K2 PENGURUSAN LOGISTIK ACARA.docx

KOD DAN NAMA BAHAGIAN PENDIDIKAN TEKNIK DAN VOKASIONAL,
PROGRAM KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA,
TAHAP DAN ARAS 5 & 6, BLOK E14, KOMPLEKS E,
SEMESTER PUSAT PENTADBIRAN KERAJAAN PERSEKUTUAN,
KOD DAN NAMA 62604 PUTRAJAYA, MALAYSIA
KURSUS
KERTAS PENERANGAN
NO. DAN TAJUK (INFORMATION SHEET)
KOMPETENSI
FB-025-3:2012 EXECUTIVE SECRETARYSHIP
NO. KOD KSKV
NO. KOD NOSS 2 (SEMESTER 4)

BKP 4022 EVENT COORDINATION

K1 IDENTIFYEVENT COORDINATION

REQUIREMENTS

K2 ARRANGE LOGISTICOF EVENT

K3 COORDINATEMEETING&EVENTARRANGEMENT

K4 RECORD MINUTESOFMEETING
K5 REPORT EVENTCOORDINATION

BKP 4022 /KP(2/5) Muka Surat : 1

FB-025-3:2012-C05 /P(2/5) Daripada : 8

TAJUK :

PENGURUSAN LOGISTIK ACARA
TUJUAN :

Kertas penerangan ini adalah untuk memberike fahaman dan pengetahuan kepada pelajar
tentang penentuan bajet bagi sesuatu mesyuarat dan acara. Pelajar juga dapat menentukan
penempahan tempat dan pengangkutan bagi acara.

NO. KODNOSS FB-025-3:2012-C05 /P(2/5) Muka Surat / Page : 2 Drp / Of9

PENERANGAN / INFORMATION:
2.1 Jenis-Jenis Acara

2.1.1 Dalaman
Acara Dalaman lebih merujuk kepada penyertaan dalam kalangan ahli-ahli organisasi
penganjur sendiri.
2.1.2 Luaran
Acara terbuka merujuk kepada skop penglibatan peserta yang tidak terhad kepada pekerja
atau ahli-ahli dalam sesebuah organisasi atau kumpulan sahaja.
2.1.3 Kebangsaan
Acara peringkat kebangsaan memerlukan penglibatan atau penyertaan dari pelbagai Negeri.
2.1.4 Antarabangsa
Acara peringkat antarabangsa biasanya bercorak sukan, kebudayaan, kempen pelancongan,
mesyuarat Ketua-ketua Negara serta agenda lain yang melibatkan penyertaan daripada
beberapa Negara tertentu.

2.2 Prosedur pengaturan logistik acara
2.2.1 Pengangkutan

i. Setiausaha juga perlu menguruskan pengangkutan peserta mesyuarat atau acara
bagi memudahkan perjalanan majlis.

ii. Pengangkutan darat mahupun udara hendaklah diuruskan bagi memastikan semua
peserta menghadiri mesyuarat dan acara.

iii. Setiausaha perlu menguruskan pengangkutan untuk mengambil dan menghantar
peserta mesyuarat dan acara dari lapangan terbang, terminal bas mahupun stesen
LRT dan pengangkutan awam yang lain. Ini bagi memastikan perjalanan mesyuarat
dan acara berjalan lancar dan memudahkan peserta.

iv. Contoh pengangkutan awam :

NO. KODNOSS FB-025-3:2012-C05 /P(2/5) Muka Surat / Page : 3 Drp / Of9

v. Contoh terminal :

vi. Antara kemudahan yang penting disediakan ataupun di maklumkan kepada peserta
adalah kemudahan pengangkutan. Sekiranya lokasi seminar jauh dari lapangan
terbang ataupun pusat bandar, kemudahan pengangkutan ke tempat persidangan
perlu disediakan.

NO. KODNOSS FB-025-3:2012-C05 /P(2/5) Muka Surat / Page : 4 Drp / Of9

Contohnya apabila persidangan diadakan di UMS Sabah, pihak penganjur
menyediakan bas di lapangan terbang Kota Kinabalu dengan meletakkan papan tanda
di ruang ketibaan supaya peserta dari semenanjung ataupun negara luar dapat
berkumpul untuk dibawa ke UMS.
vii. Beberapa orang AJK urusetia perlu ditugaskan menunggu peserta seminar secara
bergilir. Pengerusi persidangan sendiri perlu turun menunggu ataupun menyambut
tetamu VVIP dan VIP yang hadir bagi perasmian seminar.
viii. Bagi menyambut VVIP ataupun VIP, penganjur perlu menyediakan kenderaan khas
yang selesa dengan menugaskan seorang AJK khas. Mereka yang ditugaskan perlu
mengetahui itinerari lengkap tetamu khas yang hadir. Maklumat pengangkutan VVIP
dan VIP juga perlu dimaklumkan supaya mereka mendapat layanan yang baik
daripada penganjur.
ix. Sekiranya penganjur menyediakan pengangkutan untuk semua peserta pastikan
kenderaan yang digunakan mampu menampung pengangkutan bagi semua
kakitangan. Ini berlaku apabila persidangan yang dianjurkan hanya disertai oleh ahli-
ahli dalam organisasi kita sendiri. Dalam hal ini, kita perlu menggalakkan peserta
datang ke persidangan menggunakan kenderaan sendiri apabila mereka merasakan
ia lebih memberikan keselesaan pada mereka.Sebaliknya, jika seminar terbuka
kepada pihak luar ataupun bukan kakitangan, mereka berhak memilih pengangkutan
sendiri, kecuali apabila lokasi seminar jauh dari lapangan terbang atuapun pusat
bandar

2.2.2 Penginapan

Prosedur Pengurusan Penginapan Secara Umum
i. Mengenalpasti ciri-ciri penginapan.
ii. Semak jadual perjalanan dengan pengurusan penginapan.
iii. Rezabkan penginapan dengan mengetahui perkhidmatan utama yang disediakan.
iv. Permohonan bayaran penginapan.
v. Bayaran bagi pen ginapan yang direzabkan disahkan (Sebagai bukti bayaran telah

dibuat).

NO. KODNOSS FB-025-3:2012-C05 /P(2/5) Muka Surat / Page : 5 Drp / Of9

Kriteria pemilihan penginapan:
i. Perlu memastikan reputasi penginapan yang dipilih adalah bagus.
ii. Boleh dipercayai.
iii. Menjaga kebersihan.
iv. Fasiliti atau pakej penginapan.
v. Contoh, pakej makan pagi/ sarapan (breakfast), tengah hari (lunch), makan malam

(dinner), khidmat dobi (laundry) dan lain-lain.

2.2.3 Peralatan
2.2.3.1 Backdrop
Backdrop adalah permukaan belakang pentas yang menghadap khalayak
yang ramai yang merangkumi:
a) Logo penganjur;
b) Nama majlis/acara;
c) Nama aktivitikhusus;
d) Nama perasmi/tetamukehormat;
e) Tarikh/masa/tempat;

2.2.3.2 Pentas

Kebiasaannyakawasantumpuanutamamajlis/acara yang meliputi:

a) Kerusidanmejatetamukehormat;
b) Rostrum;
c) Hiasanpentas;
d) Permaidani;
e) Penyamanudara; dan
f) Kipasangin

NO. KODNOSS FB-025-3:2012-C05 /P(2/5) Muka Surat / Page : 6 Drp / Of9

2.2.3.3 Sistem Teknikal/Siaraya
Keperluanuntukmelancarkansesebuahmajlis/acara yang meliputi:

a) Sistem audio;
b) Paparan digital;
c) Layarpentas;
d) Pencahayaan;
e) Set janakuasa (jikaperlu); dan
f) PetugasTeknikal (siapsiaga).

2.2.3.4 Pengurusan Pentas
Secaralazimnya, iameliputisemuaaspekteknikal di pentasyang
diselaraskanoleh:
a) PengurusPentas;
b) PenolongPengurusPentas; dan
c) PembantuPentas.

2.2.4 Keselamatan Dan Perubatan

2.2.4.1 Keselamatan
 Faktor keselamatan adalah perkara yang paling penting dalam pengurusan
sesuatu majlis/acara. Keselamatan yang dimaksudkan meliputi
keselamatan tetamu, keselamatan persekitaran dan keselamatan peralatan
yang digunakan dalam acara yang dianjurkan. Tiga (3) jenis keselamatan
yang perlu diambil perhatian ialah:
a) Manusia (VVIP, Pelawat, Petugas & dll);
b) Persekitaran (Contohnya: lokasi, lalu lintas, Sidang Media, pentas); dan
c) Peralatan/Barang-barang

 Langkah-langkah keselamatan berikut hendaklah dilaksanakan:
a) Pemeriksaan keselamatan di pentas utama dan persekitaran lokasi
majlis/acara;

NO. KODNOSS FB-025-3:2012-C05 /P(2/5) Muka Surat / Page : 7 Drp / Of9

b) Kawalan keselamatan dan lalu lintas;
c) Menyediakan pas keselamatan;
d) Menempatkan pasukan keselamatan; dan
e) Taklimat keselamatan perlulah diberikan sebelum majlis/acara bermula.

2.2.4.2 Perubatan
 Pasukan perubatan adalah tertakluk kepada taraf tetamu kehormat serta
skala majlis/acara.

 Pasukan perubatan bagi tetamu kehormat adalah daripada Kementerian
Kesihatan Malaysia manakala orang awam adalah daripadaAgensi
sokongan seperti Jabatan Pertahanan Awam Malaysia, Persatuan Bulan
Sabit Merah dan sebagainya

NO. KODNOSS FB-025-3:2012-C05 /P(2/5) Muka Surat / Page : 8 Drp / Of9

SOALAN / QUESTION:

1. Nyatakan empat (4) jenis acara.
a) ...............................................................................................................................
b) ...............................................................................................................................
c) ...............................................................................................................................
d) ...............................................................................................................................

2. Kenapakan setiausaha perlu menguruskan pengangkutan untuk peserta?
..................................................................................................................................

3. Senaraikan tiga (3) kriteria dalam pemilihan penginapan.
a) ...............................................................................................................................
b) ...............................................................................................................................
c) ...............................................................................................................................

4. Semuaaspekteknikal di pentasyang diselaraskanoleh:
a) ...............................................................................................................................
b) ...............................................................................................................................
c) ...............................................................................................................................

RUJUKAN:
1. Omardin Ashaari ( 2003). Pengurusan Pejabat: Utusan Publications and

Distributors.
2. Zubidah Ibrahim, Amimah Talib ( 2005 ). Teknologi Pejabat Perniagaan. Dewan

Bahasa dan Pustaka.

NO. KODNOSS FB-025-3:2012-C05 /P(2/5) Muka Surat / Page : 9 Drp / Of9

3. www.jpm.gov.my. Buku Panduan Pengurusan Majlis dan Acara.01/07/2018 12.50p.m.