมือปฏิบตั ิตามระเบียบ กฎเกณฑ์ ขอ้ บงั คบั ที่กาํ หนด กล่าวคือ เม่ือมีการขอใช้
เอกสารกต็ อ้ งปฏิบตั ิตามระเบียบการยมื เอกสาร ไมถ่ ือความสะดวกและประโยชนส์ ่วนตวั จนไม่คาํ นึงถึง
ระเบียบปฏิบตั ิ ฉะน้นั ถา้ แต่ละคนใหค้ วามร่วมมือในการรักษากฎระเบียบ กฎ กติกา ขอ้ บงั คบั การ
ปฏิบตั ิงานจดั เก็บเอกสารกจ็ ะสะดวก รวดเร็ว สามารถใหบ้ ริการแก่บุคลากร และแผนกงานตา่ งๆ ไดอ้ ยา่ ง
เตม็ ที่และมีประสิทธิภาพ

2. ระบบการจดั เกบ็ เอกสาร

ระบบการจดั เกบ็ เอกสารที่ใชก้ นั อยใู่ นปัจจุบนั แบง่ ออกเป็ น 3 ประเภทใหญ่คือ
2.1 การจดั เก็บเอกสารที่ใชร้ ะบบตวั อกั ษรในการจดั เรียง (Alphabetic System) แบ่งออกเป็น 3 ระบบ ดงั น้ี
ก.การเกบ็ เอกสารตามชื่อบุคคลและธุรกิจ (Alphabetic Correspondence Filling)
ข.การเก็บเอกสารตามช่ือภมู ิศาสตร์ (Geographic Correspondence Filling)

15

3701-5101 งานเอกสารและการทาํ รายงานในงานสว่ นหน้า

ค.การเกบ็ เอกสารตามช่ือเรื่อง (Subject Correspondence Filling)
2.2 การจดั เก็บเอกสารท่ีใชร้ ะบบตวั เลขในการจดั เรียง (Numeric System) แบง่ ออกเป็น 3 ระบบ ดงั น้ี

ก. การเกบ็ เอกสารเรียงตามลาํ ดบั ตวั เลข (Numeric Correspondence Filling)
ข. การเก็บเอกสารเรียงตามลาํ ดบั เวลา (Chronological Filling)
ค. การเก็บเอกสารตามเสียง (Sounded Filling
2.3 การเกบ็ เอกสารดว้ ยเครื่องมือระบบอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic System แบ่งออกเป็น 2 ประเภท ดงั น้ี
ก. การเก็บเอกสารดว้ ยระบบไมโครฟิ ลม์
ข. การเกบ็ เอกสารดว้ ยระบบคอมพวิ เตอร์

3. เครื่องใช้และอปุ กรณ์ในการจัดเกบ็ เอกสาร

วสั ดุและอุปกรณ์ในการจดั เก็บเอกสาร มีส่วนช่วยในการจดั เก็บเอกสารใหเ้ ป็นไปอยา่ งมีประสิทธิภาพ
อุปกรณ์ท่ีใชใ้ นการจดั เกบ็ เอกสาร ไดแ้ ก่

3.1 ตเู้ กบ็ เอกสาร (Filling Cabinets) มีท้งั ชนิดท่ีเป็ นตูไ้ มห้ รือตูเ้ หลก็ แตใ่ นปัจจุบนั ไมค่ ่อยมีผนู้ ิยมใชต้ ไู้ ม้
แลว้ เพราะมีตูเ้ หลก็ ที่มีความแขง็ แรงทนทานกวา่ มีสีตา่ งๆ กนั สามารถเลือกใหเ้ ขา้ กบั สาํ นกั งานได้ แตส่ ่วน
ใหญ่นิยมใชส้ ีเทา ตูเ้ ก็บเอกสารมีหลายชนิด มีท้งั แบบลิ้นชกั แบบบานเลื่อน แบบบานเปิ ด – ปิ ด และมีหลาย
ขนาด หลายราคา เช่น ตูด้ ชั นี ตูเ้ ก็บแผนที่ ตูเ้ หล็กทึบชนิด 2 บาน ช้นั เก็บเอกสาร ตูเ้ กบ็ เอกสารแบบ 2 ลิ้นชกั
3 ลิ้นชกั และ 5 ลิ้นชกั แต่ที่นิยมใชก้ นั มากคือ ตเู้ หล็กแบบ 4 ลิ้นชกั

3.2 แฟ้ มเก็บเอกสาร (Folders) ใชเ้ พ่อื ความสะดวกในการจดั เก็บเอกสาร เร่ืองการใชแ้ ฟ้ มตอ้ งให้
เหมาะสมกบั ปริมาณและชนิดของเอกสาร และความถี่ในการใชเ้ อกสาร แฟ้ มที่นิยมใชเ้ ป็นแฟ้ มกระดาษ ซ่ึง
มีท้งั ชนิดตดั ตรง หรือชนิดมีส่วนยนื่ (Tab)ในตาํ แหน่งต่างๆ แฟ้ มท่ีใชส้ ะดวกและนิยมใชก้ นั มากคือ แฟ้ ม
แขวน

3.3บตั รนาํ (Guide) การจดั ทาํ บตั รนาํ ช่วยในการคน้ หาเอกสารง่ายข้ึน บตั รนาํ จะมีส่วนยนื่ ในตาํ แหน่ง
ตา่ งๆ ของแฟ้ ม หรืออาจเลื่อนเปล่ียนตาํ แหน่งได้ ท่ีส่วนยน่ื ของบตั รนาํ จะพิมพต์ วั อกั ษรหรือชื่อแฟ้ มไวเ้ พ่ือ
บอกตาํ แหน่งของแฟ้ มหลงั บตั รนาํ น้นั บตั รนาํ อาจทาํ ดว้ ยพลาสติกหรือทาํ ดว้ ยโลหะ หรือกระดาษติดกบั ตวั
แฟ้ ม

3.4 วสั ดุตา่ งๆท่ีใชใ้ นการเก็บเอกสาร ไดแ้ ก่ กระดาษ เครื่องเยบ็ กระดาษ เครื่องเจาะกระดาษ เครื่องจาํ แนก
เอกสาร (Sorter) ถาด กระบะเกบ็ เอกสาร หรือแผง (Trays) แกนเหล็กแหลม (Spindle File)ลวดเสียบ
กระดาษ ปากกา ดินสอ ฯลฯ

16

3701-5101 งานเอกสารและการทาํ รายงานในงานสว่ นหน้า

4.คู่มอื การจัดเกบ็ เอกสาร

คู่มือการจดั เก็บเอกสาร หรือระเบียบปฏิบตั ิเกี่ยวกบั การจดั เก็บเอกสาร หมายถึง คูม่ ือเพอ่ื ใช่เป็น
แนวทางปฏิบตั ิในการจดั เก็บเอกสารสาํ หรับพนกั งานฝ่ ายต่างๆ ซ่ึงเก่ียวขอ้ งกบั งานจดั เก็บเอกสารโดยตรง
คู่มือน้ีจะบอกรายละเอียดและวธิ ีปฏิบตั ิในการจดั เกบ็ เอกสาร ระเบียบกบั งานจดั เกบ็ เอกสารโดยตรง คูม่ ือน้ี
จะบอกรายละเอียดและวธิ ีปฏิบตั ิในการจดั เกบ็ เอกสาร ระเบียบการยมื เอกสาร วธิ ีโอนเอกสาร วธิ ีทาํ ลาย
เอกสาร หนา้ ท่ีและความรับผดิ ชอบของเจา้ หนา้ ท่ีในการจดั เกบ็ เอกสาร ซ่ึงคู่มือดงั กล่าวจะจดั พิมพข์ ้ึน
แจกจ่ายใหแ้ ก่หน่วยงานยอ่ ย เพือ่ นาํ ไปอา้ งอิงในการปฏิบตั ิงานร่วมกนั หรือหากมีขอ้ สงสยั ไมเ่ ขา้ ใจเก่ียวกบั
วธิ ีปฏิบตั ิ ก็สามารถปรึกษาหารือกบั เจา้ หนา้ ที่เอกสารได้ สาํ หรับระบบการจดั เก็บเอกสารของหน่วยงาน
ราชการ จะมีระเบียบของสาํ นกั นายกรัฐมนตรีวา่ ดว้ ยงานสารบรรณ ใชเ้ ป็นคู่มือสาํ หรับปฏิบตั ิงานเก่ียวกบั
เอกสาร ซ่ึงปฏิบตั ิตามข้นั ตอนต่างๆ เช่นเดียวกบั หน่วยงานธุรกิจ
ประโยชน์ของการจดั เกบ็ เอกสาร สามารถจาํ แนกไดด้ งั น้ี

1.เพือ่ ใชเ้ ป็นหลกั ฐานอา้ งอิง
2.เพอื่ ใชเ้ ป็นเคร่ืองมือในการดาํ เนินงาน
3.เพ่ือใชเ้ ป็นแนวทางในการปฏิบตั ิงาน ไดแ้ ก่ กฎ ระเบียบ ขอ้ บงั คบั ต่างๆ
4.เพ่อื ใชส้ าํ หรับการบริหารประกอบการตดั สินใจ ไดแ้ ก่ การสาํ รวจเกี่ยวกบั ขอ้ มูลตวั เลขผลการวจิ ยั
สถิติต่างๆของหน่วยงาน ถือเป็นขอ้ มูลสาํ หรับนกั บริหารท่ีใชใ้ นการตดั สินใจเก่ียวกบั การกาํ หนดนโยบายท่ี
สาํ คญั
5.เพอ่ื ช่วยในการดาํ เนินงานมีประสิทธิภาพ เช่น เอกสารที่อยใู่ นระหวา่ งการดาํ เนินงานจะช่วยใหก้ าร
ติดต่อในเร่ืองต่างๆ เป็นไปอยา่ งต่อเนื่อง ไม่ตอ้ งเสียเวลาในการอา้ งอิง สามารถดูไดจ้ ากเอกสารคร้ังสุดทา้ ย
ทาํ การติดตอ่ เพอื่ แจง้ เรื่องราวทีตอ้ งการสื่อขอ้ ความไปไดโ้ ดยทนั ที

**************************************

17