หนังสือราชการ6ชนิด

หนังสอื ราชการ 6 ชนดิ

เสนอ

อาจารย์พชั นิยา ชมุ ผอม

จดั ทาโดย

นางสาวนรศิ รา คงชู
ชั้นประกาศนยี บัตรวิชาชพี ชนั้ ปที ่ี 3

ภาคเรียนที่ 2 ปกี ารศึกษา 2562

วิทยาลยั เกษตรและเทคโนโลยรี ะนอง

คานา

เอกสารฉบบั นี้เป็นส่วนหน่ึงของวิชาการประยุกตใ์ ชค้ อมพวิ เตอรใ์ นงานอาชีพเพื่อให้ได้ศกึ ษาหาความรู้
ในเรื่องประเภทหนงั สอื ราชการ 6 ชนดิ เชน่ หนงั สือภายนอก หนงั สอื ภายนอก หนงั สอื ประทบั ตรา
หนังสอื สง่ั การ หนงั สอื ประชาสัมพนั ธ์ หนงั สอื ทเ่ี จ้าหน้าทที่ าขึน้ หรอื รบั ไว้เปน็ หลกั ฐานในราชการและได้
ศึกษาอยา่ งเข้าใจเพอ่ื เปน็ ประโยชนก์ บั การเรียน

ผจู้ ัดทาหวงั วา่ รายงานเล่มนจ้ี ะเป็นประโยชนก์ บั ผอู้ า่ น ทก่ี าลังหาขอ้ มูลเรอื่ งน้ีอยหู่ ากมขี ้อแนะนา
หรอื ข้อผดิ พลาดประการใด ผจู้ ัดทาขอนอ้ มรบั ไว้และขออภยั ไว้ ณ ทนี่ ้ดี ้วย

จดั ทาโดย

นางสาวนริศรา คงชู

สารบญั หนา้
ก
เรอื่ ง 1
คานา 4
หนงั สอื ภายนอก 6
หนงั สือภายใน 9
หนังสอื ประทับตรา 10
หนงั สอื ส่งั การ 11
13
-คาสั่ง 15
-ระเบียบ 16
-ข้อบังคบั 17
หนังสอื ประชาสัมพนั ธ์ 19
- ประกาศ 21
- แถลงการณ์ 20
- ข่าว 23
หนงั สือทเ่ี จ้าหน้าทีท่ าข้นึ หรอื รบั ไว้เป็นหลกั ฐานในราชการ 25
- หนงั สอื รบั รอง 27
- รายงานการประชุม 29
- บนั ทกึ
- หนงั สอื อ่นื ๆ
ตวั อย่างหนังสอื ราชการ 6 ชนิด

1

ประเภทหนังสอื ราชการ

1. หนงั สือภายนอก

หนงั สอื ราชการภายนอก คือหนงั สือตดิ ต่อราชการท่ีเปน็ แบบพิธี โดยใช้กระดาษตราครุฑ เปน็ หนังสือ
ตดิ ตอ่ ระหว่างส่วนราชการที่อยู่ต่างกระทรวง ทบวง กรม หรือส่วนราชการมีไปถึงหนว่ ยงานอ่ืนซ่ึงไมใ่ ช่ส่วน
ราชการ หรือมีถึงบุคคลภายนอก โดยมีส่วนประกอบ ดังน้ี

๑. ที่ ใหล้ งรหสั พยญั ชนะแลว้ ตามด้วยเลขลาดบั ทีป่ ระจาของเจา้ ของเรอ่ื ง ท่หี น่วยราชการน้ันสง่ ออก
แลว้ ทับด้วยเลขทะเบยี นหนงั สอื ตามลาดับในรอบปี เช่น ที่ กก ๐๕๐๙.๐๑/ ๑๐๑

- ราชการส่วนกลาง เลขท่อี อกหนงั สอื ประกอบดว้ ยพยญั ชนะ ๒ ตวั ซงึ่ เปน็ อักษรยอ่ ประจา
กระทรวง ทบวงและส่วนราชการท่ไี ม่สงั กดั กระทรวง ทบวง เช่น

กก - กระทรวงการทอ่ งเทยี่ วและกีฬา รส - กระทรวงแรงงานและสวัสดกิ ารสงั คม
- ราชการสว่ นภมู ิภาค เลขทอ่ี อกหนงั สือประกอบดว้ ยพยญั ชนะ ๒ ตัว ซ่ึงเป็นอกั ษรยอ่ ของจงั หวัด
เชน่
ชพ - ชุมพร นว - นครสวรรค์
๒. ชอ่ื สว่ นราชการเจา้ ของหนังสือ คอื ชอื่ สว่ นราชการทีเ่ ป็นเจา้ ของหนังสือน้นั ราชการนั้นสง่ ออก และ
ใหล้ งทตี่ ง้ั ไวด้ ว้ ย
๓. วัน เดือน ปี ท่ีออกจดหมาย ใหล้ งตัวเลขของวนั ท่ี ชือ่ เตม็ ของเดอื น และตัวเลขของ
ปพี ุทธศกั ราช เชน่ ๒๔ พฤษภาคม ๒๕๓๗
๔. เรอ่ื ง ให้ลงเรอื่ งยอ่ ทเี่ ป็นใจความทสี่ ัน้ ทีส่ ุดของหนังสือฉบบั นัน้ ในกรณที เ่ี ป็นหนงั สอื ต่อเนอ่ื ง
โดยปกติใหล้ งเรือ่ งของหนังสอื ฉบบั เดมิ
๕. คาขน้ึ ต้น ใชต้ ามฐานะผู้รับหนงั สอื ตามตารางการใชค้ าข้ึนต้น สรรพนามและคาลงท้ายตาม
ระเบยี บ สานักนายกรัฐมนตรีว่าดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ ซงึ่ ให้ใชบ้ ังคับตั้งแตว่ นั ท่ี ๑ มถิ นุ ายน
๒๕๒๖ เปน็ ตน้ ไป
๖. อา้ งถงึ (ถา้ ม)ี ใหอ้ ้างถึงหนังสอื ทเ่ี คยมีติดต่อกันเฉพาะหนงั สอื ทสี่ ว่ นราชการผู้รับหนังสอื ได้รบั มา
ก่อนแล้วจากสว่ นราชการใดก็ตาม โดยอา้ งถงึ ให้ชดั เจนวา่ ใครเปน็ เจ้าของหนงั สอื เลขที่ วนั ที่ เดอื น และปี
ที่ออกหนงั สือ
๗. สิง่ ทส่ี ง่ มาด้วย (ถ้าม)ี ใหล้ งชื่อสง่ิ ของ เอกสาร หรือบรรณสารทส่ี ่งไปพรอ้ มกบั หนังสอื นัน้ ถา้ ส่งไป
ในซองเดยี วกันไมไ่ ด้ ก็ใหร้ ะบุว่าสง่ ไปทางใด
๘. ขอ้ ความ ใหล้ งสาระสาคัญของเรอื่ งให้ชดั เจนและเขา้ ใจง่าย หากมีความประสงคห์ ลายประการ
ให้แยกเปน็ ข้อ ๆ
๙. คาลงท้าย ใหใ้ ช้คาลงทา้ ยตามฐานะของผรู้ ับหนงั สือ
๑๐. ลงชื่อ ให้ลงลายมอื ชื่อเจา้ ของหนงั สอื และใหพ้ ิมพ์ชอ่ื เต็มของเจ้าของลายมอื ช่อื ไวใ้ ตล้ ายมือช่ือ
๑๑. ตาแหนง่ ให้ลงตาแหนง่ ของเจ้าของหนงั สอื
๑๒. ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง ให้ลงช่ือส่วนราชการหรือหน่วยงานท่อี อกหนงั สือ ถ้าส่วนราชการท่ี
ออกหนงั สืออยู่ในระดบั กระทรวงหรอื ทบวงให้ลงชอ่ื สว่ นราชการเจ้าของเรื่องทง้ั ระดบั กรมและกอง ถา้ ส่วน
ราชการทอ่ี อกหนงั สอื อยู่ในระดบั กรมลงมา กล็ งชอ่ื เจ้าของเรอื่ งเพยี งระดับกองหรอื หนว่ ยงานทรี่ ับผิดชอบ
๑๓. โทร. ใหล้ งหมายเลขโทรศัพท์ของสว่ นราชการเจา้ ของเรือ่ ง หรือหนว่ ยงานท่อี อกหนังสอื และเลข
หมายภายในตู้สาขาไว้ดว้ ย (ถ้าม)ี

2

๑๔. สาเนาสง่ (ถ้ามี) ในกรณีทีผ่ จู้ ัดทาสาเนาสง่ ไปใหผ้ ู้ใดแลว้ ใหพ้ มิ พ์ชอ่ื เต็มหรือชือ่ ยอ่ ของส่วน
ราชการหรือช่อื บุคคลทสี่ ่งสาเนาไปให้ เพ่ือใหเ้ ปน็ ทเ่ี ข้าใจระหว่างผสู้ ง่ และผรู้ บั (สมพร มันตะสูตร แพง่
พิพัฒน,์ ๒๕๔๐: ๑๒๖–๑๒๗)

๑๕. สรรพนาม ใช้ตามฐานะแหง่ ความสมั พนั ธร์ ะหว่างเจ้าของหนงั สอื และผูร้ บั หนงั สอื ตามทป่ี รากฏ
ในตารางการใชค้ าขนึ้ ต้น สรรพนาม และคาลงท้ายทกี่ าหนดไว้

3

รูปแบบหนงั สือภายนอก

4

2. หนงั สอื ภายใน

หนังสือภายใน คือ หนังสือติดต่อราชการที่เป็นพิธีน้อยกว่าหนังสือภายนอก เป็นหนังสือติดต่อ
ภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดเดียวกัน ใช้กระดาษบันทึกข้อความและให้จัดทาตมแบบที่ 2 ท้าย
ระเบยี บ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้

ส่วนราชการ ให้ลงช่ือส่วนราชการเจ้าของเรื่องหรือหน่วยงานที่ออกหนังสือ โดยมีรายละเอี ยด
พอสมควร โดยปกตสิ ่วนราชการท่อี อกหนงั สืออยใู่ นระดับกรมขนึ้ ไปให้ลงช่ือสว่ นราชการเจา้ ของเรื่องท้ังระดับ
กรมและกรอง ถ้าส่วนราชการที่ออกหนังสืออยู่ในระดับต่ากว่ากรมลงมา ให้ลงช่ือส่วนราชการเจ้าของเร่ือง
เพียงระดบั กรองหรอื สว่ นราชการเจ้าของเร่อื งพร้อมทั้งหมายเลขโทรศพั ท์ (ถา้ มี)

ที่ ให้ลงรหัสตัวพยัญชนะและเลขประจาตัวของเจ้าของเร่ือง ตามท่ีกาหนดไว้ในภาคผนวกทับเลข
ทะเบยี นหนังสือส่ง สาหรับหนงั สือของคณะกรรมการใหก้ าหนดรหัสตวั พยญั ชนะเพิ่มขน้ึ ตามความจาเปน็

วันที่ ใหล้ งตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดอื น และตวั เลขของปีพุทธศกั ราชท่ีออกหนังสอื
เรื่อง ให้ลงช่ือยอ่ ทีเ่ ป็นใจความสั้นท่ีสดุ ของหนงั สือฉบับนั้น ในกรณีทีเ่ ป็นหนังสือตอ่ เนอื่ งโดยปกตใิ ห้
ลงเรื่องของหนังสอื ฉบับเดิม
คาขน้ึ ตน้ ให้ใชค้ าขึน้ ตน้ ตามฐานะของผรู้ บั หนังสอื ตามตารางการใช้คาข้นึ ต้นสรรพนามและคาลงท้าย
ท่กี าหนดไว้ในภาคผนวก 2 และลงตาแหน่งของผู้ทีร่ บั หนังสือนั้นมีถงึ หรอื ชื่อบุคคลในกรณีท่ีมีถงึ ตัวบคุ คลไม่
เกี่ยวกับตาแหน่งหนา้ ที่
ขอ้ ความ ให้ลงสาระสาคัญของเร่ือใหช้ ดั เจนและเข้าใจง่าย หากมคี วามประสงคห์ ลายประการใหแ้ ยก
เป็นขอ้ ๆ ในกรณที ่ีมีการอา้ งถึงหนงั สือทีเ่ คยมีการตดิ ต่อกันหรอื มสี ิ่งท่ีส่งมาดว้ ย ให้ระบุไว้ในข้อน้ี
ลงช่อื และตาแหน่ง ให้ปฏิบัติตามขอ้ 10 และข้อ 11 โดยอนโุ ลม
**ในกรณที ่ีกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดใดประสงค์จะกาหนดแบบการเขยี นโดยเฉพาะเพอื่ ใช้ตามความ
เหมาะสมกใ็ หก้ ระทาได้ **

5

รูปแบบหนังสือภายใน

6

3. หนังสือประทบั ตรา

คอื หนงั สือท่ใี ชก้ ระดาษตราครฑุ จดั ทา โดยประทับตราแทนการลงชอ่ื ของหวั หน้าส่วนราชการ

ระดบั กรมขนึ้ ไป โดยใหห้ ัวหน้าสว่ นราชการระดบั กอง หรอื ผทู้ ่ไี ด้รบั มอบหมายจากหวั หน้าส่วนราชการระดบั

กรมขึ้นไป เปน็ ผรู้ บั ผิดชอบลงชื่อย่อกากบั ตราหนังสือประทบั ตราใหใ้ ช้ไดท้ ัง้ ระหว่างส่วนราชการกับสว่ น

ราชการ และระหว่างสว่ นราชการกับบคุ คลภายนอก เฉพาะกรณีที่ไมใ่ ช่เรื่องสาคญั ไดแ้ ก่

1. การขอรายละเอยี ดเพิ่มเตมิ

2. การสง่ สาเนาหนงั สือ สง่ิ ของ เอกสาร หรอื บรรณสาร

3. การตอบรบั ทราบท่ีไมเ่ ก่ียวกบั ราชการสาคญั หรือการเงนิ

4. การแจ้งผลงานทไี่ ดด้ าเนนิ การไปแลว้ ให้ส่วนราชการทเี่ กย่ี วข้องทราบ

5. การเตือนเร่อื งทีค่ า้ ง

6. เร่อื งซึ่งหัวหนา้ สว่ นราชการระดับกรมขึ้นไปกาหนดโดยทาเปน็ คาสง่ั ใหใ้ ช้หนงั สอื

ประทับตรา

โครงสรา้ ง ประกอบดว้ ยสว่ นสาคญั 3 สว่ น

หัวหนังสอื ตราครุฑ

ท่ี.............

ถึง............................

เหตุและจดุ ประสงค์ (ข้อความ)........................................................................

ท่ีมหี นงั สือไป ......................................................................................

ทา้ ยหนังสอื (สว่ นราชการเจ้าของหนังสอื )
ตราชื่อส่วนราชการ
(วัน เดอื น ปี)

(ส่วนราชการเจ้าของเรอ่ื ง)...........
โทร. x xxxx xxxx
โทรสาร x xxxx xxxx
ไปรษณีย์อเิ ล็กทรอนิกส.์ ..........

7

1. ที่ ใหล้ งรหัสตัวพยญั ชนะและเลขประจาของเจ้าของเรื่อง ตามทีก่ าหนดไว้
2. ถึง ใหล้ งช่ือสว่ นราชการ หนว่ ยงาน หรือบุคคลทีห่ นงั สือนน้ั มถี งึ เชน่ ถึง กรมพัฒนาทด่ี นิ ,
นายขจร เพียรทา
3. ขอ้ ความ ให้ลงสาระสาคญั ของเรื่องใหช้ ัดเจนและเขา้ ใจง่าย
4. ชอ่ื ส่วนราชการท่สี ง่ หนงั สอื ออก ให้ลงช่อื ส่วนราชการทส่ี ง่ หนงั สือออก
5. ตราชอื่ สว่ นราชการ ให้ประทบั ตราช่ือสว่ นราชการด้วยหมกึ แดง และให้ผู้รบั ผิดชอบลงลายมอื ช่ือ
ยอ่ กากับตรา
6. วนั เดือน ปี ให้ลงตวั เลขของวนั ท่ี ช่ือเต็มของเดือนและตวั เลขของปีพทุ ธศักราช ท่อี อกหนงั สอื
7. สว่ นราชการเจ้าของเร่อื ง ให้ลงชอ่ื ส่วนราชการเจา้ ของเรื่อง หรือหนว่ ยงานทอี่ อกหนงั สือ
8. โทร. หรือท่ีตงั้ ใหล้ งหมายเลขโทรศัพท์ของส่วนราชการเจา้ ของเร่ือง และหมายเล (ถา้ ม)ี ด้วย
ในกรณีท่ไี มม่ ีโทรศัพท์ ใหล้ งชื่อทต่ี ั้งของสว่ นราชการเจา้ ของเร่ืองโดยใหล้ งตาบลท่ีอยู่ตามความจาเป็น
และแขวงไปรษณีย์ (ถ้ามี)
9. ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ (ถ้ามี) ให้ระบุไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ท่ีใช้ในการรับส่งข้อมูลข่าวสาร
อเิ ลก็ ทรอนิกส์

8

รูปแบบหนงั สือประทับตรา

9

4. หนังสอื สงั่ การ

หนงั สอื สั่งการ ใหใ้ ช้ตามแบบที่กาหนดไว้ หนงั สอื สง่ั การมี 3 ชนดิ ได้แก่ คาส่งั ระเบยี บ และ
ข้อบงั คับ

คาสั่ง คอื บรรดาขอ้ ความทผี่ บู้ งั คบั บญั ชาส่ังการให้ปฏิบัติโดยชอบด้วยกฏหมาย ใช้กระดาษตรา
ครฑุ

ระเบยี บ คอื บรรดาขอ้ ความทผ่ี ู้มีอานาจหนา้ ทไ่ี ด้วางไวโ้ ดยจะอาศยั อานาจของกฏหมายหรอื ไมก่ ็
ได้ เพอื่ ถอื เปน็ หลกั ปฏบิ ัติงานเปน็ การประจา ใช้กระดาษตราครุฑ

ขอ้ บังคบั คอื บรรดาข้อความทผ่ี มู้ อี านาจหน้าทกี่ าหนดใหใ้ ชโ้ ดยอาศยั อานาจของกฏหมายที่
บญั ญตั ใิ หก้ ระทาได้ ใช้กระดาษตราครฑุ
หนังสอื สง่ั การมี ๓ ชนดิ ไดแ้ ก่ คาส่งั ระเบียบ และขอ้ บงั คับ

1. คาสัง่ คือ ขอ้ ความทผ่ี บู้ ังคบั บญั ชาส่งั ให้ปฏิบัติโดยชอบดว้ ยกฎหมาย ใช้กระดาษตราครฑุ โดยมี
รายละเอียด ดงั น้ี

1.1 คาสั่ง ให้ลงชอ่ื ส่วนราชการ หรอื ตาแหนง่ ของผูม้ อี านาจทีอ่ อกคาสงั่
1.2 ที่ ใหล้ งเลขทีอ่ อกคาสัง่ โดยเร่มิ ฉบับแรกจากเลข ๑ เรียงไปตามลาดบั ทับเลขทีป่ พี ทุ ธศกั ราชทอ่ี อก
คาส่งั
1.3 เรอ่ื ง ให้ลงชอ่ื เร่ืองท่ีออกคาสัง่
1.4 ขอ้ ความ ใหอ้ ้างเหตทุ ่ีออกคาส่ัง และอ้างถึงอานาจทใ่ี ห้ออกคาสง่ั (ถ้าม)ี ไว้ด้วย และวนั เดือน ปี ที่
ใชเ้ ริ่มบงั คับ
1.5 สั่ง ณ วันที่ ใหล้ งตัวเลขของวนั ที่ ช่ือเตม็ ของเดือน และตวั เลขของปีพทุ ธศักราชทอ่ี อก
1.6 ลงช่ือ ให้ลงลายมอื ช่อื ผู้ออกคาสั่ง และพิมพ์ชื่อเตม็ ของเจ้าของลายมือชื่อไว้ใตล้ ายมอื ชื่อ
1.7 ตาแหนง่ ให้ลงตาแหนง่ ของผ้อู อกคาส่ัง

10

รปู แบบหนงั สอื ส่ังการ

11

2. ระเบียบ บรรดาขอ้ ความทผ่ี มู้ ีอานาจหนา้ ที่ได้วางไว้ โดยอาศยั อานาจของกฎหมายหรอื ไม่ก็ได้ เพอ่ื ใชเ้ ปน็
หลักปฏบิ ัติงานเป็นประจา ใชก้ ระดาษตราครฑุ โดยมีรายละเอยี ด ดงั นี้

2.1 ระเบียบ ใหล้ งชื่อส่วนราชการที่ออกระเบยี บ
2.2 ว่าด้วย ใหล้ งชือ่ ของระเบยี บ
2.3 ฉบบั ท่ี ถ้าเปน็ ระเบียบทก่ี ลา่ วถงึ เป็นครัง้ แรกในเรอื่ งนัน้ ไมต่ ้องลงว่าเป็นฉบับทเ่ี ท่าไร แตถ่ า้ เป็นเรอื่ ง
เดยี วกันแต่มีการแก้ไขเพม่ิ เตมิ ใหล้ งเปน็ ฉบับท่ี๒ ๓ หรอื ๔ ตามลาดับ)
2.4 พ.ศ. ให้ลงตวั เลขปพี ทุ ธศกั ราชท่อี อกระเบียบ
2.5 ขอ้ ความ ให้อา้ งเหตุผลโดยยอ่ เพอ่ื แสดงถึงความมงุ่ หมายท่ตี ้องการออกระเบยี บ และอ้างถงึ
กฎหมายทใ่ี ห้อานาจออกระเบียบ (ถ้าม)ี
2.6 ข้อความ ให้เรยี งขอ้ ความท่ีจะใช้เปน็ ข้อ ๆ โดย ขอ้ ๑ เป็นระเบียบ ข้อ ๒ เป็นวันทใี่ ช้บงั คับ (กาหนด
ว่าใช้บังคับเม่อื ใด สว่ นขอ้ สุดท้ายเปน็ ผรู้ กั ษาระเบียบ ถ้ามมี ากขอ้ หรือหลายเรอื่ งจะแบง่ เป็นหมวดกไ็ ด้ โดยให้
เล่อื นขอ้ ผรู้ กั ษาการไปเปน็ ข้อสุดท้ายกอ่ นทจ่ี ะขน้ึ หมวดหน่งึ
2.7 ประกาศ ณ วันที่ ให้ลงตัวเลขของวนั ท่ี ช่อื เต็มของเดอื น และตวั เลขปพี ทุ ธศักราชทอี่ อกบงั คับ
2.8 ลงช่อื ใหล้ งลายมอื ช่ือผอู้ อกระเบียบหรอื ขอ้ บังคบั และพมิ พ์ชื่อเตม็ ของเจา้ ของลายมอื ชือ่ ไวใ้ ต้ลายมือ
ชื่อ
2.9 ตาแหนง่ ให้ลงตาแหน่งของผอู้ อกระเบยี บหรอื ขอ้ บงั คบั น้นั

12

รปู แบบหนงั สอื ระเบยี บ

13

3. ขอ้ บงั คบั คือ บรรดาข้อความท่ีผมู้ ีอานาจหนา้ ทกี่ าหนดใหใ้ ชโ้ ดยอาศยั อานาจของกฎหมายทบี่ ญั ญตั ิให้
กระทาได้
ใช้กระดาษตราครุฑและใหจ้ ัดทาตามแบบที่ 6 ท้ายระเบยี บ โดยกรอกรายละเอยี ดดงั น้ี

3.1 ขอ้ บังคบั ใหล้ งชื่อสว่ นราชการท่อี อกขอ้ บังคับ
3.2 ว่าดว้ ย ให้ลงช่ือของข้อบงั คบั
3.3 ฉบบั ท่ีถา้ เปน็ ข้อบงั คับทก่ี ลา่ วถงึ เปน็ ครง้ั แรกในเรอ่ื งนน้ั ไมต่ อ้ งลงวา่ เป็นฉบับทเี่ ท่าใด แตถ่ า้ เปน็
ขอ้ บังคับ
เรือ่ งเดียวกนั ทมี่ ีการแกไ้ ขเพิม่ เติมใหล้ งเปน็ ฉบบั ท่ี 2 และทถ่ี ัด ๆ ไปตามลาดบั
3.4 พ.ศ. ให้ลงตัวเลขของปีพทุ ธศกั ราชทอี่ อกข้อบงั คบั
3.5 ข้อความ ให้อ้างเหตผุ ลโดยยอ่ เพอื่ แสดงถงึ ความมงุ่ หมายทต่ี อ้ งออกข้อบังคบั และอา้ งถงึ กฎหมาย
ทใ่ี หอ้ านาจออกข้อบังคบั
3.6 ข้อ ให้เรยี งข้อความทจี่ ะใช้บงั คับเปน็ ขอ้ ๆ โดยให้ ขอ้ 1 เป็นช่ือขอ้ บังคับ ข้อ 2 เป็นวันใช้บังคบั
กาหนดวา่
ใหใ้ ช้บังคับตง้ั แตเ่ มือ่ ไดแ้ ละข้อสุดท้ายเป็นขอ้ ผรู้ กั ษาการข้อบังคับใดถา้ มีมากข้อหรือหลายเรือ่ งจะแบ่งเปน็
หมวดกไ็ ด้โดยให้ย้ายขอ้ ผรู้ ักษาการไปเปน็ ขอ้ สุดทา้ ยก่อนที่จะขึน้ หมวด 1
3.7 ประกาศ ณ วันที่ ใหล้ งตวั เลขของวนั ท่ี ช่อื เต็มของเดือน และตัวเลขของปีพทุ ธศักราชท่ีออกขอ้ บงั คบั
3.8 ลงชอ่ื ให้ลงลายมือชื่อผอู้ อกข้อบังคับ และพิมพช์ อื่ เต็มของเจ้าของลายมอื ช่ือไว้ใต้ลายมือชือ่
3.9 ตาแหน่ง ใหล้ งตาแหนง่ ของผอู้ อกข้อบงั คบั

14

รปู แบบหนังสอื ขอ้ บงั คบั

15

5. หนังสอื ประชาสมั พนั ธ์

หนังสือประชาสัมพันธ์ ให้ใช้ตามแบบที่กาหนดไว้ หนังสือประชาสัมพันธ์มี 3ชนิด ได้แก่ ประกาศ
แถลงการณแ์ ละขา่ ว

ประกาศ คอื บรรดาข้อความท่ีทางราชการประกาศหรอื ชแ้ี จงใหท้ ราบหรอื แนะแนวทางปฏิบตั ิ ใช้
กระดาษตราครุฑ

แถลงการณ์ คอื บรรดาข้อความทที่ างราชการแถลงเพื่อทาความเขา้ ใจในกจิ การของทางราชการ
หรือเหตกุ ารณ์ หรือในกรณใี ด ๆ ใหท้ ราบชัดเจนโดยทว่ั กัน ใช้กระดาษตราครุฑ

ข่าว คือบรรดาขอ้ ความทท่ี างราชการเห็นสมควรเผยแพร่ให้ทราบ

1 ประกาศ คอื บรรดาข้อความทท่ี างราชการประกาศหรือช้แี จงให้ทราบ หรอื แนะแนวทางปฏบิ ตั ิ ใชก้ ระดาษ
ตราครฑุ และใหจ้ ดั ทาตามแบบที่ 7 ทา้ ยระเบยี บ โดยกรอกรายละเอียดดังน้ี

1.1 ประกาศ ใหล้ งชื่อส่วนราชการทอ่ี อกประกาศ
1.2 เรื่อง ใหล้ งช่ือเร่ืองที่ประกาศ
1.3 ข้อความ ใหอ้ ้างเหตุผลทตี่ ้องออกประกาศและข้อความท่ีประกาศ
1.4 ประกาศ ณ วนั ที่ ให้ลงตัวเลขของวันท่ี ช่อื เตม็ ของเดือนและตวั เลขของปีพทุ ธศักราชท่อี อก
ประกาศ
1.5 ลงช่ือ ให้ลงลายมอื ชอื่ ออกประกาศ และพมิ พช์ อ่ื เต็มของเจา้ ของลายมือชอ่ื ไวใ้ ต้ลายมือช่ือ
1.6 ตาแหน่ง ใหล้ งตาแหนง่ ของผอู้ อกประกาศ ในกรณีท่ีกฎหมายกาหนดใหท้ าเปน็ แจง้ ความ ให้
เปลยี่ นคาว่าประกาศ เป็นแจง้ ความ

16

ตัวอย่างแบบประกาศ

17

2. แถลงการณ์ คือ บรรดาขอ้ ความทท่ี างราชการแถลงเพอื่ ทาความเข้าใจในกจิ การของทางราชการหรอื
เหตุการณ์ หรอื กรณใี ด ๆ ใหท้ ราบชัดเจนโดยทั่วกันใช้กระดาษตราครฑุ และให้จัดทาตามแบบที่ 8 ทา้ ย
ระเบยี บ โดยกรอกรายละเอยี ดดงั นี้

2.1 แถลงการณ์ ให้ลงชอ่ื สว่ นราชการทอ่ี อกแถลงการณ์
2.2 เร่ือง ใหล้ งช่ือเร่อื งที่ออกแถลงการณ์
2.3 ฉบบั ที่ ใช้ในกรณีท่จี ะตอ้ งออกแถลงการณ์หลายฉบบั ในเร่อื งเดยี วท่ีต่อเนอ่ื งกันให้ลงฉบบั ทเ่ี รียง
ตามลาดบั ไวด้ ว้ ย
2.4 ขอ้ ความ ใหอ้ า้ งเหตผุ ลท่ตี อ้ งออกแถลงการณ์และขอ้ ความทีแ่ ถลงการณ์
2.5 ส่วนราชการท่อี อกแถลงการณ์ ใหล้ งชอ่ื สว่ นราชการที่ออกแถลงการณ์
2.6 วัน เดอื น ปี ใหล้ งตัวเลขของวนั ที่ ชื่อเตม็ ของเดือน และตัวเลขของปีพทุ ธศักราชทอี่ อกแถลงการณ์

18

ตวั อย่างแบบแถลงการณ์

19

3. ขา่ ว คอื บรรดาข้อความทที่ างราชการเห็นสมควรเผยแพร่ให้ทราบ ใหจ้ ัดทาตามแบบที่ 9 ท้าย
ระเบยี บโดยกรอก รายละเอียดดงั น้ี

3.1 ข่าว ให้ลงชอ่ื ส่วนราชการที่ออกข่าว
3.2 เรอ่ื ง ใหล้ งชื่อเรอ่ื งทอ่ี อกขา่ ว
3.3 ฉบับที่ ใช้ในกรณีทีจ่ ะต้องออกข่าวหลายฉบบั ในเรอ่ื งเดยี วท่ตี ่อเน่อื งกัน ใหล้ งฉบบั ทเ่ี รียงตามลาดบั
ไว้ดว้ ย
3.4 ข้อความ ใหล้ งรายละเอียดเก่ียวกับเร่อื งของขา่ ว
3.5 สว่ นราชการท่อี อกขา่ ว ใหล้ งชอื่ ส่วนราชการท่อี อกข่าว
3.6 วัน เดอื น ปี ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเตม็ ของเดอื น และตวั เลขของปีพุทธศกั ราชทอ่ี อกข่าว

20

ตัวอย่างแบบข่าว

21

6. หนงั สือทเ่ี จ้าหนา้ ท่ที าขึ้นหรือรับไว้เปน็ หลกั ฐานในราชการ

หนังสือท่ีเจ้าหน้าที่ทาข้ึนหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ คือหนังสือท่ีทางราชการทาข้ึน
นอกจากท่ีกล่าวแลว้ ขา้ งต้น หรือหนงั สอื ทหี่ น่วยงานอื่นใดซ่ึงมิใช่ส่วนราชการหรือบคุ คลภายนอกมมี าถึงสว่ น
ราชการและส่วนราชการรับไว้เป็นหลักฐานของทางราชการ มี 4 ชนิด คือ หนังสือรับรอง รายงานการ
ประชมุ บันทึก และหนงั สืออืน่

1.หนงั สือรับรอง คือ หนังสอื ทส่ี ่วนราชการออกให้เพ่ือรบั รองแกบ่ คุ คล นติ ิบุคคล หรอื ส่วนราชการ เพื่อ
วตั ถปุ ระสงค์อย่างใดอยา่ งหนง่ึ มรี ายละเอียดดังนี้

1.1 เลขที่ ใหล้ งเลขทเ่ี รม่ิ แต่ ๑ เปน็ ตน้ ไปจนส้ินปปี ฏทิ ิน
1.2 ส่วนราชการเจา้ ของหนงั สือ ใหล้ งชื่อส่วนราชการ และจะลงท่ตี ้ังด้วยก็ได้
1.3 ข้อความ ให้ลงขอ้ ความข้นึ ต้นว่า “หนงั สือฉบบั นี้ ใหไ้ วเ้ พื่อรบั รองว่า” แลว้ ตอ่ ชอ่ื บคุ คล นติ บิ ุคคล
หรอื หนว่ ยงานทท่ี างราชการรบั รอง เฉพาะบคุ คล ใช้ระบคุ านาหน้านาม ชอ่ื นามสกลุ ตาแหนง่ หนา้ ท่ี สังกดั
หน่วยงาน แลว้ จึงลงข้อความ
1.4 ใหไ้ ว้ ณ วันที่ ให้ลงเลขบอกวันท่ี ช่อื เตม็ ของเดือน และเลขบอก พ.ศ.
1.5 ลงชือ่ ให้ปฏิบัตเิ ชน่ เดยี วกบั ในระเบียบ
1.6 ตาแหน่ง ใหป้ ฏิบตั ิเชน่ เดียวกบั ในระเบียบ
1.7 รปู ถ่ายและลายมือช่อื ผู้ได้รบั การรับรอง ใชใ้ นกรณีทส่ี าคัญซง่ึ ออกให้แก่บคุ คล ใหต้ ดิ รปู ถ่ายของผู้
ได้รับการรับรอง ขนาด 4 ´ 6 ซม. หน้าตรง ไมส่ วมหมวกประทบั ตราชอื่ ส่วนราชการบนขอบด้านขวามือของ
รปู ถา่ ย ใหล้ งชือ่ ผูไ้ ด้รบั การรบั รองลงลายมอื ชือ่ ไวด้ า้ นล่างและมีชือ่ เตม็ ดว้ ย
หนงั สือทเี่ จา้ หนา้ ท่ที าขนึ้ หรือรับไวเ้ ป็นหลักฐาน คอื หนังสือทท่ี างราชการทาข้นึ นอกจากที่กล่าวมาแล้วข้างตน้
หรอื หนงั สอื ทห่ี น่วยงานอ่ืนใดซง่ึ มิใช่ส่วนราชการหรือบุคคลภายนอกมมี าถงึ ส่วนราชการ และสว่ นราชการรบั
ไว้เป็นหลกั ฐานของทางราชการมี 4 ชนดิ คอื หนงั สือรับรอง รายงานการประชุม บนั ทกึ และหนงั สืออน่ื ๆ

22

ตวั อย่างแบบหนงั สอื รบั รอง

23

2.รายงานการประชมุ คือ การบนั ทกึ เหตกุ ารณ์ในทป่ี ระชมุ ความคดิ เห็นของผู้มาประชมุ ผเู้ ขา้ รว่ มประชุมและ
มติของที่ประชุมไวเ้ ป็นหลักฐาน มรี ายละเอียดดงั น้ี

2.1 รายงานการประชมุ ให้ลงช่อื คณะท่ปี ระชุม หรือชือ่ การประชุม
2.2 ครั้งที่ ใหล้ งครั้งทป่ี ระชมุ
2.3 เมื่อ ให้ลง วัน เดือน ปี ทปี่ ระชุม
2.4 ณ ใหล้ งสถานท่ีท่ปี ระชุม
2.5 ผ้มู าประชุม ใหล้ งชื่อหรอื ตาแหนง่ ของผู้ทเ่ี ป็นคณะทป่ี ระชมุ ซงึ่ มาประชมุ ถา้ มผี มู้ าประชุมแทน ให้
ลงระบุวา่ มาประชมุ แทนผใู้ ดหรอื ตาแหนง่ ใด
2.6 ผ้ไู ม่มาประชมุ ใหล้ งชื่อและตาแหนง่ ผเู้ ปน็ คณะทปี่ ระชมุ ซ่งึ มไิ ด้มาประชุมพร้อมทง้ั เหตุผลม่ีไม่มา
ประชุม
2.7 ผเู้ ขา้ รว่ มประชุม ใหล้ งชือ่ และตาแหน่งของผทู้ ีม่ ิไดเ้ ปน็ คณะทปี่ ระชมุ แต่มารว่ มประชมุ
2.8 เริ่มประชมุ เวลา ใหล้ งเวลาทเ่ี รมิ่ ประชมุ
2.9 ขอ้ ความ ใหบ้ ันทึกข้อความทป่ี ระชุม ใหเ้ รม่ิ ดว้ ยประธานกล่าวเปิดประชุม และเร่อื งท่ีประชมุ หรอื
ระเบียบวาระการประชุมพรอ้ มทง้ั มตหิ รือขอ้ สรปุ ของทป่ี ระชุมแต่ละเรอ่ื งตามลาดับ
2.10 เลกิ ประชุมเวลา ใหล้ งเวลาเลิกประชุม
2.11 ผู้จดรายงานการประชมุ ใหล้ งชอ่ื ผจู้ ดรายงานการประชุม
2.12 ผูร้ บั รองรายงานการประชมุ หมายถงึ ประธานทป่ี ระชมุ ซง่ึ ลงนามรบั รองในเมอื่ ท่ีประชุมรบั รอง
รายงานการประชุมน้ันแลว้

24

ตวั อยา่ งแบบรายงานการประชุม

25

3. บันทึก คอื ข้อความซ่งึ ผูใ้ ต้บังคบั บญั ชาเสนอตอ่ ผบู้ งั คับบญั ชาหรือผบู้ งั คบั บญั ชาสงั่ ผ้ใู ตบ้ ังคับบัญชา หรอื
ข้อความที่เจา้ หนา้ ที่หรอื หนว่ ยงานตา่ กว่าระดบั กรมติดตอ่ กนั ในการปฏบิ ตั ริ าชการ โดยปกตใิ ห้กาหนดใช้
กระดาษบันทกึ ข้อความ มรี ายละเอยี ดดงั นี้

3.1 ชื่อหรอื ตาแหน่งทีบ่ ันทึกถึง โดยใชค้ าขนึ้ ตน้ ตามความเหมาะสม
3.2 สาระสาคญั ของเร่อื ง ใหล้ งใจความของเร่ืองทบ่ี ันทึก ถ้ามีเอกสารประกอบใหร้ ะบุไว้ด้วย
3.3 ชอื่ และตาแหนง่ ให้ลงลายมือชอื่ และตาแหนง่ ของผู้บันทกึ และในกรณีทไ่ี มใ่ ชก้ ระดาษบันทึก
ขอ้ ความ ให้ลงวัน เดือน ปี ทบี่ นั ทกึ ไวด้ ้วย

26

ตัวอย่างแบบบันทึก

27

4. หนงั สอื อ่นื ๆ คือหนงั สอื หรือเอกสารอ่ืนใดทีเ่ จ้าหน้าทที่ าขึ้นเพือ่ เปน็ หลักฐานใน ทางราชการ
รวมถงึ ภาพถ่าย ฟิล์ม เทปบนั ทกึ เสียง เทปบันทึกภาพ หรอื หนงั สอื ทบี่ คุ คลภายนอกทาข้ึนยื่นตอ่
เจา้ หนา้ ทีแ่ ละเจ้าหน้าทร่ี ับเข้าทะเบยี นของทางราชการ

หนังสอื ดงั กล่าวนี้ มแี บบตามทีห่ น่วยงานแต่ละหน่วยจะกาหนดข้ึน เว้นแตท่ ี่มีแบบตาม
กฎหมายกาหนด เช่น โฉนด แผนที่ แบบ แผนผัง สญั ญา หลักฐานการสืบสวนและสอบสวน และ
คาร้องเป็นต้น

28

ตวั อย่างหนงั สอื อนื่ ๆ

29

ตัวอยา่ งหนงั สือราชการ 6 ชนิด
1. หนงั สอื ภายนอก

30

2. หนังสือภายใน

31

3. หนังสอื ประทบั ตรา

32

4. หนงั สอื สงั่ การ

33

4.1 หนงั สอื คาสง่ั

34

4.2 หนังสอื ระเบยี บ

35

4.3 หนงั สอื ขอ้ บังคบั

36

5. หนงั สอื ประชาสมั พนั ธ์

37

5.1 หนงั สอื แถลงการณ์

38

5.2 หนังสอื ข่าว

39

6. หนังสือทเี่ จา้ หน้าที่ทาขน้ึ หรอื รับไว้เปน็ หลกั ฐานในราชการ

6.1 หนังสือรับรอง

40

6.2 รายงานการประชุม

41

6.3 หนังสือบันทกึ

42

6.4 หนังสอื อ่ืนๆ