myPortfolio MURELY PONNUSAMY

myPortfolio

GURU DATA
SK TENANG STESEN

BAHAGIAN : SK TENANG STESEN
ALAMAT : KM19 TENANG STESEN, 85030
SEGAMAT, JOHOR

NO. TELEFON : 07-9270507
07-9270507
NO. FAKS. : TIADA

LAMAN SESAWANG:

1

MAKLUMAT PEGAWAI

Nama : Murely A/L Ponnusamy
Gelaran Jawatan : Guru Data
Gred Hakiki Jawatan : DG41
Tarikh Penempatan : 18 Februari 2014

DILULUSKAN OLEH

Nama :
Gelaran Jawatan :
Gred Jawatan :
Tarikh :

2

JADUAL PENGEMASKINIAN

BIL. TARIKH TAJUK TANDATANGAN
PENYELIA

1. 30 November 2018 Penyediaan myPortfolio

Catatan: Ketua Jabatan hendaklah memastikan bahawa myPortfolio dikaji
semula dan dikemas kini apabila berlaku sebarang perubahan.

3

KANDUNGAN MUKA SURAT
5
PERKARA 7
Carta Organisasi 8
Carta Fungsi 9
Aktiviti-aktiviti bagi Fungsi 10
Deskripsi Tugas
Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai 40
Semak bagi Aktiviti
Senarai Undang-undang, Peraturan dan 42
Punca Kuasa 42
Senarai Borang
Senarai Jawatankuasa yang Dianggotai

4

1. CARTA ORGANISASI
1.1 Agensi

5

1.2 Bahagian
6

2. CARTA FUNGSI

SEKOLAH

KURIKULUM JAWATANKUASA PENGURUSAN HAL EHWAL MURID
MAKLUMAT SEKOLAH (JPMS)

1. Menentukan dan • Mengurus hal-hal yang

menyelaras segala dasar • Mengurusetiakan berkaitan dengan

kurikulum sekolah supaya Jawatankuasa Pengurusan pendaftaran,kemasukan,

Maklumat Sekolah (JPMS) penempatan dan

selari dengan dasar yang • Bertanggungjawab bagi pertukaran murid.

ditetapkan oleh JPN/KPM pengurusan data di bawah • Menyelia mengenai

2. Mesyuarat sistem aplikasi iaitu EMIS, kehadiran murid ke

• mengadakan mesyuarat iaitu melaksanakan

Jawatankuasa Kurikulum pengumpulan,pemprosesan, sekolah.

Sekolah minimum 4 kali penyimpanan, pengeluaran, • Menggubal dan

setahun. pelaporan, pembekalan dan menguatkuasa peraturan-

penyebaran data dan peraturan sekolah dan jika

3. Sukatan / Rancangan maklumat pendidikan perlu mengkaji semula dari

Pelajaran sekolah mengikut kaedah semasa ke semasa.

• menetapkan dasar dan jadual yang ditetapkan

penyediaan RPT dan • Menyedia dan menyelia

Huraian serta kaedah kemudahan dan kebajikan

penyediaan Rekod murid dari segi BukuTeks,

Persediaan Mengajar. KOKURIKULUM Rancangan Makanan

• garis panduan jenis Tambahan, Bimbingan dan

buku/bahan/alat rujukan • Merancang aktiviti kokurikulum Kaunseling,keselamatan

yang boleh digunakan dlm sekolah-rancangan jangka murid, pemeriksaan

menyediakan rancangan panjang/pendek kesihatan dan gigi serta

pengajaran. • Mengadakan mesyuarat sekurang- sebarang jenis bantuan.

4. Jadual Waktu kurangnya 4 kali setahun. • Menyelia dan memastikan

• menetapkan waktu sekolah. • Menentukan peraturan kokurikulum pengusaha kantin

• menetapkan sistem jadual mematuhi peraturan dan

sekolah. pekeliling Kementerian

waktu. • Menentukan takwim dan jadual Kesihatan, juga dapat

• menetapkan dasar aktiviti. memberi perkhidmatan

pengagihan tugas-tugas • Memastikan penglibatan pelajar serta layanan sewajarnya

mengajar dan bilangan menyeluruh. kepada pengguna.

waktu mengajar untuk • Memastikan sekolah mengambil • Menyelia dan menyelaras

penyediaan jadual waktu bahagian dalam kegiatan kokurikulum pengeluaran/pemberian

induk dan persendirian. peringkat Daerah/Negeri/ surat-surat akuan, sijil-sijil

5. Penilaian Dan Peperiksaan Kebangsaan. penghargaan dan sijil

menetapkan sistem • Memastikan guru mematuhi takwim berhenti sekolah.

pengurusan penilaian dan dan jadual kokurikulum. • Mewujudkan hubungan

peperiksaan sekolah yang • Menentukan tarikh Temasya Sukan dua hala di antara sekolah

berkaitan dengan: Sekolah, Merentas Desa, Hari dengan ibu bapa dan

• jenisnya (formatif, sumatif, Kokurikulum dan kegiatan lain. masyarakat.

kerja kursus, ujian lisan, • Menilai aktiviti kokurikulum dan

PEKA, PAFA dan lain-lain) membuat laporan tahunan.

• pengawasan • Memastikan konsep sukan untuk

• headcount semua

6. Anggaran Perbelanjaan • Membuat anggaran perbelanjaan dan

• menetapkan dasar menentukan peruntukan kewangan

perbelanjaan tahunan yang akan digunakan.

dengan wang kerajaan, • Memberi pengiktirafan dan

SUWA dan lain-lain bagi penghargaan kepada guru dan pelajar

setiap panitia /unit. yang telah menunjukkan prestasi

7. Pemantauan cemerlang dalam bidang masing-

menentukan dasar dan masing

sistem pemantauan yang

berkesan

7

3. AKTIVITI-AKTIVITI BAGI FUNGSI

PENGURUSAN DATA DAN MAKLUMAT

TUGAS UTAMA

a. Melaksanakan Pengajaran & Pembelajaran dan aktiviti
Kokurikulum.

b. Melaksanakan pengurusan Modul Pengurusan Sekolah (MPS).
c. Menjalankan tugas sebagai Setiausaha Jawatankuasa Pengurusan

Maklumat Sekolah (JPMS) berdasarkan Prosedur Operasi
Standard Sistem Pengurusan Sekolah (SOP SPS).
d. Menghasilkan Laporan Statistik Maklumat Asas Pendidikan sekolah
(MAP) tiga (3) kali setahun.
e. Pengurusan fail dan dokumen pengurusan data MPS.

TUGAS KHIDMAT NASIHAT
Memberi khidmat nasihat berkenaan pengurusan data dan maklumat
peringkat sekolah.

BIDANG UMUM
Melaksanakan tugas-tugas lain yang diarahkan dari semasa ke
semasa oleh Guru Besar.

8

4. DESKRIPSI TUGAS

MAKLUMAT UMUM

GELARAN JAWATAN Guru Data KETUA Guru Besar
RINGKASAN GELARAN JAWATAN GDM PERKHIDMATAN
Bekalan B41
KEDUDUKAN DI Bahagian Sumber
WARAN Manusia (B41/2008)
PERJAWATAN

GRED JAWATAN DG44 BIDANG UTAMA Pengurusan data dan
GRED JD DG41 maklumat

STATUS JAWATAN Khas Untuk DISEDIAKAN OLEH Murely A/L
Penyandang (KUP) DISEMAK OLEH Ponnusamy, Guru
HIRARKI 1(BAHAGIAN) Data
Setiausaha
HIRARKI 2 Jawatankuasa Abd Shukor bin Tarip,
(CAWANGAN/SEKTOR/UNIT) Pengurusan Maklumat PK Pentadbiran
SKIM PERKHIDMATAN Sekolah
Zakaria bin Sanusi,
- DILULUSKAN OLEH Guru Besar

Pegawai Perkhidmatan TARIKH DOKUMEN 30 November 2018
Pendidikan

TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN

Menjalankan tugas sebagai Setiausaha Jawatankuasa Pengurusan Maklumat Sekolah (JPMS) berdasarkan Prosedur
Operasi Standard Sistem Pengurusan Sekolah (SOP SPS) dan memberi khidmat nasihat berkenaan pengurusan data
dan maklumat peringkat sekolah.

AKAUNTABILITI TUGAS UTAMA

Melaksanakan tindakan sebagai pembekal utama data a. Untuk melaksanakan aktiviti pengumpulan,
pendidikan sekolah pengemaskinian, penyemakan (verifikasi),
penentusahan dan penganalisisan data
b. sekolah
c. Untuk memastikan penyimpanan dan
d. keselamatan data sekolah
Untuk memastikan data dan maklumat yang
dihasilkan adalah berkualiti, sahih dan terkini
Untuk menghasilkan laporan statistik dan
maklumat pendidikan sekolah

DIMENSI

1. Lampiran pengeshan maklumat sekolah (LPMS) : 10 borang

2. Minit mesyuarat JPMS : 3 minit mesyuarat

KELAYAKAN AKADEMIK/IKHTISAS

• Sarjana Muda (Computing and Information Systems)
• Diploma Perguruan (KPLI)

KOMPETENSI

• Kemahiran menggunakan perisian komputer pada tahap yang baik
• Kemahiran dalam memproses dan menganalisa data

PENGALAMAN

14 tahun sebagai guru data

9

5. PROSES KERJA

Aktiviti 1: Semak Dan Kemaskini Maklumat Profil Am Sekolah

BIL. TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI UNDANG-
1. JAWAB LAIN YANG UNDANG,
PERATURAN
PGB/PK Terima surat arahan kutipan data ADA DAN PUNCA
MPS daripada KPM HUBUNGAN/
KUASA
DIRUJUK
Guru Besar/ Surat Arahan
Kutipan Data
Penolong
Kanan

Pentadbiran

2. Menyemak ralat data Profil Am Pembantu

GDM Sekolah dengan menggunakan Tadbir
utiliti

3. Mengemaskini data dalam Modul
GDM
Pengurusan Sekolah (MPS)

berdasarkan laporan semak ralat

data

Aktiviti 2: Semak dan Kemaskini Maklumat Pengurusan Sekolah

BIL. TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI UNDANG-
1. JAWAB LAIN YANG UNDANG,
PERATURAN
PGB/PK Terima surat arahan kutipan data ADA DAN PUNCA
MPS daripada KPM HUBUNGAN/
KUASA
DIRUJUK
Guru Besar/ Surat Arahan
Kutipan Data
Penolong
Kanan

Pentadbiran

2. GDM Menyemak ralat data Maklumat Pembantu
Pengurusan Sekolah dengan Tadbir
menggunakan utiliti

Mengemaskini data dalam Modul

3. Pengurusan Sekolah (MPS)
GDM
berdasarkan laporan semak ralat

data

10

Aktiviti 3: Semak dan Kemaskini Maklumat Kedudukan Sekolah

BIL. TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI UNDANG-
1. JAWAB LAIN YANG UNDANG,
PERATURAN
PGB/PK Terima surat arahan kutipan data ADA DAN PUNCA
MPS daripada KPM HUBUNGAN/
KUASA
DIRUJUK
Guru Besar/ Surat Arahan
Kutipan Data
Penolong
Kanan

Pentadbiran

2. GDM Menyemak ralat data Maklumat Pembantu
Tadbir
Kedudukan Sekolah dengan

menggunakan utiliti

3. Mengemaskini data dalam Modul
GDM
Pengurusan Sekolah (MPS)

berdasarkan laporan semak ralat

data

Aktiviti 4: Semak dan Kemaskini Maklumat Kawasan Sekolah

BIL. TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI UNDANG-
1. JAWAB LAIN YANG UNDANG,
PERATURAN
PGB/PK Terima surat arahan kutipan data ADA DAN PUNCA
MPS daripada KPM HUBUNGAN/
KUASA
DIRUJUK
Guru Besar/ Surat Arahan
Kutipan Data
Penolong
Kanan

Pentadbiran

2. GDM Menyemak ralat data Maklumat Pembantu
Kedudukan Sekolah dengan Tadbir
menggunakan utiliti

3. Mengemaskini data dalam Modul
GDM
Pengurusan Sekolah (MPS)

berdasarkan laporan semak ralat

data

11

Aktiviti 5: Semak dan Kemaskini Maklumat Bangunan dan Bilik Sekolah

BIL. TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI UNDANG-
1. JAWAB LAIN YANG UNDANG,
PERATURAN
PGB/PK Terima surat arahan kutipan data ADA DAN PUNCA
MPS daripada KPM HUBUNGAN/
KUASA
DIRUJUK
Guru Besar/ Surat Arahan
Kutipan Data
Penolong
Kanan

Pentadbiran

2. GDM Menyemak ralat data Maklumat Pembantu
Tadbir
Bangunan dan Bilik Sekolah

dengan menggunakan utiliti

3. Mengemaskini data dalam Modul
GDM
Pengurusan Sekolah (MPS)

berdasarkan laporan semak ralat

data

Aktiviti 6: Semak dan Kemaskini Maklumat Peralatan Sekolah

BIL. TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI UNDANG-
1. JAWAB LAIN YANG UNDANG,
PERATURAN
PGB/PK Terima surat arahan kutipan data ADA DAN PUNCA
MPS daripada KPM HUBUNGAN/
KUASA
DIRUJUK
Guru Besar/ Surat Arahan
Kutipan Data
Penolong
Kanan

Pentadbiran

2. Menyemak ralat data Maklumat Pembantu
GDM
Peralatan Sekolah dengan Tadbir

menggunakan utiliti /Pegawai Aset

3. Mengemaskini data dalam Modul
GDM
Pengurusan Sekolah (MPS)

berdasarkan laporan semak ralat

data

12

Aktiviti 7: Semak dan Kemaskini Maklumat Kemudahan Sukan Sekolah

BIL. TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI UNDANG-
1. JAWAB LAIN YANG UNDANG,
PERATURAN
PGB/PK Terima surat arahan kutipan data ADA DAN PUNCA
MPS daripada KPM HUBUNGAN/
KUASA
DIRUJUK
Guru Besar/ Surat Arahan
Kutipan Data
Penolong
Kanan

Kokurikulum

Penolong

2. GDM Menyemak ralat data Maklumat Kanan
Kokurikulum/
Kemudahan Sukan Sekolah Setiausaha

dengan menggunakan utiliti Sukan

Penolong

3. GDM Mengemaskini data dalam Modul Kanan

Pengurusan Sekolah (MPS) Kokurikulum/

berdasarkan laporan semak ralat Setiausaha

data Sukan

Aktiviti 8: Semak dan Kemaskini Maklumat Tandas Sekolah

BIL. TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI UNDANG-
1. JAWAB LAIN YANG UNDANG,
PERATURAN
PGB/PK Terima surat arahan kutipan data ADA DAN PUNCA
MPS daripada KPM HUBUNGAN/
KUASA
DIRUJUK
Guru Besar/ Surat Arahan
Kutipan Data
Penolong
Kanan

Pentadbiran

2. GDM Menyemak ralat data Maklumat Pegawai Aset

Tandas Sekolah dengan

menggunakan utiliti

3. Mengemaskini data dalam Modul
GDM
Pengurusan Sekolah (MPS) Pegawai Aset

berdasarkan laporan semak ralat

data

13

Aktiviti 9: Semak dan Kemaskini Maklumat Tempat Letak Kenderaan
Sekolah

BIL. TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI UNDANG-
1. JAWAB LAIN YANG UNDANG,
PERATURAN
PGB/PK Terima surat arahan kutipan data ADA DAN PUNCA
MPS daripada KPM HUBUNGAN/
KUASA
DIRUJUK
Guru Besar/ Surat Arahan
Kutipan Data
Penolong
Kanan

Pentadbiran

2. Menyemak ralat data Maklumat
GDM
Tempat Letak Kenderaan Pegawai Aset

Sekolah dengan menggunakan

utiliti

3. Mengemaskini data dalam Modul
GDM
Pengurusan Sekolah (MPS) Pegawai Aset

berdasarkan laporan semak ralat

data

14

Aktiviti 10: Semak dan Kemaskini Maklumat Submodul Infraskrutur
Sekolah

BIL. TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI UNDANG-
1. JAWAB LAIN YANG UNDANG,
2. PGB/PK Terima surat arahan pengisian PERATURAN
submodul Infrastruktur MPS ADA DAN PUNCA
GDM daripada KPM HUBUNGAN/
KUASA
Mengedar dan mengumpul DIRUJUK
Borang Semak Laporan Verifikasi Guru Besar/ Surat Arahan
Pengguna Fasiliti Penolong Kutipan Data
Kanan
Pentadbiran
Jawatankuasa
Pembangunan
Sekolah

Jawatankuasa

3. Menyemak Borang Semak Pembangunan
GDM
Laporan Verifikasi Pengguna Sekolah

Fasiliti

Jawatankuasa

4. Mengemaskini data submodul Pembangunan
GDM
Infrastruktur dalam MPS Sekolah

5. PGB Mengesahkan pengisian Guru Besar

submodul Infrastuktur MPS

15

Aktiviti 11: Menyediakan Lampiran Pengesahan Maklumat Sekolah (LPMS)

BIL. TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI UNDANG-
1. JAWAB LAIN YANG UNDANG,
Terima surat arahan kutipan PERATURAN
PGB/PK data MPS daripada KPM ADA DAN PUNCA
HUBUNGAN/
KUASA
DIRUJUK
Surat Arahan
Guru Besa/ Kutipan Data
Penolong
Kanan
Pentadbiran

2. Cetak Lampiran Pengesahan Guru Data
Maklumat Sekolah
GDM

3. Semak kesahihan Lampiran Guru Besar/
PGB/PK Pengesahan
Maklumat Penolong

Sekolah Kanan

4. Mengemaskini data sekolah
GDM
dalam Modul Pengurusan Guru Data

Sekolah (MPS)

5. Mengesahkan Lampiran

PGB Pengesahan Maklumat Guru Besar

Sekolah

16

Aktiviti 12: Setiausaha Jawatankuasa Pengurusan Maklumat Sekolah
(JPMS)

BIL. TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI UNDANG-
JAWAB LAIN YANG UNDANG,
1. Menyelaras tarikh mesyuarat PERATURAN
2. PGB/PK JPMS dengan takwim sekolah ADA DAN PUNCA
Mengedar surat panggilan HUBUNGAN/
PGB/PK mesyuarat KUASA
DIRUJUK
SOP SPS
Guru Besar

Guru Besar/
Penolong
Kanan

3. Melaksana mesyuarat serta
GDM
menyebar maklumat yang

diperolehi semasa Guru Besar

kursus/taklimat pengurusan

data yang dihadiri

4. Mencatat minit mesyuarat dan Guru Besar/
GDM
mengambil maklum / tindakan Penolong

berdasarkan keputusan Kanan/

mesyuarat Ahli JPMS

5. Mendapatkan pengesahan
GDM minit mesyuarat daripada Ahli JPMS

pengerusi

6. Mengedar minit dan maklum
GDM Ahli JPMS
balas mesyuarat

7. Mengumpul dan menyediakan
GDM maklum balas untuk edaran Ahli JPMS

mesyuarat akan datang

8. GDM Memfailkan minit mesyuarat Ahli JPMS

17

Aktiviti 13: Penghasilan Laporan Statistik Maklumat Asas Pendidikan
(MAP)

BIL. TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI UNDANG-
JAWAB LAIN YANG UNDANG,
1. Merancang pelaporan statistik PERATURAN
2. PGB/PK Maklumat Asas Pendidikan 3 ADA DAN PUNCA
kali setahun (Januari, Jun, HUBUNGAN/
3. PGB/PK Oktober) KUASA
DIRUJUK
GDM Menghasil draf pelaporan Akta Rahsia
statistik Maklumat Asas Guru Data Rasmi 1972
Pendidikan
Guru Besar/
Pembetulan/pengesahan Penolong
format untuk digunakan Kanan
sebagai pelaporan statistik Pentadbiran/
Maklumat Asas Pendidikan Ahli JPMS
Guru Besar/
Penolong
Kanan
Pentadbiran/
Ahli JPMS

4. GDM Pembentangan laporan

statistik Maklumat Asas Ahli JPMS

Pendidikan yang dihasilkan

5. Pengesahan laporan statistik
GDM
Maklumat Asas Pendidikan Guru Besar

yang dihasilkan

6. Menyerahkan laporan statistik
GDM
Maklumat Asas Pendidikan Ahli JPMS
yang disahkan untuk tindakan

7. Memfailkan laporan statistik
GDM
Maklumat Asas Pendidikan Ahli JPMS

yang disahkan

18

6.TANCGAGRUTNAGJAALWIRAB

Aktiviti 1: Semak Dan Kemaskini Maklumat Profil Am Sekolah

PROSES KERJA

TANGGUNGJAWAB

MULA

PGB/PK Terima surat arahan kutipan data

GDM Menyemak ralat data Profil Am Sekolah dengan
GDM menggunakan utiliti
YA
Data Sahih?
TIDAK
Mengemaskini data dalam Modul Pengurusan Sekolah
(MPS)

TAMAT

19

Aktiviti 2: Semak dan Kemaskini Maklumat Pengurusan Sekolah

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA

MULA

PGB/PK Terima surat arahan kutipan data

GDM Menyemak ralat data Maklumat Pengurusan Sekolah
dengan menggunakan utiliti
YA
Data Sahih?
GDM TIDAK

Mengemaskini data dalam Modul Pengurusan Sekolah
(MPS)

TAMAT

20

Aktiviti 3: Semak dan Kemaskini Maklumat Kedudukan Sekolah

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA

MULA

PGB/PK Terima surat arahan kutipan data

GDM Menyemak ralat data Maklumat Kedudukan Sekolah
dengan menggunakan utiliti
YA
Data Sahih?
GDM TIDAK

Mengemaskini data dalam Modul Pengurusan Sekolah
(MPS)

TAMAT

21

Aktiviti 4: Semak dan Kemaskini Maklumat Kawasan Sekolah

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA

MULA

PGB/PK Terima surat arahan kutipan data

GDM Menyemak ralat data Maklumat Kawasan Sekolah
dengan menggunakan utiliti
YA
Data Sahih?
GDM TIDAK

Mengemaskini data dalam Modul Pengurusan Sekolah
(MPS)

TAMAT

22

Aktiviti 5: Semak dan Kemaskini Maklumat Bangunan dan Bilik Sekolah

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA

MULA

PGB/PK Terima surat arahan kutipan data

GDM Menyemak ralat data Maklumat Bangunan dan Bilik
Sekolah dengan menggunakan utiliti
YA
Data Sahih?
GDM TIDAK

Mengemaskini data dalam Modul Pengurusan Sekolah
(MPS)

TAMAT

23

Aktiviti 6: Semak dan Kemaskini Maklumat Peralatan Sekolah

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA

MULA

PGB/PK Terima surat arahan kutipan data

GDM Menyemak ralat data Maklumat Peralatan Sekolah
dengan menggunakan utiliti
YA
Data Sahih?
GDM TIDAK

Mengemaskini data dalam Modul Pengurusan Sekolah
(MPS)

TAMAT

24

Aktiviti 7: Semak dan Kemaskini Maklumat Kemudahan Sukan Sekolah

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA

MULA

PGB/PK Ko Terima surat arahan kutipan data

GDM Menyemak ralat data Maklumat Kemudahan Sukan
Sekolah dengan menggunakan utiliti
YA
Data Sahih?
GDM TIDAK

Mengemaskini data dalam Modul Pengurusan Sekolah
(MPS)

TAMAT

25

Aktiviti 8: Semak dan Kemaskini Maklumat Tandas Sekolah

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA

MULA

PGB/PK Terima surat arahan kutipan data

GDM Menyemak ralat data Maklumat Tandas Sekolah
dengan menggunakan utiliti
YA
Data Sahih?
GDM TIDAK

Mengemaskini data dalam Modul Pengurusan Sekolah
(MPS)

TAMAT

26

Aktiviti 9: Semak dan Kemaskini Maklumat Tempat Letak Kenderaan
Sekolah

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA

MULA

PGB/PK Terima surat arahan kutipan data

GDM Menyemak ralat data Maklumat Tempat Letak
Kenderaan Sekolah dengan menggunakan utiliti
YA
Data Sahih?
GDM TIDAK

Mengemaskini data dalam Modul Pengurusan Sekolah
(MPS)

TAMAT

27

Aktiviti 10: Semak dan Kemaskini Maklumat Submodul Infrastruktur
Sekolah

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA

MULA

PGB/PK Terima surat arahan pengisian submodul Infrastruktur
MPS daripada KPM
GDM Mengedar dan mengumpul Borang Semak Laporan Verifikasi
GDM Pengguna Fasiliti

YA Menyemak Borang Semak Laporan Verifikasi Pengguna
Fasiliti
GDM Data Sahih?
TIDAK

Mengemaskini data submodul Infrastruktur dalam MPS

PGB Mengesahkan pengisian submodul Infrastuktur MPS

TAMAT

28

Aktiviti 11: Menyediakan Lampiran Pengesahan Maklumat Sekolah (LPMS)

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA

PGB/PK
GDM
PGB/PK

GDM
PGBGDM

GDM

29

Aktiviti 12: Setiausaha Jawatankuasa Pengurusan Maklumat Sekolah
(JPMS)

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA

MULA

PGB/PK Merancang mesyuarat JPMS 3 kali setahun (Januari, Jun,
Oktober)

GDM Mengedar surat panggilan mesyuarat
GDM Melaksana mesyuarat serta menyebar maklumat yang
diperolehi semasa kursus/taklimat pengurusan data yang
GDM dihadiri
GDM Mencatat minit mesyuarat dan mengambil maklum/
GDM tindakan berdasarkan keputusan mesyuarat
Mendapatkan pengesahan minit mesyuarat daripada
pengerusi

Mengedar minit dan maklum balas mesyuarat

GDM Mengumpul dan menyatukan dapatan maklum balas untuk
GDM edaran mesyuarat akan datang
Memfailkan minit mesyuarat

TAMAT 30

Aktiviti 13: Penghasilan Laporan Statistik Maklumat Asas Pendidikan
(MAP)

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA

MULA

PGB/PK Merancang pelaporan statistik Maklumat Asas Pendidikan
GDM 3 kali setahun (Januari, Jun, Oktober)
GDM Menghasil draf pelaporan statistik Maklumat Asas
GDM Pendidikan
PGB/PK Pembetulan/pengesahan format untuk digunakan sebagai
GDM pelaporan statistik Maklumat Asas Pendidikan
GDM Pembentangan laporan statistik sekolah Maklumat Asas
Pendidikan yang dihasilkan

Pengesahan laporan statistik Maklumat Asas Pendidikan
yang dihasilkan
Menyerahkan laporan statistik Maklumat Asas Pendidikan
yang disahkan untuk tindakan
Memfailkan laporan statistik Maklumat Asas Pendidikan
yang disahkan

TAMAT

31

7. SENARAI SEMAK

Aktiviti 1: Semak Dan Kemaskini Maklumat Profil Am Sekolah

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1. Terima surat arahan kutipan data MPS
daripada KPM

2. Menyemak ralat data Profil Am Sekolah
dengan menggunakan utiliti

Mengemaskini data dalam Modul

3. Pengurusan Sekolah (MPS)

berdasarkan laporan semak ralat data

Aktiviti 2: Semak dan Kemaskini Maklumat Pengurusan Sekolah

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1. Terima surat arahan kutipan data MPS
daripada KPM

Menyemak ralat data Maklumat

2. Pengurusan Sekolah dengan

menggunakan utiliti

Mengemaskini data dalam Modul

3. Pengurusan Sekolah (MPS)

berdasarkan laporan semak ralat data

32

Aktiviti 3: Semak dan Kemaskini Maklumat Kedudukan Sekolah

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1. Terima surat arahan kutipan data MPS
daripada KPM

Menyemak ralat data Maklumat

2. Kedudukan Sekolah dengan

menggunakan utiliti

Mengemaskini data dalam Modul

3. Pengurusan Sekolah (MPS)

berdasarkan laporan semak ralat data

Aktiviti 4: Semak dan Kemaskini Maklumat Kawasan Sekolah

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1. Terima surat arahan kutipan data MPS
daripada KPM

Menyemak ralat data Maklumat

2. Kedudukan Sekolah dengan

menggunakan utiliti

Mengemaskini data dalam Modul

3. Pengurusan Sekolah (MPS)

berdasarkan laporan semak ralat data

33

Aktiviti 5: Semak dan Kemaskini Maklumat Bangunan dan Bilik Sekolah

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1. Terima surat arahan kutipan data MPS
daripada KPM

Menyemak ralat data Maklumat
2. Bangunan dan Bilik Sekolah dengan

menggunakan utiliti

Mengemaskini data dalam Modul

3. Pengurusan Sekolah (MPS)

berdasarkan laporan semak ralat data

Aktiviti 6: Semak dan Kemaskini Maklumat Peralatan Sekolah

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1. Terima surat arahan kutipan data MPS
daripada KPM

Menyemak ralat data Maklumat

2. Peralatan Sekolah dengan

menggunakan utiliti

Mengemaskini data dalam Modul

3. Pengurusan Sekolah (MPS)

berdasarkan laporan semak ralat data

34

Aktiviti 7: Semak dan Kemaskini Maklumat Kemudahan Sukan Sekolah

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1. Terima surat arahan kutipan data MPS
daripada KPM

Menyemak ralat data Maklumat
2. Kemudahan Sukan Sekolah dengan

menggunakan utiliti

Mengemaskini data dalam Modul

3. Pengurusan Sekolah (MPS)

berdasarkan laporan semak ralat data

Aktiviti 8: Semak dan Kemaskini Maklumat Tandas Sekolah

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1. Terima surat arahan kutipan data MPS
daripada KPM

2. Menyemak ralat data Maklumat Tandas
Sekolah dengan menggunakan utiliti

Mengemaskini data dalam Modul

3. Pengurusan Sekolah (MPS)

berdasarkan laporan semak ralat data

35

Aktiviti 9: Semak dan Kemaskini Maklumat Tempat Letak Kenderaan
Sekolah

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1. Terima surat arahan kutipan data MPS
daripada KPM

Menyemak ralat data Maklumat Tempat
2. Letak Kenderaan Sekolah dengan

menggunakan utiliti

Mengemaskini data dalam Modul

3. Pengurusan Sekolah (MPS)

berdasarkan laporan semak ralat data

Aktiviti 10: Semak dan Kemaskini Maklumat Submodul Infrastruktur
Sekolah

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Terima surat arahan pengisian
1. submodul Infrastruktur MPS daripada

KPM

Mengedar dan mengumpul Borang
2. Semak Laporan Verifikasi Pengguna

Fasiliti

3. Menyemak Borang Semak Laporan
Verifikasi Pengguna Fasiliti

4. Mengemaskini data submodul
Infrastruktur dalam MPS

5. Mengesahkan pengisian submodul
Infrastuktur MPS

36

Aktiviti 11: Menyediakan Lampiran Pengesahan Maklumat Sekolah (LPMS)

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1. Terima surat arahan kutipan data MPS
daripada KPM

2. Cetak Lampiran Pengesahan Maklumat
Sekolah

3. Semak kesahihan Lampiran

Pengesahan Maklumat Sekolah

4. Mengemaskini data sekolah dalam
Modul Pengurusan Sekolah (MPS)

5. Mengesahkan Lampiran Pengesahan
Maklumat Sekolah

37

Aktiviti 12: Setiausaha Jawatankuasa Pengurusan Maklumat Sekolah
(JPMS)

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1. Merancang mesyuarat JPMS 3 kali
setahun (Januari, Jun, Oktober)

2. Mengedar surat panggilan mesyuarat

Melaksana mesyuarat serta menyebar

3. maklumat yang diperolehi semasa
kursus/taklimat pengurusan data yang

dihadiri

Mencatat minit mesyuarat dan
4. mengambil maklum / tindakan

berdasarkan keputusan mesyuarat

5. Mendapatkan pengesahan minit
mesyuarat daripada pengerusi

6. Mengedar minit dan maklum balas
mesyuarat

Mengumpul dan menyatukan dapatan
7. maklum balas untuk edaran mesyuarat

akan datang

8. Memfailkan minit mesyuarat

38

Aktiviti 13: Penghasilan Laporan Statistik Maklumat Asas Pendidikan
(MAP)

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Merancang pelaporan statistik
1. Maklumat Asas Pendidikan 3 kali

setahun (Januari, Jun, Oktober)

2. Menghasil draf pelaporan statistik
Maklumat Asas Pendidikan

Pembetulan/pengesahan format

3. untuk digunakan sebagai pelaporan

statistik Maklumat Asas Pendidikan

Pembentangan laporan statistik

4. Maklumat Asas Pendidikan yang

dihasilkan

Pengesahan laporan statistik

5. Maklumat Asas Pendidikan yang

dihasilkan

Menyerahkan laporan statistik

6. Maklumat Asas Pendidikan yang

disahkan untuk tindakan

Memfailkan laporan statistik

7. Maklumat Asas Pendidikan yang

disahkan

39

8. SENARAI UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA

BIL. SENARAI UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN

1. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil. 2/1991 : Panduan
Pengurusan Mesyuarat dan Urusan Jawatankuasa-
Jawatankuasa Kerajaan

2. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil 4 Tahun 1991 –
“Garis Panduan Mengenai Strategi-Strategi Peningkatan
Kualiti Dalam Perkhidmatan Awam”

3. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil 1 Tahun 1992 –
“Panduan Pengurusan Kualiti Menyeluruh (TQM) bagi
Perkhidmatan Awam

4. Akta Pendidikan 1996 Dan Peraturan-Peraturan Di Bawah
Akta Pendidikan 1996

5. Perintah-perintah Am Bab A hingga G

6. Peraturan-peraturan Awam (Kelakuan dan Tatatertib)
(Pindaan) 2002. Perlembagaan Persekutuan. P.U. (a) 246.
Kerajaan Malaysia (2002)

7. Pekeliling Pentadbiran Bil. 3/1967 Pindaan 1982 dan 2004

8. Surat Pekeliling Am Bil.2/1987 : Peraturan Pengurusan Rahsia
Rasmi Selaras Dengan Peruntukan-Peruntukan Akta Rahsia
Rasmi 1972 (Pindaan) 1986

9. Pekeliling ICT Bil.1/ 2012 Dasar Keselamatan Teknologi
Maklumat dan Komunikasi (DKICT) KPM Versi 2.0

10. Pelan Pembangunan Pendidikan 2013-2025

11. Surat siaran Kementerian Pendidikan Malaysia Bil.2/2014

12. Prosedur Operasi Standard Sistem Pengurusan Sekolah Versi
2.1 Pengintegrasian

13. Manual Definisi Variabel

14. Perintah Am, Peraturan Perkhidmatan, Skim Perkhidmatan,
Pekeliling Perkhidmatan, Surat Pekeliling Perkhidmatan dan
arahan-arahan lain yang berkuat kuasa dari semasa ke
semasa

40

Dokumen Rujukan (rujuk dokumen rujukan dalam SOP SPS yang
berkuat kuasa semasa)

a) Surat Pekeliling Ikhtisas Bil 14/2007: Pelantikan Guru Data Di
Sekolah Menengah Dan Rendah

b) Surat Siaran Kementerian Pendidikan Malaysia Bil. 21 Tahun
2014: Pelaksanaan Sistem Pengurusan Sekolah (SPS)

c) Surat Siaran Kementerian Pendidikan Malaysia Bilangan 15
Tahun 2015 – Pelaksanaan Sistem Single Sign On (SSO) Untuk
Log Masuk Sistem Pengurusan Sekolah (SPS)

d) Surat Makluman/ Arahan/ SOP berkaitan submodul/
aplikasi dalam Modul Pengurusan Sekolah (MPS)

e) Surat Makluman/ Arahan/ SOP berkaitan submodul/
aplikasi dalam Modul Pengurusan Guru (MPG)

f) Surat Makluman/ Arahan/ SOP berkaitan submodul/
aplikasi dalam Modul Pengurusan Murid (MPM)

g) Pekeliling ICT Bil 1. Tahun 2012 Dasar Keselamatan Teknologi
Maklumat Dan Komunikasi (DKICT) Kementerian Pelajaran
Malaysia, KP.BPM(S).100-11/1/4 Jld 2 (61) Bertarikh 19 Mac
2012

h) Akta 88 - Akta Rahsia Rasmi 1972
i) Akta 709 – Akta Perlindungan Data Peribadi 2010
j) Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil 4 Tahun 2018

41

9. SENARAI BORANG

BIL. BORANG KOD BORANG
PK07/5
Lampiran Pengesahan Maklumat
1.

Sekolah (LPMS)

2. Maklumbalas minit mesyuarat

3. Borang Semak Laporan Verifikasi Pengguna
Fasiliti

10. SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

1. Jawatankuasa Kewangan Sekolah
2. Jawatankuasa Audit Akademik
3. Jawatankuasa Pusat Sumber Sekolah
4. Jawatankuasa Bilik Komputer dan Frog VLE
5. Jawatankuasa Kelas Intensif
6. Jawatankuasa i-Think
7. Jawatankuasa Pemantauan
8. Jawatankuasa SKPMg2
9. Jawatankuasa SPSK
10. Jawatankuasa Pendidikan Pencegahan Anti Dadah
11. Jawatankuasa Keselamatan dan Kecemasan
12. Jawatankuasa Program RIMUP
13. Jawatankuasa Kebersihan Sekolah

42