Myportfolio PK HEM 2018 EDIT -converted-1

myPortfolio

PENOLONG KANAN HAL EHWAL MURID
MAKTAB MAHMUD LANGKAWI

BAHAGIAN : MAKTAB MAHMUD LANGKAWI
ALAMAT : MUKIM ULU MELAKA,07000 LANGKAWI KEDAH
NO. TELEFON : 04-9555301
NO. FAKS. : 04-9551263
LAMAN
SESAWANG : http://pkhemmml.blogspot.com

1

MAKLUMAT PEGAWAI

Nama : AHMAD ZAKI BIN MD ISA

Gelaran Jawatan : Penolong Kanan Hal Ehwal Murid (KUP)

Gred Hakiki Jawatan : DG44

Tarikh Penempatan : 19 FEB 2002

DILULUSKAN OLEH

Nama : SOPIAH BT.SHAARI
Gelaran Jawatan : PENGETUA
Gred Jawatan : DG48
Tarikh : 22 November 2018

2

JADUAL PENGEMASKINIAN

BIL. TARIKH TAJUK TANDATANGAN
PENYELIA
1. 15 November 2018 Penyediaan MyPortfolio
SOPIAH BT.SHAARI
PENGETUA

3

KANDUNGAN

PERKARA MUKA SURAT
Carta Organisasi 1-2
Carta Fungsi 3
Aktiviti-aktiviti bagi Fungsi 4-5
Deskripsi Tugas 6-7
Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak
Senarai Undang-undang, Peraturan dan Punca Kuasa
Senarai Borang
Senarai Jawatankuasa yang Dianggotai

4

1. CARTA ORGANISASI
CARTA ORGANISASI MAKTAB MAHMUD LANGKAWI
JPN
PPD

5

1.2 CARTA ORGANISASI PENTADBIRAN MAKTAB MAHMUD LANGKAWI
PENGETUA

PENOLONG PENOLONG PENOLONG
KANAN KANAN HEM KANAN

PENTADBIRAN KOKURIKULUM

6

2. CARTA FUNGSI

PENOLONG KANAN HAL ELWAL MURID

a) Bertanggungjawab dalam peningkatan sahsiah
murid serta memastikan pelaksanaan selaras
dengan dasar KPM

b) Mewujudkan hubungan dua hala dengan
komuniti dan agensi-sgensi luar

c) Mengajar mengikut pekeliling berkuatkuasa

PENGURUSAN PENGOPERASIAN
a) Pengurusan Hal Ehwal Murid
a) Pengurusan Organisasi
b) Pengurusan Pembangunan Sumber

Manusia
c) Pengurusan Perhubungan Luar

7

3. AKTIVITI-AKTIVITI BAGI FUNGSI

PENOLONG KANAN HAL EHWAL MURID

PENGURUSAN ORGANISASI
a. Membantu merancang dan melaksanakan pengurusan strategik,

pengurusan pengumpulan dan penganalisisan data, pengurusan
mesyuarat, pengurusan aduan, pengurusan perhubungan pelanggan,
pengurusan program dan pengurusan dokumen dan rekod kerajaan
b. Melaksanakan Pentaksiran Berasaskan Sekolah
c. Membantu merancang dan melaksanakan pembangunan sumber
manusia meliputi latihan personel dan penilaian prestasi bagi guru
d. Membantu merancang dan melaksanakan program lawatan dan
hubungan dengan pihak luar

PENGURUSAN KURIKULUM
a. Melaksanakan PdP mengikut pekeliling berkuatkuasa

PENGURUSAN HAL EHWAL MURID
a. Membantu merancang dan menyelaras pelaksanaan program disiplin

murid
b. Membantu merancang dan memantau perkhidmatan bimbingan dan

kaunseling murid
c. Membantu merancang dan menyelaras pelaksanaan program kesihatan,

kebajikan dan keceriaan sekolah
d. Membantu merancang dan menyelaras pengurusan buku teks
e. Membantu mengawal dan menyelaras perkhidmatan keselamatan dan

kebersihan bangunan dan kawasan
f.Membantu mengawal dan memantau pengurusan kantin dan kedai buku

8

4. DESKRIPSI TUGAS

MAKLUMAT UMUM

GELARAN Penolong Kanan KETUA Ketua Pengarah Pelajaran
JAWATAN Hal Ehwal Murid
RINGKASAN PERKHIDMATAN Malaysia
GELARAN PK HEM
JAWATAN KEDUDUKAN DI
DG44
GRED JAWATAN WARAN Rujuk waran B63

GRED JD PERJAWATAN

STATUS BIDANG UTAMA Pendidikan
JAWATAN
HIRARKI 1 Tetap SUB-BIDANG 1. Pengurusan
(BAHAGIAN) 2. Pengoperasian
Maktab Mahmud DISEDIAKAN
HIRARKI 2 Langkawi OLEH Ahmad Zaki bin Md Isa
(CAWANGAN/ Pen Kanan HEM
SEKTOR/UNIT) DISEMAK OLEH
Sopiah bt.Shaari
Pengetua

DILULUSKAN Sopiah bt.Shaari
OLEH Pengetua

SKIM Pegawai TARIKH 22 November 2018
PERKHIDMATAN Perkhidmatan DOKUMEN
Pendidikan

TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN

Membantu merancang dan menyelaras pengurusan organisasi dan pengurusan hal ehwal
murid bagi memastikan berlaku peningkatan kualiti sekolah serta kemenjadian murid yang
seimbang dan menyeluruh.

9

AKAUNTABILITI TUGAS UTAMA

Membantu merancang, 1. Membantu merancang dan melaksanakan pengurusan strategik,
merangka dan pengurusan pengumpulan dan penganalisisan data, pengurusan
menyelaraskan program/ mesyuarat, pengurusan aduan, pengurusan perhubungan
aktiviti pengurusan sekolah pelanggan, pengurusan program dan pengurusan dokumen dan
yang komprehensif bagi rekod kerajaan
memastikan kualiti sekolah
meningkat secara konsisten. 2. Melaksanakan Pentaksiran Berasaskan Sekolah
3. Membantu merancang dan melaksanakan pembangunan sumber

manusia meliputi latihan personel dan penilaian prestasi bagi guru
4. Membantu merancang dan melaksanakan program lawatan dan

hubungan dengan pihak luar

Membantu merancang dan 1. Membantu merancang dan menyelaras pelaksanaan program

mentadbir pengurusan hal disiplin murid

ehwal murid bagi 2. Membantu merancang dan memantau perkhidmatan bimbingan

memastikan keselamatan, dan kaunseling murid

kebajikan dan kemenjadian 3. Membantu merancang dan menyelaras pelaksanaan program
murid secara menyeluruh 4. kesihatan, kebajikan dan keceriaan sekolah
Membantu merancang dan menyelaras pengurusan buku teks

5. Membantu mengawal dan menyelaras perkhidmatan keselamatan

dan kebersihan bangunan dan kawasan

5. Membantu mengawal dan memantau pengurusan kantin dan

kedai buku

Melaksanakan PdP bagi 1. Melaksanakan PdP mengikut pekeliling berkuatkuasa
memastikan murid menerima
pembelajaran berdasarkan
dasar kurikulum kebangsaan

10

DIMENSI
• Kategori Sekolah : LUAR BANDAR
• Gred Sekolah: B
• Bilangan Sesi Persekolahan: 1
• Bilangan Penolong Kanan: 3
• Bilangan Guru : 32
• Bilangan AKP: 8
• Bilangan Murid: 337
• Bilangan Kelas:11
• Kelas PPKI: TIADA

KELAYAKAN AKADEMIK/IKHTISAS
• Diploma Pendidikan ,Institut Perguruan Darul Aman ( IPDA )
• Ijazah Sarjana Muda Al-Quran dan Qiraat Al-Azhar Mesir

KOMPETENSI
• Kemahiran kepimpinan
• Kemahiran merancang dan menganalisis
• Kemahiran membuat keputusan
• Kemahiran menyelia

PENGALAMAN
• Berkhidmat dalam pendidikan sekurang-kurangnya 16 tahun

11

CPARROTSAEASLKIRERJA

Aktiviti 11 : Mengurus disiplin murid

BIL. TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI UNDANG-UNDANG,
JAWAB LAIN YANG PERATURAN DAN

ADA PUNCA KUASA
HUBUNGAN/
1. P Melantik guru disiplin (dalam
2. P kalangan GAB) sekolah DIRUJUK

3. PK HEM Mengadakan mesyuarat PK HEM
Pengurusan Disiplin
4. GAB PK HEM
5. PK HEM Menyenaraikan kesalahan
disiplin sekolah: PK HEM

1. Jenayah PK HEM
2. Buli PK HEM
3. Rokok
4. Ponteng sekolah
5. Lucah
6. Kurang sopan
7. Tingkah laku musnah
8. Kelakuan nakal
9. Tidak patuh masa
10. Kekemasan diri

Memantau dan pemeriksaan
bagi pencegahan disiplin
sekolah.

Merekod kes-kes disiplin
dalam sistem

6. PK HEM Menganalisis kes-kes disiplin
7 PK HEM
Mengambil tindakan
berdasarkan prosedur
ditetapkan bagi kes-kes
disiplin.sekolah sepertimana
garis panduan yang
berkuatkuasa

8 PK HEM Melaporkan kes-kes disiplin
sekolah sepertimana garis
panduan yang berkuatkuasa.

12

Aktiviti 3.1 : Mengurus disiplin murid

Tanggungjawab Mula Proses Kerja Tempoh masa

PGB Melantik guru disiplin sekolah 120 minit
PGB
PK HEM Mengadakan mesyuarat pengurusan 120 minit
GAB disiplin 390 minit
PK HEM 1920 minit
PK HEM Menyenaraikan kesalahan
PK HEM disiplin sekolah 120 minit
120 minit
Memantau dan melaksanakan 620hahariri
pemeriksaan pencegahan 480 minit
disiplin sekolah

Merekod kes-kes disiplin
sekolah

Menganalisis kes-kes disiplin sekolah

Mengambil tindakan bagi kes disiplin
berdasarkan garis panduan

PK HEM Kes Selesai
Tindakan Melapor kes disiplin sekolah

120 minit

Tamat

13

PROSSEENSAKREARI JSAEMAK

Aktiviti 3.1 : Mengurus disiplin murid

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1. Melantik guru disiplin sekolah

2. Mengadakan mesyuarat Pengurusan
disiplin

Menyenaraikan kesalahan disiplin
sekolah:

1. Jenayah

2. Buli

3. Rokok

3 4. Ponteng sekolah
5. Lucah

6. Kurang sopan

7. Tingkah laku

musnah

8. Kelakuan nakal

9. Tidak patuh masa

10. Kekemasan diri

Memantau dan melaksanakan

4. pemeriksaan bagi pencegahan disiplin

sekolah.

5. Merekod kes-kes disiplin dalam sistem SSDM

6. Menganalisis kes-kes disiplin Merujuk kepada
buku peraturan
Mengambil tindakan berdasarkan disiplin sekolah

7. prosedur ditetapkan bagi kes-kes
disiplin.sekolah sepertimana garis

panduan yang berkuatkuasa

Melaporkan kes-kes disiplin sekolah

8. sepertimana garis panduan yang

berkuatkuasa.

14

Aktiviti : 3.3 Mengurus aspek bantuan murid

TANGG PROSES KERJA PEGAWAI UNDANG-UNDANG,
BIL. UNG LAIN YANG PERATURAN DAN

JAWAB ADA PUNCA KUASA
HUBUNGAN/
1. PGB Mengarahkan pelaksanaan
pengurusan bantuan DIRUJUK

2. PK HEM Menubuhkan dan melantik PKHEM
jawatankuasa bantuan
PK HEM

Membuat makluman kepada

3. PK HEM ibubapa dan murid tentang

bantuan

Menguruskan permohonan

4. PK HEM bantuan secara manual atau

atas atas talian

Memperakukan murid yang

5. PGB layak menerima bantuan dalam

mesyuarat panel

6. PK HEM Menyediakan senarai murid
yang layak bantuan

Mengesahkan senarai nama

7. PGB murid yang laya menerima

bantuan

Menghantar senarai nama

8. PK HEM murid layak bantuan kepada

JPN/ PPD

9. PK HEM Memastikan murid mendapat
bantuan kebajikan

Menyediakan analisis dan laporan
10. PK HEM penerimaan bantuan

11. PK HEM Membuat pelaporan
12. PK HEM Perekodan dan pembuatan

15

CARTA ALIR

Aktiviti : 3.3 Mengurus aspek bantuan murid

TANGGUNG MULA PROSES KERJA TEMPOH
JAWAB MASA

PGB Keluar arahan pelaksanaan

PK HEM Tubuh dan lantik jawatankuasa bantuan

PK HEM Maklum kepada ibubapa dan murid tentang
PK HEM bantuan
PGB
PK HEM Uruskan permohonan
PGB
PK HEM Peraku murid layak dalam mesyuarat panel
PK HEM
Sedia senarai murid yang layak bantuan
PK HEM
PK HEM Sahkan senarai nama murid yang layak
PK HEM Menghantar senarai nama murid layak
bantuan kepada JPN/ PPD
Memastikan murid mendapat bantuan
kebajikan

Menyediakan analisis dan laporan
penerimaan bantuan

Membuat pelaporan

Perekodan dan pembuatan

16

SENARAI SEMAK

Aktiviti : 3.3 Mengurus aspek bantuan murid

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1. Mengarahkan pelaksanaan
pengurusan bantuan

2. Menubuhkan dan melantik
jawatankuasa bantuan
Membuat makluman kepada

3 ibubapa dan murid tentang
bantuan
Menguruskan permohonan

4. bantuan secara manual atau
atas atas talian
Memperakukan murid yang

5. layak menerima bantuan dalam
mesyuarat panel

6 Menyediakan senarai murid
yang layak bantuan

Mengesahkan senarai nama
7 murid yang laya menerima

bantuan

Menghantar senarai nama murid
8 layak bantuan kepada JPN/

PPD

9 Memastikan murid mendapat
bantuan kebajikan

Menyediakan analisis dan laporan
10 penerimaan bantuan

11
Membuat pelaporan

12 Perekodan dan pembuatan

17

PROSES KERJA

Aktiviti : 3.4 Mengurus aspek kesihatan

TANGG PROSES KERJA PEGAWAI UNDANG-UNDANG,
BIL. UNG LAIN YANG PERATURAN DAN

JAWAB ADA PUNCA KUASA
HUBUNGAN/
1. PGB Mengarahkan pelaksanaan
aktiviti kesihatan murid DIRUJUK

PKHEM

2. PGB Menubuhkan dan melantik Guru
jawatankuasa

3. PK Merancang pelaksanaan aktiviti Guru
HEM kesihatan murid PK HEM
Melaksanakan aktiviti kesihatan
4. Guru murid

5. PK Memantau aktiviti kesihatan Guru
HEM murid

6. Guru Membuat analisis dan Guru
pelaporan aktiviti Guru
7. PK Guru
HEM Membuat pelaporan aktiviti

8. Guru Perekodan dan
pendokumentasian

18

CARTA ALIR

Aktiviti : 3.4 Mengurus aspek kesihatan

TANGGUNG MULA PROSES KERJA TEMPOH
JAWAB MASA
Mengarahkan pelaksanaan aktiviti
PGB kesihatan murid

PGB Menubuhkan dan melantik
jawatankuasa
PK HEM
Merancang pelaksanaan aktiviti
Guru kesihatan murid
PK HEM
Guru Melaksanakan aktiviti kesihatan murid
PK HEM
Memantau aktiviti kesihatan murid
Membuat analisis dan pelaporan aktiviti

Membuat pelaporan aktiviti

Guru Perekodan dan pendokumentasian

TAMAT

19

SENARAI SEMAK

Aktiviti : 3.4 Mengurus aspek kesihatan

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1. Mengarahkan pelaksanaan
aktiviti kesihatan murid

2. Menubuhkan dan melantik
jawatankuasa

3 Merancang pelaksanaan aktiviti
kesihatan murid

4. Melaksanakan aktiviti kesihatan
murid

5. Memantau aktiviti kesihatan
murid

6 Membuat analisis dan pelaporan
aktiviti

7. Membuat pelaporan aktiviti

8. Perekodan dan
pendokumentasian

20

5. PROSES KERJA

Pinjaman Buku Teks PEGAWAI
LAIN YANG
5. PROSES KERJA
ADA
BIL. TANGGUNG PROSES KERJA HUBUNGAN/ UNDANG-UNDANG,
JAWAB PERATURAN DAN
DIRUJUK
PUNCA KUASA
GPK
PINJAMAN BUKU TEKS Hem/Guru
SPBT/Guru
1. PGB Mengeluarkan arahan untuk Kelas
tindakan SPBT yang
selanjutnya setelah Guru
menerima Borang Maklumat SPBT/Guru
Murid (BMM) Kelas

PK HEM Menerima arahan serta GPK Hem
2. menyelaras percetakan BMM
GPK
Guru SPBT/Guru Mengedarkan Borang BMM Hem/Guru
3. Kelas SPBT
kepada murid / waris GPK
Hem/Guru
Guru Kelas Mengumpul Borang BMM SPBT
4. yang telah dilengkapkan
murid / waris Guru Kelas

Guru Kelas Membuat semakan BMM dan GPK Hem
5. dokumen sokongan dan
menyediakan enrolmen yang GPK Hem /
layak Guru Kelas

PGB/ GPK Mengadakan mesyuarat Guru Kelas

jawatankuasa SPBT untuk Guru SPBT/
6. Hem/Guru SPBT meluluskan murid yang layak Guru Kelas
GPK Hem /
menerima SPBT Guru SPBT /
Guru Kelas
Guru SPBT / Memaklumkan murid / waris
7 Guru Kelas tentang kelulusan Guru Kelas
permohanan SPBT

8 Guru SPBT Menyediakan rumusan
enrolmen murid yang layak

9 Guru SPBT Mengisi borang keperluan
SPBT

10 PK HEM Membuat semakan borang
pesanan BTBTR 190 dan
Buku Stok

11 PGB Mengesahkan borang
pesanan BTBTR 190 dan
Buku Stok

PK HEM / Guru Menghantar borang BTBTR
SPBT
12 190 ke Unit SPBT Jabatan
Pendidikan

21

URUSAN PENERIMAAN
BUKU TEKS

Menerima bekalan buku teks
daripada pembekal. Melalui
invois, sila pastikan bahawa

13 a) Kod dan nama sekolah GPK Hem /
Guru SPBT Guru Kelas
betul

b) Judul buku dan bilangan

buku adalah sama seperti
dalam BTBTR Kew. 460

c) Buku yang dibekalkan

dalam keadaan baik

Mengisi invois berdasarkan;

a) Menurunkan tandatangan

dan kad pengenalan

b) Menulis tarikh

penerimaan buku

14 c) Meletakkan cap sekolah PGB/GPK
d) Mengisi buku penerimaan Hem

buku

Guru SPBT / PT e) Menyerahkan invois yang

lengkap kepada

pembekal

f) Menyimpan salinan invois

/ SAP

15 PK HEM / Guru Menghantar pelaporan PGB
SPBT penerimaan buku teks ke Unit
SPBT Jabatan Pendidikan
Negeri

URUSAN PELUPUSAN
BUKU TEKS

16 Mengasing dan mengikat PT
Guru SPBT buku teks yang rosak. Buku
Pendidikan Islam hendaklah
diasingkan.

Menyediakan bilangan

17 Guru SPBT / PT naskah yang telah rosak GPK Hem
menggunakan borang

Kew.300 V

Melaksanakan proses

18 Guru SPBT / PT pelupusan selaras dengan GPK Hem
keperluan Akta Arkib yang

sedang berkuatkuasa.

19 Guru SPBT / PT Mengemaskini rekod dan GPK Hem
dokumentasi.

22

6. CARTA ALIR

Aktiviti 3.4: Mengurus Skim Pinjaman Buku Teks

Tang6g.uCnAgjaRwTaAb ALIR Mula Proses Kerja

Tempoh masa

TanggungjaPwGBab PINJAMAN BUKU TEKS

Mula MePngreolusaerksanKaerarhjaan untuk tindakan Tem3p0omhinmit asa
A
SPBT seterusnya

PK HEM Mencetak Borang Maklumat Murid 13980 minit
PGB (BMM)
30 minit
GK Membuat ketetapan pengurusan 1170 minit
GPM pMuesnagt esduamrkbaenr BMM kepada murid /
waris 390 minit
GK Menyediakan peraturan penggunaan, 15 minit
Mpiennjagmumanpudlaknandadnanpemmeumlabnugaatnsebmukaukan 30 minit
GPM GK BpMusMatysaunmgbteerlah dilengkapkan oleh 5 minit
mMuernidge/lwuaarrkisan kad peminjaman buku
PGBG/GPPMK HEM/ G Mkeepnaydeadimakuarnidsenarai enrolmen murid 518m0inmitinit
SPBT/ GK yang layak 60 hari
36200hmmariinniitt
GPM Merekod buku pinjaman murid
GK
GPM Mengadakan mesyuarat Jawatankuasa
SSePmBTakan pemulangan buku pinjaman
murid

Memaklumkan murid / waris keputusan
pMeernmgoehluoanraknanSPseBnTarai murid tidak
mematuhi jadual pemulangan buku

PGGBS/GPPBKT Menyediakan rumusan enrolmen murid 60 hari
Myaennggelaluyaarkkan surat peringatan kepada 3600 mmiinniitt
murid yang gagal memulangkan buku

GPM G SPBT Mengisi borang keperluan SPBT
BTBTR 190
GPK HEM 3600 mmiinniitt
MAneamlibsuisabt islaenmgaaknamn ubroidraynagng tidak 3150 mmiinniitt
GPM BmTeBnTgRem1b9a0likan buku 15 minit
15 minit
GPM / PPTGB TMinednagkeasnahskuasnulbaonrang BTBTR 1650 mmiinniitt
190
GPK HEM / G SPBT Merekod dan mendokumentasi
GPM / PT
Menghantar borang BTBTR 190
GPM / PT kMeeUrenkitoSdPdBaTn Jmaebnadtaonkumentasi
Pendidikan

Merekod dan mendokumentasi 15 minit

23

6. CARTA ALIR

6. CARTA ALIR

Aktiviti 3.4: Mengurus Skim Pinjaman Buku Teks

Tanggungjawab A Proses Kerja Tempoh masa
Mula
TanggunGgjSaPwBTab URUSAN PENERIMAAN BUKU 390 minit
TEKS
G SPBT / PT Tempoh masa
PGB MPenreorimsea sbeKkaelarnjabuku teks daripada
PK HEM / G
pembekal
GPM SPBT
G SPBT / PT MMeenmgbisuiaint vkoeitceetapan pengurusan pusat 31017m0inmitinit
sumber
G SPBT / PT
GPM Menghantar pelaporan penerimaan 30 minit
GPGMSPBT /PT 15 minit
Mbueknuyetedkiaskkaen UpneirtaStuPraBnT pJeanbgagtaunnaan, 180 minit
GPM pPinejnadmidaiknadnaNnedgaenripemulangan buku 5 minit
G SPBT /GPPTM 630 minit
UpMuResUnaSgt esAluuNmaPrbkEearLnUkPaUd SpAemNinBjaUmKaUnTbEuKkuS
PGB/GPK
Mkepnagdaasinmgudriadn mengikat buku teks

yang rosak
Merekod buku pinjaman murid
SMeemnyaekdainakpaenmbuilangan bnuaksukaphinyjamngan
mteularhidrosak

MMeelnagkeslaunaarkkaann speronsaerasipmeulurpidustidanak 30 minit
mematuhi jadual pemulangan buku

Mengemaskini rekod dan dokumentasi. 60 hari
2 hari
Analisis bilangan murid yang tidak
mengembalikan buku 60 hari

TAMAT

24

7. SENARAI SEMAK

7. SENARAI SEMAK

Aktiviti 3.4: Mengurus Skim Pinjaman Buku Teks

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

PINJAMAN BUKU TEKS

1. Mengeluarkan arahan untuk tindakan

SPBT yang selanjutnya.

2. Menerima arahan serta menyelaras
percetakan BMM

3 Mengedarkan Borang BMM kepada
murid / waris

4. Mengumpul Borang BMM yang telah
dilengkapkan murid / waris

Membuat semakan BMM dan
5. dokumen sokongan dan menyediakan

enrolmen yang layak

Mengadakan mesyuarat jawatankuasa
6. SPBT untuk meluluskan murid yang

layak menerima SPBT

7. Memaklumkan murid / waris tentang
kelulusan permohanan SPBT

7. Menyediakan rumusan enrolmen
murid yang layak

8. Mengisi borang keperluan SPBT

9. Membuat semakan borang pesanan
BTBTR 190 dan Buku Stok

10. Mengesahkan borang pesanan
BTBTR 190 dan Buku Stok

Menghantar borang BTBTR 190 ke

Unit SPBT Jabatan Pendidikan
11.

URUSAN PENERIMAAN BUKU
TEKS

a) Menerima bekalan buku teks

daripada pembekal. Melalui invois,

13. sila pastikan bahawa;
b) Kod dan nama sekolah betul

c) Judul buku dan bilangan buku

adalah sama seperti dalam

BTBTR Kew. 460

d) Buku yang dibekalkan dalam

keadaan baik

25

Memastikan invois diisi berdasarkan;
a) Menurunkan tandatangan dan kad

pengenalan
b) Menulis tarikh penerimaan buku
14. c) Meletakkan cap sekolah
d) Mengisi buku penerimaan buku
e) Menyerahkan invois yang lengkap

kepada pembekal
f) Menyimpan salinan invois / SAP

Menghantar pelaporan penerimaan
15. buku teks ke Unit SPBT Jabatan

Pendidikan Negeri

URUSAN PELUPUSAN BUKU TEKS

16. Mengasing dan mengikat buku teks

yang rosak. Buku Pendidikan Islam

hendaklah diasingkan.

Menyediakan bilangan naskah yang
17. telah rosak menggunakan borang

Kew.300 V

Melaksanakan proses pelupusan
18. selaras dengan keperluan Akta Arkib

yang sedang berkuatkuasa.

19. Mengemaskini rekod dan
dokumentasi.

26

8. SENARAI UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA

Aktiviti 3: PENGURUSAN HAL EHWAL MURID (HEM)
Aktiviti 4: Pengurusan Buku Teks

8. SENARAI UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA

1. Akta Pendidikan 1996 (Akta 550)
2. Pelan Pembangunan Pendidikan Malaysia 2013 – 2025

27

9. SENARAI BORANG

Aktiviti 1:PENGURUSAN DAN KEPIMPINAN ORGANISASI
Aktiviti 1(a)(vi): Pengurusan Program

BIL. 9. SENBAORRAAINBGORANG KOD BORANG

Borang Komputer BTBTR 190

Buku Stok BTBTR 460
Borang Komputer Kew.300 V
Borang Pelupusan Kew.300 X
Borang Sijil Pelupusan

28

PROSES KERJA

Aktiviti53..6P:RLOawSaEtaSnKMEurRidJ. A

BIL. TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI LAIN UNDANG-
JAWAB YANG ADA UNDANG,
HUBUNGAN/ PERATURAN
DIRUJUK DAN PUNCA

PGB KUASA

Menyediakan kertas cadangan IBU BAPA
PK
1. GAB dan mendapatkan kelulusan
daripada Pengetua atau Guru JPN/PPD

Besar GAB
PK
2. GAB Mengedar dan mendapatkan PK
kebenaran daripada waris. HOSPITAL
BALAI POLIS
3. GAB Mengadakan mesyuarat JPN
penyelarasan. PPD

Menyediakan dokumen bagi PK

4. GAB mendapatkan kelulusan aktiviti PK
daripada JPN/PPD (35 Hari
PGB
sebelum tarikh lawatan).
PK
5. PGB Mengesahkan permohonan

lawatan murid

6. GAB Memberi taklimat kepada peserta
lawatan dan waris

7. GAB Menyediakan arahan dan
peraturan secara bertulis.

Memaklumkan pergerakan

kepada hospital/pusat kesihatan,

8. GAB balai polis dan JPN/PPD yang

berhampiran dengan tempat

lawatan.

Memastikan Kotak Pertolongan

9. GAB Cemas diperiksa,peralatan

mencukupi serta sentiasa ada

bersama sepanjang aktiviti

10. GAB Mencatat pergerakan dalam buku
log

Membuat dan menghantar

11. GAB laporan lawatan dan laporan
perbelanjaan secara bertulis

kepada pelulus

12. GAB Perekodan dan

Pendokumentasian

29

CARTA ALIR

Aktiviti 3.6: Pengurusan Lawatan murid

Tanggungjawab Proses Kerja Tempoh Masa

GAB Menyediakan kertas cadangan dan 2880 minit
GAB mendapatkan kelulusan daripada PGB
GAB
GAB Mengedar dan mendapatkan kebenaran 1440 minit
daripada waris 120 minit
GAB
Mengadakan mesyuarat penyelarasan
GAB
GAB Menyediakan dokumen bagi mendapatkan 60,480 minit/ 6 minggu
GAB kelulusan aktiviti daripada JPN (35 hari 1440 minit
sebelum tarikh lawatan)
GAB
Mengesahkan permohonan lawatan murid
GAB
GAB Memberi taklimat kepada peserta lawatan
dan waris

Menyediakan arahan dan peraturan 20 minit
secara bertulis

Memaklumkan pergerakan kepada

hospital/pusat kesihatan, balai polis dan 1440 minit

JPN/PPD yang berhampiran dengan tempat

lawatan

Memastikan peti kecemasan diperiksa dan 4320 minit
sentiasa ada bersama sepanjang aktiviti

Mencatat pergerakan dalam buku log 4320 minit

Membuat dan menghantar laporan lawatan 1440 minit
dan laporan perbelanjaan secara bertulis 20 minit
kepada Pengetua atau Guru Besar

Perekodan dan pendokumentasian

30

SENARAI SEMAK

Aktiviti 1: Lawatan murid

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Menyediakan kertas cadangan dan mendapatkan
1. kelulusan daripada PGB

Mengedar dan mendapatkan kebenaran daripada
waris
2.

Mengadakan mesyuarat penyelarasan
3.

Menyediakan dokumen bagi mendapatkan kelulusan
4. aktiviti daripada JPN (35 hari sebelum tarikh lawatan)

5. Mengesahkan permohonan lawatan murid

6. Memberi taklimat kepada peserta lawatan dan waris
Menyediakan arahan dan peraturan secara bertulis

7.

Memaklumkan pergerakan kepada hospital/pusat
kesihatan, balai polis dan JPN/PPD yang
8. berhampiran dengan tempat lawatan

Memastikan peti kecemasan diperiksa dan sentiasa
9. ada bersama sepanjang aktiviti

Mencatat pergerakan dalam buku log
10.

Membuat dan menghantar laporan lawatan dan
11. laporan perbelanjaan secara bertulis kepada

Pengetua atau Guru Besar

Perekodan dan pendokumentasian
12.

31

PROSES KERJA

Aktiviti 3.7 : Pengurusan Pendaftaran Murid

BIL. TANGGUNG JAWAB PROSES KERJA PEGAWAI LAIN UNDANG-
YANG ADA UNDANG,
HUBUNGAN/ PERATURAN
DIRUJUK DAN PUNCA

KUASA

1. PK HEM/PT Mengenal pasti murid yang yang PK
akan mendaftar masuk

2. PK HEM/ PT Mendapatkan dokumen kelulusan PGB
kemasukan murid

Mendapatkan salinan dokumen

yang diperlukan seperti berikut:

1. Salinan surat beranak

2. Salinan kad pengenalan ibu bapa

3. PK HEM/ PT / penjaga PK

3. Salinan surat nikah

4. Surat hak penjagaan anak (jika

berkaitan)

5. Surat anak angkat (jika berkaitan)

Bil air/letrik/cukai pintu

4. PKP Menetapkan kemasukan murid ke Guru Kelas
kelas bersuaian

5. Guru Data Menguruskan pendaftaran murid Guru Kelas
masuk melalui sistem APDM

Memastikan data murid yang

6. Guru Kelas lengkap dan tepat melalui sistem Guru Data

APDM

Menyemak dan mengemaskini

dokumen fail peribadi murid yang

mengandungi:

1. Salinan Keputusan Peperiksaan

Terakhir (jika berkaitan)

2. Buku Rekod Profil Pentaksiran

7. Guru Kelas Sekolah PK

3. Buku Rekod Kesihatan Murid

4. Kad Rawatan Perkhidmatan

Pergigian

5. Buku Rekod Pencapaian Murid

Program j-Qaf

6. Sijil-sijil Pengiktirafan

8. Guru Kelas Mendaftar murid ke dalam buku PK
daftar rasmi sekolah PK

9. Guru Kelas /PT Rekod dan dokumentasi

32

CARTA ALIR
Aktiviti 3.7 : Pengurusan Pendaftaran Murid

TANGGUNGJAWAB CARTA ALIR PROSES KERJA TEMPOH

PK HEM/PT MULA Mengenal pasti murid yang yang akan 2 Minit
PK HEM/ PT mendaftar masuk 2 Minit
PK HEM/ PT Tidak
Lengkap? Mendapatkan dokumen kelulusan 5 Minit
PKP Ya kemasukan murid
Guru Data
Guru Kelas TAMAT Mendapatkan salinan dokumen yang
Guru Kelas diperlukan
Guru Kelas
Guru Kelas /PT Menetapkan kemasukan murid ke kelas 10 Minit
bersuaian 5 Minit

Menguruskan pendaftaran murid masuk
melalui sistem APDM

Memastikan data murid yang lengkap 10 Minit
dan tepat melalui sistem APDM

Menyemak dan mengemaskini 60 Minit
dokumen fail peribadi murid

Mendaftar murid ke dalam buku daftar 5 Minit
rasmi sekolah

Rekod dan dokumentasi 3 Minit

33

SENARAI SEMAK
Aktiviti 3.7 : Pengurusan Pendaftaran Murid

BIL. TINDAKAN TANDA (/ ) CATATAN

1. Mengenal pasti murid yang yang akan
mendaftar masuk

2. Mendapatkan dokumen kelulusan kemasukan
murid

Mendapatkan salinan dokumen yang
diperlukan seperti berikut:
1. Salinan surat beranak
3. 2. Salinan kad pengenalan ibu bapa / penjaga
3. Salinan surat nikah
4. Surat hak penjagaan anak (jika berkaitan)
5. Surat anak angkat (jika berkaitan)
6. Bil air/letrik/cukai pintu

4. Menetapkan kemasukan murid ke kelas
bersuaian

5. Menguruskan pendaftaran murid masuk
melalui sistem APDM

6. Memastikan data murid yang lengkap dan
tepat melalui sistem APDM

Menyemak dan mengemaskini dokumen fail
peribadi murid yang mengandungi:
1. Salinan Keputusan Peperiksaan Terakhir (jika

berkaitan)
7. 2. Buku Rekod Profil Pentaksiran Sekolah

3. Buku Rekod Kesihatan Murid
4. Kad Rawatan Perkhidmatan Pergigian
5. Buku Rekod Pencapaian Murid Program j-Qaf
6. Sijil-sijil Pengiktirafan

8. Mendaftar murid ke dalam buku daftar rasmi
sekolah

9. Rekod dan dokumentasi

34

PROSES KERJA

Aktiviti 3.8 : Pengurusan Pertukaran Murid

TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI LAIN UNDANG-
BIL. JAWAB YANG ADA UNDANG,
HUBUNGAN/ PERATURAN
DIRUJUK DAN PUNCA

KUASA

1. PK / PT Mengenal pasti murid yang akan Guru Kelas
bertukar keluar Guru Aliran

2. PK / PT Menyerahkan borang pertukaran PGB
kepada pemohon
PK HEM
Memastikan borang lengkap diisi
PK HEM
3. PK /GAB/PT dan maklumat tepat sebanyak 5 PK
PGB
salinan
PK/Guru Aliran
Mendapatkan salinan dokumen
Guru Kelas
yang diperlukan seperti berikut: PK HEM

1. Salinan surat beranak

2. Salinan kad pengenalan ibu bapa /

4. GAB/PT penjaga

3. Salinan surat nikah

4. Surat hak penjagaan anak (jika

berkaitan)

5. Surat anak angkat (jika berkaitan)

6.Bil air/letrik/cukai pintu

5. PGB Mengesahkan permohonan
pertukaran murid keluar

Menyerahkan dokumen

6. PK / PT permohonan yang lengkap
kepada pemohon untuk proses

kelulusan

Selepas Kelulusan

7. PK / PT Mendapatkan 1 salinan kelulusan

permohonan pertukaran murid

Penyerahan dokumen fail

peribadi murid kepada pemohon

yang mengandungi:

7. Salinan Keputusan Peperiksaan

Terakhir

8. PK /GAB/PT 8. Buku Rekod Profil Pentaksiran

Sekolah

9. Buku Rekod Kesihatan Murid

10.Kad Rawatan Perkhidmatan

Pergigian

11.Buku Rekod Pencapaian Murid

Program j-Qaf

12. Sijil-sijil Pengiktirafan

9. Guru data Mengeluarkan data murid dari
sekolah melalui sistem APDM

10. PT Rekod dan dokumentasi

35

CARTA ALIR
Aktiviti 3.8 : Pengurusan Pertukaran Murid

TANGGUNGJAWAB CARTA ALIR PROSES KERJA TEMPOH

PK / PT MULA Mengenal pasti murid yang akan 5 Minit
PK / PT bertukar keluar 2 Minit
PK /GAB/PT TAMAT Menyerahkan borang pertukaran
GAB/PT kepada pemohon 2 Minit

PGB Memastikan borang lengkap diisi dan 3 Minit
PK / PT maklumat tepat sebanyak 5 salinan

PK / PT Mendapatkan salinan dokumen yang
PK /GAB/PT diperlukan

Guru data Mengesahkan permohonan pertukaran 2 Minit
PT murid keluar 2 Minit

Menyerahkan dokumen permohonan
yang lengkap kepada pemohon untuk
proses kelulusan

Selepas Kelulusan 2 Minit
Mendapatkan 1 salinan kelulusan
permohonan pertukaran murid

Penyerahan dokumen fail peribadi 10 Minit
murid kepada pemohon 5 Minit

Mengeluarkan data murid dari sekolah
melalui sistem APDM

Rekod dan dokumentasi 3 Minit

36

SENARAI SEMAK
Aktiviti 3.8 : Pengurusan Pertukaran Murid

BIL. TINDAKAN TANDA (/ ) CATATAN

1. Mengenal pasti murid yang akan
bertukar keluar

2. Menyerahkan borang pertukaran
kepada pemohon

3. Memastikan borang lengkap diisi dan
maklumat tepat sebanyak 5 salinan

Mendapatkan salinan dokumen yang
diperlukan seperti berikut:

1. Salinan surat beranak

4. 2. Salinan kad pengenalan ibu bapa / penjaga

3. Salinan surat nikah
4. Surat hak penjagaan anak (jika berkaitan)
5. Surat anak angkat (jika berkaitan)

6. Bil air/letrik/cukai pintu

5. Mengesahkan permohonan pertukaran
murid keluar

Menyerahkan dokumen permohonan
6. yang lengkap kepada pemohon untuk

proses kelulusan
Selepas Kelulusan

7. Mendapatkan 1 salinan kelulusan
permohonan pertukaran murid
Penyerahan dokumen fail peribadi
murid kepada pemohon yang
mengandungi:

13.Salinan Keputusan Peperiksaan Terakhir

8. 14.Buku Rekod Profil Pentaksiran Sekolah

15.Buku Rekod Kesihatan Murid
16.Kad Rawatan Perkhidmatan Pergigian
17.Buku Rekod Pencapaian Murid Program

j-Qaf

18. Sijil-sijil Pengiktirafan

9. Mengeluarkan data murid dari sekolah
melalui sistem APDM

10. Rekod dan dokumentasi

37