Laporan Pembudayaan E-mel KHEU

LAPORAN PENGGUNAAN E-MEL RASMI
KEMENTERIAN HAL EHWAL UGAMA

Disediakan oleh
Bahagian Teknologi Maklumat
Kementerian Hal Ehwal Ugama
09 Oktober 2021M

1

ISI KANDUNGAN

• Pendahuluan.
• Statistik pegawai dan kakitangan KHEU.
• Statistik e-mel pengguna – Sektor selain pendidikan.
• Statistik e-mel pengguna – Sektor pendidikan.
• Statistik e-mel Jabatan/Bahagian/Unit.
• Dapatan daripada analisis data.
• Cadangan rancangan ke hadapan.
• Ke arah pembudayaan penggunaan e-mel.
• Cabaran yang dihadapi oleh BTM.
• Kesimpulan.

2

PENDAHULUAN

1. Laporan ini disediakan sebagai maklum balas Bahagian Teknologi Maklumat
berkaitan penggunaan e-mel rasmi di kalangan warga Kementerian Hal Ehwal
Ugama yang diutarakan oleh YM Setiausaha Tetap melalui e-mel pihak Pejabat
Setiausaha Tetap bertarikh 30 September 2021.

2. Perkara-perkara yang disentuh untuk tindakan selanjutnya adalah berikut:

2.1 Penghantaran e-mel bagi persuratan yang mengandungi beberapa lembaran
muka surat sahaja.

2.2 Langkah-langkah untuk meningkatkan kadar penggunaan e-mel di kalangan
warga KHEU.

2.3 Statistik penggunaan e-mel rasmi di kalangan warga KHEU.

3. Laporan ini akan menjawab dua (2) perkara yang dinyatakan di dalam perenggan

2.2 dan 2.3. 3

STATISTIK PEGAWAI & KAKITANGAN KHEU

Jumlah Pegawai Establish Open Vote Gaji Hari Keseluruhan
dan Kakitangan Post
269 103 1555
Sektor Selain 1183 123 44 4305
Pendidikan 392 147 5860
4129
Sektor 4
Pendidikan 5312

Keseluruhan
KHEU

STATISTIK E-MEL PENGGUNA

Jumlah pegawai, Jumlah yang Berdasarkan data yang
tenaga pengajar mempunyai diterima daripada
dan kakitangan akaun e-mel Helpdesk EGNC dan
Portal Admin M365
5860 4908 Education KHEU pada
(83.75%) 5 Oktober 2021.

Dari jumlah yang diberikan e-mel rasmi kerajaan,
hanya …

3857 (65.82%)
pengguna aktif setakat Sep 2021

5

STATISTIK E-MEL PENGGUNA

Jumlah pegawai Jumlah yang Jumlah yang tidak
dan kakitangan mempunyai mempunyai akaun
KHEU akaun e-mel e-mel

1555 603 952
(38.78%) (61.22%)

Dari jumlah yang diberikan akaun e-mel rasmi
@mora.gov.bn, hanya …

438 (28.17%)
pengguna aktif setakat Sep 2021

6

STATISTIK E-MEL PENGGUNA

Jumlah pegawai, Jumlah yang Akaun Microsoft 365
tenaga pengajar mempunyai (M365) Education
dan kakitangan akaun M365 mengandungi aplikasi e-mel
MS Oulook dan aplikasi
4305 4305 kolaborasi MS Teams. Data
(100.00%) ini tidak termasuk akaun
kupu-sb.edu.bn

Dari jumlah yang diberikan akaun M365 Education
kupusb.edu.bn, jpi.edu.bn & itqshhb.edu.bn, hanya …

3419 (79.42%)
pengguna aktif setakat Sep 2021

7

STATISTIK E-MEL JABATAN/BAHAGIAN/UNIT

Jumlah akaun e- Jumlah akaun Kebanyakan e-mel
mel atas nama e-mel yang yang tidak digunakan
Jabatan/Bahagian/ tidak aktif terdiri daripada
Unit akaun-akaun bagi
67 masjid-masjid, surau-
123 (54.47%) surau dan balai-balai
ibadat.

8

DAPATAN DARIPADA ANALISIS DATA

1. Dianggarkan 61.22% pegawai dan kakitangan KHEU dari sektor selain
pendidikan belum mempunyai akaun e-mel rasmi disebabkan sama ada belum
pernah didaftarkan atau status akaun e-mel mereka yang dormant dan telah
dinyahaktifkan oleh pihak EGNC.

2. Setakat ini, penjejakan individu-individu yang tidak mempunyai akaun e-mel
atau tidak menggunakan e-mel dengan aktif mengikut Jabatan/Bahagian/Unit
tidak dapat dilaksanakan memandangkan BTM tidak mempunyai senarai
pegawai dan kakitangan yang berkhidmat di KHEU. Kerjasama dengan Jabatan
Pentadbiran, KHEU sangat diperlukan dalam hal ini.

3. Namun, berdasarkan permohonan-permohonan yang diterima sebelum ini,
diandaikan bahawa majoriti individu yang belum mempunyai akaun e-mel rasmi
(mora.gov.bn) adalah terdiri daripada kakitangan-kakitangan yang mana bidang
tugas mereka tidak memerlukan komputer dalam kerja harian antaranya seperti
pemandu, buruh, pembersih, tukang kebun dan sebagainya.

9

DAPATAN DARIPADA ANALISIS DATA

4. Antara cabaran dalam analisis data berkaitan kekerapan penggunaan akaun
e-mel ialah dirty data yang diterima daripada pihak Helpdesk EGNC. Untuk
menangani isu ini, BTM perlu menjalankan pembersihan data yang melibatkan
proses pengesanan dan pembetulan data. Ini memerlukan pegawai yang
berkemahiran dalam penggunaan aplikasi analisis data dan mempunyai sedikit
sebanyak pengetahuan dalam teknik-teknik analisis.

5. Bagi tujuan pemantauan berterusan yang efektif, sumber data yang disimpan di
EGNC perlu dikemaskini. Ini akan memerlukan kerjasama pihak EGNC, MTIC.

6. Pengemaskinian tatacara pengurusan pendaftaran e-mel yang diproses di BTM
juga perlu dilaksanakan. Ini memerlukan pembinaan satu sistem pangkalan data
yang berstruktur khusus bagi menangani isu kemasukan dirty data. Data bersih
yang diambil daripada sistem ini akan digunakan untuk menghadapkan
permohonan kepada pihak EGNC. Dihasratkan proses baru ini akan
menghasilkan consolidated uniformed data yang diterima daripada EGNC.

10

CADANGAN RANCANGAN KE HADAPAN

1. BTM merancang untuk melaksanakan Program Transformasi Ke Arah Budaya Kerja
Digital bagi Kementerian Hal Ehwal Ugama.

2. Program ini merupakan satu program induk yang mana akan dipecahkan lagi kepada
beberapa sub-projek mengikut platform teknologi yang berbeza antaranya seperti
berikut:
2.1 E-mel rasmi kerajaan / institusi pendidikan – Microsoft Outlook.
2.2 Aplikasi video conference gunasama – Microsoft Teams.
2.3 Intranet dalaman – Microsoft Sharepoint.

3. Pelaksanaan projek akan dijalankan dalam tempoh satu atau dua tahun, bergantung
kepada kapasiti tenaga kerja di BTM dari segi beban tugas dan kemahiran.

4. Pemantauan penggunaan kemudahan/perkhidmatan setiap bulan dalam tempoh
dua (2) tahun dari ia mula dilaksanakan.

5. Laporan pemantauan akan dikongsikan kepada semua Jabatan/Bahagian/Unit pada
minggu kedua setiap bulan melalui memorandum YM Setiausaha Tetap.

11

KE ARAH PEMBUDAYAAN PENGGUNAAN E-MEL

FASA PERTAMA FASA KEDUA FASA KETIGA FASA KEEMPAT FASA KELIMA

Penentuan Baseline, Lantikan Duta Pembudayaan Pembudayaan Pembudayaan
KPI dan mekanisme Penggerak Digital penggunaan e-mel penggunaan e-mel penggunaan e-mel
pelaksanaan dan selaku penyelaras IT peringkat peringkat kakitangan peringkat
penyukatan di Jabatan/Bhg./Unit pengurusan dokongan perkeranian

Pelan tindakan Pelan tindakan Pelan tindakan
Penyelidikan dan Lantikan Duta dan Pendaftaran baru/pengaktifan semula akaun e-mel, latihan
penyediaan laporan. penyediaan penggunaan e-mel dan kalendar Outlook, konfigurasi outlook di dalam
rancangan kerja. peranti dan penyediaan laporan bulanan.

Tempoh Pelaksanaan Duta Penggerak Digital Pemantauan

BTM

Okt 2021 Nov 2021- Feb 2022 Apr 2022 Apr 2022 May 2022
Jan 2022 Seterus

12

CABARAN YANG DIHADAPI OLEH BTM

Cabaran Langkah-Langkah mengatasi Status
Telah dilaksanakan pada
BTM tidak mempunyai unit khas bagi Mewujudkan unit baru iaitu Unit 23 September 2021.
melaksanakan dan memantau Teknologi Pendidikan dan Pengurusan
pelaksanaan program pengurusan Perubahan yang antaranya Permohonan telah
perubahan secara berterusan. betanggungjawab dalam hal ehwal dihadapkan kepada
pembudayaan penggunaan teknologi Jabatan Pentadbiran
dengan cara yang efektif. pada 5 Ogos 2021M.

Kekurangan pegawai pengurusan dan Memohon tambahan seorang pegawai

majoriti kakitangan dokongan di BTM pengurusan (Pegawai Teknologi

bertanggungjawab dalam hal ehwal Pendidikan / Pegawai Pelajaran) yang

teknikal, dan bukan dalam hal ehwal bertanggungjawab khusus dalam

latihan, penyelidikan dan perancangan, perkembangan dan

perkembangan pemantauan pelaksanaan program

pengurusan perubahan.

13

KESIMPULAN

1. Sebanyak 65.82% pegawai dan kakitangan KHEU dicatat menggunakan e-mel pada
bulan September 2021. Majoriti pengguna yang aktif terdiri daripada pegawai-
pegawai, tenaga pengajar dan kakitangan yang bertugas di sektor pendidikan.

2. Sejumlah 952 (61.22%) orang pegawai dan kakitangan dari sektor selain pendidikan
tidak mempunyai akaun e-mel rasmi. Setakat ini jumlah sebenar bagi setiap
Jabatan/Bahagian/Unit belum diketahui memandangkan data yang diterima tidak
bersih dan maklumat yang ada bukan yang terkini.

3. Dalam usaha ke arah meningkatkan pembudayaan e-mel di kementerian ini,
cadangan Program Pembudayaan Penggunaan E-mel telah dirangka untuk
dilaksanakan selama 8 bulan secara berfasa. Ini diteruskan dengan fasa pemantauan
dalam tempoh 2 tahun.

4. Untuk membolehkan pelaksanaan program ini berjalan dengan berkesan, BTM perlu
mengambil beberapa inisiatif seperti menubuhkan unit baru bagi pemantauan
pelaksanaan program serta memohon tambahan pegawai yang akan
bertanggungjawab dengan hal ehwal pengurusan perubahan.

14