K4 MEREKOD MINIT MESYUARAT

BAHAGIAN PENDIDIKAN TEKNIK DAN VOKASIONAL,
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA,
ARAS 5 & 6, BLOK E14, KOMPLEKS E,
PUSAT PENTADBIRAN KERAJAAN PERSEKUTUAN,
62604 PUTRAJAYA, MALAYSIA.

KERTAS PENERANGAN

KOD DAN NAMA KERTAS PENERANGAN
PROGRAM
BKP ADMINISTRATIVE SECRETARYSHIP

(INFORMATION SHEET)

TAHAP DAN SEMESTER 3 (SEMESTER 4)

KOD DAN NAMA BKP 4022 EVENT COORDINATION
KURSUS

NO. DAN TAJUK 1. IDENTIFY EVENT COORDINATION REQUIREMENTS
KOMPETENSI 2. ARRANGE LOGISTIC OF EVENT
3. COORDINATE MEETING & EVENT ARRANGEMENT
4. RECORD MINUTES OF MEETING
5. REPORT EVENT COORDINATION

NO. KOD KSKV BKP M4022/KP(4/5) Muka : 01 Drp :
NO. KOD NOSS FB-025-3:2012-C05/P(4/5)

TAJUK :

MEREKOD MINIT MESYUARAT
TUJUAN :

Kertas penerangan ini adalah untuk member kefahaman dan pengetahuan kepada
pelajar tentang merekod minit mesyuarat.

NO. KODNOSS FB-025-3:2012-C05 /P(4/5) Muka Surat / Page : 2 Drp / Of15

PENERANGAN :

Pengenalan

Sesuatu mesyuarat hendaklah diminitkan ataupun dicatakan sebagai rujukan masa
hadapan. Minit mesyuarat hendaklah disediakan oleh setiausaha mesyuarat atau urus setia
mesyuarat. Selain itu minit mesyuarat juga boleh dijadikan sebagai bahan bukti atau
keterangan di dalam apa-apa perbicaraan di dalam mahkamah.

1. Definisi

Minit mesyuarat ialah laporan mengenai perkara yang dibincangkan atau diputuskan
dalam sesuatu mesyuarat dan persetujuan telah dicapai terhadap perbincangan
tersebut.

1.1 Kepentingan dan Faedah

Kepentingan dan faedah minit mesyuarat adalah seperti berikut :-

i. Membolehkan tindakan dapat dilaksanakan oleh pihak-pihak yang terlibat
dengan berkesan,

ii. Menjadi rujukan, panduan perlaksanaan dan dokumen sah di dalam tindakan
seperti yang dipersetujui di dalam mesyuarat,

iii. Merakamkan segala maklumat yang diajukan dan dibincangkan didalam
mesyuarat tersebut.

1.2 Proses Penyediaan Minit Mesyuarat

Proses penyediaan minit mesyuarat terbahagi kepada dua peringkat :-

i. Catatan Setiusaha
Peringkat ini memerlukan setiausaha berada di dalam mesyuarat sepanjang
mesyuarat dijalankan dan mencatat segala kandungan mesyuarat dengan
tepat. Ini termasuklah semua isi penting mesyuarat dari awal hingga akhir,
segala keputusan mesyuarat, cadangan dan sokongan serta undian yang
dicapai, nama pencadang dan penyokong serta jumlah undi menyokong dan
menentang.

NO. KODNOSS FB-025-3:2012-C05 /P(4/5) Muka Surat / Page : 3 Drp / Of15

ii. Penulisan Minit Mesyuarat
Setiausaha hendaklah menulis minit mesyuarat secara gramatis. Draf minit
mesyuarat hendaklah disediakan dalam tempoh 3 hari selepas mesyuarat
diadakan.Manakala minit mesyuarat sebenar hendaklah diedarkan dalam
tempoh 7 hari selepas mesyuara tdijalankan.

1.3 Kandungandan Isi Minit Mesyuarat

Sesuatu minit mesyuarat perlulah mengandungi tajuk utama iaitu nama mesyuarat
berkenaan, bilangan mesyuarat yang biasanya di tulis di atas sekali, tarikh
mesyuarat iaitu bila mesyuarat tersebut akan diadakan, tempat mesyuarat iaitu
dimanakah mesyuarat tersebut akan dicatatkan, agenda mesyuarat, catatan
mesyuarat dengan tindakan serta tandatangan penyelia mesyuarat.

Dalam bahagian hal-hal lain, dicatatkan segala perbincangan dan keputusan yang
berhubungan dengan hal-hal lain yang dikemukan oleh anggota yang tidak berkaitan
dengan agenda tetapi berkatian dengan kepentingan persatuan /pertubuhan
perjalanan projek secara keseluruhan. Anggota lain ini juga mempunyai kepentingan
dalam mesyuarat tersebut.

Minit mesyuarat juga mempunyai bahagian penutup yang biasanya dicatatkan tarikh
mesyuarat ditangguhkan dan ucapan terima kasih daripada pengerusi mesyuarat.

Isi-isi utama Minit Mesyuarat adalah seperti berikut :-

 Ucapan alu-aluan pengerusi majlis
 Pembentangan dan pengesahan minit mesyuarat yang lalu
 Perkara berbangkit
 Perkara yang ditetapkan dalam agenda
 Hal-hal lain
 Ucapanpenutup/penangguhan oleh pengerusi
 Tandatangan pencatat (Setiausaha)
 Tandatangan penyemak/pengerusi mesyuarat

1.4 Ciri-Ciri Minit Mesyuarat yang Baik

Penulisan minit mesyuarat hendaklah ringkas, tepat dan padat, laras bahasanya
bersifat formal iaitu menggunakan kata dan ungkapan bahasa yang rasmi.

NO. KODNOSS FB-025-3:2012-C05 /P(4/5) Muka Surat / Page : 4 Drp / Of15

Selain itu, minit mesyuarat hendaklah tulen, lengkap, sahih, berstruktur.Ianya tidak
boleh direka-reka oleh setiausaha mesyuarat. Setiap perenggan minit mesyuarat
hendaklah mempunyai tajuk dan subtajuk yang bernombor mengikut turutan.
Contoh :

BETUL : Memandangkan bahawa….maka….

SALAH : Kerana itu …, oleh sebab yang demikian …, atau sebab …

BETUL : Mesyuarat bersetuju …, Mesyuarat mengusulkan …, Mesyuarat
dimaklumkan …

SALAH : Kami bersetuju …, Setelah perbincangan dijalankan maka….

NO. KODNOSS FB-025-3:2012-C05 /P(4/5) Muka Surat / Page : 5 Drp / Of15

1.5 Format Minit Mesyuarat

MINIT MESYUARAT …………………….
(Catatkan nama mesyuarat)

Bil…. Tahun …...
(Catatnkan nombor bilangan mesyuarat dan tahun)

Masa : ………. Tarikh : ……….
Tempat : ……….

HADIR
(Senaraikan nama ahli-ahli yang menghadiri mesyuarat berkenaan bermula dengan nama
Pengerusi mesyuarat. Sususan nama ahli-ahli mesyuarat yang hadir hendaklah mengikut
kekananan.)

HADIR BERSAMA
(Senaraikan nama-nama pegawai yang bukan merupakan ahli tetapi di jemput khas untuk
menghadiri mesyuarat atau telah turut sama menghadiri mesyuarat berkenaan. Sususan
nama pegawai yang hadir hendaklah mengikut kekananan.)

URUSETIA
(Senaraikan nama pegawai-pegawai yang menjadi urusetia mesyuarat. Susunan nama
hendaklah mengikut kekananan.)

I. PERUTUSAN Y.BHG. PENGERUSI
(Ruangan ini mengandungi mengenai perkara-perkara penting yang telah
dibangkitkan oleh pengerusi mesyuarat)

II. PENGESAHAN MINIT MESYUARAT
(Catatan keputusan minit mesyuarat yang lepas iaitu sama ada disahkan tanpa
pindaan atau disahkan tertakluk kepada pindaan tertentu. Sekiranya terdapat
pindaan, hendaklah dinyatakan.)

III. PERKARA - PERKARA BERBANGKIT
(Ruangan ini mengandungi catatan mengenai perkara-perkara yang dibangkitkan di
dalam mesyuarat yang lepas.Tajuk utama perkara berbangkit hendaklah dicatatkan.
Bagi memudahkan rujukan dibuat, mukasurat dan perenggan minit mesyuarat yang
lepas yang membincangkan perkara yang sama hendaklah dicatatkan. Sekiranya

NO. KODNOSS FB-025-3:2012-C05 /P(4/5) Muka Surat / Page : 6 Drp / Of15

perkara berbangkit masih memerlukan tindakan, catatkan juga agensi atau pegawai
yang perlu mengambil tindakan.)

IV. HAL – HAL LAIN
(Ruangan ini merekodkan perkara-perkara lain yang dibincangkan di dalam
mesyuarat yang pada mulanya tidak termasuk di dalam agenda mesyuarat.)

V. PENUTUP
(Ruangan ini merekodkan perkara-perkara seperti bila yakni masa mesyuarat itu
tamat atau ditangguhkan, ucapan terimakasih daripada pengerusi mesyuarat dan
catat mengenai tarikh mesyuarat yang akan dating jika tarikhnya telah ditentukan.)

Urusetia
(Catatkan nama agensi/bahgian/unit yang bertanggungjawab dalam mengurus etika
mesyuarat.)

Tarikh
(Catatkan tarikh minit mesyuarat berkenaan disediakan.)

Tandatangan
(Minit mesyuarat hendaklah ditandatangi oleh setiausaha yang menulis minit mesyuarat dan
tandatangan pengerusi mesyuarat bagi mengesahkan minit mesyuarat tersebut setelah
mendapat persetujuan semua ahli mesyuarat.)

NO. KODNOSS FB-025-3:2012-C05 /P(4/5) Muka Surat / Page : 7 Drp / Of15

Contoh Minit Mesyuarat :

MINIT MESYUARAT
JAWATANKUASA LAWATAN KE PORT DICKSON

KALI KEDUA

Bil : 2/2014 Tarikh :
Masa : Tempat :

Kehadiran :10/10
Hadir
1. .……………(Nama)..………………… ………(Jawatan)…….…
TidakHadir 2.………………………………………….
3.………………………………………….
:

1.…………(Nama)…………………… …….…(Sebab)….………
2.……………………………………….

1.0 Ucapan Pengerusi

1.1 Pengerusi mengucapkan selamat dan ucapan terima kasih.
1.2 Pengerusi menyatakan tujuan mesyuarat adalah untuk membentangkan

laporan perkembangan.
Tindakan :Makluman

2.0 Pengesahan minit mesyuarat yang lalu

2.1 Setiausaha membentangkan laporan minit kali pertama.
2.2 Minit mesyuarat kali pertama disahkan.

Pencadang :……………………………………………
Penyokong :……………………………………………

Tindakan :Makluman

3.0 Perkara berbangkit
3.1 Merujuk perkara berbangkit 4.3. berkaitan………….

Tindakan :Makluman

NO. KODNOSS FB-025-3:2012-C05 /P(4/5) Muka Surat / Page : 8 Drp / Of15

4.0 Pembentangan laporan AJK
4.1 Bendaharimembentangkan …………………………………………………………
4.2 …………………………………………………………………………………………

Tindakan :Makluman

5.0 Hal-hal lain.
5.1 AJK Makanan ……………………………………………………………………….
5.2 …………………………………………………………………………………………
Tindakan :Makluman

6.0 Penangguhan mesyuarat.
6.1 Ucapan terima kasih atas kerjasama yang diberikan. Harapan lawatan dapat
dilaksanakan.

Mesyuarat ditangguhkan pada pukul ……………………………………………

Disediakan oleh, Disemak oleh,

……………………………….. ………………………………
(NAMA S/U) (NAMA PENGERUSI)
Jawatan Jawatan

NO. KODNOSS FB-025-3:2012-C05 /P(4/5) Muka Surat / Page : 9 Drp / Of15

MINIT MESYUARAT
JAWATANKUASA PERKEMBANGAN PROJEK

Bil : 5 / 2014 Tarikh :
Masa : 9.00 pagi – 11.00 pagi
Kehadiran : Tempat :
1. En. RizwalZakaria
2. Pn. Rosmah Ali TidakHadir :
3. En. Simon Chong 1. En. Nazim Muliadi – Keluar Daerah
4. Pn. Sosundaram 2. Pn. Pamela – Cuti Bersalin
5. Pn. ZaireenyZulkiflie 3. En. Azha Hassan –Keluar Daerah
6. Cik Tan Chin Woh
Bil Agenda Tindakan

1.0 Ucapan Pengerusi Makluman
Pengerusi mengucapkan ribuan terima kasih atas kehadiran ahli-ahli
mesyuarat. Beliau mengingatkan agar semua kerja dijalankan dengan
bersungguh-sungguh dan mengikut jadual.

2.0 Pengesahan Minit Mesyuarat Makluman
Setiausaha telah membentangkan laporan minit mesyuarat yang lalu.
Pencadang :
Penyokong:

3.0 Perkara Berbangkit Pn. Rosmah
3.1 Merujuk perkara Cik Tan Chin
4.3berkaitan……………………………………………….
3.2 Merujuk perkara Woh
4.4 berkaitan……………………………………………….
En. Simon
4.0 Laporan Perkembangan AJK Pn. Zaireeny
4.1 Bendahari memaklumkan
Zulkiefli
bahawa…………………………………………..
4.2 AJK Makanan memaklumkan

bahawa………………………………………

5.0 Hal-hal lain Makluman

5.1
………………………………………………………………………………

NO. KODNOSS FB-025-3:2012-C05 /P(4/5) Muka Surat / Page : 10 Drp / Of15

5.2
……………………………………………………………………………………

Penangguhan Mesyuarat
6.0 6.1 ……………………………………………………………………………

……………………………………………………………………….…
6.2 ……………………………………………………………………………

…………………………………………………………..………………

Mesyuarat ditangguhkan pada pukul
……………………………………………

Disediakan oleh, Disemak oleh, Disahkan oleh,

……………………….. ………………………… ……………………...

(NAMA S/U) (NAMA PENGERUSI) (NAMA PENGARAH)

JAWATAN JAWATAN JAWATAN

NO. KODNOSS FB-025-3:2012-C05 /P(4/5) Muka Surat / Page : 11 Drp / Of15

1.6 Peringkat dalam mesyuarat

1. Permulaan: Mesyuarat boleh bermula sekiranya masa yang ditetapkan sudah
sampai dan kehadiran ahli sudah mencapai bilangan yang ditetapkan oleh peraturan
yang ditetapkan dalam sebuah institusi (biasanya 2/3 daripada jumlah ahli).
Sekiranya, ahli yang hadir tidak cukup semasa waktu mesyuarat sudah sampai,
pengerusi boleh menangguhkan mesyuarat untuk setengah jam. Sekirannya masih
tidak sampai, maka mesyuarat terpaksa dibatalkan.

2. Pembukaan: Mesyuarat akan dimulakan oleh pengucapan pengerusi. Pengerusi
akan mengenalkan tujuan mesyuarat kepada ahlinya.

3. Pengesahan Minit Mesyuarat Lepas: Minit mengenai mesyuarat yang ditulis oleh
setiausaha harus disemak dan disahkan oleh ahli sebelum ahli mesyuarat
membincangkan perkara lain. Ini adalah kerana minit mesyuarat ini mewakili apa
yang dibincangkan oleh ahli pada mesyuarat yang lepas dan ini adalah
tanggungjawab mereka untuk mengesahkan kebenaran minit mesyuarat ini.

4. Pembangkitan Perkara Berbangkit: Perkara berbangkit ialah tajuk perbincangan di
luar agenda yang dibangkitkan semasa mesyuarat dijalankan. Ahli mesyuarat akan
diberi peluang untuk membangkitkan perkara berbangkit selepas melalui kesemua
agenda. Perkara berbangkit ini akan diterima sekiranya tidak menerima bantahan
daripada pengerusi dan juga ahli-ahli yang lain.

5. Perbincangan menurut Agenda: Agenda merupakan tajuk yang menjadi topik
perbincangan dalam sesuatu mesyuarat. Ahli mesyuarat harus berbincang dengan
menuruti agenda yang ditentukan oleh pengerusi. Pada peringkat ini, pengundian
akan dilakukan sekiranya keputusan perlu dibuat dalam sesuatu pertubuhan.

6. Penutup: Mesyuarat boleh ditamatkan oleh pengerusi sekirannya kesemua perkara
harus dibincangkan telah dibincangkan, ataupun apabila pengerusi berasa bahawa
meneruskan mesyuarat itu tidak akan mendatangkan hasil. Bagi menutup mesyuarat
itu, pengerusi mungkin berkata, "Dengan ini, saya menangguhkan mesyuarat
dengan rasminya"

Contoh minit mesyuarat

NO. KODNOSS FB-025-3:2012-C05 /P(4/5) Muka Surat / Page : 12 Drp / Of15

NO. KODNOSS FB-025-3:2012-C05 /P(4/5) Muka Surat / Page : 13 Drp / Of15

NO. KODNOSS FB-025-3:2012-C05 /P(4/5) Muka Surat / Page : 14 Drp / Of15

SOALAN:

1. Nyatakan tiga kepentingan minit mesyuarat yang telah dipelajari.
..................................................................................................................................
..................................................................................................................................
..................................................................................................................................

2. Nyatakan dua proses penyediaan minit mesyuarat.
..................................................................................................................................
..................................................................................................................................
..................................................................................................................................

3. Nyatakan enam agenda mesyuarat bagi sesuatu mesyuarat.
..................................................................................................................................
..................................................................................................................................
..................................................................................................................................

4. Senaraikan empatbutiran penting yang perlu dinyatakan dalam tajuk minit mesyuarat.
..................................................................................................................................
..................................................................................................................................
..................................................................................................................................

5. Nyatakan perkara penting dalam bahagian penutup bagi sesebuah mesyuarat.

..................................................................................................................................
..................................................................................................................................
..................................................................................................................................

NO. KODNOSS FB-025-3:2012-C05 /P(4/5) Muka Surat / Page : 15 Drp / Of15

RUJUKAN:

1. Omardin Ashaari ( 2003). Pengurusan Pejabat: Utusan Publications and
Distributors.

2. Zubidah Ibrahim, Amimah Talib ( 2005 ). Teknologi Pejabat Perniagaan. Dewan
Bahasa dan Pustaka.